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Términos de Referencia
Service Contract Holder (SC)
Título: Asistente de Apoyo de Negocio – del Jefe de Sub Oficina
Lugar de Trabajo: Sub Oficina (Pasto)
Nivel de Pago Propuesto: SB2
Contexto Organizacional y Propósito del Cargo:
El titular trabaja Bajo la supervisión directa del Jefe de Sub-Oficina El Asistente de Jefe de
sub-oficina es el encargado de dar el apoyo administrativo necesario para la ejecución y
puesta en práctica de la operación correspondiente a la sub-oficina. En este nivel se espera
que su trabajo se haga bajo mínima supervisión. Se espera que el titular trabaje de manera
organizada y precisa, apoye las actividades específicas del negocio y Pueden ofrecer orientar
sobre las prácticas habituales a otras personas sobre su área de trabajo.
Responsabilidades
1. Recopilar información con una orientación clara para apoyar la redacción de
documentos y preparación de informes por otros funcionarios.
2. Responder a las consultas y escalarlas de ser necesario, con el fin de proporcionar
un servicio puntual y exacto a los clientes.
3. Apoyar la la gestión de tareas administrativas y financieras en su área, para contribuir
a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
4. Revisar y corregir los documentos estándar de servicios, para contribuir al desarrollo
de documentos precisos.
5. Asumir la responsabilidad para el mantenimiento de los sistemas estándar de
archivos, para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible para el
desarrollo de su función.
6. Identificar discrepancias en las estadísticas y datos, como información faltante e
informar al personal señor para apoyar a sus clientes a desarrollar su trabajo.
7. Asumir la responsabilidad de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad
de la información precisa en los sistemas corporativos.
8. Proporcionar orientación sobre prácticas y métodos de soporte de negocios rutinario
a colegas junior para que los servicios se entreguen constantemente y con los
estándares requeridos.
9. Trabajar con una variedad de individuos, teniendo retroalimentación para ayudar en
la entrega de apoyo de negocios para el personal.
Otros Requerimientos y Responsabilidades
1. Preparar y analizar los procesos de compra en la oficina y hace un enlace con la
oficina principal para la elaboración de la orden de compra;
2. Administrar las autorizaciones de viaje y las autorizaciones de seguridad para los
funcionarios de la SO;
3. Administrar el dinero para gastos menores de la sub-oficina de acuerdo a las normas
y procedimientos de PMA en temas relacionados con los gastos, registro, informes,
reembolsos y otros;
4. Soportar administrativamente los proyectos de la sub-oficina;
5. Coordinar citas interinstitucionales;
6. Recibir y guiar a los visitantes sobre cuestiones de seguridad;
7. Mantener al supervisor informado sobre sus compromisos;
Términos de Referencia
Service Contract Holder (SC)
8. Elaborar correos electrónicos de acuerdo con las instrucciones del supervisor;
9. Mantener los correos y archivos con el fin de utilizar las herramientas administrativas
y presentaciones del PMA ya existentes;
10. Mantener inventarios de activos físicos actualizados;
11. Hacer todos los trámites necesarios relacionados con las cuestiones de líneas aéreas,
problemas de seguridad y de transporte, reservas de hoteles, reportes de seguridad y
otros aspectos relacionados con los viajes por tierra o aereos de los funcionarios del
PMA, incluyendo gastos de viaje;
12. Hacer todas las tareas relacionadas con los vehículos para mantenerlos en un estado
prefecto, en buenas condiciones mecánicas y con el tanque de gasolina lleno. Hacer
todas las tareas de seguridad necesarias relacionadas con los suministros, elementos
de visibilidad de las Naciones Unidas, información de viajes y otros;
13. Realizar todas las autorizaciones de mantenimiento de servicio de acuerdo con las
normas y procedimientos del PMA;
14. Controlar el suministro de combustible de los vehículos y los gastos de combustible;
15. Verificar que todo el personal de las sub oficinas del PMA tienen sus insignias de
visibilidad de la ONU en buen estado y hacer los arreglos para su reemplazo cuando
sea necesario;
16. Mantener todos los elementos de seguridad de la sub oficina incluyendo extintores,
botiquines de primeros auxilios y otros elementos relacionados en pleno
funcionamiento;
17. Mantener una estrecha relación con el equipo de seguridad de la sub oficina con el fin
de participar en los planes de seguridad, ejercicios y actividades de prevención
programadas;
18. Incorporar el Análisis de Género y Protección en cada actividad de la oficina;
19. Rendir cuentas al Director Ejecutivo por conducto de sus supervisores directos y
tienen la obligación de actuar conforme con las políticas, directrices, planes y
procedimientos en materia de seguridad del Departamento de Seguridad de las
Naciones Unidas y el PMA;
