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Financiado por:
INSTRUCCIONES DE LA JUSTIFICACIÓN ECONOMICA DE LA SUBVENCIÓN
CONCEDIDA CON CARGO A LA ASIGNACIÓN TRIBUTARIA DEL IRPF 2014
(ejercicio 2015)
Unión de Asociaciones y Entidades de
Atención al Drogodependiente
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INDICE
1 Introducción
2 Instrucciones generales para la justificación
3 Justificación de Gastos Corrientes
3.1 PERSONAL
a
b
c
d
e
Definición.
Gastos imputables
Requisitos.
Documentación a enviar
Gastos no imputables.
3.2 ACTIVIDADES Y MANTENIMIENTO
a Definición
b Requisitos.
c Gastos imputables
d Documentación a enviar
e Gastos no imputables.
3.3 DIESTAS Y GASTOS DE VIAJE.
a
b
c
d
e
Definición.
Requisitos.
Gastos imputables.
Documentación a enviar.
Gastos no imputables.
4 GASTOS DE INVERSIÓN
4.1 EQUIPAMIENTO:
a
b
c
d
e
Definición.
Requisitos.
Gastos imputables.
Documentación a enviar.
Gastos no imputables.
5 OTRAS GESTIONES
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1.- INTRODUCCIÓN
En este manual vais a disponer de toda la información relacionada con el ¿Cómo?,
¿Cuándo? y ¿Dónde? se presenta la justificación de cada uno de los puntos
enmarcados en los gastos corrientes e inversión, también encontraréis los gastos que
se pueden o no, imputar a la subvención. Así mismo todos éstos se ajustarán a las
partidas presupuestarias desglosadas en la memoria adaptada elaborada en
noviembre del 2014 y ratificada en el convenio UNAD y la entidad ejecutante en el
primer cuatrimestre de 2015.
Llamamos gastos de justificación a todos aquellos generados por el desarrollo de
proyectos gestionados a través UNAD y subvencionados por el Ministerio de Sanidad,
Servicios Sociales e Igualdad (MSSSI) a cargo del Impuesto de la Renta de las
Personas Físicas y éste, es quien asigna las normas detallas a continuación.
Los gastos de justificación se dividen en dos conceptos.
1. Gastos corrientes.
2. Gastos de inversión.
1.
Gastos corrientes: son todos aquellos generados por la realización de las
actividades descritas en los proyectos financiados:
a. Personal.
b. Actividades y Mantenimiento.
c. Dietas y Gastos de viaje.
2-
Gastos de inversión: son todos aquellos generados por la realización de las
actividades descritas en los proyectos financiados:
a. Equipamiento.
Llamamos documentos de gestión a todos aquellos que describen el seguimiento
técnico de los proyectos, ya sean la realización, modificación y otras... los cuales son:
-
-
Las memorias de seguimiento, se enviarán el 31 de agosto del 2015.
Certificados se enviarán cuando proceda.
o De otras subvenciones.
o Certificados del personal voluntario.
o Certificados de estar al corriente de pago de HP y seguridad social.
o Y otros.
Modelo de solicitud de cambio de partidas.
Memorias finales, que son enviadas en la primera semana de enero del 2016.
La presentación de toda la documentación deberá ajustarse a las normas aplicadas
en este manual y a su vez estarán dentro del periodo de ejecución (01 de enero de
2015 hasta el 31 de diciembre de 2015).
En este mismo documento localizaréis especificado tanto las fechas de recepción de
documentación como las fechas de la/s transferencia/s, las mismas que constan en el
convenio firmado entre UNAD y la entidad ejecutante. Es imprescindible el
cumplimiento de estas normas aplicadas por el MSSSI, de esa manera podremos
evitar posibles alteraciones en el proceso de revisión y/o ejecución del proyecto.
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2.- INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA JUSTIFICACIÓN:
El cuadro que está a continuación recoge las fechas tanto de recepción de la
justificación económica con de gestión la en UNAD C/Canarias, 9 local, 28045
Madrid.
En relación a las fechas de recepción se contara en el momento de la llegada de la
documentación a la sede de UNAD y no se tendrá en cuenta la fecha del envío.
FECHA DE RECEPCIÓN
DE DOCUMENTACION
DOCUMENTACIÓN
Sin envío previo de la
justificantes
5 de marzo de 2015
5 de junio de 2015
30 de agosto de 2015
5 de septiembre de 2015
31 de octubre de 2015
5 de diciembre de 2015
9 de enero de 2016
9 de enero de 2016
9 de febrero de 2016
FECHA DE REALIZACIÓN
DE TRANSFERENCIA
20 de febrero de 2015
Justificación y anexos.
Justificación y anexos
Memorias de seguimiento
Justificación final y anexos
(Presentar como mínimo el
50% de la subvención)
Solicitud de cambio partida.
