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GUÍA RADICACIÓN
MASIVA
SGD ORFEO
VERSION 3.9.7
Guía Radicación Masiva – V 2.0
SGD ORFEO V. 3.9.7
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
Contenido
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 3
RADICAR MASIVA .......................................................................................................................... 3
GENERAR LISTADOS MASIVA ...................................................................................................... 3
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Guía Radicación Masiva – V 2.0
SGD ORFEO V. 3.9.7
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA
INTRODUCCIÓN
Este instructivo está orientado a los usuarios responsables y con permisos sobre
RADICACIÓN MASIVA junto con la producción de documentos a través del Sistema de
Gestión Documental Orfeo con previa autorización de ingreso y permisos en el sistema
Orfeo.
El documento contiene ilustraciones que permiten llevar la consecución de los diferentes
procedimientos de RADICACIÓN MASIVA.
RADICAR MASIVA
La radicación MASIVA y generación de documentos en el sistema de gestión documental
Orfeo inicia desde la acción de RADICAR.
El sistema carga las opciones de radicación Masiva.
GENERAR LISTADOS MASIVA
Seleccionada la opción de generar listados, el sistema carga la ventana de opciones para la
creación de los listados.
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Se genera el listado iniciando por la opción OPERACIONES, clic en el botón Nuevo que
despliega las opciones de Nombre, Privacidad y Acción.
Se digita en la casilla Nombre el texto con que se enunciará el grupo, seguido seleccionar
la opción privacidad (dependencia o publico), finalizando dar clic al botón Adicionar.
El nombre adicionado carga en la casilla Listados. Al seleccionar el enunciado se activa al
lado derecho las opciones de buscar funcionarios en el filtro USUARIO y las entidades y/o
ciudadanos en el filtro ENTIDAD.
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En la casilla Documento o Nombre digita el texto respectivo y dar clic en el botón BUSCAR
para generar el listado de las coincidencias.
Al final de la fila de cada entidad, ciudadano o funcionario se esta la acción Adicionar, clic
al enunciado para cargar datos en la Lista.
Realizar la acción de búsqueda y adicionar las veces o la cantidad de enunciados que
requiera el listado.
En caso requerido de remover algún nombre del listado seleccionar la Acción Eliminar.
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Finalizado el proceso de selección de nombres para el listado de masiva, se regresa al
listado del cuadro de radicación Masiva de Documentos.
Selección del enunciado Generar Radicación Masiva.
El sistema despliega tres componentes que generan el Radicado Masivo.
La aplicación de la TRD permite la selección de la serie, subserie y tipo de documento en
lista de selección.
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El tipo de radicación presenta una lista desplegable con las opciones de radicación que el
funcionario tenga a cargo. En el ejemplo relacionamos la opción de radicados de salida.
Finalizando el proceso de radicación, la opción de Listado a Radicar Asunto presenta dos
campos de procesos. Listados que despliega el o los grupos de masiva creados para su
respectiva selección y el campo Asunto donde se digita el texto correspondiente.
Finalizado clic al botón Radicar.
El sistema genera un reporte de los radicados masivos. Se activa el botón de Elaborar
documento que permite generar la carta o documento final de los radicados.
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Orfeo carga el formato a seleccionar (esto en caso de los radicado de salida) en generador
del documento. Seleccionado el formato se ven los campos respectivos para diligenciar.
El funcionario digita en los campos correspondientes los textos para completar la
radicación (distinción, cargo, cuerpo del documento, nombre, cargo del jefe, etc...)
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El funcionario tiene la opción de previsualizar el documento antes de guardar los datos
digitados, con esta opción se muestra el documento antes de ser cargado al sistema.
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Comprobado el texto y cuerpo del documento el funcionario da clic a CREAR para
completar el proceso de radicación.
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El sistema regresa al menú de Radicación Masiva de Documentos.
Seleccionar dentro de menú CARPETAS la opción PERSONALES seguido de Masivas.
La verificación del documento en PDF/A se realiza dando clic sobre el número de radicado
generado del listado que muestra la masiva.
Revisar cada uno de los números de radicados generados por la masiva; en caso que
requiera cambiar o ajustar del documento seleccionar la opción Rehacer Documento.
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