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Manual del Expositor 2015
PARAISO 3 RANCHO EL CENTINELA ZAPOPAN JALISCO 45187
Tel: (33)3123-9425
www.expoproteccion.com
MANUAL DE EXPOSITOR
EXPO PROTECCIÓN GUADALAJARA 2015
Anexos:
Renta de equipo audiovisual
Servicio de alimentos y bebidas
Catálogo de mobiliario
*Procedimiento para actividades de Alto Riesgo
Si requiere de algún servicio favor de solicitar el anexo correspondiente
* ES requisito solicitar y cumplir con el anexo de Procedimiento para Actividades de Alto Riesgo, si
dentro de su montaje se van a desarrollar maniobras de Alto Riesgo
Introducción
El presente reglamento tiene como principal objetivo establecer las reglas para
el funcionamiento y operación del evento. Dicho documento promueve el uso
adecuado de las instalaciones para propiciar el óptimo desarrollo de la
exposición, así como también conservar y respetar el inmueble sub-arrendado en
excelentes condiciones.
Todas las disposiciones del presente reglamento son de observancia obligatoria
para los usuarios del Inmueble, y la violación a tales normativas hará acreedor a
su responsable del pago de los daños y perjuicios que se ocasionen
independientemente de las responsabilidades de otra índole que pudieran surgir.
Así mismo, es de suma importancia exigir al comité organizador darle a conocer
el reglamento del inmueble a todos y cada uno de los expositores para su
conocimiento y cumplimiento.
 Mapas de Ubicación
o Exposición Salón de Eventos 1,3,5,9
o Congreso Salón de eventos 7
o Hotel sede Hilton
 Accesos al centro de ferias y exposiciones
El centro cuenta con accesos de servicio para carga y descarga de materiales, y
accesos al público desde.
1. Accesos libres al público por Salón Jalisco
Sala
Congreso
1,3,5,9 3 puertas de.90 x 2.40 c/u
 Espacios exteriores
1. Estacionamiento
a) Expo Guadalajara cuenta con tres áreas de estacionamiento:
Nombre
Subterráneo 1 (techado)
Subterráneo 2 (techado)
Capacidad
(vehículos)
300
330
Altura
4.00 m.
2.50 m.
b) En dichas áreas se aplica una tarifa por el uso del mismo, esta será de acuerdo a
la tarifa publicada en el acceso del estacionamiento.
c) Cuando se utilice para otros efectos tales como eventos especiales que requiera
el uso de espacio, no podrá utilizarse con fines de estacionamiento vehículos.
d) El estacionamiento ubicado en el sótano estará disponible para utilizarse en
exhibiciones y eventos especiales. Las áreas señaladas para estacionamiento de
vehículos deberán utilizarse como tales (las áreas pintadas de amarillo deberán
respetarse y no ser utilizadas como estacionamiento). No se permitirá destinar
dichas áreas para colocar publicidad, o establecer módulos de cualquier
naturaleza.
Expo Guadalajara, dentro de sus instalaciones, cuenta con:
e) cajones identificados para personas con capacidades especiales, por lo que todo
aquel vehículo que utilice estos espacios sin justificación, será sancionado con el
apoyo de Tránsito de Monterrey, según aplique su reglamento.
2. Patio de maniobras Exposiciones
Accesos desde andenes: Para acuerdo del uso del patio de maniobras y del andén
de carga y descarga, se deberán acatar las siguientes reglas:
a) El Patio de maniobras se utilizará para ejecutar maniobras de carga y descarga
de bienes con una capacidad máxima para tráileres de carga de 5 ejes y carga no
mayor a 20 toneladas, certificada con boleta de peso de báscula pública del día
b)
c)
d)
e)
f)
de acceso. Podrán operar 11 tráileres simultáneamente, a una distancia de 1 ½
entre cada uno.
No se podrá dejar ningún vehículo en los carriles de acceso entre el portón de
temporales.
La contratación de una sala determinada, da el derecho al uso del área de andén
de carga y descarga correspondiente a dicha sala. Por ello es necesario respetar
los límites del andén entre sala y sala para evitar obstruir las maniobras que
correspondan a otros eventos.
En el andén se deberá respetar el límite de 10 km. /hr.