Justificación y anexos
Memorias finales
Gastos de noviembre y
diciembre
TCs de diciembre, Mod 111
4ºT, Mod 115 4ºT, Mod 190
y 180
10 de abril de 2015
10 de julio de 2015
10 de octubre de 2015
CUANTÍA
TRANSFE
RIDA
Adelanto del
primer
20%
de
la
subvención
Importe
justificado
hasta la fecha
menos
el
adelanto y el
último 20%
10 de enero de 2016
10 de marzo de 2016
10 de marzo de 2016
Último
20%
de
la
subvención
La documentación que justifique los gastos efectuados con cargo a la subvención
concedida por el MSSSI, se presentará separada por cada uno de los
proyectos/programas subvencionados, aportando siempre los originales.
Procedimiento de justificación:
1.- UNAD enviará una circular informativa 20 días antes de la fecha tope, para
comunicar y/o recordar a las entidades, la documentación que se debe enviar y de los
posibles cambios en caso de haberlos.
2.- UNAD una vez que haya recibido la documentación lo empezará a revisar.
3.- Para todas aquellas entidades que hayan enviado la documentación fuera de plazo
no se revisará, UNAD informará mediante un correo electrónico su situación.
4.- En la revisión, UNAD notificará a través del correo electrónico o por teléfono a la
entidad, la existencia de error en el envío y/o en la aplicación de los gastos. En el
mismo se requerirá la corrección o el nuevo envío de la documentación.
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5.- Terminada la revisión se transferirá la cuantía correspondiente en las fechas
establecidas.
6.- Después de la transferencia UNAD enviará por correo electrónico un archivo
adjunto con la información sobre el estado de justificación y transferencias.
Posteriormente se enviará por el correo postal, cuando proceda, las facturas no
aceptadas.
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3.- GASTOS CORRIENTES
3.1.- Personal
3.2.- Actividades y Mantenimiento
3.3.- Dietas y Gastos de Viaje.
3.1.- PERSONAL:
3.1.1.- Definición
A esta partida corresponden los gastos derivados del pago de retribuciones al
personal de la entidad vinculado al proyecto mediante contrato laboral fijo o eventual o
de manera extremadamente excepcional mediante un contrato de arrendamiento de
servicios.
3.1.2.- Requisitos:
1.
Los contratos eventuales (temporales) deberán quedar vinculados al programa
marco subvencionado y a su localización geográfica (la que aparece en las
memorias adaptadas). En caso contrario no se aceptarán los gastos.
Contratos vinculados: es la inclusión de una cláusula en el contrato de trabajo,
donde se exprese que el trabajador realiza actividades correspondientes al
proyecto integrado en el programa marco, debiendo poner el nombre del
programa marco. Por ejemplo: el objeto de la contratación es para la
realización del proyecto de Centro de atención ambulatoria, Centro de día y
Comunidades Terapéuticas.
Se debe incluir todos los nombres del/los programa/s marco en el contrato del
trabajador imputado a los proyectos subvencionados.
2.
Los contratos indefinidos deberán quedar vinculados al programa
subvencionado y a su localización geográfica. Si no lo están se notificará al
MSSSI a través de UNAD durante los primeros quince días de enero del 2015,
a través del certificado de imputación de gasto de personal.
a.
El certificado de imputación de gasto de personal estará disponible en la
zona de socios de la página Web de UNAD.
3.
No se podrán justificar los contratos eventuales o indefinidos con categoría
profesional de administrativo/a, directivo/a, coordinador/a.
4.
Las nóminas debidamente cumplimentadas tal como se indican:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
5.
Nombre, apellidos y NIF del/de la trabajador/a, legibles y completos.
Categoría profesional, número de afiliación a la Seguridad Social del/la
trabajador/a, legibles y completos.
Conceptos retribuidos, legibles y claros.
Razón social, CIF, y número de la Seguridad Social de la entidad,
legibles y completos.
Firma del/la trabajador/a original.
Firma y sello de la entidad, original y legible.
Que estén al corriente de pago con las cuotas de la Seguridad Social.
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6.
Que estén al corriente de pago con las retenciones del Impuesto sobre la Renta
de las Personas Físicas (IRPF).
7.
No se tendrán en cuenta las nóminas a imputar hasta que no se manden los
Seguros Sociales pagados.
3.1.3.- Gastos imputables
Son imputables todos los costes salariales y cuotas de la seguridad social generados
por el personal técnico contratado para la ejecución del proyecto siempre que cumpla
los requisitos descritos anteriormente, excepto los gastos del personal administrativo,
directivo y/o coordinadores.
