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Procedimiento para realizar las
Compras Locales en los diferentes
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CONTRATISTAS, S.A DE C.V.
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS COMPRAS LOCALES
EN LOS DIFERENTES PROYECTOS O SITIOS DE LA OBRA
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Contenido
1.0
PROPOSITO ................................................................................................................................................3
2.0
ALCANCE .....................................................................................................................................................3
3.0
REFERENCIAS ............................................................................................................................................3
4.0
RESPONSABILIDADES ...............................................................................................................................3
5.0
DEFINICIONES ............................................................................................................................................4
6.0
PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................................4
7.0
REGISTROS Y FORMATOS ........................................................................................................................7
8.0
DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS .................................................................................................................7
9.0
ANEXOS .......................................................................................................................................................7
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1.0 PROPOSITO
Establecer la logística y metodología para la adquisición de materiales y consumibles, que sean requeridos
por las diferentes áreas del proyecto en el sitio de la obra, que se está ejecutando.
2.0 ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proyectos donde se tengan que realizar compras locales distintas a
las que se llevan a cabo en las oficinas centrales de la organización.
3.0 REFERENCIAS




Manual de Gestión de la Calidad de CONIP Contratistas.
Norma ISO-9001:2008.
Procedimiento de Control de Documentos y Registros (CC-PG-009).
Procedimiento para el Manejo, Almacenamiento y Control de materiales y equipos (CC-PG-006).
4.0 RESPONSABILIDADES

La Dirección de Operaciones es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de
otorgar todas las facilidades y medios para su cumplimiento y mejora.

La Dirección de Administ ración y Fina nzas es responsable de p roporcionar en tiempo y forma lo s
recursos necesarios para la compra y adquisición de los mate riales y consumibles necesarios en el
sitio de las obras para evitar demoras o retrasos en el desarrollo del proyecto.

El Coordinador Administrativo de Obra es responsable de verificar la aplicación y correcto
cumplimiento de e ste procedimiento en los diferentes proyectos donde aplique, así como de revisar
que cualquier cambio o modificación en este procedimiento, se realice de acuerdo al procedimiento
establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad y con consentimiento de las partes que intervienen
en el mismo; es responsable también de entregar a la Dirección de Operaciones en tiempo y forma
toda la información de las compras locales para su revisión, aprobación y compra. Es responsables
también de revisarlo, actualizarlo y mejorarlo de manera continua.

El responsable de Compras Locales del proyecto es responsable de cumplir con lo establecido en este
procedimiento, utilizar los formatos en él e stablecidos y generar los registros correspondientes que
resulten de su aplicaci ón. Es re sponsables también de revisarl o, actualizarlo y mejorarlo de manera
continua.

La Superintendencia de Construcción y los Residentes o Supervisores de Área, son responsable de
hacer llegar al responsable de Comp ras Locales del proyecto, las requisiciones completas y con la
información necesaria para su co rrecta atención. Son también responsables de atender cualquier
duda o comentario que se presente con la requisición que elaboraron.

