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Términos de Referencia
Service Contract Holder (SC)
Título: Asistente de Apoyo de Negocio - Finanzas
Lugar de Trabajo: Bogotá
Nivel de Pago Propuesto: SB2
Contexto Organizacional y Propósito del Cargo:
El titular trabaja bajo la supervisión General del Oficial de Finanzas y Administración y la
supervisión directa del Asistente Senior de Finanzas. En este nivel se espera que su trabajo
se haga bajo mínima supervisión. Se espera que el titular trabaje de manera organizada y
precisa, apoye las actividades específicas del negocio y Pueden ofrecer orientar sobre las
prácticas habituales a otras personas sobre su área de trabajo.
Responsabilidades
1. Experiencia y conocimientos solidos en contabilidad, cuentas por pagar y manejo de
tesoreria.
2. Garantizar que el proceso de pagos semanal se realice en los tiempos requeridos,
coordinar de manera apropiada las firmas y las aprobaciones con los encargados.
3. Manejar la caja menor de la oficina central y supervisar las cajas menores de las
oficinas nacionales.
4. Preparar las conciliaciones bancarias y realizar análisis de cuentas de contabilidad
general;
5. Realizar la solicitud de devolución de IVA bimestral.
6. Responder a las consultas internas y de proveedores y escalarlas de ser necesario,
con el fin de proporcionar un servicio puntual y exacto a los clientes.
7. Apoyar la la gestión de tareas financieras en su área, para contribuir a la gestión eficaz
y oportuna de los recursos.
8. Revisar y corregir los documentos estándar de servicios, para contribuir al desarrollo
de documentos precisos.
9. Asumir la responsabilidad para el mantenimiento de los sistemas estándar de
archivos, para asegurar que la información es exacta y fácilmente disponible para el
desarrollo de su función.
10. Elaborar registros contables en el sistema SAP y mantener analizados y conciliados
los saldos de cuentas por pagar.
11. Asumir la responsabilidad de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad
de la información precisa en los sistemas corporativos.
12. Proporcionar orientación sobre prácticas y métodos de soporte de negocios rutinario
a colegas junior para que los servicios se entreguen constantemente y con los
estándares requeridos.
13. Trabajar con una variedad de individuos, teniendo retroalimentación para ayudar en
la entrega de apoyo de negocios para el personal.
14. Clarificar, con los operadores, las discrepancias en los documentos soportes para
el pago;
15. Extraer e introducir los datos de diversas fuentes en los sistemas financieros o
contables;
16. Asistir en la preparación de la nómina al ejecutar comprobaciones de validez en
los resultados de nómina mensual;
17. Mantener un control adecuado sobre los registros financieros como los
compromisos y gastos contra los importes presupuestados;
Términos de Referencia
Service Contract Holder (SC)
18. Supervisar los anticipos de proveedores y otras cuentas por cobrar y garantizar la
oportuna autorización de artículos destacados proveedores, tomando acciones
correctiva donde se requiera;
19. Preparar los vales de recibo diariamente;
20. Incorporar el Análisis de Género y Protección en cada actividad de la oficina;
21. Rendir cuentas al Director Ejecutivo por conducto de sus supervisores directos y con
la obligación de actuar conforme con las políticas, directrices, planes y procedimientos
en materia de seguridad del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas y el
PMA;
22. Efectuar otras actividades requeridas.
Capacidades Organizacionales:
Capacidad
Propósito
Entender y comunicar los
objetivos estratégicos
Ser una fuerza positiva para
cambio
Hacer
de
la
Misión
Organizacional inspiradora al
equipo
Hace nuestra misión visible
en cada acción
Personas
Busca formas de fortalecer
las
habilidades
de
las
personas
Crear una cultura de inclusión
Es
un
entrenador
y
proporcionar
retroalimentación
constructiva
Crear un espíritu de "voy a…"
/ "vamos a…”
Desempeño
Fomenta la innovación y las
soluciones creativas
Se focaliza en la obtención de
resultados
Asume y cumple con los
compromisos
Es decisivo
Cooperación
Se conecta y comparte con las
unidades de PMA
Construye sólidas relaciones
de colaboración externas
Es político ágil y adaptable
Tiene claro el valor que PMA a
sus grupos de interés
Descripción del comportamiento esperado
Ayuda a compañeros de su equipo a articular los objetivos
estratégicos del PMA.
Sugiere posibles mejoras a los procesos de trabajo de equipo
al supervisor.
Explica el impacto de las actividades del PMA en las
comunidades beneficiarias a sus compañeros de equipo.
Articula cómo las responsabilidades de su unidad contribuyen
a la misión del PMA.
Entrena a compañeros junior del equipo en nuevas habilidades
y capacidades.
Busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes
orígenes.
Sirve como un entrenador de colegas pares en la misma área
de trabajo.
Hace seguimiento del alcance de objetivos y comparte esta
información con regularidad con el supervisor.
Explora formas para ser más eficientes y precisos
constantemente en su ámbito de trabajo y comparte nuevos
métodos de trabajo con sus colegas.
Se centra en la obtención de resultados y seguimiento de los
indicadores para las tareas propias para identificar
oportunidades de eficiencia.
Asume la responsabilidad de sus tareas y notifica al supervisor
tan pronto como sea posible de posibles retrasos en el
cumplimiento de plazos o compromisos.
Independientemente decide qué acción tomar cuando se
enfrentan con decisiones críticas en el lugar de trabajo o en
situaciones de peligro en su ámbito de trabajo.
Sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al
supervisor.
Identifica oportunidades para trabajar con colegas y socios
hacia objetivos comunes.
Desarrolla una comprensión del valor de los equipos y los
socios externos para el cumplimiento de las metas y los
objetivos del PMA.
Alinea las actividades propias con las prioridades del
supervisor para satisfacer necesidades de socios internos y
externos.
Calificaciones Mínimas y Experiencia
Educación: Universitario, Contaduria Pública o carreras afines.
Términos de Referencia
Service Contract Holder (SC)
Experiencia: dos o más años de experiencia progresiva de trabajo de oficina, en
departamentos de contabilidad, cuentas por pagar o tesorería, habilidad operacional para
realizar registros contables de manera precisa y agil, mantener adecuado control de
documentos y experiencia en el manejo de clientes internos y externos.
Conocimientos y habilidades:
 Persona con buenas habilidades operacionales para manejar varios asuntos a la vez,
metódico y organizado.
 Uso de computadores y office (World, Excel, PowerPoint, etc.).
 Conocimientos medios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.
 Deseable experiencia utilizando Sistemas ERP preferiblemente SAP.
 Conocimiento de las rutinas y métodos de trabajo para el cumplimiento de los
procesos bajo una mínima supervisión.
 Enfoque de servicio al cliente.
 Habilidad para identificar discrepancias de datos y rectificar problemas que requieran
atención.
Idiomas: Fluidez en Español y deseable conocimientos basicos de inglés.
Duración: Seis meses con posibilidad de extensión sujeto a fondos y desempeño.