MANUAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Realizó Revisó Iris López Depto. De Logística Ing. Pedro J. Peña Reyes Aprobado ÍNDICE INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 4 PRIMEROS PASOS......................................................................................................................... 5 NAVEGADOR RECOMENDADO ........................................................................................................ 6 GOOGLE CHROME ....................................................................................................................... 6 FACTUMÁTICO ................................................................................................................................ 8 Portal factumático ......................................................................................................................... 8 ALTA DE CUENTA ............................................................................................................................... 10 ENTRADA COMO USUARIO POR PRIMERA VEZ ................................................................................. 12 CERTIFICADOS: .CER Y .KEY DEL CSD (certificado de sello digital) para personas FISICAS Y MORALES ........................................................................................................................................................... 14 LOGOTIPO.......................................................................................................................................... 18 CLIENTES............................................................................................................................................ 21 PRODUCTOS ...................................................................................................................................... 26 ALTA DE EMPLEADOS ........................................................................................................................ 31 SUCURSALES ...................................................................................................................................... 34 FACTURANDO .................................................................................................................................... 37 Cambiar precio de productos y cantidad en la factura ................................................................. 42 Descuento ..................................................................................................................................... 44 Impuestos ...................................................................................................................................... 45 Cancelar facturas ........................................................................................................................... 54 RECIBOS DE HONORARIOS ................................................................................................................ 56 RECIBO DE ARRENDAMIENTO ........................................................................................................... 64 CARTA PORTE .................................................................................................................................... 71 NOTAS DE CRÉDITO ........................................................................................................................... 78 RECIBO DE NÓMINA .......................................................................................................................... 84 NOTAS DE CARGO ............................................................................................................................. 94 VENTAS DE MOSTRADOR ................................................................................................................ 100 DEMÁS DOCUMENTOS .................................................................................................................... 107 REPORTES ........................................................................................................................................ 108 CONTABILIDAD ................................................................................................................................ 111 COMO CAMBIAR MI CONTRASEÑA ................................................................................................. 114 COMO INGRESAR UNA NUEVA FICHA ............................................................................................. 116 PASAR TIMBRES............................................................................................................................... 118 TERMINAL DE PUNTO DE VENTA (TPV) .......................................................................................... 121 COMO HACER QUE EL CLIENTE SE AUTO FACTURE .................................................................... 129 TERMINAL DE PUNTO DE VENTA PARA INGRESAR PRODUCTOS CON Y SIN IVA DESGLOSADO alimentos y bebidas ........................................................................................................................ 133 Auto facturación para los clientes............................................................................................... 137 CORTES DE CAJA .............................................................................................................................. 142 PRESUPUESTOS ............................................................................................................................... 145 FACTURA PERSONALIZADA ............................................................................................................. 162 FACTUMÁTICO PARA ESCUELAS...................................................................................................... 170 VIDEOS............................................................................................................................................. 179 APOYO EXTRA .................................................................................................................................. 