1. Educación

Estructuras Administrativas
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
Sesión No. 5
Comunicación y Coordinación
Objetivo:
El estudiante diseñará la propuesta de organigrama para determinada empresa,
considerando la clasificación de personal por unidades organizacionales.
Contextualización
La comunicación es fundamental para la
coordinación efectiva. La coordinación
depende directamente de la adquisición, la
transmisión y el procesamiento de la
información.
Es
decir,
cuanto
mayor
sea
la
incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor será la necesidad
de información. Por lo tanto, es conveniente pensar que la coordinación es
cuestión de procesamientos de información.
Los procesos de comunicación en una organización se pueden dividir en dos
grandes bloques:
Comunicación Interna
• Proporciona
confianza.
un
clima
Comunicación Externa
de
• Entendida como la forma de
transmitir y facilitar la concreción
de los objetivos.
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Introducción al Tema
Comunicación y coordinación
Las comunicaciones surgen para poner en contacto a sus miembros,
departamentos o secciones dentro de la propia organización.
Los medios y canales empleados son, en muchos casos, comunes a la empresa
privada aunque la variedad de medios utilizados en ésta última es mayor.
Una
vez
realizado
el
diseño
organizativo basado en conceptos
de
divisiones
de
trabajo,
paradójicamente al ser la empresa un
ente con un objetivo común, surge la
necesidad
de
coordinar
para
armonizar los esfuerzos estructurados
con arreglo al modelo organizativo
elegido.
Eventualmente
en
organizaciones
complejas se establecen departamentos o unidades organizativas cuya misión
es precisamente la coordinación del trabajo de otras unidades.
Obviamente los esfuerzos de coordinación entre unidades organizativas y
departamentos también pueden ser abordados desde las causales de
comunicación interna que tienen diferente nivel de complejidad de función del
tamaño de la organización.
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Explicación
Canales y medios de comunicación interna
La comunicación interna se basa principalmente en dos pilares:
La comunicación interpersonal
• Se refiere al intercambio de información que se produce entre
los líderes y sus equipos de reuniones de trabajo, visitas y en la
relación cotidiana; es decir, donde la comunicación del líder
juega un rol fundamental.
Canales de Comunicación
• Estos canales son medios muy efectivos e importantes para
transmitir información, permiten ser exactos en datos y visiones
de la dirección a la organización. Sin embargo, se trata de un
elemento que complementa a la comunicación interpersonal.
Podemos decir que este proceso así mismo crea la estructura orgánica, se
determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las
funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos
trazados en el proceso de planificación o elaboración.
Definición de puestos
Entendemos por puesto de trabajo el espacio que uno ocupa en una empresa
desarrollando algún tipo de actividad o empleo.
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En la actualidad, la noción de puesto de trabajo ha variado mucho en
comparación con otros tiempos debido a los cambios en las necesidades de
empleos que muchas empresas tienen, así como también las nuevas
posibilidades de empleo que surgen con medios como Internet.
Un puesto no solo implica la ocupación
de un espacio físico, sino también el
desempeño de un rol que se vale de
diversas
tareas
para
cumplir
determinadas metas.
La tarea fundamental que debe llevar a
cabo
una
compañía
antes
de
comenzar a funcionar como tal, es definir sus metas para luego identificar los
puestos de trabajo que se harán cargo de ellas.
Pasos para definir puestos de trabajo
La definición de los puestos de trabajo se relaciona de manera directa con la
capacidad de producción de cada empresa; por lo tanto, es la tarea primordial a
realizar. Es muy importante comenzar por:
Establecer los
Estructuración y
jerarquización de
los puestos de
trabajo.
límites de su
Definir sus
desempeño, sus
deberes y
conocimientos y
derechos.
habilidades su
necesidad de
capacitación.
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Proporción de personal por unidades organizacionales
En las unidades organizativas los puestos de trabajo pueden ser jerarquizados
según niveles de importancia relativa (niveles de responsabilidad). La escala que
se utiliza para ello es la misma para los puestos de trabajo y para las unidades
organizativas, lo que permite establecer de manera transparente algunas de las
relaciones entre la estructura y la microestructura.
