1. Educación

MATERIAL DOCENTE: CURSO DE ESTADÍSTICA APLICADA A LAS CIENCIAS SOCIALES
MEDIANTE EL SOFTWARE SPSS-WIN: IMPORTACIÓN EXPORTACIÓN. Dto. Sociología IV
En este informe se describe cómo realizar importaciones de datos a SPSS
desde diversos formatos y sistemas de archivos. Lo que aquí se aporta es un simple
resumen de información que se puede encontrar mejor y más ampliamente
desarrollado y fundamentado en cualquier manual de SPSS.
El motivo de este documento es completar parte del temario del curso de
“Apoyo y Síntesis de SPSS para la Sociología”. El curso se desarrolla dentro de las
funciones de la beca de colaboración de quinto curso del año 2008/2009.
Es posible importar datos a SPSS desde muchos formatos de archivos y
programas, en este documento únicamente se explica brevemente cómo importar
datos a partir de una archivo Excel (1), de un archivo de microdatos (2) y de
microdatos con Sintaxis de SPSS (3):
INDICE
Por lo tanto siempre a la hora de importar nos preguntamos qué origen tienen
los datos que queremos importar y qué ficheros tenemos.
(Haz clic sobre el texto para ir a la página)
1. Un archivo EXCEL…………………………………………………………........…2
2. Un archivo de microdatos.I …………………………………….......………..……6
(Necesito un archivo de microdatos y el cuestionario)
3. Un archivo de datos y Sintaxis SPSS ...........................................................16
(Por lo tanto necesito un archivo de microdatos, de sintaxis y, conviene tener, el cuestionario)
3.1. Con ruta de acceso (entre Microdatos/Sintaxis)“GET DATA”.......17
3.2. Automático: “DATA LIST FILE”......................................................20
4. Anexo I: ¿Cómo abrir un archivo sin extensión?: Localizando archivo de
Microdatos y Sintaxis.................................................................................... 23
5. Anexo II: ¿Cómo quitar la extensión de un archivo?.................................... 26
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
1
Importación de Datos en SPSS
Excel
1- IMPORTAR ARCHIVOS EXCEL:
A) Requisitos previos:
Para importar datos desde Excel necesitamos, primero, asegurarnos de que
nuestra versión de Excel y el formato del archivo a importar, posea una extensión
compatible con SPSS1, esto es *:xls. Especial precaución aquellas personas con
“nuevas” versiones de Office a partir del 20072.
1. Los datos han de estar dispuestos en formato de matriz, esto es, casos en filas
y variables en columnas. (Ver imagen 1.1. más abajo)
2. En la primera fila del archivo han de estar los nombres de las variables, en un
formato adecuado a lo exigido por SPSS:
a. El nombre de las variables no pueden empezar por números ni
caracteres especiales.
b. El nombre de las variables no pueden contener espacios, éstos han de
sustituirse por barra baja “_”. Por ejemplo, NO es valido “Variable 1” se
ha de escribir “Variable_1”.
c. Las variables no pueden o no es recomendable que posean caracteres
especiales en el nombre; ni eñes, ni acentos, signos de puntuación…
(ñ, *.^.¨,´, ]…).
3. El archivo no puede tener ningún formato, ni colores, ni celdas combinadas, ni
contener fórmulas, ni ningún elemento. Ha de ser una matriz limpia en lo que
se refiere al formato. Se recomienda realizar la siguiente instrucción (en
Excel) para garantizar que se cumplen parte de los requisitos:
a. Selecciona todos los datos.
b. Edición/Pegado Especial/Pegar VALORES (Esta referencia sólo es
válida para versiones anteriores al Office 2007, aunque la instrucción
se encuentra presente en Office 2007 con otra ruta, clic aquí para ver).
c. Se puede visualizar el siguiente video de muestra, que contiene un
ejemplo de algunos de los pasos que se pueden realizar para cumplir el
requisito de este apartado:
(Imagen 1.1.)
