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Hospital Rafael Uribe Uribe: rumbo
a la telemedicina con IP Office
Avaya cuida la salud de sus gastos en
comunicaciones
Con el objetivo de disminuir sus onerosos costos de telefonía y sanear sus finanzas, el Hospital Rafael Uribe Uribe,
en cabeza del Dr. Héctor Javier Quiñones Albarracín, decide
incorporar lo mejor de la tecnología, la plataforma de comunicaciones Avaya IP Office, que le ha permitido reducir sus
gastos de comunicaciones casi 60% y a futuro emprender
proyectos de telemedicina en su localidad, en beneficio de
miles de pacientes.
“Se hizo una
implementación
que nos está
ahorrando dinero
y está mejorando
la infraestructura.
Estamos en proceso
de acople y de
organización con
algunas cosas
pendientes, pero
por supuesto somos
un caso de éxito.”
Jhon Edgar Chois
Técnico en Sistemas en el
área de Gestión de TIC
Tecnología para apoyar
la salud
De primer nivel
Con un personal de alrededor de
750 empleados, del cual 70% labora de forma extramural en la
ciudad administrativa y nueve diferentes centros, el Hospital Rafael
Uribe Uribe, institución de carácter
estatal, cumple la función principal de atender los padecimientos
de primer nivel de los habitantes y
sus familias, casos de urgencia de
poca complejidad, partos de bajo
riesgo, así como la de prevenir enfermedades, a través de un proyecto integral de salud pública llamado “Territorios Saludables”, en
las localidades 15 y 18, de la ciudad
de Bogotá.
Salud financiera
En este marco, a la entidad se le
presentaron diversos retos, uno
de ellos muy importante para su
salud financiera. “Actualmente,
la mayoría de los hospitales del
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avaya.com/cala
Estado buscan maneras de mejorar su situación financiera, reduciendo costos. Para la oficina
de gestión de TIC, una de esas
formas consistió en mejorar la infraestructura tecnológica”, señala
Jhon Edgar Chois, técnico en Sistemas en el Área de Gestión de
TIC del Hospital.
“Siempre hablamos de montar un
sistema de telefonía IP. Entonces,
comenzamos a hacer un estudio
de mercado con las empresas que
nos pudieran ofrecer el servicio.”
Factores críticos
Tras el estudio, seleccionaron a
Avaya para prestar el servicio.
“Consideramos tres criterios de
evaluación para elegir al proveedor: el primer factor fue económico, que nuestra inversión significara una rápida disminución, a largo
plazo, de los gastos históricos en
este rubro. El segundo aspecto fue
técnico: un servicio de telecomunicaciones efectivo, un PBX que die-
ra una solución integral, avalada
para todas las dependencias. Anteriormente cada persona tenía su
línea directa independiente, la comunicación era muy cara y complicada, y no se tenía un número único,
una identificación institucional.
“Otro aspecto fue la renovación:
mejorar los servicios, tener un canal
y un producto mucho mejor para
competir en el aspecto de comunicación”, explica el Tecnico Chois.
Desafío
No correr riesgos
Mejorar la infraestructura del
hospital y sus nueve centros de
salud distribuidos en dos localidades. Reducir los excesivos
costos en comunicaciones que
presentaba la institución.
Solución
Avaya IP Office 500, teléfonos
IP Gama Baja 1603, IP Gama
Media 1608 e IP Gama Alta 1616,
softphone y 24 teléfonos VPN de
la serie 96
Valor Proporcionado
Reducción de casi 60% los
gastos de telefonía, que se
reflejaron en una recuperación
de la inversión realizada en
seis meses después de la
implementación de la solución.
Para plantear la solución, armaron
una mesa de trabajo entre la oficina de Gestión de TIC, el área Administrativa y los asesores de Avaya
y Telefónica. “Teníamos muy claro
lo que necesitábamos. La solución
que nos presentaron consistió en
implementar la plataforma IP Office, incorporar teléfonos VPN e IP
para la administración y una solución de Softphone.”
Comenzaron el estudio de mercado
en julio de 2012 y la implementación, a partir de diciembre de 2013.
“El proyecto no ha terminado porque realizamos ajustes a las configuraciones en las extensiones IPPN
y porque debemos ir implementando las nuevas líneas y luego, suprimiendo las análogas. Lo que menos
queremos es correr el riesgo de
dejar un servicio sin comunicación,
cada línea, es fundamental.
“Actualmente llevamos 85% de
avance –destaca el técnico–. Cumplimos la primera fase en la sede
administrativa, que fue prácticamente transparente para el usuario
y estamos terminando de configurar el Softphone, del que estamos
aprendiendo cómo se maneja y
podemos sacarle provecho.”
Telemedicina en el
futuro
Costos a la baja
Al referirse a los resultados conseguidos con la nueva red telefónica,
Chois resalta que la comunicación
entre el personal de los centros y la
sede administrativa ya no se hace
mediante una llamada local, sino
a través de una llamada por IP, de
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extensión a extensión, ahorrando
bastante. “También logramos garantizar la comunicación por un
mismo canal, lo cual nos dio una
identidad a todos los centros.
“La facturación mensual en telefonía bajó 58.33% –asegura Jhon
Chois–. Como hicimos una contratación fija, prácticamente ya estamos recuperando lo invertido.
Teníamos 80 líneas exclusivas que
equivalían a un gasto promedio de
más de $130 millones de pesos al
año. Al restringir las líneas 40%,
nos quedamos con 50 y pasamos
a tener un canal de 30 troncales,
y ahora pagamos $6 millones de
pesos al mes. Si destinamos cerca de $5 millones de pesos por la
plataforma, las licencias y la implementación de Avaya, en seis meses
recuperamos lo que se invirtió.”