180 INTRODUCCIÓN Este manual tiene como objetivo ayudarte a realizar tus facturas electrónicas de una manera fácil y rápida, desde nuestra plataforma en internet, para ti que eres una persona física o moral con actividad empresarial, y que debes presentar impuestos ante Hacienda, y por lo tanto requieres utilizar la facturación electrónica. PRIMEROS PASOS Lo primero que tienes que hacer es adquirir alguna de las fichas que Kioscomático tiene para ti, de la denominación que tú la requieras, nosotros tenemos de $20, $50, $100, $300 y $500 pesos. Debo recordarte que el precio de cada timbre es de $1 peso cada uno, por lo que si compras una tarjeta de $20 pesos adquieres 20 timbres y así con todas las demás tarjetas. Ahora bien, si no vives en la zona metropolitana, pero aun así te interesa nuestro sistema no es necesario que adquieras una ficha necesariamente con Kioscomatico, tenemos distribuidores cerca de ti, puedes verificarlo en la liga a continuación: https://www.factumatico.com.mx/_distribuidores.php NAVEGADOR RECOMENDADO GOOGLE CHROME OJO: internet explorer NO SIRVE PARA FACTUMATICO Si aún no tienes el google chrome, te dejo la https://www.google.es/chrome/browser/desktop/index.html liga de descarga: Pícale en descarga google chrome, sigue las instrucciones y listo FACTUMÁTICO Factumático es nuestro portal en línea donde podrás realizar todas las facturas que requieras sin necesidad de adquirir un sistema instalable, simplemente necesitas una computadora con acceso a internet, y entrar a nuestro portal www.factumatico.com.mx para poder iniciar a facturar. Portal factumático Así luce el portal de factumático Lo primero que hay que hacer es ingresar nuestro código ya sea el de la tarjeta de prepago que he adquirido con alguno de los distribuidores autorizados o el que me enviaron de Kioscomatico, en la parte que dice: ingresa tu código. El numero de la tarjeta se va a utilizar una sola vez, y nada mas, después accesaremos con nuestro RFC y la contraseña que nos mande el portal Una vez hecho esto damos clic en validar y veremos una pantalla como esta: Damos clic en la flecha verde y nos pasara a la siguiente pantalla ALTA DE CUENTA En esta pantalla debemos llenar nuestros datos, y también aparecerá ayuda, en cada recuadro si no comprendemos bien la información que nos solicitan. Procederemos a llenar nuestros datos y al terminar daremos clic en botón guardar. Muy importante: llenar todos los datos antes de dar clic en enviar, especialmente el correo electrónico, pues en este llegara tu contraseña para accesar como usuario. Te aparecerá la siguiente pantalla, avisándote que tus datos fueron enviados al servidor, así como tus datos de usuario y contraseña o password. Estos se enviaran al correo que indicaste, pero si te parece más cómodo: No olvides anotarlos porque con estos datos entraras en seguida y las siguientes veces a facturar. Claro que posteriormente después podrás modificarla. Te recuerdo nuevamente que tu ficha que ingresaste ya no te va a servir para volver a accesar, es solo para la primera vez. ENTRADA COMO USUARIO POR PRIMERA VEZ Vamos a dar clic en continuar y nos sacara al menú de inicio, en donde vamos a colocar los datos que tenemos, donde dice SI YA ERES USUARIO, entramos con el RFC y la contraseña que nos han dado. (Circulo verde) Ahora nos envía a la siguiente página: CERTIFICADOS: .CER Y .KEY DEL CSD (certificado de sello digital) para personas FISICAS Y MORALES En esta página vemos nuestra información que llenamos anteriormente, también nos indica la cantidad de timbres que tenemos asignados. Por lo que ahora la parte que nos interesa es la de FOLIOS señalada en rojo. En esta parte nos dice lo que ya tenemos realizado, en este caso solo los timbres tenemos, por lo que nos falta subir nuestros certificados, los clientes que tenemos y los productos también. En la parte de los certificados,vamos a subir el . contraseña del CSD cer y el .key, y la que nos entregaron en el SAT, si aun no los tienes NO VAS A PODER FACTURAR. Tienes que hacer cita en el SAT más cercano a tu localidad para tramitar tus certificados, inclusive hay asesores ahí que pueden apoyarte con tus dudas acerca de los requerimientos que ocupas para facturar electrónicamente. Ahora, si ya cuentas con estos certificados, solo tienes que subirlos como te mostrare a continuación. Donde dice “no has subido tus certificados” al lado dice súbelos ahora en color azul, damos clic ahí. O damos clic en esta ruta: mi cuenta, certificados. Y nos aparece esta pantalla Aquí te indicamos lo que se va a subir, en la parte de seleccionar archivo vamos a dar clic y procederemos a subir cada uno. La contraseña esa la puedes copiar y pegar o escribirla manualmente. OJO. La contraseña o password es la del certificado de sello digital que estas subiendo, NO ES LA CONTRASEÑA QUE TE DA FACTUMATICO Al terminar daremos clic en guardar. Ahora se mostrara la siguiente pantalla, mostrándote la vigencia de tus certificados, es decir, el .cer y el .key Otra forma de subir los certificados es: mi cuenta, certificados, como te muestro en la siguiente pantalla Y procederemos a realizar el procedimiento. LOGOTIPO Ahora bien, para subir tu logo, solo vamos a dar clic en mi cuenta y subir logtipo como te muestro a continuación. Ahora nos aparecerá la siguiente pantalla: Lee cuidadosamente, donde dice las especificaciones del logo, debe estar en formato JPG. Damos clic en seleccionar archivo, buscamos el logotipo de nuestra empresa en la carpeta que tengamos destinada y lo elegimos, después damos clic en guardar y listo, tenemos terminada esa parte. Podemos eliminarlo si lo deseamos, o cambiarlo si es necesario, dando clic en el botón eliminar y realizando nuevamente el mismo procedimiento. CLIENTES Ahora vamos a pasar a subir nuestros clientes desde el catalogo Hay 2 rutas: La primera es catalogo y luego en ver clientes, ahí damos clic en nuevo cliente La otra es más directa, es catálogo, y luego nuevo cliente: Al estar dentro de nuevo cliente te aparece esta pantalla con los datos que vamos a llenar