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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
GUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA UNIDADES PRESUPUESTADAS DEL SNS - AÑO 2015
Unidad _____________________________________Fecha___________
INTRODUCCIÓN
Dando continuidad a las tareas para la aplicación del modelo económico cubano, y
la elevación de la responsabilidad y facultades en las entidades, resulta
imprescindible ser rigurosos en el acatamiento absoluto a la legalidad y la actuación
ética de cuadros y trabajadores. Por ello debemos continuar fortaleciendo el
Sistema de Control Interno en aras de los resultados esperados con eficiencia, orden
y disciplina, entre ellos, el referido al plan de la economía y el presupuesto.
A partir de las Normas del Sistema de Control Interno aprobadas mediante la
Resolución No. 60/201por la Contraloría General de la República; es necesario que
todas las entidades logren adecuar y aplicar su Guía de Autocontrol en
correspondencia con tales normativas. Este documento es una herramienta de
trabajo, donde se relacionan también las principales disposiciones vigentes que
contribuyan a que los cuadros de conjunto con todos los trabajadores, implementen
su Sistema de Control Interno armonizado por componentes y normas.
Las entidades deberán evaluar los aspectos básicos que les corresponden aplicar, los
cuales podrán ser enriquecidos, modificados o excluidos en dependencia de su
estructura organizativa y el tipo de actividad que ejecutan.
Consideramos oportuno realizar algunos comentarios sobre el contenido de la Guía.
Se ha organizado en dos partes, la No. I con los requerimientos y el formato de la
Resol. 60/11 y la Parte No. II
Actividades de Control.
adecuando los temas económicos del componente
En general hemos pretendido llevar al contenido los aspectos principales que
establecen las regulaciones vigentes, en consonancia con la realización práctica
por los ejecutores, que además de medir el desempeño, ilustra lo que se debe
hacer en cada actividad.
Continuamos destacando la presentación de evidencias en los casos que proceda,
como forma de comprobar la veracidad del cumplimiento de la norma.
En la Parte No. I
En la norma ¨Idoneidad Demostrada¨ se reitera la inclusión de la Capacitación
haciendo énfasis en Áreas en las cuales es necesario elevar la ejecución de cursos
afines al contenido laboral del personal en funciones.
En la norma ¨Estructura Organizativa y Asignación de Autoridad y Responsabilidad¨
destacamos la confección del Manual de Organización y Funcionamiento Interno y
los Manuales de Organización y Procedimientos de las Áreas de Responsabilidad
que por la prestación que realizan lo requieran. Departamentos, Servicios, Áreas de
Diagnóstico y de Tratamiento, etc..
Aclaramos que no se trata de los manuales de procedimientos técnicos elaborados
para dar salida al proceso de Acreditación. En este caso nos referimos a manuales
Administrativos.
En la norma ¨Prevención de Riesgos¨ presentamos áreas y actividades en las que
no es usual evaluar estos aspectos. Pues hay riesgos en todas las áreas y puestos
de trabajo, lo que ocurre es que la práctica diaria a veces limita identificarlos
debidamente. Lo que pretendemos es la revisión de los procesos y evaluar los que
son relevantes y no tienen definidas sus medidas de control.
En la norma ¨Sistema de Información, Flujo y Canales de Comunicación¨ se
observa que continúan insuficiencias en el diseño y presentación en los manuales
de procedimientos. No hay claridad en el contenido y el alcance. Hay disímiles
formas de elaborar cualquier sistema, no obstante, sugerimos cómo organizar la
ejecución del tema para facilitar su confección.
Sistema de Información: Organización que integra todos los requerimientos
necesarios para que la información cumpla el objetivo para la cual fue creada.
Alcance: La norma se refiere a todas las informaciones que existen en la unidad
para garantizar los objetivos y metas. Con independencia de las formas oral o
escrita y del soporte (papel, magnético o audio).
Teniendo en cuenta las características de nuestras unidades y solo para este
trabajo, las informaciones las podemos clasificar en:
Información administrativa
La que se utiliza para satisfacer las necesidades de la administración: economía,
recursos humanos, servicios generales, dietética, mantenimiento, almacenes y
farmacia etc. Y se tipifica en: Modelos de los subsistemas contables, Pedido de
sala, Parte de Dietas, Orden de Mantenimiento, etc.
-2-
Información de servicios
La que se utiliza para satisfacer las necesidades de los servicios asistenciales que
brinda la unidad: Receta Médica, Orden de Laboratorio, Certificado Médico, Orden
de Rx, Remisión etc.
A su vez en cada una se pueden clasificar por su origen en:


Externa: la que se produce fuera de la unidad.
Interna: la que se origina por un área de trabajo de la unidad.
Canales de Comunicación
Se refiere a las vías por la que transita la información: personal, oral o escrita,
mensajero, correo ordinario, e-mail, audio, video etc.
Hay dos elementos claves que intervienen en el proceso de informar que son:
Emisor y Receptor.
Tenemos los ingredientes básicos para elaborar el Sistema de Información que se
debe proyectar por unidad organizativa con la estructura siguiente:
DIRECCIÓN
Información administrativa
Externa :
Informe x : emisor, receptor, canales de comunicación,
Interna:
Informe z : emisor, receptor, canales de comunicación,
Información de servicios
Externa :
Informe x : emisor, receptor, canales de comunicación,
Interna:
Informe x : emisor, receptor, canales de comunicación,
etc..
etc..
etc..
etc..
SUB-DIRECCIONES (igual estructura)
ÁREAS DE RESPONSABILIDAD (igual estructura)
PUESTOS DE TRABAJO (igual estructura)
En la Parte No. II
Esta parte se ha organizado de acuerdo con la estructura general que presentan las
unidades, con el propósito de que cada responsable evalúe la actividad a su cargo.
Particular significación hemos otorgado al Área de Administración con relación a la
responsabilidad sobre los almacenes y el cumplimiento de las normas inherentes a
esta actividad.
Con igual propósito hemos tenido en cuenta el ¨Área de Aseguramiento Médico¨
donde esté creada y el profesional designado gobierne este almacén.
-3-
MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
GUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA UNIDADES PRESUPUESTADAS DEL SNS - AÑO 2015
Parte No. I - ASPECTOS A VERIFICAR POR COMPONENTES Y
NORMAS
(Resolución No. 60/11 de la CGR.)
COMPONENTE «AMBIENTE DE CONTROL»
NO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
ASPECTOS A VERIFICAR
1-Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual
Están elaborados los objetivos de trabajo y plan anual de actividades
de la entidad.
Cada unidad organizativa (área) cuenta con sus objetivos de trabajo y
plan anual de actividades, y este está en correspondencia con el de la
entidad.
Se analiza el cumplimiento de la planeación y se adoptan las medidas
que correspondan
Cada cuadro, funcionario y especialista tiene el plan de trabajo
individual, elaborado teniendo presente el plan de trabajo mensual del
nivel de dirección a que se subordina.
El jefe inmediato superior revisa, aprueba y analiza el cumplimiento
del plan aprobado.
2-Integridad y valores éticos
Tienen definidos los valores éticos que deben cumplir los directivos
superiores, directivos, ejecutivos, funcionarios y demás trabajadores
de la entidad.
Se conoce por los trabajadores y aplica el Reglamento Disciplinario
aprobado.
3-Idoneidad Demostrada
Está creado el comité de expertos y se conservan las actas de las
reuniones.
Cada trabajador conoce las funciones o tareas asignadas o inherentes
a su contenido real o específico de trabajo.
Está elaborado el Plan Individual de Capacitación a partir de la
determinación de las necesidades de preparación de cada trabajador
o grupo de ellos de acuerdo con sus categorías, perfil ocupacional o
profesiones.
Está elaborado el Plan Anual de Capacitación que da respuesta a las
necesidades del Plan Individual.
En el Plan de Capacitación incluyen acciones o cursos dirigidos al
personal de las áreas de:
Administración y Servicios Básicos
Logística, Almacenes y Dietética,
SÍ
NO
-4-
NP
NO.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
ASPECTOS A VERIFICAR
SÍ
Recursos Humanos y Planificación
Contabilidad, Finanzas y Costo
Subsistemas de Contabilidad
Mantenimiento
El cumplimiento del Plan de Capacitación se evalúa trimestralmente
por la dirección de la entidad.
4-Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad
Poseen el organigrama de la entidad, que se corresponde con la
estructura organizativa de la misma y sus necesidades.
Identificados los procesos, actividades y sus responsables, a partir de
las funciones de la entidad, para dar cumplimiento a los objetivos
trazados.
Elaborado y aprobado por la máxima dirección de la entidad:
El Manual de Organización y Funcionamiento Interno donde se
establecen las funciones y relaciones entre las áreas de la estructura,
y los Subsistemas Generales del Sistema de Control Interno.
