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ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA ALIMENTACIÓN Y LA
AGRICULTURA
Mandato de consultor o suscriptor de acuerdo de servicios personales (ASP)
Nombre:
Asistente Administrativo territorial
Título del puesto:
Asistente Administrativo territorial
División/Departamento:
FAO/CO
Número de programa o proyecto:
Lugar:
UNION EUROPEA
San José del Guaviare
Fecha prevista de inicio de la misión:
Responsable ante:
Inmediata
Nombre:
Duración:
Cargo:
Tres (3) meses prorrogables
Coordinador Departamental del Proyecto
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA(S) TAREA(S) Y OBJETIVOS QUE DEBEN ALCANZARSE
Bajo la supervisión general del Representante de la FAO en Colombia, la supervisión Directa del Coordinador General Programa Nuevos Territorios de
Paz FAO, en estrecha relación con el área administrativa de la Representación y el resto del equipo el/la asistente administrativo/a territorial, tendrá
las siguientes responsabilidades y deberá cumplir con las siguientes actividades:
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Revisar y verificar que los procesos administrativos realizados en el proyecto, cumplan con la normatividad de la FAO.
Hacer seguimiento a la correcta implementación del presupuesto del proyecto
Elaborar y revisar las cartas de acuerdo y los contratos de servicios de personas jurídicas requeridos por el proyecto, de acuerdo a la
normatividad FAO.
Realizar requisiciones de compras del proyecto en la plataforma administrativa y financiera GRMS, designada para tal fin, y apoyar los
procesos de compra de acuerdo a los procedimientos de la FAO.
Revisión informes financieros de Cartas de Acuerdo y contratos.
Solicitar los anticipos requeridos por los consultores para eventos, talleres, capacitaciones, etc.
Revisar las legalizaciones de los anticipos entregados a los consultores.
Revisar y hacer seguimiento a los pagos del proyecto junto con los soportes requeridos.
Administrar y elaborar los reembolsos de la Caja Menor del proyecto, procurando tener a disposición de los recursos necesarios para las
compras menores que facilitan el buen funcionamiento del proyecto.
Hacer seguimiento y verificación en campo de la inversión de los recursos del proyecto.
Apoyar el proceso de contratación de los consultores del proyecto, verificando la documentación necesaria para esta contratación.
Elaboración de los time group y de los time card mensuales de los consultores del proyecto, en las fechas establecidas
Seguimiento a los convenios de papelería, transporte o los establecidos en el proyecto.
Realizar la actualización y control de inventario de muebles y equipos, y las pólizas requeridas de los mismos.
Tramitar las solicitudes de viaje nacionales (T. A), y los arreglos de viaje respectivos y hacer un seguimiento y control de los mismos.
Revisar que las legalizaciones de viajes nacionales y salidas de campo (MTC), dando cumplimiento a las normas de la FAO.
Asistir y orientar al equipo técnico en los diferentes componentes del proyecto, en los procedimientos administrativos.
Apoyar el seguimiento a la entrega de los insumos a los participantes, con el fin de garantizar que cumplan con los requerimientos
administrativos.
Las demás tareas relacionadas con el trámite administrativo requerido por el coordinador del proyecto.
INDICADORES DEL RENDIMIENTO PRINCIPALES
Productos esperados:
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Fecha de terminación establecida:
Informes trimestrales, semestrales, anuales
Planes de compra trimestrales
Matrices de seguimiento a presupuesto
Informes financieros y demás documentos administrativos y contables que se requieran.
COMPETENCIAS Y PERFIL REQUERIDO
Profesional y/o Universitario, del área de Administración, con experiencia en aspectos administrativos mínimo tres (3) años, con
conocimientos en herramientas ofimáticas, preferiblemente con conocimientos de procesos administrativos con Agencias de UN.
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Experiencia mínima de tres (3) años en seguimiento operativo y administrativo de proyectos.
Capacidad de gestión y planificación.
Habilidad para resolver problemas, don de acierto en sus tareas y actividades.
Experiencia y habilidades en procesos de manejo administrativo.
Capacidades de trabajo en equipo.
Buena comunicación oral y escrita.
Buenas relaciones interpersonales.
Preferiblemente con conocimiento en el sistema de Naciones Unidas.