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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
16/04/2015
PAGINA
1/2
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
No. REV
0
MANUAL DE FUNCIONES
TITULO DE CARGO:
AREA:
REPORTA A:
LOCALIZACION:
AUXILIAR DE ARCHIVO
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
JEFE DE ARCHIVO GENERAL E HISTÓRICO
BOGOTÁ D.C.
COMPETENCIA
EDUCACIÓN
Estudiante en curso de primeros semestres en Técnico,
tecnólogo o Profesional en Administración de Sistemas de
Información y Documentación.
HABILIDADES
Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del
trabajo, Responsabilidad.
FORMACIÓN
Organización Documental, Tabla de Retención Documental
y Fondo Documental Acumulado
EXPERIENCIA
Experiencia de un año en procesos técnicos de archivo, tabla
de retención documental y fondo documental acumulado.
FUNCIONES:
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Apoyar los procesos técnicos de archivos de acuerdo a la Tabla de Retención Documental y tabla de valoración
documental.
Apoyar en el desarrollo de actividades archivísticas concernientes transferencias documentales y fondo documental
acumulado.
Realizar y apoyar los diferentes recorridos a las dependencias que se les brinda el servicio de préstamo, consulta y
devolución de documentos y tomos.
Apoyar la recepción del pedido de la Sección y el traslado del mismo a la sede correspondiente.
Realizar el traslado de cajas, carpetas, documentos, equipos y demás elementos que requiera el jefe y el personal
interno de la Sección.
Responder por las cajas, tomos, documentos, equipos, que se entregan y reciben por parte de las dependencias.
Entregar, recibir y ubicar el material de archivo (cajas) en las dependencias, archivos y depósitos documentales que
según sea el caso.
Efectuar limpieza a los documentos y depuración documental de acuerdo a los procedimientos establecidos.
Apoyar el programa de conservación preventiva, con la preparación de los depósitos documentales y el proceso de
desinfección documental.
Entregar, a diario, las copias de los documentos soportes debidamente firmados, del servicio archivístico (préstamo, y
devolución de cajas, tomos, expedientes, documentos) que se brinda en la Sección.
Conservar y utilizar la dotación que se les suministra para el desarrollo propio de sus funciones y actividades.
Llevar registro de las actividades diarias y presentar un informe mensual de actividades al superior inmediato.
Responder por la conservación, utilización y uso de los equipos, instalaciones y demás elementos de la Universidad.
Informar y entregar al superior inmediato, un documento escrito donde relacione los inventarios documentales y los
inventarios de equipos e implementos que existen y entrega, cuando se traslade a otra dependencia o se retire de la
Universidad.
Apoyar la capacitación en procesos archivísticos de acuerdo a los direccionamiento del jefe inmediato.
Disponibilidad para las demás funciones que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las asignadas por el
superior inmediato.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas
Registro e informes
Dinero y/o título valor
Equipo, maquinaria y material
Coordinación interna y externa
N/A
Directa por los que elabora.
N/A
Directa sobre los equipos.
Directa (N/A)
Indirecta (N/A)
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
EMISION
16/04/2015
PAGINA
2/2
CODIGO: M-06-62MF
REVISION
No. REV
0
MANUAL DE FUNCIONES
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE:
NOMBRE:
NOMBRE:
CARGO: Jefe Inmediato
CARGO: Director Desarrollo Humano
CARGO:
Vicerrector Académico o
Vicerrector Administrativo