Cuadro General de Clasificación Archivística 2015 www.bansefi.gob.mx Contenido Presentación 1 BANSEFI 1 Objetivo general 3 Instructivo para Consultar el Cuadro General de Clasificación Archivística 4 Cuadro de Clasificación Archivística BANSEFI 2015 5 Funciones Comunes 5 Funciones Sustantivas 13 www.bansefi.gob.mx Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros Presentación En cumplimiento a la Ley Federal de Archivos y a lo dictado por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y con base en lo establecido por los Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros BANSEFI presenta su Cuadro General de Clasificación Archivística. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el Instrumento que nos permite correlacionar las funciones del Banco con la estructura de nuestro Sistema Integral de Archivos, así como unificar los criterios para la clasificación de la documentación en toda la institución. El Cuadro General de Clasificación Archivística forma parte integrante de las Políticas de Archivo de BANSEFI. Por ello, es un documento de consulta para todas las Unidades Administrativas ya que les permite tener conocimiento de la forma como se clasifica su documentación al momento de ingresar a los archivos de trámite, de concentración e histórico. El Cuadro General de Clasificación Archivística es un documento institucional con carácter oficial que cumple con las disposiciones normativas vigentes en materia; además de contar con el conceso de todas las Unidades Administrativas de BANSEFI quienes participaron en su formulación y la aprobación de la Coordinación de Archivos de la Institución. Por lo anterior, su observancia y cumplimiento son responsabilidades de todas las unidades y servidores públicos que laboramos en el banco. BANSEFI Visión Ser una Institución de referencia nacional e internacional, confiable e innovadora de Banca Social, que contribuye a incrementar la formalidad y productividad, a disminuir la vulnerabilidad y a elevar el bienestar de los mexicanos mediante instrumentos de inclusión financiera. Misión Contribuir al desarrollo económico del país a través de la inclusión y educación financiera, con productos y servicios de calidad, confiables, eficientes e innovadores para fortalecer el ahorro y el crédito, principalmente para personas físicas y morales de bajos ingresos y del SECTOR DE AHORRO, Y CRÉDITO POPULAR Y COOPERATIVO, a través de alianzas y redes de distribución. Semblanza Histórica Nace el Patronato y los Bonos del Ahorro Nacional (1950). Inician las actividades del Patronato del Ahorro Nacional, PAHNAL, en la calle de López No. 15, 2º piso, con el fin de captar el ahorro de las personas que por su condición económica no utilizaban los servicios que ofrecían las Página | 1 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros instituciones financieras. Se emite la primera emisión de los Bonos del Ahorro Nacional por 50 millones de pesos. Con el dinero se montó una fábrica de aceites lubricantes para motores de precisión. Primera Serie de los Bonos del Ahorro Escolar (1951). Con el fin de promover el ahorro entre los niños en edad escolar se crean los Bonos del Ahorro Escolar con una primera serie por 6 millones de pesos. Los educandos ahorraban en estampillas de 20 centavos, que adherían a una cartilla de 50 casilleros. Al llenarla la canjeaban por un bono de 10 pesos que duplicaban su valor a los 10 años. Un año después la venta de timbre escolares promediaba 100 mil pesos al mes, equivalentes a 6 millones de timbres al año. Si usted tiene hoy más que ayer, guarde algo para mañana (1959). La compañía del ahorro tuvo como eslogan: “Si tiene usted hoy más que ayer, guarde algo para mañana. Los lunes a las 9:30 de la noche, por canal 4 se trasmitía el Teleteatro “Cuentos Mexicanos” de Bonos del Ahorro Nacional. Un año después, el público participó en el concurso “El mejor cuento mexicano” y los textos ganadores se escenificaron en la serie de teleteatros. Los populares Bonos del Ahorro Nacional (1962). Se inauguró el edificio de 15 pisos “Bonos del Ahorro Nacional” ubicado en Paseo de la Reforma No. 77 frente a la Estatua de Colón. Para entonces los Bonos del Ahorro Nacional se habían popularizado entre la población, al pagarse con ellos todos los premios otorgados por conceptos de concursos, promociones y rifas. En la publicidad se utilizaban frases como: “Para la esposa amada, Bonos del Ahorro Nacional” Impulso constante al ahorro (1967). Los ahorradores adquirieron Bonos del Ahorro Nacional por más de 61 millones de pesos, con lo que se rompió el record de la institución. Un año después se hizo una emisión de Bonos por mil millones de pesos. Y se retiraron del mercado