de nuestro cliente para ir cargando ese catálogo: Vamos a llenar todos los datos y al final damos clic en el botón guardar, y te aparecerá un mensaje que dice creado con éxito, por lo que ya tenemos un cliente dado de alta, vamos a dar clic en aceptar y nos va a sacar a la página de clientes. Ahora ya tenemos nuestro primer cliente: De esta manera puedes subir a todos tus clientes al servidor para que les puedas facturar. Ahora si quieres ver tus clientes, aparecen todos debajo de donde damos de alta, o si quieres ver a alguno en especifico, escribes alguna letra de ese cliente en el buscador y das clic en buscar cliente y aparecerán todos los que tengan esa letra, seleccionas esa persona y das clic en buscar cliente, si quieres seleccionar a uno en específico y podrás ver sus datos e inclusive modificar esos datos si lo requieres donde dice modificar o eliminar. Modificar es el de color azul con el lápiz, eliminar es el bote de basura. Cuando modificamos algún cliente, damos clic en modificar y procedemos a cambiar el dato que deseamos, después damos clic en guardar y aparece esta pantalla: Damos clic en aceptar y listo, puedes hacerlo todas las veces que lo requieras. PRODUCTOS Para agregar nuestros productos o servicios que vamos a facturar, también tenemos catálogo, la ruta es: catalogo, productos o servicios, luego ver productos y desde ahí vamos a nuevo producto, o la otra forma es directamente, catalogo, productos o servicios y clic en nuevo producto. Veremos la siguiente pantalla en donde podremos subir todos los productos que estamos manejando. Damos clic en nuevo producto y nos vamos a la siguiente pantalla: La ayuda está en los signos de interrogación de la derecha de cada cuadro que vamos a llenar. TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS, SI ES UN SERVICIO, EN UNIDAD PON SERVICIO O NO APLICA, pero NO dejes los campos vacíos o NO vas a poder TIMBRAR. El precio que se ingresa es SIN IVA incluido. En la parte de publicar se deja NO automática, así está correcto. Procedemos llenar los datos. En el código solo se permite poner letras y números UNICAMENTE Para la descripción puedes usar letras, números y punto y coma, pero no juntos, es decir esto: ; únicamente OJO Ahora damos clic en guardar Cuando termines de llenar el primer producto, te aparecerá el cuadro de creado con éxito, justo como nos pasó con los clientes, y damos clic en aceptar, nos regresara a la pantalla principal de productos, si vamos a subir más productos damos clic en nuevo producto, si no, podemos ver el producto que subimos, e inclusive podemos modificarlo si así lo deseamos, o hasta eliminarlo, te mostrare en la siguiente pantalla. Botón morado es para escalas, el azul para modificar y el rojo para borrar. Las escalas es para los precios que vas a manejar, si así lo deseas, NO ES OBLIGATORIO, SI NO USAS ESCALAS PUEDES DEJARLAS VACIAS, te mostrare: Clic en escalas Aquí vamos a manejar los descuentos que vamos a dar a cada cierto cliente, como esta mostrado en la imagen anterior del recuadro rojo, eso es en caso de que lo requieras, en caso contrario no es necesario. En precio público es 0, pues es el precio completo, yo puse el mío así: Hay varias columnas para que guardes los datos, delante de cada una está mínimo y máximo para que aplique la escala, esto se refiere al mínimo y máximo del producto que deben consumir para que alcance descuento Damos clic en guardar. Y ya estamos listos con los productos. ALTA DE EMPLEADOS Para quienes tenemos varios empelados también podemos darlos de alta para hacer las nóminas o si es que vamos a utilizar la terminal de punto de venta o TPV, que les mostraremos más adelante. Vamos a catálogo, empleados, nuevo empleado. Y daremos clic en nuevo empleado. Ahora vamos a proceder a llenar los datos. Todos los datos son obligatorios, debes llenarlos para poder hacer tus recibos de nomina. Al terminar dar clic en guardar y listo, así agregaremos a tantos empleados como tengamos a cargo. Ahora nos pasa a esta pantalla: Podemos editar los datos del empleado, o también eliminarlo si lo deseamos, de esta manera podemos agregar todos los empleados que tenemos. SUCURSALES Esta parte se va a llenar si tenemos sucursales, y aparecerá en la factura. La ruta es catálogo, sucursales. Esta es la pantalla principal de sucursales: Ahora clic en nueva sucursal Ahora procederemos a llenarlo Damos clic en guardar Y ahora vemos como nos quedó: Y listo, tenemos una sucursal, igualmente puedes modificarla, eliminarla en control o agregar más en nueva sucursal. FACTURANDO Vamos a comenzar con lo más importante, la facturación. La ruta es documentos y luego nuevo documento. Ahora pasamos a la siguiente pantalla: En esta vamos a llenar los datos que requerimos para la facturación sin olvidar de leer bien lo que nos requiere, eligiendo primeramente el tipo de documento que vamos a realizar. Vamos a poner el nombre del cliente, que aparecerá con solo poner una letra de este, y se cargara solo al elegirlo tú. El folio se pone automático, iniciara en el 1, pero si quieres que continúe alguno en específico lo deberás poner manual como por ejemplo si te quedaste en la factura 100 de las que eran en papel, puedes poner la 101 manualmente y la siguiente que realices será la 102, automáticamente te recuerdo que esto es para control tuyo, ante hacienda el único folio que cuenta es el que aparece como folio SAT en tu factura timbrada. La moneda y tipo de cambio lo puedes seleccionar, tenemos pesos y dólares, por si lo requieres, si cobras e pesos se queda tal cual esta, no mueves nada, si cobras en dólares cambias a USD y pones el tipo de cambio del dia de hoy, el método de pago tu lo erigirás dependiendo de la forma de pago que haga tu cliente, lugar de expedición normalmente es matriz, pero si tienes sucursales la erigirás también. El número de cuenta se pondrán los últimos 4 dígitos de la cuenta de tu cliente si es que lo sabes, si no se quedara en no identificado. En la parte de información extra, puedes poner cualquier cosa que desees que aparezca en tu factura, algún dato que desee que