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MANUAL DE APOYO DEL GASTO APROBADO
2015
MANUAL DE APOYO DEL GASTO APROBADO
INDETEC
Contenido
Introducción ............................................................................................................. 3
Gasto Aprobado ...................................................................................................... 4
1.1.
Nuevo Proyecto: ......................................................................................... 5
1.2.
Guardar proyecto ....................................................................................... 9
1.3.
Modificar Proyecto.................................................................................... 10
1.4.
Eliminar Proyecto ..................................................................................... 12
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Introducción
La finalidad del presente documento es informar al usuario sobre el manejo de los
momentos contables donde se explicará para que funciona cada uno de los
apartados que lo comprenden de tal manera que es el registro de las etapas del
presupuesto de los entes públicos, los cuales se efectuaran en cuentas contables,
que para tal efecto establezca el Consejo y deberán reflejar:
I.
En lo relativo al gasto, el aprobado, modificado, comprometido,
devengado, ejercido y pagado,
II.
En lo relativo al ingreso, el estimado, modificado, devengado y
recaudado.
Donde los momentos contables pueden ser de Ingresos o Egresos mismos que se
explicarán en los diferentes documentos que comprenden a dicho menú como se
es mostrado en la siguiente imagen.
Ilustración 1 Opciones de Momentos Contables
En este documento y como primer punto se explicará el Gasto aprobado
correspondiente al apartado de Presupuesto de Egresos.
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Gasto Aprobado
El momento contable del gasto aprobado, es el que refleja las asignaciones
presupuestarias anuales comprometidas en el presupuesto de egresos (Naturaleza
contable de la cuenta: Acreedora).
Por lo tanto los pasos a seguir en dicho procesos son los siguientes:
Paso 1: Dirigirse al Menú de Momentos Contables ► Gasto aprobado.
El cual arrojará una ventana como la siguiente:
Ventana que permite realizar varios procesos mismos que se explicarán a
continuación:
Paso 2: Una vez en la ventana seleccionar menú de proyecto el cual mostrará el
siguiente desglose. Mismo que permite crear un nuevo proyecto, Guardarlo,
Modificar y Eliminar.
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1.1.
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Nuevo Proyecto:
Permite capturar el presupuesto aprobado a un proyecto en específico mismo
que muestra una ventana como la siguiente:
En dicha ventana seleccionar el proyecto por lo que una vez que se encuentra
seleccionado se mostrara una ventana como la siguiente misma que crea el archivo
en caso de no existir o bien si existe remplazara el archivo la ventana arrojada indica
que se exporto correctamente el proyecto mostrando la ruta donde será almacenado
el archivo para sus posibles modificaciones la cual pide que si quieres ingresar
información al mismo esto con la finalidad de capturar los datos del presupuesto
que se quiere asignar al proyecto.
Si se presiona el botón de "SI" se abrirá un documento en Excel el cual solicita
algunos datos que son indispensables para realizar el gasto aprobado.
Dicho archivo es el siguiente la cual permite capturar los movimientos del
presupuesto de egresos por Proyecto.
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Donde pide como datos la clave de la unidad responsable, el número de la partida
a la cual se le asignara el presupuesto, el tipo de gasto asignado, clave de la fuente
de financiamiento así como la clave de la distribución geográfica, el Monto anual
será la suma de las cantidades que se asignan a cada uno de los meses en curso
o de los indispensables para que el proyecto funcione correctamente.
Dicho documento es el siguiente:
Una vez realizada la captura del presupuesto aprobado guardar la información y
cerrar el archivo.
Por tanto el paso a seguir es dirigirse al Menú de Importar/Ver proyecto por lo que
muestra 3 opciones como se muestra en la siguiente imagen:
Nota: Dicha ruta se encuentra dentro de la ventana de Nuevo Presupuesto de
Egreso Aprobado
El siguiente paso a seguir es dirigirse a menú de Importar/ Ver Proyecto ► Importar
Proyecto/Actividad función que permite importar los archivos que contienen los
datos relacionados al presupuesto aprobado por lo tanto la ventana que permite
realizar dicho movimiento es la siguiente:
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1.1.1.1. Origen del proyecto: Se mostrará la ruta correspondiente a la
ubicación del archivo de Excel del presupuesto aprobado de un
proyecto en específico.
