Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Anexo IV-A TÉRMINOS DE REFERENCIA Fecha: Enero 2015 PUESTO Y/O NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Asistente de gestión y apoyo sustantivo DURACIÓN DEL CONTRATO: 6 MESES FECHA INICIO: 01/02/ 2015 FECHA TÉRMINO: 30/07 /2015 NÚMERO Y TÍTULO DEL PROYECTO: Proyecto para la definición y medición de indicadores de inclusión social para la Agenda de Desarrollo Post 2015. 1. 1. RESPONSABILIDADES Apoyar en todas las actividades administrativas del proyecto para su correcta gestión en estricto cumplimiento de la normativa PNUD 2. Apoyar en la organización de actividades, información y eventos dentro del marco del proyecto. 3. Apoyo en la implementación de mecanismos administrativos y financieros para asegurar el manejo transparente, imparcial y oportuno de los recursos conforme a los principios establecidos por el PNUD 4. Establecer una estrecha vinculación con las áreas de programas en cuanto al apoyo en la gestión, administración y reporte para el seguimiento del proyecto. 5. Asistir al equipo de trabajo en el desarrollo estratégico del proyecto, así como en todas las actividades encaminadas al cumplimiento de sus objetivos. 6. Bajo la guía del área de programas del PNUD, llevar el control de los recursos asignados para asegurar que todo lo presupuestado cumpla con los lineamientos establecidos dentro del documento del proyecto. 7. Dar seguimiento a las Auditorías realizadas al proyecto. 2. ACTIVIDADES Y RESULTADOS ESPERADOS: ACTIVIDADES 1. RESULTADOS ESPERADOS Gestión oportuna de requerimientos para el logro de un manejo eficiente de los recursos con base en la normatividad vigente de PNUD, poniendo especial enfoque a anticiparse a cualquier requerimiento de Apoyo en la realización de todos los trámites y gestiones auditorías, así como dar seguimiento oportuno a las requeridas en el marco de las actividades del proyecto. auditorías realizadas al proyecto. Apoyo en el monitoreo (a través de reportes de seguimiento) de la situación financiera, el ritmo del gasto y el cumplimiento del plan general de adquisiciones y contrataciones del proyecto. Trámites y gestiones hechas en tiempo y forma. Apoyo en la elaboración de reportes ad hoc. 2. Seguimiento a todos los trámites y gestiones solicitadas Definir y elaborar contratos de los consultores/as que participan en el programa. Definir y elaborar las enmiendas o finiquitos de los consultores/as que participan en el programa. 1/5 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Tener un control de los pagos. Llevar el control de las adquisiciones de compra de equipo, insumos y papelería (plan de adquisiciones). Llevar control sobre gastos de viajes. 3. Archivo completo y debidamente ordenado. Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa como solicitudes de pago, recibos de honorarios, cartas de aceptación de pago, entregables del proyecto y otros documentos requeridos por PNUD. Control del archivo de los proyectos asignados Apoyar en la integración de los informes mensuales, trimestrales, anual y de cierre del proyecto. Elaborar y dar seguimiento al Plan de Adquisiciones. Requerimientos en tiempo y forma. Tener un control sobre la logística cotidiana que presente el proyecto. 4. Apoyo en la elaboración de reportes de actividades puntuales de la situación programática y financiera de los proyectos Informar de manera oportuna los obstáculos enfrentados para el cumplimiento de las actividades, para facilitar su inmediata atención. Estrecha comunicación para la toma de decisiones en términos financieros y sustantivos. Hacer recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de recursos. 