La totalidad de la imputación será siempre que cumpla las siguientes condiciones:
-
El total del salario bruto será imputable si:
o No supere el tope máximo establecido por el MSSSI, si supera se imputará el
tope máximo, correspondientes a una jornada semanal de 40 horas. Para
jornadas inferiores a 40 horas se realizará el cálculo proporcional. A las
retribuciones se sumarán los gastos de Seguridad Social correspondiente a la
empresa y su total constituirá el gasto subvencionable por costes de personal
laboral. Los topes son:
GRUPOS
GRUPO I
GRUPO II
GRUPO III
GRUPO IV
GRUPO V
GRUPO VI Y VII
GRUPO VIII
Importe en euros
máx. anual
31.306,00
25.045,00
21.914,00
18.783,00
15.653,00
12.522,00
10.435,00
Importe en euros máx.
mensual (12 pagas)
Importe en euros máx.
mensual (14 pagas)
2.608,83
2.087,08
1.826,17
1.565,25
1.304,42
1.043,50
869,58
2.236,14
1.788,93
1.565,29
1.341,64
1.118,07
894,43
745,36
o Los conceptos de plus de transporte y dietas con pagos constantes e iguales
durante todo el año 2015. En caso de que sean esporádicos se restarán y si
el importe es constante pero diferente en cada mes se cogerá el de menor
cuantía.
o No se incluye conceptos de indemnización. Si se diera el caso se restan del
salario bruto.
o No se incluye en el concepto salarial vacaciones remuneradas.
-
Las cuotas de la seguridad social a cargo de la entidad ejecutante se
imputará la totalidad siempre que:
o No se aplicarán las bonificaciones por parte de otros organismos públicos, si
fuese el caso se restarán.
o No se imputa una parte de la jornada, la cuota de la SS a imputar se
proporciona a la misma.
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-
Pagas extraordinarias se imputarán en su totalidad si se justificó a 100% las
nóminas correspondientes. Si no, se cogerá la parte proporcional de los meses
y/o horas imputadas al proyecto.
3.1.4.- Documentación que debe aportarse para justificar la partida de personal
Para la correcta justificación de los gastos de personal se debe enviar toda la
documentación que se relaciona a continuación:
Anexo I: Este documento relaciona todos los gastos enviada para la justificación
y se debe enviar uno por proyecto subvencionado.
Anexo III: En este documento se detallan tanto los datos personales (DNI,
nombre, localidad, proyecto y número de SS) como el gasto del trabajador
imputado a la subvención, y se debe enviar uno por cada trabajador imputado en
un proyecto. Ejemplo: Si se imputa 3 trabajadores en el proyecto de Atención
ambulatoria se enviará 3 anexos.
Copia del contrato de trabajo:
−
Eventual: debe enviarse el contrato inicial vinculado al proyecto. El mismo
deberá ir acompañado de la comunicación al Servicio Público de Empleo
que llevará el sello del registro o la huella, en el caso de que la
comunicación se haga a través de la RED CONTRATA.
−
Indefinido: Debe enviarse el contrato inicial junto con las sucesivas
prórrogas y/o modificaciones (cambio jornada, cambio de funciones,
conversiones...). En caso de que no se haya notificado la no vinculación de
contrato al/los proyecto/s se deberá incluir un anexo al contrato donde
conste la vinculación del mismo al proyecto.
−
Anexo al contrato si procede: Este documento se adjuntara al contrato
enviado en el caso de que la categoría profesional figure como
administrativo/a, directivo/a, coordinador/a, pero el trabajador realiza
funciones y tareas directamente relacionadas con el proyecto
subvencionado, en el mismo deberá reflejarse las funciones que realmente
desempeña el/la trabajador/a y deberá estar registrado en el organismo
competente desde la fecha en que se impute el trabajador a la subvención.
Nóminas originales: Se deben enviar de todos los/as trabajadores/as
imputados a la subvención, firmadas y selladas por el trabajador y la entidad. Si
se imputa una nómina en más de un proyecto se debe enviar la copia junto con
el original indicando en la copia en que proyecto está el original.
En los supuestos en los que el abono de la nómina se realice mediante
transferencia bancaria se deberá aportar el original del comprobante de dicho
abono expedido por la entidad bancaria correspondiente en el que deberá
constar el sello de imputación. No será admitidas las copias de los abonos
obtenidas por Internet.
Modelos TC1 y TC2 originales: El envío de éstos deben corresponder al
trabajador y al mes imputado.
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−
Con el sello de pago original, en caso de haberlo pagado en las oficinas
de la Tesorería de la Seguridad Social.
En el caso de que el pago se realice por vía telemática los documentos
TC1 y TC2 deberán acompañarse del correspondiente adeudo bancario
original, que en su día debió remitir al beneficiario de la subvención la
entidad financiera, y en los que deberá figurar el correspondiente sello de
imputación. No serán admitidas, por tanto, las copias de los adeudos
obtenidos por Internet o cualquier otro documento emitido con posterioridad
por la entidad financiera
−
Modelos 111 y 190:
−
Modelo 111 original: Se debe enviará junto con cada envío de justificantes
y deberá ser del trimestre correspondiente a los meses que se impute de
las nóminas. Ejemplo Modelo 111 del 1º trimestre corresponde a los meses
(enero, febrero y marzo). Y con el modelo se enviará:
−
Con el sello de pago original, en caso de haberlo pagado en las
oficinas de la Agencia Tributaria.
