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MANUAL DE
FACTURACIÓN
ELECTRÓNICA
Realizó
Revisó
Iris López
Depto. De
Logística
Ing.
Pedro J.
Peña
Reyes
Aprobado

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4
PRIMEROS PASOS......................................................................................................................... 5
NAVEGADOR RECOMENDADO ........................................................................................................ 6
GOOGLE CHROME ....................................................................................................................... 6
FACTUMÁTICO ................................................................................................................................ 8
Portal factumático ......................................................................................................................... 8
ALTA DE CUENTA ............................................................................................................................... 10
ENTRADA COMO USUARIO POR PRIMERA VEZ ................................................................................. 12
CERTIFICADOS: .CER Y .KEY DEL CSD (certificado de sello digital) para personas FISICAS Y MORALES
........................................................................................................................................................... 14
LOGOTIPO.......................................................................................................................................... 18
CLIENTES............................................................................................................................................ 21
PRODUCTOS ...................................................................................................................................... 26
ALTA DE EMPLEADOS ........................................................................................................................ 31
SUCURSALES ...................................................................................................................................... 34
FACTURANDO .................................................................................................................................... 37
Cambiar precio de productos y cantidad en la factura ................................................................. 42
Descuento ..................................................................................................................................... 44
Impuestos ...................................................................................................................................... 45
Cancelar facturas ........................................................................................................................... 54
RECIBOS DE HONORARIOS ................................................................................................................ 56
RECIBO DE ARRENDAMIENTO ........................................................................................................... 64
CARTA PORTE .................................................................................................................................... 71
NOTAS DE CRÉDITO ........................................................................................................................... 78
RECIBO DE NÓMINA .......................................................................................................................... 84
NOTAS DE CARGO ............................................................................................................................. 94
VENTAS DE MOSTRADOR ................................................................................................................ 100
DEMÁS DOCUMENTOS .................................................................................................................... 107
REPORTES ........................................................................................................................................ 108
CONTABILIDAD ................................................................................................................................ 111
COMO CAMBIAR MI CONTRASEÑA ................................................................................................. 114
COMO INGRESAR UNA NUEVA FICHA ............................................................................................. 116
PASAR TIMBRES............................................................................................................................... 118
TERMINAL DE PUNTO DE VENTA (TPV) .......................................................................................... 121
COMO HACER QUE EL CLIENTE SE AUTO FACTURE .................................................................... 129
TERMINAL DE PUNTO DE VENTA PARA INGRESAR PRODUCTOS CON Y SIN IVA DESGLOSADO
alimentos y bebidas ........................................................................................................................ 133
Auto facturación para los clientes............................................................................................... 137
CORTES DE CAJA .............................................................................................................................. 142
PRESUPUESTOS ............................................................................................................................... 145
FACTURA PERSONALIZADA ............................................................................................................. 162
FACTUMÁTICO PARA ESCUELAS...................................................................................................... 170
VIDEOS............................................................................................................................................. 179
APOYO EXTRA .................................................................................................................................. 180
INTRODUCCIÓN
Este manual tiene como objetivo ayudarte a realizar tus facturas electrónicas de
una manera fácil y rápida, desde nuestra plataforma en internet, para ti que eres
una persona física o moral con actividad empresarial, y que debes presentar
impuestos ante Hacienda, y por lo tanto requieres utilizar la facturación
electrónica.
PRIMEROS PASOS
Lo primero que tienes que hacer es adquirir alguna de las fichas que Kioscomático
tiene para ti, de la denominación que tú la requieras, nosotros tenemos de $20,
$50, $100, $300 y $500 pesos.
Debo recordarte que el precio de cada timbre es de $1 peso cada uno, por lo que
si compras una tarjeta de $20 pesos adquieres 20 timbres y así con todas las
demás tarjetas.
Ahora bien, si no vives en la zona metropolitana, pero aun así te interesa nuestro
sistema no es necesario que adquieras una ficha necesariamente con
Kioscomatico, tenemos distribuidores cerca de ti, puedes verificarlo en la liga a
continuación: https://www.factumatico.com.mx/_distribuidores.php
NAVEGADOR RECOMENDADO
GOOGLE CHROME
OJO: internet explorer
NO SIRVE PARA FACTUMATICO
Si aún no tienes el google chrome, te dejo la
https://www.google.es/chrome/browser/desktop/index.html
liga
de
descarga:
Pícale en descarga google chrome, sigue las instrucciones y listo
FACTUMÁTICO
Factumático es nuestro portal en línea donde podrás realizar todas las facturas
que requieras sin necesidad de adquirir un sistema instalable, simplemente
necesitas una computadora con acceso a internet, y entrar a nuestro portal
www.factumatico.com.mx para poder iniciar a facturar.
Portal factumático
Así luce el portal de factumático
Lo primero que hay que hacer es ingresar nuestro código ya sea el de la tarjeta de
prepago que he adquirido con alguno de los distribuidores autorizados o el que
me enviaron de Kioscomatico, en la parte que dice: ingresa tu código. El numero
de la tarjeta se va a utilizar una sola vez, y nada mas, después accesaremos
con nuestro RFC y la contraseña que nos mande el portal
Una vez hecho esto damos clic en validar y veremos una pantalla como esta:
Damos clic en la flecha verde y nos pasara a la siguiente pantalla
ALTA DE CUENTA
En esta pantalla debemos llenar nuestros datos, y también aparecerá ayuda, en
cada recuadro si no comprendemos bien la información que nos solicitan.
Procederemos a llenar nuestros datos y al terminar daremos clic en botón guardar.
Muy importante: llenar todos los datos antes de
dar clic en enviar, especialmente el correo
electrónico, pues en este llegara tu contraseña
para accesar como usuario.
Te aparecerá la siguiente pantalla, avisándote que tus datos fueron enviados al
servidor, así como tus datos de usuario y contraseña o password. Estos se
enviaran al correo que indicaste, pero si te parece más cómodo: No olvides
anotarlos porque con estos datos entraras en seguida y las siguientes veces
a facturar. Claro que posteriormente después podrás modificarla. Te recuerdo
nuevamente que tu ficha que ingresaste ya no te va a servir para volver a
accesar, es solo para la primera vez.