1.1.1.2. Buscar: Permite seleccionar el archivo del proyecto el cual
tiene el presupuesto asignado de tal manera que se muestra en el
campo correspondiente a Origen del Proyecto para poder así
realizar la verificación del proyecto seguida de la importación del
mismo.
1.1.1.3. Verificar proyecto: Realiza un análisis para verificar que la
información insertada realmente se encuentre almacenada en el
sistema por ejemplo que la Unidades de financiamiento que se
colocó exista en caso de que no se encuentre se arrojará un
mensaje para que se verifiquen los datos que se encuentren
incorrectos. En caso de que se encuentre el archivo correcto
arrojará una ventana que le informa al usuario lo siguiente:
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Al presionar el botón de aceptar se activara el botón de Importar proyecto a
modificar.
1.1.1.4. Importar Proyecto a Modificar: Al presionar dicho botón y si
los datos con correctos se mostrará una ventana como la siguiente:
En caso contrario se enviara un mensaje
Una vez que se presiona el botón de aceptar automáticamente se cierra la ventana
y se posicionará en la ventana de Nuevo presupuesto de egresos aprobado.
1.1.1.5. Datos del proyecto:- Se mostrarán los datos correspondientes
al nombre de usuario, proyecto, concepto, el nombre del programa,
subprograma, la finalidad y el presupuesto anual que tiene dicho
proyecto.
1.1.1.6. Salir: Permite al usuario salir de la ventana de aumentar
presupuesto aprobado
1.1.1.7. Cerrar: Permite al usuario salir de la ventana de aumentar
presupuesto aprobado estos dos últimos permitiendo permanecer
dentro de la ventana de póliza capturada.
Nota en caso de que el sistema por alguna razón encuentre alguna inconsistencia
en el documento de Excel al dirigirse a Importar/ Ver proyecto ► Abrir Proyecto
Excel de tal manera que permite modificar el archivo sin problema en caso de tener
errores.
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1.2. Guardar proyecto
Una vez realizado lo anterior se prosigue a Guardar el proyecto esto con el
presupuesto asignado por lo tanto al presionar esta opción se mostrara una ventana
como la siguiente esto con la finalidad de que el usuario pueda dar por concluido el
proceso del presupuesto aprobado sin problema alguno.
Al presionar que si se cerrará la ventana. Mandando al usuario a la ventana principal
del sistema.
Por otro lado se encuentra la opción de Modificar proyecto mismo que se explica a
continuación:
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1.3. Modificar Proyecto
En caso de que el usuario se encuentre en la ventana principal del sistema basta
con seleccionar el menú de Momentos Contables► Gasto Aprobado ► Proyecto ►
Modificar Proyecto el cual mostrará una ventana como la siguiente:
Dicha ventana permite seleccionar el proyecto que se quiere modificar mostrando
así todos los que se encuentran dados de alta en el ejercicio una vez seleccionado
el proyecto se mostrará un mensaje como el siguiente:
Al presionar que si se abrirá otra ventana que informa donde se almacena el archivo
generado del proyecto mostrándose así una ventana como la siguiente:
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Al presionar que Si se abrirá el Excel donde están los datos capturados sin perder
los datos que anteriormente se habían capturado para así modificarlos o bien
agregar más registros dentro del mismo.
Dicho archivo es el siguiente:
Una vez capturados los nuevos datos Guardar y cerrar.
En caso contrario de presionar que no desde la primer ventana que sale de la
modificación se mostrará el Excel tal y como se había capturado desde el inicio.
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1.4. Eliminar Proyecto
Permite al usuario eliminar los proyectos del sistema es decir liberarlos de alguna
manera en caso de que no sean indispensables y no tengan presupuesto activo
actualmente arrojando de esta manera un mensaje de confirmación como el
siguiente:
Al presionar el botón de si se mostrará una ventana que permite capturar la clave
del proyecto que se desea eliminar en este caso por lo tanto la ventana es la
siguiente:
Estos mensajes son para asegurarse de que se quieren eliminar los registros del
proyecto y que no solo sea un descuido del usuario.