−
En el caso de que el pago se realice por vía telemática el modelo
deberá acompañarse del correspondiente adeudo bancario original, que
en su día debió remitir al beneficiario de la subvención la entidad
financiera, y en los que deberá figurar el correspondiente sello de
imputación. No serán admitidas, por tanto, las copias de los adeudos
obtenidos por Internet o cualquier otro documento emitido con
posterioridad por la entidad financiera
−
Modelo 190 original: se enviará en los 10 primeros días de febrero del
2016, y será el correspondiente al año en ejecución 2015, en él solamente
deberán aparecer los trabajadores imputados.
3.1.5.- GASTOS EXCEPCIONALES
Gastos de personal en régimen de arrendamiento de servicios:
En este último caso, únicamente cuando no resulte adecuado el desarrollo de las
actividades concretas por parte del personal contratado (cuenta ajena) de la entidad,
se procederá al arrendamiento de servicio con la contratación de profesionales
liberales colegiados (abogados, médicos, psicólogos, etc) y éstos habrán de concurrir
las siguientes circunstancias:
a. Que el profesional esté dado de alta en el Impuesto de Actividades Económicas
b. Que no esté dentro del ámbito de organización de la entidad y no reciba
instrucciones concretas de la misma en cuanto al modo de ejecución del trabajo
encomendado.
c. Que no esté sujeto a un horario fijo o no tenga permanencia constante en el
proyecto, tanto sea a tiempo completo como a tiempo parcial.
d. Que asuma los riesgos y gastos derivados de la prestación del servicio.
e. Que el profesional no tenga ningún contrato laboral con la entidad ejecutante.
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Gastos imputables
Se imputará el coste que suponga la contratación para la realización de una actividad
concreta del proyecto subvencionado.
Documentación que debe aportar:
Anexo I: En este documento se relaciona toda la documentación enviada para la
justificación de los gastos y se debe enviar uno por proyecto subvencionado.
Anexo IV: Este documento se debe enviar por cada trabajador con contrato en
arrendamiento de servicio e imputado a la subvención.
Copia del contrato que debe reflejar: la categoría profesional, el período de
prestación de servicios y las horas de intervención en el proyecto.
Certificado del representante legal de la entidad aclarando las razones
excepcionales por las cuales el proyecto no puede desarrollarse a través del
personal laboral.
Factura firmada por el contratado, y deberá incluir:
Número de factura.
Nombre, apellidos y NIF del trabajador y período de liquidación.
Retención por IRPF.
IVA aplicado, cuando proceda.
Impresos 111 y 190 del ingreso de IRPF. En las mismas condiciones
explicadas anteriormente.
Copia del alta en el Impuesto de Actividades Económicas, realizada a través
de la declaración censal (modelo 036 de la AEAT).
3.1.6.- Gastos no imputables en personal:
No se podrán imputar los gastos del personal, siempre que se encuentre en las
siguientes circunstancias:
1.
Los gastos de transporte y/o dietas dentro del concepto de la nómina de forma
esporádica.
2.
El envío de fotocopias de las nóminas, TC1 y TC2, modelos 111 y 190 (es
obligatoria el envío de los originales).
3.
Los contratos eventuales no vinculados al proyecto y la localidad (de la memoria
adaptada)
4.
Los contratos y nóminas donde conste la categoría profesional como
administrativos/as, directivos/as, coordinadores/as, gerentes y responsables de
los proyectos.
5.
Los contrato indefinido no vinculados y no notificados al MSSSI a través de
UNAD.
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6.
Los contratos sujetos a otras subvenciones, ya sean organismos públicos o
privados, excepto si se especifica en el mismo, el nº de horas, que dedica al
proyecto cofinanciados por otros organismos, y además deberá constar número
de horas dedicadas a la subvención a cargo del IRPF 2014.
7.
Las indemnizaciones independientemente la causa que los produzca.
8.
Las bonificados por la Tesorería General
independientemente la causa que la produzca.
9.
El envío incompleto de la documentación. Como por ejemplo la falta de los
modelos TC1 y TC2, modelo 111 y 190 de los trimestres o meses
correspondientes.
de
la
Seguridad
Social
10. Los intereses aplicados a las cuotas de la Seguridad Social por aplazamientos
de las mismas.
11. Si hay impagos (referentes al personal imputado) tanto en la Tesorería General
de la Seguridad Social como en la Agencia Tributaria.
12. Personal contratado a través de las empresas de trabajo temporal (ETT)
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3.2.- ACTIVIDAD Y MANTINIMIENTO
3.2.1.- Definición
Se imputarán a esta partida los gastos derivados directamente de la realización del
proyecto subvencionado, tanto incurridos en el desarrollo de la actividad, como en el
mantenimiento del local donde ésta se realiza, excluyendo los gatos propios del
funcionamiento habitual de la entidad.
3.2.2.- Requisitos formales
Los gastos de Actividad y Mantenimiento se recogerán en el Anexo I.
Se presentarán separados para cada uno de los proyectos subvencionados.