Los Manuales de Organización y Procedimientos de las Áreas
fundamentales de trabajo donde se relacionan los procedimientos
administrativos a seguir en cada uno de los procesos y puestos de
trabajo de acuerdo con las actividades que desarrollan.
Cuenta la entidad con los documentos siguientes:
El Reglamento Funcional de la entidad.
El Reglamento Disciplinario Interno
El Convenio Colectivo de Trabajo
Elaborado y actualizado el plan de seguridad informática de acuerdo
con la legislación vigente.
5-Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos
Tienen los procedimientos para cumplir las políticas y prácticas en la
gestión de los recursos humanos, captación, selección y aprobación
del personal.
Está elaborado y se cumple un programa de Salud y Seguridad de los
Trabajadores.
NO
NP
NO
NP
COMPONENTE «GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS»
NO.
ASPECTOS A VERIFICAR
6-Identificación del riesgo y Detección del Cambio
29. En cada Área de Responsabilidad están identificados los riesgos de
cada proceso, clasificados por actividades y operaciones que
pueden
afectar el cumplimiento de los objetivos y metas de la
entidad.
30. Existe evidencia de que la identificación y evaluación de los riesgos se
realizaron de conjunto con los trabajadores.
7-Determinación de los Objetivos de Control
31. Están definidos los objetivos de control que se desean alcanzar en la
entidad a partir de los riesgos identificados.
SÍ
-5-
NO.
32.
ASPECTOS A VERIFICAR
Existe evidencia de que la determinación de los objetivos de control
se realizó de conjunto con los trabajadores.
8- Prevención de riesgos
33. Está elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de la entidad, con
acciones dirigidas a controlar y mantener actualizados los de las
Áreas y velar por los riesgos más relevantes contenidos en los
respectivos Planes de Prevención de Riesgos de las áreas.
34. Está elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de las Áreas de
Responsabilidad.
Se consideran en el Plan de Prevención de las áreas los riesgos más
relevantes relacionados con:
35. La seguridad informática
36. El control de los recursos en: almacenes, farmacia, mantenimiento,
servicio de ropa y lencería, cocina, comedor y pantry, y salas.
37. La venta de servicios en: estomatología, atención a extranjeros(CUC)
38. El control y la entrega de turnos para intervenciones quirúrgicas,
análisis o pruebas especiales, prótesis etc.
39. Recepción y entrega de órdenes de investigaciones en laboratorios
clínicos, imagenología y otros servicios a salas y a la población
40. La actuación ética
41.
42.
SÍ
NO
NP
Existe evidencia documental de que el Plan de Prevención de Riesgos
está aprobado por el Consejo de Dirección y los trabajadores.
Se analiza y actualiza, periódicamente, el Plan de Prevención con la
participación de los trabajadores, dejando evidencia documental de
estas acciones.
COMPONENTE «ACTIVIDADES DE CONTROL»
NO.
43.
44.
45.
46.
47.
ASPECTOS A VERIFICAR
SÍ
NO NP
9-Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de
autorización
Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas y
responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización y
registro de recursos materiales y financieros y a la revisión de las
transacciones económicas de compra y venta y los cobros y pagos.
Están definidas y controladas por la dirección las firmas autorizadas
para las diferentes transacciones y operaciones de la entidad.
Existe un levantamiento de las relaciones de familiaridad.
Está elaborado el plan de acción para dar solución a las relaciones de
familiaridad cuando se afecta la contrapartida.
10-Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
Las operaciones con
recursos materiales y financieros y las
transacciones de compra y venta de mercancías y servicios y los
cobros y pagos, y demás hechos económicos cuentan con un soporte
documental demostrativo,
que garantice la trazabilidad de las
mismas.
-6-
NO.
48.
49.
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
ASPECTOS A VERIFICAR
Está implantado el Sistema Costo por Áreas de Responsabilidad.
Los resultados obtenidos en el Costo se utilizan como herramienta de
dirección.
11-Acceso restringido a los recursos, activos y registros
Están definidos los niveles de accesos a los recursos y registros de la
entidad.
12-Rotación del personal en las tareas claves
Existe un plan de rotación del personal que tiene a cargo las tareas con
mayor probabilidad de comisión de irregularidades.
Existe evidencia documental de la rotación sistemática del personal en
dichas tareas.
En el caso de contar con pocos trabajadores y dificultarse el
cumplimiento de esta norma, se aumenta la periodicidad de las
acciones de supervisión y control.
13-Control de las Tecnologías de la Información
Existe evidencia de que se realizan controles para comprobar que se
cumple el Plan de Seguridad Informática de la entidad.
Los sistemas contables financieros utilizados cuentan con el certificado
actualizado emitido por la entidad autorizada.
14-Indicadores de rendimiento y de desempeño
Están establecidos indicadores cualitativos y cuantitativos para medir
el desempeño del personal.
Están establecidos indicadores cualitativos y cuantitativos para medir
el rendimiento de los recursos.
Existe evidencia de la aplicación y análisis de los indicadores de
desempeño del personal.
Existe evidencia de la aplicación y análisis de los indicadores de
rendimiento de los recursos.
SÍ
NO
NP
SÍ
NO
NP
COMPONENTE «INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN»
NO.
60.
61.
62.
63.
64.
ASPECTOS A VERIFICAR
15-Sistema de información, flujo y canales de comunicación
Están elaborados los flujos de información de cada proceso.
Existen, aplican y funcionan adecuadamente los canales de
comunicación existentes.
El sistema logra que la comunicación descendente, facilite que los
trabajadores conozcan y entiendan los objetivos de trabajo de la
unidad.
El sistema logra que la comunicación ascendente, permita la mejora
continua de la organización al retroalimentarse de la opinión de los
trabajadores.
El sistema de información logra que la comunicación horizontal,
garantice la ágil y rápida respuesta de los problemas que se presentan
-7-
NO.
ASPECTOS A VERIFICAR
en los diferentes procesos y fortalece el trabajo en grupo y el
desarrollo de la inteligencia colectiva.
16-Contenido, calidad y responsabilidad
65. Se aplican las políticas establecidas para garantizar la calidad de la
información relevante, su organización y conservación, que permita ser
auditada.
17-Rendición de cuentas
66. Está planificado el proceso de rendición de cuentas y existe evidencia
de dichas acciones.
67. Los cuadros y funcionarios informan de forma integral acerca de la
probidad de su gestión y toma de decisiones.
SÍ
NO
NP
ASPECTOS A VERIFICAR
SÍ
NO
18-Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno
Hacer una valoración de la efectividad del Sistema de Control Interno
analizando el resultado de las supervisiones realizadas a partir de los
informes archivados en el Expediente de Acciones de Control
Existe evidencia del análisis con los trabajadores de los resultados de
las acciones de control internas y externas realizadas.
Se elaboró el plan de medidas correspondiente.
Se realizan periódicamente autoevaluaciones del sistema de control
interno y se deja evidencia documental de sus análisis con los
trabajadores.
Se controla la aplicación del Sistema de Control Interno en las
unidades subordinadas.
De existir auditores internos han elaborado un plan de auditoría
interna que se cumple.
Se cumple con lo establecido en cuanto a consultar con la Unidad de
Auditoría que ejecuta el trabajo, las medidas disciplinarias que se
propone adoptar.
Se consulta con la unidad de auditoría el Plan de Medidas para eliminar
las deficiencias detectadas en las acciones de control.
Se aplican las medidas disciplinarias pertinentes, en los casos que
corresponda a los responsables colaterales, cuya inacción facilitó la
ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y actos de corrupción.
Se informa a la unidad de auditoría que ejecutó la acción de control, el
estado de cumplimiento de las medidas en el término establecido en la
legislación vigente.
19-Comité de prevención y control
Está constituido el Comité de Prevención y Control.
El Comité de Prevención y Control está dirigido por la máxima
autoridad y lo integran funcionarios y trabajadores que gocen de
respeto en el colectivo por sus conocimientos y experiencia, así como
NP
COMPONENTE «SUPERVISIÓN Y MONITOREO»
NO.
68.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
-8-
NO.
80.
81.
82.
ASPECTOS A VERIFICAR
asesores jurídicos y el auditor interno en las estructuras que
corresponda.
Existe evidencia documental del cronograma de reuniones, así como de
los temas tratados, acuerdos adoptados y el seguimiento de los
mismos en sus sesiones de trabajo.
Se analizan los casos de indisciplinas, ilegalidades y presuntos hechos
delictivos y de corrupción. Si se aplican las medidas disciplinarias
pertinentes.
Los hechos o conductas que pueden ser constitutivas de delitos, se dan
a conocer a las autoridades correspondientes, independientemente de
la medida disciplinaria que se decida imponérsele al infractor.
