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SICAU
SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO
UNIVERSITARIO
INSTRUCTIVO DE
INSCRIPCIÓN Y MATRICULACIÓN
Ideas&Bits
@SICAU – SISTEMA INFORMATICO DE CONTROL ACADEMICO UNIVERSITARIO
Contenido
1. INTRODUCCION ................................................................................ 1
2. PROCESO DEL ADMITIDO O ESTUDIANTE .................................... 2
1.1
Acceso a la página del SICAU ........................................................................................................ 2
1.2
Activación de Cuenta de Usuario para provenientes de Nivelación o de otra Universidad ............... 3
1.3
Para Ingresar a la cuenta del SICAU ............................................................................................... 4
1.4
Actualización de Datos Personales y Socioeconómicos (Obligatorio) .............................................. 5
1.5
Inscripción de la matrícula en el SICAU .......................................................................................... 9
1.6
Cuenta bancaría de la UTEQ ........................................................................................................ 12
1.7
Recepción de Comprobantes de Matrícula y Documentos ............................................................ 12
1.7.1
Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que NO reflejan valores a pagar ..................... 12
1.7.2
Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que SI reflejan valores a pagar ...................... 13
1.7.3
Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que SI reflejan valores a pagar ............ 14
1.7.4
Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que NO reflejan valores a pagar .......... 14
1.8
Plazos para entrega de Comprobantes de Matrículas ................................................................... 14
1.9
Consideraciones Generales .......................................................................................................... 15
1.9.1
Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio ........................................................ 15
1.9.2
Sobre atención en las oficinas administrativas del SICAU ........................................................ 15
1.9.3
Sobre pérdida de gratuidad ...................................................................................................... 15
1.9.4
Sobre perdida de Unidades de Aprendizajes por segunda ocasión .......................................... 16
1.9.5
¿Cómo saber si un estudiante está matriculado? ..................................................................... 16
ii
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1. INTRODUCCION
El presente instructivo describe el proceso para inscribirse y matricularse a través del
internet en el Sistema de Información de Control Académico Universitario (SICAU) de la
UTEQ.
El proceso consta de las siguientes partes:
Estudiante
El estudiante, a través del SICAU realiza los pasos para inscribirse y matricularse.
Ventanillas de la Unidad de Admisión y Registro
La Unidad de Admisión y Registro de la UTEQ por medio de sus ventanillas de atención a
estudiantes, receptará los físicos de los documentos y requisitos para proceder a registrar
las matrículas de los admitidos en la nivelación, estudiantes provenientes de otras
Universidades y a los estudiantes que tengan valores a pagar en sus comprobantes de
inscripción. Finalizarán registrando al estudiante como matriculado.
Administración del SICAU
La administración del SICAU de la UTEQ por medio del servicio de correo electrónico,
receptará el digital de los documentos de estudiantes que no presentan valor a cancelar
en sus comprobantes de inscripción. Finalizarán registrando al estudiante como
matriculado.
En cualquier caso, es necesario ingresar al SICAU utilizando el usuario y contraseña
asignados en el mismo.
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2. PROCESO DEL ADMITIDO O ESTUDIANTE
1.1 Acceso a la página del SICAU
El proceso de inscripción y matriculación se realizará mediante el SICAU, al mismo que se
puede acceder a través del link “SICAU” ubicado en la parte inferior izquierda de la página