Se enviarán siempre los originales de las facturas. Una vez enviados e
imputados, éstos no se devolverán a la entidad ejecutante. Las facturas de
tamaño inferior a un folio se deberán pegarse en una hoja de Din A4.
Los justificantes se enumerarán correlativamente desde el primero hasta el
último coincidiendo con la numeración del anexo I.
El exceso de gasto de una partida (personal, actividades y mantenimiento,
dietas y gasto de viaje y equipamiento) en un proyecto no compensará el
déficit de otra partida o proyecto.
Tanto la fecha de emisión como la del gasto y pago de la factura deberán
estar comprendidas en el periodo de ejecución del proyecto (01-ene-2015 a
31-dic-2015).
Las facturas además de los requisitos establecidos en los apartados correspondientes
del RD 536/2013, de 12 de julio, deberán cumplir lo exigido en el RD 1619/2012 de 30
de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
En cualquier caso deberán de reunir los requisitos siguientes:
Número de factura.
Datos identificativos del expedidor (nombre, apellidos, denominación y razón
social, NIF y domicilio).
Datos identificativos de la asociación (nombre, dirección y NIF).
Descripción detallada y precio unitario de cada producto y su contraprestación
total.
El IVA correspondiente (tanto en porcentaje como en cuantía). Cuando la
cuota se repercuta dentro del precio deberá indicarse la expresión “IVA
INCLUIDO”.
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Lugar, fecha de emisión y pago de las facturas (ambas fechas deben estar
comprendidas en el período de ejecución autorizado: 1 de enero – 31 de
diciembre del año de ejecución).
Sello y firma original del emisor de la factura, junto al recibí original.
Forma de pago de la factura:
Transferencia, tarjeta bancaria de la entidad o cheque: En el
caso de haberse efectuado el pago mediante un cheque bancario
a la factura hay que adjuntar la fotocopia del mismo y el
movimiento bancario del cobro. En caso de una transferencia o
pago con la tarjeta adjuntar una copia del moviendo bancario.
Pago en efectivo: Cuando el pago se realiza en metálico, en la
factura deberá constar la modalidad de ese pago, el sello del
proveedor y la firma del mismo.
3.2.3-.- Gastos imputables
A.- Justificación de los gastos de publicidad
En la justificación de gastos realizados para la difusión de los proyectos
subvencionados, se deberá incorporar de forma visible en el material que se utilice, el
logotipo del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad y de UNAD, con el
fin de poder identificar el origen de la subvención.
Se enviará a UNAD tres ejemplares del material difundido junto con sus facturas
correspondientes.
A continuación veréis los logos que hay que utilizar ya sea una publicación de un
programa, de un taller, un tríptico o Flayers. Los logos los tenéis disponibles en la
pagina web de UNAD http://www.unad.org
B.- Justificación de las actividades subcontratadas:
Las asociaciones deben gestionar y realizar de forma directa las actividades que
constituyen el contenido principal de los proyectos subvencionados, y que coincidirán
con los descritos en la memoria adaptada del proyecto.
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No podrá subcontratarse ninguna de las actividades principales del proyecto. Se
considera que se está subcontratando una actividad cuando ésta la ejecuten una o
varias personas jurídicas distintas a la subvencionada.
Ahora bien, hay una serie de actividades que son secundarias respecto al contenido
del proyecto (limpieza del local, seguridad, catering, comedores, alojamientos).
En estos casos sí son imputables los gastos, a la partida de actividades y
mantenimiento siempre que se envíe la siguiente documentación: documento que
recoge el acuerdo suscrito entre la asociación y la entidad que presta el servicio, en el
que se especificarán las actividades, la duración de las mismas y el importe, junto con
las correspondientes partidas de gasto. Estos gastos deben ir proporcionales al
proyecto. En ningún caso los gastos de actividades subcontratadas podrán
superar el 10% del importe del total subvencionado del proyecto.
C.- Justificación de los gastos del personal voluntario:
El personal voluntario de las asociaciones con proyectos subvencionados, conforme
la Ley 6/1996 del 15 de enero, del Voluntariado, tendrán derecho al reembolso de
todos los gastos ocasionados por el ejercicio de su actividad voluntaria, que serán
imputables a la subvención.
Cuando se imputen gastos ocasionados por el personal voluntario es necesario
adjuntar la siguiente documentación:
Cuando se satisfagan al voluntario gastos ocasionados por compra de
material relacionado con el proyecto subvencionado, deberán imputarse al
concepto de actividades y mantenimiento, debiéndose aportar: recibos
firmados por el voluntario y facturas acreditativas del gasto efectuado (con
todos los requisitos descritos de las facturas).
Gastos de formación de los voluntarios que participen en el proyecto.