Por seguridad no está permitido desganchar las cajas de los tráileres. En caso de
requerirlo, es necesario pedir autorización al Departamento de Operaciones de
recinto, a fin de recibir las especificaciones necesarias para que la caja
permanezca sin tractor.
El funcionamiento del andén de carga y descarga correrá a cargo de Recinto
(acceso de andén) en colaboración con la empresa de seguridad contratada para
el evento quien apoyará en la administración del tiempo y capacidades del andén
correspondiente a cada evento.
 Horarios del recinto
•Para eventos refiriéndose a montaje, día de evento y desmontaje dentro del
horario de operación, Expo Guadalajara podrá manejar dos horarios durante los 365
días del año:
•Diurno 08:00 a 22:00 hrs.
•Nocturno 22:00 a 08:00 hrs.
Lo anterior conforme al Reglamento de Operación correspondiente.
En el caso de eventos sociales, se podrá manejar un horario de 24hrs., de acuerdo a
las necesidades del evento. El horario deberá ser autorizado por escrito por Expo
Guadalajara y no podrá exceder los permisos vigentes del H. Ayuntamiento de
Guadalajara.
El precio se aplica de acuerdo al tarifario vigente
 Restricciones diversas
1. Para todos los eventos que se llevan a cabo dentro de las instalaciones de recinto
queda prohibido el uso de juegos de azar con fines de lucro, sin excepción.
2. La presentación de grupos musicales en vivo tales como:
Mariachis, grupos regionales o similares en algún evento que no sea del giro
correspondiente, deberá ser autorizada previamente por la dirección de
operaciones de recinto
3. Queda prohibido el uso de vehículos o equipo de transporte motorizado
(gasolina o eléctrico y / o no motorizado) dentro del área de la Arcada, Lobby
principal y áreas comunes al condominio.
4. Los parámetros establecidos en referencia al nivel de ruido queda establecido de
68 db para eventos de especialidad, conferencias y reuniones, eventos de
consumo y eventos tipo posada o festejo.
5. Para eventos que haya transmisión en vivo de televisión fuera del salón y que
obstaculice el tráfico en áreas comunes rentadas o de uso del Recinto, el
Departamento de Operaciones del recinto, será el responsable de definir la
ubicación para este tipo de servicios contratados por el organizador.
6. En cuanto a la instalación de equipos de audio, video e iluminación, el
organizador es el encargado del acomodo de cableado que cruza por los pasillos
dentro del área del evento.
7. Queda prohibido el uso de andamios para el montaje y/o instalación de
accesorios y/o equipo en la arcada, salas de temporales.
8. Queda prohibido bloquear o retirar las cámaras de seguridad “CCTV” del recinto
y en caso de que sea estrictamente necesario deberá de ser solicitado por escrito
para su evaluación por la Dirección de operaciones de recinto.
9. Por cuestiones de ventilación queda prohibido encender vehículos o equipos de
combustión por periodos de tiempo prolongados dentro de la sala de exposición
durante el evento.
10. De acuerdo con el apego a la ley general de control de Tabaco, el edificio queda
establecido como un área libre de humo, por lo que dentro de las instalaciones,
está prohibido fumar.
11. Durante las actividades de montaje y desmontaje queda prohibida la presencia
de menores de edad.
Disposiciones para el desarrollo de Expo Protección 2015
 Especificaciones técnicas para el desarrollo del evento
El expositor cuenta en conjunto con las siguientes características y facilidades
incluidas:
1. Piso de cemento pulido alfombrado, con una resistencia de carga estática de
1,700kg/m2.
2. Aire acondicionado: 1,471 toneladas de refrigeración disponible durante el
evento, no disponible el día de montaje y desmontaje.
3. Iluminación 280 lúmenes disponibles para encenderse en su totalidad. Los días
de montaje y desmontaje solo la necesaria.
4. Servicios de registros especiales: 32 registros con las siguientes características:
Electricidad
Contacto monofásico
Contacto Trifásico
*Contacto trifásico
Voltaje
110
220
440
Amperaje
15
30
Hasta 100
*4 registros
Todos los registros incluyen las siguientes salidas y tomas:
- Drenaje. Descarga de agua residual de 4”.