El Gerente de Gestión de la Calidad es responsable del seguimiento y control de este p rocedimiento
así como de reportar todas las No Conformidades levantadas.
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5.0 DEFINICIONES
Compras locales.- Llámese todo aquellos materiales, equipos o consumibles que son comprados en l a
localidad del sitio de las obras ya sea por conveniencia (costo, tiempo de entrega, fletes, etc.) o bien por
necesidades de emergencia de la obra; tales co mo materiales de construcción (arena, cemento, graba o
varilla), material eléctrico (cables, contactos, tapas), material de ferretería o pl omería o combustibles por
mencionar algunos ejemplos.
Evaluación de proveedores locales.- Actividad encaminada a determinar si los recursos materiales,
económicos y humanos, así como el Sistema de Calidad de u n proveedor son capaces de pro ducir un
buen servicio de acuerdo a los requerimientos de CONIP Contratistas.
Proveedor local.- Persona física o moral que suministra bienes o servicios en la zona o comunidad donde
se desarrollan las obras de una proyecto.
Requisición.- Único documento por medio del cual se puede solicitar la adquisición o cotización de bienes
y servicios que se requieren para un proyecto determinado. Este documento determina el alcance de las
compras y es numerado en forma consecutiva de acuerdo al procedimiento CC-PG-002 en su revisión más
actual.
Tabla comparativa comercial.- Documento en el que se detalla el análisis comparativo comercial de las
cotizaciones presentadas por lo s proveedores locales, incluyendo los aju stes necesarios para igualar las
condiciones cotizadas.
6.0 PROCEDIMIENTO
6.1 Recepción de Requisiciones
Todas las compras locales que se requieran hacer en el siti o de las ob ras deberán tener u na
requisición elaborada por la persona que lo solicita y con las firmas de autorización correspondientes;
para ello se utilizará el formato CC-002-R1 Requisición de Materiales de Rutina.
Esta requisición será elaborada y firmada de acuerdo a lo establecido en el procedimiento CC-PG-002
“Procedimiento General para la Elab oración, Revisión o Com plemento de la Ingenierí a de un
Proyecto” en su revisión vigente.
Una vez elaborada y firma da la requi sición se le debe entregar al jefe de compras de obra, el cual
deberá firmar y anotar l a fecha en que la re ciba, regresando una copia firmada a la persona que
entrego la misma, además deberá entregarle una copia al administrador de obra y al almacén.
No se podrá realizar ninguna compra sin que previamente exista una requisición debidamente llenada
y firmada.
En caso de ser necesario, estas requisiciones deberán ir acompañadas de la in formación
complementaria que identifica y describe mejor el material que se está requisitando, como pueden ser
planos, especificaciones, catálogos, dibujos, etc.
Las requisiciones y su información anexa (cuando sea el caso), serán revisadas por el responsable de
Compras Locales para determinar que cuenten con todas las firmas a utorizadas, estén completas y
correctas para su cotiza ción; en caso de estar i ncompletas o con erro res estas deberán ser
regresadas para su corrección y complemento.
Si existe al guna duda respecto a l a información de las requisiciones, se debe consultar con el área
generadora y de ser n ecesario se hace devol ución de la s mismas a los re sponsables para
completarlas o corregirlas.
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Para cualquier cambio o modificación en las r equisiciones entregadas, la p ersona que la elaboró
deberá elaborar nuevamente la requisición con el número de revisión consecutivo correspondiente; lo
anterior, a fin de evitar dupli cidad en las req uisiciones y en las com pras. Queda prohibido hacer
cambios a mano o formatos con tachaduras.
6.2 Solicitud de cotización
Ya revisada la requisición junto con la información anexa a la misma, el responsable de Compras
Locales procede a cotiza r los mate riales por lo m enos con tres establecimientos diferentes y se
elaborara la tabla comparativa para compras locales.
Lo anterior podrá variar, siempre y cu ando sea proveedor único o por re comendación explícita del
cliente.
Cuando la compra de materiales, equipos o servicios que se requieran en el sitio de las obra sea
mayor a $75,000.00 (setenta y cin co mil) pesos, se deb erá enviar la requi sición a la Dirección de
Recursos Materiales en oficinas centrales para que la información sea revisada y se determi ne si se
sigue el proceso descrito en este documento y se compra localmente; o bien, se gestiona la compra
en oficinas centrales con el proceso de Procura (procedimiento CC-PG-003) ahí establecido.
Para el caso de requisiciones para contratación de suministro de trabajos de servicio (subcontratos)
como pueden ser lab oratorios de prueba no destructivas o de terracerías, por mencionar los más
comunes, se deberán solicitar 2 (dos) cotizaciones como mínimo y se deberán evaluar como lo
establece en el procedimiento CC-PG-003 “Procedimiento para la Procura de Materiales y Equipos” en
su punto 6.2.1 Evaluación y calificación de preveedores.
6.3 Elaboración de tabla comparativa comercial
Una vez que se han recibido las cotizaciones necesarias, según sea el ca so, el re sponsable de
Compras Locales deberá elaborar la Tabla Co mparativa Comercial correspondiente para poder
evaluar los proveedores y las cotizaciones recibidas.
Lo anterior se realizará mediante el formato CC-020-R1 “Tabla Comparativa Comercial para compras
locales” en donde se compara la información de las cotizaciones recibidas, como es: precios unitarios
y totales, tiempo y lugar de entrega, vigencia de precios y condiciones de pago entre otras.
En caso de existir aclaraciones a la s propuestas de los proveedores, el responsable de Compras
Locales se pondrá en contacto con el proveedor para su aclaración y respuesta hasta su conformidad.
6.2.1
Evaluación de Proveedores
Debido a q ue en la l ocalidad de las ob ras, las comp ras locales se realizan con
establecimientos pequeños, distribuidores o comercializadoras como eléctricas, ferreterías,
plomerías, no es posible realizar un proceso de evaluación de proveedores como lo indica el
procedimiento mencionado en el párrafo anterior.
Por ello, el criterio para evaluar a los proveedores en este procedimiento serán:
 Por el precio y,
 Por el tiempo de entrega.
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 Condiciones de pago
Esta evaluación será realizada por la persona responsable de Compras Locales del proyecto y