SÍ
Parte No. II – 10. DOCUMENTACIÓN, REGISTRO OPORTUNO Y SI
ADECUADO DE LAS TRANSACCIONES Y HECHOS.
NO
NO
OTROS ASPECTOS DEL CONTRIOL INTERNO A VERIFICAR .
DIRECCIÓN:
83.
Está constituida la Comisión de Divisas. Ver el Acta.
84.
Está constituido el Comité de Contratación y/o de Compras. Ver el
Acta.
85.
Está conformado el Expediente de Acciones de Control de acuerdo
con lo establecido en la legislación vigente. Ver
86.
Verificar que el sobre lacrado con la combinación de la caja fuerte de
la entidad, se encuentra bajo el poder del director, la OCIC o en otro
lugar seguro determinado por la dirección
Del Consejo Económico
87.
Comprobar mediante las Actas la celebración mensual del Consejo.
En las Actas verificar si son temas obligados en cada Consejo:
88.
Análisis de la ejecución del presupuesto.
89.
Evaluación del Costo por Área de Responsabilidad
90.
Cumplimiento de la Inst. Gral. No. 206 referida al Destino Final de
los recursos que salen del almacén.
91.
Cumplimiento de los conteos físicos semanales del 10% de los
-9-
NP
NP
inventarios en almacenes, AFT y Fondos Fijos.
92.
93.
Análisis trimestral de la Disciplina Laboral en general y por
categorías y grupos o áreas de riesgo
Revisar el control consecutivo de los acuerdos y el cumplimiento.
Comprobación del Destino Final IG No. 206
Están creadas, por la Dirección de la entidad, las comisiones para la
Comprobación del Destino Final los recursos materiales que salen
del almacén. Ver las Actas de creación de:
94.
95.
96.
97.
Medicamentos
Alimentos
Fondos Fijos
Mantenimiento
98.
Estas revisiones se realizan mensualmente y en forma sorpresiva.
Cada comisión debe realizar al menos una comprobación al mes.
99.
Cada comisión mantiene las evidencias y resultados de
comprobaciones archivadas en una carpeta o files. VER
las
Del Comité de Contratación y de Compras - Pagos
Compras a Personas Jurídicas (entidades estatales). Comprobar :
100.
101.
102.
En las Actas el control consecutivo de los acuerdos.
Por muestreo en el Control de Cheques o en el Expediente de
Proveedores verificar, si las compras del último trimestre se
corresponden con los acuerdos del Comité.
El Comité conoce y ejerce acciones de supervisión y control sobre la
preparación, confección y pago de la Nómina.
Compras a Personas Naturales (Privados). En las Actas verificar:
103.
Si las solicitudes de compras de mercancías y servicios a Privados
se atienden y aprueban en el Comité.
104.
Si en las propuestas de compras a Privados se presentan al menos
tres (3) ofertas por solicitud para licitación por el Comité.
- 10 -
105.
Si las ofertas son presentadas y defendidas ante el Comité por los
propios cuentapropistas o cooperativistas.
Del Contrato Económico
Por los Expedientes de Proveedores o por el “Control de Cheques
Emitidos” y el “Registro de Cheques en Divisa”, comprobar :
106.
107.
108.
Que exista un Contrato Económico firmado con cada proveedor.
Que el jefe del Área de Contabilidad o Economía posea evidencia de
las cláusulas que tratan: formas y términos de pago, diferencias en
recepción, reclamaciones y otros aspectos relacionados con su
trabajo.
La persona del Área de Contabilidad que confecciona los
instrumentos de pago tiene la relación de Contratos firmados.
Escoger algunos expedientes de contratos con personas jurídicas
(entidades) o naturales (privados) y verificar :
109.
La identificación completa de las partes contratantes incluyendo los
representantes acreditados para firmar contratos.
110.
Número, fecha, vigencia, nombre y apellidos y firma de los
representantes.
111.
Que estén correctamente confeccionados, no tengan borrones o
enmiendas.
112.
La evidencia escrita de la Certificación jurídica declarando la
existencia de los documentos de amparo legal del proveedor.
En los Contratos con Personas Naturales (trabajadores por cuenta
propia) verificar:
113.
114.
115.
Si en las ofertas de mercancías se detallan suficientemente los
indicadores de calidad y precios.
Si en las ofertas de servicios de reparación y mantenimiento de
equipos, medios de transporte e inmuebles, se detallan las partes,
objetos de obra, acciones, mano de obra etc.los parámetros de
calidad, garantía y los precios de cada una.
Si las ofertas poseen el detalle de los productos o servicios y el
precio.
- 11 -
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN, SERVICIO, O ASEGURAMIENTO
NO MÉDICO (a la que se subordinan las actividades siguientes)
Logística de Almacenes
116.
Está confeccionado
(EXPELOG).
el
Expediente
Logístico
de
Almacenes
En el mismo mantienen los documentos siguientes
117.
- Expediente Técnico de los almacenes
118.
- Método de Control y Ubicación o localización de los Productos
119.
- Documentos normativos vigentes
120.
- Sistema de Protección y Seguridad de los almacenes
121.
- Rotación de productos o lotes (alimentos, medicamentos y
productos químicos)
122.
- Control de Fechas de Vencimiento ( alimentos, medicamentos y
productos químicos)
Tienen archivados los:
123.
124.
- Informes de Recepción
- Informes de Reclamación
125.
- Notificación de Sobrantes
126.
Mantienen en lugar visible el Control de personas con nivel de
acceso.
127.
Mantienen el Control de personas Autorizadas a “Pedir”.
128.
129.
Mantienen el Control de firmas Autorizadas a aprobar las entregas.
Están organizados internamente los pedidos y despachos por días
para cada área de trabajo.
Inventario General Anual y Conteos Periódicos del 10% .
130.
131.
Está elaborada la Programación Anual de Inventarios Generales y
Conteos Periódicos del 10% en los Almacenes de: Misceláneas,
Alimentos y
- 12 -
132.
133.
134.
135.
136.
137.
138.
139.
140.
141.
Medicamentos y farmacia (si le están subordinados)
Se cumple, con evidencia escrita en las tarjetas, la ejecución Anual
de Inventarios Generales en los Almacenes de: Misceláneas,
Alimentos y
Medicamentos y farmacia (si le están subordinados)
Se efectúa el Inventario General al producirse la sustitución del
responsable de almacenes, farmacia y Áreas de Responsabilidad.
IG. - No. 175.
Las hojas con las relaciones de productos para el Conteo Físico
tienen anotado el saldo de las existencias de los Submayores
contables. (la respuesta correcta es NO, pues debe realizarse el
conteo físico a “Ciegas”)
Se realiza el Inventario General Anual
por el “Método de Doble
Conteo y un Tercero en caso de Diferencia”. Ver papeles de trabajo.
Se cumple, con evidencia escrita en las tarjetas , la ejecución de
Conteos Físicos, al menos mensuales, del 10% de las existencias
en los Almacenes de: Misceláneas,
Alimentos 100%
Medicamentos y farmacia (si le están subordinados)
Determinación y Venta de Inventarios Ociosos (I. G. No, 253)
142.
Esta nombrado el Gestor de Inventarios.
143.
Están determinados los inventarios de lento movimiento y los
ociosos.
Se han realizado gestiones de venta de acuerdo al orden de
prelación establecido:
144.
Entre las entidades de Subordinación Nacional.
145.
Entre las entidades de Subordinación Provincial.
146.
Entre las entidades de Subordinación Nacional y las de
Provincial todas del SNS.
147.
Sub.
En coordinación con el MINCIN en entidades fuera del SNS.
- 13 -
148.
En el 2014 se ha logrado disminuir el saldo de los inventarios
ociosos. La disminución fue de un _______%.
149.
Los declarados no comercializables se han disminuido.
disminución fue de un _______%.
150.
La
La estructura y el valor del inventario y sus respectivos ciclos de
reaprovisionamiento se corresponden con las necesidades de la
entidad.
Control de Inventarios de Medios Materiales en Almacén.
151.
Los almacenes tienen las condiciones de seguridad, orden y
limpieza requeridos.
152.
El personal de los almacenes tiene firmadas las Actas de
Responsabilidad Material. El original se archiva en Contabilidad.
153.
Se cuentan, miden y pesan, según corresponda, los productos
recibidos en el almacén emitiendo el Informe de Recepción .
154.
155.
156.
157.
158.
El encargado del almacén no tiene acceso al documento del
suministrador, o sea, hace la Recepción a Ciega. Excepto cuando un
representante del proveedor entrega la mercancía.
Cuando hay diferencias en recepción, averías o roturas se notifican
y/o reclaman al proveedor de acuerdo con lo pactado en el Contrato.