aparezca. Cuando estén listos le damos en continuar factura. Me mandara a la siguiente pantalla: Esta segunda parte es para agregar los productos que estamos vendiendo. Vamos a poner la cantidad vendida y el producto, tú vas a poner manual el nombre del producto igual que con el cliente solo tienes que poner algunas letras de tu producto y aparecerán todos los nombres de tus productos que comiencen con esa letra, así tu elegirás alguno, después darás clic en agregar producto para que lo cargue y para agregar otro producto escribe el nuevo producto a cargar, con su cantidad y listo, y así con todos los productos que agregaras a esta factura. Se va a ver así: Ahora que si te equivocaste al poner un producto y deseas eliminarlo de la factura que estamos realizando solo tienes que dar clic al lado de precio total, y se eliminara, también puedes agregar más productos desde la factura directamente, y se cargaran automáticamente al catálogo de productos Desde nuevo producto: Saldrá un cuadro asi: Se cargara en donde agregamos productos, solo debes dar clic en agregar producto: Y se cargara debajo en la factura: Cambiar precio de productos y cantidad en la factura Puedes cambiar precio de los productos directamente en la factura, solo debes dar doble clic en el precio unitario, y escribir el nuevo precio, este se guardara automáticamente en el catálogo de productos. También se puede cambiar la cantidad por si te equivocaste en esta, dando doble clic en sobre esta, pones la cantidad nueva y luego das un clic afuera y listo. Justo acá: Cuando ya hayas cargado todos los productos puedes aplicar descuento en tu factura, esto es opcional y depende completamente de ti, si no lo deseas no lo haces, pero te mostrare como se hace: Descuento Te preguntara si vas a aplicar algún descuento o si deseas continuar, nosotros vamos a aplicar descuento. Doy clic en la parte que dice aplicar descuento y me desglosa a esta pantalla, elijo como deseo el descuento, yo elegí por porcentaje, pero puede ser por monto, eso lo decides tú, yo aplique el 3% y te pregunta la razón de este porcentaje, debes llenar ese dato, de acuerdo a la razón del descuento, no debe quedarse vacio. Después darás clic en el botón aplicar descuento. Y procederemos a continuar, en el botón continuar, no sin antes ver cómo ha aparecido tu descuento. Ahora damos clic en continuar y pasamos a impuestos. Impuestos Pasamos a la parte de los impuestos, como en este caso soy una “SOPERIA” solo aplicare el IVA al 16% pero tú puedes aplicar todos los que requieras, ya sean impuestos, retenciones, impuestos locales o retenciones locales: Selecciono el impuesto, y doy clic en aplicar. Ahora veo mi impuesto agregado: Ahora vamos a dar clic en el botón verde de facturar: Me va a pasar a la siguiente pantalla: Este es un ticket que se usa para la TPV, que les mostrare mas adelante, vamos a dar clic en ver facturas, botón verde: Ahí tengo mi primer factura, hay varias herramientas delante de la primer factura, viene primero varios datos de mi cliente, RFC y nombre. Delante están varios iconos más: Si le pasas el puntero del ratón te dirá para que es cada uno d estos iconos. El primero es para ver el PDF, sigue, enviar por mail, luego imprimir ticket (que les comente es para la TPV, no para el PDF), después esta descargar el XML, marcar cobrada, eliminar y timbrar. El icono timbrar es el paso final de una factura, es cuando yo la timbro que se hace una factura legal, pero primero vamos a ver siempre el PDF, para ver que toda la factura esta correcta: El logotipo aparece automáticamente en el PDF. Si te das cuenta, el cuadro de folio SAT esta vacío, así como fecha de certificación, y sello SAT, esto es porque aún no hemos terminado el proceso de la factura, pero lo importante aquí es revisar los demás datos de la factura, si ya esta correcta, ahora si podemos timbrarla. Volvemos a la pantalla de factumático y damos clic en timbrar: Ahora te manda a la siguiente pantalla donde te avisa que ya se timbro la factura, y la puedes enviar al email del cliente, aquí se enviara tanto el PDF como el XML se cargara automáticamente. Doy clic en enviar y me pasa a la siguiente pantalla Ahora damos clic en continuar Si ven mi factura ahora esta timbrada, algunos iconos nuevos aparecen, doy clic para ver el PDF y vemos esto: Ahora bien, si deseas descargar XML vas a dar clic en descargar (icono de la flecha) y se guardara en tu computadora. Par aguardar el PDF solo presionamos tecla CTRL y S en el teclado juntas, al abrir el PDF y se guardara. Si nos vamos ahora a verlos timbres, se ha descontado 1 de mi cuenta, es solo hasta que timbro que se van descontando mis timbres, si recuerdan entre con 2 timbres, ahora debo tener 1: Cancelar facturas Vamos a situarnos en las facturas, ahora hay un dato acerca de esto, las facturas las puedes cancelar aproximadamente 1 día después de creadas, y para ver la situación de la factura puedes dar clic en el icono de SAT del portal o entrar directamente al portal del SAT a revisarlas, te dejo el link e imagen: https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/ Ahora si procedemos a cancelar una factura en nuestro sistema: Ahora vamos a dar clic en el círculo rojo que dice cancelar Y nos pasa a estos iconos: Ahora mi factura ya está cancelada. RECIBOS DE HONORARIOS Al igual que realizamos una factura podemos realizar más documentos contables, como los recibos de honorarios. La ruta es documentos, nuevo documento. Vamos a seleccionar un nuevo documento. Y elegiremos recibos de honorarios. Luego procederemos a llenar los datos como si fuera una factura normal. Hay que poner mucha atención en la descripción del producto. Yo puse pago de honorarios correspondiente a la instalación de un sistema, pero tú introducirás lo que creas conveniente para tu recibo. Procedemos a llenar nuestro recibo, recordando cargar bien los impuestos, dando clic en aplicar cada vez que seleccionamos alguno. Una vez cargado el servicio vamos a impuestos: Al terminar damos clic en facturar Y nos pasa a la siguiente pantalla: Damos clic en ver facturas, y podemos ver