1. No category

EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
EMPRESA DE ENERGIA DEL QUINDIO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PC-2015-000024
ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS LUBRICANTES, LIMPIADORES Y
PRODUCTOS QUÍMICOS PARA EDEQ S.A. E.S.P
ARMENIA, FEBRERO DEL 2015
Página 1 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I ..................................................................................................... 4
1.1. NATURALEZA JURÍDICA ..................................................................... 4
1.2. RÉGIMEN DE LOS ACTOS Y CONTRATOS ....................................... 4
1.3. NORMAS APLICABLES ........................................................................ 4
1.4. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL .................................................... 4
CAPITULO II .................................................................................................... 5
2.1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ....................................................... 5
2.2. REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS ......................... 5
2.3. OFERENTES......................................................................................... 6
CAPITULO III ................................................................................................... 6
3.1. DOCUMENTOS..................................................................................... 6
3.2. ACLARACIÓN O ADICIONES DE LAS CONDICONES
CONTRACTUALES ......................................................................................... 8
3.3. TRANSPARENCIA ................................................................................ 9
3.4. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS ....................................... 9
3.5. RÉGIMEN TRIBUTARIO ..................................................................... 10
3.6. VALOR DE LA PROPUESTA .............................................................. 12
3.7. VALIDEZ DE LA PROPUESTA ........................................................... 13
3.8. DESVIACIONES Y ALTERNATIVAS .................................................. 14
3.9. OFERTAS PARCIALES ...................................................................... 14
3.10. ADJUDICACIONES PARCIALES ........................................................ 14
3.11. AJUSTE ECONÓMICO Y NEGOCIACION DIRECTA ......................... 14
3.12. ÚNICA OFERTA .................................................................................. 15
3.13. DECLARATORIA PARA DEJAR SIN EFECTOS UN PROCESO DE
CONTRATACION .......................................................................................... 15
3.14. PUNTAJE FINAL DE LAS PROPUESTAS Y ORDEN DE
ELEGIBILIDAD ............................................................................................... 16
3.15. RECEPCIÓN DE LAS OFERTAS........................................................ 16
3.16. CONSIDERACIONES PARA LA RECEPCION DE LAS OFERTAS.... 16
3.17. MARCA DE LOS SOBRES ................................................................. 17
3.18. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS
EMPRESAS DEL GRUPO EMPRESARIAL EPM .......................................... 17
CAPITULO IV ................................................................................................. 18
4.1. FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO ...................................... 18
4.2. DURACIÓN DEL CONTRATO ............................................................ 18
4.3. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO ................................................ 18
4.4. ENDOSO DE FACTURA ..................................................................... 21
4.5. FORMA Y SITIO DE ENTREGA.......................................................... 22
4.6. AUSENCIA DE REPRESENTACIÓN .................................................. 22
4.7. PENAL PECUNIARIA .......................................................................... 22
4.8. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ............................................. 23
4.9. DEBER DE CONFIDENCIALIDAD ...................................................... 24
4.10. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL ................................ 24
4.11. RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD .................................................... 25
4.12. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO ................................................ 26
4.13. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ........................................................ 26
Página 2 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
4.14. TERMINACIÓN DEL CONTRATO ...................................................... 27
4.15. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR
INCUMPLIMIENTO DE UNA DE LAS PARTES ............................................. 27
CAPITULO V .................................................................................................. 27
5.1. OBJETO .............................................................................................. 27
5.2. ALCANCE ........................................................................................... 27
5.3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ...................................................... 27
CAPITULO VI ................................................................................................. 33
6.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS .............................................. 33
CAPITULO VII ................................................................................................ 36
7.1. CRONOGRAMA INVITACIÓN............................................................. 36
CAPITULO VIII ............................................................................................... 38
8.1. Anexo 1 CANTIDADES Y PRECIOS ................................................... 38
8.2. Anexo 2 CARTA DE PRESENTACIÓN ............................................... 38
8.3. Anexo 3 PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN
DEL TERRORISMO ....................................................................................... 41
8.4. Anexo 4 CERTIFICADO DE SITUACIÓN TRIBUTARIA ..................... 44
8.5. Anexo 5 SOLICITUD INSCRIPCIÓN DE DEPENDIENTE PARA
BENEFICIO TRIBUTARIO ............................................................................. 47
Página 3 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
CAPITULO I
1.1.
NATURALEZA JURÍDICA
La Empresa de Energía del Quindío S.A. E.S.P., es una Sociedad Anónima,
clasificada legalmente como una empresa de servicios públicos mixta de
Nacionalidad Colombiana, sociedad que, por ser de Servicios Públicos Domiciliarios
se rige por las normas de la Ley 142 y 143 de 1994; en lo no previsto en las mismas
se regirá por las reglas del Código del Comercio sobre Sociedades Anónimas.
1.2.
RÉGIMEN DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
El régimen de los actos y contratos de la Sociedad EDEQ S.A. E.S.P. filial del Grupo
EPM, es el del derecho privado, por ello la contratación se rige por las Leyes 142 y
143 de 1994, el Manual de Contratación aprobado por la Junta Directiva mediante
autorización número 841 del año 2015 y publicado en el link
http://www.edeq.com.co/contenido/contenido.aspx?catID=486&conID=889&pagID
=2367
1.3.
NORMAS APLICABLES
Toda persona que celebre contratos con la Empresa de Energía del Quindío S.A.
E.S.P., será responsable de dar cumplimiento y observar las leyes colombianas que
sean aplicables, en los aspectos civiles, comerciales, laborales y de seguridad
social, de salud ocupacional, seguridad industrial, ambientales, tributarios, de
importación y exportación, de seguros entre otros. La ignorancia o desconocimiento
de la ley colombiana no se aceptará como causal de reclamo o incumplimiento.
Vale anotar que el presente proceso de selección no se rige por el Estatuto General
de Contratación de la Administración Pública (Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007,
1474 de 2011, y Decretos 734 de 2012 y 1510 de 2013), en consecuencia, el uso
en estas condiciones contractuales de expresiones de uso común en el marco de la
contratación estatal regida por las citadas normas, tiene una intención puramente
referencial y en ningún caso implica que el contrato a celebrarse como resultado de
esta invitación se rija por las normas de dicho estatuto, salvo en lo que se refiere al
régimen de inhabilidades e incompatibilidades.
1.4.
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
EDEQ S.A E.S.P., cancelará el valor del contrato que se celebre, y cuyo objeto es
el de la presente invitación pública, con los recursos asignados en el presupuesto
aprobado por la Junta Directiva para la vigencia del año 2015.
Página 4 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
CAPITULO II
2.1.
REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Todos los oferentes deben: (i) Tener capacidad jurídica para la presentación de la
propuesta; (ii) Tener capacidad jurídica para la celebración y ejecución del contrato;
(iii) No estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad
previstas en la Constitución y la Ley, en especial en las contenidas en el artículo 8
de la Ley 80 de 1993 y demás normas que la aclaren, reglamenten, modifiquen o
adicionen y (iv) Demostrar experiencia comprobada en el objeto de la invitación, en
la forma que se determina en los presentes Documentos de Condiciones
Contractuales.
No se permite la participación de consorcios, uniones temporales o cualquier tipo
de asociación contractual o contrato de colaboración empresarial, como joint
venture, etc.
Únicamente, podrán participar en la presente invitación:
-
PERSONAS JURÍDICAS
Podrán participar todas las personas jurídicas que de su objeto social, se desprenda
que pueden suministrar el objeto de la presente invitación, lo cual debe estar
registrado en el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la
Cámara del Comercio del domicilio principal de la persona jurídica.
-
PERSONAS NATURALES CON REGISTRO MERCANTIL
Podrán participar todas las personas naturales con Registro Mercantil que de su
actividad económica se desprenda que puede suministrar el objeto de la presente
invitación, lo cual debe estar registrado en el Certificado de Matrícula Mercantil
expedido por la Cámara del Comercio del domicilio de la persona natural.
2.2.
REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Registro de Proveedores y
Contratistas del grupo EPM, por lo cual EDEQ S.A. E.S.P.; hará la respectiva
verificación en el sistema de información de proveedores y contratistas 5inko de
Konfirma.
Si el oferente favorecido no cuenta con inscripción vigente, deberá tramitar el
registro antes de la fecha de la adjudicación del contrato.
A partir del 1º de octubre de 2014, es exigible como requisito de adjudicación a
todas las personas naturales y jurídicas, en los procesos de contratación, estar
inscrito en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo
Página 5 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Empresarial EPM, de acuerdo con la clasificación indicada en Código de
Clasificación de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas (UNSPSC v14_0801)
Link: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/UNSPSC_Sp
anish_v14_0801.pdf
2.3.
OFERENTES
Los oferentes inscritos en el Registro de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM,
no deberán presentar en su propuesta copia de los documentos que acreditan el
cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán
verificados en dicho sistema por parte del funcionario designado por EDEQ:
• Certificado de Existencia y Representación Legal
• Certificados de experiencia
• Certificados de aseguramiento o de gestión del sistema de la calidad
En caso de no estar inscritos deberán adjuntar copia de los mismos.
Los canales de atención para iniciar el trámite de inscripción son:
Correo electrónico:
Telefónico:
Presencial:
[email protected]
(4) 4445656
Carrera 46 52-82 Medellín
CAPITULO III
3.1.
DOCUMENTOS
Se deben entregar con la propuesta los siguientes documentos:
3.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Donde el oferente manifieste claramente que conoce y acepta las condiciones
contractuales en su integridad, así como el manual de contratación de EDEQ S.A
E.S.P, además debe especificar NIT, nombre del representante legal, dirección,
teléfono, cédula de ciudadanía, número de fax del oferente, correo electrónico y
valor total de la propuesta incluido IVA (Anexo 1 Cantidades y Precios). De igual
manera manifestará que en el desarrollo de su objeto social respeta y da plena
observancia a los Derechos Humanos reconocidos universalmente por la ONU y por
el Sistema Interamericano de Derechos Humanos de la OEA, incluida la protección
de los derechos de la infancia y la adolescencia consagrados en la Convención
Internacional de los Derechos del Niño, incorporados al ordenamiento jurídico
colombiano por la Ley 12 de 1991, y en la Ley 1098 de 2006. Finalmente deberá
manifestar que no se encuentra inmiscuido en las causales de inhabilidad e
Página 6 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
incompatibilidad previstas en los artículos 8 y ss. de la Ley 80 de 1993, 1474 de
2011 y demás normas concordantes y complementarias, que le impidan contratar
con EDEQ S.A. E.S.P. Ver Anexo 2 Carta de Presentación.
3.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL VIGENTE
La persona jurídica, con una expedición no mayor a treinta días contados
desde la fecha de cierre de la invitación y que del objeto social se desprenda que
cuenta con la capacidad jurídica para cumplir con el objeto y el alcance de la
presente invitación, y que la duración de la persona jurídica no sea inferior al tiempo
de ejecución del contrato en caso de resultar favorecido y cinco años más.
El representante legal de la firma proponente debe estar debidamente facultado
para comprometer la firma en la cuantía de su propuesta aportando copia del acta
del órgano competente donde conste la autorización para presentar la propuesta y
suscribir el contrato correspondiente, si es del caso.
La persona natural mercantil, debe adjuntar en su oferta el Certificado de
Matrícula Mercantil, con una expedición no mayor a treinta días contados desde la
fecha de cierre de la invitación y que su actividad económica le permita cumplir con
el objeto y el alcance de la presente invitación pública.
