1. No category

ORGANIZACIÓN de EVENTOS
Guía operativa
Descripción General
Evento:
Programa (se adjunta)
Fecha:
Lugar (se adjunta plano):
Participantes:
Institución/es organizadora/s:
Cantidad estimada:
Presupuesto a cargo de:
Objetivos:
Equipo de organización (cordinador general, responsables de otros organismos y áreas de trabajo):
Observaciones:
Rubros
Cronograma
Meses
6 6 5 5 4 4 3 3
Semanas
Ev.
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
Recursos Físicos
Locales para el evento (comisiones, secretarías, etc)
Sala para la Prensa
Sala para Conferencia de Prensa
Espacio para los Coffee-break
Espacio para el lunch, brindis, etc.
Espacio para el servicio gastronómico
Estacionamiento
Otros espacios (ropería, etc)
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Recursos Materiales
Mesas (principales y auxiliares)
Manteles
Sillas
Podio
Alfombra roja
Banderas (c/mástiles y soportes)
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Definiciones Generales Previas
Definir objetivos y lineamientos generales
Definir participantes y oradores
Definir fecha y programa tentativos
Definir y reservar locales y espacios
Definir presupuesto disponible (y colaboradores)
Definir responsables de la organización
Definir otros aspectos generales del evento
Página 1 de 3
Sigue Recursos Materiales
Tarimas y módulos
Plataforma para la prensa
Pantallas
Pizarras (c/marcadores y borrador)
Material de oficina (hojas, lapiceras, etc)
Atriles
Paneles
Pedestales y cordones de separación de espacios
Vallas
Computadoras (c/acceso a Internet)
Impresoras
Fotocopiadoras
Proyector (c/laptop)
Audio (micrófonos y parlantes)
Cabinas de traducción simultánea, auriculares
Teléfonos, fax
Locomoción
Arreglos florales, plantas
Regalos
Premios y distinciones
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Recursos Humanos
Personal administrativo
Técnicos en informática
Recepción de Autoridades
Armado y desarmado
Limpieza
Taquigrafía
Intérpretes
Mantenimiento (electricidad, sanitaria, etc.)
Fotografía
Servicio Médico
Choferes
Asistencia en Sala
Sevicios Generales
Operadores audiovisuales
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Material Gráfico
Diseño de la imagen gráfica del evento
Programa
Hojas membretadas
Ficha de Inscripción
Tarjeta de identificación
Credencial de estacionamiento
Documentación
Presentaciones (PPT, etc.)
Carpetas
Folletería
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Material Visual
Fondo del estrado o mesa principal
Banners
Señalización de salas y espacios
Cartelería
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Página 2 de 3
Servicios
Audio
Iluminación
Clima ambiente
Fotoduplicación e imprenta
Grabación
Filmación
Fotografía
Agua para mesa principal y podio
Cattering (comidas, coffe-breaks, brindis, etc.)
Ropería
Limpieza
Transporte
Actividades culturales
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Seguridad
Seguridad interna y externa (MIN)
Bomberos
Cobertura sanitaria
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Prensa
Difusión (antes, durante y post evento)
Convocatoria y atención a la prensa
Armar Centro de prensa
Dossier de prensa
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev.
Post Evento
Balance e informe final
Notas de agradecimiento
Certificados
6 6 5 5 4 4 3 3
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Ev. PE
Ceremonial y Protocolo
Invitaciones: lista, confección, envío, confirmaciones
Recepción y ubicación de invitados
Preparación de honores si correspondiera
Preparar precedencias
Preparar tarjetas de reservado y de ubicación
Mapa con ubicación en sala y mesa principal
Símbolos nacionales e institucionales
Himnos
Maestro de Ceremonia
Guión de locución
Descripción de la ceremonia
Instruir al equipo de trabajo
Asistencia protocolar general
Supervisar acondicionam. y equipamiento gral.
Arreglo de la mesa principal
Puestos de atención
Preparación de obsequios
Coordinación con otros organismos
Solicitud y coordinación con los servicios
Página 3 de 3