Para ver el video:
http://www.youtube.com/watch?v=77dOQ
cMIPnw
Si el link anterior falla busca en Youtube
el
siguiente
texto:
“Excel formato para importar a SPSS”
1
Toda la información que aquí se ofrece es válida para la versión de SPSS-Win 15 –también para la 10,
11, 12, 13, 14-, sin embargo la versión 15 la proporciona la Facultad de CCPP y Sociología de la UCM y,
por tanto, disponible para los usuarios del curso. Es probable que nuevas versiones del programa
permitan mayor versatilidad y compatibilidad.
2
En caso de que este sea tu caso Office guarda los Excel por defecto en formato *xlsx entonces deberás
“guardar como”/compatible con versiones anteriores de Office.
(Más información: http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP100141043082.aspx)
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
2
Importación de Datos en SPSS
Excel
B) Importar desde SPSS.
Si has cumplido los requisitos previos es muy sencillo:
1. Abres SPSS un archivo de datos.
2. Archivo/ leer datos de texto (imagen 1.1)
3. Seleccionamos tipo Excel (*.xls) (imagen 1.2)
4. Seleccionamos el archivo Excel que hemos realizado y guardado en el
paso “A”. ¡¡¡Es muy importante que el archivo Excel NO esté abierto en
el momento de importar desde SPSS!!!
5. Nos aseguramos que esté seleccionado “leer nombre de las variables en
la primera fila”. Por defecto SPSS selecciona el rango de valores del archivo
Excel, es decir, de que columna y fila hasta que columna y fila se encuentran
los datos a importar (En nuestro ejemplo, desde A1 a J39, ver imagen 1.3.). Si
hubiera problemas, no suele pasar, lo seleccionaríamos manualmente,
introduciendo nosotros mismos el rango en el apartado “rango” aunque si ya lo
ha seleccionado en el apartado “hoja de trabajo” NO hay que poner nada más.
6. Tras finalizar la importación (imagen 1.5) Tenemos que poner las etiquetas
de las variables, poner los valores de las variables –si procede-, asignar casos
perdidos… recodificar las variables que nos interesen…
IMÁGENES IMPORTAR DESDE EXCEL:
Imagen 1.1
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
3
Importación de Datos en SPSS
Excel
Imagen 1.2
Imagen 1.3
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
4
Importación de Datos en SPSS
Excel
Imagen 1.4
Imagen 1.5
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
5
Importación de Datos en SPSS
2.
Microdatos
IMPORTAR MICRODATOS
Los microdatos suelen presentar una apariencia similar a la de la imagen
2.0:
(Ejemplo de fichero de microdatos) Imagen 2.0
¿? *Puede pasar que no sepas abrir el archivo, o que no sepas
cuál es el archivo de microdatos y cuál el de sintaxis…
entonces véase Anexo I –al final del documento- o clic aquí)
Una vez localizado el archivo que contiene los microdatos tenemos que
asegurarnos que cada caso se corresponde con una fila del archivo de microdatos.
Esto lo sabemos porque viene especificado en el cuestionario, en la ficha técnica…En
general, prácticamente todos los ficheros se ajustan a este formato (Una fila = 1Caso),
de no ser así deberíamos especificarlo en SPSS en el paso correspondiente (Imagen
2.7).
Ahora que sabemos cuál es el fichero de datos nos vamos a
SPSS/Archivo/Leer datos (Imagen 2.1, siguiente página)
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
6
Importación de Datos en SPSS
Leer datos de texto…
Microdatos
Imagen 2.1
A continuación seleccionamos el archivo que contiene los microdatos
Imagen 2.2
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
7
Importación de Datos en SPSS
Microdatos
Como nuestro texto no se ajusta a ningún formato seleccionamos “no”.
Imagen 2.3
Las variables no se encuentran delimitadas y por tanto son de “ancho fijo”.