ENTRADA COMO USUARIO POR PRIMERA VEZ
Vamos a dar clic en continuar y nos sacara al menú de inicio, en donde vamos a
colocar los datos que tenemos, donde dice SI YA ERES USUARIO, entramos con
el RFC y la contraseña que nos han dado. (Circulo verde)
Ahora nos envía a la siguiente página:
CERTIFICADOS: .CER Y .KEY DEL CSD (certificado de sello digital)
para personas FISICAS Y MORALES
En esta página vemos nuestra información que llenamos anteriormente, también
nos indica la cantidad de timbres que tenemos asignados. Por lo que ahora la
parte que nos interesa es la de FOLIOS señalada en rojo. En esta parte nos dice
lo que ya tenemos realizado, en este caso solo los timbres tenemos, por lo que
nos falta subir nuestros certificados, los clientes que tenemos y los productos
también.
En la parte de los certificados,vamos a subir el .
contraseña del CSD
cer y el .key, y la
que nos entregaron en el SAT, si aun no los
tienes NO VAS A PODER FACTURAR. Tienes que hacer cita en el SAT más
cercano a tu localidad para tramitar tus certificados, inclusive hay asesores ahí
que pueden apoyarte con tus dudas acerca de los requerimientos que ocupas para
facturar electrónicamente.
Ahora, si ya cuentas con estos certificados, solo tienes que subirlos como te
mostrare a continuación.
Donde dice “no has subido tus certificados” al lado dice súbelos ahora en color
azul, damos clic ahí. O damos clic en esta ruta: mi cuenta, certificados.
Y nos aparece esta pantalla
Aquí te indicamos lo que se va a subir, en la parte de seleccionar archivo vamos a
dar clic y procederemos a subir cada uno. La contraseña esa la puedes copiar y
pegar o escribirla manualmente.
OJO. La contraseña o password es la del certificado de sello digital que
estas subiendo,
NO ES LA CONTRASEÑA QUE TE DA FACTUMATICO
Al terminar daremos clic en guardar.
Ahora se mostrara la siguiente pantalla, mostrándote la vigencia de tus
certificados, es decir, el .cer y el .key
Otra forma de subir los certificados es: mi cuenta, certificados, como te muestro en
la siguiente pantalla
Y procederemos a realizar el procedimiento.
LOGOTIPO
Ahora bien, para subir tu logo, solo vamos a dar clic en mi cuenta y subir logtipo
como te muestro a continuación.
Ahora nos aparecerá la siguiente pantalla:
Lee cuidadosamente, donde dice las especificaciones del logo, debe estar en
formato JPG.
Damos clic en seleccionar archivo, buscamos el logotipo de nuestra empresa en la
carpeta que tengamos destinada y lo elegimos, después damos clic en guardar y
listo, tenemos terminada esa parte.
Podemos eliminarlo si lo deseamos, o cambiarlo si es necesario, dando clic en el
botón eliminar y realizando nuevamente el mismo procedimiento.
CLIENTES
Ahora vamos a pasar a subir nuestros clientes desde el catalogo
Hay 2 rutas:
La primera es catalogo y luego en ver clientes, ahí damos clic en nuevo cliente
La otra es más directa, es catálogo, y luego nuevo cliente:
Al estar dentro de nuevo cliente te aparece esta pantalla con los datos que vamos
a llenar de nuestro cliente para ir cargando ese catálogo:
Vamos a llenar todos los datos y al final damos clic en el botón guardar, y te
aparecerá un mensaje que dice creado con éxito, por lo que ya tenemos un cliente
dado de alta, vamos a dar clic en aceptar y nos va a sacar a la página de clientes.
Ahora ya tenemos nuestro primer cliente:
De esta manera puedes subir a todos tus clientes al servidor para que les puedas
facturar.
Ahora si quieres ver tus clientes, aparecen todos debajo de donde damos de alta,
o si quieres ver a alguno en especifico, escribes alguna letra de ese cliente en el
buscador y das clic en buscar cliente y aparecerán todos los que tengan esa letra,
seleccionas esa persona y das clic en buscar cliente, si quieres seleccionar a uno
en específico y podrás ver sus datos e inclusive modificar esos datos si lo
requieres donde dice modificar o eliminar.
Modificar es el de color azul con el lápiz, eliminar es el bote de basura.
Cuando modificamos algún cliente, damos clic en modificar y procedemos a
cambiar el dato que deseamos, después damos clic en guardar y aparece esta
pantalla:
Damos clic en aceptar y listo, puedes hacerlo todas las veces que lo requieras.
PRODUCTOS
Para agregar nuestros productos o servicios que vamos a facturar, también
tenemos catálogo, la ruta es: catalogo, productos o servicios, luego ver productos
y desde ahí vamos a nuevo producto, o la otra forma es directamente, catalogo,
productos o servicios y clic en nuevo producto.
Veremos la siguiente pantalla en donde podremos subir todos los productos que
estamos manejando.
Damos clic en nuevo producto y nos vamos a la siguiente pantalla:
La ayuda está en los signos de interrogación de la derecha de cada cuadro que
vamos a llenar. TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS, SI ES UN
SERVICIO, EN UNIDAD PON SERVICIO O NO APLICA, pero NO dejes los
campos vacíos o NO vas a poder TIMBRAR. El precio que se ingresa es SIN IVA
incluido.
En la parte de publicar se deja NO automática, así está correcto.
Procedemos llenar los datos.
En el código solo se permite poner letras y números UNICAMENTE
Para la descripción puedes usar letras, números y punto y coma, pero no juntos,
es decir esto:
; únicamente OJO
Ahora damos clic en guardar
Cuando termines de llenar el primer producto, te aparecerá el cuadro de creado
con éxito, justo como nos pasó con los clientes, y damos clic en aceptar, nos
regresara a la pantalla principal de productos, si vamos a subir más productos
damos clic en nuevo producto, si no, podemos ver el producto que subimos, e
inclusive podemos modificarlo si así lo deseamos, o hasta eliminarlo, te mostrare
en la siguiente pantalla.
