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ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION
OPTECOM S.A.S. utiliza diversos canales de información mediante los cuales se
establece una relación de dialogo y retroalimentación con nuestros empleados y la
ciudadanía, de manera que la entidad se acerca a los grupos de interés en la medida
en que comunica permanentemente la gestión y sus resultados.
PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN A LA CIUDADANÍA
Página Web:
La página web de la entidad, www.optecom.com.co, ofrecen información sobre la
gestión, ejecución y avances de lo requerido para los sujetos obligados en la ley
1712 de 2014. La estrategia de comunicación de la entidad tiene como objetivo el
acercamiento con los empleados y ciudadanos, de tal forma que las publicaciones
se realizan en un lenguaje claro y sencillo.
CLASE DE
INFORMACION
Cuadro
Clasificación
Documental.
Tabla
Retención
Documental.
Inventario
Documental.
Misión
de
de
DESCIRPCION
Expresa el listado de todas
las series y Subseries
documentales
con
su
correspondiente
codificación.
FORMA
DE
PUBLIC
ACION
Docume
nto
en
Pdf.
PERIODICIDAD
DE LA
PUBLICACION
DIRIGIDO
A:
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Listados de grupos de
documentos que tienen
características similares con
sus respectivos tiempos de
retención en cada una de las
fases de archivo, de manera
que se pueda establecer su
disposición final.
Docume
nto
en
Pdf.
Describe de manera exacta
y
precisa
las
series
Subseries o asuntos de un
fondo documental.
Docume
nto
en
Pdf.
Documento que define el
motivo, propósito, fin o razón
de ser de la existencia de la
empresa
Docume
nto
en
Pdf.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Trimestral
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION
Visión
Política
Calidad
de
Políticas
de
Prevención
del
Consumo
de
Alcohol, Drogas y
Tabaquismo.
Política de Salud
Ocupacional
Principios
Corporativos
Valores
Corporativos
Organigrama
Documento que define el
camino al cual se dirige la
empresa a largo plazo y
enmarca la orientación para
la toma de decisiones
estratégicas.
Docume
nto
en
Pdf.
Documento que integra
el manual de calidad y que
resume y establece la
misión y la visión de la
empresa orientadas a las
expectativas de sus clientes
y al compromiso con sus
objetivos de calidad.
Docume
nto
en
Pdf.
Es la directriz de la empresa
sobre el consumo de
alcohol,
drogas
y
tabaquismo.
Docume
nto
en
Pdf.
Es la directriz general que
permite orientar el curso de
unos
objetivos,
para
determinar
las
características y alcances
del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Docume
nto
en
Pdf.
Define
los
principios
corporativos de la empresa,
por las cuales se rigen sus
actuaciones.
Docume
nto
en
Pdf.
Define
los
principios
corporativos de la empresa,
que se ven reflejados en sus
acciones cotidianas y que
deben ser adoptadas por
cada trabajador.
Docume
nto
en
Pdf.
Documento que define el
esquema de organización
de la empresa, con sus
respectivos
niveles
de
jerarquía y la relación
existente entre ellos.
Docume
nto
en
Pdf.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Cada vez que se
modifique
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Cada vez que se
modifique
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION
Manual
Funciones
Dirección
Horarios
Atención
de
Docume
nto
en
Pdf.
Documento que describe las
direcciones, teléfonos y
horarios de atención de la
sede principal y sucursales.
Docume
nto
en
Pdf.
Plan
Anticorrupción y
de Atención al
Ciudadano
Documento que describe las
estrategias anticorrupción,
anti tramites y de atención al
ciudadano a implementar
por la empresa en el
periodo.
Docume
nto
en
Pdf.
Mapa de Riesgos
Documento que define los
riesgos
de
corrupción
identificados para cada uno
de los procesos, valoración
y
determinación
de
controles.
Docume
nto
en
Pdf.
Seguimiento a las
estrategias
del
plan
anticorrupción y
de atención al
ciudadano
Documento que recopila el
seguimiento a las acciones
implementadas para cumplir
con
las
estrategias
establecidas en el Plan
Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano.
Docume
nto
en
Pdf.
Normatividad
Normatividad aplicable a la
empresa.
Docume
nto
en
Pdf.
Portafolio
Servicios
Directorio
Telefónico
y
de
Documento que describe las
funciones del nivel directivo
de la empresa.
de
Documento que recopila los
servicios ofrecidos por la
empresa a sus clientes.
Documento que recopila los
números
telefónicos,
correos
electrónicos
y
dirección de contacto del
personal directivo de la
empresa.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Cada vez que se
modifique
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Anualmente
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cautrimestral
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Docume
nto
en
Pdf.
Docume
nto
en
Pdf.
Cada vez que se
presenten nueva
normatividad.
Ciudadanía
en general.
Cada vez que se
modifique
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Cada vez que se
modifique
Partes
Interesadas.
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION
Esquema
Publicación
de
Procedimiento
de peticiones
Documento que recopila el
esquems que usara la
empresa
para
las
publicaciones en la página
WEB Corporativa,
Docume
nto
en
Pdf.
Documento que recopila el
procedimiento a través del
cual la empresa da trámite
para las peticiones, quejas o
solicitud de información de
los usuarios y partes
interesadas.
Docume
nto
en
Pdf.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
Cada vez que se
modifique
Ciudadanía
en general.
Partes
Interesadas.
PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN A EMPLEADOS
Cartelera Institucional:
Las carteleras institucionales ofrecen información sobre la gestión, ejecución y
avances del programa de Salud ocupacional y lo requerido por las normas que rigen
la empresa en materia de información a los trabajadores. La estrategia de
comunicación de la entidad tiene como objetivo el acercamiento con los empleados
y ciudadanos, de tal forma que las publicaciones se realizan en un lenguaje claro y
sencillo.
CLASE
DE DESCIRPCION
INFORMACION
FORMA
DE PERIODICIDAD DIRIGIDO
PUBLICACION
DE
LA A:
PUBLICACION
Reglamento
interno
trabajo.
Reglamento
higiene
seguridad
industrial.
Documento
Word.
de
de
y
Política
de
prevención
de
consumo
de
alcohol, drogas y
tabaquismo.
Plasma
los
estatutos
de
trabajo.
Expresa
las
disposiciones de
higiene
y
seguridad que se
deben cumplir en
la ejecución de sus
actividades.
Evidencia
los
direccionamientos
que fomenta la
prevención
de
consumo
de
alcohol, drogas y
tabaco por parte
de
nuestros
empleados.
en
Cada vez que se
modifique
Los
empleados.
Documento en Pdf.
Cada vez que se
modifique
Los
empleados.
Documento en Pdf.
Cada vez que se
modifique
Los
empleados.
ESQUEMA DE PUBLICACION DE INFORMACION
Información
actividades
programa
bienestar
de
del
de
Política de Salud
Ocupacional
Indicadores
de
accidentalidad y
ausentismo.
Comunica a los
empleados
las
actividades
concernientes al
programa
de
bienestar
Refleja
los
direccionamientos
promovidos por la
entidad en materia
de
salud
ocupacional.
Expone
el
comportamiento
de
la
accidentalidad y el
ausentismo en la
entidad.
Documento
Word.
en
Mensualmente
Los
empleados.
Documento en Pdf.
Cada vez que se
modifique
Los
empleados.
Documento
Power Point.
Mensualmente
Los
empleados.
en