Cuando hay diferencias en recepción, averías o roturas imputables
al transportista se notifican y/o reclaman al mismo de acuerdo con lo
pactado en el Contrato.
Diariamente, en la sesión de la tarde o al final de los despachos, el
personal del almacén cuadra las existencias físicas que tuvieron
movimiento contra los saldos de las Tarjetas de Estiba.
Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto a los
productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren
a la intemperie o destilen sustancias que las deterioren.
159.
El personal del almacén, después de anotado el movimiento, informa
la existencia de cada producto en los modelos de entradas y salidas,
160.
Los inventarios recibidos de Donación se controlan separadamente.
161.
Los inventarios ociosos se controlan separadamente.
- 14 -
Servicios de Alojamiento y Gastronomía en CUP y CUC
162.
163.
164.
165.
El servicio de Alojamiento se encuentra aprobado en la misión,
funciones, obligaciones y atribuciones o en su defecto declaradas
como actividades secundarias, de apoyo y eventuales, para las
que están facultados los jefes máximos de las unidades.
El servicio de Gastronomía se encuentra aprobado en la misión,
funciones, obligaciones y atribuciones o en su defecto declaradas
como actividades secundarias, de apoyo y eventuales, para las
que están facultados los jefes máximos de las unidades.
El servicio de Alojamiento dispone de la autorización comercial
actualizada
que expide el Registro Central Comercial del
MINCIN. Se actualiza en períodos anuales según el caso.
El servicio de Gastronomía dispone de la autorización comercial
actualizada que expide el Registro Central Comercial del MINCIN.
Se actualiza en períodos anuales según el caso .
Área de Dietética
166.
Verificar la correspondencia entre los Partes Diarios de Dietas
emitidos por las salas y el Resumen de Partes Diarios de Dietas.
Comprobar las sumas.
167.
Verificar en el modelo Alimentos a Confeccionar si la cantidad de
raciones coincide con el Resumen de Partes Diarios de Dietas.
168.
Si los per-cápitas utilizados en el modelo Alimentos a Confeccionar
son los establecidos. Revisar el cálculo
Comprobar en el Vale de Solicitud - Entrega o Devolución o similar
en uso, que los productos extraídos del almacén coinciden:
169.
En descripción del producto con la Dieta Básica de la Semana.
170.
En la cantidad con la determinada en el cálculo de los Alimentos a
Confeccionar.
171.
Revisar la veracidad del Control Diario de Menúes Servidos contra
los controles del comedor.
Cobro del Comedor
172.
Los comprobantes de cobro están foliados.
- 15 -
173.
El ingreso se liquida diariamente en la caja de la unidad.
ÁREA DE ASEGURAMIENTO MÉDICO, FARMACIA O DE
ADMINISTRACIÓN
Inventario General Anual y Conteos Periódicos del 10% . En los
Almacenes de Medicamentos y Farmacia.
174.
Está elaborada la Programación Anual de Inventarios Generales y
Conteos Periódicos del 10% en el Almacén de Medicam. y farmacia.
175.
Se cumple, con evidencia escrita en las Tarjetas, la ejecución Anual
de Inventarios Generales en los Almacenes y farmacia.
176.
Se efectúa el Inventario General al producirse la sustitución del
responsable de almacenes y de farmacia. IG No. 175
177.
Se realiza el Inventario General Anual por el “Método de Doble
Conteo y un Tercero en caso de Diferencia”. Ver papeles de trabajo.
178.
Se cumple, con evidencia escrita, en las Tarjetas , la ejecución de
los Conteos Físicos, al menos mensuales, del 10%
de las
existencias en almacenes y farmacia. Ver papeles de trabajo.
Control de Inventarios de Medicamentos e Insumos de Uso
Médico en Almacén y Farmacia.
En el Almacén
179.
Los almacenes tienen las condiciones de seguridad, orden y
limpieza requeridas.
180.
El personal de los almacenes y farmacia tiene firmadas las Actas de
Responsabilidad Material. El original se archiva en Contabilidad.
181.
Se cuentan, miden y/o pesan según corresponda, los productos
recibidos en el almacén emitiendo el Informe de Recepción.
182.
183.
184.
El encargado del almacén no tiene acceso al documento del
suministrador, o sea, hace la Recepción a Ciega. Excepto cuando un
representante del proveedor entrega la mercancía.
Cuando hay diferencias, averías o roturas en recepción se notifican
y/o reclaman al proveedor de acuerdo a lo pactado en el Contrato.
Cuando hay diferencias, averías o roturas en recepción, imputables
al transportista se notifican y/o reclaman al mismo de acuerdo a lo
- 16 -
pactado en el Contrato.
185.
Diariamente, en la sesión de la tarde o al final de los despachos, el
personal del almacén y farmacia cuadra las existencias físicas que
hayan tenido movimiento, contra los saldos de las Tarjetas de
Estiba.
186.
Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto a los
productos almacenados o en lugar próximo a los que destilen
sustancias que las deterioren.
187.
El personal del almacén, después de anotado el movimiento, informa
la existencia de cada producto en los modelos de entradas y salidas.
188.
Comprobar por muestreo las existencias físicas de los productos
contra en las Tarjetas de Estiba.
189.
190.
Los inventarios recibidos de Donación se controlan separadamente.
Los inventarios ociosos se controlan separadamente.
En la Farmacia del Hospital
191.
Revisar por muestreo la anotación en las Tarjetas de Estiba de las
transferencias de productos del Almacén hacia la Farmacia
192.
Comprobar por muestreo las existencias físicas de los productos
contra en las Tarjetas de Estiba.
193.
Comprobar por muestreo la contabilización del Gasto de
medicamento mediante el registro de los Pedidos de Sala en los
Submayores de Inventario de Contabilidad.
CONTABILIDAD - SUBSISTEMAS DE CONTROL ECONÓMICO. Programación Anual de Inventarios Generales y Conteos
Físicos Periódicos (10% ).
194.
195.
196.
197.
198.
Está elaborada la Programación Anual de Inventarios Generales en
los: Activos Fijos Tangibles y
Fondos Fijos.
Está elaborada la Programación Anual de Conteos Periódicos del
10% en los: Activos Fijos Tangibles y
Fondos Fijos.
Está elaborada la Programación Anual de Conteos Periódicos del
- 17 -
10% en los Almacenes de: Misceláneas,
199.
Medicamentos,
200.
y Alimentos .
201.
Se cumple, con evidencia escrita en los Controles, la ejecución
Anual de Inventarios Generales en los Activos Fijos Tangibles.
202.
Se cumple, con evidencia escrita en las Actas, la
Semestral de Inventarios Generales en los Fondos Fijos.
203.
Se efectúa el Inventario General al producirse la sustitución del
responsable de las Áreas de Responsabilidad. IG. - No. 175.
204.
ejecución
Se cumple, con evidencia escrita, en los Controles y en las Actas la
ejecución de los Conteos Físicos semanales del 10%, en:
Activos Fijos Tangibles
Fondos Fijos.
205.
206.
207.
208.
209.
210.
Se cumple, con evidencia escrita en las tarjetas, la ejecución de los
Conteos Físicos semanales del 10% de las existencias en los
Almacenes de: Misceláneas,
Medicamentos,
y Alimentos 100%
El personal del Área de Contabilidad asesora, supervisa y garantiza
la calidad del proceso de inventario, exigiendo que se realice por el
“Método de Doble Conteo y un Tercero en caso de Diferencia”.
El personal del Área de Contabilidad participa con el personal de
administración, servicio y aseguramiento médico en el Inventario
General Anual, total o parcial por cuenta y/o subcuenta.
Contabilidad – Subsistema de Activos Fijos Tangibles
211.
212.
213.
Están establecidos y actualizados los modelos de Control de
Activos Fijos Tangibles por áreas de Responsabilidad.
Cada responsable de área tiene firmada el Acta de Responsabilidad
Material de los Activos Fijos Tangibles que están bajo su custodia. El
original se archiva en Contabilidad.
Existe evidencia documental de todos los movimientos de Activos
- 18 -
Fijos Tangibles que se producen.
214.
Los movimientos de baja de Activos Fijos Tangibles tienen el
dictamen técnico en los casos que corresponde.
215.
El importe del Control de AFT cuadra con el saldo (suma) de las
Tarjetas Submayor de cada Área de Responsabilidad
216.
El importe total de las Tarjetas Submayor de cada grupo cuadra con
el saldo de las sub cuentas por grupo de AFT.
217.
El saldo de las sub cuentas por grupo cuadra con el saldo de la
cuenta control de AFT.
218.
Está establecido un mecanismo para controlar los Activos Fijos
Tangibles enviados a reparar fuera de la entidad.
219.
Está habilitado y actualizado el Registro de Depreciación.
220.