el PDF antes de timbrarla, clic en el icono del PDF, para estar seguros de que estamos conformes con lo que realizamos. Así queda el recibo: Como ya se revisó el PDF y estoy conforme, ahora sí puedo pasar a timbrar mi recibo de honorarios. Voy nuevamente a la página, y doy clic en timbrar: Me va a mostrar que mi factura ya ha sido timbrada, jalando el correo de mi cliente para enviar mi factura: Damos clic en enviar: Ahora damos clic en continuar y veremos que mi factura ya aparece como las demás que se han timbrado: Como ves ya aparece timbrada ahora si veremos el PDF con los sellos del SAT en ver PDF: Y está listo nuestro recibo de honorarios. También puedes descargar el XML en el icono que dice: descargar. Así tendrás la factura completa y la podrás enviar directamente desde tu computadora a tu cliente. RECIBO DE ARRENDAMIENTO Vamos a ir a documento, luego nuevo documento, como si hiciéramos una factura normal, solo que en documento elegimos recibo de arrendamiento. Llenamos los datos nuevamente, y pasamos al producto. todos los datos incluyendo la parte de predial. Donde llenaremos Llenamos primero la parte del numero predial, si deseas que aparezca en la factura, si no, no es obligatorio, lo puedes dejar vacio. Ahora procedemos a llenar el concepto: Viene la parte de impuestos, voy aplicar lo que cargo: Los aplicamos. Al terminar damos clic en facturar: Me pasa a mi ticket: Vamos a ver facturas Ahora vemos el previo del PDF, es el primer icono después de la cantidad Si estamos a gusto con nuestro recibo, volvemos a nuestra cuenta y vamos a timbrarlo Mandamos por correo o damos clic en continuar, o ambos Ahora ya esta timbrada y los iconos cambiaron: Vamos a ver como quedo la factura final. Y como ves ya están todos los sellos del SAT, está listo el recibo. CARTA PORTE Vamos a realizar una carta porte, documentos, nuevo documento, y elegimos carta porte, ahora procedemos a llenar los datos, esta vez usare información extra, acerca del documento, te mostrare. Continuamos con la factura. Si lo requieres puedes utilizar la parte que dice agregar información aduanera, le picamos en agregar información aduanera. Ahora aparece esto para llenar: Procedemos a poner nuestros datos: Ahora cargamos los productos: Damos clic en continuar y pasamos a los impuestos. Al terminar damos clic en facturar. Clic en ver facturas Ahora veo mi carta porte antes de timbrarla para ver como quedo el PDF. Si te das cuenta, la información extra esta debajo de la cantidad con letra, ahora, si estoy a gusto ahora si la timbro, regreso al portal y clic en el botón de timbrar. Me avisa que mi factura ya fue timbrada y podre mandarla al email de mi cliente: Clic en enviar y luego en continuar así mi carta porte esta timbrada. Ahora mi PDF luce así: Y esta lista la carta porte. NOTAS DE CRÉDITO Vamos a documento, nuevo documento y en la parte de documento elegimos nota de crédito. Llenamos datos y continuamos con la factura, en la parte del producto en cuestión. Continuamos con los impuestos: Y damos clic en facturar. Vamos a ver facturas y veo como quedo mi PDF para ver si estoy a gusto. Así quedo: Una vez revisado y satisfecha, voy a timbrar mi nota de crédito. Ahora vamos a enviar la factura y luego clic en continuar. Y finalmente así luce mi PDF timbrado: Terminamos con la nota de crédito. RECIBO DE NÓMINA Podemos expedir recibos de nómina para hacer el pago a nuestros empleados, estos son los únicos ingresos que hay en el sistema. Vamos a documentos, luego nomina, nuevo recibo de nómina. En documento seleccionamos recibo de nómina, luce así: Procedemos al llenado de datos, te menciono que las fechas de pago en la primera se refiere al día que estas pagando, la fecha inicial y final de pago se refieren al periodo que estas pagando, por ejemplo, semanal, quincenal, etc. Lo eliges en el calendario como muestra la imagen siguiente. El ejemplo esta semanal. Pasamos a continuar el recibo. Una vez llenado todo. Nos va a mandar a las percepciones, vamos a elegir cada una de ellas, indicando lo que obtiene cada empleado. Llenamos conforme a lo que ofrecemos a nuestros empleados. Cada que seleccionemos algo vamos a dar clic en agregar percepción. Agregamos los datos de lo que percibe el empleado. Y se va a cargar en seguida las deducciones. Pasamos a deducciones. Igualmente cada que seleccionemos alguna vamos deducción. a dar clic en agregar Así va quedando: Una vez terminadas las percepciones y deducciones damos clic en continuar nomina. Me manda a esta parte: Al finalizar damos clic en crear recibo. Ahora me va a mandar a ver mi recibo de nómina: Ahora vamos a ver cómo está el PDF. Clic en el icono de PDF Si estamos conformes vamos a timbrarlo. Regresamos al portal. Damos clic en timbrar Y nos pasa a la siguiente pantalla: Damos clic en enviar y me aparece esto: Clic en continuar. Ahora vamos a ver nuestra nomina timbrada: Clic en ver PDF nuevamente Y está listo el recibo de nómina. NOTAS DE CARGO Vamos a seguir con las notas de cargo, en este caso de ejemplo para cargar el flete de un envió de mercancía a un cliente. Al elegir en documento vamos a seleccionar nota de cargo. Vamos a productos o servicios. Clic e continuar. Ahora los impuestos Una vez agregados damos clic en facturar. Nos vamos a ver facturas para ver el PDF Clic en icono de PDF Este es el previo: Si estamos seguros de la información, volvemos al portal y la timbramos Clic en icono de timbrar Y te manda a esta pantalla: Clic en continuar. Los iconos cambian en seguida Ahora el PDF debe lucir así: VENTAS DE MOSTRADOR Para realizar una venta de mostrador vamos a capturar un cliente y un RFC genérico, se va a llenar con estos datos: RFC GENERICO: XAXX010101000 RAZON SOCIAL: VENTAS AL PÚBLICO DIRECCION FISCAL: EL LUGAR DE EXPEDICION DE ESTE COMPROBANTE, es decir la tuya. Procedemos: Ahora clic en enviar y pasamos al llenado de la factura. En documento vamos a seleccionar ventas de mostrador. Clic en continuar Pasamos a productos. Ahora impuestos Clic en aceptar y aparece en seguida Ahora vamos a facturar Vamos ahora a ver facturas para ver el PDF Si ya estamos