Botón morado es para escalas, el azul para modificar y el rojo para borrar.
Las escalas es para los precios que vas a manejar, si así lo deseas, NO ES
OBLIGATORIO, SI NO USAS ESCALAS PUEDES DEJARLAS VACIAS, te
mostrare:
Clic en escalas
Aquí vamos a manejar los descuentos que vamos a dar a cada cierto cliente,
como esta mostrado en la imagen anterior del recuadro rojo, eso es en caso de
que lo requieras, en caso contrario no es necesario.
En precio público es 0, pues es el precio completo, yo puse el mío así:
Hay varias columnas para que guardes los datos, delante de cada una está
mínimo y máximo para que aplique la escala, esto se refiere al mínimo y máximo
del producto que deben consumir para que alcance descuento
Damos clic en guardar. Y ya estamos listos con los productos.
ALTA DE EMPLEADOS
Para quienes tenemos varios empelados también podemos darlos de alta para
hacer las nóminas o si es que vamos a utilizar la terminal de punto de venta o
TPV, que les mostraremos más adelante. Vamos a catálogo, empleados, nuevo
empleado.
Y daremos clic en nuevo empleado. Ahora vamos a proceder a llenar los datos.
Todos los datos son obligatorios, debes llenarlos para poder hacer tus recibos de
nomina.
Al terminar dar clic en guardar y listo, así agregaremos a tantos empleados como
tengamos a cargo.
Ahora nos pasa a esta pantalla:
Podemos editar los datos del empleado, o también eliminarlo si lo deseamos, de
esta manera podemos agregar todos los empleados que tenemos.
SUCURSALES
Esta parte se va a llenar si tenemos sucursales, y aparecerá en la factura. La ruta
es catálogo, sucursales.
Esta es la pantalla principal de sucursales:
Ahora clic en nueva sucursal
Ahora procederemos a llenarlo
Damos clic en guardar
Y ahora vemos como nos quedó:
Y listo, tenemos una sucursal, igualmente puedes modificarla, eliminarla en control
o agregar más en nueva sucursal.
FACTURANDO
Vamos a comenzar con lo más importante, la facturación. La ruta es documentos y
luego nuevo documento.
Ahora pasamos a la siguiente pantalla:
En esta vamos a llenar los datos que requerimos para la facturación sin olvidar de
leer bien lo que nos requiere, eligiendo primeramente el tipo de documento que
vamos a realizar.
Vamos a poner el nombre del cliente, que aparecerá con solo poner una letra de
este, y se cargara solo al elegirlo tú. El folio se pone automático, iniciara en el 1,
pero si quieres que continúe alguno en específico lo deberás poner manual como
por ejemplo si te quedaste en la factura 100 de las que eran en papel, puedes
poner la 101 manualmente y la siguiente que realices será la 102,
automáticamente te recuerdo que esto es para control tuyo, ante hacienda el único
folio que cuenta es el que aparece como folio SAT en tu factura timbrada. La
moneda y tipo de cambio lo puedes seleccionar, tenemos pesos y dólares, por si
lo requieres, si cobras e pesos se queda tal cual esta, no mueves nada, si cobras
en dólares cambias a USD y pones el tipo de cambio del dia de hoy, el método de
pago tu lo erigirás dependiendo de la forma de pago que haga tu cliente, lugar de
expedición normalmente es matriz, pero si tienes sucursales la erigirás también. El
número de cuenta se pondrán los últimos 4 dígitos de la cuenta de tu cliente si es
que lo sabes, si no se quedara en no identificado. En la parte de información extra,
puedes poner cualquier cosa que desees que aparezca en tu factura, algún dato
que desee que aparezca. Cuando estén listos le damos en continuar factura.
Me mandara a la siguiente pantalla:
Esta segunda parte es para agregar los productos que estamos vendiendo.
Vamos a poner la cantidad vendida y el producto, tú vas a poner manual el
nombre del producto igual que con el cliente solo tienes que poner algunas letras
de tu producto y aparecerán todos los nombres de tus productos que comiencen
con esa letra, así tu elegirás alguno, después darás clic en
agregar
producto para que lo cargue
y para agregar otro producto escribe el
nuevo producto a cargar, con su cantidad y listo, y así con todos los productos que
agregaras a esta factura. Se va a ver así:
Ahora que si te equivocaste al poner un producto y deseas eliminarlo de la factura
que estamos realizando solo tienes que dar clic al lado de precio total, y se
eliminara, también puedes agregar más productos desde la factura directamente, y
se cargaran automáticamente al catálogo de productos
Desde nuevo producto:
Saldrá un cuadro asi:
Se cargara en donde agregamos productos, solo debes dar clic en agregar
producto:
Y se cargara debajo en la factura:
Cambiar precio de productos y cantidad en la factura
Puedes cambiar precio de los productos directamente en la factura, solo debes dar
doble clic en el precio unitario, y escribir el nuevo precio, este se guardara
automáticamente en el catálogo de productos.
También se puede cambiar la cantidad por si te equivocaste en esta, dando doble
clic en sobre esta, pones la cantidad nueva y luego das un clic afuera y listo. Justo
acá:
Cuando ya hayas cargado todos los productos puedes aplicar descuento en tu
factura, esto es opcional y depende completamente de ti, si no lo deseas no lo
haces, pero te mostrare como se hace:
Descuento
Te preguntara si vas a aplicar algún descuento o si deseas continuar, nosotros
vamos a aplicar descuento.
Doy clic en la parte que dice aplicar descuento y me desglosa a esta pantalla, elijo
como deseo el descuento, yo elegí por porcentaje, pero puede ser por monto, eso
lo decides tú, yo aplique el 3% y te pregunta la razón de este porcentaje, debes
llenar ese dato, de acuerdo a la razón del descuento, no debe quedarse vacio.
Después darás clic en el botón aplicar descuento. Y procederemos a continuar, en
el botón continuar, no sin antes ver cómo ha aparecido tu descuento.
Ahora damos clic en continuar y pasamos a impuestos.