Hospital sin inconvenientes
La mejora de servicio de comunicaciones fue muchísima y el personal
de la Sede Administrativa ha recibido la nueva plataforma con beneplácito. “No hemos tenido ningún
tipo de inconveniente pues se hizo
una capacitación en puestos de trabajo para explicarles a los usuarios
algunas funcionalidades”, dice.
En los nuevos centros de atención,
en las localidades de Rafael Uribe y
Antonio Nariño, el cambio está en
proceso y el impacto no se ha sentido en su totalidad. “El usuario aún
no ve funcionando el nuevo equipo
al 100%, porque Avaya todavía está
haciendo ajustes y a que vamos
despacio poniendo las nuevas líneas
y quitando las viejas, pero vamos a
tener todo listo en dos meses.”
Movilidad y colaboración
Dada la versatilidad de IP Office
utilizan la conferencia que ofrecen
los teléfonos para algunos servicios y ya han pensado en incorporar facilidades de movilidad y colaboración para que cuando llamen
a la extensión de algún directivo
la llamada pueda ser transferida a
su celular. “Hemos hecho algunas
pruebas en fase piloto. Estamos
verificando el aspecto de costos, y
ver hasta qué punto es viable hacer
esta implementación y determinar
Aplicaciones
“Avaya es una
empresa muy bien
organizada y tiene
muy bien definidos
sus roles. Nos ha
prestado un servicio
claro y oportuno
en los momentos
en que los hemos
necesitado y
estuvieron con
nosotros al 100%
durante toda la
implementación.”
Jhon Edgar Chois
Técnico en Sistemas del
área de Gestión de TIC
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avaya.com/cala
Sistemas
Servicios
Avaya IP Office 500 Essential Edition
Avaya IP Office Preferred Edition
Teléfonos IP Gama Baja 1603, Gama
Media 1608 e IP Gama Alta 1616
Softphone
Teléfonos VPN de la serie 96
qué áreas o personas podrían acceder a este servicio”, precisa.
Médico por video
conferencia
“Como somos descentralizados –informa Jhon Chois–, uno de los proyectos en evaluación es la telemedicina, De esta manera, por ejemplo, si en
algún centro tenemos un radiólogo,
él se podría conectar con un médico
de otro centro y ofrecer asesoría por
teleconferencia. Y así, ir expandiendo
esta idea a toda la red de salud. Lo
tenemos en stand by, porque necesitamos recursos, ampliar equipos,
cámaras de video y mejorar el canal
de datos. Creo que es un proyecto a
largo plazo, y a finales de 2014 estaremos haciendo el abordaje de este
servicio, y ya se lo planteamos al asesor comercial de Avaya.”.
En este aspecto están considerando a Scopia de Avaya Radvision: “Con éste estamos trabajando algo que llamamos ULS,
que son reuniones con el gerente sentado aquí y la gente desde
los centros verificando desde un
televisor conectado a una PC; el
servicio también lo estamos analizando con Softphone.”.
Éxito de verdad
El Tecnico Chois admite que sí se
consideran un caso de éxito. “Se
hizo una implementación que
nos está ahorrando dinero y está
mejorando la infraestructura. A
mí me parece que el acompañamiento de Avaya es el apropiado
para la implementación del proyecto y el servicio del business
partner, excelente”, finaliza.
ACERCA DE TELEFÓNICA
TELEFÓNICA TELECOM cuenta con la infraestructura de mayor cobertura, tecnología de punta y una gama amplia de servicios, que le
brinda la capacidad de ofrecer a cualquier cliente la integración total de las comunicaciones, convirtiéndonos en su aliado estratégico.
Su filosofía es brindar soluciones diseñadas y enfocadas de manera
exclusiva a la medida de sus necesidades, prestando atención personalizada permanente. Sus servicios de comunicaciones se caracterizan por estar soportados en infraestructura de punta, operada
por personal altamente capacitado, procesos y operaciones basados en las mejores prácticas de la industria que le permiten entregar
a HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE servicios confiables, operados y
gestionados 100% de forma transparente.
ACERCA DE HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE
Acerca de AVAYA
Avaya provee soluciones de
Comunicaciones Inteligentes
que ayudan a las compañías a
transformar sus negocios para
alcanzar una ventaja competitiva
en el mercado. Más de 1 millón
de empresas alrededor del
mundo, incluyendo más del
90 por ciento de integrantes
de la lista de Fortune 500,
utilizan soluciones Avaya para
Telefonía IP, Comunicaciones
Unificadas, Centros de Contacto
y Comunicaciones Integradas a
los Procesos de Negocios. Los
Servicios Profesionales de Avaya
proveen servicios integrales y
apoyo.
Para más información sobre
Avaya visite el sitio web:
www.avaya.com
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avaya.com/cala
El Hospital Rafael Uribe Uribe es una reconocida institución social
de carácter estatal, ubicado en las localidades 15 y 18, de la ciudad
de Bogotá. Cuenta con nueve centros distribuidos geográficamente para la atención de la salud en las localidades. Enfocado a los padecimientos de primer nivel de los habitantes y sus familias, atiende
urgencias de baja complejidad, partos de bajo riesgo, y promueve la
prevención y realiza programas de salud pública en la comunidad.
Más Información
Para mayor información comuníquese con:
Jairo Gómez Consuegra
[email protected]
Marketing Manager, Avaya Andean Region
(571) 6383452 / 6166077 Ext. 3487,
Mobile 57 310 3099636