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SUB CAFAE
ARCHIVO REGIONAL DE PIURA
SEMINARIO – TALLER: PARTE I
“ELIMINAR Y CONSERVAR DOCUMENTOS INSTITUCIONALES”
Hoy por hoy las Instituciones Públicas y Privadas enfrentan la problemática de
acumulación desorganizada en sus archivos y la minimización de espacio útil para
conservar adecuadamente su documentación, siendo está de interés para toda la
ciudadanía.
Esta primera parte estará orientada a impartir conocimientos teóricos-prácticos,
para que el personal que tiene a cargo la conservación documental cuente con la base
legal y herramientas necesarias logrando los objetivos trazados. Iniciaremos desde el
concepto de archivo, hasta la formulación del Programa de Control de Documentos,
obteniendo archivos organizados, clasificados y por consiguiente llegar a la eliminación
de documentos.
OBJETIVOS:
 Lograr que los participantes cuenten con instrumentos teórico-prácticos para el
tratamiento técnico de los documentos de archivo.
 Fomentar la formulación de instrumentos de gestión archivística.
 Alcanzar una exitosa eliminación de documentos.
TEMARIO:
I.
NOCIÓN DE ARCHIVO
II.
IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO
III.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
IV.
EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
V.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA)
VI.
FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS
SUB CAFAE
ARCHIVO REGIONAL DE PIURA
VII.

LOS PROCESOS TECNICOS ARCHIVÍSTICOS
Organización documental consiste en clasificación, ordenación y signación. A
pesar de la aparente claridad de los tres conceptos, la primera dificultad que
usted encuentra al trabajar en archivos, consiste en determinar qué se entiende
archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren
atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus
especificidades.

Descripción: como fase del proceso de organización documental que consiste en
el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, cuyo resultado
son los instrumentos de descripción y de su consulta.

Selección: usted logrará identificar, analizar y evaluar todas las series
documentales de su entidad para determinar sus periodos de retención, en base
a los cuales se formulará el Programa de Control de Documentos.
VIII. PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS – PCD
Este documento de gestión archivística le permitirá establecer las series
documentales que produce o recibe una entidad pública como resultado de sus
actividades, precisando el número de años que deben conservarse y los periodos de
retención en cada nivel de archivo hasta su eliminación; está conformado por:
 Inventario de las series documentales.
 Tabla General de Retención de Documentos.
 Índice Alfabético del PC.