Impuestos
Pasamos a la parte de los impuestos, como en este caso soy una “SOPERIA” solo
aplicare el IVA al 16% pero tú puedes aplicar todos los que requieras, ya sean
impuestos, retenciones, impuestos locales o retenciones locales:
Selecciono el impuesto, y doy clic en aplicar.
Ahora veo mi impuesto agregado:
Ahora vamos a dar clic en el botón verde de facturar:
Me va a pasar a la siguiente pantalla:
Este es un ticket que se usa para la TPV, que les mostrare mas adelante, vamos a
dar clic en ver facturas, botón verde:
Ahí tengo mi primer factura, hay varias herramientas delante de la primer factura,
viene primero varios datos de mi cliente, RFC y nombre.
Delante están varios iconos más:
Si le pasas el puntero del ratón te dirá para que es cada uno d estos iconos. El
primero es para ver el PDF, sigue, enviar por mail, luego imprimir ticket (que les
comente es para la TPV, no para el PDF), después esta descargar el XML, marcar
cobrada, eliminar y timbrar.
El icono timbrar es el paso final de una factura, es cuando yo la timbro que se
hace una factura legal, pero primero vamos a ver siempre el PDF, para ver que
toda la factura esta correcta:
El logotipo aparece automáticamente en el PDF.
Si te das cuenta, el cuadro de folio SAT esta vacío, así como fecha de
certificación, y sello SAT, esto es porque aún no hemos terminado el proceso de la
factura, pero lo importante aquí es revisar los demás datos de la factura, si ya esta
correcta, ahora si podemos timbrarla.
Volvemos a la pantalla de factumático y damos clic en timbrar:
Ahora te manda a la siguiente pantalla donde te avisa que ya se timbro la factura,
y la puedes enviar al email del cliente, aquí se enviara tanto el PDF como el
XML se cargara automáticamente.
Doy clic en enviar y me pasa a la siguiente pantalla
Ahora damos clic en continuar
Si ven mi factura ahora esta timbrada, algunos iconos nuevos aparecen, doy clic
para ver el PDF y vemos esto:
Ahora bien, si deseas descargar XML vas a dar clic en descargar (icono de la
flecha) y se guardara en tu computadora. Par aguardar el PDF solo presionamos
tecla CTRL y S en el teclado juntas, al abrir el PDF y se guardara.
Si nos vamos ahora a verlos timbres, se ha descontado 1 de mi cuenta, es solo
hasta que timbro que se van descontando mis timbres, si recuerdan entre con 2
timbres, ahora debo tener 1:
Cancelar facturas
Vamos a situarnos en las facturas, ahora hay un dato acerca de esto, las facturas
las puedes cancelar aproximadamente 1 día después de creadas, y para ver la
situación de la factura puedes dar clic en el icono de SAT del portal o entrar
directamente al portal del SAT a revisarlas, te dejo el link e imagen:
https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/
Ahora si procedemos a cancelar una factura en nuestro sistema:
Ahora vamos a dar clic en el círculo rojo que dice cancelar
Y nos pasa a estos iconos:
Ahora mi factura ya está cancelada.
RECIBOS DE HONORARIOS
Al igual que realizamos una factura podemos realizar más documentos contables,
como los recibos de honorarios. La ruta es documentos, nuevo documento.
Vamos a seleccionar un nuevo documento. Y elegiremos recibos de honorarios.
Luego procederemos a llenar los datos como si fuera una factura normal.
Hay que poner mucha atención en la descripción del producto. Yo puse pago de
honorarios correspondiente a la instalación de un sistema, pero tú introducirás lo
que creas conveniente para tu recibo.
Procedemos a llenar nuestro recibo, recordando cargar bien los impuestos, dando
clic en aplicar cada vez que seleccionamos alguno.
Una vez cargado el servicio vamos a impuestos:
Al terminar damos clic en facturar
Y nos pasa a la siguiente pantalla:
Damos clic en ver facturas, y podemos ver el PDF antes de timbrarla, clic en el
icono del PDF, para estar seguros de que estamos conformes con lo que
realizamos.
Así queda el recibo:
Como ya se revisó el PDF y estoy conforme, ahora sí puedo pasar a timbrar mi
recibo de honorarios.
Voy nuevamente a la página, y doy clic en timbrar:
Me va a mostrar que mi factura ya ha sido timbrada, jalando el correo de mi cliente
para enviar mi factura:
Damos clic en enviar:
Ahora damos clic en continuar y veremos que mi factura ya aparece como las
demás que se han timbrado:
Como ves ya aparece timbrada ahora si veremos el PDF con los sellos del SAT en
ver PDF:
Y está listo nuestro recibo de honorarios. También puedes descargar el XML en el
icono que dice: descargar. Así tendrás la factura completa y la podrás enviar
directamente desde tu computadora a tu cliente.
RECIBO DE ARRENDAMIENTO
Vamos a ir a documento, luego nuevo documento, como si hiciéramos una factura
normal, solo que en documento elegimos recibo de arrendamiento.
Llenamos los datos nuevamente, y pasamos al producto.
todos los datos incluyendo la parte de predial.
Donde llenaremos
Llenamos primero la parte del numero predial, si deseas que aparezca en la
factura, si no, no es obligatorio, lo puedes dejar vacio.
Ahora procedemos a llenar el concepto:
Viene la parte de impuestos, voy aplicar lo que cargo:
Los aplicamos. Al terminar damos clic en facturar:
Me pasa a mi ticket:
Vamos a ver facturas
Ahora vemos el previo del PDF, es el primer icono después de la cantidad
Si estamos a gusto con nuestro recibo, volvemos a nuestra cuenta y vamos a
timbrarlo
Mandamos por correo o damos clic en continuar, o ambos
Ahora ya esta timbrada y los iconos cambiaron:
Vamos a ver como quedo la factura final.
Y como ves ya están todos los sellos del SAT, está listo el recibo.
CARTA PORTE
Vamos a realizar una carta porte, documentos, nuevo documento, y elegimos
carta porte, ahora procedemos a llenar los datos, esta vez usare información extra,
acerca del documento, te mostrare.
Continuamos con la factura.
Si lo requieres puedes utilizar la parte que dice agregar información aduanera, le
picamos en agregar información aduanera.