Dichos certificados debe estar actualizados con la Resolución 066 de 2012 expedida
por el DANE, mediante la cual se estableció la clasificación de actividades
económicas CIIU revisión 4 adoptada para Colombia y la Resolución 139 proferida
por la DIAN, por medio de la cual adopta la clasificación de actividades económicas
CIIU revisión 4 para Colombia.
3.1.3. COPIA DEL RUT ACTUALIZADO Y DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA
DEL REPRESENTANTE LEGAL
El oferente debe adjuntar en su oferta una copia legible del RUT, expedido por la
DIAN. En cumplimiento con lo establecido por la Resolución 139 de Noviembre 21
de 2012 y la Resolución 154 de Diciembre 14 de 2012, se requiere que el registro
único tributario se encuentre debidamente actualizado en lo que corresponde al
código de actividad económica CIIU y a la clasificación como Grandes
Contribuyentes según la Resolución 0041 de Enero 30 de 2014 y Resolución 0267
30-12-2014; y copia legible de la cédula de ciudadanía del representante legal.
3.1.4. CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LOS
REPRESENTANTES LEGALES DEL OFERENTE
El oferente deberá aportar el certificado de antecedentes disciplinarios expedido por
la Procuraduría General de la Nación, de los representantes legales de su
compañía, con una expedición no mayor a 30 días.
Página 7 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
3.1.5. CERTIFICADO DE NO REPORTE AL BOLETÍN DE RESPONSABLES
FISCALES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
El oferente deberá aportar el certificado de antecedentes fiscales expedido por la
Contraloría General de la República, de los representantes legales y de la persona
jurídica; con una expedición no mayor a 30 días.
3.1.6. CERTIFICADO O CONSTANCIA DE PAGO DE LOS RECURSOS AL
SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
El oferente deberá presentar con su oferta el certificado de que se encuentra a paz
y salvo por concepto de pago de las obligaciones con los sistemas de salud, riesgos
profesionales, pensiones de conformidad con el artículo 50, parágrafo 3º de la Ley
789 de 2002, modificado por el artículo 9º de la Ley 828 de 2003. Este certificado
debe ser expedido por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, según el caso.
3.1.7. CERTIFICADOS DE EXPERIENCIA
El oferente deberá demostrar experiencia comprobada en el objeto de la invitación,
en la forma que se determina en el numeral 6.1.2 Análisis Técnico de los presentes
Documentos de Condiciones Contractuales.
3.1.8. PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA.
El oferente deberá constituir una garantía de seriedad de la propuesta, a favor de
EDEQ S.A E.S.P., a su costa y expedida para entidades privadas, de forma y
contenido aceptable para EDEQ S.A. E.S.P., por una cuantía mínima equivalente al
10% del valor total de su propuesta incluida el IVA. Según lo solicito en el numeral
3.7.
3.1.9. FORMULARIO DE CANTIDADES Y PRECIOS
El oferente deberá diligenciar el Anexo 1 Cantidades y de Precios, cotizando todos
los ítems indicados. En el formulario se deberán indicar los valores unitarios con
discriminación del IVA para aquellos bienes gravados con este tributo, los valores
totales por ítem y el valor total de la propuesta. En el evento de que el proponente
no discrimine el IVA, se entenderá incorporado en el valor de la propuesta.
Igualmente se deberán discriminar en la oferta aquellos servicios que se encuentren
excluidos o exentos de IVA indicando la norma que le da tal cualidad.
Será válido el formato del Anexo 1 Cantidades y de Precios, el oferente no debe
modificarlo ni proponer su oferta en alguno con diferente formato.
3.2.
ACLARACIÓN O ADICIONES DE LAS CONDICONES
CONTRACTUALES
Página 8 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Las presentes condiciones contractuales pueden ser aclaradas, modificadas o
adicionadas unilateralmente por la empresa o a solicitud de cualquiera de los
posibles oferentes.
Si los oferentes encuentran en esta invitación a cotizar, condiciones o términos que
ameriten aclaración, podrán realizarlo, únicamente por escrito y dentro del tiempo
establecido para ello en el cronograma la correspondiente consulta al correo
electrónico destinado para ello, con el fin de que se suministre respuesta a través
de adendas a las peticiones presentadas, para lo cual se publicaran en la página
web de EDEQ S.A. E.S.P. No se atenderán aclaraciones verbales o telefónicas.
CORREO ELECTRONICO AL CUAL PUEDE DIRIGIRSE
Dirigido a: Empresa de Energía del Quindío S.A. E.S.P.
Email: [email protected]
3.3.
TRANSPARENCIA
La Empresa de Energía del Quindío S.A E.S.P, comprometida con los programas
que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la
Administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta
su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se
realicen para la selección objetiva de sus contratistas.
Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o
puedan vincular a sus empleados en prácticas indebidas para el favorecimiento de
quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las
investigaciones correspondientes se informe a cualquiera de los siguientes tres
medios definidos para tal fin: buzón: [email protected], el fax_ (4)
380 67 54 y la línea telefónica gratuita de alcance nacional 01 8000 522 955, a la
cual podrán acceder desde un teléfono fijo o móvil en cualquier lugar del país.
La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la
identidad de quien la suministra.
3.4.
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS
Página 9 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Al formular la oferta, el oferente deberá manifestar estar al día y tener en cuenta
todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes
autoridades nacionales, departamentales o municipales, que afecten la ejecución
del contrato y las actividades que de ella se deriven, con excepción de los que
estrictamente correspondan a EDEQ S.A. E.S.P.
3.5.
RÉGIMEN TRIBUTARIO
El régimen tributario aplicable, será el especificado por la DIAN para el objeto
contemplado en este tipo de contratos.
La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de
tributos no será tenida en cuenta por la EDEQ S.A. E.S.P. Para hacer ajustes al
contrato o documento constitutivo de obligaciones, y correrán a cargo de quien
correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. En materia de
impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna.
Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del
contrato serán por cuenta del Contratista.
EL CONTRATISTA deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos,
impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo
contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular
y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y
gravámenes de otros países. Por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en
cuenta.
El CONTRATISTA acepta desde la firma del contrato, la determinación que LA
EMPRESA aplique descuentos por concepto de impuestos, tasas, contribuciones y
retenciones generadas por la presente invitación, acorde a la normatividad vigente,
sujeto a las disposiciones en materia tributaria.
EDEQ S.A. E.S.P., actuará como agente retenedor de los impuestos que determina
la normatividad tributaria a nivel nacional y territorial, sobre cada pago o abono en
cuenta.
Entre otros, y sin ser esta lista taxativa, se causan los siguientes tributos y se aplican
las siguientes retenciones:
Retención en la fuente sobre la renta
Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario
Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean
objeto de pago o abono en cuenta.
Retención en la fuente por IVA
Página 10 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto
sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura.
De presentarse un oferente que pertenezca al Régimen Simplificado del Impuesto
sobre las Ventas, se deberá aclarar dicha condición con el ánimo de definir el
tratamiento tributario establecido en el artículo 437 numeral e, 437-1 y 437-2 del
Estatuto Tributario, en donde se materializa la obligación de EDEQ de actuar como
agente retenedor del impuesto sobre las ventas en transacciones realizadas con
pertenecientes a dicho régimen.
Retención en la fuente por Industria y Comercio (ICA)
EDEQ S.A. E.S.P. efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y
Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual
tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a
las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que
ordene dicha retención.
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA
El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta
de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas
en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, si los bienes y
servicios objeto de esta contratación no están gravados con IVA o se encuentran
excluidos indicar la norma que le da tal cualidad.El oferente debe manifestar si es o
no responsable del IVA y el régimen al cual pertenece. En caso de no discriminar
IVA, se entenderá que el valor ofrecido, incluye el valor de dicho tributo.
EDEQ S.A. E.S.P., no es responsable del traslado del IVA generado en el contrato
suscrito con el CONTRATISTA, ya que es este último quien debe realizar la
transferencia a la DIAN del impuesto.
Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas, se presentan
reformas tributarias en cuanto a la tarifa del impuesto al valor agregado IVA, como
aumento, disminución o eliminación, este será tenido en cuenta por la EDEQ S.A.
E.S.P. para hacer los ajustes que sean del caso; se tendrá también en cuenta la
aplicabilidad de la estabilidad jurídica del IVA contemplada en el artículo 78 de la
Ley 633 de 2000.
IMPUESTO DE TIMBRE
EDEQ S.A. E.S.P., como Empresa prestadora de servicios públicos de carácter
mixto constituida como sociedad por acciones, se encuentra exenta del impuesto
de timbre según concepto DIAN 011210 de diciembre 9 de 2008, por lo anterior el
Página 11 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Impuesto de timbre se liquidará conforme a lo preceptuado en los inciso 2 y 3 del
Art. 532 del Estatuto tributario el cual expresa:
“Cuando en una actuación o en un documento intervengan entidades
exentas y personas no exentas, las últimas deberán pagar la mitad del
impuesto de timbre, salvo cuando la excepción se deba a la naturaleza
del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes.
Cuando la entidad exenta sea otorgante, emisora o giradora del
documento, la persona o entidad no exenta en cuyo favor se otorgue
el documento, estará obligada al pago del impuesto en la proporción
establecida en el Inciso anterior.”
En caso de ser derogado el concepto, el impuesto de timbre será asumido en su
totalidad por el oferente.
Si en razón de los artículos 532 y 533 del Estatuto Tributario, el CONTRATISTA se
encuentra exento del pago del impuesto de timbre, deberá manifestarlo por escrito
a LA EMPRESA.
De acuerdo con el artículo 519 del Estatuto Tributario parágrafo 2, la tarifa del
impuesto de timbre a partir del 01 de Enero del 2010, es del cero por ciento (0%),
en consecuencia, los oferentes no deberán tener en cuenta en los precios de su
oferta suma o costo alguno por el mencionado impuesto.
De existir cambios en la tarifa del impuesto de timbre, este debe ser cancelado en
su totalidad por el proveedor en el momento de firmar el contrato.
Sin embargo, si se tratase de un contrato de cuantía indeterminada, el mismo se
liquidará y retendrá en cada pago o abono en cuenta, en donde EDEQ S.A. ESP
actuará como Agente Retenedor de dicho impuesto.
3.6.
VALOR DE LA PROPUESTA
En la elaboración de su propuesta, el oferente debe tener en cuenta lo establecido
en el objeto y alcance de esta invitación.
Esta debe presentarse sólo en pesos colombianos redondeados al peso sin
decimales. Por ninguna razón se aceptará la cotización en otra moneda.
El valor del contrato será determinado por los valores unitarios y totales ofertados
en el Anexo 1, los cuales deben ser diligenciados en su totalidad para los ítems
ofertados, y discriminando los impuestos correspondientes como el IVA y demás
calculados.
Las cantidades presentadas en el Anexo 1 son estimadas y podrán variar durante
la ejecución del contrato, manteniendo en firme el valor contratado por unidad.
Página 12 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
En caso de encontrar discrepancia entre el precio unitario y el valor total, primará el
precio unitario.
Las partes contratantes declaran que con la aplicación de los valores unitarios
EDEQ S.A., E.S.P., pagará a el contratista todos los costos directos e indirectos que
demande el servicio en la forma establecida en los documentos del contrato,
incluyendo el impuesto IVA, el transporte, cargue y descargue por cuenta y riesgo
del proveedor o contratista hasta el Almacén de la EDEQ SA ESP en Armenia,
ubicado en la Ciudadela Puerto Espejo, Calle 50 Carrera 47.