conformes nos vamos a timbrarla, damos clic en el botón timbrar Como ves ahora ya quedo timbrada. Cambian en seguida los iconos Vamos a ver el PDF Y listo, ya quedo la factura de ventas mostrador. DEMÁS DOCUMENTOS Para realizar los demás documentos: Solo tienes que realizar los pasos de los documentos anteriores, cargas el tipo de documento, cliente, productos e impuestos, luego clic en facturar y listo. Pasas a ver el PDF antes de timbrar y si estas conforme vamos a timbrar la factura. Y listo. REPORTES Podemos generar reportes de lo que tenemos realizado, como de clientes, facturas, productos y empleados. Solo da clic en lo que desees ver y te enviara a la pantalla siguiente para que lo veas. Elegimos la fecha y el tipo de reporte: en este caso este es un ejemplo de clientes Te mostrare un reporte de facturas: Seleccionamos la fecha de las facturas que necesitamos ver y el tipo de reporte Ahora clic en generar reporte y listo: Yo elegí un reporte de facturas timbradas y así se ve. Ahora u reporte de productos. Ahora para empleados: Clic en mi cuenta, reportes, empleados: Y listo, es todo de reportes. CONTABILIDAD Es para realizar la conciliación de todos los documentos que has realizado, inclusive de los que has eliminado, nada desaparece completamente del sistema, cada factura se guarda. Vamos a contabilidad, luego a conciliación. Vamos a seleccionar lo que deseamos ver, cada documento esta abreviado: Yo seleccionare facturas: Damos clic en mostrar resultados y me mostrara mi actividad: Como puedes ver mostrara inclusive las facturas que se han eliminado del sistema, así tu podrás tener control de todo lo que se ha realizado en el sistema, aunque se hayan eliminado algunos documentos. Puedes inclusive imprimir los resultados. Y vamos a realizar el mismo procedimiento para ver todos los demás documentos. Solo vas a seleccionar el tipo de documento y listo. COMO CAMBIAR MI CONTRASEÑA Como te habrás dado cuenta la contraseña que te manda el portal no es precisamente algo que uno pueda recordar, por lo que tú la puedes cambiar por cualquier otra. Te mostrare como. La ruta es mi cuenta, cambiar contraseña Nos pasa a esta pantalla: Ahora ponemos la nueva contraseña anterior, y dos veces la nueva para confirmar: Damos clic en guardar y listo COMO INGRESAR UNA NUEVA FICHA Primero hay que comprar otra ficha de los timbres que necesites, puede ser a los distribuidores autorizados o a Kioscomatico, como gustes, luego fíjate en los timbres que tienes, yo voy a poner 5 timbres más a mi cuenta. La ruta es: mi cuenta, ingresar ficha/código. Ingresas el nuevo código, das clic en validar. Ahora te pasa a la siguiente pantalla informándote que agregaste nuevos timbres y la cantidad: Tendrás en tu cuenta los nuevos folios del código que agregaste. Yo tenía 162 timbres ahora tengo 167. PASAR TIMBRES Esta opción es para compartir los timbres que tú tienes, es decir, si yo tengo 50 folios, y tengo a un amigo o conocido que requiere facturas puedo pasarle folios desde mi cuenta, pero no mas de los que tengo, y sin quedarme con menos de 1, la ruta es MI CUENTA, Y LUEGO PASA TIMBRES: En la parte de número de timbres a enviar, voy a escribir el número de timbres que deseo enviar, en este momento tengo 167 timbres, lo veo en mi cuenta y resumen, que se muestra siempre al inicio de factumatico: Voy a pasar 5. Clic e enviar y te manda a esta nueva pantalla: En esta pantalla me pone el código de 5 timbres enviados, y también los puedo mandar por correo si lo deseo. Ahora vamos a menú, resumen, y vamos a ver que me quedan los 162 timbres que me indica el sistema: Y justamente me quedan los 162 timbres como me dijo el sistema. Estamos listos con los pasa timbres. TERMINAL DE PUNTO DE VENTA (TPV) Vamos a abrir la nueva caja primero para poder utilizar nuestra TPV, damos clic en documentos, luego buscamos caja y luego nueva caja Le ponemos el nombre, yo le puse caja prueba Ahora clic en sucursal puede ser matriz, que esta por default, pero si tienes sucursales guardadas solo la seleccionas y listo, yo dejare matriz. Damos clic en guardar. Me aparece creada con éxito Damos clic en aceptar y ya está lista. También tenemos que tener a algún empleado con la categoría de vendedor, esto se hace en la parte de dar de alta empleados: Clic en guardar y luego en aceptar Ahora vamos a abrir la terminal de punto de venta: Nos pasa a esta pantalla: Aquí me muestra a los empleados que tienen puesto de vendedores Damos clic sobre alguno de ellos. Yo elijo a Catalina: Ahora vamos a dar clic en ventas de mostrador, para hacer la venta Aquí vamos a proceder a cargar las ventas, en cantidad y en producto. Elegimos cual estamos vendiendo y me lo desglosa debajo: Tenemos la opción de que me ponga el IVA o alguna retención, yo usare el IVA, pues son zapatos Doy clic en el IVA Ahora me aparece desglosado el IVA. Doy clic en continuar Y me pasa a esto: En esta parte viene el ticket para que el cliente se autofacture, que te mostrare a continuación. Ahora puedo dar clic en imprimir o en capturar otra venta, y procederemos como hasta ahora. COMO HACER QUE EL CLIENTE SE AUTO FACTURE Para hacer que el cliente se auto facture, este va a entrar a la siguiente liga: http://www.factumatico.com.mx/factumatico.php Y con el número de ticket que sacamos anteriormente: 11562475695349695741 Ahora la liga me manda a esta parte: Voy a poner el número de ticket que acabo de sacar y daré clic en continuar: Ahora me pasa a esta pantalla: Me dice que ponga mi RFC si ya se me ha facturado antes, en caso de no, se abrirá otro cuadro, aquí el cliente pone su RFC: Y doy clic en CONTINUAR Me pasa a otra pantalla para ver mis datos y de los productos que compre: Clic en obtener factura: Y listo, ahora puedo descargar mi PDF y XML Para descargar los archivos, solo debo dar clic sobre cada uno de ellos y se guardaran en mi PC en el lugar que yo decida, como siempre recomiendo el escritorio para que no los pierdas. Vamos a ver como quedo el PDF timbrado: Como puedes ver esta completamente timbrado y ya es una factura legal. Y eso es todo de la terminal de punto de