Ahora aparece esto para llenar:
Procedemos a poner nuestros datos:
Ahora cargamos los productos:
Damos clic en continuar y pasamos a los impuestos.
Al terminar damos clic en facturar.
Clic en ver facturas
Ahora veo mi carta porte antes de timbrarla para ver como quedo el PDF.
Si te das cuenta, la información extra esta debajo de la cantidad con letra,
ahora, si estoy a gusto ahora si la timbro, regreso al portal y clic en el botón de
timbrar.
Me avisa que mi factura ya fue timbrada y podre mandarla al email de mi cliente:
Clic en enviar y luego en continuar así mi carta porte esta timbrada.
Ahora mi PDF luce así:
Y esta lista la carta porte.
NOTAS DE CRÉDITO
Vamos a documento, nuevo documento y en la parte de documento elegimos nota
de crédito.
Llenamos datos y continuamos con la factura, en la parte del producto en cuestión.
Continuamos con los impuestos:
Y damos clic en facturar.
Vamos a ver facturas y veo como quedo mi PDF para ver si estoy a gusto.
Así quedo:
Una vez revisado y satisfecha, voy a timbrar mi nota de crédito.
Ahora vamos a enviar la factura y luego clic en continuar.
Y finalmente así luce mi PDF timbrado:
Terminamos con la nota de crédito.
RECIBO DE NÓMINA
Podemos expedir recibos de nómina para hacer el pago a nuestros empleados,
estos son los únicos ingresos que hay en el sistema.
Vamos a documentos, luego nomina, nuevo recibo de nómina.
En documento seleccionamos recibo de nómina, luce así:
Procedemos al llenado de datos, te menciono que las fechas de pago en la
primera se refiere al día que estas pagando, la fecha inicial y final de pago se
refieren al periodo que estas pagando, por ejemplo, semanal, quincenal, etc. Lo
eliges en el calendario como muestra la imagen siguiente. El ejemplo esta
semanal.
Pasamos a continuar el recibo. Una vez llenado todo.
Nos va a mandar a las percepciones, vamos a elegir cada una de ellas, indicando
lo que obtiene cada empleado.
Llenamos conforme a lo que ofrecemos a nuestros empleados.
Cada que seleccionemos algo vamos a dar clic en agregar percepción.
Agregamos los datos de lo que percibe el empleado. Y se va a cargar en seguida
las deducciones.
Pasamos a deducciones.
Igualmente cada que seleccionemos alguna vamos
deducción.
a dar clic en agregar
Así va quedando:
Una vez terminadas las percepciones y deducciones damos clic en continuar
nomina. Me manda a esta parte:
Al finalizar damos clic en crear recibo.
Ahora me va a mandar a ver mi recibo de nómina:
Ahora vamos a ver cómo está el PDF. Clic en el icono de PDF
Si estamos conformes vamos a timbrarlo. Regresamos al portal.
Damos clic en timbrar
Y nos pasa a la siguiente pantalla:
Damos clic en enviar y me aparece esto:
Clic en continuar. Ahora vamos a ver nuestra nomina timbrada:
Clic en ver PDF nuevamente
Y está listo el recibo de nómina.
NOTAS DE CARGO
Vamos a seguir con las notas de cargo, en este caso de ejemplo para cargar el
flete de un envió de mercancía a un cliente.
Al elegir en documento vamos a seleccionar nota de cargo.
Vamos a productos o servicios.
Clic e continuar. Ahora los impuestos
Una vez agregados damos clic en facturar.
Nos vamos a ver facturas para ver el PDF
Clic en icono de PDF
Este es el previo:
Si estamos seguros de la información, volvemos al portal y la timbramos
Clic en icono de timbrar
Y te manda a esta pantalla:
Clic en continuar.
Los iconos cambian en seguida
Ahora el PDF debe lucir así:
VENTAS DE MOSTRADOR
Para realizar una venta de mostrador vamos a capturar un cliente y un RFC
genérico, se va a llenar con estos datos:
RFC GENERICO: XAXX010101000
RAZON SOCIAL: VENTAS AL PÚBLICO
DIRECCION FISCAL: EL LUGAR DE EXPEDICION DE ESTE COMPROBANTE,
es decir la tuya.
Procedemos:
Ahora clic en enviar y pasamos al llenado de la factura.
En documento vamos a seleccionar ventas de mostrador.
Clic en continuar
Pasamos a productos.
Ahora impuestos
Clic en aceptar y aparece en seguida
Ahora vamos a facturar
Vamos ahora a ver facturas para ver el PDF
Si ya estamos conformes nos vamos a timbrarla, damos clic en el botón timbrar
Como ves ahora ya quedo timbrada.
Cambian en seguida los iconos
Vamos a ver el PDF
Y listo, ya quedo la factura de ventas mostrador.
DEMÁS DOCUMENTOS
Para realizar los demás documentos:
Solo tienes que realizar los pasos de los documentos anteriores, cargas el tipo de
documento, cliente, productos e impuestos, luego clic en facturar y listo. Pasas a
ver el PDF antes de timbrar y si estas conforme vamos a timbrar la factura. Y listo.
REPORTES
Podemos generar reportes de lo que tenemos realizado, como de clientes,
facturas, productos y empleados.
Solo da clic en lo que desees ver y te enviara a la pantalla siguiente para que lo
veas.
Elegimos la fecha y el tipo de reporte: en este caso este es un ejemplo de clientes
Te mostrare un reporte de facturas:
Seleccionamos la fecha de las facturas que necesitamos ver y el tipo de reporte
Ahora clic en generar reporte y listo:
Yo elegí un reporte de facturas timbradas y así se ve.
Ahora u reporte de productos.
Ahora para empleados:
Clic en mi cuenta, reportes, empleados:
Y listo, es todo de reportes.
CONTABILIDAD
Es para realizar la conciliación de todos los documentos que has realizado,
inclusive de los que has eliminado, nada desaparece completamente del sistema,
cada factura se guarda. Vamos a contabilidad, luego a conciliación.