los Bonos del Ahorro escolar. Los premios de populares concursos de radio y televisión, como “Dr. I.Q” y “En Familia con Chabelo”, se pagaban con Bonos. Bonos que triplican su valor en 3 años (1977). Las malas condiciones económicas provocaron que se contrajera la captación del ahorro y se elevaran las tasas de interés. Por ello, los Bonos del Ahorro Nacional empezaron a triplicar su valor a los diez años. Y para 1984, los bonos del Ahorro Nacional triplicaban su valor en sólo 3 años. Este bono tuvo una gran aceptación entre el público, y el Patronato del Ahorro Nacional incrementó su captación 6.4 veces con respecto a lo captado en 1980. Aparecen Cuentahorro y Tandahorro (1990). Se creó Prestahorro, que permitía al ahorrador acceder a un crédito previa formación de un capital de ahorro durante uno o dos años. Los créditos podían utilizarse para adquisición de bienes de consumo duradero o préstamos hipotecarios. En 1991 se lanzó al mercado Cuentahorro y un año después Tandahorro. Ambas cuentas emblemáticas de la institución hasta la actualidad. Bye Bye, Bonos. (1992). Dejaron de colocarse los Bonos del Ahorro del Ahorro Nacional y para efecto de pagos de premios, rifas y concursos, fueron sustituidos por los Contrato de Depósito de Títulos en Custodia y Administración, CODES. Y en 1997 se implementó un programa para fomentar y captar el ahorro de las personas que viven en poblaciones del medio rural en las que no existían sucursales bancarias. 2001. El Congreso de la Unión aprobó la nueva Ley del Ahorro y Crédito Popular y la Ley Página | 2 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros Orgánica que trasformaría al Patronato del Ahorro Nacional en el Banco del Ahorro Nacional en el Banco de Ahorro Nacional y Servicios Financieros, BANSEFI. El 31 de diciembre de ese año, el Patronato dejó de operar. Al día siguiente, 1 de enero de 2002, nació formalmente BANSEFI, con la tarea de promover el ahorro, ser el banco del sector del ahorro y crédito popular, y apoyar la regularización de ese sector. El nuevo eslogan publicitario era “Ahorrar… es Poder”. 2003. Se crea L@Red de la Gente, como una red de servicios que enlaza sucursales de BANSEFI y de organizaciones de ahorro y crédito popular en vías de la regulación. En 2008, se puso en marcha la venta de microseguros con la campaña “Déjales, más que buenos recuerdos”. En 2009, L@Red de la Gente se convirtió en la red financiera más grande del país, al alcanzar 1,887 sucursales. Un año después, como parte del Programa de Educación Financiera se lanzó el micrositio de internet Finanzas para Todos. Y se abrieron los primeros corresponsales bancarios en tiendas DICONSA. El Banco Social de México 2012. La Organización de las Naciones Unidas, ONU, otorgó a BANSEFI el Premio al Servicio Público en la región de Latinoamérica por su proyecto de inclusión financiera. La Reforma Financiera le abrió al banco la oportunidad de ofrecer y otorgar créditos de primer piso y se creó el Programa de Refinanciamiento para Trabajadores de la Educación vía Descuento de Nómina. El eslogan publicitario cambió a “Piensa en ahorro, cuenta con BANSEFI”. Prospera Más con BANSEFI. 2013. Se crea un nuevo eslogan: BANSEFI, El Banco Social de México. Para 2014, BANSEFI dispersa los apoyos sociales de más de 6.5 millones de beneficiarios de programas sociales a través de tarjetas de débito vinculadas a cuentas de ahorro. Se pone en marcha el Programa Integral de Inclusión Financiera “Prospera Más con BANSEFI”, que incluye una serie de productos para los beneficiarios de Prospera (antes Oportunidades), como Educación Financiera, Ahorro, Préstamos Seguros y Beneficios Adicionales. Objetivo general Establecer, a partir de las prácticas y técnicas de la archivística y administración de documentos, el Cuadro General de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional en el Banco de Ahorro Nacional y Servicios Financieros, BANSEFI., así como sentar las bases para encaminar y asegurar el desarrollo uniforme, coherente y atento a los propósitos planteados en los Lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación. Página | 3 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros Instructivo para Consultar el Cuadro General de Clasificación Archivística Contenido del Cuadro General de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística está estructurado con los siguientes elementos: Fondo, Sección y Series documentales a los que corresponde una clave o código de identificación. BANSEFI hace referencia a la totalidad de los documentos que por el desarrollo de sus funciones tiene, éste se integra por 16 Secciones en las que es posible clasificar cualquier tipo de documentos que reciba o genere la institución. 