venta. TERMINAL DE PUNTO DE VENTA PARA INGRESAR PRODUCTOS CON Y SIN IVA DESGLOSADO alimentos y bebidas El nombre que tiene es de alimentos y bebidas, pero no es solo para restaurantes, es para todos los productos, te mostrare o inclusive servicios, solo que lleva este nombre de AYB. La ruta es, documentos, abrir AYB Nos pasa a esta pantalla: Muy parecido todo al terminal de punto de venta anterior, pero con algunas diferencias como podrás notar, necesitamos un empleado con rol de vendedor y una caja, damos clic en alguno de los vendedores: Elegí a Dulce esta vez: Podemos hacer ventas de mostrador. Y esta es la pantalla: Como ves tenemos la opción de poner el precio con IVA desglosado y sin IVA desglosado, nosotros vamos a darle con IVA incluido: Elijo la cantidad y el producto o servicio, pero aquí esta otra diferencia puedo modificar el precio de mi producto sin volver a darlo de alta: Voy a elegir mi primera opción y el precio si lo notas es de 1100 pesos, pero lo voy a cambiar a 1200. Damos doble clic en el precio, luego escribimos el nuevo precio y luego damos un clic afuera. Y ahora damos clic en la palomita verde para agregar el producto: Y me desglosa el precio y el producto debajo desglosando automáticamente el IVA del producto. Ahora podemos agregar más productos, todos los productos que queramos, o continuar, nosotros vamos a continuar. Y solo entregamos el ticket de venta al cliente para que se autofacture. Ahora pasamos a la auto facturación del cliente con el ticket qe aparece cuando damos clic en continuar. Auto facturación para los clientes Iniciamos con la entrega del ticket a mi cliente. Ahora vamos a proceder como en el punto de venta, anotamos el número de ticket y vamos a ingresar en el link que nos muestra este mismo, que es: http://www.factumatico.com.mx/factumatico.php Ahora anotamos el numero de ticket que tengo: Clic en continuar Ahora anotamos nuestro RFC, si ya estamos registrados haremos lo mismo que en la TPV en autofacturacion para el cliente, esta vez vamos a hacer un cliente nuevo, capturamos RFC: Ahora clic en continuar Vamos a llenar todos mis datos: Ahora clic en guardar, cuando hago esto ingreso automáticamente al catálogo de clientes de la persona que me está facturando. Ahora me pasa a esta pantalla: Reviso los datos, que estén correctos y luego damos clic en obtener factura: Ahora ya estamos listos para descargar PDF y XML Listo, hemos terminado esta parte. CORTES DE CAJA Esto es para realizar todos los cortes de caja de las ventas de mostrador que hemos realizado, para esto vamos a utilizar los tickets de la terminal de punto de venta que hemos realizado. La ruta es documentos, caja, abrir caja. Me pasa a esta pantalla: Vamos a seleccionar una caja y un fondo inicial para la caja, eso lo decides tu, yo voy a iniciar con 1000 pesos Y ahora doy clic en abrir caja Me manda a esta pantalla: Ahora vamos a ingresar los números de tickets que he entregado: Clic en aceptar y me manda a esta pantalla: Ahora vamos a marcarlo cobrado, en botón azul Se agrega en seguida a mi suma de cortes: Ahora clic en corte de caja: Aquí tengo mi total del corte Y listo, botón de salir. PRESUPUESTOS Podemos realizar presupuestos con factumático para cuando lo soliciten los clientes, y posteriormente facturarlo. La ruta es documentos, presupuestos, nuevo presupuesto. Así comenzamos: Muy similar a realizar una factura con algunos cambios, vamos a llenar cliente, cuentas bancarias y condiciones comerciales: Pasamos a cliente y banco a donde nos van a pagar: Ahora del banco el tipo: Ahora número correspondiente al tipo y a nombre de quien esta esa cuenta: Ahora clic en agregar cuenta, puedes hacer esto mismo si tienes varias cuentas bancarias. Si llegas a equivocarte, puedes borrar esta cuenta y capturar nuevamente, en el botón rojo debajo de borrar. Del lado de cliente puedes agregar destinatarios, si deseas que el correo llegue a más de 1 persona directamente. Llenamos los datos y agregamos con el símbolo de + Ahora se cargara debajo: Vamos a condiciones comerciales, en el cual pondremos bajo que términos esta este presupuesto: Ejemplo: Luego agregamos la condición: Se carga debajo y la puedo borrar o dejarla para próximos presupuestos, y asi agregar todas las condiciones que necesite. En el comentario inicial, está un mensaje por default, pero si no te agrada puedes escribir lo que tú quieras. Ahora vamos a continuar presupuesto: Pasamos a la sección de productos: Al igual que en la factura cargamos los productos que vamos a presupuestar: Te recuerdo que puedes agregar productos nuevos si así lo deseas directamente desde el presupuesto como hacemos con las facturas, dando clic en nuevo producto: Te abrirá esta ventana: Cargas los datos del nuevo producto y das clic en guardar, se agregara automáticamente a tu catálogo de productos para cuando lo necesites, luego damos clic en agregar producto y se cargara debajo. Ahora podemos aplicar descuento, impuestos o terminar el presupuesto sin ninguno de estos, dependiendo de como lo requiera tu cliente: En este caso vamos a aplicar impuestos: Procedemos: Elegimos el impuesto y luego aplicamos: Clic en aceptar Ahora podemos agregar todos los impuestos que necesitemos. Cuando terminemos, damos clic en terminar presupuesto. Ahora me manda a enviar mi presupuesto: Clic en enviar y luego en continuar: Ahora podemos ver como quedo mi presupuesto: Vamos a ver PDF: Así quedo el presupuesto. Ahora sobre los nuevos iconos: El primero como bien sabemos es para ver PDF, el segundo para enviar por correo, el que sigue es para eliminar ese presupuesto, después está el de editar ese presupuesto, el que continua es para FACTURAR ese presupuesto, y por último, el que me dice que ese presupuesto está en espera o ya fue aceptado. Cuando lo mandamos por correo, le va a aparecer este mensaje a mi cliente en su correo: Aquí está la parte donde el cliente acepta o no el presupuesto, en este caso lo vamos a aceptar para ver lo que ocurre, te recuerdo que esta parte la hace tu cliente, NO TU, pues tú le enviaste este correo: Cuando el cliente le pica en aceptar, le