1. Educación

CÓMO CREAR UNA OFICINA DE PROYECTOS (18 HORAS – 16
PDUs)
Descripción:
La Administración/Gestión/Dirección de Proyectos es mucho más que una serie de técnicas
para completar los proyectos en tiempo, según el alcance y en presupuesto. Este taller le
ayudará a mejorar el desempeño de los profesionales de su organización desarrollando la
Dirección de Proyectos como una competencia clave, y añadiendo valor a su organización.
Todos los proyectos suponen cambios, por tanto el director de proyecto y los integrantes de
su equipo se ven involucrados en un proceso de cambio organizativo.
La creación de una Oficina de Proyecto o PMO (Project Management Office) es abordar un
cambio en la forma de hacer las cosas en la organización en lo que se refiere a los
proyectos. Crear una oficina de proyectos en una organización es un proyecto en sí mismo,
que necesita de un líder que lo lleve a cabo con un equipo de proyecto y con el apoyo de la
Dirección. Este taller explica cómo llevarlo a cabo, basándose en el estudio de campo y en
varios casos de estudio analizados durante el mismo.
Contenido del taller
1ª Parte: Crear las condiciones para el cambio
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Establecer objetivos del cambio: Identificar cuáles son los objetivos del cambio a
realizar y clarificarlos a nivel organizativo.
Evaluar el entorno de los proyectos en su organización: Realizar una evaluación
de su entorno organizativo mediante la cumplimentación de un cuestionario.
Entender las áreas de mejora de su organización.
Crear un sentido de urgencia para el cambio: Determinar si el cambio, la
implementación de la Oficina de Proyectos, es realmente necesario. Si es así,
debe conocerse su prioridad con respecto a los otros emprendimientos. Un
cambio sin urgencia nunca sucede, es absorbido fácilmente por el “status quo”.
Asegurar que el resultado del cambio añade valor: Analizar cuáles son los
valores que aportará la Oficina de Proyectos a la Organización, y a quién.
Crear una coalición para el cambio: Buscar aliados del cambio para asegurar su
realización. Debe lograrse el apoyo y soporte de aquellos que están convencidos
de la necesidad del cambio.
Definir la visión y la estrategia: Detallar la visión del cambio y cuál es la
estrategia a seguir para conseguir que el cambio ocurra. Determinar quién
intervendrá, cuáles serán los interesados.
2ª Parte: Hacer que el cambio ocurra
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Gestionar el caos, la complejidad y la cartera de proyectos: Analizar la cartera de
proyectos de la organización, averiguando cuál es el estado, el grado de
complejidad de los mismos, las prioridades.
Implantar una Oficina de Proyectos: Desarrollar un plan de implantación de una
Oficina de Proyectos mediante la definición de Fases, actividades, tareas y
entregables a conseguir. Asignar un director de proyecto para llevarlo a cabo
Asignar recursos a la Oficina de Proyectos: Identificar servicios a impartir por
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parte de la Oficina de proyectos, asignando recursos y estableciendo roles y
responsabilidades a los componentes de la Oficina de Proyectos.
Ejemplos reales: El instructor explicará ejemplos de casos reales de implantación
de Oficinas de Proyectos, comentando ventajas e inconvenientes de cada caso
de estudio comentado.
3ª Parte: Consolidar el cambio
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Embeber las prácticas de los proyectos en la cultura de la organización: Cómo
conseguir que el cambio se consolide, cómo conseguir que las buenas prácticas
realizadas por una Oficina de Proyectos se extiendan a toda la organización.
Aplicar liderazgo, aprendizaje, medios y motivación: Cómo liderar el cambio,
cómo conseguir medios, apoyo y cómo motivar a la organización y a sus
miembros para el éxito de la Oficina de Proyectos.
Identificar los pasos para crear una cultura de proyectos amigable: Cómo
conseguir demostrar que el cambio es abordable, que pasos seguir para
conseguir establecer una cultura para que los proyectos tengan éxito.
Desarrollar un plan de implantación: ¿Qué hacer para desarrollar un plan de
implantación teniendo en cuenta la estructura y la cultura organizativa?.
Audiencia:
Este taller va dirigido a:
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Responsables de Oficinas de Proyecto
Gerentes de Gerentes de Proyecto
Directores de Proyecto Senior
Ejecutivos y Directivos que quieran saber cómo crear el entorno más adecuado
para que sus proyectos tengan éxito en su organización
Metodología:
Este taller es un taller interactivo donde habrá ejercicios individuales y ejercicios en equipo.
El instructor provocará la participación del asistente en el taller. Los casos que se discutirán
en el taller son casos reales de proyectos en diferentes organizaciones. El taller consta de
teoría y práctica, y se utilizarán técnicas de multimedia para facilitar el aprendizaje de los
asistentes.
Objetivos:
1. Incrementar los beneficios de los proyectos mediante el establecimiento de una
Oficina de Proyectos de acuerdo con los requisitos de todos los involucrados o
interesados.
2. Gestionar el conocimiento de los proyectos, aprendiendo de ellos mediante la
realización de un Análisis Retrospectivo durante y/o al final de cada proyecto.
3. Poder reconocer la necesidad o no de una Oficina de Proyectos en su
organización.
4. Conseguir el apoyo de la Dirección para implementar una Oficina de Proyectos.
5. Explicar los pasos a realizar para crear e implementar una Oficina de Proyectos.
Materiales:
Manual y ejercicios prácticos