EDEQ S.A., E.S.P., no tendrá más obligación que la de pagar el servicio ejecutado
por el contratista a los precios unitarios que él estableció en la oferta y aceptados
por EDEQ S.A. E.S.P.
El impuesto al valor agregado IVA debe ser incluido en el precio de la propuesta,
presentándolo, por separado, al igual que la base de cálculo del IVA, de los precios
básicos ofertados en el Anexo 1. En el evento de que el proponente no discrimine
el IVA, se entenderá incorporado en el valor de la propuesta. Para efectos de
facturación siempre debe discriminarse el valor del IVA y los demás impuestos de
ley. Igualmente se deberán discriminar en la oferta aquellos servicios que se
encuentren excluidos o exentos de IVA indicando la norma que le da tal cualidad.
EDEQ S.A. E.S.P., no reconocerá sumas adicionales por circunstancias no
previstas por el oferente, por errores u omisiones en que él incurra, o por
desconocimiento de las condiciones generales y especificaciones técnicas.
De presentarse un oferente que pertenezca al Régimen Simplificado del Impuesto
sobre las Ventas, se deberá aclarar dicha condición con el ánimo de definir el
tratamiento tributario establecido en el artículo 437 numeral e, 437-1 y 437-2 del
Estatuto Tributario, en donde se materializa la obligación de EDEQ S.A. E.S.P. de
actuar como agente retenedor del impuesto sobre las ventas en transacciones
realizadas con pertenecientes a dicho régimen.
La propuesta no debe presentar tachaduras ni enmendaduras.
3.7.
VALIDEZ DE LA PROPUESTA
El oferente deberá constituir amparo de seriedad de la propuesta, a favor de EDEQ
S.A. E.S.P., a su costa y expedida para entidades privadas, de forma y contenido
aceptable para EDEQ S.A. E.S.P., por una cuantía mínima equivalente al 10% del
valor total de su propuesta.
Esta garantía debe estar firmada por el tomador y su vigencia deberá ser por
noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de esta
invitación. En todo caso, la garantía deberá mantenerse vigente hasta la fecha de
Página 13 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
firma del contrato y se deberá anexar la constancia de pago de la prima
correspondiente expedida por la compañía de seguros respectiva.
La garantía deberá ser otorgada por una compañía de seguros legalmente
establecida en Colombia.
Mediante dicha caución el oferente garantizará:
a. Que mantendrá su propuesta sin modificaciones de ninguna clase.
b. Que firmará el contrato, constituirá los amparos exigidos por EDEQ S.A. E.S.P.,
cubrirá el valor del impuesto de timbre y ejecutará los demás actos que se
requieran para la iniciación y ejecución del contrato dentro de los siete (7) días
calendario siguientes a la fecha en que la minuta del contrato le sea entregada,
a él o a su dependiente o comisionado.
3.8.
DESVIACIONES Y ALTERNATIVAS
El proponente deberá señalar expresamente, en forma clara, precisa y detallada,
las modificaciones que pretenda introducir a las especificaciones técnicas.
Debe tenerse en cuenta de modo especial, que EDEQ S.A. E.S.P sólo admitirán
modificaciones objetivas.
Si EDEQ S.A. E.S.P considera que estas modificaciones son sustanciales, la oferta
no será considerada.
3.9.
OFERTAS PARCIALES
No se aceptan ofertas parciales. En el caso de no cotizar uno o varios de los ítems
solicitados por EDEQ S.A. E.S.P, el oferente será eliminado del proceso de
evaluación.
3.10. ADJUDICACIONES PARCIALES
La presente invitación pública no podrá tener adjudicaciones parciales de los ítems
solicitados por EDEQ S.A. E.S.P.
3.11. AJUSTE ECONÓMICO Y NEGOCIACION DIRECTA
Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se
considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas. Durante la
etapa de ajuste económico ningún oferente podrá retirar su oferta, ni introducir
modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable para
EDEQ S.A. E.S.P.
Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas
elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de
Página 14 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Durante la etapa
de negociación ningún oferente podrá retirar su oferta.
Lo anterior siempre con arreglo a los principios señalados en los artículos 14 y 15
del Manual de Contratación de EDEQ S.A. E.S.P.
3.12. ÚNICA OFERTA
Si se presenta una única oferta, EDEQ S.A E.S.P. podrá adjudicarla al proponente
que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta
invitación y se ajuste a los intereses de EDEQ S.A. E.S.P.
3.13. DECLARATORIA PARA DEJAR SIN EFECTOS UN PROCESO DE
CONTRATACION
La presente invitación podrá declararse desierta por motivos o causas que no
permitan la escogencia objetiva, por la interferencia en el proceso de evaluación de
los oferentes, cuando se compruebe que se han presentado ofertas en las que se
han fijado condiciones económicas o de contratación, artificialmente bajas, con el
propósito de obtener la adjudicación del contrato, o que la información suministrada
es engañosa.
Si la comprobación es posterior a la comunicación de favorabilidad, EDEQ S.A.
E.S.P se abstendrá de suscribir el contrato; si es posterior a la suscripción del
contrato, se deberá proceder a la terminación del contrato en las condiciones en
que se encuentre, a la reclamación de la póliza de seriedad de la propuesta, sin
perjuicio de las acciones que la empresa pueda adelantar para la reparación del
daño por parte del oferente o contratista según sea el caso.
Otras causales son:







Que en la fecha y hora de cierre de la convocatoria y apertura de las
propuestas, no se presente ninguna oferta.
Que ninguna oferta se ajuste a las condiciones y especificaciones
establecidas en el presente documento.
Que se haya violado la reserva de las propuestas antes del cierre de la
convocatoria.
Cuando a juicio de EDEQ S.A. E.S.P., las diferentes propuestas se
consideren inconvenientes.
Cuando el valor ofertado sea mayor a los recursos presupuestales
disponibles para la contratación o cuando siendo así, EDEQ S.A., E.S.P.,
haya negociado con el o los oferentes y no hubiera sido posible disminuir el
valor total de la oferta.
Cuando se descubran acuerdos o maniobras perjudiciales para EDEQ S.A.
E.S.P.
Cuanto haya interferencia en el proceso de evaluación de los oferentes.
Página 15 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024

Cuando se compruebe que se han presentado ofertas en las que se han
fijado condiciones económicas o de contratación, artificialmente bajas, con el
propósito de obtener la adjudicación del contrato, o que la información
suministrada sea engañosa.
3.14. PUNTAJE FINAL DE LAS PROPUESTAS Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD
Concluida la etapa de evaluación de las ofertas, se sumarán los puntajes obtenidos
durante el proceso de evaluación de cada uno de los oferentes, dando como
resultado el puntaje final de las propuestas y el orden de elegibilidad de las mismas.
3.15. RECEPCIÓN DE LAS OFERTAS
Se recibirá la oferta objeto de la presente invitación hasta el día y hora indicado en
el cronograma de actividades de los presentes documentos de condiciones
contractuales, en sobre cerrado, marcado con el nombre de la empresa y el número
de la invitación a cotizar, en la oficina de Gestión Documental de la EDEQ S.A.
E.S.P. localizada en la carrera 13 No. 14-17, Municipio de Armenia, Departamento
del Quindío piso 1 y se abrirán en la oficina del Equipo Cadena de Suministro y
Soporte Administrativo piso 2.
Allí se dará la apertura de la oferta y en esta etapa no será posible la realización de
operaciones aritméticas, cálculos y/o evaluaciones económicas; lo cual corresponde
a la etapa de evaluación del proceso evaluativo.
3.16. CONSIDERACIONES PARA LA RECEPCION DE LAS OFERTAS
En el Edificio de EDEQ S.A. ESP, ubicado en la ciudad de Armenia, carrera 13 No
14-17, existe un control previo de seguridad para autorizar el ingreso de las
personas a estas instalaciones, es conveniente que el oferente, o su delegado, se
presente con suficiente tiempo de antelación considerando la hora límite para la
entrega de propuestas, por lo que EDEQ S.A. E.S.P. no se responsabilizará por las
demoras que puedan ocurrir al momento de Gestión Documental recibir la propuesta
como consecuencia de los controles existentes, los cuales pueden llegar a incidir
en la entrega oportuna de la propuesta.
Si la propuesta fue enviada por correo postal, es propio que esta documentación
deba llegar primero a Gestión Documental cuya oficina se encuentra en el primer
piso del edificio de la carrera 13 No. 14-17 de la ciudad de Armenia, Quindío. No
obstante, debe entenderse que la fecha y hora oficial de presentación de la
propuesta será la registrada al momento de ser radicada en dicha oficina por medio
de un escrito de recibido, el cual se colocará en el sobre de la propuesta. Por lo
tanto, se le advierte al proponente que si contempla la posibilidad de utilizar este
mecanismo de envío (correo postal), debe gestionar el despacho de la propuesta
con la suficiente antelación, a fin de que la oferta pueda ser recibida antes de la
fecha y hora de cierre del presente proceso de contratación, establecidas en el
respectivo cronograma.
Página 16 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
La propuesta no se abrirá sino hasta la fecha y hora de cierre de la presente
convocatoria.
Después de la fecha y hora del cierre, el proponente no podrá retirar, ni modificar,
ni corregir su propuesta por ningún motivo.
EDEQ S.A. E.S.P no se hará responsable por abrir o abstenerse de abrir una
propuesta que no haya sido adecuadamente dirigida o identificada en el sobre
remitente.
3.17. MARCA DE LOS SOBRES
El sobre que contenga la propuesta, debe estar marcado con cada una de las
indicaciones que a continuación de muestran:
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. ESP
Equipo Cadena de Suministro y Soporte Administrativo
Área Servicios Corporativos
Dirección: Carrera 13 No. 14-17
Armenia, Quindío
Colombia
OBJETO: ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS LUBRICANTES, LIMPIADORES Y
PRODUCTOS QUÍMICOS PARA EDEQ S.A. E.S.P
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PC-2015-000024
Oferente: ___________________________________________
Domicilio: ___________________________________________
Ciudad:
________________ País: _____________________
Teléfono:
________________ Fax: ______________________
Correo electrónico: _____________________________________
Se debe presentar la oferta en original.
EDEQ S.A E.S.P. no se hace responsable por la apertura prematura o por dejar de
abrir y no considerar la oferta que no esté correctamente dirigida y marcada.
Cada sobre debe ser marcado. Si no está debidamente marcado, se devolverá la
oferta sin abrir y no será evaluada la misma. Cada una de las indicaciones es de
carácter obligatorio.
3.18. EXTENSIÓN DE LAS CONDICIONES CONTRACTUALES A OTRAS
EMPRESAS DEL GRUPO EMPRESARIAL EPM
Página 17 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
En caso de que una o varias empresas del Grupo Empresarial EPM no incluidas en
este proceso de contratación, llegare(n) a requerir los mismos bienes y/o servicios
durante el término de ejecución del contrato a que dé lugar este proceso de
contratación, que para estos efectos se denomina contrato originario, el
CONTRATISTA asume la obligación de extender las mismas condiciones
contractuales para la venta o suministro de los bienes y/o servicios objeto del
contrato originario, a la(s) empresa(s) que presente(n) su solicitud de compra bajo
la modalidad de selección establecida para tal efecto, dentro del término indicado.