Los valores de
mensualmente.
los
Activos
Fijos
Tangibles
se
deprecian
221.
Cuando procede dicha depreciación se aporta al Presupuesto del
Estado correctamente y en el plazo fijado.
222.
Las bajas ventas y traslados internos de Activos Fijos Tangibles
están aprobados por los funcionarios autorizados.
Contabilidad – Subsistema de Inventarios en Almacenes
223.
El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables, ni
a los Submayores de Control de Inventarios.
224.
Verificar por pruebas la correspondencia entre las mercancías
recepcionadas y las facturadas.
225.
Las existencias de cada producto reportadas en los modelos de
entradas y salidas son cotejadas diariamente con las de los
Submayores de Inventario para localizar las diferencias.
226.
Se ejecuta el Cuadre Diario en Valores por el Área de Contabilidad.
227.
El área Contable revisa los precios y cálculos de los productos
recepcionados y efectúan las reclamaciones pertinentes.
228.
Se incluyen en el valor de los inventarios los aranceles y otros
gastos de manipulación pagados.
- 19 -
229.
Se concilian las Transferencias entre Almacenes de las unidades
administrativas subordinadas.
230.
Las existencias de medicamentos de la farmacia se mantienen
contabilizadas en la cuenta de inventario.
Contabilidad - Control de Inventario en Uso- Fondo Fijo
231.
Se controlan los Útiles y Herramientas en Uso mediante Actas
firmadas por los responsables de las Áreas de Responsabilidad.
232.
Se entregan a las
Áreas mediante la firma del
Acta de
Responsabilidad Material. El original se archiva en Contabilidad.
233.
Comprobar si las sumas de las Actas coinciden con lo contabilizado.
Contabilidad – Subsistema de Caja y Banco
Verificar en la Caja. (Resols, Nos. 324/94 y 101/11 del BNC, BCC)
234.
Esta garantizado el máximo de seguridad en el local donde se
guarda el dinero en efectivo:
- Enrejado en las puertas, ventanas y accesos de
ventilación del exterior y/o del aire acondicionado central.
- Seguridad en el techo y/o falso techo.
- En todos los casos disponer de caja de seguridad.
235.
El cajero es el único que posee la combinación de la caja.
236.
Se cambia la combinación de la caja por movimiento del cajero.
237.
238.
239.
El cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la
custodia del efectivo y demás valores depositados en la caja y dicha
acta se encuentra guardada en el Área de Contabilidad u otro lugar
ajeno al cajero(a).
Tienen un documento que establezca el o los fondo(s) autorizado(s).
Está actualizada la autorización del acceso a la caja.
240.
Posee la autorización del personal facultado para ordenar pagos y
otras operaciones con los fondos de caja.
241.
El cajero custodia recursos monetarios ajenos a la entidad y
talonarios o cheques en blanco . ( lo correcto es No).
242.
La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no
reembolsados coinciden con el fondo autorizado. (Arqueo)
- 20 -
243.
Los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos
Menores, así como los justificantes provisionales del efectivo
entregado como anticipo (con excepción de los anticipos de dietas);
se formalizan a través del modelo Vale para Pagos Menores.
244.
Los vales pagados poseen el justificante que lo ampara. Éstos son
legibles y no poseen borrones ni tachaduras.
245.
Verificar que no existen pagos en efectivo superiores a $500.00
excepto para Dietas.
246.
Por pruebas verificar el importe de los ingresos cobrados en efectivo
en caja y depositados, con la suma de los documentos justificantes.
247.
Se emite el modelo “Recibo de Efectivo” para formalizar los cobros
que se realizan en efectivo.
248.
Se entregan los “Recibo de Efectivo” a las áreas de venta mediante
un Control de Entrega firmado por las partes. (farmacia etc.)
249.
Tienen establecido un modelo para la recepción del efectivo por
concepto de ingresos fuera de la caja. (Comedor, farmacia y otros).
250.
Se controla que los ingresos no se utilicen para efectuar pagos.
251.
Se deposita en el banco al día hábil siguiente, el efectivo recaudado;
de no ser así existe una carta del director que aprueba otro término.
252.
Se autorizan los anticipos y se efectúan las liquidaciones en tiempo
de las dietas y otros gastos en que incurran los dirigentes,
funcionarios y demás trabajadores, a través del modelo de Anticipo y
Liquidación de Gastos de Viaje.
253.
Se controla que no se entreguen Anticipos para Gastos de Viaje a
trabajadores que tengan pendiente de liquidar otro anticipo.
254.
Se efectúa el arqueo de los fondos y valores de caja al producirse la
sustitución o ausencias del cajero. (IG.175 del Minsap)
255.
256.
Tienen establecido el “Control de Recepción y Entrega de Cheques
y Tarjetas de Pago”. También para tarjetas de combustibles y otros
documentos de valor depositados en la caja.
Tienen habilitado el Registro del Movimiento de Caja en CUP y CUC.
(CC 29/97 y Manual)
- 21 -
Medidas de Seguridad para Proteger el Dinero Efectivo
en el Pago de Nóminas
257.
Se asigna un transporte al cajero (a) para extraer el dinero
258.
Se compaña al cajero (a) de dos custodios, del cuerpo de Seguridad
y Protección o miembros del Consejo de Dirección.
259.
La entidad ha gestionado los servicios de Trasval para el traslado
del dinero efectivo del banco a la caja.
260.
Se utiliza el “tiempo mínimo necesario” para la extracción del
efectivo y preparar el pago; máximo de tres días.
261.
Concluida la preparación, se efectúa el pago en el “tiempo mínimo
necesario” (uno o dos días).
262.
Por el tiempo que el dinero permanece en la caja se ubican de
forma permanente dos custodios en la entrada de la caja, sean del
cuerpo de Seguridad y Protección o miembros del Consejo de
Dirección.
263.
Previo al pago se cuadra el dinero extraído.
264.
En la
-
distribución del Pago a Terceros se cumple:
Entrega a las personas autorizadas,
Nóminas acompañadas de los sobres con el efectivo,
Mediante escrito firmado por las partes,
Relación de los documentos y cantidad de sobres.
Control de las Tarjetas Magnéticas de Combustible.
265.
Las tarjetas magnéticas de combustibles se custodian en la caja de
la entidad.
266.
Están definidas por escrito las personas autorizadas a realizar la
carga de las tarjetas.
267.
268.
Se entregan los comprobantes que avalen el consumo total de
combustible al final de cada mes y estos están firmados al dorso por
el chofer del vehículo y contiene el número de chapa del auto que
fue serviciado.
Se liquida el consumo de combustible dentro del mes
Caja - Verificar en Contabilidad
269.
Los
“Recibos
de
Efectivo” se
encuentran prenumerados
y
- 22 -
entregados al cajero(a) mediante un registro firmado por las partes.
270.
Por muestreo de liquidaciones, sumar los Recibos de Efectivo,
revisar el consecutivo con el Control de Entrega de Contabilidad y
cuadrar con el depósito en banco.
271.
Conciliar la relación entre el Resumen de Raciones Servidas objeto
de venta en el comedor obrero, a trabajadores, estudiantes y otros,
con la recaudación del período analizado.
272.
273.
274.
El registro de control de anticipos está actualizado.
La liquidación de anticipos se realiza en la fecha establecida.
Los salarios no reclamados y los indebidos así como los Anticipos de
Gastos de Viaje liquidados, se reintegran dentro de los términos
establecidos.
275.
Se realiza el reembolso del fondo para pagos menores de acuerdo
con lo establecido y al cierre del mes.
276.
Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes son cancelados
con el cuño de PAGADO al reembolsarse.
277.
Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva y al
término de cada mes. Incluyen todos los Fondos y valores en caja.
Banco – Verificar en Contabilidad
278.
Los talonarios de cheques en blanco se controlan por el consecutivo.
Los talonarios de cheques en blanco se entregan a la persona que
279.
los confecciona mediante un registro firmado por las partes.
280.
Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes de
firmarlos.( Facturas, Nóminas, Reembolsos u otro)
281.
Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no
contabilicen dichas operaciones.
Tienen establecido el
282.
modelo SC-3-07 – “Control de Cheques
Emitidos” para el registro de los cheques emitidos, cargados por el
banco, caducados y cancelados. Identifican las facturas que liquidan.
Los cheques después de anotados en el Control de Cheques
283.
Emitidos se entregan a la Caja para su custodia y entrega.
- 23 -
284.
Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian
periódicamente y se deja evidencia de los resultados. Al menos
semanal o mensual en dependencia del volumen de operaciones.
Pago a privados (trabajadores por cuenta propia):
Por el Control de Cheques Emitidos verificar si los pagos a privados
285.
están amparados por Contratos Económicos.
Contabilidad – Subsistema de Nómina
En Recursos Humanos - Confección de la Prenómina.
