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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Objetivo
Controlar el gasto derivado de viáticos requeridos por la operación, única y exclusivamente para desempeño de sus funciones.
Alcance
Este procedimiento aplica a todos los colaboradores del Grupo desde la requisición del gasto, hasta la entrega de los
comprobantes físicos al área de Contabilidad.
Indicadores
Número de solicitudes requisitadas con 5 días de anticipación vs número de solicitudes totales del mes.
Número de Comprobaciones dentro de periodo límite vs total de comprobaciones.
Costo presupuestado y autorizado vs costo real mayor o menor
Número de solicitudes presupuestadas vs Número de solicitudes no presupuestadas
Referencias
IT-CON-05 Solicitud de Viáticos
Ley del impuesto sobre la Renta (LISR) - Requisitos para deducibilidad.
Art. 31 Fracc. III en caso de consumo para combustibles, se deberá efectuar con tarjetas de crédito, débito, servicios o
monederos electrónicos.
Art. 32. No serán deducibles: Fracc. IV los gastos de viaje que no se destinen a hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce
temporal de automóviles, las personas que realicen los gastos deberá tener relación de trabajo con la empresa.
Los de alimentación que no excedan de 750 pesos diarios en territorio nacional y 1,500 en el extranjero, si no existe
comprobante la deducción se podrá comprobar con el pago mediante tarjeta.
En el caso de renta de automóviles hasta por una renta diaria de 850 pesos.
En el caso de hospedaje hasta por 3,850 pesos diarios en el extranjero.
Fracc. XX si no se realiza el pago de consumos con tarjeta de crédito y sin comprobante será deducible solo un 87.5 %, si se hace
con tarjeta de crédito, débito y existe comprobante que ampare la operación serán deducibles al 100% sin que se rebase el
monto establecido en la fracción IV.
Será aplicable el concepto de gastos de viaje si y solo si se realiza en una franja superior a 50 km alrededor del centro de trabajo
Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR).
Art. 35-A Fracc. I para liberar del pago con tarjeta y/o cheques se tomará en cuenta el grado de aislamiento y los servicios
bancarios con que cuente el poblado.
Art. 50 Los gastos referentes a gasolina, aceite, servicios, reparaciones y refacciones, se limitarán hasta por 93 centavos mx por
kilómetro recorrido, solo para carros que sean propiedad del trabajador, para los que sean propiedad de la empresa aplican los
artículos arriba mencionados.
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Definiciones
Viático: Recursos necesarios para que un colaborador del Grupo, realice alguna actividad fuera de su sitio habitual de
trabajo.
Transferencia bancaria: Depósito vía electrónica a la cuenta del colaborador desde la terminal electrónica de Tesorería.
Terminal Electrónica: Software bancario.
Políticas
1.
La actualización de este procedimiento y la actualización de su cumplimiento quedan a cargo del área de Contabilidad.
Políticas para solicitud de Viáticos
2.
Toda solicitud de viáticos (Formato FO-CON-11) deberá requisitarse correctamente para calcular el monto total del viático
en base a las necesidades del viaje y a los importes límites autorizados.
Puntos a considerar en el cálculo de viáticos:
-
-
-
-
En caso de que 2 personas del mismo sexo y nivel jerárquico efectúen un viaje a la misma localidad deben compartir la
habitación.
En las ciudades principales se tomará el hotel con quien el grupo tenga convenio.
En los viajes mayores a un día, los importes para gastos de alimentos no son acumulables en el mismo día.
Cuando 2 personas efectúen un viaje a la misma localidad, teniendo como cometido el mismo asunto, compartirán la
transportación terrestre local, el gasto se cargará a una sola persona.
Si el tiempo de transportación en automóvil o autobús excede 4 hrs. en viajes de un día, se autorizará el viaje en avión
de acuerdo a la tabla de distancias anexa en este procedimiento y la reservación respectiva debe hacerse de inmediato
para conseguir tarifa preferencial y en clase turista.