- Toma de aire de ¾” (15 CFM)
- Toma de agua de ¾” (10 GPM)
 Horarios e información general para el montaje y desmontaje
1. Los días de montaje y desmontaje:
Montaje
Desmontaje
Fecha
03 de Marzo
05 de Febrero
Hora de inicio
13:00 a 22:00 hrs
19:00 a 22:00 hrs
2. El tiempo límite de uso de andén de carga y descarga es
3. El día de montaje, favor llegar a la oficina de organizador EPG 2015 que se
encuentra en el stand No. 117, para que se le haga entrega de sus gafetes
solicitados .
 Descripción y equipamiento de espacios rentados
1. Descripción del espacio rentado.
a) sistema octagonal de aluminio y mampara blanca
b) Rotulo de marquesina en corte vinil
c) Lámpara fluorescente 33W
d) Contacto doble polarizado de 110v
2. Equipamiento Básico
a) Alfombrado
b) Mesa periquera metálica
c) 2 bancos metálicos
 Plano de la exposición
 Servicios utilitarios que se ofrecen
El centro de ferias y exposiciones, cuenta con el módulo de servicios que pone a su
disposición, mediante el pago de la cuota correspondiente, los siguientes servicios
Institucionales y exclusivos:
a) Aire comprimido
b) Agua y drenaje
c) Instalación eléctrica
d) Limpieza de stands
e) Plataforma Cóndor ( Grúa hidráulica)
f) Telefonía y fax directo
g) Internet
h) Plataforma de carga de 400 kg
Nota: Favor de consultar las tarifas de estos servicios directamente con el
personal del módulo de servicio y/o personal de servicio al cliente del recinto.
 Recepción de espacios y servicios durante el montaje
Una vez hecho el contacto con el personal del comité organizador, le acompañara
físicamente a su espacio y se revisara su registro de expositor para verificar y hacer
entrega de todos los servicios solicitados en el mismo, dicho registro será firmado
de conformidad por la persona a la que se le hace entrega del espacio.
Nota: en el caso de servicios que son manejo exclusivo del recinto, el organizador
sirve de intermediario para la gestión del mismo pero no se hace responsable de
cumplimiento o calidad del mismo.
El comité organizador tendrá a su disposición dentro de servicios operativos,
personal calificado en áreas de:
a) Técnicos de audio y video
b) De montaje que le brindaran el apoyo para montaje.
Si requiere de apoyo con alguno de estos servicios favor de pasar a las oficinas de
organizadores dentro de la misma sala. Este servicio se presta sin cargo adicional
alguno, por parte del organizador.
 Recepción de fletes, entrada y salida de materiales
La introducción y la extracción de materiales, bienes y equipos utilizables en el área
de la exposición, deberá efectuarse a través del área de carga y descarga localizada
en la parte posterior. (Queda prohibido el empleo de cualquier otro acceso para
introducir dichos materiales).
La recepción de embarques, cajas y bienes en general, que requiera del apoyo del
organizador, deberá ser notificada en el apartado de adicionales del formato de
expositor, la cual debe venir acompañada con:
- Listado perfectamente legible.
- Cuando se efectué el envió, favor de enviar los datos de remitente, dirección,
destinatario y guía, para su oportuna recepción. (solo el día de montaje se
aceptaran envíos en la oficinas del organizador con peso máximo de 100 kg y
con una dimensión cubica no mayor 2,160 mts.)
- El envió de fletes anticipados no serán responsabilidad del comité organizador,
se puede apoyar al expositor con la previa coordinación de cada caso en
particular.
 Maniobras de montaje. Especificaciones de maquinaria y equipamiento
El organizador, es el responsable de coordinar y controlarlas maniobras de montaje,
mismas que serán en estricto apego al reglamento de recinto.
1. No se permitirá estacionar vehículos en las áreas de exposición, ni se admitirá la
permanencia de cajas o plataformas de tráileres o camiones de carga en tales
áreas
2. Antes de ingresar el vehículo la persona responsable deberá de notificar a Expo
Guadalajara para la supervisión de las maniobras.
3. El vehículo deberá de avanzar sobre algún material que proteja la alfombra,
cartón plástico hule etc. Tanto en su ingreso como en su salida (Montaje y
desmontaje).
4. Los giros del volante a la izquierda o derecha deberán de realizarse con el
vehículo siempre avanzando , si estos son ejecutados estando el auto sin
desplazarse se corre el riesgo de dañar la alfombra de manera irreversible.