Vamos a seleccionar lo que deseamos ver, cada documento esta abreviado:
Yo seleccionare facturas:
Damos clic en mostrar resultados y me mostrara mi actividad:
Como puedes ver mostrara inclusive las facturas que se han eliminado del
sistema, así tu podrás tener control de todo lo que se ha realizado en el sistema,
aunque se hayan eliminado algunos documentos.
Puedes inclusive imprimir los resultados.
Y vamos a realizar el mismo procedimiento para ver todos los demás documentos.
Solo vas a seleccionar el tipo de documento y listo.
COMO CAMBIAR MI CONTRASEÑA
Como te habrás dado cuenta la contraseña que te manda el portal no es
precisamente algo que uno pueda recordar, por lo que tú la puedes cambiar por
cualquier otra. Te mostrare como.
La ruta es mi cuenta, cambiar contraseña
Nos pasa a esta pantalla:
Ahora ponemos la nueva contraseña anterior, y dos veces la nueva para
confirmar:
Damos clic en guardar y listo
COMO INGRESAR UNA NUEVA FICHA
Primero hay que comprar otra ficha de los timbres que necesites, puede ser a los
distribuidores autorizados o a Kioscomatico, como gustes, luego fíjate en los
timbres que tienes, yo voy a poner 5 timbres más a mi cuenta.
La ruta es: mi cuenta, ingresar ficha/código. Ingresas el nuevo código, das clic en
validar.
Ahora te pasa a la siguiente pantalla informándote que agregaste nuevos timbres y
la cantidad:
Tendrás en tu cuenta los nuevos folios del código que agregaste.
Yo tenía 162 timbres ahora tengo 167.
PASAR TIMBRES
Esta opción es para compartir los timbres que tú tienes, es decir, si yo tengo 50
folios, y tengo a un amigo o conocido que requiere facturas puedo pasarle folios
desde mi cuenta, pero no mas de los que tengo, y sin quedarme con menos de 1,
la ruta es MI CUENTA, Y LUEGO PASA TIMBRES:
En la parte de número de timbres a enviar, voy a escribir el número de timbres que
deseo enviar, en este momento tengo 167 timbres, lo veo en mi cuenta y resumen,
que se muestra siempre al inicio de factumatico:
Voy a pasar 5.
Clic e enviar y te manda a esta nueva pantalla:
En esta pantalla me pone el código de 5 timbres enviados, y también los puedo
mandar por correo si lo deseo.
Ahora vamos a menú, resumen, y vamos a ver que me quedan los 162 timbres
que me indica el sistema:
Y justamente me quedan los 162 timbres como me dijo el sistema. Estamos listos
con los pasa timbres.
TERMINAL DE PUNTO DE VENTA (TPV)
Vamos a abrir la nueva caja primero para poder utilizar nuestra TPV, damos clic
en documentos, luego buscamos caja y luego nueva caja
Le ponemos el nombre, yo le puse caja prueba
Ahora clic en sucursal puede ser matriz, que esta por default, pero si tienes
sucursales guardadas solo la seleccionas y listo, yo dejare matriz.
Damos clic en guardar.
Me aparece creada con éxito
Damos clic en aceptar y ya está lista.
También tenemos que tener a algún empleado con la categoría de vendedor, esto
se hace en la parte de dar de alta empleados:
Clic en guardar y luego en aceptar
Ahora vamos a abrir la terminal de punto de venta:
Nos pasa a esta pantalla:
Aquí me muestra a los empleados que tienen puesto de vendedores
Damos clic sobre alguno de ellos.
Yo elijo a Catalina:
Ahora vamos a dar clic en ventas de mostrador, para hacer la venta
Aquí vamos a proceder a cargar las ventas, en cantidad y en producto.
Elegimos cual estamos vendiendo y me lo desglosa debajo:
Tenemos la opción de que me ponga el IVA o alguna retención, yo usare el IVA,
pues son zapatos
Doy clic en el IVA
Ahora me aparece desglosado el IVA.
Doy clic en continuar
Y me pasa a esto:
En esta parte viene el
ticket para que el cliente se
autofacture, que te mostrare a continuación.
Ahora puedo dar clic en imprimir o en capturar otra venta, y procederemos como
hasta ahora.
COMO HACER QUE EL CLIENTE SE AUTO FACTURE
Para hacer que el cliente se auto facture, este va a entrar a la siguiente liga:
http://www.factumatico.com.mx/factumatico.php
Y con el número de ticket que sacamos anteriormente: 11562475695349695741
Ahora la liga me manda a esta parte:
Voy a poner el número de ticket que acabo de sacar y daré clic en continuar:
Ahora me pasa a esta pantalla:
Me dice que ponga mi RFC si ya se me ha facturado antes, en caso de no, se
abrirá otro cuadro, aquí el cliente pone su RFC:
Y doy clic en CONTINUAR
Me pasa a otra pantalla para ver mis datos y de los productos que compre:
Clic en obtener factura:
Y listo, ahora puedo descargar mi PDF y XML
Para descargar los archivos, solo debo dar clic sobre cada uno de ellos y se
guardaran en mi PC en el lugar que yo decida, como siempre recomiendo el
escritorio para que no los pierdas.
Vamos a ver como quedo el PDF timbrado:
Como puedes ver esta completamente timbrado y ya es una factura legal.
Y eso es todo de la terminal de punto de venta.
TERMINAL DE PUNTO DE VENTA PARA INGRESAR PRODUCTOS CON
Y SIN IVA DESGLOSADO alimentos y bebidas
El nombre que tiene es de alimentos y bebidas, pero no es solo para restaurantes,
es para todos los productos, te mostrare o inclusive servicios, solo que lleva este
nombre de AYB.
La ruta es, documentos, abrir AYB
Nos pasa a esta pantalla:
Muy parecido todo al terminal de punto de venta anterior, pero con algunas
diferencias como podrás notar, necesitamos un empleado con rol de vendedor y
una caja, damos clic en alguno de los vendedores:
Elegí a Dulce esta vez:
Podemos hacer ventas de mostrador. Y esta es la pantalla:
Como ves tenemos la opción de poner el precio con IVA desglosado y sin IVA
desglosado, nosotros vamos a darle con IVA incluido:
Elijo la cantidad y el producto o servicio, pero aquí esta otra diferencia puedo
modificar el precio de mi producto sin volver a darlo de alta:
Voy a elegir mi primera opción y el precio si lo notas es de 1100 pesos, pero lo voy
a cambiar a 1200. Damos doble clic en el precio, luego escribimos el nuevo precio
y luego damos un clic afuera.