En caso de solicitud de gasolina, se proporcionará el combustible (gasolina) necesario para el viaje, de acuerdo al
kilometraje por recorrer en base a la tarifa (1 Lt de Gasolina equivale a 9 Km recorridos), a través de las tarjetas de
gasolina correspondiente.
En caso de que el usuario no disponga de tarjeta de gasolina deberá tramitarla a la Subdirección de Administración en
calidad de préstamo, por el tiempo que el usuario haya indicado en la solicitud o bien el depósito a su cuenta de
nómina.
En caso de solicitud de renta de vehículo, el solicitante coordinará la reservación con el Supervisor de SIGUE y deberán
asegurar que se realice el cargo del gasto a la UEN y empresa que lo haya requerido.
Cuando corresponde el uso de vehículo que no sea parte de la flotilla del Grupo, se cubrirá la cantidad de $1.00 por
kilómetro recorrido.
En caso de requerir comida con algún Cliente, sólo será deducible el 8.5% del total del consumo y este gasto se realizará
como gasto de operación y con la subclase Gastos de operación y por el concepto Comidas con Clientes.
3.
Generar la solicitud de viáticos en sistema Intelisis de acuerdo al instructivo IT-CON-05 con 5 días de anticipación y subir el
formato de solicitud de viáticos como soporte para obtener la autorización en el sistema Intelisis del área de Contabilidad
para pasar la operación a Tesorería.
4.
En el sistema Intelisis se le dio la clase de gastos de operación y la subclase supervisión de red y los conceptos de gasto son
los que se deberán utilizar por la naturaleza del mismo.
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
5.
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Revisión:
PO-CON-08
05
Los importes límite autorizados para gastos de viáticos son:
Monto
IVA
Comprobante con Vale
Azul, Ticket o Nota de
remisión
$1,200.00
Incluido
N/A
Lavandería *
$250.00
Incluido
N/A
Desayuno
$140.00
Incluido + 10%(prop)
N/A
Comida
$190.00
Incluido + 10%(prop)
N/A
Cena
Comprobante Fiscal
Concepto de Gasto
Descripción
Habitación
Hotel
Alimentos Deducibles
Alimentos No Deducibles
Gastos de Viaje
$140.00
Incluido + 10%(prop)
N/A
Desayuno
N/A
N/A
$80.00
Comida
N/A
N/A
$100.00
Cena
N/A
N/A
$80.00
Avión
Los boletos de avión los reserva la asistente de la Dirección General
Autobús
Monto sujeto a destino del Usuario
Renta de Auto **
Monto sujeto a destino del Usuario
Taxis Autorizados con
recibo fiscal
Monto sujeto a destino del Usuario
Pasajes No deducibles
Taxis sin recibo fiscal
Monto sujeto a destino del Usuario
Gasolina y Lubricantes
Gasolina
Uso del Vehículo
Uso del Vehículo ND
Pasajes
Se otorgará con base a la proporción 1Lt: 9 kilómetros
Se otorgará con base a la proporción 1Km: $ 1.00
* Viaje mayor a tres días
**Reservar con SIGUE
Tabla a revisar a fin de cada ejercicio fiscal por el área responsable.
6.
Es responsabilidad de cada Dirección, la vigilancia del ejercicio presupuestal en el rubro de viáticos.
7.
Es responsabilidad del usuario recabar la firma de autorización del gasto total del Viaje a su Director Correspondiente para
subirla como soporte al sistema intelisis del anticipo que está requiriendo.
8.
Los Directivos con facultad de autorizar solicitudes de gastos derivados de la operación, deberán verificar que dichos gastos
estén debidamente justificados en beneficio de la operación y de acuerdo a su presupuesto.
9.
Para la correcta requisición del formato Solicitud de Viáticos (FO-CON-08) el Usuario deberá verificar con Contabilidad a que
empresa deberán facturarse los viáticos y que el usuario cuente con los datos de identificación de la Empresa como RFC y
domicilio fiscal.
