1. No category

EJERCICIOS TEMA 5:
GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA
1- GESTIÓN DE RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y
PAQUETERÍA
1) Completa las siguientes frases:
a) “Todas las empresas, con independencia del ___________ y de la ______________ a
la que se dedique, realiza un _____________ de ________________ con otras
organizaciones”
b) “En todas las ____________ existe una ______________ o ________________
encargada de la manipulación de la _______________ que llega a la organización o sale
de esta”
1.1- FASES
2) ¿Cuáles son las 4 fases del proceso de gestión y recepción de la correspondencia y
paquetería en la empresa?
1.1.1- RECEPCIÓN Y CLASIFICACIÓN
3) ¿De qué 2 formas puede llegar la correspondencia a la empresa?
4) ¿De qué debe asegurarse el responsable de la recepción del correo al recibir la
correspondencia?
5) ¿Cuándo hay que realizar la comprobación de que la correspondencia recibida por
medio de las empresas de mensajería es para nuestra empresa?
6) ¿Qué debe hacer el responsable de recibir la correspondencia si se da cuenta que la
misma no corresponde ni a la empresa ni a ningún trabajador de la misma cuando esta
llega por medio del servicio de mensajería?
7) ¿Qué debe hacer el responsable de recibir la correspondencia si se da cuenta que la
misma no corresponde ni a la empresa ni a ningún trabajador de la misma cuando esta
llega por medio del correo ordinario?
8) ¿Qué tiene que hacer el responsable de recibir el correo cuándo la correspondencia o
la paquetería ya está en la empresa?
1.1.2- APERTURA Y SELECCIÓN
9) ¿El encargado de recibir la correspondencia puede abrir todas las cartas y paquetes?
10) ¿Cómo sabrá el encargado de recibir la correspondencia que no puede abrir una
carta o paquete?
11) ¿Qué se debe hacer una vez abierta la correspondencia?
1.1.3- NUMERACIÓN Y REGISTRO
12) ¿Qué se le debe asignar a cada carta o paquete recibido?
13) ¿Qué función tiene el número de entrada?
14) ¿Qué datos deben reflejarse en el sello que ha de ponerse en la correspondencia
recibida?
15) Algunas empresas utilizan programas informáticos para controlar la llegada de la
correspondencia. ¿Qué ponen estas empresas en lugar del sello de confirmación de
llegada?
16) ¿Cómo se lee la información de los códigos de barras con los que se etiqueta la
correspondencia recibida?
17) ¿Es obligatorio llevar un libro de registro de las entradas o salidas de
correspondencia en las empresas privadas? ¿y en las empresas públicas?
18) En el caso de que la empresa lleve un libro de registro para la entrada del correo,
¿en qué formato puede realizarlo?
19) Enumera las siete partes que suelen llevar los libros de registro de entrada de la
correspondencia
1.1.4- DISTRIBUCIÓN
20) ¿Qué hay que hacer con la correspondencia y la paquetería una vez que se ha
registrado su entrada?
21) ¿Cómo se efectuará el reparto de la mensajería? ¿En qué tres grupos se puede
clasificar la mensajería para proceder a su reparto?
22) ¿Qué cartas o paquetes tienen prioridad de entrega?
23) ¿En qué dos lugares se puede dejar la correspondencia?
24) ¿En qué consiste la distribución de la mensajería mediante casilleros?
25) ¿Dónde se suelen situar los casilleros?
26) Di dos inconvenientes del reparto de la mensajería en casilleros
27) ¿Qué se debe hacer si un paquete no cabe en el casillero?
28) ¿Cómo se puede solucionar el problema asociado a los casilleros de las empresas en
las que rota mucho el personal?
29) ¿En qué consiste la distribución personalizada?
4- GESTIÓN DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA
30) ¿Cuáles son las 5 fases del proceso de gestión de envío de la correspondencia y
paquetería?
4.1- RECOGIDA INTERNA
31) ¿De qué tres maneras se puede hacer llegar la correspondencia o la paquetería al
encargado de enviar los mismos?
4.2- RECOGIDA INTERNA
32) ¿Qué 4 cosas debe comprobar la persona encargada de la correspondencia antes de
enviarla?
33) ¿Qué hará la persona encargada de enviar la correspondencia una vez comprobada
la misma?
34) ¿De qué dependerá que la empresa elija una empresa privada de mensajería o
Correos para efectuar los envíos?
4.3- REGISTRO DE ENVÍO
35) ¿Cuál es el principal objetivo del registro de los envíos?
4.4- PLEGADO Y ENSOBRADO
36) ¿En qué consiste la tarea del plegado y el ensobrado?
37) ¿Qué inconvenientes presenta esta tarea para el encargado de realizarla?
38) ¿De qué 4 maneras se puede poner la dirección del destinatario de la carta?
39) Di las 4 cosas con las que se debe tener cuidado cuando se pliegan y ensobran los
documentos
4.5- FRANQUEO Y EXPEDICIÓN
40) ¿Qué es franquear?
41) ¿De qué dos cosas dependerá el importe del franqueo?
42) ¿De qué cinco formas se puede franquear un envío?
43) En el caso de que el envío se realice mediante una empresa de mensajería privada,
¿qué nos tienen que entregar en el momento en el que dejamos la carta o paquete para
su envío?
44) ¿Qué tasa se tiene que pagar cuando se realiza un envío con una empresa de
mensajería privada en el caso en el que se tiene un contrato firmado con dicha empresa?