aparece esa pantalla: Indicándole que ya acepto el presupuesto enviado. Ahora volviendo a tu usuario de factumático, vamos a ver nuestros presupuestos y vas a ver que los iconos cambiaron, te dejo la imagen de un presupuesto pendiente y de uno aceptado. Ahora que ha sido aceptado el presupuesto, podemos proceder a facturarlo, solo si deseas facturarlo, si no, eso sería todo. Nosotros vamos a facturarlo para ver el proceso. Vamos a dar clic en la palomita verde que indica facturar: Ahora me mandara directamente al cuerpo de la factura: Donde mis datos ya están precargados, solo para revisar los datos y facturar mi presupuesto. Si ya todo esta correcto, y no deseas hacer ningún cambio, vamos a dar clic en botón facturar. Me manda a ver el ticket: Ahora como en una factura normal, vamos a ver facturas: Aquí ya está mi factura del presupuesto. Vemos PDF Como todo está en orden, procedemos a timbrar: Clic en enviar, y luego en continuar Y listo, mi presupuesto es ahora una factura normal. FACTURA PERSONALIZADA En este tipo de documento cuando usamos la palabra personalizada, nos referimos a los impuestos, ya que hay ciertos productos cuando facturamos que llevan por ejemplo el IVA al 16, y otros no, llevan alguna retención, u otro tipo de impuestos, y esto lo puedes hacer para todos los documentos, les mostrare. La ruta es: documentos, luego factura personalizada. Al dar clic, vas a ver que te manda a una factura normal, la diferencia la vamos a ver al cargar los impuestos. Iniciamos normalmente, cargando tipo de documento, cliente, y datos de pago. Pasamos a botón de continuar: Aquí me va a mostrar para cargar mis productos: Como ves hay varios iconos diferentes, el primero de limpiar es para quitar un producto del buscador, el segundo para agregar el producto, el tercero para agregar producto nuevo desde la factura, el que sigue es para agregar información aduanal si lo requieres, y el ultimo para agregar una cuenta predial si lo requieres también. Vamos a proceder como normalmente lo hacemos. Ahora es cuando vemos la diferencia, si te das cuenta, al inicio de los datos de los productos que cargamos, está un cuadro para todos los productos, debajo de la palabra aplicar, esto es para seleccionar los impuestos que vamos a agregar a cada uno de ellos. En este ejemplo voy a aplicar el IVA al 16% solo al primer producto Dejo palomeado solo ese cuadro y aplico: Como ves esta solo el IVA cargado de mi primer producto, ahora cargare el ISR 10% a los otros 2 productos y al primero lo dejare sin esta retención. Palomeo los 2 productos restantes y procedo con la operación. Como vemos esta solo el ISR al 10% de mis 2 productos que seleccione, y así podemos aplicar a todos los productos que necesitemos, cuando se requiere aplicar a ciertos productos algún impuesto y a otros no, dentro de 1 misma factura. Ahora continuaremos con la factura para terminarla, damos clic en facturar: Me manda al ticket como siempre, y damos clic en ver facturas, botón color verde arriba del ticket: Me manda a ver mis facturas: Ahora vamos a ver como quedo el PDF Aquí vemos todos los datos que yo estoy facturando, con los impuestos que yo seleccione a los productos que elegí. Ahora vamos a timbrar la factura: Mando por correo si así lo decido, y vamos a continuar. Ahora vamos a ver el PDF. Y listo, terminamos con el proceso. FACTUMÁTICO PARA ESCUELAS En esta parte les mostrare como hacer facturas para las escuelas. Lo primero que debemos hacer es cargar los datos de los alumnos, asi que vamos. La ruta es, documentos, luego escuelas, y alumnos: Ahora vamos a esta pantalla: Vamos a capturar los datos de los alumnos, de todos los que me soliciten la factura. El RVOE es un Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios (RVOE) es el acto de la autoridad educativa en virtud del cual se determina incorporar un plan y programas de estudio que un particular imparte, o pretende impartir, al sistema educativo nacional. En caso de que necesites llenarlo. Ahora procedemos. Una vez capturados los datos nos vamos a guardar. Así es como se ve mi alumno cargado. Ahora vamos a capturar la factura. Nos vamos a documento, escuela, factura para escuela. Vamos a proceder como lo hacemos normalmente. Cargamos los datos de quien se va a facturar, el tipo de documento y después los datos de pago, incluyendo un apartado que dice alumno: Una vez capturado esto procedemos a la sección de los productos, que en este caso es un servicio. Vamos a dar clic en continuar factura. Una vez cargado el servicio de cobro, vamos a los impuestos con botón continuar, y si se aplica algún descuento como por ejemplo BECAS, lo aplicamos. Vamos a hacerlo para que veas como aparece: Clic en aplicar descuento. Elegimos el tipo de descuento, si es por porcentaje o por monto, yo elegí en el ejemplo por porcentaje, debajo en la parte de descuento pones la cantidad, y el motivo, TODOS ESTOS DATOS SON OBLIGATORIOS PARA QUE SE APLIQUE EL DESCUENTO. Una vez hecho esto vamos a aplicar descuento. Picándole en el botón. Aquí vemos el descuento aplicado. Ahora sí, vamos a impuestos. En botón continua. Una vez aplicados vamos a botón facturar. Y nos pasara a ver el ticket. Nos vamos a ver facturas: Ahora vemos el PDF Si ya esta todo correcto, vamos a timbrarla: Como ya sabemos, clic e enviar el correo y luego en continuar. Nuestra factura esta lista, ahora solo falta ver el PDF Como puedes ver esta todo. El nombre del alumno y el descuento con el motivo. Esta listo. VIDEOS http://www.youtube.com/watch?v=Y-loBD4RjUQ Esta es la liga para que veas en movimiento como funciona nuestro sistema. Y eso ha sido todo, ahora son expert@s en facturación electrónica en el portal de factumático. Felicidades APOYO EXTRA El equipo de factumático agradece que hayas leído el manual, también te recuerda que si requieres información extra estamos a tus órdenes en los siguientes teléfonos: 015553689190 015544441756 015553686176 O si eres del interior de la republica tenemos el 01800 FMATICO De lunes a viernes de 10 a 7. Y los sábados de 10 a 3
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