Los precios de los bienes y/o servicios, deberán ser iguales o más favorables a los
inicialmente pactados, más el valor que corresponda al transporte y a las
condiciones de entrega diferentes a los aquí establecidas, si es del caso. Este valor
debe ser negociado con cada empresa antes de la firma del respectivo contrato.
En todo caso, el proponente tendrá en cuenta que EL CONTRATANTE, con quien
suscriba el contrato originario, no se hace responsable de ninguna obligación
contraída por las demás empresas con motivo de la firma de contratos que surjan
en virtud de lo aquí estipulado.
CAPITULO IV
4.1.
FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
El oferente favorecido debe realizar las diligencias necesarias a su cargo para la
legalización del contrato sí esté requiere garantías (pólizas); de lo contrario se
entenderá por legalizado el contrato cuando EDEQ S.A. E.S.P. envíe el oficio de
adjudicación.
4.2.
DURACIÓN DEL CONTRATO
El contrato tendrá una duración desde el momento en que se suscriba el acta de
inicio y hasta el 15 de diciembre de 2015.
4.3.
FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO
El proveedor debe presentar la factura a más tardar el día 20 de cada mes y ésta
debe ser radicada formalmente en la oficina de Gestión Documental de EDEQ S.A
E.S.P., quien realizará el pago a los treinta (30) días contados a partir de la fecha
de radicación de la factura, previa validación de que el contratista haya prestado el
objeto del contrato, según el recibo a satisfacción y aceptación por parte del
administrador designado para el contrato.
Previamente el contratista deberá enviar la factura proforma por correo electrónico
al administrador del contrato con sus debidos soportes para la recepción en el
sistema de información; una vez realizada la recepción el administrador del contrato
Página 18 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
deberá suministrar la siguiente información al contratista, la cual deberá ser
consignada en la factura para su entrega posterior en EDEQ S.A. E.S.P.







Nombre Administrador del Contrato:
Equipo de trabajo o Área
Tipo y No. Contrato en OW: OC No. __; OB No. ___; OG No. ____.
Tipo y No. De Suborden: O4 No.____; OW No.____.
No. contrato en Neón:
No. batch de recepción: OV No.___
Tipo de contrato (obra, prestación de servicios, suministro)
NOTA: En el caso de que la información anterior no pueda ser adherida a la factura,
el contratista podrá diligenciar esta información en el adverso de la factura. Facturas
o Cuentas de cobro que no contengan esta información no serán recibidas en EDEQ
S.A. E.S.P.
En el evento en que la factura presente inconsistencias o errores en la información,
EDEQ S.A ESP realizará la devolución de la misma al proveedor, para que éste
realice las correcciones correspondientes.
Para que sea aceptada la factura del contratista por las actividades desarrolladas
en la ejecución del contrato, deberá cumplir con todos los requerimientos exigidos
por la DIAN.
La facturación debe cumplir con lo establecido en el Decreto 1165 de 1996
modificado por el Decreto 1001 de 1997, Ley 1231 del 2008, en cuanto a la
obligación de facturar y los requisitos de dicha facturación, pues la omisión de
alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo.
1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor
3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva
de facturas de venta.
5. Fecha de su expedición.
6. Descripción específica o genérica de los bienes vendidos
7. Valor total de la operación. el ciento por ciento (100%) del valor de la entrega
(independientemente de los porcentajes de pago).
8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
10. Indicar la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida
por la DIAN, fecha e intervalo.
11. Las cuentas de cobro deben cumplir como mínimo los numerales 2, 3, 5 y 7
sin discriminar IVA.
Página 19 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
12. Incluir en el cuerpo de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro
información relacionada con el contrato.
13. Número del contrato dentro del cual se factura.
14. Nombre del administrador del contrato o responsable de la transacción
Detallar en el cuerpo de la factura el nombre del municipio donde se desarrolló la
actividad y el código de la actividad económica correspondiente, si no es posible
adjuntar dicha información como soporte. Si está exento de Impuesto de Industria y
Comercio, deberá aportar copia del acto mediante el cual se estableció dicha
exención.
Igualmente se debe discriminar en la factura, el código de actividad económica
principal debidamente actualizado, según lo establece la Resolución 139 de 2012.
Certificado de Situación Tributaria: Si el oferente favorecido es una persona
natural, deberá anexar con cada factura o documento de a tramitar, el formato
“Anexo 4. Certificado de Situación Tributaria”, en cumplimiento con lo establecido
por el Decreto 1070 de 2013, con el fin de realizar la clasificación como persona
natural contribuyente para efectos retención en la fuente a título del impuesto sobre
la Renta por el año gravable 2014.
Inscripciones Dependiente Beneficio Tributario: Igualmente si es decisión del
contratista tomar como beneficio tributario la deducción por dependientes,
establecida por Ley 1607 de 2012 que modificó el artículo 387, numerales 4° y 5°
del Estatuto tributario y el Parágrafo 3° del artículo 2 del Decreto Reglamentario
0099 de enero de 2013, deberá anexar a la factura o documento de cobro a tramitar
el formato “Anexo 5. Solicitud Inscripción Dependientes Beneficio Tributario”.
Adicionalmente y en cumplimiento del artículo 18 de la Ley 1122 de 2007, los
contratistas deberán aportar copia de los aportes obligatorios al sistema de
seguridad social.
Persona jurídica

Certificado firmado por el revisor fiscal de la empresa o por el representante
legal de la misma, en donde conste el cumplimiento de las obligaciones
parafiscales, de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la ley 789
de 2002, las demás normas que la sustituyan, modifiquen o adiciones.

Copia de las respectivas planillas que acrediten el pago de los salarios,
aportes parafiscales y seguridad social del personal contratado para el objeto
de este contrato, del mes inmediatamente anterior a la presentación de la
factura, y que corresponda al último pago que ha debido realizar anterior a
tal fecha.
Página 20 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024

Para el primer pago certificación expedida por el contratista, donde
especifique el banco y número de la cuenta, en donde deberá consignarse el
valor de la factura.
Persona natural
Si el contratista no posee personal a cargo y es él quien presta el servicio
contratado, en cumplimiento del artículo 18 de la Ley 1122 de 2007, deberán aportar
copia de los aportes obligatorios al sistema de seguridad social en salud y fondo de
pensiones, al igual que los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales (ARL),
como lo indica el Decreto 0723 de 2013; donde el ingreso base de cotización no
puede ser inferior al 40% del valor del contrato.
4.4.
ENDOSO DE FACTURA
En caso de endoso de la factura original, el emisor vendedor o prestador del servicio
debe informar por escrito el nombre y el NIT del nuevo beneficiario. Para hacer
efectivo el pago es necesario: informar al menos con 3 días hábiles de antelación al
vencimiento, el número de la factura endosada y el radicado de EPM. En todo caso
a quien se le vaya a realizar el pago debe estar previamente inscrito en el registro
de proveedores de EDEQ S.A. E.S.P.
Si el proveedor se acoge a la ley 1231 de julio de 2008 correspondiente a la
facturación, deberá:
1. En caso de no acogerse al sistema de pronto pago ofrecido por EDEQ S.A.
E.S.P., y decida vender la facturación, deberá manifestarlo por escrito al
administrador del contrato al momento de realizar dicha venta; el nuevo
tenedor de la factura deberá presentarse tres días antes del vencimiento a la
Tesorería de EDEQ S.A. E.S.P. para realizar los ajustes correspondientes
del pago.
2. El Contratista o el tenedor de la factura debe como requisito sine qua non,
presentar la factura original en la Tesorería de EDEQ S.A. E.S.P. para el
respectivo pago el día del vencimiento.
3. De no cumplirse el requisito del numeral 2 EDEQ S.A. E.S.P. queda exenta
de cualquier reclamo por la mora generada, por causa del incumplimiento del
contratista o tenedor de la factura.
4. El emisor vendedor o prestador del servicio debe informar por escrito el
nombre y el NIT del nuevo beneficiario., el número de la factura endosada y
el radicado de EDEQ S.A. E.S.P. En todo caso a quien se le vaya a realizar
el pago debe estar previamente inscrito en el registro de proveedores de la
EDEQ S.A. E.S.P.
Página 21 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
4.5.
FORMA Y SITIO DE ENTREGA
El objeto del presente contrato será por una única entrega, la cual se cumplirá por
parte del Contratista en un plazo no mayor a sesenta (60) días después de recibida
la orden de pedido, la cual será generada por el Coordinador de Abastecimiento de
EDEQ y enviada por medio electrónico. La entrega se efectuará en las instalaciones
del Almacén de EDEQ S.A. E.S.P., ubicado en la Subestación Puerto Espejo Calle
50 Carrera 47 Armenia vía Pueblo Tapao, previa solicitud de cita cuando mínimo
con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación, a través del email
[email protected] teléfono 7413100 ext. 1505 celular 3146843117.
El contratista debe incluir en el valor cotizado, el transporte, cargue y descargue en
piso de los elementos respectivos. Los equipos y/o elementos serán de su absoluta
responsabilidad hasta tanto los materiales y/o equipos se descarguen a satisfacción
de EDEQ S.A. E.S.P. Para la entrega se debe contar con el recurso humano y los
medios necesarios para llevar a cabo el descargue adecuadamente y en el tiempo
programado, lo cual deberá coordinar previamente el Contratista con el
Transportador; de igual manera, las personas responsables del transporte y
descargue deben presentar al momento del ingreso a las instalaciones de la EDEQ,
el documento que soporta su afiliación vigente a una Aseguradora de Riesgos
Laborales (ARL), así como el respectivo documento de identificación. Toda vez que
se omitan estas condiciones, no se autorizará el ingreso a las instalaciones del
Almacén de EDEQ S.A. E.S.P, hasta que no sea verificable el cumplimiento de las
mismas.
4.6.
AUSENCIA DE REPRESENTACIÓN
Ninguna de las Partes será agente, representante o mandatario de la otra parte, ni
la representará de ninguna manera ante terceros, sin poder escrito y expreso que
se le confiera para el efecto, excepto para efectos de la liquidación del contrato,
evento en el cual el contratista autoriza a EDEQ S.A. ESP para realizarla en su
nombre en caso de presentarse renuencia de su parte.
4.7.
PENAL PECUNIARIA
En caso de incumplimiento de cualquiera de las obligaciones consagradas en el
presente contrato, la parte que cumpla o se allane a cumplir, podrá demandar de la
parte incumplida, además del cumplimiento del contrato con los correspondientes
perjuicios, tal como lo permite la Ley (artículo 1594 del Código Civil), el pago de una
suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, más los
costos en que incurra la parte demandante y que sean demostrados, reclamación
que se efectuará sin necesidad de constituir en mora al incumplido, renunciando
éste expresamente a cualquier requerimiento, procediendo su ejecución judicial
conforme al artículo 488 del CPC.
Entre el personal que emplee el contratista para la ejecución del contrato y el
contratante no existirá ningún vínculo jurídico laboral o contractual, por lo tanto el
Página 22 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
pago de los salarios y prestaciones a que haya lugar serán de responsabilidad y
cargo del contratista. Por lo que desde ya, el contratista asume la responsabilidad
de cancelar eventuales condenas que para la EDEQ S.A. E.S.P recaigan por tales
conceptos. Igualmente, en una eventual demanda contra EDEQ S.A. E.S.P., por
personal a cargo del contratista que haya trabajado en la ejecución del presente
contrato, dará lugar a que la primera llame en garantía al segundo, para que asuma
el pago total de la eventual condena que llegue a imponerse.
