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ANEXO
8
PERFIL PARA LABORAR EN EL ARCHIVO CENTRAL DE UNA UNIVERSIDAD (REQUISITO MÍNIMO)
FORMACIÓN
PROFESIONAL
JEFE
ESPECIALISTA
TÉCNICOS
Título Universitario en: Archivística o carreras
afines
(Historiador,
Administrador,
Ingeniería de Sistemas, Ciencias de la
Información, Derecho) o Titulados de la
Escuela Nacional de Archiveros.
Bachiller Universitario en: archivística o
carreras
afines
(Historiador,
Administrador, Ingeniería de Sistemas,
Ciencias de la Información, Derecho,
Lic. En Computación e Informática) o
egresado de la Escuela Nacional de
Archiveros.
Título
Técnico:
en Secundarias completa con
Computación e Informática, capacitación en Archivos.
Administración trabajadores
con
experiencia
y
capacitación en archivos.
Capacitación en archivos con un mínimo de
300 horas lectivas (Cursos y/o Diplomados)
Capacitación en archivos con un
mínimo de 200 horas lectivas (Cursos
y/o Diplomados)
Capacitaciones en archivo
Capacitaciones en archivo
con un mínimo de 100 horas mínimo 50 horas lectivas
lectivas – nivel básico
ESTUDIOS
AUXILIARES
EXPERIENCIA DE Mínimo 5 años como especialista
Mínimo 2 años como técnico
TRABAJO
Ser idóneo y de reconocida solvencia moral. Ser idóneo y de reconocida solvencia
moral
Mínimo 1 año como auxiliar
 Normatividad Universitaria
 Normatividad Archivística
CONOCIMIENTO
 Conocimiento de Procedimientos Técnicos
BÁSICO DE LAS
Archivísticos
NORMAS
 Sistema de Gestión de Calidad
ARCHIVÍSTICAS Y
 Manejo de MS Office.
UNIVERSITARIAS
Manejo de MS Office y de
 Conocimiento de
Procedimientos Técnicos Aplicativos.
Archivísticos
 Sistema de Gestión de
Calidad
 Manejo de MS Office y de
Aplicativos.
 Normatividad Universitaria
 Normatividad Archivística
 Conocimiento de Procedimientos
Técnicos Archivísticos
 Sistema de Gestión de Calidad
 Manejo de MS Office.
Ser idóneo y de reconocida
solvencia moral
Ser idóneo y de
reconocida solvencia
moral
LÍNEA DE AUTORIDAD RESPONSABLE
Depende de Secretaria General de la Universidad
FUNCIONES DEL JEFE DEL ARCHIVO CENTRAL del Órgano de Administración del Archivo Universitario (OAA)
Función General:
Dirigir, planificar y controlar la organización y el funcionamiento del Órgano de Administración del Archivo Universitario, para custodiar y
organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta a los usuarios internos de la universidad y también a todos los
ciudadanos conforme a la legislación archivística y las normas conexas.
Funciones Específicas:
 Elaborar el Plan Anual de Trabajo e informe al superior, así como al Archivo General de la Nación para su evaluación y aprobación.
 Mantener una fluida comunicación entre los diferentes niveles de Archivos (periféricos, desconcentrados y de gestión) para
alcanzar una buena gestión.
 Elaborar las Directivas internas y los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del Sistema Institucional de
Archivo.
 Dirigir y coordinar la administración del personal y económica del OAA.
 Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el OAA, en relación a los procedimientos
técnicos archivísticos y los instrumentos de gestión.
 Proponer la creación y coordinación del Comité Evaluador de Documentos, así como cumplir con la función de secretario dentro
de dicho comité.
 Planificar y coordinar la formación del personal del archivo y realizar cursos de formación para los responsables de los archivos
de gestión de la Universidad al que pertenece.
 Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo central: guías, inventarios y catálogos. Así como, elaborar las memorias
anuales del archivo, entre otras publicaciones.
 Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el OAA, ya sean exposiciones, visitas, cursos,
conferencias, etc.
 Planificar y controlar la conservación de la documentación, el local y la infraestructura del OAA, así como elaborar el “Plan de
Prevención de Siniestros.”
 Hacer cumplir las Normas archivísticas emitidas por el ente rector, y las de la Universidad correspondiente al archivo.

LÍNEA DE AUTORIDAD RESPONSABLE
-
Depende de Secretaria General de la Universidad
FUNCIONES DEL ESPECIALISTA EN ARCHIVO
Funciones Específicas:
 Participar en la elaboración de normas archivísticas en el área de competencia.
 Supervisar, asesorar y evaluar la organización y funcionamiento de los archivos integrantes de las Oficinas de la Tecno-Estructura
Académico-Administrativo de la Universidad.
 Realizar el seguimiento de la correcta aplicación de las normas técnicas emitidas por el Archivo Central de la Universidad y por
ende las normas del Archivo General de la Nación
 Acopiar conservar, evaluar y sistematizar la documentación, proveniente de las diversas oficinas de la Tecno-Estructura
Académico-Administrativo de la Universidad.
 Participar en comisiones y eventos relacionados con el área de su competencia.
 Revisar y visar las copias de documentos solicitadas por el público usuario
 Mantener el buen estado de conservación los fondos documentales que se halla bajo custodia.
 Ejecutar los procesos técnicos de archivo como son acopio, clasificación, ordenamiento, descripción de los documentos con
menos de treinta años de antigüedad.
 Absolver consultas especializadas en el ámbito de su competencia.
 Otras que la asigne el Jefe del Archivo Central.
LÍNEA DE AUTORIDAD RESPONSABLE
-
Depende del Jefe del Archivo Central de la Universidad
FUNCIONES DEL TECNICO EN ARCHIVO
Funciones Específicas:
 Realizar el traslado de documentos y limpieza de los mismos
 Tramitar las solicitudes para la consulta de los fondos documentales y para el caso de los servicios adicionales.
 Apoyar a la Sala de Investigaciones en la atención de pedidos.
 Apoyar en la clasificación y ordenamiento de la documentación.
 Informar a la Jefatura sobre las estadísticas del servicio a los usuarios
 Participar en las acciones de clasificación, ordenamiento, signatura, legajado, rotulado, y elaboración de auxiliares descriptivos
de los fondos documentales
 Hacer cumplir las disposiciones sobre conservación de los fondos documentales y afines.
 Apoyar en la correcta aplicación de las normas y directivas emitidas por el Sistema
 Emitir informes técnicos en el ámbito de su competencia, cuando sea requerido.
 Otras funciones que le asigne el especialista de archivo
LÍNEA DE AUTORIDAD RESPONSABLE
-
Depende del Jefe del Archivo Central de la Universidad
FUNCIONES DEL AUXILIAR DE ARCHIVO
Funciones Específicas:
 Realizar el traslado de documentos y limpieza de los mismos
 Archivar la documentación donde le corresponde bajo responsabilidad
 Apoyar en la clasificación y ordenamiento de la documentación cuando lo requiera.
 Participar en las acciones de clasificación, ordenamiento, signatura, legajado, rotulado, y elaboración de auxiliares descriptivos
de los fondos documentales
 Cumplir las disposiciones sobre conservación de los fondos documentales
 Otras funciones que le asigne el especialista de archivo