principal de la UTEQ www.uteq.edu.ec, tal como se muestra en la siguiente figura:
Se mostrará la siguiente ventana del SICAU
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1.2 Activación de Cuenta de Usuario para provenientes de Nivelación o de otra
Universidad
En caso de ser estudiante nuevo en la UTEQ, proveniente de Nivelación o de otra
Universidad, debe activar su cuenta de usuario de la siguiente mantera:
Dar clic en Validación de Información:
Aparecerá la siguiente pantalla para ingresar su número de cédula
Luego dará clic en el botón Verificar Información, y en la siguiente pantalla deberemos
ingresar nuestra dirección de e-mail (correo electrónico):
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NOTA IMPORTANTE: El E-mail debe ser válido y de uso frecuente del estudiante.
Luego de digitar la dirección de correo electrónico debe dar clic en el botón Actualizar.
El SICAU enviará un mensaje de verificación al correo ingresado. Deberemos dar clic en
el link ACTIVAR USUARIO, para activar nuestra cuenta
Luego de dar clic deberá aparecer el siguiente mensaje:
Esto indica que se realizó la activación correctamente de su cuenta en el SICAU.
El sistema asignará de forma automática como usuario y contraseña su número de
identificación personal (número de cédula o pasaporte).
1.3 Para Ingresar a la cuenta del SICAU
Para ingresar a su cuenta deberá dar clic en “INGRESAR”:
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Luego aparecerá la pantalla donde debe ingresar el usuario y la contraseña:
Ingrese su Usuario y Contraseña.
El usuario y contraseña automáticamente es su número de identificación personal (número
de cédula o pasaporte), la misma que se recomienda cambiar posteriormente.
Luego deberá dar clic en el botón “Ingresar”.
Una vez que ha ingresado a su cuenta aparecerá un menú de opciones al lado izquierdo
de la pantalla:
1.4 Actualización de Datos Personales y Socioeconómicos (Obligatorio)
Una vez que ingresó a su cuenta, debe realizar la actualización de datos personales y
socioeconómicos de manera obligatoria, antes de acceder al proceso de inscripción y
matriculación, para ello debe dar clic en “Información Personal” y luego en “Ingresar”,
como se muestra en la siguiente figura:
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Luego debe proceder a llenar los datos como se solicita, dar clic en el botón Seguir
Luego aparecerá la pantalla para subir la foto que se imprimirá en el comprobante de
matrícula y en el carnet estudiantil.
Dar clic en el botón “Seleccionar imagen”.
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Escogemos la fotografía y damos clic en Abrir.
IMPORTANTE: La fotografía debe ser tipo carnet. No se aceptarán fotografías de cuerpo
entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal de
la imagen, caso contrario no se aceptarán los comprobantes de inscripción.
Luego aparecerá la fotografía seleccionada en la pantalla, da clic en el botón “Seguir”.
NOTA: Si no está conforme con la fotografía seleccionada, puede dar clic en “Cambiar” o
“Remover”, y volverá a realizar el proceso de selección de una nueva fotografía.
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Aparecerán las siguientes pantallas donde deben ingresar la información que se solicita,
luego dando clic en SEGUIR para avanzar:
Al finalizar el último formulario, le mostrará el siguiente mensaje: “Información personal
actualizada correctamente”, lo cual indica que ha culminado el proceso de actualización
de datos con éxito.
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1.5 Inscripción de la matrícula en el SICAU
Una vez concluido el proceso de Actualización de Datos, puede proceder con la inscripción
dando clic en el la opción “Matrículas” y luego en el botón “Ingresar a Matricularse”.
Luego da clic en “Registrar“, en la carrera en la cual desea inscribirse.
Aparece un listado de las materias que puede tomar en el vigente periodo lectivo:
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Debe escoger las materias que desea tomar en este vigente periodo académico y los
paralelos en los cuales las desea ver:
Debemos ser muy cuidadosos al momento de escoger las materias y los paralelos, tome
en cuenta las siguientes recomendaciones:

Consulte su pensum de estudios (con los respectivos prerrequisitos) y el horario
de clases, para tomar una mejor decisión sobre las materias a escoger.

Escoja primero las materias de cursos inferiores.

Para los casos de estudiantes con segunda matrícula en alguna materia, es
importante seleccionar prioritariamente la materia pendiente, y dejar de lado la del
curso superior si hay cruce de horas.

Si escoge todas las materias de un semestre, verifique que todas las materias
estén en el mismo paralelo para evitar choque de horarios.

Si no está seguro de la elección que debe tomar, no culmine el proceso, abandone
la página hasta que se asesore correctamente, ya que una vez concluido el
proceso el sistema se bloquea.

Si en lugar del paralelo está “NO SE ABRE” significa que este periodo no hay
docente asignado a esa materia, por lo tanto no podrá escogerla.

Los estudiantes deberán escoger entre las materias que se les presenten
incluyendo los Proyectos Integradores.
Luego de escoger las materias y paralelo haga clic en el botón Verificar Horario al final
de la página, como se muestra en la siguiente figura:
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En caso de cruce de horas el sistema le mostrará un mensaje, en ese caso debe dar clic
en “Regresar” y arreglar el inconveniente. En caso de no haber inconvenientes deberá
dar clic en “Finalizar”.
Después de este proceso se mostrará la siguiente pantalla, donde deberá dar clic en el
botón “Imprimir registro de matrícula”:
Luego de dar clic en “Imprimir Registro de Matrícula” aparecerá el comprobante que es
uno de los requisitos para legalizar la matrícula.
Deberá imprimir el comprobante generado y firmarlo al final, como lo hace en su
documento de identificación, para luego continuar con el proceso de entrega de
documentos que se indica en el numeral “1.7 Recepción de Comprobantes de Matrícula
y Documentos” en la página 12 de este instructivo.
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La información más relevante del comprobante es la siguiente:

Datos personales del estudiante

Fotografía del estudiante (tipo cédula o carnet)

El valor a cancelar (en casos que los genere).

Las Unidades de Aprendizaje que escogió.

El tipo de matrícula.

Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ.
1.6 Cuenta bancaría de la UTEQ
Una vez impreso el Comprobante de Matrícula y en caso de tener valores a cancelar, debe
proceder al respectivo depósito en la cuenta bancaria de la universidad:
Cuenta Corriente del BANCO BANECUADOR

Número Cuenta: 0240065674

Nombre Cuenta: INGRESOS-UTEQ
De no tener valores a cancelar, no es necesario que se acerque a la institución bancaria.
1.7 Recepción de Comprobantes de Matrícula y Documentos
1.7.1
Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que NO reflejan valores a
pagar
Los admitidos que provienen de nivelación o estudiantes que vienen de otras
Universidades, deberán acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación,
con los siguientes requisitos:

Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU, firmado por el estudiante
(original y 2 copias).
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
Copia de Cédula actualizada (a color)

Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)

Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de salud Pública

Copia a color del Título de Bachiller

1 Foto a color tamaño carnet

Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la
República

En caso de tener discapacidad, traer una copia del carnet del CONADIS

Deberá entregar los documentos físicos con las dos fundas plásticas
transparentes tamaño OFICIO (Revisar numeral 1.9.1 Fundas plásticas
transparentes para hojas tamaño Oficio de este Manual de Procedimiento)

Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados,
serán devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de
documentos que se encuentran en orden y correctamente, se procederá a
registrar la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar
inconvenientes en el proceso de matriculación.
1.7.2
Quienes ingresen a la UTEQ por primera vez y que SI reflejan valores a pagar
Los admitidos que provienen de nivelación o estudiantes que vienen de otras
Universidades, deberán acercarse a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación,
con los siguientes requisitos:

Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU, firmado por el estudiante
(original y 3 copias).

Depósito bancario original y 2 copias (para los casos en los que haya valores que
pagar).

Copia de Cédula actualizada (a color)

Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)

Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de salud Pública

Copia a color del Título de Bachiller

1 Foto a color tamaño carnet

Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la
República

En caso de tener discapacidad, traer una copia del carnet del CONADIS

Deberá entregar los documentos físicos con las dos fundas plásticas
transparentes tamaño OFICIO (Revisar numeral 1.9.1 Fundas plásticas
transparentes para hojas tamaño Oficio de este Manual de Procedimiento)

Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados,
serán devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de
documentos que se encuentran en orden y correctamente, se procederá a
registrar la matrícula. Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad
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o alteración de alguno de los documentos recibidos, la universidad procederá a
anular la matrícula. Considere lo dispuesto en este instructivo, para evitar
inconvenientes en el proceso de matriculación.
1.7.3
Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que SI reflejan valores
a pagar
Los estudiantes que ya se han matriculado anteriormente en la UTEQ, deberán acercarse
a las ventanillas de la Unidad de Admisión y Nivelación, con los siguientes requisitos:

Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU, firmado por el estudiante
(original y 3 copias).

Depósito bancario original y 2 copias (para los casos en los que haya valores que
pagar).