.
5. Por seguridad queda estrictamente prohibido mantener encendidos los motores
de vehículos que transportan personas u objetos dentro del área de exposiciones
si no se encuentran en movimiento.
6. Es responsabilidad de expositor, solicitar supervisión de algún miembro de apoyo
de los organizadores, para que las maniobras de carga y descarga de riesgo. Para
lo cual se deben tomar en cuenta las siguientes especificaciones:
a) Montacargas:
Los montacargas serán revisados previamente a su utilización por el personal
designado por recinto, debiendo contar con las llantas neumáticas motor en
perfectas condiciones y sistemas mecánicos que no arrojen líquidos, aceites,
grasas, humos, etc.
b) Maquinaria pesada y andamios:
- Deben apoyarse sobre cojines de hule o materiales similares para proteger y
amortiguar paredes y pisos.
- En el caso de maquinaría, deberá distribuirse u carga estructuralmente en la
mayor área posible dentro de los rangos de capacidad de la losa del centro de
ferias y exposiciones.
- No se aceptará el funcionamiento de maquinarias con movimientos
excéntricos o mecánicos que provoquen vibraciones, tales como cortadores,
compresoras, troquelándolas, etc.
c) Equipamiento:
- Los trabajos de carpintería, herrería, albañilería, plomería, electricidad ó de
cualquier índole se deben efectuar fuera del área de de exposición,
permitiéndose únicamente dentro de esta área el armado de mobiliario y
equipo. Queda prohibido dentro de esta área el uso de sierras, compresoras,
soldadoras, pistolas de aire y demás equipos ruidosos o contaminantes.
- En caso de que se requiera mover un objeto de lugar, y para ello se precise
arrastrarlo, es indispensable
- proteger la alfombra de la sala antes de efectuar tal maniobra, a fin de evitar
quemarla o dañarla.
- Solo se permitirá la fijación de alfombras con cinta doble cara que especifique
recinto, de los contario se suspenderán las labores de montaje hasta que se
cumpla el requerimiento,
- Durante las maniobras de equipamiento y desensamble, se mantendrá la
iluminación de servicio en las áreas de exposición, dentro del horario previsto
señalado en el apartado X de Horarios e información general para el montaje
y desmontaje.
- Se prohíbe cruzar los pasillos con cables eléctricos o cualquier otra instalación,
tanto en el piso como en la parte superior de las áreas arrendadas.
- El personal que participe en los trabajos de carga y descarga de materiales y
equipo así como el ensamblaje, equipamiento, desensamble, y limpieza de las
áreas arrendadas, deberá comportarse ordenadamente a fin de evitar
accidentes y daños en las instalaciones.
d) Equipos de Transporte:
-
Todo vehículo que permanezca dentro del edificio en las áreas comunes
deberá proporcionar una copia de las llaves para cualquier emergencia, esta
permanecerá en la central de operaciones de las áreas comunes.
 Decoración de instalaciones
La decoración no deberá bloquear, los portones de acceso al andén de carga y
descarga, salidas de emergencia, hidrantes, extinguidores, accesos a los edificios y a
las salas, así como la visualización de los señalamientos y las cámaras de vigilancia,
sensores de humo, termómetros o rociadores.
 Normativas de acondicionamiento especial para aéreas
Por seguridad:
1. Queda prohibido la instalación de gradas
2. La instalación de carpas
3. El uso de cualquier tanque o herramienta de combustión de gas, carbón o
leña, y en general cualquier dispositivo que pueda generar combustión,
humo u olores.
4. Lineamientos para el manejo de residuos peligrosos: serán denominados
“Residuos Peligrosos” los siguientes materiales:
a) Cubetas, botes o contenedores vacios de pintura base solvente
b) Brochas, estopas, franelas, rodillos y todo aquel material que tuvo
contacto con solventes o pinturas a base de solventes.
c) Lámparas fluorescentes fundidas.
d) Pilas o baterías que ya no tengan carga.
Todo material que caiga dentro de esta descripción y sea generado dentro
del recinto por el cliente y/o los montadores del evento, serán totalmente
responsables de retirar estos desechos del edificio; quedando prohibido tirar
éstos, en las tolvas de recolección de basura que se encuentran en el andén
y/o en contenedores de basura que se encuentran dentro del área del
evento.