La
decisión
organización
de
según
estructurar
sus
una
unidades
estratégicas de negocios, debe basarse
en un análisis cuidadoso del medio
externo, con fortalezas y debilidades
internas y en la definición de la misión del
negocio.
Los miembros de las diferentes unidades se transformarán en especialistas, es
decir, que estos adquieren una mirada particular que les permite visualizar los
problemas de una manera compartida con otros miembros de su misma
especialidad.
En términos generales, podemos decir que una unidad de organización
representa a un área definida dentro de una empresa u organización sobre la
cual un jefe tiene autoridad para la ejecución de un grupo específico de
actividades para alcanzar un objetivo determinado.
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Conclusión
El proceso de la división de unidades de organización consiste en una
definición y enumeración de las tareas individuales, su agrupación y
clasificación, la delegación de autoridad para que sean llevadas a cabo y la
especificación de las relaciones de autoridad entre jefes y subordinados.
Mientras mayor número de niveles que
exista en la organización más largo será el
camino
que
deberán
seguir
las
comunicaciones, que van desde la gerencia
hasta el nivel más bajo.
La comunicación de los objetivos, de los
planes y de las políticas será lenta con
serios peligros de distorsiones, mientras
más largo sea el camino que recorre un
mensaje (canal de comunicación) entre la
persona que lo emite y aquella que lo recibe, mayor es la posibilidad de que este
mensaje sufra cambios y diferencias más o menos importantes.
Una organización del trabajo muy acentuada requiere de unidades
coordinadas, pues a medida que el trabajo se divide en unidades
diferentes, éstas van siendo cada vez más interdependientes.
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Para aprender más
Comunicación efectiva
•
Moreno Espinoza, L.A. (2009). Comunicación efectiva para el logro de
una
visión
para...
compartida.
http://brd.unid.edu.mx/comunicacion-efectiva-
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión y retomando el organigrama de la sesión anterior:
•
Revisa detenidamente tu propuesta de organigrama y realiza los ajustes
que consideres pertinentes.
•
Enseguida, clasifica las unidades organizacionales indicando el nivel que
ocupan dentro del organigrama, el tipo de unidad, y la responsabilidad
sobre los resultados, recursos humanos y materiales.
•
Puedes apoyarte del siguiente cuadro.
Responsabilidad Responsabilidad Responsabilidad
Nivel
•
Tipo de unidad
sobre los
sobre recursos
sobre recursos
resultados
humanos
materiales
Finalmente, describe las estrategias que se usarán para llevar a cabo la
comunicación interna a partir de este organigrama.
Recuerda que esta actividad te ayudará a entender los conceptos y la
importancia de la administración.
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ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
Cibergrafía
•
Canales,
C.
(2005).
Mecanismos
de
coordinación.
Disponible
en: http://www.vingest.com/pdf/Herramientas/MecanismosCoordinacion.p
df
•
Gámez, L.E. (2013). Diseño empresarial. Gestión Empresarial. Disponible
en: http://luzestrellagamez.blogspot.mx/2013/04/disenoorganizacional.html
•
Hintze,
J.
(s.f.).
Transformación,
Administración
Estado
y
de
Estructuras
Democracia
No.
Organizativas.
37.
Disponible
en: http://www.onsc.gub.uy/onsc1/images/stories/Publicaciones/RevistaO
NSC/r37/37-8.pdf
•
Johansen, O. (s.f.). Nociones elementales de Administración. Biblioteca
Digital de la Universidad de Chile. Sistemas de Servicios de Información y
Bibliotecas.
SISIB.
Disponible
en: http://mazinger.sisib.uchile.cl/repositorio/lb/ciencias_quimicas_y_farma
ceuticas/johanseno/cap3/parte2.html
•
Quintero, Y. (2012). Definición de Puestos de Trabajo. Disponible
en:
http://quinteroyuli.blogspot.mx/2012/10/definicion-puesto-de-
trabajo.html
•
Robbins, S. y Coulter, M. (2005). Administración. México: Pearson
Educación de México.
•
Rodríguez. S. (2007). La comunicación en la coordinación. Coordinación y
comunicación.
en:
coordinacion
Blog
de
Coordinación
Colegio
NSR.
Disponible
http://blog.pucp.edu.pe/item/16746/la-comunicacion-en-la-
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