1C 2C 3C 4C 5C 6C 7C 8C 9C 1O C 11 C 12 C Legislación Asuntos Jurídicos Programación, Organización y Presupuestación Recursos Humanos Recursos Financieros Recursos Materiales y Obra Pública Servicios Generales Tecnología y Servicios de la Información Comunicación Social Control de Auditoria de Actividades Públicas Planeación, Información, Evaluación y Políticas Transparencia y Acceso a La Información 1S 2S 3S 4S 5S Órgano de Gobierno Operación y Servicios Financieros Planes, Programas e Informes Fiduciarios Administración Integral de Riesgos Financieros Actividades de Inclusión Financiera Cada sección tiene un Código de Clasificación, a las primeras 12 se les identifica con la letra C por ser secciones que son Comunes a todas las instituciones públicas y a las 5 restantes con la letra S por ser Sustantivas o inherentes a BANSEFI. Las secciones se integran por Series Documentales, éstas son divisiones que corresponden a grupos de documentos producidos por las unidades del Banco en el ejercicio de una atribución y que versan sobre una misma materia o asunto. Ilustración 4C Recursos Humanos 4C.3 Expediente único de personal Página | 4 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros Utilidad del Cuadro General de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística es un instrumento que sirve para clasificar y archivar bajo un solo criterio toda la documentación que generen o reciban las áreas de BANSEFI. Las áreas lo emplearán como instrumento de consulta y los responsables de los archivos de trámite lo usarán como referencia obligada, por ser los responsables de asignar las claves a cada uno de los expedientes que su área le turne para archivo, tal como lo establecen las Políticas de Archivo de BANSEFI. Aprobación y Actualización del Cuadro de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística será autorizado por la representación de cada una de las unidades de BANSEFI. Este instrumento será revisado periódicamente por los responsables de Archivo de las Unidades Administrativas, quienes recomendarán o propondrán las adecuaciones que requieran las series documentales, en función de que BANSEFI deje de realizar alguna actividad o incorpore a sus atribuciones alguna nueva. Carácter del Cuadro de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística es un documento de carácter público que estará a disposición de todos los servidores públicos de BANSEFI, y del resto de las instituciones y servidores públicos del Gobierno Federal y por supuesto de la ciudadanía. Para este propósito será publicado en la página de internet del Banco. www.bansefi.gob.mx Cuadro de Clasificación Archivística BANSEFI 2015 Funciones Comunes Código 2C 3C 4C 5C 6C 7C 8C 9C 10C 11C 12C Secciones Asuntos Jurídicos Programación Organización y Presupuestación Recursos Humanos Recursos Financieros Recursos Materiales y obra pública Servicios Generales Tecnologías y Servicios de la Información Comunicación Social Control de Auditoría de Actividades Públicas Programación, Información, Evaluación y Políticas Transparencia y Acceso a la Información Página | 5 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 2C Asuntos Jurídicos Código Series 2C.1 Disposiciones en materia de asuntos jurídicos 2C.2 Programas y Proyectos en materia de asuntos jurídicos 2C.4 Registro y certificación de firmas acreditadas ante la Institución 2C.5 Actuaciones y representaciones en materia legal (trámites y gestiones) 2C.6 Asistencia, consulta y asesorías 2C.7 Estudios, dictámenes e Informes 2C.9 Juicios y procedimientos de la institución 2C.16 Inconformidades y peticiones 2C.17 Delitos y faltas (incumplimientos y sanciones) 2C.18 Derechos humanos 3C Programación Organización y Presupuestación Código Series 3C.1 Disposiciones en materia de programación 3C.2 Programas y proyectos en materia de programación 3C.3 Procesos de Programación 3C.4 Programa anual de Inversiones 3C.7 Programas Operativos Anuales 3C.8 Disposiciones en materia de organización 3C.9 Programas y Proyectos en materia de organización 3C.10 Dictamen Técnico de Estructuras 3C.12 Integración y dictamen de manuales, normas y lineamientos, de procesos y procedimientos 3C.13 Acciones de Modernización Administrativa 3C.14 Certificación de Calidad de Procesos y Servicios Administrativos 3C.17 Disposiciones en materia de presupuestación 3C.18 Programas y proyectos en materia de presupuestación 3C.19 Análisis financiero y presupuestal 3C.20 Evaluación y control del Ejercicio presupuestal Página | 6 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 4C Recursos Humanos Código Series 4C.1 Disposiciones en Materia de Recursos Humanos 4C.2 Programas y Proyectos en Materia de Recurso Humanos 4C.3 Expediente único de personal 4C.4 Registro y Control de Puestos y Plazas 4C.5 Nómina de Pago de Personal 4C.6 Reclutamiento y Selección de Personal 4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) 4C.9 4C.10 4C.11 4C.12 4C.13 4C.14 4C.15 4C.16 Control Disciplinario Descuentos Estímulos y recompensas Evaluaciones y Promociones Productividad en el Trabajo Evaluación del Desempeño de Servidores de Mando Afiliaciones al IMSS e ISSSSTE Control de prestaciones en materia económica (FONAC, Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.) 