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GUÍA FIRMA
DIGITAL
DOCUMENTOS
SGD ORFEO
VERSION 3.9.7
Guía de Firma Digital Documento – V 2.0
SGD ORFEO V. 3.9.7
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
FIRMA DIGITAL .............................................................................................................................. 3
VALIDACION DEL CERTIFICADO DE FIRMAS EN ACROBAT READER ................................................ 8
Activar firma de confianza .......................................................................................................... 9
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INTRODUCCIÓN
Este instructivo está orientado al funcionario con el permiso respectivo para la FIRMA
DIGITAL DE DOCUMENTOS en el Sistema de Gestión Documental Orfeo. El documento
contiene la consecución del procedimiento.
FIRMA DIGITAL
El funcionario que realiza el procedimiento de generación de documentos tiene el permiso
de firmar el sistema activa las opciones de firma; de lo contrario estas se obvian, y el
funcionario lo reasignara al jefe encargado para el trámite de firma.
Los permisos de firma digital se activan en el campo ACCIÓN, Firmar Documento y Firma
con Estampado
Para realizar la firma el funcionario cuenta con un token validador que se inserta en la
ranura USB de su computador.
El sistema verifica el activador del JAVA.
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La ventana de firma se activa. Solicita la selección del certificado a utilizar, hacer clic en el
botón Dispositivo Token.
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El módulo de firma digital valida la información que el token contiene cargando los datos
del certificado (usuario), el emisor (entidad que valida la firma) y la fecha de expiración de
la firma.
Seleccionar cualquiera de los tres campos mencionados, seguido dar clic en el botín
FIRMAR en la parte inferior de la ventana.
El sistema valida la información seguido solicita el PIN (clave) que el funcionario tiene
asignado para la activación de la firma digital.
Digitar la clave seguido dar clic en el botón Aceptar.
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Validada la clave el sistema mostrando el resultado del proceso.
Nota: En el caso que el proceso arroje error, retire el token y repita el proceso.
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La verificación del documento firmado se realiza por el número de radicado.
El documento se valida por medio del ADOBE READER.
Desplegado el documento, la firma se visualiza en un campo predeterminado por el
sistema de firmado digital. En el ejemplo la firma carga al lado izquierdo.
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Cada firma que se estampa en el documento se registra en el histórico del radicado, con esto la
validación es completa en el flujo documental.
VALIDACION DEL CERTIFICADO DE FIRMAS EN ACROBAT READER
La firma digital de los documentos PDF/A requieren ser comprobados y validados.
Acrobat Reader contiene el verificador de firmas, ubicado en la parte izquierda de la
aplicación en forma de ícono.
Al dar clic al ícono de verificar firmas la aplicación despliega la o las firmas que el
documento tiene por validar.
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Activar firma de confianza
Si es la primera vez que se usa el Acrobat Reader para la validación de firmas, la aplicación
mostrará la firma con un signo de admiración (ícono de alerta amarillo) donde informa que la
firma no está validada y no es de confianza.
Al dar clic en la firma que muestra el Acrobat, despliega un menú y datos del registro. Ubicar el
enunciado Detalles de Certificado y dar clic.
Acrobat Reader abre una ventana con diferentes opciones (pestañas nivel superior) que
permiten la validación de la firma.
Seleccionar la opción Confianza.
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La pestaña despliega un listado de configuraciones de confianza que están marcadas con
una equis roja, esto registra que el certificado no es de confianza.
Clic al botón Agregar a certificados de confianza.
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Se activa la ventana de Confianza.
Muestra los datos de caducidad de la firma en la parte superior.
La activación de firma de confianza se realiza seleccionando la opción Documentos
Certificados junto con las opciones que debajo del enunciado se ve: Contenido dinámico,
JavaScrip privilegiado incrustado y Opciones privilegiadas del sistema.
Seleccionadas las opciones dar clic al botón en la parte inferior Aceptar.
La pestaña de Confianza inicial activa la configuración de confianza y sus indicadores con
el ícono OK (visto bueno) de color verde. El estado cambia también con el mensaje de:
Este certificado figura como de confianza en la lista de certificados de confianza.
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La firma es válida, el icono frente al nombre del funcionario que firma pasa a color verde.
Con esta configuración el Acrobat Reader seguirá validando las firmas de otros PDF/A.
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