10. La actualización de tarifa de gasolina estará a cargo del Ingeniero de Procesos asignado de IOM y deberá vigilarlo la
Dirección de Contraloría.
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Políticas para Comprobación
11. Es responsabilidad del usuario comprobar sus gastos de viaje en el sistema Intelisis en un periodo no mayor a 8 días hábiles
a partir de la fecha de regreso, la información debe ser integrada de la siguiente manera:
-
Comprobantes ordenados por día y pegados en hojas, colocando en la parte superior el nombre del usuario y el
número de solicitud. Mismos que deberán escanear y subir a sistema Intelisis como soporte de la comprobación.
12. La comprobación de los pasajes y alimentos no deducibles deberá realizarse con la requisición del vale azul claramente
escrito y con todos los campos llenos; además de estar debidamente firmado por el Usuario y la firma de autorización del
Director Correspondiente.
13. Es responsabilidad del usuario verificar que los Comprobantes fiscales cumplan con requisitos vigentes, y que estén
requisitados correctamente. En caso de presentar comprobantes con datos fiscales diferentes a la empresa que haya
brindado el viatico, este se considerará improcedente y por lo tanto aplicará el rechazo de la comprobación.
14. Toda solicitud deberá ser comprobada mediante Factura electrónica (CFDI) en PDF, anexando también el archivo XML, ya
que sin este archivo la comprobación de dicho gasto no será procedente y aplicará el rechazo de la comprobación.
15. Los comprobantes en papel deberán ser escaneados y asegurando que sean legibles para anexarse en el sistema Intelisis, y
los deberán conservar hasta el Vo.Bo. del Contador y posteriormente podrán ser destruidos.
16. Los gastos no comprobados en tiempo y forma, les serán descontados al usuario en su nómina siguiente y ya no serán
reembolsados, así como en la no devolución de recursos no utilizados.
17. Para comprobar los gastos de taxis, se debe solicitar comprobante fiscal donde así se manejen, en caso de no obtenerlo,
éste gasto se comprobará con un vale azul anotando en él, el trayecto realizado y cumpliendo con lo establecido para vales
azules.
18. Cuando por causas imputables al usuario se tengan que cubrir recargos a la Compañía transportadora, tales recargos serán
por su cuenta.
19. En caso de extravío de las tarjetas de gasolina o en caso de no entregarse a la Subdirección de Administración máximo al día
siguiente del regreso del viaje, se le hará el cargo al usuario, por el costo que aplique el Proveedor en ese momento.
20. Devolución del remanente, solicitar a Contabilidad la cuenta y la referencia Bancaria, y la ficha de depósito se deberá enviar
escaneada por e-mail al área de contabilidad quien será responsable de anexar en sistema Intelisis realizando el movimiento
“devolución de anticipo”
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Control de Cambios
No.
Descripción
Fecha
0
Nuevo desarrollo
Agosto 2003
1
Se modificaron las actividades debido a la generación del sistema de viáticos.
Noviembre 2005
2
Se unificaron los Procedimientos de Solicitud y Comprobación de Viáticos. Se actualizaron las políticas y
tarifas de gasto para contribuir al mejor control del gasto que realiza cada UN, este será gestionado por
los formatos FO-CON-11 y FO-CON-02, mismos que sustituirán al sistema de viáticos.
Marzo 2011
Actualización de tarifas de viáticos, se actualizaron las políticas 1, 5, 10 y 14; Se actualizaron las
ligas para consulta del monto de gasolina.
También se actualizaron los formatos de solicitud (FO-CON-11) y Comprobación de viáticos (FO-
3
19 Septiembre 2013
CON-12).
Actualización de las políticas 1,2,3,5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 19
- Se agregaron las políticas 15 y 20
Se eliminó la política: En caso que el usuario pague con su tarjeta de crédito o débito el
hospedaje y/o alimentos tipo Bufet o comida del día en el hotel utilizado, se considerará la tarifa
que cobre el Hotel; y deberá entregar el voucher correspondiente, además de la factura.