En general cualquier novedad debe ser reportada oportunamente por el contratista
a la EPS, ARL, y a la entidad de pensiones a la cual tiene afiliado su personal; y a
la EDEQ. S.A. ESP.
Para el pago de las liquidaciones, el contratista debe acreditar el pago de la
seguridad social y parafiscal de las personas que tengan asignadas para la
ejecución del objeto del contrato que se celebre; sin dicha constancia EDEQ. S.A.
E.S.P. se abstendrá de efectuar el pago.
Será causal de terminación del contrato que se celebre con el oferente favorecido,
la vinculación de personal y la ejecución de labores propias de contrato por parte de
personas que no estén previamente afiliadas a los sistemas de seguridad social.
4.8.
EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL
Entre el personal que emplee el contratista para la ejecución del contrato y el
contratante no existirá ningún vínculo jurídico laboral o contractual, por lo tanto el
pago de los salarios y prestaciones a que haya lugar serán de responsabilidad y
cargo del contratista. Por lo que desde ya, el contratista asume la responsabilidad
de cancelar eventuales condenas que para la EDEQ S.A. E.S.P recaigan por tales
conceptos. Igualmente, en una eventual demanda contra EDEQ S.A. E.S.P., por
personal a cargo del contratista que haya trabajado en la ejecución del presente
contrato, dará lugar a que la primera llame en garantía al segundo, para que asuma
el pago total de la eventual condena que llegue a imponerse.
En general cualquier novedad debe ser reportada oportunamente por el contratista
a la EPS, ARL, y a la entidad de pensiones a la cual tiene afiliado su personal; y a
la EDEQ. S.A. ESP.
Para el pago de las liquidaciones, el contratista debe acreditar el pago de la
seguridad social y parafiscal de las personas que tengan asignadas para la
ejecución del objeto del contrato que se celebre; sin dicha constancia EDEQ. S.A.
E.S.P. se abstendrá de efectuar el pago.
Será causal de terminación del contrato que se celebre con el oferente favorecido,
la vinculación de personal y la ejecución de labores propias de contrato por parte de
personas que no estén previamente afiliadas a los sistemas de seguridad social.
Página 23 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
4.9.
DEBER DE CONFIDENCIALIDAD
El Oferente con la sola presentación de su oferta declara acepta que la información,
datos, hechos, circunstancias, argumentos, fundamento que en razón del servicio
prestado tenga conocimiento, son reservados, confidenciales y de exclusivo
conocimiento y manejo de la EDEQ S.A. E.S.P., por lo que asume el compromiso y
la obligación de mantener la confidencialidad, respeto, reserva y discrecionalidad
de tal información.
El contratista se obliga a no comunicar por ningún medio a terceros la información
mencionada en el párrafo anterior, al igual que se compromete a no divulgarla o
hacerla pública, prohibición que estará vigente durante la ejecución del contrato y
aún después de su finalización. Una vez finalizado el contrato, el referido deber de
confidencialidad se mantendrá incólume de manera vitalicia. El deber de reserva de
la información que aquí se impone, se exige sin perjuicio del deber de conservar el
secreto profesional que le asiste al contratista.
La información de la que tenga conocimiento o a la que tenga acceso el contratista
en ejecución del contrato, en relación con la EDEQ S.A. E.S.P. está protegida por
el derecho de propiedad intelectual y su único propietario es la EDEQ S.A. E.S.P.
Por lo anterior, el contratista se compromete a cumplir fielmente estos deberes y
declara conocer las consecuencias legales de las que puede ser acreedor en el
evento de demostrarse la infracción a estas obligaciones.
4.10. PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL
El contratista asume la obligación constitucional, legal y jurisprudencial de proteger
los datos personales a los que acceda con ocasión de este contrato. Por tanto,
deberá adoptar las medidas que le permitan dar cumplimiento a lo dispuesto por las
Leyes 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008
en lo aplicable. Consecuencia de esta obligación legal, entre otras, deberá adoptar
las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico, acorde a la criticidad
de la información personal a la que accede, para garantizar que este tipo de
información no será usada, comercializada, cedida, transferida y/o que no será
sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo
dispuesto en el objeto del presente contrato. El contratista indemnizará los perjuicios
que llegue a causar a EDEQ S.A. E.S.P. como resultado del incumplimiento de las
leyes 1581 de 2012 y su decreto reglamentario y la Ley 1266 de 2008, aplicables al
tratamiento de la información personal, así como por las sanciones que llegaren a
imponerse por violación de la misma. En estos casos autoriza de manera expresa
a EDEQ S.A. E.S.P., a través de la firma del presente contrato, a deducir de las
sumas de dinero que EDEQ S.A. E.S.P. le adeude en el momento en que se
notifique la decisión desfavorable por la entidad competente, el valor de las multas
impuestas, sin perjuicio de que llegaren a demostrarse daños por cuantía superior
a la multa impuesta. EDEQ S.A. E.S.P. informa a El contratista que en Colombia
configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo
Página 24 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
dispuesto en la ley 1273 de 2009. El contratista reconoce el derecho que tiene
EDEQ S.A. E.S.P. de auditar el cumplimiento de esta obligación de protección de
datos personales; en este sentido, autoriza el ingreso y/o acceso de los funcionarios
y/o terceros designados para este fin a sus instalaciones e infraestructura, así como
el acceso a la información requerida para verificar la adecuada protección de los
datos personales custodiados con ocasión de este contrato.
Es obligación de El contratista informar a EDEQ S.A. E.S.P. cualquier sospecha de
perdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido y/o trata
con ocasión de este contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de
tales eventualidades. La pérdida, fuga ataque contra la información personal implica
así mismo la obligación de El contratista de gestionar el incidente de seguridad
conforme los lineamientos en la materia señalados en las normas ISO 27001/27002.
El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como
un incumplimiento grave por los riesgos legales que conlleva el indebido tratamiento
de datos personales, y en consecuencia será considerada justa causa para la
terminación del contrato, y dará lugar al cobro de la cláusula penal pactada, sin
necesidad de ningún requerimiento, a los cuales se renuncia desde ahora.
La información de la que tenga conocimiento o a la que tenga acceso el contratista
solamente podrá ser utilizada para la prestación del servicio objeto del contrato
celebrado entre el oferente favorecido y EDEQ S.A. E.S.P.
El contratista deberá comunicar a la Secretaría General y asesoría Jurídica de la
EDEQ S.A. E.S.P. la configuración de un posible conflicto de intereses en relación
con la materia objeto del contrato, deber que cumplirá inmediatamente tenga
conocimiento de los hechos que derivan en el conflicto de intereses.
El contratista se obliga a observar absoluta confidencialidad y lealtad con la
información que le sea suministrada para la ejecución del objeto contractual y con
los resultados finales que sean obtenidos, los cuales, no podrán ser utilizados con
fines diferentes al objeto contractual a realizar.
El contratista se obliga a actuar dentro de la más estricta ética profesional con
sujeción a los intereses de EDEQ S.A. E.S.P. en desarrollo del contrato.
4.11. RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD
Toda la información, que se entreguen las partes, durante la etapa de preparación
de las ofertas, negociación, ejecución y liquidación del Contrato que se celebre con
el oferente favorecido será, por regla general, de carácter confidencial, salvo que
sea calificada como pública por la parte que la entrega, en los términos de las Leyes
1581 de 2012 y 1266 de 2008. La información confidencial sólo podrá ser utilizada
para el propósito de establecer, negociar y mantener el servicio contratado,
quedándole prohibido a la parte que recibe la información compartirla con terceros.
No se considerara violación de la confidencialidad, entre otros:
Página 25 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024

Cuando la información suministrada deba ser entregada por orden de
autoridad competente, en cuyo caso, deberá dejarse constancia expresa que
la información suministrada tiene el carácter de confidencial.

Cuando la información sea de conocimiento público por causas no
imputables a la parte receptora de la información.
La violación de la confidencialidad previamente demostrada y la declarada por
autoridad competente, se considerará incumplimiento del contrato y dará lugar a las
sanciones que establezca la Ley.
El proponente debe de declarar qué información debe ser considerada como
confidencial y citar las normas en que se ampara, de no hacerlo se considerará su
oferta como un documento que no tiene este carácter de confidencial y que podrá
ser dado a conocer en caso de que se requiera.
4.12. ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO
El oferente acepta el control de ejecución del contrato que se celebre con el oferente
favorecido con la presente invitación, a través del administrador del contrato
designado para tal efecto por EDEQ S.A. E.S.P. el administrador del contrato velará
por el cumplimiento y ejercerá sus funciones de conformidad con los procedimientos
de Interventoría de la Empresa y demás normas legales vigentes sobre la materia.
El administrador del contrato no tendrá autorización para exonerar al proveedor de
ninguna de sus obligaciones o deberes contractuales. Todas las comunicaciones u
órdenes del administrador del contrato serán expedidas por escrito, vía correo
electrónico o por medio físico.
La administración del contrato representará a EDEQ S.A. E.S.P. y será intermediaria
entre ésta y el contratista y por su conducto se tramitarán todas las cuestiones
relativas al desarrollo del contrato.
Todas las indicaciones, recomendaciones, modificaciones y actas que se cursen
entre EDEQ S.A. E.S.P. o el administrador del contrato y el proveedor, deben
hacerse por escrito.
4.13. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
La liquidación del contrato se hará entre EDEQ S.A E.S.P y el Contratista en un
plazo máximo de ciento ochenta (180) días siguientes a la terminación del contrato.
Posterior a la terminación del contrato y previo a la liquidación se acordarán los
ajustes, revisiones, reconocimientos y transacciones a que haya lugar.
Página 26 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Posterior al pago de la última cuenta que se le adeude al Contratista, las partes
firmarán un acta de liquidación o de finiquito en la cual conste la declaratoria de paz
y salvo entre sí, por las obligaciones contraídas en desarrollo del contrato.
Si no se cuenta con la colaboración del contratista para efectuar la liquidación, el
oferente autoriza desde ya al contratante para que la realice en su nombre.
4.14. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
El presente Contrato podrá darse por terminado por:
 Mutuo Acuerdo entre las Partes;
 Caso fortuito o fuerza mayor;
 Orden de autoridad competente;
 Incumplimiento de las obligaciones incluidas en este Contrato por parte del
contratista, facultando a EDEQ S.A. E.S.P. para darlo por terminado.
 Disolución de la persona jurídica a la que corresponda el contratista.
 Causas establecidas en las normas legales vigentes.
4.15. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO POR INCUMPLIMIENTO
DE UNA DE LAS PARTES
Con fundamento en los artículos 1602 y 1546 del Código Civil colombiano, en
concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes acuerdan que
el contratante cumplido podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada,
cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a
cargo de la otra parte.
CAPITULO V
5.1.
OBJETO
La Empresa de Energía del Quindío S.A. E.S.P. está interesada en recibir ofertas
para contratar la adquisición de elementos lubricantes, limpiadores y productos
químicos para EDEQ S.A. E.S.P.
5.2.
ALCANCE
El alcance del contrato derivado de la adjudicación de la presente convocatoria, está
definido por el Anexo 1 Formulario de Precios y Cantidades de los presentes
términos.
5.3.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Página 27 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Esta parte del pliego de condiciones corresponde a las especificaciones técnicas
que deben cumplirse para la fabricación y entrega de materiales objeto del contrato.
