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PROCEDIMIENTOS - RECURSOS HUMANOS
CODIGO: SUBGDP-REM 001
Anticipo de Sueldo
Fecha del Documento: 10/07/2015
Fecha última modificación:
Página: 1/ 6
Subgerencia de Recursos Humanos
Proceso Clave
Anticipo de sueldo
Subproceso
Cancelación de anticipo de sueldo correspondiente al mes.
Introducción
Cumplir con el propósito de anticipar parte del sueldo a los trabajadores que lo soliciten.
Alcance
A todos los trabajadores de la Cooperativa con contrato de trabajo.
1.
2.
3.
4.
Actividades descritas en
Procedimiento
Objetivos
Solicitud de los anticipos.
Revisión y análisis de las solicitudes.
Creación de archivo banco y solicitud de pago por caja.
Validación de pago.
Otorgar anticipos de sueldo a los trabajadores cuando se requiera.
Procesos Relacionados


Cancelación de anticipos de sueldo.
Creación de archivo Banco y solicitud de pago por caja.
Áreas
Riesgos del Proceso







Subgerencia RR.HH.
Gerencia General.
Tesorería.
Cajas.
Consejo de Administración.
Mediciones del Proceso
Preparado por
Revisado por
Aprobado por:
Versión Documento: 1.0