- De ser un consumo a la carta se pagará hasta el monto de alimentación de la tabla de gastos.
- Se eliminó el formato de comprobación de viáticos
- Se actualizó la hoja de cálculo de viáticos
4
2 marzo 2015
Anexos
1
Hoja de cálculo de viáticos
2
Formatos: Solicitud de viáticos (FO-CON-11)
Registros
N/A
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Revisión:
PO-CON-08
05
Diagrama de Flujo “Solicitud de Viáticos”
Solicitud de Viáticos
Inicio
Usuario
¿La solicitud incluye gastos
de gasolina?
Requisita la solicitud de
viáticos
FO-CON-11 Rev. 03
Encargado de viajes
Director
Correspondiente
Contabilidad
Solicitud de tarjeta
de gasolina
Registra la solicitud en
INTELISIS
Ver Instructivo de
trabajo IT-CON-05
Solicitud de Viáticos
NO
Envía la solicitud al
encargado de viajes para
presupuestar gastos de
hotel o avión según sea
el caso
Recibe solicitud y cotiza
gastos de avión y hotel
SI
Adjunta la solicitud de
viáticos en el
movimiento “Anticipo”
Afecta el movimiento
“Anticipo”
Recibe deposito y realiza
el viaje
Comprobació n
de viáticos
Firma la solicitud y
recaba firma del
Director
correspondiente
Registra en la solicitud
los montos de acuerdo a
la cotización y envía al
usuario
Revisa la solicitud
validando el gasto total
del viaje
Firma de autorización la
solicitud de viáticos y
entrega al usuario
Revisa la solicitud en
Intelisis verificando que
se encuentre adjunta la
“solicitud de viáticos”
¿La solicitud cumple
co n req uisitos?
NO
Rechaza solicitud
Genera el pago y la
solicitud de cheque en
Intelisis
SI
Tesorería
Autoriza en
sistema Intelisis
Genera la solicitud de
cheque electrónico
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Revisión:
PO-CON-08
05
Diagrama de Flujo “Comprobación de Viáticos”
Comprobación de Viáticos
En caso qu e el remanente del
anticipo no se dep osite, será
descontado vía nomina
Solicitu d de
Viaticos
Deposita el remanente
al número de cuenta
referenciada indicado
por Contabilidad
Envía por medio de email la ficha de deposito
al área de contabilidad
Devolución del
anticipo
Usuario
No
Ordena comprobantes y
guarda archivos (CFDI,
XML, Vale azul) en la
carpeta de anexos
Intelisis
Abre en Intelisis el
movimiento “anticipo”
en estatus pendiente
Ver instructi vo de tr abaj o
IT-CON-05 “Solicitud de
Viáticos”
Registra la
comprobación de
viáticos en el
movimiento
“comprobante”
Adjunta los
comprobantes en el
icono de “anexos”
¿Usuario comprueba
mo nto total del anticipo?
SI
Guarda la comprobación
Afecta el movimiento
“comprobante”
Fin
Si + reembolso
Contabilidad
El sistema
automáticamente
genera la solicitud de
cheque de reembolso al
usuario.
Verifica que la
comprobación cumpla
con los requisitos
¿Cumple con los
requisitos?
SI
Autoriza la
comprobación en
Intelisis
NO
Rechaza en Intelisis la
comprobación
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Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Descripción de Actividades “Solicitud de Viáticos”
No.
Responsable
Descripción
Tecnología / Registro
1
Usuario
Requisita la solicitud de viáticos en el formato FOCON-11 Rev. 3
FO-CON-11
2
Usuario
¿La solicitud incluye gasolina?