Y ahora damos clic en la palomita verde para agregar el producto:
Y me desglosa el precio y el producto debajo desglosando automáticamente el IVA
del producto.
Ahora podemos agregar más productos, todos los productos que queramos, o
continuar, nosotros vamos a continuar. Y solo entregamos el ticket de venta al
cliente para que se autofacture.
Ahora pasamos a la auto facturación del cliente con el ticket qe aparece cuando
damos clic en continuar.
Auto facturación para los clientes
Iniciamos con la entrega del ticket a mi cliente.
Ahora vamos a proceder como en el punto de venta, anotamos el número de ticket
y vamos a ingresar en el link que nos muestra este mismo, que es:
http://www.factumatico.com.mx/factumatico.php
Ahora anotamos el numero de ticket que tengo:
Clic en continuar
Ahora anotamos nuestro RFC, si ya estamos registrados haremos lo mismo que
en la TPV en autofacturacion para el cliente, esta vez vamos a hacer un cliente
nuevo, capturamos RFC:
Ahora clic en continuar
Vamos a llenar todos mis datos:
Ahora clic en guardar, cuando hago esto ingreso automáticamente al catálogo de
clientes de la persona que me está facturando.
Ahora me pasa a esta pantalla:
Reviso los datos, que estén correctos y luego damos clic en obtener factura:
Ahora ya estamos listos para descargar PDF y XML
Listo, hemos terminado esta parte.
CORTES DE CAJA
Esto es para realizar todos los cortes de caja de las ventas de mostrador que
hemos realizado, para esto vamos a utilizar los tickets de la terminal de punto de
venta que hemos realizado. La ruta es documentos, caja, abrir caja.
Me pasa a esta pantalla:
Vamos a seleccionar una caja y un fondo inicial para la caja, eso lo decides tu, yo
voy a iniciar con 1000 pesos
Y ahora doy clic en abrir caja
Me manda a esta pantalla:
Ahora vamos a ingresar los números de tickets que he entregado:
Clic en aceptar y me manda a esta pantalla:
Ahora vamos a marcarlo cobrado, en botón azul
Se agrega en seguida a mi suma de cortes:
Ahora clic en corte de caja:
Aquí tengo mi total del corte
Y listo, botón de salir.
PRESUPUESTOS
Podemos realizar presupuestos con factumático para cuando lo soliciten los
clientes, y posteriormente facturarlo. La ruta es documentos, presupuestos, nuevo
presupuesto.
Así comenzamos:
Muy similar a realizar una factura con algunos cambios, vamos a llenar cliente,
cuentas bancarias y condiciones comerciales:
Pasamos a cliente y banco a donde nos van a pagar:
Ahora del banco el tipo:
Ahora número correspondiente al tipo y a nombre de quien esta esa cuenta:
Ahora clic en agregar cuenta, puedes hacer esto mismo si tienes varias cuentas
bancarias.
Si llegas a equivocarte, puedes borrar esta cuenta y capturar nuevamente, en el
botón rojo debajo de borrar.
Del lado de cliente puedes agregar destinatarios, si deseas que el correo llegue a
más de 1 persona directamente.
Llenamos los datos y agregamos con el símbolo de +
Ahora se cargara debajo:
Vamos a condiciones comerciales, en el cual pondremos bajo que términos esta
este presupuesto:
Ejemplo:
Luego agregamos la condición:
Se carga debajo y la puedo borrar o dejarla para próximos presupuestos, y asi
agregar todas las condiciones que necesite.
En el comentario inicial, está un mensaje por default, pero si no te agrada puedes
escribir lo que tú quieras.
Ahora vamos a continuar presupuesto:
Pasamos a la sección de productos:
Al igual que en la factura cargamos los productos que vamos a presupuestar:
Te recuerdo que puedes agregar productos nuevos si así lo deseas directamente
desde el presupuesto como hacemos con las facturas, dando clic en nuevo
producto:
Te abrirá esta ventana:
Cargas los datos del nuevo producto y das clic en guardar, se agregara
automáticamente a tu catálogo de productos para cuando lo necesites, luego
damos clic en agregar producto y se cargara debajo.
Ahora podemos aplicar descuento, impuestos o terminar el presupuesto sin
ninguno de estos, dependiendo de como lo requiera tu cliente:
En este caso vamos a aplicar impuestos:
Procedemos:
Elegimos el impuesto y luego aplicamos:
Clic en aceptar
Ahora podemos agregar todos los impuestos que necesitemos. Cuando
terminemos, damos clic en terminar presupuesto.
Ahora me manda a enviar mi presupuesto:
Clic en enviar y luego en continuar:
Ahora podemos ver como quedo mi presupuesto:
Vamos a ver PDF:
Así quedo el presupuesto.
Ahora sobre los nuevos iconos:
El primero como bien sabemos es para ver PDF, el segundo para enviar por
correo, el que sigue es para eliminar ese presupuesto, después está el de editar
ese presupuesto, el que continua es para FACTURAR ese presupuesto, y por
último, el que me dice que ese presupuesto está en espera o ya fue aceptado.
Cuando lo mandamos por correo, le va a aparecer este mensaje a mi cliente en su
correo:
Aquí está la parte donde el cliente acepta o no el presupuesto, en este caso lo
vamos a aceptar para ver lo que ocurre, te recuerdo que esta parte la hace tu
cliente, NO TU, pues tú le enviaste este correo:
Cuando el cliente le pica en aceptar, le aparece esa pantalla:
Indicándole que ya acepto el presupuesto enviado.
Ahora volviendo a tu usuario de factumático, vamos a ver nuestros presupuestos y
vas a ver que los iconos cambiaron, te dejo la imagen de un presupuesto
pendiente y de uno aceptado.
Ahora que ha sido aceptado el presupuesto, podemos proceder a facturarlo, solo
si deseas facturarlo, si no, eso sería todo.