Del mismo modo tampoco están los nombres en la primera fila.
Imagen 2.4
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
8
Importación de Datos en SPSS
Microdatos
A partir de ahora es fundamental que tengamos el cuestionario con la tabulación
de las columnas a mano, vamos a ver rápidamente en qué nos tenemos que fijar:
Imagen 2.5
En primer lugar, en columnas vemos que empieza por el número “1”. En
segundo lugar, para cada variable tenemos el rango de números/posiciones que
ocupa en nuestro archivo de microdatos. Como vemos más abajo (Imagen 2.6) la
posición número “1” en nuestro fichero de microdatos es un “2”.
Más adelante vamos a seguir las instrucciones en SPSS pero podemos
adelantar la lógica que vamos a seguir: La primera variable, en el cuestionario
(imagen 2.5), es “Nº de Estudio” que ocupa de (1) a (4) columnas. Eso significa que
en nuestro fichero de microdatos (Imagnen2.6) la variable Nº de estudio para el primer
caso (primera fila) equivaldría a los valores numéricos “2781”. Como todos los casos
pertenecen al mismo estudio todas las filas/casos presentarían el mismo valor.
Imagen 2.6
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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Importación de Datos en SPSS
Microdatos
Seleccionamos: “Comienza en la primera línea”, “cada caso representa una
línea” y “todos los casos”.
Imagen 2.7
El siguiente paso (Imagen 2.8) requiere mucha atención. Primero hay que quitar
todas las líneas que establece el programa por defecto, porque esas divisiones
son azarosas. Para quitar una flecha hacemos clic con el ratón encima de la punta de
la flecha, señalado en rojo en la imagen 2.8. Es importante ver que podemos
desplazarnos a la derecha o a la izquierda, hasta haber eliminado todo lo que no nos
interese. Recuerda que no hay que dar a “siguiente” hasta que no completemos el
siguiente paso (Imagen 2.9, siguiente página).
Imagen 2.8
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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Importación de Datos en SPSS
Microdatos
Ahora tenemos que fijarnos en el cuestionario e ir generando líneas en la
ventana de SPSS en función del ancho de cada variable para toda las
variables(hacemos clic en la superficie en blanco de SPSS para que aparezcan las
líneas).
(Imagen 2.9)
Hay que fijarse en introducir todas las delimitaciones para ello avanzamos
hacia la derecha con el cursor –ventana de SPSS- (Imagen 2.10). Sólo cuando
hayamos introducido todas las delimitaciones daremos a siguiente.
Imagen 2.10
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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Importación de Datos en SPSS
Microdatos
Después de dar a siguiente aparece una ventana en la que tenemos que introducir el
nombre para cada una de las variables, para ello, nos fijamos en el cuestionario,
como vemos en la imagen 2.11. Primero clic sobre cada variable (por ejemplo,
V1) y a continuación en el recuadro “Nombre de la Variable” ponemos el nombre de la
variable, que está en el cuestionario (siguiendo con el ejemplo sería “Nº de Estudio”).
Imagen 2.11
Es importante hacerlo para todas las variables3. Sólo después damos a
“siguiente “(Imagen 2.12)
Imagen 2.12
3
Como esto es una demostración sólo se ha introducido el nombre hasta “tamaño de hábitat” pero habría
que haber seguido hasta el final.
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
12
Importación de Datos en SPSS
Microdatos
En este paso (Imagen 2.13) , seleccionamos “no deseo guardar” (dependerá si
volveremos a importar una matriz de igual formato, no es el caso) Después si
pulsamos a pegar la sintaxis todas las instrucciones que le hemos dado al programa
aparecerán en un cuadro de sintaxis que tendríamos que ejecutar. Sí pulsamos “No
pegar la sintaxis” todas las operaciones que hemos hecho aparecerá en la “vista de
datos” de SPSS. En esta ocasión, para simplificar la explicación, le damos a “NO”. El
caché se selecciona por defecto, lo dejamos seleccionado.
