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REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA :
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
GRUPO DE BIBLIOTECA Y ARCHIVO - 662
CÓDIGO
D
S
662
176
SB
g
313
01
662
ATENCIÓN AL USUARIO PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SUGERENCIAS
Petición
Petición
Solicitud de Documentos
Consulta
Queja
Reclamo
Sugerencia
Respuesta
Traslado
Suspensión
Aclaración
Peticiones Entre Autoridades
g GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
c Depósito Legal
* Oficio Remisorio
* Anexos
* Acuse de Recibo
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
1
S
9
X
X
1
9
X
9
X
c Distribución y Recepción de Publicaciones
* Oficio Remisorio
* Anexos
* Acuse de Recibo
1
03
c Préstamos Interbibliotecarios
* Carta Convenio
* Servicio Préstamo Interbibliotecario
* Respuesta
1
01
g GESTIÓN DOCUMENTAL
c Cuadro de Clasificación Documental - CCD
* Cuadro
DISPOSICIÓN FINAL
MT
02
37
1 DE _______
2
Versión No. ___3___
RETENCIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
662
HOJA Nº
CT
E
X
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en Por nombre del solicitante (Persona Natural o
el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa
Jurídica) , por tema y por año.
del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de
vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo
aleatorio simple. Los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que
defina la Entidad.
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
X
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en
el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa
del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de
vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo
aleatorio simple. Los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que
defina la Entidad.
Por Nombre de la Entidad
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
X
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en
el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa
del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de
vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo
aleatorio simple. Los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que
defina la Entidad y serán transferidos al Archivo Histórico.
Por Canje, Donación y Suscripción, por
Nombre de Entidad.
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
Culminado el tiempo de retención, los expedientes que conforman la subserie, se
eliminan mediante el proceso de picado por no poseer valores secundarios.
Por el Convenio y por Año
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
1
19
X
X
Expedientes en Soporte Físico y/o Electrónico. De constante actualización. Por TRD, TVD, Por Modificación de Estructura
Culminado los tiempos de retención, los expedientes que conforman la subserie se
del Departamento (Período)
conservan en forma permanente por su valor histórico y cultural, como soporte para
la investigación y con fines de respaldo y consulta, utilizando el medio técnico
autorizado por el Departamento.
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
02
c Inventarios Documentales
* Inventario
* Informe
1
19
X
X
Expedientes en Soporte Físico y/o Electrónico. De constante actualización.
Culminado los tiempos de retención, los expedientes que conforman la subserie se
conservan en forma permanente por su valor histórico y cultural, como soporte para
la investigación y con fines de respaldo y consulta, utilizando el medio técnico
autorizado por el Departamento.
Por Temas y por Dependencia
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
03
c Plan de Mejoramiento
* Solicitud
* Respuestas
* Seguimiento
* Plan
* Control de Asistencia F-GDH-09
1
19
X
X
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. De constante actualización. Culminado
los tiempos de retención, los expedientes que conforman la subserie se conservan en
forma permanente por su valor histórico y cultural, como soporte para la
investigación y con fines de respaldo y consulta, utilizando el medio técnico
autorizado que defina la Entidad y serán trasnferidos la Archivo Histórico.
Por Nombre de la Serie y por Año
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3)
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Subdirección Administrativa DNP
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ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA :
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
GRUPO DE BIBLIOTECA Y ARCHIVO - 662
S
RETENCIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SB
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
S
* Documentos Soporte
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en
el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa
del
10% tomando
como Físico
población
las transferencias
realizadas
durante elAdquiere
año de
Expedientes
en Soporte
y Electrónico.
De constante
actualización.
vigencia
realizando
la
selección
de
las
unidades
documentales
por
muestreo
valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de
aleatorio
simple.
Los documentos
un medio
técnico este
que
la Entidad,
se establece
un plazoseleccionados
precaucional se
demigrarán
20 años,a una
vez finalice
defina
la
Entidad.
tiempo, se conserva totalmente y se migran a un medio técnico que defina la Entidad
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
Por Modificación de la Estructura del
Departamento
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
c Tablas de Retención Documental - TRD
* Actos Administrativos de Restructuración
* Asesoría
* Ajuste
* Concepto Técnico
* Tabla
* Seguimiento
* Acta Comité
* Convalidación AGN
* Resolución
1
05
c Tablas de Valoración Documental - TVD
* Actos Administrativos de Restructuración
* Ajuste
* Informe
* Tabla
* Acta Comité
* Convalidación AGN
* Resolución
1
19
X
X
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. De constante actualización. Adquiere
Por Modificación de la Estructura del
valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de Departamento. Por Dependencia. Aplicación y
la Entidad, se establece un plazo precaucional de 20 años, una vez finalice este
Empresa
tiempo, se conserva totalmente y se migran a un medio técnico que defina la Entidad
y serán transferidos al Archivo Histórico.
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
06
c Transferencias Documentales
* Instructivo de Transferencias Documentales
* Circular
* Cronograma
* Inventario
* Acta
1
19
X
X
Expedientes en Soporte Físico y/o Electrónico. De constante Actualización. Adquiere Por Clase de Transferencia, Dependencia y por
valores secundarios y forma parte del patrimonio histórico, cultural e investigativo de
Año
la Entidad, se establece un plazo precaucional de 20 años, una vez finalice este
tiempo, se conserva totalmente y se migran a un medio técnico que defina la Entidad
y serán transferidos al Archivo Histórico.
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
1
4
Culminado el tiempo de retención, los expedientes que conforman la Serie, se Por Nombre del Consejo, Junta o Comité y por
eliminan mediante el proceso de picado por no poseer valores secundarios.
Año
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
04
662
2 DE _______
2
Versión No. ___3___
CÓDIGO
D
HOJA Nº
PARTICIPACIÓN EN REUNIONES
COMITÉS
* Invitación
* Control de Asistencia F-GDH-09
* Documentos Soporte
g
19
DE
19
X
X
y serán transferidos al Archivo Histórico.
CONSEJOS,
JUNTAS
O
X
CONVENCIONES :
g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
*
Firma responsable :
Jefe de Archivo
= TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E = ELIMINACIÓN
Fecha:
MT = MEDIO TÉCNICO (Microfilmación-Digitalización)
S = SELECCIÓN
F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3)
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Subdirección Administrativa DNP