Además, conforme a esta misma ley, es imprescindible y obligatorio suscribir una
póliza de seguro de accidentes y enfermedad y de responsabilidad civil a favor del
voluntariado participante (Art. 6.d) y 10). Hay que presentar junto a la memoria de
seguimiento y final una relación de los voluntarios participantes en el proyecto
subvencionado y los costes derivados del aseguramiento obligatorio. Esto significa,
que en ningún caso podrán imputarse al proyecto gastos de voluntarios que no
aparezcan en la relación.
No obstante, podrán justificarse con cargo a la subvención, los gastos derivados de
las citadas pólizas de seguros. En este caso, se justificarán aportando:
-
-
Copia compulsada de la póliza del seguro (que cubra los siguientes riesgos:
responsabilidad civil y accidentes, y dentro de estos - muerte, invalidez y
asistencia sanitaria)
Facturas originales acreditativas del pago. En cualquier caso es obligatorio
suscribir la póliza se justifique o no el gasto de la misma. O el recibo bancario
original del pago.
D.- Justificación de gastos de calidad en los proyectos:
Se consideraran gastos de calidad los ocasionados con motivo del desarrollo e
implantación de procesos de calidad en los distintos proyectos subvencionados,
pudiendo justificarse:
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Las retribuciones ocasionadas por el personal implicado en los procesos de
calidad.
Gastos derivados de la realización de auditorias externas o estudios de
evaluación.
El importe de los contratos o servicios suscritos que tengan por finalidad el
desarrollo e implantación de procesos de calidad en los proyectos
subvencionados.
Estos gastos serán proporcionales a la implantación del sistema de calidad basado en
una norma o modelo aplicados a los recursos o centros que estén relacionados
directamente con el proyecto subvencionado. La justificación de estos gastos no
podrá superar el 30% del importe total del proyecto subvencionado.
En el caso de gastos derivados de la calidad de los proyectos, deberán aportar:
Si el proceso de calidad se efectúa por personal de la propia entidad, los
mismos documentos exigidos para el personal contratado.
Si el procesos de calidad lo realiza una empresa especializada:
o
Contrato en el que figuren los honorarios y las horas estimadas.
o
Facturas y documentos acreditativos del pago.
Para el resto de los gastos en los que se haya incurrido con motivo del
desarrollo e implantación del proceso de calidad: facturas y documentos
acreditativos del pago correspondiente.
Nota: Es recomendable que las entidades que estén en proceso de implantación del
sistema de calidad o que lo prevén, informen a UNAD a través de correo electrónico a
la cuenta de [email protected]
E.- Justificación de la colaboración esporádica:
Se consideran gastos derivados de colaboraciones esporádicas (es decir, las que
suponen una participación puntual en la realización de algunas de las actividades del
proyecto) prestadas por profesionales, tales como conferencias, charlas, etc. y que no
se prolonguen en el tiempo ni siguiera con carácter discontinuo. En caso de no
tratarse de servicios discontinuos, los citados gastos deberán imputarse al concepto
de personal y formalizarse la relación mediante un contrato laboral.
Para justificar los gastos de esta naturaleza hay que mandar la siguiente
documentación:
Factura firmada por el perceptor, que incluya:
o
Categoría profesional del colaborador.
o
Objeto de la colaboración.
o
Tiempo de intervención en la colaboración puntual.
o
Número de factura.
o
Nombre, apellidos y NIF del trabajador y período de liquidación.
o
Retención por IRPF.
o
IVA aplicado, cuando proceda.
Impresos 111 y 190 del ingreso de IRPF original junto con el recibo bancario.
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F.- Justificación de gastos varios:
Los gastos del local donde se desarrolla el proyecto subvencionado:
− Arrendamiento de bienes inmuebles donde se desarrollan las actividades de
proyectos subvencionados.
− En el caso de justificarse gastos ocasionados por el arrendamiento de bienes
urbanos, debe adjuntarse, además de la factura y la copia del contrato, el
original acreditativo del pago y los modelos 115 y 180 originales. Para los
modelos presentados por vía telemática, hay que mandar los pagos originales o
copia sellada en el banco. O bien un certificado de la Agencia Tributaria de
exoneración de retención a los arrendadores durante el año de ejecución de la
subvención.
− Gastos de reparación y conservación del local: es decir, las que se llevan a cabo
para enmendar un menoscabo producido por causas fortuitas o accidentales,
siempre que no afecten a su estructura, es decir, que sea una pequeña
reparación que no incremente el valor del bien.
− Las obras de conservación y mantenimiento, es decir, las que tienen por objeto
enmendar un menoscabo producido en el local por su uso natural y que no sean
consideradas mejoras (ya que éstas se imputan al capítulo de obras).
− Suministros (teléfono fijo, electricidad, agua, gas), primas de seguro de edificios
e inmovilizado, comunicaciones. Los que estén directamente relacionado con el
proyecto, es decir, no se admitirán gastos generales de la sede de la asociación.
Recordar: no tendrán consideración de subvencionables los gastos por telefonía
móvil.
Otros gastos de actividad:
− Material de oficina: este material será el exclusivamente relacionado con las
actividades del proyecto y no con el material de oficina de la asociación.