 Restricciones para el personal de montaje
Durante el montaje o desmontaje del evento es obligación del personal masculino
empleado para desempeñar tales labores cumplir con las siguientes normativas:
1. Vestimenta:
a) No se podrá permanecer dentro de las instalaciones de recinto vistiendo short
deportivo se permite el uso de bermudas.
b) Deberán utilizar zapato cerrado o tenis y si el montaje lo requiere por el tipo de
trabajo zapato industrial.
c) En caso de realizar trabajos donde se desarrollen actividades en la altura será
obligatorio el uso de casco para las personas que se encuentren a nivel de piso
en la zona de las labores.
d) No se permite el uso de sandalias o cualquier tipo de calzado abierto. Deberán
portar camisetas con manga con manga.
2. ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO:
En Caso de que se realicen trabajos de montaje en altura, soldadura, uso de
equipo de corte (gas), manejo de alta tensión, se deberá avisar al Departamento
de Operaciones para elaborar un permiso de trabajos de Alto Riesgo.
EN CASO DE QUE LAS LABORES DE MONTAJE, EVENTO, O DESMONTAJE IMPLIQUEN
TRABAJOS DE ALTO RIESGO, ES OBLIGATORIO TARMITAR EL PERMISO DE
ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO, ASI COMO ACATAR TODAS LAS MEDIDAS DE
SEGURIDAD QUE APLIQUEN.
 Proveedores externos
El organizador propone proveedores, pero es responsabilidad de quien los contrata.
El organizador, se deslinda del servicio ofrecido por proveedores externos, así como
de toda responsabilidad laboral, mercantil, o penal resultado de esta relación.
El recinto se reserva el derecho de admisión a sus instalaciones de aquellos
proveedores que cuenten con antecedentes negativos que pudiesen afectar el
prestigio del recinto.
 Infracciones y sanciones
Son causales de sanción para el expositor:
1. No cumplir con una o varias de las disposiciones aquí establecidas, tanto por el
Organizador del evento, así como del recinto donde se efectuará el evento.
2. El incumplimiento de horarios, para montaje y desmontaje, generan una sanción
económica estipulada por el operador del inmueble donde se efectuará el
evento.
3. El maltrato a las instalaciones, será causal de una sanción económica o penal de
acuerdo a la naturaleza del agravante.
4. El comportamiento inadecuado por parte del expositor, será causal de sanción.
 Especificaciones diversas
1. La inauguración oficial de Expo Protección Guadalajara 2015 será el día 04 de
Marzo a las 08:30 am hrs. Efecto para el cual están cordialmente invitados todos
los expositores.
2. No se permite introducir alimentos en los stands.
3. Solo el personal a cargo de las exposiciones podrá introducir bebidas no
alcohólicas a la exposición.
4. No se permitirá dejar bebidas en los stands al terminar el ciclo de exposición
diario.
5. Quedará estrictamente prohibido introducir alimentos o bebidas al visitante
general.
6. Horario de exposición para visitante en general:
Día
Martes (únicamente registro)
Miércoles
Jueves
Hora de apertura
16:00 hrs
8:30 hrs
9:00 hrs
Hora de cierre
18:00 hrs
18:00 hrs
18:00 hrs
El desmontaje el jueves 05 de marzo a partir de las 19:00 hrs.
 Limpieza y seguridad durante el evento.
- La limpieza de cada stand es responsabilidad del expositor.
- Los días de montaje y desmontaje se contara con 1 empleado de limpieza por cada
2 pasillos.
- Los días de exhibición abierta al público se contara con 1 empleado de limpieza por
cada pasillo.
2. Seguridad:




- El Organizador, contara con una empresa de seguridad debidamente certificada, y
con los permisos requeridos para el servicio que prestara en el evento.
- El servicio de vigilancia corresponde a accesos y áreas generales del evento.
- El servicio contratado no será responsable por la seguridad de cada stand en
particular.
a) El organizador no se hace responsable de pérdidas de artículos, robos, o daños
causados a los bienes de propiedad o a cargo de los expositores en el evento; ni por
daños que puedan sufrir los objetos, muestras o materiales de montaje y /o
exposición antes, durante o después de la celebración del evento.
b) Así mismo no se hace responsable de los vehículos que hagan uso del
estacionamiento, ni de los objetos que se encuentren en el interior, ni de la
integridad de los mismos, por hechos causados por terceros o por hechos causados
por la naturaleza.