Copia de Cédula actualizada (a color)
Importante: Si los documentos presentados NO están correctamente entregados, serán
devueltos al estudiante, para que presente nuevamente, para el caso de documentos que
se encuentran en orden y correctamente, se procederá a registrar la matrícula. Si se
detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los
documentos recibidos, la universidad procederá a anular la matrícula. Considere lo
dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación.
1.7.4
Estudiantes matriculados anteriormente en la UTEQ y que NO reflejan
valores a pagar
Si el Comprobante de Inscripción que genera el SICAU NO refleja valores a pagar y usted
es estudiante matriculado anteriormente en la UTEQ, enviará el escaneado del
comprobante firmado y la cédula de ciudadanía (a color), en un solo archivo en PDF al
correo [email protected] donde deberá esperar confirmación.
El documento PDF, para enviarlo al correo [email protected], deberá llevar como
nombre del archivo el siguiente formato:
# cédula-apellidos y nombres del estudiante en mayúsculas, ejemplo:
1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf
El ASUNTO del correo deberá llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero
antepuesto el nombre de la carrera, ejemplo:
ASUNTO: Ingeniería Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO
Importante: Si la administración del SICAU verifica que los documentos recibidos NO
están correctamente enviados, se notificará respondiendo el problema por el mismo correo
electrónico del estudiantes, para el caso de documentos enviados correctamente, se
procederá a registrar la matrícula y se notificará al estudiante a su correo electrónico. Si
se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los
documentos recibidos, la universidad procederá a anular la matrícula. Considere lo
dispuesto en este instructivo, para evitar inconvenientes en el proceso de matriculación.
1.8 Plazos para entrega de Comprobantes de Matrículas
Durante las matrículas ordinarias, el comprobante de matrícula junto con los demás
documentos requeridos, se receptarán en las ventanillas de la Unidad de Admisión y
Registro de la UTEQ (para los casos impresos), y en el correo electrónico
[email protected] (para los casos digitales), hasta 3 días luego de vencido el plazo
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de las matrículas ordinarias; el mismo procedimiento se llevará con las matrículas
extraordinarias y especiales.
Cumplido ese plazo no se receptarán documentos y la UTEQ no se responsabilizará de
valores depositados en la cuenta bancaria. Tampoco es obligación de la UTEQ la
recepción de documentos fuera de ese plazo.
1.9 Consideraciones Generales
1.9.1
Fundas plásticas transparentes para hojas tamaño Oficio
Los estudiantes provenientes del curso de nivelación o de otra universidad deberán traer
dos fundas plásticas transparentes para hojas tamaño OFICIO:
1.9.2
Sobre atención en las oficinas administrativas del SICAU
No hay atención de funcionarios del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda
consulta, reclamo o sugerencia lo deberán hacer los estudiantes al correo
[email protected], indicando su número de cédula, nombres y apellidos completos, y el
problema, reclamo o sugerencia. Los administradores del SICAU le contestarán al mismo
correo electrónico. Incluya todos los datos que crea conveniente pero sea breve y conciso
en la explicación de su inconveniente.
1.9.3
Sobre pérdida de gratuidad
Solo deben salir valores a pagar en las siguientes situaciones:
1. Cuando se está matriculado en materias por segunda o tercera ocasión
2. Cuando está matriculado en menos del 60% de los créditos posibles
correspondiente a un semestre, es decir, cuando se matricula en pocas materias
de un semestre.
3. Cuando realiza un cambio de carrera sin homologación
4. Cuando se matricula a una tercera carrera
5. Cuando se matricula en dos carreras del el mismo período académico vigente, en
este caso pierde gratuidad en una carrera.
6. Cuando se matriculan profesionales en una nueva carrera
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Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor
a pagar. Escriba un correo a [email protected], para que le indiquen si su valor a pagar
está correcto. El correo debe ser enviado dentro de los plazos de matrículas.
1.9.4
Sobre perdida de Unidades de Aprendizajes por segunda ocasión
Si usted reprobó una materia por segunda ocasión, deberá realizar el procedimiento
correspondiente para solicitar autorización para Tercera Matrícula, a través del instructivo
correspondiente
que
se
encuentra
en:
http://ued.uteq.edu.ec/pdf/SICAUTerceraMatricula.pdf
1.9.5
¿Cómo saber si un estudiante está matriculado?
El estudiante para consultar si se encuentra matriculado, deberá acceder a “CONSULTA
DE NOTAS” en la página principal del SICAU, como se muestra en la siguiente imagen:
Luego ingresará su número de cédula de ciudadanía o pasaporte en “Cédula Estudiante”
y dar clic en el botón “Listar matrículas”.
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En la pantalla siguiente se mostrará la carrera con las materias seleccionadas en el
proceso de inscripción que realizó para el vigente período académico, donde además
indicará el Nro. De matrícula (# Mat.), Paralelo (Par.), y al final el estado que deberá
mostrar “MATRICULADO”, como se aprecia en la siguiente imagen:
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