− Material didáctico: manuales, libros y revistas relacionados con las materias del
proyecto subvencionado.
− Materiales relacionados directamente con el proyecto ejecutado: productos
alimenticios, farmacéuticos, material de manualidades y juegos, etc.
− Transporte de mercancías.
− Gastos propios de los usuarios: transporte, alojamiento y seguros de accidentes.
En caso de transporte aportar el certificado explicativo de la actividad realizada.
− Los gastos de los usuarios en comidas o celebraciones, en restaurantes estará
supeditada a los siguientes requisitos.
o Siempre que los justificantes demuestren inexcusable relación con el
proyecto subvencionado, y junto con la factura se acompañara un
certificado del presidente de la asociación, fundación y/o federación que
relacione las actividades realizadas y detalladas en las memorias
adaptadas, fecha del gasto y de los usuarios.
o El importe imputado no podrá superar el 10% de la cuantían
subvencionada.
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3.2.4.- Gastos no imputables en actividades y mantenimiento
− No podrán imputarse gastos de colaboradores esporádicos cuando las
actividades que realicen los mismos, formen parte del objetivo principal del
proyecto subvencionado (es decir, en un proyecto de formación no podrá ser
colaborador un formador, puesto que éste debe estar contratado), ni cuando
tengan o hayan tenido suscrito contrato de trabajo con la asociación. Ya sea fijo
o eventual.
− No podrán justificarse con cargo al proyecto el gasto de formación ni reciclaje del
personal contratado.
− No se podrá imputar gastos de dietas y desplazamiento de los trabajadores
contratados para asistencia a cursos.
− No serán gastos imputables a la subvención ningún tipo de becas o
remuneración a los usuarios por su participación en el proyecto.
− No se admitirán como justificantes de gasto imputables a la subvención gastos
de manutención en establecimientos de hostelería.
− No se admitirán los gastos de arrendamientos financieros de bienes muebles e
inmuebles (leasing, renting....)
− No se admitirán los gastos de alquiler de bienes inmuebles en caso de que no se
envíen la documentación relacionada (contrato de alquiler, modelos 115 del
trimestre correspondiente y el modelo 180 “de ingreso de retenciones e ingresos
a cuenta del IRPF”, o, en su caso, el Certificado de la Agencia Tributaria de
exoneración de retención a los arrendadores en el año de ejecución del
proyecto).
− No se admitirán gastos: del seguro de los trabajadores, de gestión de prevención
de riesgos laborales.
− No se admitirán gastos de asesorías.
− No se admitirán gastos en esta partida con facturas incompletas y/o que no
cumplan con el R.D. 1619/2013 de 30 de noviembre.
− No se admitirá gastos de aquellas facturas pagadas a través de transferencias
bancarias, tarjeta bancaria, cheque, etc sin los correspondientes originales
recibos bancarios.
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3.3.- DIETAS Y GASTOS DE VIAJE
3.3.1.- Definición
Dietas y gastos de viaje son todos aquellos generados por el desplazamiento,
manutención y alojamiento.
3.3.2.- Requisitos
En esta partida sólo pueden justificarse las dietas y gastos de viaje del personal
adscrito al proyecto con contrato laboral y del personal voluntario que se
desplazan a realizar actividades relacionadas con el proyecto fuera del centro
habitual de trabajo.
En los gastos de dietas y viajes deben estar directamente relacionados con la
atención a los usuarios del proyecto (fundamentalmente acompañamientos,
realización y/o preparación de las actividades para los/as usuarios/as).
Dentro de esta partida, podrán justificarse los gastos de transporte en ciudades
distintas de la residencia habitual, mediante certificado del representante de la
entidad en el que se hagan constar las personas que lo han utilizado y la
necesidad del desplazamiento.
Si los traslados se realizan dentro de la misma ciudad se deberá de adjuntarse
un certificado del presidente de la asociación en el que se especifiquen las
personas que lo han utilizado y la necesidad del desplazamiento dentro de los
fines del proyecto, adjuntando los originales de todos los recibos, abonos o
billetes del medio de transporte utilizados.
El importe máximo de cada dieta o gasto de viaje en territorio nacional a
efectos de justificación será:
ALOJAMIENTO
MANUTENCION
DIETA ENTERA
KILOMETRAJE
65,97 €
37,40 €
103,37 €
0,19 €
Novedad: no se pueden justificar los gastos de parking y peajes de autopistas.
3.3.3.- Documentación que debe aportarse para justificar la partida de Dietas y
gastos de Viaje:
Los gastos de alojamiento y manutención se justificarán mediante :
El anexo V debidamente cumplimentado (que consta de dos hojas) con la
firma y sello original tanto del representante de la entidad como del/la
trabajador/a y voluntario/a que ha efectuado el gasto, además se enviará
un anexo V por cada gasto realizado.
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En el caso de alojamiento una factura completa y original expedida por el
hotel.