286.
287.
288.
289.
Los nombramientos, modificaciones y bajas
Contabilidad en el Movimiento de Nómina.
se
reportan a
Se entregan al Área de Contabilidad los mandatos de pagos a
través del modelo de Notificación de Vacaciones, Deducciones,
Licencias y Subsidios por esos conceptos.
El Área de Recursos Humanos asignó a un trabajador la custodia del
Tarjetero así como la responsabilidad de anotar, según ocurra, el
horario de entrada y salida y las incidencias de los trabajadores.
Comprobar que la información que se reporta en la Prenómina es
coincidente con las incidencias reportadas en el Control de
Asistencia y en la Notificación de Vacaciones, Deducciones,
Licencias y Subsidios.
291.
Verificar que los cálculos para determinar la cuantía de los pagos
por conceptos de subsidios y licencias de maternidad, son correctos
y se ajustan a lo establecido en la legislación vigente.
Se entrega al Área de Contabilidad la Prenómina debidamente
firmada por los ejecutores y el jefe de Recursos Humanos.
292.
Revisan la Nómina previo a la confección del
evidencia mediante firma.
290.
cheque, dejando
En Contabilidad - Confección de la Nómina
293.
Existe separación de funciones entre la persona que confecciona la
nómina, la que emite el instrumento de pago y la que la registra.
294.
Se concilian los Movimiento de Nómina y la Notificación de
Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios con la Pre-nómina.
295.
Se confecciona el modelo SC-4-06 – “Nómina” a partir de las
- 24 -
incidencias reportadas en la Pre-nómina.
296.
297.
298.
Los trabajadores relacionados en la Nómina para ordenar el pago,
se corresponden con lo reportado en la Prenómina.
Se realizan correctamente los cálculos para determinar el descuento
de los tiempos dejados de trabajar por el trabajador, a los efectos del
pago de los salarios.
Terminada la confección de la Nómina y previo al pago se realiza el
Acto conciliatorio, al objeto de que los jefes de Áreas de
Responsabilidad confirmen la veracidad de las Altas, Bajas y
Ausencias que se anotaron en la misma.
Mostrar la evidencia escrita del Acto conciliatorio:
299.
a) Cuando la Nómina se confecciona por Áreas de Responsabilidad,
Certifican mediante la firma al margen derecho de cada hoja.
300.
b) Cuando la Nómina se confecciona por el consecutivo u otro orden,
mediante Certificación escrita de las altas, bajas Ausencias y
cantidad de trabajadores.
301.
Se presentan al Comité de Contratación y Compras, en el momento
en que la Dirección lo determinó, las Nóminas y los documentos
primarios para la revisión por muestreo.
302.
El importe total de la Nómina a pagar es coincidente con el importe
reflejado en el cheque emitido por este concepto.
303.
En los sistemas de Nóminas con pagos por tarjetas y otros sistemas
similares, se coteja el listado de cantidades acreditadas a las tarjetas
o la cuenta de los trabajadores emitida por el banco, contra la
Nómina aprobada.
304.
Comprobar que los salarios no cobrados fueron reintegrados.
305.
Las extracciones para pagos de salarios reintegrados y reclamados
son controladas y aprobadas previamente por el Área de
Contabilidad. Revisar evidencia escrita.
306.
Están actualizados los Submayores de Vacaciones y el cuadre de la
suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente.
307.
Está actualizado el Registro de Salarios y Tiempo de Servicios.
Las Nóminas constan de los siguientes datos :
- 25 -
308.
- Firma en el espacio “Recibido” de cada trabajador o de cada
persona autorizada
por éste a efectuar el cobro, mediante
documento acreditativo, como constancia del mismo.
309.
- Número del Reintegro y fecha de éste en el espacio “Recibido” de
cada salario indebido o no reclamado.
310.
- Número del instrumento de extracción del efectivo para pago de la
Nómina.
Faltantes, Pérdidas y Sobrantes
311.
En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de Activos Fijos
Tangibles, bienes materiales o recursos monetarios: se determinan
éstos en unidades físicas y en valor, se contabilizan y se habilita el
Expediente sujeto a investigación; y la denuncia en caso de
faltantes, ante el órgano estatal competente.
312.
Solicitar los Inventarios Generales y comprobar la apertura de
expedientes en caso de Diferencias.
313.
Por faltante inferior o igual a la escasa entidad, verificar el cobro a
los responsables. (DEC-Ley No.249.)
314.
315.
316.
317.
Conciliar los saldos de las cuentas de faltante y sobrantes con los
expedientes pendientes de cancelación. Investigar las causas de los
que están fuera de término.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, se
cuenta con: el nombre del o de los clientes o suministradores; las
causas por las que no se efectuó el cobro o pago; la constancia de
las gestiones realizadas para el cobro; la certificación del
suministrador de la no existencia del adeudo y el Comprobante de
Operaciones.
Cuando se detectan diferencias o errores de años anteriores en los
procesos de depuración de cuentas contables, se expedientan con la
evidencia documental que sustente el error, el importe total, y el
informe de las causas y condiciones que provocaron los hechos y el
Comprobante de Operaciones.
Las pérdidas por baja de productos vencidos, cuentan con: las actas
detalladas y certificadas por los funcionarios autorizados para
aprobarlas; un listado que contenga, para cada producto, la
descripción, la cantidad, el precio, el importe, la fecha de adq uisición
y la fecha de vencimiento; el importe total de la pérdida, la
- 26 -
certificación del destino de los productos vencidos; y las gestiones
realizadas por la entidad antes de su fecha de vencimiento, pasa su
utilización o venta.
318.
Se analizan las causas que generan las mermas y deterioros en
exceso a las normas técnicas; el importe de cada producto y el
monto total de la afectación.
Control a los Recursos Presupuestarios
319.
Existe documento del Organismo superior con la notificación del
presupuesto.
Se discute y aprueba por los trabajadores el Anteproyecto de
320. 4Presupuesto. Ver Acta de la asamblea.
Verificación del Gasto Público de las Unidades Presupuestadas
321.
322.
323.
324.
Se cumple con las normas presupuestarias vigentes para la
notificación, desagregación, distribución, modificación y evaluación
de la ejecución presupuestaria.
Se analiza el comportamiento de la norma unitaria de gastos según
la ejecución.
Los gastos devengados por Prestaciones de la Seguridad Social a
Corto Plazo, se corresponden con aquellos amparados legalmente
para este tipo de prestaciones.
Se identifican las causas que provocan los excesos detectados en
los gastos por Prestaciones de la Seguridad Social, el correcto
registro contable mensual del gasto devengado por este concepto y
su correspondencia con la información mensual de ejecución.
325.
Se tiene en cuenta para el análisis del presupuesto ejecutado por
gastos de personal la plantilla aprobada y cubierta, los salarios
aprobados para cada plaza, el tratamiento establecido para los
adiestrados, las licencias deportivas, los estipendios a trabajadores,
la reserva calificada, las facilidades a trabajadores producto de la
aplicación del derogado decreto 91/81 y otras remuneraciones, el
correcto registro contable mensual del gasto devengado por este
concepto y su correspondencia con la información mensual de
ejecución.
326.
Se evalúan detalladamente las partidas de Otros Gastos Materiales,
Telefonía, Servicios de Comunicaciones, Transporte Contratado,
Otros Servicios Productivos y Otros Servicios No Productivos
- 27 -
concluyendo sobre la justificación de los consumos, su respaldo con
facturas, la incidencia de los cobros automáticos, los excesos no
autorizados y las medidas de ahorro adoptadas. (Resol. 354)
Antes de pagar los servicios recibidos de electricidad, teléfono, gas,
agua y combustibles se analizan los siguientes aspectos:
327.
a) Si el pago de los servicios de electricidad, gas y agua se realizan
por metro contador o por convenio y sobre qué bases.
b) Si no se pagan gastos por estos conceptos que corresponden a
otras entidades.
Se ingresan al Presupuesto del Estado, dentro del término
establecido los siguientes aportes, impuestos y contribuciones, en
los casos en que procedan. (Cada concepto de ingreso es
equivalente a una pregunta y como tal se califica):
328.
- Contribución a la Seguridad Social
329.
330.
331.
332.
333.
334.
- Impuesto por Utilización de la Fuerza de Trabajo
- Impuesto sobre Transporte Terrestre
- Depreciación de Activos Fijos Tangibles
.- Responsabilidad Material por Faltantes de Bienes
- Contribución Especial a la Seguridad Social del 5%.
- Salarios no reclamados vencidos
Contabilidad, Registros y Estados Financieros
335.
336.
Las operaciones contables y sus registros están actualizadas,
entendiéndose como tal que las operaciones se registren
diariamente.
Los saldos de las cuentas se corresponden con los de
naturaleza.
su
337.