20. Efectuar otras actividades requeridas.
Capacidades Organizacionales:
Capacidad
Propósito
Entender y comunicar los
objetivos estratégicos
Ser una fuerza positiva para
cambio
Hacer
de
la
Misión
Organizacional inspiradora al
equipo
Hace nuestra misión visible
en cada acción
Personas
Busca formas de fortalecer
las
habilidades
de
las
personas
Crear una cultura de inclusión
Es
un
entrenador
y
proporcionar
retroalimentación
constructiva
Crear un espíritu de "voy a…"
/ "vamos a…”
Descripción del comportamiento esperado
Ayuda a compañeros de su equipo a articular los objetivos
estratégicos del PMA.
Sugiere posibles mejoras a los procesos de trabajo de equipo
al supervisor.
Explica el impacto de las actividades del PMA en las
comunidades beneficiarias a sus compañeros de equipo.
Articula cómo las responsabilidades de su unidad contribuyen
a la misión del PMA.
Entrena a compañeros junior del equipo en nuevas habilidades
y capacidades.
Busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes
orígenes.
Sirve como un entrenador de colegas pares en la misma área
de trabajo.
Hace seguimiento del alcance de objetivos y comparte esta
información con regularidad con el supervisor.
Términos de Referencia
Service Contract Holder (SC)
Desempeño
Fomenta la innovación y las
soluciones creativas
Se focaliza en la obtención de
resultados
Asume y cumple con los
compromisos
Es decisivo
Cooperación
Se conecta y comparte con las
unidades de PMA
Construye sólidas relaciones
de colaboración externas
Es político ágil y adaptable
Tiene claro el valor que PMA a
sus grupos de interés
Explora formas para ser más eficientes y precisos
constantemente en su ámbito de trabajo y comparte nuevos
métodos de trabajo con sus colegas.
Se centra en la obtención de resultados y seguimiento de los
indicadores para las tareas propias para identificar
oportunidades de eficiencia.
Asume la responsabilidad de sus tareas y notifica al supervisor
tan pronto como sea posible de posibles retrasos en el
cumplimiento de plazos o compromisos.
Independientemente decide qué acción tomar cuando se
enfrentan con decisiones críticas en el lugar de trabajo o en
situaciones de peligro en su ámbito de trabajo.
Sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al
supervisor.
Identifica oportunidades para trabajar con colegas y socios
hacia objetivos comunes.
Desarrolla una comprensión del valor de los equipos y los
socios externos para el cumplimiento de las metas y los
objetivos del PMA.
Alinea las actividades propias con las prioridades del
supervisor para satisfacer necesidades de socios internos y
externos.
Calificaciones Mínimas y Experiencia
Educación: Estudiante de último semestre o profesional en administración de empresas,
economía, contabilidad, ingeniería industrial o sistemas o experiencia profesional
relacionada.
Experiencia: Cuatro o más años de experiencia progresiva de trabajo de trabajo en
administración, contabilidad y trabajo operativo de oficina.
Conocimientos y habilidades:
 Uso de computadores y en office (World, Excel, PowerPoint, etc.);
 conocimientos avanzados en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos
 Experiencia utilizando computadores para el procesamiento de textos, hojas de
cálculo, Sistemas ERP preferiblemente SAP
 Conocimiento de las rutinas y métodos de trabajo para el cumplimiento de los
procesos bajo una mínima supervisión.
 Cortesía para dar y recibir información
 Habilidad para identificar discrepancias de datos y rectificar problemas que requieran
atención.
 Habilidad para dar guía y/o entrenamiento básico del ámbito de su trabajo al staff
junior.
Idiomas: Fluidez en Español y deseable conocimientos avanzados de inglés.
Duración: Seis meses con posibilidad de extensión sujeto a fondos y desempeño.