Nosotros vamos a facturarlo para ver el proceso.
Vamos a dar clic en la palomita verde que indica facturar:
Ahora me mandara directamente al cuerpo de la factura:
Donde mis datos ya están precargados, solo para revisar los datos y facturar mi
presupuesto.
Si ya todo esta correcto, y no deseas hacer ningún cambio, vamos a dar clic en
botón facturar.
Me manda a ver el ticket:
Ahora como en una factura normal, vamos a ver facturas:
Aquí ya está mi factura del presupuesto.
Vemos PDF
Como todo está en orden, procedemos a timbrar:
Clic en enviar, y luego en continuar
Y listo, mi presupuesto es ahora una factura normal.
FACTURA PERSONALIZADA
En este tipo de documento cuando usamos la palabra personalizada, nos
referimos a los impuestos, ya que hay ciertos productos cuando facturamos que
llevan por ejemplo el IVA al 16, y otros no, llevan alguna retención, u otro tipo de
impuestos, y esto lo puedes hacer para todos los documentos, les mostrare.
La ruta es: documentos, luego factura personalizada.
Al dar clic, vas a ver que te manda a una factura normal, la diferencia la vamos a
ver al cargar los impuestos.
Iniciamos normalmente, cargando tipo de documento, cliente, y datos de pago.
Pasamos a botón de continuar:
Aquí me va a mostrar para cargar mis productos:
Como ves hay varios iconos diferentes, el primero de limpiar es para quitar un
producto del buscador, el segundo para agregar el producto, el tercero para
agregar producto nuevo desde la factura, el que sigue es para agregar información
aduanal si lo requieres, y el ultimo para agregar una cuenta predial si lo requieres
también.
Vamos a proceder como normalmente lo hacemos.
Ahora es cuando vemos la diferencia, si te das cuenta, al inicio de los datos de los
productos que cargamos, está un cuadro para todos los productos, debajo de la
palabra aplicar, esto es para seleccionar los impuestos que vamos a agregar a
cada uno de ellos.
En este ejemplo voy a aplicar el IVA al 16% solo al primer producto
Dejo palomeado solo ese cuadro y aplico:
Como ves esta solo el IVA cargado de mi primer producto, ahora cargare el ISR
10% a los otros 2 productos y al primero lo dejare sin esta retención.
Palomeo los 2 productos restantes y procedo con la operación.
Como vemos esta solo el ISR al 10% de mis 2 productos que seleccione, y así
podemos aplicar a todos los productos que necesitemos, cuando se requiere
aplicar a ciertos productos algún impuesto y a otros no, dentro de 1 misma factura.
Ahora continuaremos con la factura para terminarla, damos clic en facturar:
Me manda al ticket como siempre, y damos clic en ver facturas, botón color verde
arriba del ticket:
Me manda a ver mis facturas:
Ahora vamos a ver como quedo el PDF
Aquí vemos todos los datos que yo estoy facturando, con los impuestos que yo
seleccione a los productos que elegí.
Ahora vamos a timbrar la factura:
Mando por correo si así lo decido, y vamos a continuar.
Ahora vamos a ver el PDF.
Y listo, terminamos con el proceso.
FACTUMÁTICO PARA ESCUELAS
En esta parte les mostrare como hacer facturas para las escuelas. Lo primero que
debemos hacer es cargar los datos de los alumnos, asi que vamos.
La ruta es, documentos, luego escuelas, y alumnos:
Ahora vamos a esta pantalla:
Vamos a capturar los datos de los alumnos, de todos los que me soliciten la
factura.
El RVOE es un Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (RVOE) es el acto
de la autoridad educativa en virtud del cual se determina incorporar un plan y
programas de estudio que un particular imparte, o pretende impartir, al sistema
educativo nacional. En caso de que necesites llenarlo.
Ahora procedemos.
Una vez capturados los datos nos vamos a guardar.
Así es como se ve mi alumno cargado.
Ahora vamos a capturar la factura.
Nos vamos a documento, escuela, factura para escuela. Vamos a proceder como
lo hacemos normalmente.
Cargamos los datos de quien se va a facturar, el tipo de documento y después los
datos de pago, incluyendo un apartado que dice alumno:
Una vez capturado esto procedemos a la sección de los productos, que en este
caso es un servicio. Vamos a dar clic en continuar factura.
Una vez cargado el servicio de cobro, vamos a los impuestos con botón continuar,
y si se aplica algún descuento como por ejemplo BECAS, lo aplicamos. Vamos a
hacerlo para que veas como aparece:
Clic en aplicar descuento.
Elegimos el tipo de descuento, si es por porcentaje o por monto, yo elegí en el
ejemplo por porcentaje, debajo en la parte de descuento pones la cantidad, y el
motivo, TODOS ESTOS DATOS SON OBLIGATORIOS PARA QUE SE APLIQUE
EL DESCUENTO.
Una vez hecho esto vamos a aplicar descuento. Picándole en el botón.
Aquí vemos el descuento aplicado. Ahora sí, vamos a impuestos. En botón
continua.
Una vez aplicados vamos a botón facturar.
Y nos pasara a ver el ticket.
Nos vamos a ver facturas:
Ahora vemos el PDF
Si ya esta todo correcto, vamos a timbrarla:
Como ya sabemos, clic e enviar el correo y luego en continuar.
Nuestra factura esta lista, ahora solo falta ver el PDF
Como puedes ver esta todo. El nombre del alumno y el descuento con el motivo.
Esta listo.
VIDEOS
http://www.youtube.com/watch?v=Y-loBD4RjUQ
Esta es la liga para que veas en movimiento como funciona nuestro sistema.
Y eso ha sido todo, ahora son expert@s en facturación electrónica en el portal de
factumático.
Felicidades
APOYO EXTRA
El equipo de factumático agradece que hayas leído el manual, también te recuerda
que si requieres información extra estamos a tus órdenes en los siguientes
teléfonos:
015553689190
015544441756
015553686176
O si eres del interior de la republica tenemos el 01800 FMATICO
De lunes a viernes de 10 a 7. Y los sábados de 10 a 3