Se resume en el Mayor las operaciones que afectan las cuentas
control, con independencia de que el registro de las operaciones se
efectúe de forma manual, mecanizada o computarizada.
338.
Se adjuntan a los comprobantes de operaciones los documentos,
papeles de trabajo u otros justificantes que respalden aquellas
operaciones que no se recogen en ningún registro específico.
- 28 -
339.
Se analizan los gastos incurridos por elementos, así como cualquier
otra clasificación que se requiera; a través del modelo Análisis de
Gastos.
340.
Los saldos que se exponen en los Estados Financieros están
depurados.
341.
Se elaboran correctamente y en las fechas establecidas
Estados Financieros.
los
Control de las Operaciones en Divisa
342.
Esta creada la Comisión de Divisa, emitiéndose aprobaciones
mediante acuerdos controlados por número consecutivo:

Verificar las partes del Acta:
a) Balance del período
Saldo inicial
xxx
Más: Ingresos
xxx
-
343.
xxx
Disponibilidad
xxx
Menos: Pagos
xxx
-
xxx
Saldo Final
xxx
b) Análisis de los ingresos. Procedencia
c) Chequeo de Acuerdos. Conciliación con los pagos del período
d) Nuevos acuerdos
344.
Adjunto al Acta la constancia de la Conciliación Bancaria. Revisar
por muestreo contra los documentos.
Turismo de Salud y otros Servicios en CUC
345.
La comercialización de estos servicios está aprobada en la misión,
funciones, obligaciones y atribuciones o en su defecto declaradas
como actividades secundarias, de apoyo y eventuales, para las que
- 29 -
están facultados los jefes máximos de las unidades.
346.
Los servicios comercializados en CUC disponen de la autorización
comercial actualizada que expide el Registro Central Comercial del
MINCIN. Se actualiza en períodos anuales según el caso.
347.
Esta designado el funcionario para la atención al Turismo de Salud,
la Docencia y otros Servicios en CUC. Solicitar la designación
348.
Esta designado de funcionarios para realizar las operaciones de
comprar y de ordenar el pago en CUC. Pedir la designación.
349.
Comprobar que la atención electiva a extranjeros se realice
mediante convenio y/o programa médico.
350.
Verificar si los cobros de los servicios a extranjeros se realizan por
adelantado y en CUC, excepto en las urgencias que se efectúan una
vez restablecida la posibilidad de pagar.
351.
Comprobar que la docencia se realice al amparo de convenio o
contrato con el estudiante o el país. Verificar si los cobros de los
servicios a los estudiantes se realizan por adelantado y en CUC.
352.
Revisar la emisión de un resumen médico previo al cobro, con el
objetivo de emitir la factura por persona distinta.
353.
Se envían copia del resumen al Área de Contabilidad.
354.
Poseen los listados de Precios de los procederes y servicios
actualizados.
355.
356.
357.
358.
Las facturas foliadas de la “Comercializadora de Servicios Médicos
Cubanos” u otras para este objetivo, se controlan por el consecutivo
por el Área de Contabilidad.
Verificar que las operaciones de cobro, por cualquier concepto, se
realizan al amparo de las facturas foliadas y controladas por
terceras personas.
Confirmar que el cobro lo realiza la cajera, y en el caso de otra
persona que lo liquide diariamente en la caja. En todos los casos
que el depósito en banco se realice por el personal de la caja.
Los Cobros efectuados se depositan por el personal de la caja en la
cuenta de la CSMC o Dirección de Salud, según se trate, al
siguiente día hábil bancario.
- 30 -
359.
Existe cuadre de lo facturado, con lo depositado en banco y de
este con el Estado de Cuenta de Banco.
360.
Verificar en Contabilidad la habilitación y uso del “Registro de
Cheques en CUC”.
Pedir en la caja y revisar por muestreo:
361.
362.
363.
 El Registro de Movimiento de Caja en MLC (CC No. 29/97).
 El Control de Recepción y Entrega de Cheques y Tarjetas de
Pago (IG No. 222).
Comprobar que en los Arqueos de la Caja se incluya todo el efectivo
y documentos de valor existentes en CUP y CUC.
División de funciones entre la persona que:
364.
365.
366.

Emite el resumen de servicios prestados.

Confecciona la Factura y/o Recibo de Ingreso

Cobra al paciente, estudiante u otro cliente
De los Pagos :
367.
Se realizan los pagos por acuerdos de la Comisión y previa emisión
de la Solicitud a partir de la prefactura y registro por contabilidad.
368.
Verificar la recepción y registro del cheque en la Caja y la entrega
por ésta al comprador.
369.
370.
371.
Comprobar la recepción de mercancías por el almacén de la unidad.
Emisión por el Almacén del Informe de Recepción. Conciliación por
contabilidad, con la factura y anotación de ésta en el “Registro de
Cheques en CUC”.
Confección de expedientes de pago.
División de funciones entre:
372.






Aprobación por la Comisión – Dirección
Emisión de la Solicitud – Área que solicita la compra
Emisión del Cheque – Contabilidad
Recepción y entrega del Cheque – Caja
Emisión del Informe de Recepción - Almacén
Conciliación entre: Acuerdo – Prefactura – Informe de
Recepción – Factura – Cheque - (Contabilidad)
- 31 -
Proyectos de Cooperación y Donaciones que se reciben.
373.
374.
Por el área de contabilidad existe un expediente de los proyectos
que se ejecutan, donde se controlen las cuentas bancarias,
compras e inventarios, de acuerdo a los Términos de Referencia
del proyecto.
Todos los recursos adquiridos se recepcionan y controlan en
almacén y se contabilizan.
375.
Los A.F.T. adquiridos son controlados diferenciadamente hasta
la terminación del proyecto, según Términos de Referencia.
376.
Las donaciones recibidas se revisan por la comisión creada al
efecto y se recepcionan por el almacén de la unidad.
Cobro de Prótesis Dental
377.
Se controla mediante documentos firmados, la entrega a los
encargados de emitir y/o efectuar el cobro: del Recibo de Cobro
Anticipado (foliados) para las reparaciones y
378.
la Orden de Producción para el Laboratorio Dental (foliados) o
documento similar , para la confección de prótesis
379.
La liquidación del efectivo recaudado cuadra: con la suma de los
Recibos y las Órdenes y
380.
éstas a su vez con el depósito en banco. Slip.
381.
382.
El Reporte de Operaciones refleja las operaciones realizadas en el
período. Comprobar las anotaciones de los documentos primarios y
efectuar la suma de las secciones del modelo
Revisar la conciliación bancaria o conciliar los depósitos en banco
con el Estado de Cuenta emitido por éste
ADICIONAL PARA UNIVERSIDADES
Sobre los pagos de estipendios comprobar por muestreo :
383.
Los estudiantes informados en la prenómina contra la matrícula
actualizada.
384.
Las altas y bajas que informa la Secretaría contra los pagos
efectuados.
385.
Verificar si el importe de los estipendios se ajusta a lo normado en la
- 32 -
IG. No. 239 del MINSAP
386.
Evaluar el control de los libros en calidad de Préstamo. Una relación
por estudiante con el módulo del curso. Interesar por los pendientes
de devolución.
387.
Comprobar si el fondo de libros para Préstamo y los prestados
están contabilizados como Inventario en Uso-Fondo Fijo
PLAN DE MEDIDAS: Por las deficiencias detectadas en el proceso de autocontrol
se debe elaborar un Plan de Medidas para dar solución a las mismas.