Se entiende por especificación un conjunto de requisitos y normas de cumplimiento
obligatorio por parte del CONTRATISTA, que forman parte de estos documentos,
incluyendo cualquier código o reglamentación en ellos mencionados, y cualquier
información adicional solicitada.
5.3.1. Condiciones ambientales de uso
ítem
Condición Ambiental
1
Altura sobre el nivel del mar
2
Ambiente
3
Humedad relativa máxima
4
Humedad relativa promedio
5
Temperatura máxima
6
Temperatura mínima
7
Temperatura promedio
8
Contaminación
5.3.2. Características técnicas garantizadas
ÍTEM
1
2
ELEMENTO
Agente
penetrante
Limpiador
electrónico
Medida de referencia
950 - 3000 metros
Tropical
99 %
60 %
40 °C
5 °C
20 °C
Media
ESPECIFICACIÓN TÉCNICA
Agente penetrante para aflojar
tuercas y tornillos, su composición
debe ser a base de aceite penetrante
de gran afinidad con el metal, que
penetre por los poros y grietas de las
superficies metálicas. Debe ablandar
el óxido, distencionar y prevenir
futura
corrosión.
Apariencia: líquido no viscoso,
transparente.
Gravedad específica: 0,85 ±0,05
Olor característico: acetato de etilo
Emulsión: 5% en agua regular
Estabilidad: 1 año bajo condiciones
normales de almacenamiento
Debe disolver y evaporar en
segundos acumulaciones de grasa y
suciedad presente en equipos
eléctricos y electrónicos, evitando
tocarlos,
desarmarlas
o
descalibrarlos.
No
debe
ser
Página 28 de 48
ESPECIFICACIÓN
OFRECIDA
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
conductivo (rigidez dieléctrica de
35kV), no debe dejar ningún residuo.
3
Silicona
acética
incolora
4
Galvanizante
en frío,
inhibidor de
corrosión
Líquido lechoso, soluble en agua en
todas sus proporciones. Debe tener
filtro solar para bloquear los rayos UV
y garantizar una protección más
duradera.
Debe limpiar, proteger y embellecer
la superficie sobre la cual se aplica.
Recubrimiento galvanizante que
protege los metales ferrosos contra
la corrosión. Fórmula rica en zinc de
alta pureza que crea una superficie
galvánica previniendo la formación
del óxido y de corrosión. Después
del curado debe mostrar resistencia
a la abrasión, calor, humedad, y en
especial a los ambientes corrosivos.
PROPIEDADES FISICAS Y
QUÍMICAS
- Punto de chispa (TCC) : 25°C
- Olor : Solvente
- Apariencia : Gris, líquido viscoso
- Densidad del vapor : N.A
- Contenido de VOC : 38%
- Tiempo de vida : Dos [2] años
- Tipo de Resina : Acrílica
- Rango de Temperatura : Continúa
55 °C
- Cubrimiento (Seco) : 28 - 32 pies 2
a 3 mil de espesor
- Propelente : Hidrocarburo
Página 29 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
5
Protector de
superficies
metálicas a la
intemperie
6
Sellador de
filtraciones
7
Barniz
dieléctrico
Antioxidante ceroso diseñado para
proteger
metales
y
equipos contra la oxidación corrosión
aun
a
la
intemperie.
Debe evitar la oxidación y corrosión,
repeler y desplazar totalmente la
humedad.
Debe poderse remover fácilmente
con
un
solvente.
Debe Proteger las superficies
durante
meses.
Apariencia: Líquido espeso oscuro,
no
transparente.
Olor:
Característico
Gravedad Especifica: 1.0 + /- 0.01
Viscosidad CST (110 C): 140
Punto de inflamación: 276 C
Estabilidad: Hasta un año bajo
condiciones
normales
de
almacenamiento.
Masilla de secado rápido que detiene
las filtraciones de aceite a partir de la
formación de una pasta permanente.
La pasta debe ser impermeable al
agua, al aceite y a la intemperie. La
masilla debe tener una rigidez
dieléctrica
de
43kV.
El juego debe disponer mínimo de
dos cartuchos del sellador de dos
piezas con cuatro mezcladores
estáticos,
un
par
guantes,
aplicadores de manera y una tira de
papel de lija para suavizar las
superficies.
Compuesto dieléctrico a base de
resina alquídica modificada de media
longitud, resina de urea formaldehido
y maleicas, con secantes metálicos y
disuelto en una mezcla de solventes
aromáticos.
Posee elevada fuerza cohesiva,
dureza y buena adhesividad a los
hilos esmaltados y superficies
metálicas.
Debe ser resistencia a la humedad y
a la acción de las soluciones de
Página 30 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
ácido, bases, aceites calientes,
ambientes tropicales, corrientes de
fuga superficiales, agentes químicos,
ambientes
salinos
y
demás
ambientes agresivos.
Debe disolver rápidamente grasa,
cera, aceite, tintas. Hidrosoluble, no
inflamable, no corrosivo, no abrasivo,
no debe dañar superficies pintadas.
8
Apariencia: Líquido no viscoso,
Desengrasante
transparente
color
azul.
hidrosoluble
Olor: Característico no desagrable.
biodegradable
Gravedad Especifica: 1.03±0.05
Solubilidad: Soluble en agua en todas
proporciones.
Estabilidad: Hasta un año bajo
condiciones
normales
de
almacenamiento.
5.3.3. Normatividad Ambiental
Debe acatar, cumplir y aplicar las normas vigentes relativas a la gestión ambiental
en el ámbito internacional y en Colombia, especialmente el decreto 1609 de 2002
sobre transporte de mercancías peligrosas en Colombia, el cual obliga el uso del
formato de elaboración para Hoja de Datos de Seguridad de Materiales según la
norma técnica NTC 4435 (versión 2010)
En Colombia el uso de las Hoja de Datos de Seguridad de Materiales está
reglamentado también por la ley 55 de 1993, promulgada por el decreto 1973 de
1995.
5.3.4. Obligaciones Ambientales del Contratista
Es responsabilidad del contratista conocer y cumplir la legislación, reglamentos y
normas ambientales aplicables al objeto de la contratación, así como los requisitos
ambientales exigidos por EDEQ S.A. E.S.P. o que puedan haber sido impuestos por
la Corporación Autónoma Regional del Quindío si los requiere.
Página 31 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Consecuente con el plan y preparación ante emergencias de EDEQ S.A. E.S.P se
deberá entregar:

La hoja (s) de seguridad de cada uno de los productos la cual debe describir
los riesgos del material u elemento y debe suministrar información de cómo
se debe manipular, usar y almacenar el material con seguridad, para que la
hoja este completa y clara, debe contener información sobre el producto
químico e información sobre el proveedor, los componentes químicos o
peligrosos, identificación de los peligros, primeros auxilios, medidas para
apagar incendios, medidas cuando hay escape accidental, manipulación y
almacenamiento, controles de exposición, protección personal propiedades
físicas y químicas y reactividad.

La tarjeta de emergencia que se elabora específicamente para ayudar en
la atención primaria de emergencias durante el transporte de materiales
(pueden ser peligrosos o no). Suministra información sobre el producto, su
fabricante, el proveedor y representante de la información en caso de
emergencia. Identifica los peligros, la forma de protegerse, la reactividad y
las medidas a tomar en caso de incendio, derrame o afectación a las
personas, deberá contener:
-
Identificación de la mercancía peligrosa, la compañía y clasificación de las
Naciones Unidas.
Identificación de peligros
Controles de exposición y protección personal
Estabilidad y Reactividad
Medidas de Primeros auxilios
Medidas para extinción de incendios
Medidas en caso de vertido accidental
-
5.3.5. Seguridad y Salud en el Trabajo
Durante la ejecución del contrato, el contratista está obligado a garantizar el
cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SGSST, tal y como lo estipula la ley 1562 de 2012, decreto 1443 de 2014 o
normatividad aplicable que lo sustituya o modifique y de toda aquella normatividad
que en términos de seguridad y salud propendan por la promoción de la salud y la
prevención de lesiones y enfermedades de origen laboral. El objetivo será el de
buscar garantizar que el personal a su cargo cumple las normas de seguridad y se
genera bienestar integral de sus trabajadores.
A su vez el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo debe dar
evidencia de la organización, planificación, aplicación, evaluación de las acciones
de mejora que en términos de seguridad y salud requieran con el objetivo de
anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar a sus
trabajadores.
Página 32 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
De conformidad con la Ley 100 de 1993, el contratista se obliga a afiliar a todos sus
trabajadores al Sistema de Seguridad Social integral, es decir, en salud, pensiones
y riesgos laborales, prestados por las entidades públicas o privadas autorizadas,
con el fin de garantizar las prestaciones en salud y económicas establecidas para
los riesgos comunes y laborales. Igualmente, el contratista deberá efectuar los
aportes parafiscales al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF-, al
Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA- y a una Caja de Compensación Familiar
(Sin perjuicio de lo que determine la Ley 1607 de 2012 y sus decretos
reglamentarios en esta materia). Sin el cumplimiento de estos requisitos, ninguna
persona podrá trabajar en la ejecución del contrato.
De conformidad con el Decreto Ley 1295 de 1994 y las Leyes 776 de 2002 y 1562
de 2012 del Sistema General de Riesgos laborales, el contratista se obliga a cotizar
para todos sus trabajadores por accidente de trabajo y enfermedad laboral de
acuerdo con la clase de riesgo en que se clasifique su actividad económica.
El contratista se obliga a emplear personal apto, saludable, capacitado,
especializado y con experiencia para la labor a ejecutar, con el fin de que las
actividades se ejecuten en forma segura, técnica y eficiente.
El contratista dará cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986, de los Ministerios
del Trabajo y de Salud y Protección Social, por la cual se reglamenta la organización
y funcionamiento de los Comités paritarios de Salud Ocupacional, con las
modificaciones indicadas en el Artículo 63 del Decreto Ley 1295 de 1994 y en el
decreto 1443 de 2014.
Todo el personal del contratista deberá estar dotado con elementos y equipos para
la protección personal, de acuerdo con la naturaleza del riesgo a proteger y según
la actividad realizada.
La EDEQ podrá realizar a través de la administración del contrato verificación de
cualquier aspecto que signifique el cumplimiento de la normatividad vigente
aplicable en términos de seguridad y salud en el trabajo.
CAPITULO VI
6.1.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
La selección del oferente será objetiva. Es objetiva la selección en la cual la
escogencia se hace al ofrecimiento más conveniente para EDEQ S.A. E.S.P. desde
el punto de vista técnico y económico.
En caso de que en una o varias ofertas exista omisión de requisitos de forma, no
necesarios para la comparación de las propuestas (requisitos de carácter
Página 33 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
subsanable), EDEQ S.A. E.S.P. podrá continuar con la evaluación de las ofertas, y
tendrá la potestad de solicitar la información subsanable únicamente a los oferentes
que sean elegibles.
Luego de que el comité evaluador determine las ofertas elegibles, solicitará de
manera escrita los requisitos subsanables, de ser el caso. Éstos deberán ser
entregados dentro del siguiente día hábil siguiente de que hayan sido recibidos por
el oferente, dándose como válido el medio escrito, electrónico al correo enunciado
anteriormente en este documento o el envío de fax por parte de EDEQ S.A. E.S.P.
Si no es subsanado en dicho término, la propuesta no será tomada en cuenta al
establecer el orden de elegibilidad y por tanto será eliminada del presente proceso
y se podrá hacer efectiva la póliza de seriedad de la propuesta.