Imagen 2.13
Tras pulsar en siguiente nos aparece el resultado en la ventana de datos de
SPSS (Imagen 2.14)
Imagen 2.14
¡ES
UN
BUEN
MOMENTO
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
PARA
GUARDAR
EL
ARCHIVO!
13
Importación de Datos en SPSS
Microdatos
A continuación nos vamos a “VISTA DE VARIABLES” en SPSS y tenemos que
realizar para todas las variables los siguientes pasos (Imagen 2.15), siempre que
proceda: asignar nombre a la etiqueta de la variable, asignar los valores y
etiquetas de valor, seleccionar los valores perdidos (si hay) y definir el tipo de
variable.
Imagen 2.15
(Vista de variables)
Para saber qué valores corresponde a cada variable tenemos que fijarnos de
nuevo en el cuestionario. (Imagen 2.16)
Imagen 2.16
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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Importación de Datos en SPSS
Microdatos
Finalmente el resultado tiene que ser similar al siguiente4 (Imagen 2.17).
Recuerda guardar tu trabajo lo más a menudo posible, para que sí se produce un
“fallo del sistema” no pierdas información.
Imagen 2.17
(Vista de Variables)
4
Sólo se ha realizado para las primeras variables por tratarse de una demostración.
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
15
Importación de Datos en SPSS
3.
Microdatos y Sintaxis SPSS
IMPORTAR MICRODATOS CON SINTAXIS
Sí disponemos de sintaxis SPSS nuestro trabajo se reduce notablemente, la
mayoría de los ficheros de microdatos en la “actualidad” vienen acompañados de
ficheros de Sintaxis. Ahora bien, tenemos que saber que en función del tipo de
instrucción del fichero de Sintaxis-SPSS tenemos que ejecutarlo de una u otra forma.
Para ello, conviene abrir el fichero de Sintaxis-SPSS y observar la primera línea:
Sí en la primera línea aparece “GET DATA” realizaremos los pasos descritos en el
apartado 3.1. Sí por el contrario aparece “DATA LIST FILE” realizaremos los
pasos descritos en el apartado 3.2.
En ambos supuestos, los datos están contenidos en un archivo de
microdatos (*.txt) y la Sintaxis (*.sps) contiene las instrucciones para convertir ese
fichero de microdatos en un archivo de datos de SPSS. Por lo tanto la Sintaxis
contiene las instrucciones que delimitan el archivo de microdatos en variables,
generalmente, además, añade las etiquetas y tipo de variables y similares datos para
las etiquetas de valor de las variables. En realidad la importación de Microdatos con
Sintaxis reduce notablemente el trabajo ya que todos los pasos que hemos realizado
en el apartado 2 de este informe son realizados automáticamente.
La diferencia entre las operaciones que realizamos en el apartado 3.1. y 3.2
reside en el hecho de que en el primero tenemos que indicar (escribir) en el fichero de
Sintaxis la ruta (el lugar en nuestra computadora) del archivo de microdatos. Mientras
que en el segundo nos ahorramos este paso, porque basta con que ambos archivos
(sintaxis y microdatos) se encuentren abiertos en un mismo directorio (es
recomendable que ambos estén ubicados en el escritorio del PC).
¿?¿Cómo abro un archivo de Sintaxis? Si no sabes o no puedes
abrir el archivo de sintaxis sigue los pasos del Anexo I (Clic aquí).
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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Importación de Datos en SPSS
3.1.
Microdatos y Sintaxis SPSS
CON RUTA DE ACCESO “GET DATA”
Sí al abrir nuestro archivo de sintaxis observamos la instrucción “GET DATA”
(Imagen 3.1.1) entonces tenemos que seguir los siguientes pasos:
(Imagen 3.1.1.)
A) Asegurarnos de que nuestro archivo de microdatos esté en formato *txt.