INSTRUMENTOS DE TRABAJO
MODELOS DE USO OBLIGATORIO. RESOL UCIÓN No.. 148/06 DEL MFP
En los Anexos aparecen los “Datos de Uso Obligatorio de cada modelo
SUBSISTEMA DE ACTIVOSS FIJOS TANGIBLES
SC-1-01 -MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
SC-1-02 -SUBMAYOR DE EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
SC-1-03 -SUBMAYOR DE MAQUINAS, EQUIPOS Y MEDIOS DE TRANSPORTE
SC-1-04 - SUBMAYOR DE MUEBLES Y OTROS OBJETOS
SC-1-05 - SUBMAYOR DE ANIMALES PRODUCTIVOS Y DE TRABAJO
SC-1-06 - SUBMAYOR DE PLANTACIONES PERMANENTES
SC-1-07 - CONTROL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
SC-1-08 - REGISTRO DE DEPRECIACION
Anexo No.1 de la Resol. No. 10 - 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE INVENTARIOS
SC- 2- 01 – SOLICITUD DE COMPRAS
SC-2-02 - SOLICITUD DE SERVICIO
SC-2-04 - INFORME DE RECEPCION
SC-2-05 - INFORME DE RECLAMACION
SC-2-06- ENTREGA DE PRODUCTOS TERMINADOS AL ALMACEN
SC-2-07 - SOLICITUD DE ENTREGA
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SC-2-08 - VALE DE ENTREGA O DEVOLUCION
SC-2-09 - TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES
SC-2-10 - ORDEN DE DESPACHO
SC-2-11 – CONDUCE
SC-2-12 – FACTURA
SC-2-13 - SUBMAYOR DE INVENTARIO
SC-2-14 - TARJETA DE ESTIBA
SC-2-15 - HOJA DE INVENTARIO FISICO
SC-2-16 - AJUSTE DE INVENTARIO
SC – 2 – 17 - MOVIMIENTO DE RESERVAS MOVILIZATIVAS
SC – 2 – 18 – FACTURA COMERCIAL
SC- 2-19- REMISION DE SALIDA DEL PUERTO
SC-2-20 – FACTURA – RECEPCION DE OPERACIONES COMERCIALES CON PRODUCTORES
INDIVIDUALES AGROPECUARIOS
SC-2-21- PREFACTURA
Anexo No. 1 de la Resol. No. 11- 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO
SC- 3-01 -RECIBO DE EFECTIVO
SC-3-02 - ANTICIPO Y LIQUIDACION DE GASTOS DE VIAJE
SC-3-03 - VALE PARA PAGOS MENORES
SC-3-04 - CONTROL DE ANTICIPOS A JUSTIFICAR
SC-3-05 - REEMBOLSO DE FONDOS
SC-3-06 - ARQUEO DEL EFECTIVO EN CAJA
SC-3-08 - CONCILIACION BANCARIA
SC-3-07 - CONTROL DE CHEQUES EMITIDOS
Anexo No.1 de la Resol. No. 12- 2007, del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE NOMINAS
SC-4-01 - CONTROL DE DATOS DE NOMINAS
SC-4-02 - MOVIMIENTO DE NOMINAS
SC-4-03 - CONTROL DE ASISTENCIA
SC-4-04 - NOTIFICACION DE VACACIONES, DEDUCCIONES, LICENCIAS Y SUBSIDIOS
- 34 -
SC-4-05 - PRENOMINA
SC-4-06 – NOMINA
SC-4-07 - SUBMAYOR DE VACACIONES
SC-4-08 - REGISTRO DE SALARIOS Y TIEMPO DE SERVICIO
SC-4-09 - CERTIFICACION DE AÑOS DE SERVICIOS Y SALARIOS DEVENGADOS
SC-4-10 – AUTORIZO DE COBRO
Anexo No.1 de la Resol. No. 13-2007 del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE REGISTROS, SUBMAYORES Y OTROS MODELOS
SC-5-01 – MAYOR
SC-5-02 – SUBMAYOR
SC-5-03 - ANALISIS DE GASTOS
SC-5-05 - COMPROBANTE DE OPERACIONES
SC-5-04 - REGISTRO DE OPERACIONES
Anexo No. 1 de la Resol No. 14 -2007, del Ministerio de Finanzas y Precios
Legislación Relacionada con el Autocontrol del Control Interno
- Decreto Ley No. 304 del 2012 “De la Contratación Económica” y el
Decreto No. 310 de 2012 “De los Tipos de Contratos” norman
jurídicamente lo relacionado con la contratación económica.
La L
- Decreto No. 315 “Reglamento para el Tratamiento y la Gestión de
Inventarios, en Particular de Lento Movimiento y Ociosos”
De la Contraloría General de la República
Resolución No. 60 del 2011 ”Normas del Sistema de Control Interno”
Del Ministerio de Economía y Planificación
- Instrucción No. 7 de 18 de noviembre de 2011, “Indicaciones a las
entidades estatales para la contratación de los productos y servicios de
los trabajadores por cuenta propia”.
Del Banco Central de Cuba
- 35 -
- Resolución No. 87 de 2014, Modifica el Artículo 22 de la Resolución
No. 101 de 2011 “Normas bancarias para los cobros y pagos”.
- Resolución No.100 del 2011, Establece la apertura de cuentas
corrientes en pesos cubanos y pesos convertibles a las personas
naturales autorizadas a ejercer el trabajo por cuenta propia, a los
agricultores pequeños y a las personas naturales autorizadas a ejercer
otras formas de gestión no estatal.
- Resolución No. 101 de 2011 “Establece Regulaciones para Normar
los Cobros y los Pagos Derivadas de una Relación Contractual”.
- Resolución No.99 del 2011 Establece las normas para el otorgamiento
de los créditos en pesos cubanos a las personas definidas en el
Decreto-*Ley 289 de 2011.
Del Ministerio de Finanzas y Precios
- Resolución No 6 de 1998 Norma financieramente lo relacionado con
el procedimiento de registro y control de las compras y ventas de
mercancías y servicios
- Resolución No. 54 del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios,
establece los elementos generales que deben contener los documentos
normativos sobre contabilidad en las entidades, como parte del Sistema
de Control Interno.
- Resolución No. 12 del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios,
establece los datos obligatorios que se tendrán en cuenta por todas las
entidades que realicen el pago de salarios y otras retribuciones en
efectivo y que sean cobrados por personas distintas al que lo devenga
al momento de diseñar el modelo SC-4-10, Autorizo de Cobro.
- Resolución No. 20 del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios,
establece los Procedimientos sobre los faltantes, pérdidas y sobrantes
de bienes.
- 36 -
- Resolución No. 60 del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios,
establece lo concerniente al Control de las Tarjetas Prepagadas para
Combustible.
- Resolución No.298 de 2011 “ Normas relativas al pago de los
impuestos sobre los ingresos personales, sobre las ventas, sobre los
servicios públicos, y por la utilización de la fuerza de trabajo, y las
referentes al pago de la contribución de la seguridad social por los
trabajadores por cuenta propia”.
- Resolución No. 143 de 2013 “Establece el procedimiento para el
ordenamiento de los cobros y los pagos en el país”
- Resolución No. 386 de 2013 “ Procedimiento Financiero y de Precios
para la Venta de Inventarios de Lento Movimiento y Ociosos, de las
Entidades Estatales”.
Del Ministerio de Trabajo y Seguridad
- Resolución No.33 de 2013 “Reglamento del ejercicio del trabajo por
cuenta propia”. En anexo no. 1 Actividades autorizadas para el ejercicio
del trabajo por cuenta propia y otros anexos relativos al asunto.
- Norma Cubana 3001/2007
(SIS TEMA DE GES TIÓN INTEGRADO DE CAPITA L
HUMANO—REQUISITOS)
Del Ministerio de Comercio Interior
- Resolución No. 59 de 2004 “Reglamento para la Logística de
Almacenes”
- Resolución No. 153 de 2007 “Procedimiento para la Implementación
del Expediente Logística de Almacenes (EXPELOG) y el de la
Categorización de los Almacenes que Operan en la Economía Nacional”
- Resolución No. 301 de 2013 Referida al Almacenamiento y
Comercialización de los Inventarios de Lento Movimiento y Ociosos.
Del Ministerio de Salud Pública
Instrucciones Generales Nos.:
- 37 -
-147 - Implantación del Sistema de Prótesis Dental Apéndices Nos. 1 y
2.
- 175 - Medidas a cumplimentar en las entidades del Sistema Nacional
de Salud (SNS) al cesar en sus funciones el personal dirigente
administrativo y aquellos casos que sin ser dirigentes administrativos
tengan bajo su custodia recursos monetarios y/o materiales.
- 206 - Revisiones de los consumos de alimentos, medicamentos,
fondos fijos y materiales de mantenimiento en las entidades
del Sistema Nacional de Salud.
- 222
-Administración de la tenencia de moneda libremente
convertible por las entidades del sistema nacional de salud.
- 232 - Creación del Consejo Económico en las entidades del SNS
- 239 - Estipendios a estudiantes de la Educación Superior y Apendices
de las Nos. 1 al 6
- 247 - “Indicaciones metodológicas que establecen los procedimientos
para el control y tratamiento de las operaciones contractuales, bancarias
y de cobros y pagos”.E
- Carta Circular - 10/09- Modificación No. 4. Instrucción General No. 247
sobre Cobros y Pagos.
- 248 - Control de los Libros y Folletos patrimonio de los Centros de
Educación Superior del Sistema Nacional de Salud.
- 249 - Indicaciones metodológicas que establecen los procedimientos
para el Control y Tratamiento de las operaciones asociadas a los
Proyectos de Colaboración y las Donaciones
- 250- Sistema de Venta de Uniformes y
Trabajadores y Estudiantes del SNS.
otros
Artículos
a
- 253 - Metodología para el Tratamiento y la Gestión de los Inventarios,
en Particular de Lento Movimiento y Ociosos
- 38 -