1. Educación

Manual del
EXPOSITOR
24, 25 y 26
de febrero
Double Tree by Hilton
Hotel Cariari
San José, Costa Rica
MANUAL DEL EXPOSITOR
Bienvenidos a Expo-Tica Electric 2015. Ustedes ya son parte de este magno evento de capacitación hecho en y para Costa Rica.
Es importante que durante el montaje no cargue con objetos de valor,
como computadoras, plasmas, proyectores, etcétera. No olvide que el
Comité Organizador no se hace responsable por pérdidas.
Cada stand, incluye
Espacio de exposición
Tres paredes laterales en mampara rígida
Rotulación de marquesina del stand con el nombre de la empresa
(de .30 x 3 metros)
Un contacto (110 volts) polarizado con dos entradas
Lámpara fluorescente de 40 W
Una mesa con mantel base blanco
Dos sillas
Diploma de participación
NOTA: en caso de que solicite que se retire el rótulo o las mamparas durante el mon-
taje, el servicio tendrá un costo que deberá ser cubierto por el expositor directamente
con la empresa de montaje. Para evitar el cargo, debe solicitar el desmontaje que requiera bajo el formato requerido, en el tiempo apropiado. Recuerde que estos servicios son
ofrecidos por varios proveedores.
Información general
Días y horarios de la muestra comercial
Martes 24 de febrero, de 16:00 a 18:30 hrs.
Miércoles 25 de febrero, de 10:00 a 20:00 hrs.
Jueves 26 de febrero, de 10:00 a 20:00 hrs.
Fecha y horario de montaje
Acceso a expositores: Martes 24 de febrero a las 9:00 a.m.
No se permiten displays ni maquinaria pesada
NOTA IMPORTANTE: En caso de llevar un stand más elaborado, favor de considerar
sus tiempos, ya que sólo se cuenta con 6 horas para montaje.
Concluye montaje:
Todos los stands deberán estar montados
el martes 24 de febrero, antes de las 15:00 hrs.
Horario de inauguración
Martes 24 de febrero, a las 15:30 hrs.
Fecha y horario de desmontaje
Inicio del desmontaje:
Jueves 26 de febrero a las 20:00 hrs.
Conclusión del desmontaje:
Jueves 26 de febrero a las 23:45 hrs.
AVISO: Se les pide de la manera más atenta respetar las horas de montaje y desmon-
taje. Además, cada expositor será responsable por la seguridad de sus pertenencias durante el montaje, la exposición y el desmontaje. Los organizadores se deslindan de toda
responsabilidad en caso de roturas o pérdidas.
Double Tree by Hilton
Hotel Cariari
San José, Costa Rica
(506) 2239 0022
Puntual Media
Comité organizador
Informes / Ventas / Registro
Ing. Rafael Yáñez Hoyos
Former President, CANENA
[email protected]
[email protected]
Tels. (52-999) 925 00 72 / Cel (52-1-999) 907 03 00
Operaciones Muestra comercial
L.R.C. Jimena Gálvez
[email protected],
Tels. (+ 52-55) 2454 3871
Cel: (+ 52-55-1) 5940 6602
Montaje y desmontaje
Para el montaje y desmontaje, usted deberá aceptar las fechas y horarios convenidas y establecidas. Asimismo, debe verificar la logística detallada de su evento y
enviar los formatos correspondientes para evitar cualquier contratiempo y darle
un mejor servicio.
ADVERTENCIA: No está permitida la presencia de menores de edad, mascotas y personal
ajeno a las tareas de montaje y desmontaje.
Acceso para carga y descarga
El expositor deberá ingresar por caseta de seguridad, deberá registrarse con
el oficial y presentar un inventario con el material, él los dirigirá a la rampa que
comunica con el salón. Así mismo se solicita usar única y exclusivamente el
área de carga y descarga para toda labor de montaje y desmontaje.
Arribos
El control de arribo de la carga enviada será responsabilidad directa del expositor, quien se encargará de coordinar la llegada de los transportistas, tanto para
desembarcar en la entrada del evento como del embarque en la salida de éste.