5. Apoyar en la organización de seminarios, talleres, Seminarios, talleres, reuniones de trabajo reuniones de trabajo y actividades dentro del marco del actividades realizadas en tiempo y forma. proyecto. y Llevar el control de los recursos asignados de una manera imparcial, oportuna y trasparente. Gestionar los trámites inherentes en tiempo y forma. Realizar conciliaciones de los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer la liquidez del mismo. 6. Realizar las revisiones presupuestales de acuerdo a las necesidades del programa. Manejo de los recursos asignados Estar a cargo del programa financiero, prestando asistencia en las decisiones que se tomen. Tener un control de los recursos por cada donante. Manejo documental y archivo. Alimentar el sistema de monitoreo diseñado para el proyecto. 2/5 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Realizar inventarios físicos y controlar el uso, funcionamiento y conservación del mobiliario y equipo. 7. Asistir a las capacitaciones y acreditar las evaluaciones necesarias para garantizar el conocimiento y aplicación correcta de la normativa del PNUD. 3. PERFIL Rango de edad Viajes de Trabajo Realizados SI N/A Capacitación acreditada. Experiencia en años NO Al menos de 1 año Ocasionalmente Frecuentemente Escolaridad Área o Especialidad Licenciatura, maestría, doctorado, posgrado Estudios de licenciatura Ciencias Sociales-Administrativas CONOCIMIENTOS ESPECIALES Y CAPACITACIÓN CONOCIMIENTOS REQUERIDOS - Conocimientos en temas de pobreza, desigualdad y desarrollo humano. - Conocimiento en temas de seguimiento de los Objetivos de Desarrollo del Milenio. - Conocimientos en temas de gestión y administración. Análisis cualitativo. - El conocimiento de los procedimientos y reglas administrativas del PNUD podría llegar a representar un valor adicional. HABILIDADES REQUERIDAS De comunicación, trabajo en equipo, organización para desempeñar un amplio rango de tareas a la vez, liderazgo, solución de problemas, logro de objetivos. MANEJO DE PC Y PAQUETERÍA Paquetería (Office) IDIOMAS REQUERIDOS: OTROS: Inglés (Avanzado) 4. TIPO DE DECISIONES QUE SE TOMARÁN EN FORMA RUTINARIA: - Ponderación sobre la importancia de requerimientos de información y gestión específicos. Amplio criterio para la designación de información crucial para la toma de decisiones. Decisiones sustantivas y de gestión administrativa con respecto a productos específicos. 3/5 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo 5. MENCIONE LOS COMPORTAMIENTOS ESENCIALES QUE DEBE MOSTRAR EL OCUPANTE DEL PUESTO PARA CADA COMPETENCIA Competencias esenciales Nivel Requerido A: Alto B: Medio C: Bajo Orientación al desempeño A Orientación al cliente A Orientación al cambio A Liderazgo B Efectividad Organizacional A Habilidad Estratégica A Otras competencias necesarias para desempeñar el puesto, por ejemplo: Flexibilidad, Respeto, Honestidad, etc. Proactividad, compromiso, puntualidad, honestidad y flexibilidad CONDICIONES ESPECIALES:  En caso de renuncia o terminación de contrato, la persona contratada será responsable de hacer una entrega por escrito de la documentación bajo su cargo así como una relación de pendientes.  Las personas contratadas bajo el esquema de pagos mensuales y Contrato de Servicios estarán obligados a trabajar de tiempo completo para el proyecto.  En caso de ser extranjero residente en el país, se deberá presentar el documento migratorio que le permita trabajar en México.  El PNUD no es responsable del inicio de actividades del personal del proyecto sin contrato y no admite contrataciones retroactivas. CUENTA PRESUPUESTAL PARA CARGAR EL SALARIO ACCOUNT O.UNIT FUND DEPART. B UNIT PROJECT ACTIVITY IMP- AG. ESCALA Y NIVEL DE REMUNERACIÓN: SB1-Q2 FORMA DE PAGO: MENSUAL FECHA DE INICIO DE LABORES: FEBRERO 2015 FECHA DE ELABORACIÓN : ENERO 2015 FECHA DE APROBACIÓN _________ Por el PROYECTO Por el PNUD 4/5 DONOR Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo AMEXCID COORDINADOR DE PROYECTO CYNTHIA VALDÉS DIRECTORA DEL ÁREA DE REDUCCIÓN DE LA POBREZA Y COMPETITIVIDAD PRODUCTIVA FIRMA FIRMA 5/5