quedara evidenciada al fi nal de la tabl a comparativa comercial (formato CC-020-R1) donde
establecerá sus comentarios respectivos y hará la recomendación del proveedor que más
convenga para la compra el cumple con los criterios arriba establecidos.
Una vez llenada y firmad a la tabla co mparativa para compras locales, la pe rsona responsable de
compras locales, elaborará una relación de cada una de la s solicitudes cotizadas (Remesa) y la
deberá enviar vía correo electrónico al Coordinador Administrativo de Obra en Oficina Central.
6.4 Revisión y aprobación de las compras locales
Habiendo recibido la relación (remesa) generada en el sitio de la obra, el Coordinador Administrativo
de Obra las revisará y presentará al Director de Operaciones para su revisión final y autorización de
las compras.
El Coordinador Administrativo de Obra elabo rará la solicitud de cheque para solicitar al Director de
Administración y Finan zas los recursos económicos para cubrir en tiem po y forma la s compras
autorizadas.
Si en e se momento no se cuenta con los re cursos económicos necesarios para realizar el depósito
correspondiente a las cue ntas bancarias de obra, el Director de Administración y Finanzas i nformará
al Coordinador Administrativo de O bra dicha situación, y en cuanto tenga los recursos tendrá que
solicitarle al Coordinador Administrativo de Obra que se realice una confirmación de los precios de las
requisiciones de compras autorizadas, esto para garantizar que el monto requerido y enviado no tenga
variaciones. En caso de presentarse alguna variación de forma considerable, se pedirá que soliciten
una nueva cotización de las requisiciones o partidas en las que se que hayan presentado.
Las requisiciones que no hayan presentado cambios se pagarán de manera inmediata d e acuerdo a
los fondos enviados.
6.5 Compra, facturación y pago de las compras locales.
Cuando estén depositados los recursos para la compra de materiales en la cuenta bancaria de obra,
el Coordinador Administrativo de Obra informará al administrador de Obra el importe depositado y al
responsable de Compras Locales el desglose de cada una de las requisiciones, partidas y cantidades
autorizadas.
El responsable de Compras Locales deberá elaborar un reporte donde se indique los materiales que
se autorizaron para su compra, la requisición a la q ue pertenece y el proveed or al cual se le hará la
compra de cada uno de los materiales que fueron autorizados y entregárselo al Superintendente de
Construcción y al Administrador de Obra.
En caso de que se requiera comprar algún material que no estaba incluido en el reporte de Remesa y
éste sea por emergencia o urgen cia del p royecto; el re sponsable de Compras Locales deberá
comunicarse con el Coordinador Administrativo de Obras en oficinas centrales para que sea él quien
solicite la a utorización correspondiente al Di rector de Operaciones; por lo anterior, no se podrá
disponer de los recursos económicos enviados para otras compras que no sean las autorizadas.
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Es responsabilidad del responsable de Compras Locales solicitar y reci bir del proveedor todos los
documentos relacionados con la compra de los materiales tales como pólizas de garantía, certificados
de calidad, manuales de operación, etc. y entregarlo al personal de obra de Control de Calidad para el
Dossier de Calidad correspondiente y una copia al almacén
Cuando se hayan he cho todas la s compras q ue se autori zaron en la re mesa de materiales el
responsable de Compras Locales deberá elaborar un reporte de comp ras locales y e nviarlo al
Coordinador Administrativo de Obra.
Las diferentes condiciones de pa go estipuladas en cada cotización como son: pagos de anticipos,
pagos de garantías, pagos parciales, pago final, etc. son vigiladas y controladas tanto por responsable
de Compras Locales como por el A dministrador de la obra. Estas facturas son entregadas al
Administrador de la obra para su p ago y seguimi ento adecuado. El Administrad or de o bra es el
responsable de la generación del cheque o depósito bancario correspondiente.
Antes de pasar la factura, se puede anexar al cuerpo de la requisición una copia de la misma para su
control y seguimiento adecuados.
El indicador de desempeño de este pro ceso será el porcentaje de cumplimiento en las compras
locales con relación a los recursos económicos asignados; es decir, los materiales comprados contra
los materiales aprobados para compra.
6.6 Recepción e Inspección de las compras locales.
Una vez hecha la compra de los materiales e stos se deberán entregar al personal del alma cén para
que los revise, re ciba y almacene siguiendo lo establecido en el Pro cedimiento para Manejo,
Almacenamiento y Contro l de Material es y Equipo s (CC-PG-006). Cualquier observación, falla o
desperfecto en los m ateriales recibidos deberán notificarlo inmediatamente al re sponsable de
Compras Locales.
7.0 REGISTROS Y FORMATO
Titulo
Tabla Comparativa Comercial para compras locales
Formato
CC-020-R1
8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS
El Diagrama de la siguiente página muestra de una manera gráfica la secuencia del proceso contenido en
este procedimiento para la realización de las compras locales en los diferentes sitios de las obras de los
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9.0 ANEXOS
Anexo 1
Formato de tabla comparativa para compras locales
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Diagrama de Flujo del Proceso.
INICIO
Elaboración de requisición
de materiales
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Formato de
requisición de
materiales de rutina
Entrega de requisición al
responsable de Compras
Locales
No
¿Requisición
completa y
firmada?
Si
Solicitud de cotizaciones con
proveedores locales
Elaboración de tabla
comparativa comercial para
compras locales
No
CC-020-R1
Formato de tabla
comparativa
comercial para
compras locales
FIN
Envío del reporte de Compra
al Coordinador de Obra en
Oficina Central
¿Tabla
comparativa
completa y
correcta?
Entrega y recepción de
materiales al almacén de
Obra
Si
Envío de tabla al Coordinador
de Obra en oficina central
para revisión y autorización
CC-015-R2
Formato de
Solicitud de Cheque
Presentación de las tablas
comparativas a la Dirección
de Operaciones para
aprobación
Solicitar recursos a la
Dirección de Administración y
Finanzas
Compra, facturación y pago
de materiales locales
Envío de Recursos a la
cuenta de Obra