El organizador no se responsabiliza ni acepta embarques de cajas o cualquier
otro producto por adelantado, que sean para algún expositor.
NOTA: Muy importante considerar que por razones de espacio y seguridad en la zona de
descarga-carga (rampa), el personal de seguridad del hotel permite el acceso por turno
y uno a uno de los transportes para descargar y retirarse para dar paso al siguiente turno
de descarga.
El recinto no cuenta con montacargas, grúas o patines eléctricos, deberá considerar que el acceso consta de una rampa de 2.10 m de ancho con una inclinación del 60% (60 cm por cada metro). La rampa termina con 3 escalones de
20 cm. de peralte.
Considerar que las puertas de los salones Cocori 1 y 2, miden 1.65 mts de base x
2 mts de altura.
Desmontaje / Proceso de carga
Antes de ingresar el vehículo, se deberá proceder a desmontar los salones de
exhibición o stands, para posteriormente trasladar los materiales y equipos al
área de carga.
Todo aquel usuario del área de carga es responsable por los daños o perjuicios
que este origine u ocasione al inmueble.
No se permite ejecutar labores de montaje y desmontaje bajo los efectos de
bebidas embriagantes o sustancias enervantes.
Montaje del stand
No se permite montar display ni maquinaria pesada.
La altura máxima permitida para la construcción de stand será de 2.40 metros,
de acuerdo con las indicaciones del recinto, con el fin de facilitar la circulación
del aire acondicionado.
El peso permitido será aquel que pueda ser manipulado por 2 personas, dado
que ningún equipo que dañe la alfombra, llámese montacargas o patín hidraúlico podrá ingresar al salón.
Queda prohibido obstruir o retirar los equipos contra incendio, señalamientos
de rutas de evacuación o letreros informativos del recinto.
No se permite la construcción de stands en el interior del recinto. Únicamente
se podrán ejecutar maniobras de ensamblaje.
No se permite la aplicación de pintura por aspersión. Únicamente se podrá
aplicar mediante brocha o rodillo, y en este último caso deberá de cubrir con
plástico la zona que se vea afectada.
Para el colgado de lonas, mantas, anuncios, señalamientos, globos y materiales
colgantes, deberán colgarlo con hilo de nylon únicamente de las estructuras
de los stands.
El tamaño del banner o señalización que desee colocar deberá estar calculado
de tal manera que no invada el espacio de otro expositor.
El recinto no cuenta con bodegas de almacenamiento, por lo que el expositor
deberá contemplar, dentro de su área contratada, espacios para el almacenamiento de cartones, contenedores, materiales de empaque, etcétera, para
rehúso durante el desmontaje del evento.
No está permitido ingresar ningún tipo de sustancias o materiales peligrosos que
dañen el inmueble o que ponga en peligro al personal; por lo tanto no se permite el
ingreso de sustancias toxicas, inflamables o reactivos que puedan poner en riesgo
la integridad de los participantes y/o miembros de equipo. Cualquier material está
sujeto a la previa revisión por parte del Departamento de Seguridad.
Queda prohibido la realización de trabajos o demostraciones que generen chispas, calor o flama abierta. Se enumeran dentro de este parámetro la soldadura
eléctrica, oxicorte, corte o desbaste con disco y/o esmeril, todas las sustancias
químicas ya sean liquidas, sólidas o gaseosas y que sean inflamables.
No se permite el uso de pirotecnia de ninguna especie en el interior del recinto.
Queda restringido el uso de elementos decorativos que requieran fuego.
No se permite barrenar pisos, columnas o estructuras propias del recinto.
No está permitido al organizador ni a los expositores poner pegamentos, colgar o sujetar objeto alguno de la soportería de las instalaciones, amarrar de las
columnas, clavar, atornillar, recargar (excepto pisos) ni perforar sobre pisos,
paredes, plafones, muros, aislantes y sus componentes (rieles, guías paredes,
etcétera), columnas, puertas de emergencia, señalamiento o cristales que formen parte del recinto.
