¿Qué documentos se recaban para comprobar los viáticos? • Facturas impresas, digitales o ambas, expedidas por el prestador de servicios; boletos de autobús y recibos de taxi. ¿Qué características deben presentar los comprobantes de gasto? Los documentos deben contener los siguientes requisitos fiscales para garantizar su validez: Facturas impresas: ¿Cómo solicitar viáticos? Los pasos a seguir para efectuar la solicitud de viáticos son los siguientes: • Definir el lugar o los lugares de destino y la duración de la comisión. • Solicitar el itinerario de vuelos a las extensiones 7368 y 7389 (Departamento de viáticos), en caso de requerir pasajes aéreos, o al correo electrónico [email protected]. • Llenar el Oficio de Comisión dejando en blanco los cuadros de “Cuota diaria” e “Importe”, y solicitar la autorización de la Dirección de Adscripción. • Presentar el Oficio de Comisión en la ventanilla de viáticos, donde le serán entregadas las copias selladas de este documento. • Llevar al lugar de comisión las copias selladas del Oficio de Comisión, a fin de recabar el sello de comprobación de estancia en el lugar. • Los gastos autorizados son: - Hospedaje - Alimentos - Medicamentos - Servicios de telefonía (recargas a celulares, llamadas de larga distancia, fax e Internet) - Lavandería - Tintorería - Transportación local (taxis, autobuses urbanos) - Fotocopiado Los gastos efectuados se pueden pagar con tarjeta bancaria (crédito o débito). • Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) impresos de quien expida las facturas. • Número de folio impreso. • Lugar y fecha de expedición. • RFC de la persona a favor de quien se expidan las facturas (CONAFE). Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que ampara la factura. • Valor unitario consignado en número, e importe total consignado en número o letra; así como el monto de los impuestos que, en los términos de las disposiciones fiscales, deba trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. • Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. ¿Cómo efectuar la comprobación de los viáticos? Facturas digitales • • • • • • • • • • Cadena original. Sello digital del Comprobante Fiscal Digital (CFD). Fecha y hora del CFD. Año y número de aprobación. Número de documento. Lugar y fecha de expedición. Nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y RFC de quien expida las facturas. RFC de la persona a favor de quien se expidan las facturas (CONAFE). Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen. Valor unitario consignado en número, e importe total consignado en número o letra; así como el monto de los impuestos que, en los términos de las disposiciones fiscales, deba trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. • Efectuar la comprobación de viáticos dentro de los 10 días naturales posteriores al término de la comisión. • Elaborar el formato “Informe de Comisión”; desglosar en él la cantidad de documentos que se presentan y el importe de los gastos efectuados. • Si la comprobación de viáticos es exclusivamente con estado de cuenta bancario, se podrá no comprobar hasta 20% de los viáticos otorgados. La combinación de facturas y estado de cuenta bancario no otorga este beneficio. • Reintegrar a Caja General el importe de los viáticos no utilizados y anexar al “Informe de Comisión” copia fotostática del recibo de caja. • Incluir los pases de abordar y el boleto electrónico, si se otorgaron pasajes aéreos. • Firmar toda la documentación que se presente. La firma forma parte integrante de la comprobación. • Rendir el “Informe de Comisión” atendiendo los siguientes puntos: - Objeto de la comisión. Redactar de forma detallada el propósito de la misma. - Actividades realizadas. Redactar un resumen de las actividades llevadas a cabo durante la comisión. - Conclusiones. - Resultados obtenidos. - Contribuciones para la dependencia o entidad a la cual se pertenece.
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