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Programa de Capacitación Archivística
2016
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA
Responsable de la planeación, organización y coordinación del programa:
La Responsable del Área Coordinadora de Archivos del INBA:
María de Lourdes Carmen Romano Vázquez
Responsable de la impartición del programa:
Subdirectora de Archivos
Maria del Rosio Sánchez Reyes
INTRODUCCIÓN
La capacitación como un proceso educativo es un recurso fundamental en el contexto
archivístico ya que permitirá que en el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura (INBAL)
perteneciente al sector público, sus colaboradores se vinculen a la gestión documental por
medio del aprendizaje de conocimientos y técnicas archivísticas que van a permitir el logro
de los objetivos institucionales, de rendición de cuentas, de acceso a la información y de
transparencia.
Se debe de contar con herramientas para fortalecer o ayudar al personal que sin tener
estudios técnicos o profesionales en archivística, son usuarios del archivo e inciden
directamente en la generación y manejo documental, tal es el caso de las secretarias,
analistas, jefes de departamento, subdirectores, coordinadores, etc.
El personal operativo con el que se ha tenido contacto en mayor medida es consciente de
que los archivos de trámite, que día a día van generando y que está bajo su resguardo, son
los que constituyen la memoria del INBAL y la base integral de la gestión administrativa.
La capacitación en temas archivísticos que debe de desarrollarse en el INBA debe de hacer
partícipes a funcionarios ajenos a la profesión archivística, pero que se encuentran
involucrados de manera directa con la generación de expedientes, organización de los
archivos de trámite y de las actividades necesarias en la implementación y mantenimiento
de un sistema de Archivo Institucional.
En todos los centros de trabajo del INBA existe un archivo de trámite que es necesario
mantener ordenado y suficientemente identificado, con una estructura organizada y una
adecuada clasificación que facilite su acceso, así como tener plenamente identificadas las
series documentales que se encuentran bajo su custodia.
Objetivos:
 Promover y coordinar las actividades orientadas a la formación técnica y operativa
de las personas con funciones archivísticas que laboran en los 86 centros de trabajo
del INBA.
 Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritaria la
administración de archivos.
 Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos.
 Fortalecer la cultura archivística.
 Establecer mecanismos para el desarrollo profesional del personal que realiza
actividades conjuntas, de acuerdo a la importancia de los archivos que den como
resultado el conocimiento de la Administración de Documentos de manera
profesional.
 Difundir la normatividad, procesos, procedimientos, formatos y todos aquellos
documentos e información que rigen la materia archivística entre todo el personal
responsable de los Archivos de Trámite, con la finalidad de propiciar conocimientos
en la administración de documentos.
 Que el personal tenga mayor claridad en los conceptos básicos archivísticos para
que puedan entender de mejor manera la dinámica del archivo, llevando a cabo
eficientemente esas funciones.
 Asumir conciencia, responsabilidad funcional y criterios técnicos para el tratamiento
de los documentos de gestión.
 Identificar, Analizar y conocer las principales agrupaciones documentales, desde su
generación hasta su disposición final.
Beneficios de la capacitación:
 El personal que maneja la documentación en los centros de trabajo conocerá el
manejo archivístico aplicado a los archivos de trámite.
 El personal de mando medio y superior contará con expedientes que le ayuden a la
mejora en la calidad de toma de decisiones.
 Se da cumplimiento a la normatividad archivística, específicamente apegándose al
artículo 19 fracción V de la Ley Federal de Archivos.
 Se evidencia que de la correcta planeación y desarrollo de la capacitación se debe
obtener un impacto directo en la consolidación del sistema institucional de Archivo
y a su vez la generación de una cultura organizacional.
 Que se reconozca institucionalmente las labores del archivo, para que haya
perspectivas de desarrollo profesional en la materia, que realmente se cuente con
una formación archivística.
 Prácticas archivísticas efectivas de interés intelectual.
 Uso eficiente de la información archivística.
 Importancia real al archivo documental
Acciones:
 Llevar a cabo el diagnostico de necesidades de capacitación para las y los servidores
públicos adscritos a los 86 centros de trabajo del Instituto, vinculados a los procesos
archivísticos: mensajeros, control de gestión, archivo de trámite, archivo de
concentración.
 Diseñar y elaborar el programa de capacitación, vinculándolo al proceso de
actualización o modificación mencionado en la estrategia 4.1 del Programa Anual de
Desarrollo Archivístico 2016.
 Analizar la conveniencia y viabilidad, en su caso, de proponer el fortalecimiento del
proceso de capacitación mediante convenios de colaboración con otras instancias
que puedan impartir formación en materia archivística.
 Solicitud de cursos, asesorías y capacitaciones, tanto al Archivo General de la Nación,
como al Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos.
 Talleres prácticos para llevar a cabo procedimientos archivísticos.
 Capacitación para la elaboración de los Inventarios de Transferencias y su
procedimiento dentro del Manual General de Aplicación para los archivos y la
Transparencia.
 Actualizar el padrón del personal que ha tomado el curso de archivos en el instituto
y que es responsable del archivo de trámite, de acciones y/o tareas de archivo.
 Informar a los responsables de los archivos de trámite y de concentración de los
eventos referentes a la gestión documental y administración de archivos, como son
foros, seminarios, etc.
 Programas de capacitación permanentes acordes a las diferentes necesidades y
actualizados en la materia archivística
Realización de los cursos:
Curso de Archivo (En coordinación con la Dirección de Personal dentro del marco del
Programa Anual de Capacitación Operativa 2016, en el Centro de Capacitación y Desarrollo).
Plática introductoria al Sistema Albalá (En coordinación con la Dirección de Personal dentro
del marco del Programa Anual de Capacitación Operativa 2016, en la Torre Prisma).
Técnicas de conservación preventiva en los archivos de trámite, propuesta para el segundo
semestre aprovechando los cursos que se imparten en el campus virtual del INAI.