Internet
El servicio de internet, no está incluido, en caso de requerir, se deberá cotizar
con el recinto el día del montaje.
Iluminación
No se podrán instalar reflectores u otra iluminación, de tal manera que la luz
moleste a los visitantes o expositores vecinos.
Ruido
Se podrá solicitar a los expositores que suspendan el sonido si se vuelve molesto para expositores vecinos.
Se podrá solicitar a los expositores que suspendan el sonido si interfiere con la
actividad de sus exhibiciones.
Obstrucción de pasillos o stand
No se permitirá que ningún tipo de publicidad sea dada más allá del espacio
adjudicado a los expositores.
El expositor deberá limitarse al espacio de su stand.
Queda prohibido invadir pasillos, áreas de ingreso o egreso y espacios comunes.
Cualquier demostración o actividad que obstruya pasillos o dificulte el acceso
a los stands vecinos podrá ser suspendida por el periodo de tiempo especificado por el Comité Organizador de la muestra comercial.
Los salones de exhibición contarán con una puerta de entrada y una puerta
de salida, para asegurar la circulación en el piso de exhibición. Se solicita a los
expositores y a su personal, usar las puertas de los salones con el sentido asignado (sólo entrada ó sólo salida).
Artículos de cortesía/souvenirs
La distribución de cualquier material impreso, souvenir u otros artículos deberá
limitarse al espacio del stand ocupado por su empresa.
No deberán promover, comercializar o entregar publicidad fuera de su stand.
Traslado de material durante la muestra y desmontaje
El stand deberá permanecer montado completo e intacto hasta el cierre de la
Exposición (20:00 hrs del jueves 26 de febrero).
Con el fin de preservar la buena imagen del evento, el expositor no podrá desmontar su stand antes de la clausura de la exposición.
Limpieza de los stands
La administración limpiará y aspirará los pasillos y se realizará durante las primeras horas del día anterior de la inauguración de la muestra comercial.
Aquellos expositores que generen grandes cantidades de desperdicio en los
espacios contratados deberán tomar medidas necesarias para asegurar el retiro de las mismas.
El personal de limpieza se encargará únicamente de la limpieza y remoción de
basura de todas las áreas comunes.
El personal de limpieza no limpiará el interior de los stands. Cada expositor
debe velar y ser responsable de la limpieza de su stand.
Seguridad dentro del stand
Es responsabilidad de cada expositor proteger todo aquello que se encuentre
dentro de su stand, como papelería, folletería, computadoras portátiles (laptop)
y pertenencias personales.
El equipo de cómputo, eléctrico y accesorios (impresoras, DVD, casetas y proyectores) deberá contar con un seguro metálico / candado que impida su movimiento y es responsabilidad del expositor colocar y retirar dichos seguros /
candados.
El recinto le ofrece el servicio de candados de seguridad para asegurar el equipo audiovisual y de cómputo dentro de su stand. Este servicio se proporciona
sin costo alguno.
Reglamento de instalaciones eléctricas
Las instalaciones deben estar acordes con la norma NEC y el código eléctrico de
Costa Rica estipulado por el Colegio de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica.
Es responsabilidad de la empresa de montaje que todas las instalaciones eléctricas provisionales que se requieran en su evento estén debidamente calculadas,
de acuerdo con la potencia requerida, al voltaje, al cableado y protecciones térmicas para evitar sobrecargas y cortocircuitos.
Por seguridad, toda estructura de los stands o mamparas que tenga lámparas
soportadas debe de quedar aterrizada eléctricamente.
En caso de requerir mayor capacidad de carga (Watts) ó diferente Voltaje al
proporcionado en stand (110 V), será necesario solicitarlo por cuenta y costo
del expositor al hotel.
Prestadores de servicio
Por algún requerimiento especial, el prestador de servicio que necesite instalar
algún equipo en la estructura deberá de acatar las recomendaciones que se le
hagan respecto de las medidas de seguridad.
Política de no fumar
Recinto 100% libre de humo de tabaco acorde con la ley 9028 del Gobierno
Nacional de Costa Rica.