En todo caso EDEQ S.A. E.S.P. se reserva el derecho de sanear las informalidades
u omisiones no sustantivas de las propuestas o no necesarias para su comparación,
al igual que de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique
el derecho de los PROPONENTES a modificarla. En todo caso será un criterio de
interpretación la prevalencia de la verdad sustantiva y material, sobre la
simplemente procedimental o documental.
Una vez que EDEQ S.A. E.S.P. haya determinado que las propuestas se ajustan a
las Condiciones de esta invitación, se procederá a su evaluación y comparación,
bajo el siguiente procedimiento:
6.1.1. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Se verificará el cumplimiento de los requisitos documentales exigidos según
numeral 3.1, señalando si las ofertas cumplen o no con las exigencias de la
invitación a cotizar, lo cual no otorga puntaje, pero será causal de eliminación del
proceso, si la omisión es de carácter no subsanable.
6.1.2. ANALISIS TÉCNICO
Las ofertas que hayan superado el análisis de la documentación, pasarán al análisis
técnico. Este paso no asigna puntaje pero es causal de eliminación.
Los sub-aspectos técnicos a evaluar son:



Experiencia Especifica
Especificaciones técnicas
Certificados de calidad del fabricante de los productos
El no cumplimiento de alguno de estos sub-aspectos en forma parcial o total, será
causal de eliminación.
Página 34 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
-
EXPERIENCIA ESPECÍFICA
Para determinar el cumplimiento de la experiencia específica, se sumarán los
valores en pesos colombianos de cada uno de los contratos presentados como
experiencia específica y certificados por cada uno de los proponentes, a precios del
2015 con el IPC acumulado suministrado por el DANE.
Se exigirá como mínimo experiencia específica acumulada igual al valor de su oferta
en millones de pesos, en contratos cuyo objeto haya sido el similar al objeto de la
presente invitación; acreditados en un término de cuatro (5) años, contados a partir
del 01 de enero de 2010.
Los documentos soporte para evaluar la anterior experiencia deben ser
certificaciones de los contratos ejecutados o en ejecución, copia del contrato o su
respectiva acta de liquidación o de contrato en trámite, u órdenes de servicio o
cualquier otro documento debidamente firmado por el contratante, o representante
legal o interventor del contrato o persona facultada para expedirla por parte de la
entidad que contrató al oferente.
No será válida como experiencia, la auto-certificación realizada por los oferentes
que presenten ofertas.
EDEQ S.A E.S.P. se reservará el derecho de verificar esta información y de eliminar
la propuesta si dicha información es inexacta o falsa.
-
ESPECIFICACIONES TECNICAS
Las especificaciones técnicas serán verificadas de acuerdo a lo solicitado en el
capítulo V de las presentes condiciones comerciales, para lo cual el oferente deberá
diligenciar cada uno de los campos requeridos, el no diligenciamiento o valores que
no cumplan con lo solicitado será causal de no evaluación del proceso.
Además, el oferente deberá anexar con su propuesta catálogos, fichas técnicas y
demás información que se considere necesaria para verificar el cumplimiento de las
especificaciones técnicas.
6.1.3. EVALUACIÓN ECONÓMICA (100 puntos).
Se dará mayor calificación a la propuesta que presente la mejor oferta y cumpla con
el objeto y alcance de la presente invitación. La evaluación se realizará sobre el
Anexo 1 Cantidades y Precios.
Para obtener los valores de oferta, EDEQ. S.A. E.S.P., revisará cada uno de los
ítems ofertados por cada proponente en el Anexo 1 Cantidades y Precios, lo mismo
que los análisis de precios unitarios; los valores unitarios, las cantidades estimadas
Página 35 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
requeridas por EDEQ. S.A E.S.P y las ofrecidas, las multiplicaciones, los subtotales
y totales.
Si el oferente presenta formularios diferentes a los proporcionados con esta
contratación y se encuentran discrepancias, bien sea en la descripción, cantidades
y/o especificaciones del ítem y/o en uno o varios de los precios cotizados, serán
válidos solamente los valores presentados en el Anexo 1 Cantidades y Precios.
Todos los ítems solicitados en las presentes Condiciones Contractuales deberán
ser cotizados, de encontrarse un ítem en blanco o con valor cero será causal
suficiente para la eliminación de la oferta.
La asignación de puntaje en la evaluación económica se hará como se describe a
continuación:
La oferta con valor comparable más bajo, se le asignarán cien (100) puntos y a las
demás propuestas se les aplicará un demérito inversamente proporcional respecto
al valor total comparable más bajo y su respectivo valor total comparable, según se
indica en la siguiente fórmula:
Pp j 
MP
 Qe
Pj
Dónde:
Pp j = Puntaje obtenido por el proponente j.
M P = Mínimo valor total ofertado entre los proponentes
Pj
= Valor total ofertado por el proponente j.
Qe
= Peso otorgado al aspecto económico,
Qe  100
El puntaje total de la propuesta será el resultado obtenido de la sumatoria de los
ítems evaluados, lo cual determina en forma descendente el orden de elegibilidad
por oferta.
CAPITULO VII
7.1.
CRONOGRAMA INVITACIÓN
Actividad
Fecha de apertura de la invitación y
publicación
Página 36 de 48
Fechas
Febrero 20 de 2015.
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Actividad
Período para recibir solicitudes de
aclaraciones, hasta las 6:00 p.m.
Período para responder las solicitudes de
aclaraciones
Fecha de cierre de invitación en la Oficina
de Gestión Documental
Fecha de apertura de las propuestas en la
Oficina del Equipo Cadena de Suministro y
Soporte Administrativo Piso 2
Período para evaluación de las propuestas
Publicación de la lista de elegibilidad
Inicio del Contrato
Página 37 de 48
Fechas
Febrero 25 de 2015
Febrero 27 de 2015
Marzo 04 de 2015 a las
10:00 a.m.
Marzo 04 de 2015 a las
10:30 a.m.
Marzo 09 de 2015
Marzo 10 de 2015
Desde la firma del acta
de inicio.
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
CAPITULO VIII
8.1. Anexo 1 CANTIDADES Y PRECIOS
En este formulario el proponente deberá indicar el precio unitario y total de cada
ítem.
ÍTEM
1
2
3
4
5
6
7
8
ELEMENTO
UNIDAD CANTIDAD
Agente
UND
penetrante
Limpiador
UND
electrónico
Silicona acética
GALÓN
incolora
Galvanizante en
frío, inhibidor de
UND
corrosión
Protector de
superficies
LITRO
metálicas a la
intemperie
Sellador de
JUEGO
filtraciones
Barniz dieléctrico GALÓN
Desengrasante
hidrosoluble
LITRO
biodegradable
VALOR
UNITARIO
8
6
18
10
8
2
6
30
SUBTOTAL
IVA
TOTAL
Moneda en que cotiza: Pesos Colombianos
NOTA: Los precios cotizados no deben contener cifras decimales.
8.2.
Anexo 2 CARTA DE PRESENTACIÓN
Lugar: ____________, fecha: ____________________
Señores
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. ESP.
Carrera 13 No. 14-17, Piso 1
Armenia
Página 38 de 48
VALOR
TOTAL
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Asunto: Proceso de Invitación Solicitud Pública de ofertas PC-2015-000024.
El suscrito _____________________________________________________,
identificado con la cédula de ciudadanía No.________________ en mi condición de
Representante Legal de: ____________________________; debidamente
autorizado por ________________________ (Estatutos Sociales o Junta Directiva)
y habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y sus
adendas (No. ____________), recibidas las aclaraciones solicitadas, presento
oferta para el proceso del asunto, de acuerdo con las especificaciones técnicas y
las condiciones comerciales y contractuales que se detallan en los documentos de
la contratación.
De ser aceptada la oferta nos comprometemos a que la relación contractual se inicia
con la adjudicación de la oferta, de conformidad con lo establecido en los
documentos de contratación, y si fuere necesario a presentar la documentación
requerida, dentro del tiempo establecido por EDEQ S.A. E.S.P.
Ejecutaremos el contrato por los precios y el plazo señalado en nuestra oferta, en
las condiciones contractuales y técnicas exigidas en los documentos de la
contratación y previsto por las normas que rigen la contratación con EDEQ S.A.
E.S.P, y de conformidad con la aceptación de nuestra oferta.
Mantendremos válida nuestra oferta durante noventa (90) días calendario, contados
desde la fecha de cierre de la invitación.
Declaramos conocer y acatar de manera íntegra el documento de condiciones
contractuales, las adendas y todas las normas tanto internas y externas que regulan
la contratación de EDEQ S.A. E.S.P, manifestamos que de sobrevenir alguna causal
de inhabilidad o incompatibilidad, cederemos el contrato, previa autorización escrita
de EDEQ S.A. E.S.P y que de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar
su ejecución asumiendo toda la responsabilidad que de ello se derive.
Declaramos que en el desarrollo de nuestro objeto social respetamos y damos plena
observancia a los Derechos Humanos reconocidos universalmente por la ONU y por
el Sistema Interamericano de Derechos Humanos de la OEA, incluida la protección
de los derechos de la infancia y la adolescencia consagrados en la Convención
Internacional de los Derechos del Niño, incorporados al ordenamiento jurídico
colombiano por la Ley 12 de 1991, y en la Ley 1098 de 2006. De igual manera,
manifestamos que cumplimos de manera integral las normas legales en materia
laboral (salarios, prestaciones sociales, seguridad social e impuestos aplicables y
relacionados).
Declaramos expresamente que la presente oferta, si ____ no ____ tiene información
reservada.
Manifiesto a EDEQ S.A. E.S.P, que conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto
1377 de 2013, acepto que mis datos personales y los de mi compañía se encuentren
Página 39 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
incluidos en las bases de datos de oferentes, proveedores y contratistas de EDEQ
S.A. E.S.P. De igual manera, conozco que tengo la posibilidad de acceder en
cualquier momento a dichos datos personales y el derecho de solicitar
expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, en
los términos establecidos por la normatividad precitada, dirigiendo una
comunicación escrita al correo electrónico [email protected].
La información que tiene dicho carácter es la siguiente:
Lo anterior con fundamento en las siguientes normas:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Declaramos bajo la gravedad del juramento de que no nos asiste ninguna
inhabilidad o incompatibilidad que nos impida presentar la presente oferta y que nos
encontramos a paz y salvo por todo concepto de impuestos, tasas o contribuciones
Nacionales, Departamentales o municipales.
Declaramos que conocemos y hemos tenido en cuenta todos los impuestos, tasas
y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales,
departamentales o municipales, que afecten la ejecución del contrato y las
actividades que de ella se deriven.
Declaramos que presentamos oferta así:
Total de la propuesta $
Finalmente declaramos que la información contenida en nuestra oferta es exacta y
veraz, y que aportaremos las pruebas que EDEQ S.A. E.S.P considere necesarias
para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para EDEQ S.A.
E.S.P conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos
que nuestra oferta sea eliminada.
Atentamente,
Nombre de la persona que abona la oferta ____________________________
Matrícula número _____________________ Firma _________________
Nombre de la compañía oferente: ____________________________________
NIT.: ___________________________
Representante legal: ________________________, Firma: __________________
Cédula de ciudadanía: ____________________E-mail: ___________________
Dirección del OFERENTE: ____________________
Ciudad: _________________
Teléfono (s): ______________________, Fax: _______________
Página 40 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
8.3.