En el caso de manutención es imprescindible adjuntar el ticket y factura
de la comida expedida por el restaurante.
Los gastos de desplazamiento se justificarán mediante el cumplimento:
Del anexo V debidamente cumplimentado con la firma y sello original
tanto del representante de la entidad como del/la trabajador/a y
voluntario/a que ha efectuado el gasto, además se enviará un anexo V por
cada desplazamiento realizado.
Se enviará cuando proceda, junto con el anexo V los billetes originales de
transporte.
3.3.4.- Gastos no imputables a dietas y gastos de viaje
Gastos de desplazamientos, dietas, alojamientos ocasionados por el personal
directivo, coordinadores, gerentes y responsables de proyectos, es decir, los
que no estén directamente relacionados con la ejecución de las actividades
descritas en el proyecto.
No se pueden imputar gastos de dietas para acudir a recibir formación
(congresos y seminarios...) ni los gastos de dietas para gestiones de la
asociación. No son imputables los gastos de los profesionales con contrato de
arrendamiento de servicio, de los colaboradores esporádicos y de los usuarios.
No se podrán imputar gastos de taxi, peajes y parking.
Si los traslados se realizan dentro de la misma ciudad de residencia o del
centro habitual de trabajo habitual de esa persona no se podrá imputar la
manutención.
No son objeto de subvención los gastos extraordinarios como teléfono, minibar,
etc.
No se podrá imputar gastos enviados con copias o escáner de los anexos V y/o
facturas, incompletos, sin sello ni firmas.
Gastos que se presenten de los anexos V agrupados los gastos y/o
desplazamientos realizados en diferentes fechas.
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4.- GASTOS DE INVERSIÓN
4.1.- EQUIPAMIENTO
4.1.1.- Definición
Se considera equipamiento la adquisición de elementos del inmovilizado, distintos a
terrenos y edificios, afectos al proyecto subvencionado: maquinaria, mobiliario,
equipos informáticos, vehículos y otro equipamiento. Se trata del material no fungible
que pasa a formar parte del inventario de la asociación.
4.1.2.- Requisitos
−
Haberlo solicitado correctamente en la convocatoria.
−
Contar con la partida en la memoria adaptada.
−
Ajustarse al certificado de equipamiento (recoge el bien que se compro o se
prevea comprar en el 2015) que se presenta en la convocatoria del IRPF 2014
(cuando se convoque).
4.1.2.- Documentación que debe aportarse para justificar la partida de
Equipamiento
−
Factura original completa del proveedor en la que se desglosen: las unidades
suministradas, el precio unitario y el importe total de la adquisición realizada.
No se podrán aportar como justificantes de gasto los albaranes, las notas de
entrega ni las facturas pro forma.
−
Certificación del representante de la asociación en la que conste la recepción
de lo adquirido, su conformidad y la inclusión de los bienes adquiridos en el
inventario de la asociación. Se deben incluir los anexos VI y VII firmados y
sellados en original.
−
ANEXO X (Inventario de Inmovilizado) ver modelo en la página Web de
UNAD.
−
Anexo XI (Ficha de inventario)
4.1.3.- Gastos no imputables en equipamiento
−
En está partida no se podrán imputar gastos de equipamiento, si no se solicitó
en junio en la convocatoria del IRPF 2014.
−
Si en la solicitud de la convocatoria no se entregó la documentación
necesaria:
−
Facturas pro forma.
Si en las memorias adaptadas presentadas no se asigno la partida de
equipamiento, aún solicitándolo en la convocatoria y entregando la
documentación requerida.
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5.- OTRAS GESTIONES
Solicitud de cambio de partidas
Si la ejecución del proyecto se ve alterada por la aparición de circunstancias que
impidan el desarrollo del mismo se podrán solicitar modificaciones entre las partidas
para ello se deberá:
1. Enviar el Modelo original de Solicitud de Cambio de Partidas firmado y sellado
por el representante legal de la entidad, a la dirección de UNAD (C/ Canarias nº
9, local, CP. 28045- Madrid).
2. Enviar antes del 31 de octubre del 2015, a partir de esa fecha no se admitirán
ningún cambio.
Modificaciones relevantes de los proyectos
Si por algún motivo, prevéis que el proyecto no se vaya a ejecutar, debéis informar a
UNAD, con la mayor rapidez posible.
Solicitud de revisión de la justificación enviada fuera de plazo
Para aquellas entidades que reciban la notificación de la llegada de la documentación
fuera de plazo, podrá solicitar la revisión a través del envío de un correo electrónico a
la cuenta de [email protected] y [email protected]
Información de contacto
Os informamos que desde UNAD se ofrece un amplio asesoramiento en materia de
justificación y gestión de los proyectos a entidades que sean beneficiarias por primera
vez y/o tengan nuevo personal en la justificación o gestión.
El teléfono es 91 447 88 95 para cualquier otra consulta: Raquel Montero
([email protected], Andrea Hortopan ([email protected]) y Natalia
Dzvonkovska ([email protected]).
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