Servicio médico
No se cuenta con servicio médico, en caso de que suceda alguna emergencia
el recinto funge como intermediario con el servicio médico local (Cruz Roja).
Responsabilidad y seguro
El expositor acepta la responsabilidad por pérdidas y/o daños causados por
sus empleados y trabajadores temporales, así como también por los participantes del evento o la función. El cliente, podrá obtener un seguro adecuado
nombrando como beneficiario al hotel. Asimismo podrá obtener un seguro con
cobertura adecuada para su decoración, objetos especiales y otros bienes. De
ninguna manera será el hotel responsable del daño o la pérdida de una propiedad del cliente.
Importante
No existe servicio telefónico disponible, dentro del salón.
No existen servicios eléctricos adicionales.
No existen servicio de agua y drenaje.
Se anexan los formatos de solicitud de gafetes y solicitud de rótulo de
marquesina y cambio de mamparas. Favor de enviarlos a más tardar el 1 de
febrero al correo [email protected],
Se anexan los datos de un par de proveedores de stands
Grupo 5 estrellas
Raquel Venegas Rojas
Mercadeo y ventas
[email protected]
2226-6756 Ext. 106
Ferias y Exposiciones Cubex
Kimberlin Barrios
Comercial
[email protected]
4001-6699
Si requiere algún otro servicio no incluido, por favor háganoslo saber.
Con gusto le apoyaremos.
Gracias. Con su ayuda tendremos una excelente Expo-Tica Electric 2015.
202
204
308
3m
3m
Pre
Reservado
3m
106
6m
104
103
301
306
4
Pre
Reservado
304
3
Pre
Reservado
102
100
302
101
Salón Cocori 1 y 2
Entrada
Salida
2
Pre
Reservado
300
1
SOLICITUD DE GAFETES Favor de enviar este formato al correo [email protected], a más tardar el 1 de febrero y confirmar al (+52-­‐55) 24543871 NOMBRE DE LA COMPAÑÍA COMO APARECERÁ EN CADA GAFETE 9 m2 18m2 Número de gafetes correspondientes: 6 gafetes 10 gafetes No. Stand Stand No. Nombre de los expositores APELLIDO 1 NOMBRE CARGO 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Los gafetes les serán entregados a partir del día 24 de febrero a las 9:00 hrs. en la mesa del comité NOMBRE DE QUIEN SOLICITA CARGO TELÉFONO SOLICITUD DE RÓTULO DE MARQUESINA
Y CAMBIO DE MAMPARAS
NO. STAND
EMPRESA
RESPONSABLE
CARGO
TELÉFONO:
E-MAIL
Si usted compró espacio con paquete y desea remover su antepecho, o su stand está ubicado en
esquina y desea remover su pared lateral, favor de indicarlo en esta forma. Este servicio no
tendrá costo adicional. Si esta forma se recibe fuera de la fecha límite su espacio de exhibición
automáticamente será montado con paredes laterales, traseras y antepecho. Todos lo paneles son
de 2.50 x 1 MT. “CUALQUIER CAMBIO NO SOLICITADO ANTES DE LA FECHA LÌMITE
TENDRÁ COSTO ADICIONAL”
Deseo remover el antepecho de mi stand:
SI
NO
Deseo remover alguna de mis mamparas:
SI
NO
Por favor marque las mamparas que desea quitar:
B
A
C
Si su stand es doble y requiere que
la mampara central sea removida,
indíquelo por favor.
Por favor complete esta forma, sólo si usted ordeno stand en paquete, si está en esquina o desea
ordenar nombre adicional para su stand.
NOMBRE DE LA COMPAÑÍA COMO APARECERÁ EN LA MARQUESINA
MEDIDAS 30 cm x 3 m
FAVOR DE ESCRIBIR A MÁQUINA O CON LETRA DE MOLDE LEGIBLE.
1)
FIRMA DE AUTORIZACIÓN
Favor de enviar este formato al correo
[email protected], a más tardar el 1 de febrero
y confirmar al (+52-55) 24543871