- Por razones de seguridad, durante el montaje y desmontaje del evento, todo
material deberá permanecer dentro de los límites del espacio de los mismos,
dejando pasillos y demás zonas totalmente libres.
- Queda totalmente restringido cualquier actividad que incluya lanzamiento de
dardos con punta de metal, o de que requiera uso de materiales peligrosos.
- La distribución o entrega de publicidad de expositor queda restringida al área de
exposición.
- El recinto donde se efectuara el evento cuenta con los siguientes sistemas de
seguridad.
Sistema de detección y señalamiento de indicios: consiste en elementos de
detección de humos, estaciones manuales, señalización de voceros teléfonos de
emergencia y monitoreo (red hidráulica contra incendios). Si el personal de
operaciones del recinto o el cuerpo de bomberos oficial detectan la existencia de
peligro subyacente en las instalaciones del recinto, se podrá detener cualquier expo
o actividad en desarrollo, hasta que desaparezca el riesgo.
Gabinetes contra incendios y extintores.
Puertas de emergencia ubicadas estratégicamente para su fácil ubicación. Estas
deberán ser utilizadas únicamente en caso de emergencia, por lo que cualquier uso
innecesario será sancionado.
Sistemas de seguridad: consiste en vigilancia personal a través de rondines de
guardias y monitoreo de puertas de acceso y a través del sistema de circuito
cerrado.
- Primeros Auxilios:
A) Consiste en servicios médicos equipada a quien lo requiera. Dichos servicios
operan dentro del área de enfermería en horario normal de labores, desde el
inicio el montaje hasta la entrega de las instalaciones.
B) Los medicamentos y material de curación con que cuenta el área será
suministrado exclusivamente por el personal encargado de la misma.
C) La enfermería no se encargará de proporcionar medicamentos y/o materiales
al evento, en caso de ser requerido tendrá que ser solicitado al departamento
de operaciones a través del Gerente de ventas.
3. Prohibiciones:
No se permite el acceso a menores de edad en actividades de montaje y
desmontaje.
El equipo, material o maquinaria (grúa, montacargas, andamios, escaleras, etc.)
deberá ser retirado 20 min. Antes de la hora pactada de inicio del evento.
 Desmontaje y entrega de espacios
Montaje
Desmontaje
Fecha
03 de Marzo
05 de Marzo
Hora de inicio
13:00 a 22:00 hrs
19:00 a 22:00 hrs
El organizador no se hace responsable de la seguridad de materiales y/o mobiliario
del expositor a partir de las 22:00 hrs
 Alimentos y bebidas
1. El recinto, tiene convenio de preferencia para las marcas Coca-cola y Cervecería,
por lo que está restringido el uso de cualquier otra marca de bebidas dentro de
las instalaciones con fines promocionales o comerciales.
2. Así mismo, como convenio de servicio de alimentos con servicio alimentos si
requiere de estos servicios, favor de solicitar el anexo de alimentos o contactarse
directamente con servicio del recinto
MEDIDAS DE STAND
CARACTERÍSTICAS GENERALES DE STAND EN EXPO PROTECCIÓN 2014
3x3 pasillos a 3 paredes ( tres de 3 x 2.30)
3x3 esquina 2 paredes
6x3 lineal 3 paredes (dos de 6 x 2.30 y dos 3 x 2.30)
6x3 perímetro 3 paredes (una de 6 x 2.30 y dos 3 x 2.30)
6x3 esquina 2 paredes (una de 6 x 2.30 y otra 3 x 2.30
6x3 centro de la expo ( una de 6 x 2.30)
6x6 Isla delimitación perimetral sin paneles
Notas:
Todos los stands cuentan con contactos eléctricos.
Esta imagen es un ejemplo de medidas de paneles, que puede o no corresponder a la superficie en mts.
Adquirida por usted, solo en cuanto a medidas de referencia para uso de impresión en ancho y altura en
media milimétrica.
La instalación de stands estará basada en los estándares de montaje con enfoque en una mejor
visualización
Si requiere un montaje diferente al señalado en este manual favor de indicarlo en su formato de
inscripción en el apartado de requerimientos adicionales