Para ello al presionar el botón de aceptar se mostrará otro para asegurarse si
realmente se desea eliminar el registro del proyecto.
Una vez presionado el botón de Sí se eliminara el archivo sin problemas
NOTA: Solo se eliminará el registro que tiene el mismo es decir los movimientos
que se le han realizado para así seguir haciendo uso del proyecto que se tiene
registrado.
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Reportes
En el apartado de reportes que corresponde a la parte de Momentos Contables ►
Gasto Aprobado ► Reportes Existen una serie de opciones como se muestra en la
imagen:
 Proyecto/Actividad:
Al seleccionar esta opción se mostrará un reporte donde esta ordenado los registros
del sistema por proyecto mostrando así todos los datos que se encuentran en el
sistema mismo que toma en cuenta el nombre del programa, subprograma al que
pertenece mostrado también el nombre del proyecto, partida del gasto, Monto,
Estructura y la Fuente de financiamiento a la que pertenece. Esto será para cada
una de las pólizas registradas en el sistema.
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 Programa:
Esta opción permite imprimir el presupuesto de egresos aprobados donde se
muestran los programas con su clave, nombre del programa, monto y estructura
que tiene esta última medida en porcentaje mostrándose de esta manera un
documento como el siguiente:
 Subprograma:
Se presenta un reporte el cual está clasificado por programa para que dentro de
este se muestren todos los subprogramas con su clave de registro, Nombre del
subprograma, el monto que tiene cada registro, el porcentaje de estructura que tiene
así como la fuente de financiamiento a la que pertenece. Presentando al final un
concentrado de la información, es decir, un conteo de los subprogramas que existen
así como el monto que le corresponde a cada uno, y la sumatoria de la estructura
que al final debe dar el 100 %.
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 Unidad Responsable/partidas:
Reporte que contiene las unidades responsables dadas de alta en el sistema
Clasificándolas de esta manera en unidad responsable mostrando como datos la
calve de la unidad responsable, el número de la partida a la cual se tiene un
movimiento relacionado con la unidad, el nombre de la unidad responsable/ partida
del gasto, montos correspondientes a cada movimiento y la estructura esta última
siempre deberá de dar un total del 100%.
 Capitulo/Concepto/Partida:
Reporte que muestra el presupuesto del egreso aprobado ordenado por CapituloPartida del Gasto. Donde muestra los diferentes capítulos que se encuentran
almacenados en el sistema por medio de la clave o partida que tiene, El
capítulo/Concepto/Partida que se encuentran registrados en el sistema dentro de
ellos se derivan muchos registros los cuales están determinados por una
descripción con su respectivo monto que tiene cada uno de los registros así como
él % de estructura que tiene cada uno donde al final deberá tener una suma total de
100%
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 Clasificador Funcional:
Reporte que muestra el Clasificador Funcional del Gasto clasificándolo por la
función misma que muestra el nombre de la función, la subfunción, descripción, el
monto que le corresponde a cada una de las funciones y él % de estructura que le
corresponde a cada uno mostrando al final un total del 100%
 Fuente de Financiamiento:
Reporte que muestra las fuentes de financiamiento que se tienen almacenadas en
el sistema clasificándolas por el tipo de Fuente de Financiamiento del CONAC
donde toma en cuenta la clave, nombre de la fuente de financiamiento, el monto
que tiene y la estructura de la misma esta última siendo el total del 100%.
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 Clasificación Programática:
Reporte que representa la clasificación programática que se tiene esto está
clasificado por medio del programa al cual pertenece el registro por ejemplo
Administrativos y de apoyo el cual contiene un clasificador que se diferencia por el
nombre que tienen así como el monto y la estructura que tiene determinada esta
última haciendo un total del 100%.
 Calendario Base Mensual:
Reporte que muestra un Calendario del Presupuesto de Egresos Base Mensual
ordenado por Capitulo /Concepto/Partida del Gasto. Donde se muestra el nombre
del servicio que se encuentra registrado seguido del presupuesto Anual total y luego
se encuentra desglosado por mes el presupuesto asignado a cada uno dependiendo
del capítulo que se esté afectando.
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