Anexo 3 PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO
INTRODUCCIÓN E INSTRUCCIONES
La Empresa de Energía del Quindío S.A E.S.P., en su calidad de sujeto responsable
de contar con un sistema de gestión de riesgos Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo, en adelante LA/FT, ha dispuesto el presente
formulario para quienes deseen vincularse con ella, en coherencia con sus
actuales Políticas de Gestión Integral de Riesgos y de Responsabilidad Social
Empresarial.
El presente formato debe ser entregado con la propuesta y ser diligenciado
totalmente.
Tenga en cuenta que:
a) Es posible que alguna información no aplique, en cuyo caso así se deberá
expresar.
b) En el caso de personas jurídicas, el formato debe ser rubricado por el
Representante Legal, acompañándolo de fotocopia de su cédula de ciudadanía
y del RUT de la empresa.
c) Para el caso de las personas naturales, el formato debe ser rubricado por el
proponente (persona natural) adjuntando fotocopia de su cédula de ciudadanía
y del RUT.
INFORMACIÓN BÁSICA
NOMBRE, RAZÓN
O DENOMINACIÓN
SOCIAL:
IDENTIFICACIÓN:
DIRECCIÓN:
CIUDAD:
TELÉFONO:
EMAIL 1:
EMAIL 2:
INFORMACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL
NOMBRES:
APELLIDOS:
IDENTIFICACIÓN:
FECHA Y CIUDAD
DE EXPEDICIÓN:
TELÉFONO:
DIRECCIÓN:
CIUDAD:
Página 41 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
EMAIL 1:
EMAIL 2:
INFORMACIÓN DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA/ CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN O SU EQUIVALENTE
NOMBRES:
APELLIDOS:
IDENTIFICACIÓN:
FECHA Y CIUDAD
DE EXPEDICIÓN:
TELÉFONO:
DIRECCIÓN:
CIUDAD:
EMAIL 1:
EMAIL 2:
INFORMACIÓN DE REVISORES FISCALES1
NOMBRES:
APELLIDOS:
IDENTIFICACIÓN:
FECHA Y CIUDAD
DE EXPEDICIÓN:
CARGO: (INDICAR
SI ES PRINCIPAL O
SUPLENTE)
TELÉFONO:
DIRECCIÓN:
CIUDAD:
EMAIL 1:
EMAIL 2:
En caso de tener una firma o persona jurídica, indicar los datos de la misma:
RAZÓN SOCIAL:
IDENTIFICACIÓN:
ACCIONISTAS O SOCIOS2 CON PARTICIPACIÓN SUPERIOR O IGUAL AL
CINCO POR CIENTO (5%)
1
2
Diligenciar para el Revisor Principal y para el Suplente.
Diligenciar en cuadro aparte cuando se requiera informar múltiples socios.
Página 42 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen más del CINCO (5%)
de participación en el capital social de la entidad que represento son las personas
naturales o jurídicas que aparecen en la siguiente relación:
Nombres
Y
Apellidos
Identi
ficació
n
Número de
Acciones,
Cuotas o Partes
de Interés
Participació
n en el
capital
social (%)
Teléfono:
Dirección:
Ciuda
d:
Nota: Utilizar un cuadro aparte para detallar todos los socios en caso de requerir
más espacio
MANIFESTACIONES
Con la presentación de la oferta declaro que:
Los recursos con los cuales se ejecutara el contrato no provienen de ninguna
actividad ilícita y aquellos que eventualmente recibiré por ejecución del contrato no
serán destinados a financiar ninguna actividad ilícita.
La información consignada y anexa a este formulario es veraz y admito que
cualquier omisión o inexactitud en estos documentos podrá ocasionar el rechazo de
esta solicitud y la devolución de la documentación, como también la cancelación de
mi inscripción.
En caso de ser persona jurídica, declaro que los recursos con los cuales fue
constituida no provienen de ninguna actividad ilícita.
AUTORIZACIÓN
Mediante la presente, autorizo a la Empresa de Energía del Quindío S.A E.S.P. para
que consulte las listas establecidas para el control de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información y/o bases de
datos públicas, correspondiente a la persona jurídica que represento, a sus
representantes legales, revisores fiscales, miembros de Junta Directiva y Socios.
Para el caso de personas jurídicas, autorizo la consulta, tanto de la persona jurídica,
como de los representantes legales, accionistas con participación igual o superior
al 5% del capital social.
Página 43 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Manifiesto que cualquier variación en la información suministrada será puesta en
conocimiento de la Empresa de Energía del Quindío S.A E.S.P. De igual forma, se
procederá cuando EDEQ lo requiera durante la ejecución del proceso de
contratación o del contrato (en caso que éste llegue a concretarse).
Para la constancia,
FIRMA
(REPRESENTANTE DEL PROPONENTE/ PROPONENTE PERSONA
NATURAL)
NOMBRES y
APELLIDOS:
IDENTIFICACIÓN:
FECHA:
8.4.
Anexo 4 CERTIFICADO DE SITUACIÓN TRIBUTARIA
Armenia,
Señores
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO SA ESP
Equipo Operaciones Contables y Tributarios
Ciudad
Asunto: Notificación de clasificación como persona natural contribuyente para
efectos Retención en la fuente a título del impuesto sobre la Renta por el año
gravable 2014 y en cumplimiento del Decreto 1070 de 2013.
Dando cumplimiento a lo establecido en el art. 1 del Decreto 1070 de mayo 28 de
2013 y para efectos de mi clasificación dentro de alguna de las categorías de
persona natural contribuyente y para la práctica de la Retención en la fuente a título
del impuesto sobre la Renta sobre los pagos que me sean efectuados en desarrollo
del contrato vigente suscrito con su entidad, certifico bajo la gravedad del juramento,
que Nombre del prestador del servicio , identificado con la cédula de ciudadanía N°
____________________:
1. Soy persona natural residente en Colombia.
NO ____
Página 44 de 48
SI____
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
2. Que por el año gravable 2014, el 80% o más de mis ingresos totales derivaron
de la relación contractual con EDEQ SA ESP.
SI____ NO ____
Que dichos ingresos se generaron por el desarrollo de las siguientes
actividades:
Del ejercicio de una profesión liberal
SI____
NO ____
b) Para el desarrollo de mi profesión liberal, requiero la utilización de
materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo
especializado
SI____ NO ____
c) De la prestación de servicios técnicos
SI____
NO ____
d) Para la prestación de servicios técnicos requiero la utilización de
materiales o insumos especializados o de maquinaria o equipo
especializado
SI____
NO ____
e) Actividades económicas definidas en el artículo 340 del ET, (Indique con
X)
a)
Actividad
Actividades deportivas y otras actividades de
esparcimiento
Agropecuario, silvicultura y pesca
Comercio al por mayor o al por menor
Comercio de vehículos automotores, accesorios y
productos conexos
Construcción
Electricidad, gas y vapor
Fabricación de productos minerales y otros
Fabricación de sustancias químicas
Industria de la madera, corcho y papel
Manufactura alimentos
Manufactura textiles, prendas de vestir y cuero
Minería
Servicio de transporte, almacenamiento y
comunicaciones
Servicios de hoteles, restaurantes y similares
Servicios financieros
f)
Indique
Otras actividades diferentes a las antes enunciadas, Indique cual
____________________________
Página 45 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
3. Soy declarante del impuesto de renta y complementarios por el sistema
ordinario:
SI____
NO ____
4. Pertenezco al Régimen del impuesto de ventas
COMUN ____
SIMPLIFICADO ____
5. Mi patrimonio bruto a Diciembre 31 de 2014 era mayor a cuatro mil quinientos
(4.500) UVT ($123.682.500).
SI____
NO ____
6. Mis ingresos brutos en 2014 son superiores a (Sin incluir venta de activos
fijos, loterías, rifas y similares):
a) 1.400 UVT ($38.479.000)
SI____
NO ____
b) 4.073 UVT ($111.946.405)
SI____
NO ____
Por lo anterior, solicito tener en cuenta los certificados adjuntos con el objeto de
disminuir la base de Retención en la fuente, para el Mes ___________ (mes al que
pertenece la certificación):
Aportes obligatorios a seguridad social, los cuales comprenden aporte
a Salud, Pensión y Administradora de Riesgos Laborales, por un monto total
de $___________, efectuados sobre el 40% de mi ingreso con la entidad, de
conformidad con el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 y el Decreto 723 de
2013 $______________ (Base de autoliquidación);
Aportes voluntarios a pensiones y cuentas AFC, por un valor de
$______________
Certificado de pagos de intereses por créditos vivienda por el año
2014, por un monto total de $_______________
Que para la aplicación de la deducción por dependientes, tener en
cuenta:




Registro civil de hijos menores de 18 años.
SI____
NO ____
Certificado de institución formal de educación superior por hijos entre 18
y 23 años.
SI____
NO ____
Certificación de Medicina Legal por hijos que se encuentren en situación
de dependencia originada en factores físicos
SI____ NO ____
Certificación de Contador Público por dependientes que se encuentren
en situación de dependencia por ausencia de ingresos o ingresos en el
año inferiores a 260 UVT ($7.146.100 año 2014)
SI____
NO ____
Página 46 de 48
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
Solicito que se practique una tarifa de retención en la fuente superior
a la establecida en el artículo 1 del Decreto 99 de 2013, la cual será por valor
de $____________
8.5.
Firma:
____________________________
C.C.:
_____________
Anexo 5 SOLICITUD INSCRIPCIÓN DE DEPENDIENTE PARA
BENEFICIO TRIBUTARIO
Fecha: ______________________
Señores
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO SA ESP
Equipo Operaciones Contables y Tributarios
Armenia,
Nombre: ___________________________________________
Cédula: ______________________
De acuerdo con la Ley 1607 de 2012 que modificó el artículo 387, numerales 4° y
5° del Estatuto tributario y el Parágrafo 3° del artículo 2 del Decreto Reglamentario
0099 de enero de 2013, solicito el registro del siguiente dependiente tributario:
TIPO DE
DEPENDIENTE
NOMBRE COMPLETO
TIPO DE
DOCUMENTO
Hijo (a)
Padre/Madre
Hermano (a)
Cónyuge
Registro
Civil
Tarjeta de
Compañero (a)
Permanente
Identidad
Cédula
Declaro bajo gravedad de juramento:
Página 47 de 48
No.
DOCUMENTO
EMPRESA DE ENERGÍA DEL QUINDÍO S.A. E.S.P.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. PC-2015-000024
1. Que la persona anterior reúne los requisitos de dependiente económico,
conforme lo exige el estatuto tributario y su decreto reglamentario.
2. Que la persona inscrita, es la que he seleccionado para hacer uso del
beneficio tributario para efectos de la retención en la fuente y no ha sido
escogida por otro contribuyente tributario.
3. Que hago entrega de los registros civiles que acreditan la calidad de cónyuge
o de parentesco.
4. Que estoy acreditando los siguientes requisitos (marque con una (X)):
Registro civil para acreditar parentesco
Dependencia económica
Certificado de estudio para acreditar calidad de estudiante (Hijos entre
18 y 23 años)
Certificado de medicina legal por factores físicos o sicológicos (En
caso de padres, hermanos, cónyuge o compañero permanente).
Certificado de contador público (porque tiene ingresos en el año
menores a 260 UVT. (En caso de padres, hermanos, cónyuge o
compañero permanente).
Firma:
__________________________
Cédula No: ____________________
Huella
Página 48 de 48