4C.17 4C.19 4C.20 Jubilaciones y Pensiones Becas Relaciones Laborales (Comisiones Mixtas, Sindicato Nacional de trabajadores al Servicio del Estado, condiciones laborales) 4C.21 4C.22 4C.23 4C.24 4C.26 4C.27 Servicios sociales y culturales y de seguridad e higiene en el trabajo Capacitación continua y desarrollo profesional del personal de áreas administrativas Servicio Social de Áreas administrativas Currícula de Personal Expedición de constancias y credenciales Coordinación laboral con organismos descentralizados y paraestatales. Página | 7 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 5C Recursos Financieros Código 5C.1 5C.2 5C.3 5C.4 5C.5 5C.6 5C.7 5C.8 5C.9 5C.10 5C.11 5C.12 5C.13 5C.14 5C.15 5C.16 5C.17 5C.18 5C.19 5C.20 5C.21 5C.22 5C.23 5C.24 5C.25 5C.26 Series Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental Programas y proyectos en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental Gastos o egresos por partida presupuestal Ingresos Libros Contables Registros Contables (glosa) Valores Financieros Aportaciones a Capital Empréstitos Financiamiento externo Esquemas de Financiamiento Asignación y Optimización de recursos financieros Créditos concedidos Cuentas por liquidar certificadas Transferencias de Presupuesto Ampliaciones del presupuesto Registro y control de pólizas de egresos Registro y control de pólizas de ingresos Pólizas de diario Compras directas Garantías, fianzas y depósitos Control de cheques Conciliaciones Estados Financieros Auxiliares de Cuentas Estado del ejercicio del presupuesto Página | 8 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 6C Recursos Materiales y obra pública Código Series 6C.1 Disposiciones en Materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento 6C.3 Licitaciones 6C.4 Adquisiciones 6C.5 Sanciones, inconformidades y conciliaciones, derivados de contratos 6C.6 6C.7 6C.8 6C.9 6C.11 6C.13 6C.14 6C.15 6C.16 6C.17 6C.19 6C.20 6C.22 Control de Contratos y Convenios Seguros y fianzas Suspensión, rescisión, terminación de obra pública Bitácoras de obra pública Precios unitarios en obra pública y servicios Conservación y mantenimiento de la infraestructura física Registro de Proveedores y contratistas Arrendamientos Disposiciones de activo fijo Inventario físico y control de bienes muebles Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes Control y seguimiento de obras y remodelaciones Página | 9 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 7C Servicios Generales Código 7C.3 7C.5 7C.6 7C.7 7C.8 7C.9 7C.10 7C.12 7C.13 7C.14 7C.16 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, fotocopiado, papelería, etc.) Servicios de seguridad y vigilancia Servicios de lavandería, limpieza, higiene y fumigación Servicios de Transportación Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización Servicio Postal Servicios especializados de mensajería Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de cómputo Control de parque vehicular Control de combustible Protección Civil 8C Tecnologías y Servicios de la Información Código 8C.1 8C.2 8C.3 8C.4 8C.5 8C.6 8C.7 8C.8 8C.9 8C.10 8C.11 8C.12 8C.13 8C.14 8C.15 8C.16 8C.17 8C.20 8C.22 8C.23 8C.25 Series Series Disposiciones en materia de telecomunicaciones Programas y proyectos en materia de telecomunicaciones Normatividad Tecnológica Desarrollo e Infraestructura de Telecomunicaciones Desarrollo e infraestructura del portal de internet de la Institución Desarrollo de redes de comunicaciones de datos y voz Disposiciones en materia de informática Programas y proyectos en materia de informática Desarrollo informático Seguridad informática Desarrollo de Sistemas Automatización de procesos Control y desarrollo del parque informático Disposiciones en materia de servicios de información Programas y proyectos en materia de servicios de información Administración y servicios de archivo Administración y servicios de correspondencia Administración y preservación de acervos digitales Procesos técnicos en los servicios de información Acceso y reservas en servicio de información Servicios y productos en internet e intranet Página | 10 