Si: Ver diagrama de flujo “Solicitud de tarjeta de
Gasolina”
No: Envía la solicitud al encargado de viajes para
presupuestar gastos de hotel o avión según sea el
caso
Outlook
3
Encargado de viajes
Recibe solicitud y cotiza gastos de avión y hotel
Registra en la solicitud los montos de acuerdo a la
cotización y envía al usuario
4
Encargado de viajes
5
Usuario
6
Director
correspondiente
Director
correspondiente
7
8
Usuario
9
Usuario
10
Contabilidad
11
Contabilidad
Nota: Utilizar como herramienta “La hoja de cálculo de
viáticos”, anexa en el mismo archivo de la solicitud y
comprobación de viáticos (Ver anexo 1).
Firma la solicitud y recaba firma del Director
correspondiente
Revisa la solicitud validando el gasto total del viaje
Firma de autorización la solicitud de viáticos y entrega
al usuario
Registra la solicitud en INTELISIS
Ver Instructivo de trabajo IT-CON-05 Solicitud de
Viáticos
Adjunta la solicitud de viáticos en el movimiento
“Anticipo”
Revisa la solicitud en Intelisis verificando que se
encuentre adjunta la “Solicitud de viáticos FO-CON11”
¿La solicitud cumple con requisitos?
Si: Autoriza en sistema Intelisis
No: Rechaza solicitud
N/A
INFORED
Outlook
N/A
N/A
N/A
Intelisis
Intelisis / FO-CON-11
Intelisis / FO-CON-11
Intelisis
Intelisis
12
Contabilidad
Afecta el movimiento “Anticipo”
13
14
15
Contabilidad
Tesorería
Usuario
Genera el pago y la solicitud de cheque en Intelisis
Genera la solicitud de cheque electrónico
Recibe depósito y realiza el viaje
Intelisis
Intelisis
N/A
8 de 12
Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Descripción de Actividades “Comprobación de Viáticos”
No.
1
Responsable
Usuario
2
Usuario
3
Usuario
4
Usuario
5
Usuario
6
Contabilidad
7
Contabilidad
8
Usuario
Descripción
Ordena comprobantes y guarda archivos (CFDI,
XML, Vale azul) en la carpeta de anexos Intelisis
Comprobantes ordenados por día y pegados en hojas,
colocando en la parte superior el nombre del usuario y el
número de solicitud. Mismos que deberán escanear y
subir a sistema Intelisis como soporte de la
comprobación.
Abre en Intelisis el movimiento “anticipo” en estatus
pendiente
Ver instructivo de trabajo IT-CON-05 “Solicitud
de Viáticos”
Registra la comprobación de viáticos en el
movimiento “comprobante”
Adjunta los comprobantes en el icono de “anexos”
¿Usuario comprueba monto total del anticipo?
Si: Guarda la comprobación
No: Deposita el remanente al número de cuenta
referenciada indicado por Contabilidad y envía por
medio de e-mail la ficha de depósito.
Nota: En caso que el remanente del anticipo no se deposite,
será descontado vía nomina
Si más reembolso: El sistema automáticamente
genera la solicitud de cheque de reembolso al
usuario.
Verifica que la comprobación cumpla con los
requisitos
¿Cumple con los requisitos?
Si: Autoriza la comprobación en Intelisis
No: Rechaza en Intelisis la comprobación
Afecta el movimiento “comprobante”
Tecnología / Registro
Carpeta anexos
Intelisis
Intelisis
Intelisis
Intelisis
Intelisis
Intelisis
Intelisis
Intelisis
Fin del proceso
9 de 12
Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Anexo 1
Hoja de Cálculo de Viáticos.
10 de 12
Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Anexo 2
(Disponibles en INFORED)
FO-CON-11 “Solicitud de Viáticos”
11 de 12
Procedimiento:
“Solicitud y Comprobación de Viáticos”
Clave:
Revisión:
PO-CON-08
05
Fecha actualización:
4 de marzo de 2015
Cuadro de autorización
Concepto
Nombre
Autorizó
Sra. Xóchitl Cárdenas Zacatecas
Contraloría
Revisó
Óscar Ramírez
Gerencia de Contabilidad
Revisó
Cynthia Fuentes
Subdirección de Administración
Revisó
Leticia Rocha
Gerencia IOM
Firma
12 de 12