Acta de la Sesión Ordinaria Doce (12) A las trece horas con cincuenta y tres minutos del martes diecisiete de marzo del dos mil quince, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número doce en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, Kathya Rodríguez Araica Directora General, Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional, Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa. También acompañan Rita Maxera Herrera, Asesora Jurídica de la Viceministra de Gobernación, Allen Calderón Esquivel, Jefe de Asesoría Jurídica, Erika García Díaz, Proveedora Institucional, Rosa Rojas Gamboa, Asesora Legal de la Proveeduría Institucional y Elia Mejia Mata, encargada de la toma del Acta. Artículo Uno: Se somete a consideración la aprobación del orden del día. El señor Agustín Barquero solicita adicionar el oficio 244-03-2015 DPPM, relacionado a la cláusula penal de la empresa IFR, también el oficio DG-6642015 relacionado al tema de radio mensajes. El señor Allen Calderón solicita adicionar el tema del caso SAGA Ingeniería S.A. El señor Luis Alonso Serrano solicita incluir el tema del SEVRI de la Junta Administrativa. La señora Carmen Muñoz solicita adicionar el tema de invitación de Ciudad Gobierno. Acuerdo numero uno: Se aprueba el cambio en el orden del día con la adición de los temas citados.5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo dos: Se somete a consideración el análisis y aprobación para el Acta Nº9 de la Junta Administrativa. Se aprueba sin observaciones. En cuanto al Acta Nº10 está en revisión y Nº11 se encuentra en confección. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número dos: Se da por aprobada el Acta Nº9 de la Junta Administrativa correspondiente al presente período. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo Tres: Control de Acuerdos: Se analiza el informe de acuerdo. Se informa que el acuerdo N°11 de la sesión 2 del 13 de enero, relacionado a la respuesta al Ministerio de Hacienda sobre la transferencia a gobiernos locales se continúa en proceso. Sobre el acuerdo N° 3 de la sesión 11 del 10 de marzo se conocerá en el punto 5.3 de agenda. Artículo Cuatro temas de la Proveeduría Institucional. Cuatro punto uno: La proveedora Institucional hace entrega del informe del estado de las contrataciones a saber: 3 Licitaciones públicas, 7 Licitaciones Abreviadas, 18 Contrataciones Directas, 12 contratos continuos y 6 convenio Marco. Se toma nota. Cuatro punto dos: La señora Rosa Rojas hace una breve explicación del caso seguido contra la empresa PROMOTEX INTERNACIONAL S.A. por incumplimiento contractual en entrega tardía, después de analizado el Informe del Procedimiento administrativo, expediente 06-2013 se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número tres: Se conoce y se aprueba el informe del procedimiento administrativo especial seguido contra la empresa PROMOTEX INTERNACIONAL S.A. expediente 06-2013, en los siguientes términos: 1- La empresa PROMOTEX INTERNACIONAL S.A., cédula de personería jurídica 3101-164340, incurrió en un incumplimiento contractual en la entrega tardía de los ítems 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16 y 17, mismo que le fueron adjudicados en la Licitación Abreviada n.° 2011LA-000138-05401 DENOMINADA “COMPRA DE UNIFORMES”. (ítem 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 15, 16 y 17 según orden de compra n.° 20120503033405). De conformidad con el artículo 20 de la Ley de Contratación Administrativa, artículos 47, 50 y 66 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 2- La empresa PROMOTEX INTERNACIONAL S.A., cédula de personería jurídica 3-101-164340, incurrió en un incumplimiento contractual al no entregar el ítem 18, mismo que le fue adjudicado en la Licitación Abreviada n.° 2011LA000138-05401 DENOMINADA “COMPRA DE UNIFORMES”. (ítem 18 según orden de compra n.° 20120503033405). De conformidad con el artículo 20 de la Ley de Contratación Administrativa, artículo 66 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Se autoriza a la Proveeduría Institucional la confección de la resolución final para ser aprobada en la próxima sesión ordinaria de junta Administrativa. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Se retira de la sala Rosa Rojas. Se hace presente la señora Rosibel Vargas, para exponer el siguiente punto. Artículo cinco varios: Cinco punto uno: La señora Rosibel Vargas explica el estado actual del contrato “Adquisición de libretas para pasaportes costarricenses, la valoración de la vigencia del contrato, cantidad de libretas para pasaportes en bóveda de seguridad, stock de libretas custodiados en la bóveda de seguridad en esa Gestión y resguardadas en el Subproceso de Abastecimiento y Distribución, además la propuesta para una nueva contratación de pasaportes (electrónico). La señora Kathya Rodríguez se retira momentáneamente de la sala. Se analiza la posibilidad de contratar más libretas de pasaportes para el año 2017, después de un intercambio de impresiones se toman los siguientes acuerdos: Acuerdo número cuatro: Conocido el informe GM-131-03-14, suscrito por la Sra. Rosibel Vargas Durán, Gestora de Migraciones, relacionado al contrato 0072011-JADGME “Adquisición de libretas para pasaporte costarricenses, Modalidad de entrega según demanda, de la Licitación Pública 2011LN000002-05401, se acuerda solicitar a la Comisión para el Estudio de Requerimientos de un Sistema Inteligente de Documentos Migratorios exponer ante la Junta Administrativa una proyección para la compra adicional de Libretas de Pasaportes para el período 2017. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo número cinco: Conocido el informe GM-131-03-14, suscrito por la Sra. Rosibel Vargas Durán, Gestora de Migraciones, relacionado al contrato 007-2011JADGME “Adquisición de libretas para pasaporte costarricenses, Modalidad de entrega según demanda, de la Licitación Pública 2011LN-000002-05401, se acuerda solicitar a la Asesoría Jurídica presentar una aclaración del tema de una eventual ampliación del plazo en los seis meses, ya sea basado en el artículo 298 o 200 de la Ley de Contratación Administrativa. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Se incorpora la señora Kathya Rodríguez y se retira de la sesión la señora Rosibel Vargas. Cinco puntos dos y Cinco punto tres: El señor Allen Calderón se refiere al oficio AJ-566-2015-AGC, suscrito por su persona relacionado a la propuesta de consulta a la Contraloría General de la República, respecto a las competencias de la Junta Administrativa y al alcance de las direcciones se detalla los antecedentes y el fondo de la consulta. La señora Kathya Rodríguez informa que está Junta Administrativa ha trabajado desde hace varios años, asumiendo el grado de competencia que hasta la fecha se ha tenido, quien cuestiona no es a lo interno de la Junta Administrativa, más bien fue una revisión que llegó a la Asesoría Legal de Gobernación y no se conocen los motivos de ello, por lo que la inquietud que en su momento tomó esa Asesoría Legal, no debe asumirla la Asesoría Legal de la Dirección General de Migración, así que considera que la Unidad que tenga la duda sea la que presente el documento de base de la consulta por lo que, si es que por parte de la Asesoría Legal de Gobernación existe alguna duda que sean ellos quienes planteen la misma a la señora Carmen Muñoz en calidad de Viceministra para que ella a su vez, lo exponga ante esta Junta Administrativa. La señora Erika García aclara que existen documentos que firma la señora Carmen Muñoz como Viceministra y otros como Presidenta de la Junta Administrativa, por lo que al revisar los documentos en la Asesoría Legal del Ministerio podría ser que no los distinguen y les aplican los mismos requisitos para proceder con la firma. En este sentido se sugiere no avalar la consulta en los términos indicados y conocer la transcripción del acta en donde se expuso el tema con la Asesoría Legal de Gobernación para conocer los detalles de lo expuesto y tomar una decisión al respecto. Se retira la señora Erika García. Cinco punto Cuatro: Se solicita por parte de la Presidencia que el oficio GE-006-2015, sea presentado en la próxima sesión debido a que el Grupo Enlace no se encuentra presente. Cinco punto cinco: El señor Agustin Barquero presenta el oficio GSA-CSC-346-03-2015ot, suscrito por la Licda. Olga Tosi Vega, Encargada del Subproceso de Servicios y Contrataciones, en el cual se somete consideración aprobar la 2º Prórroga al contrato de marras “Servicios de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Plantas Eléctricas” con la empresa Propase e Ingeniería. Analizada la propuesta se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número seis: Conocido el oficio GSA-CSC-346-03-2015ot, suscrito por la Licda. Olga Tosi Vega, Encargada del Subproceso de Servicios y Contrataciones, se aprueba la 2º Prórroga al contrato de marras “Servicios de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Plantas Eléctricas” con la empresa Propase e Ingeniería. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto seis: El señor Agustín Barquero expone el oficio GTI-0381-03-2015, suscrito por la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de Tecnologías de la Información en el cual se somete para aprobación la tercera prórroga del Contrato de Mantenimiento Correctivo y Preventivo de un arreglo de discos marca HITACHI, número 0022012-JADGME, de la empresa CESA. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número siete: Conocido el GTI-0381-03-2015, suscrito por la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de Tecnologías de la Información se aprueba la tercera prórroga del Contrato de Mantenimiento Correctivo y Preventivo de un arreglo de discos marca HITACHI, número 002-2012JADGME, de la empresa CESA. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto siete: El señor Agustín Barquero expone el oficio DAF 274-03-2015 suscrito por su persona en calidad de Director Administrativo en relación a la apertura de cláusula penal en contra de la empresa Prolim PRLM S.A. Analizada la propuesta se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número ocho: Conocido el oficio DAF 274-032015 suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Director Administrativo en relación a la apertura de cláusula penal en contra de la empresa Prolim PRLM S.A. Se acuerda autorizar al señor Agustín Barquero Acosta para que en calidad de Órgano Director del Procedimiento de la Cláusula Penal, proceda con la apertura de la cláusula penal a la citada empresa. El señor Agustín Barquero se abstiene de votar por formar parte del proceso. 4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto ocho: El señor Agustín Barquero informa sobre el oficio 244-03-2015 DPPM, suscrito por el Lic. Yocnán Murillo Chacón, Director de la Policía Profesional de Migración, relacionado al procedimiento sumario de cláusula penal para la cancelación de la factura Nº1783 a nombre de IFR por la compra de zapatos de seguridad (botas policiales). Analizada la propuesta se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número nueve: Conocido el oficio 244-03-2015 DPPM, suscrito por el Lic. Yocnán Murillo Chacón, Director de la Policía Profesional de Migración, relacionado al procedimiento sumario de cláusula penal para la cancelación de la factura Nº1783 a nombre de IFR por la compra de zapatos de seguridad (botas policiales). Se acuerda autorizar al señor Agustín Barquero Acosta para que en calidad de Órgano Director del Procedimiento de la Cláusula Penal, proceda con la apertura de la cláusula penal a la citada empresa. El señor Agustín Barquero se abstiene de votar por formar parte del proceso. 4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto nueve: El señor Allen Calderón informa que la semana pasada indicó que el Tribunal Contencioso Administrativo había solicitado una prueba para mejor resolver el nombramiento de un perito, para que se determinara si las facturas que está presentando la empresa Saga Ingeniería procede o no procede el reconocimiento, se ha recibido una notificación donde para rendir la prueba técnica que interesa, se nombra a Giovanni Martín de Jesús Villalobos Vargas, a quien se le previene para que un plazo de 3 días se presente para aceptar el cargo, de lo contrario se entenderá que no tiene interés en el nombramiento y se procederá a nombrar otra persona. Se toma nota. Cinco punto diez: El señor Luis Alonso Serrano informa que en una sesión anterior se solicitó una sesión de trabajo para la elaboración del SEVRI de la Junta Administrativa, ya se cuenta con los insumos y se han remitido a la Dirección General para que esta elaborara el Plan de Trabajo, por lo que hace un recordatorio para la confección del mismo, siendo que la presentación al Ministerio de Gobernación sería el 16 de abril. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número diez: Conocida la propuesta para la elaboración del SEVRI de la Junta Administrativa por parte del Msc. Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional se acuerda solicitar a Planificación Institucional realizar la consulta al Ministerio de Gobernación y Policía la fecha límite para entregar el documento citado y se instruye a la Secretaria de la Junta Administrativa para coordinar la agenda una posible fecha para la elaboración del SEVRI de la Junta Administrativa. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto once: La señora Carmen Muñoz sugiere para la próxima sesión invitar a Ciudad Gobierno a efectos de tomar decisiones sobre los recursos designados en el tema de inversiones de Infraestructura. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número once: En relación al tema de inversiones de Infraestructura para la Dirección General de Migración y Extranjería, se acuerda aprobar invitar al Equipo de Ciudad Gobierno en la sesión de la Junta Administrativa a efectos de tomar decisiones importantes sobre los recursos designados. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Cinco punto doce: El señor Allen Calderón recomienda que para el tema de Radio Mensajes, el señor Agustín Barquero se retire de la sala por haber brindado criterio en cuanto al porcentaje que la empresa debe pagar a la Administración, así como la señora Dinorah Baltodano por haber participado como Fiscalizadora del contrato. A las quince horas con cincuenta y siete minutos se retiran de la sala el señor Agustín Barquero y la señora Dinorah Baltodano. El señor Allen Calderón informa que nuevamente llegó a la Asesoría Legal el tema de Radio Mensajes, en razón de que la Asesoría Legal del Ministerio de Gobernación, remitió un oficio a la Dirección General a efectos de que se procediera con el procedimiento por incumplimiento contractual por parte de la empresa, debido a que la empresa siguió brindando el servicio que había sido contratado por 18 meses, sin tener respaldo contractual, existe una garantía de cumplimiento por un aproximado de ¢1.200.000.00. El contrato venció en el 2012, se le dio un recibido conforme en el 2014, por lo que se desconoce cómo iniciar un procedimiento si ya se dio en recibido conforme. Ya en año 2013 la Asesoría Legal había hecho un estudio sobre este caso y se había concluido de que esta obligación a partir del momento en que venció en contrato, no hay respaldo contractual que lleve a plantear un procedimiento administrativo a efectos de cobrar un monto que ellos deberían de darnos y que ya la Contraloría General de la República indicó que tenía que ser un 3.11% del monto que ellos recibían por brindar el servicio, por lo que si ellos dejaron de girar ese porcentaje es porque tenían la certeza que el contrato ya había vencido, sin embargo, hubo fallas al momento de la fiscalización y se siguió brindando el servicio. Del estudio que se efectuó del expediente se determinó que hay un 1.99% que la empresa dejó de pagar a la Dirección General de Migración, siendo que está pagaba un 2.12% y la Contraloría General de la República cuando estudió el contrato estableció que de acuerdo con la fórmula matemática que había presentado la empresa, tenían que pagar un 3.11%, por lo que debido a esta situación de acuerdo con el estudio que se hizo en la Asesoría Jurídica era ¢987.359.062, más diez meses que no envió la Gestión de Recursos Financieros el reporte. Por lo anterior se recomienda designar al señor Ángel Garro Camacho para que funja como Órgano Director del procedimiento administrativo de cobro para la empresa dado que no es posible designar al Secretario de la Junta Administrativa en vista de que ya se pronuncio al respecto sobre el caso en particular. La señora Kathya Rodríguez se refiere al oficio número DAJG-15542014 del veinte de noviembre de dos mil catorce, suscrito por el señor Adolfo Arguedas Fernández, Director Jurídico del Ministerio de Gobernación, mediante el cual, pone en conocimiento la resolución número 404-2014-DVG del veintinueve de octubre de dos mil catorce, a fin de que la suscrita en condición de Directora General de Migración y Extranjería, procediera a la apertura del procedimiento por incumplimiento en contra de la empresa Radio Mensajes, S.A., el segundo elemento es si la Junta Administrativa va a proceder al cobro a la empresa por la diferencia del monto que dejó de percibir. Después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número doce: Según lo expuesto por la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, referente a la comunicación realizada mediante oficio número DAJG-1554-2014 del veinte de noviembre de dos mil catorce, suscrito por el señor Adolfo Arguedas Fernández, Director Jurídico del Ministerio de Gobernación, mediante el cual, pone en conocimiento la resolución número 404-2014-DVG del veintinueve de octubre de dos mil catorce, a fin de que la suscrita en condición de Directora General de Migración y Extranjería, procediera conforme a lo dispuesto en el segundo punto de la parte dispositiva, a saber: “…se ordene de inmediato la apertura del procedimiento por incumplimiento en contra de la empresa Radio Mensajes, S.A.; se gestione la cuantificación de los daños y se proceda con la ejecución de la garantía de cumplimiento que hubiese rendido dicha empresa con fines indemnizatorios.” Se acuerda delegar en la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, proceder a dar respuesta a la nota citada. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Acuerdo número trece: De conformidad con lo expuesto por el Lic. Allen Calderón Esquivel, Jefe de Asesoría Legal relacionado al caso de la Empresa Radio Mensajes, se acuerda designar al señor Ángel Garro Camacho para que funja como Órgano Director del procedimiento administrativo de cobro para la empresa dado que no es posible designar al Secretario de la Junta Administrativa en vista de que ya se pronuncio al respecto sobre el caso en particular. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las quince horas con veinte minutos. Carmen Muñoz Quesada Presidenta Agustín Barquero Acosta Secretario
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