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 9C Comunicación Social Código Series 9C.1 Disposiciones en materia de comunicación social 9C.2 Programas y proyectos en materia de comunicación social 9C.3 Publicaciones e impresos institucionales 9C.4 Material multimedia 9C.5 Publicidad institucional 9C.6 Boletines y entrevistas para medios 9C.8 Inserciones y anuncios en periódicos y revistas 9C.9 Agencias periodísticas, de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicación social 9C.12 Disposiciones en materia de relaciones públicas 9C.14 Actos y eventos oficiales 10C Control de Auditoría de Actividades Públicas Código 10C.1 10C.3 10C.6 10C.7 10C.8 10C.9 10C.10 10C.11 10C.12 10C.13 10C.14 10C.15 10C.16 Series Disposiciones en materia de control y auditoría Auditoría Seguimiento a la aplicación en medidas o recomendaciones Desarrollo y Participantes en Comités Requerimientos de información a Dependencias y Entidades Quejas y denuncias de actividades públicas Peticiones, Sugerencias y recomendaciones Responsabilidades Inconformidades Inhabilitaciones Declaraciones patrimoniales Entrega – recepción Libros blancos Página | 11 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 11C Programación, Información, Evaluación y Políticas Código Series 11C.1 11C.2 11C.3 11C.4 11C.5 11C.6 11C.9 11C.15 11C.16 11C.17 11C.19 11C.20 11C.21 11C.22 Disposiciones en materia de planeación Disposiciones en materia de información y evaluación Disposiciones en materia de políticas Programas y proyectos en materia de información y evaluación Programas y proyectos en materia de políticas Planes Nacionales Sistemas de información estadística de la Institución Evaluación de programas de acción Informe de labores Informe de ejecución Indicadores Indicadores de desempeño, calidad y productividad Normas para la evaluación Modelos de Organización 12C Transparencia y Acceso a la Información Código 12C.1 12C.2 12C.3 12C.4 12C.6 12C.7 12C.8 12C.9 12C.10 12C.11 Series Disposiciones en materia de acceso a la información Programas y proyectos en materia de acceso a la información Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción Unidades de enlace Solicitudes de acceso a la información Portal de Transparencia Clasificación de información reservada Clasificación de información confidencial Sistemas de datos personales Instituto Federal de Acceso a la Información Página | 12 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros Funciones Sustantivas Código 1S 2S 3S 4S 5S 1S Órgano de Gobierno Código 1S.1 1S.2 1S.3 1S.4 1S.5 1S.6 Secciones Órgano de Gobierno Operación y Servicios Financieros Planes, Programas e Informes Fiduciarios Administración Integral de Riesgos Financieros Actividades de Inclusión Financiera Series Consejo Directivo Actividades de la Dirección General Relación con Organismos Financieros Internacionales Asuntos protocolarios Participación en foros, seminarios y convenciones. Contraloría Interna 2S Operación y Servicios Financieros Código Series 2S.1 Mecánica operativa 2S.2 Programas gubernamentales 2S.3 Comercialización de productos e instrumentos de captación y ahorro 2S.4 Programas y convenios de prestación de servicios financieros 2S.5 Control de operación 2S.6 Movimiento de valores 2S.7 Billetes de depósito 2S.8 Administración y Supervisión de Sucursales y Corresponsalías 2S.9 Movimientos Diarios de Sucursales 2S.10 Créditos otorgados por BANSEFI 2S.11 Inversiones 2S.12 Compra venta de divisa 2S.13 Remesas 2S.14 CODES (Contrato de Depósito de Títulos en Custodia y Administración) 2S.15 Planes de desarrollo de la red. Página | 13 Cuadro de Clasificación Archivística del Banco del Ahorro Nacional y Servicios Financieros 3S Planes, Programas e Informes Fiduciarios Código Series 3S.1 Disposiciones en materia de Fideicomisos 3S.2 Programas y Proyectos en Materia Fiduciaria 3S.3 Administración de Fideicomisos 3S.4 Mandatos 4S Administración Integral de Riesgos Financieros Código Series 4S.1 Disposiciones en materia de riesgos 4S.2 Programas y proyectos en materia de riesgos financieros 4S 3 Riesgo financiero 4S.4 Riesgo operativo 4S.5 Riesgo legal 4S.6 Riesgo de liquidez 4S.7 Riesgo de crédito 4S.8 Requerimiento de capitalización 4S.9 Asesoría y apoyo al sector de ahorro y crédito popular en materia de riesgos 5S Actividades de Inclusión Financiera Código Series 5S.1 Programas y proyectos de Inclusión Financiera (social, comunidades indígenas y migrantes) 5S.2 Asesoría a instituciones en el tema de la inclusión financiera 5S.3 Educación Financiera 5S.4 Foros, Convenciones, Seminarios Nacionales e Internacionales 5S.5 Capacitación al sector de ahorro y crédito popular y cooperativa Página | 14
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