Que no se abone en las fechas correspondientes.
Mal depósito a personal no vigente.
Mensualmente.
Encargado de Remuneraciones.
Riesgo Operacional.
Subgerente de Recursos Humanos.
Fecha
Fecha
Fecha
06/05/2015
08/07/2015
08/07/2015
PROCEDIMIENTOS - RECURSOS HUMANOS
CODIGO: SUBGDP-REM 001
Anticipo de Sueldo
Subgerencia de Recursos Humanos
I.
Fecha del Documento: 10/07/2015
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Descripción del Procedimiento
1. Control de Garantías
Entradas
Control de garantías
N° y Nombre de la
Responsable
Tarea
Salidas
Descripción
Custodia de garantías vigentes
Apoyo
Formulario
Computacional de Apoyo
1. Solicitud de los
anticipos.
Encargado de
Remuneraciones.
1. Encargado de Remuneraciones mensualmente recibe los correos
electrónicos de los funcionarios que requieran anticipo de sueldo del
mes en curso.
Microsoft
Outlook.
2. Revisión y análisis de las
solicitudes.
Encargado de
Remuneraciones.
2. Encargado de Remuneraciones mensualmente una vez recepcionada
la información por correo electrónico, procede a completar planilla
Excel con los montos solicitados y revisa que estos en el caso de los
contratados a plazo fijo no superen lo establecido por la Cooperativa
($40.000) y en el caso de los contratados indefinidamente, no superen
el porcentaje establecido por la Cooperativa (40% de sueldo base más
gratificación). También revisa que no se incluyan funcionarios
finiquitados o que se encuentren con licencia médica.
Microsoft Excel.
3. Creación de archivo
Banco y solicitud de pago
por Caja.
Encargado de
Remuneraciones.
3. Encargado de Remuneraciones, mensualmente genera a través de la
planilla Excel BCI (ver anexo 1) la información para traspasar y
transformar a archivo TXT (ver anexo 2), para posteriormente cargar la
información a través de la página Web del Banco BCI (www.bci.cl). Y
envía información por correo electrónico al Analista de Tesorería.
Microsoft Excel.
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Versión Documento
Encargado de Remuneraciones.
Riesgo Operacional.
Subgerente de Recursos Humanos.
1.0
TXT.
www.bci.cl.
Fecha
Fecha
Fecha
06/05/2015
08/07/2015
08/07/2015
Control
Interno
Asociado
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Anticipo de Sueldo
Subgerencia de Recursos Humanos
4. Validación de pago.
Encargado de
Remuneraciones
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4.1. Encargado de Remuneraciones, mensualmente envía al Analista de
Tesorería correo electrónico validado y autorizado por la Subgerencia
de RR.HH. indicando que se encuentra disponible en Banco BCI la
transferencia para los abonos de
anticipo de sueldo de los
trabajadores.
Microsoft
Outlook.
Microsoft Excel.
4.2. Analista de Tesorería, en caso de rechazo de pago del banco,
informará por correo electrónico al Encargado de Remuneraciones los
casos que presentan problemas, para solicitar a través de Carta el pago
por Caja de los casos. La Carta será realizada por el Encargado de
Remuneraciones, y deberá tener las firmas de autorización del
Subgerente de RR.HH. y del Gerente General.
4.3. Una vez lista nómina de pago el Analista de Tesorería deberá
solicitar a los apoderados (Gerencia General, Presidente de Consejo de
Administración) autorizar dicha nómina a través de la misma página del
Banco, e informará del pago al Encargado de Remuneraciones.
4.4. Encargado de Remuneraciones, para los trabajadores que no
posean cuentas bancarias, realizará solicitud a través de Carta, la cual,
deberá venir con la autorización del (Subgerente de RR.HH y del
Gerente General. Esta Carta firmada será enviada por correo
electrónico al Analista de Tesorería, quien gestionará el pago por Caja a
los trabajadores.
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Encargado de Remuneraciones.
Riesgo Operacional.
Subgerente de Recursos Humanos.
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Fecha
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08/07/2015
08/07/2015
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Subgerencia de Recursos Humanos
I.
Flujograma de la Actividad
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS.
ENCARGADO DE
REMUNERACIONES
NARRATIVA
1. Encargado de Remuneraciones recibe correos electrónicos de
funcionarios que requieren anticipos de sueldo.
Recepciona correos
2. Encargado de Remuneraciones completa planilla Excel con
montos solicitados y revisa que cumplan con el porcentaje legal
establecido por la Cooperativa.
Completa planilla y
revisa porcentaje
legal
3. Encargado de Remuneraciones, mensualmente genera a
través de la planilla Excel BCI (ver anexo 1) la información para
traspasar y transformar a archivo TXT (ver anexo 2), para
posteriormente cargar la información a través de la página Web
del Banco BCI (www.bci.cl). Y envía información por correo
electrónico al Analista de Tesorería.
4.1. Encargado de Remuneraciones, mensualmente envía al
Analista de Tesorería correo electrónico validado y autorizado
por la Subgerencia de RR.HH., indicando que se encuentra
disponible en Banco BCI la transferencia para los abonos de
anticipo de sueldo de los trabajadores.
4.2. Analista de Tesorería, en caso de rechazo de pago del
banco, informará por correo electrónico al Encargado de
Remuneraciones los casos que presentan problemas, para
solicitar a través de Carta el pago por Caja de los casos. La Carta
será realizada por el Encargado de Remuneraciones, y deberá
tener las firmas de autorización del Subgerente de RR.HH. y del
Gerente General.
SUBGERENCIA DE
RR.HH.
GERENCIA GENERAL
PRESIDENTE CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN
CAJA
Genera archivo de
Banco y carga en
pagina web
Envía correo
validado y
autorizado
Solicita autorización
Autorización rechazo
Informa en caso de
rechazo del banco
Valida y Autoriza
Autoriza nómina
Autoriza nómina
Autorización rechazo
4.3. Una vez lista nómina de pago el Analista de Tesorería
deberá solicitar a los apoderados (Gerencia General, Presidente
de Consejo de Administración) autorizar dicha nómina a través
de la misma página del Banco, e informará del pago al
Encargado de Remuneraciones.
Solicita autorización
de nómina
Autoriza nómina
Autoriza nómina
Autoriza nómina
Autoriza nómina
Autorización nómina
Solicita autorización
de nómina
Gestiona de pago
Pago anticipo
Autorización sin cuenta
Banco
Fase
4.4. Encargado de Remuneraciones, para los trabajadores que
no posean cuentas bancarias, realizará solicitud a través de
Carta, la cual, deberá venir con la autorización del (Subgerente
de RR.HH y del Gerente General. Esta Carta firmada será
enviada por correo electrónico al Analista de Tesorería, quien
gestionará el pago por Caja a los trabajadores.
ANALISTA DE
TESORERIA
Preparado por
Revisado por
Aprobado por
Versión Documento: 1.0
Encargado de Remuneraciones.
Riesgo Operacional.
Subgerente de Recursos Humanos.
Fecha
Fecha
Fecha
06/05/2015
08/07/2015
08/07/2015
PROCEDIMIENTOS - RECURSOS HUMANOS
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Anticipo de Sueldo
Subgerencia de Recursos Humanos
II.
Fecha del Documento: 10/07/2015
Fecha última modificación:
Página: 5/ 6
Matriz RACI
Actividades /
Recursos
Encargado de
Remuneraciones.
1. Solicitud de
los anticipos.
2. Revisión y
análisis de las
solicitudes.
3. Creación de
archivo banco y
solicitud de
pago por caja.
Presidente
Consejo de
Administración.
Subgerencia
de RR.HH.
Caja
R
R
I
I
4.1. Validación
de pago.
4.3. Validación
de pago.
4.4. Validación
de pago.
R
A
Responsable
Aprobador
C
Consultado
I
Informado
Versión Documento: 1.0
Gerencia
General.
R
4.1. Validación
de pago.
Preparado por
Revisado por
Aprobado por
Analista
de
Tesorería.
A
R
I
A
A
I
R
C
C
R
C
C
C
C
Este rol realiza el trabajo y es responsable de su realización.
Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir
de ese momento, se vuelve responsable por él.
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
terminar el trabajo.
Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados
del trabajo.
Encargado de Remuneraciones.
Riesgo Operacional.
Subgerente de Recursos Humanos.
Fecha
Fecha
Fecha
06/05/2015
08/07/2015
08/07/2015
PROCEDIMIENTOS - RECURSOS HUMANOS
CODIGO: SUBGDP-REM 001
Anticipo de Sueldo
Subgerencia de Recursos Humanos
III.
Fecha del Documento: 10/07/2015
Fecha última modificación:
Página: 6/ 6
Anexos
Anexo 1:
Anexo 2:
Preparado por
Revisado por
Aprobado por
Versión Documento: 1.0
Encargado de Remuneraciones.
Riesgo Operacional.
Subgerente de Recursos Humanos.
Fecha
Fecha
Fecha
06/05/2015
08/07/2015
08/07/2015