B) Tenemos que escribir la ruta de nuestro archivo: En la imagen 3.1.1. en la
segunda línea /FILE = „rutaenlaqueseencuentraelarchivo‟. Es recomendable
que la ruta sea sencilla, es decir, que exista el menor número de directorios
posible5. Por ello, la unidad “C:” es un buen sitio para alojar nuestro
archivo. Veamos qué pasos debemos dar para situar el archivo de microdatos
en la unidad C (instrucciones para Win-XP). Supongamos que el archivo está
en el escritorio y deseamos copiarlo en la unidad “C” (Escritorio/MiPc/C:) –Si
sabes hacerlo pasa al punto Ca. Copiamos el documento (Imagen B.1)
b. Abrimos Mi Pc (Imagen B.2)
c. Abrimos la Unidad C (Imagen B.3)
d. Pegamos el archivo (Imagen B.4 y B.5)
5
Vamos a imaginar que en lugar de guardar el archivo de microdatos en la unidad “C”, lo almacenamos
en “mis documentos”, la ruta se complica notablemente, C:\Documents and Settings\
(Nombredelequipo)\(nombredelarchivodemicrodatos). Cuanto más larga sea la ruta más probabilidades de
cometer un error hay.
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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Importación de Datos en SPSS
Microdatos y Sintaxis SPSS
Imagen B.1
Imagen B.2
Imagen B.3
Imagen B.4
Imagen B.5
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
18
Importación de Datos en SPSS
Microdatos y Sintaxis SPSS
C) Una vez que el fichero de microdatos está en la unidad C (Imagen B.5) y
tras asegurarnos que en nuestro fichero de sintaxis hemos escrito
correctamente esta ruta, incluyendo nombre de archivo y tipo (.txt).
Ejecutamos toda la sintaxis, como vemos en la imagen C.1.
D) El resultado de esta operación es un nuevo archivo de datos como podemos
ver en la imagen 3.2.3. (Vista de Datos) y en la imagen 3.2.4 (Vista de
Variables). Ambas imágenes están al final del apartado 3.2, página 21.
Ojo, si la sintaxis sólo contiene las instrucciones de la limitación de variables y
no contiene las etiquetas de las variables -cada vez menos frecuentetendremos que introducir nosotros las etiquitas y demás datos (como
hacíamos en el punto 2 de este informe).
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
19
Importación de Datos en SPSS
3.2.
Microdatos y Sintaxis SPSS
“AUTOMÁTICO” “DATA LIST FILE” (Los ficheros del CIS se ajustan a esta
modalidad de importación).
Esta forma es aún más sencilla que la anterior:
Un detalle importante antes de abrir el archivo de microdatos: En el
anterior modo veíamos que el archivo de microdatos tenía que tener la extensión *.txt,
en esta ocasión NO ha de tener ninguna extensión. Lo abriremos como se muestra
en el Anexo I (clic para ir a Anexo.1) ¿Qué pasa si ya tiene extensión, cómo quitarla?
Ver Anexo.II)
a) Abrimos los dos documentos a la vez, Sintaxis y Microdatos
(asegurándonos que coincide el nombre y que no tiene extensión, es importante que
el nombre esté entre comillas-simples „nombre‟) (Imagen 3.2.1 „DA2781‟) y en
sintaxis pulsamos “ejecutar todo” (Imagen 3.2.2.). Vamos a usar para este
ejemplo, microdatos pertenecientes al “último” barómetro del CIS (Enero2009).
Imagen 3.2.1
Imagen 3.2.2
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
20
Importación de Datos en SPSS
Microdatos y Sintaxis SPSS
El resultado aparece directamente en la “vista de datos” de SPSS (Imagen 3.2.3)
los datos de nuestra matriz y en la “vista de variables” (imagen 3.2.4) toda la
información contenida en el archivo de sintaxis.
Imagen 3.2.3.
Imagen 3.2.4.
-FIN-
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
21
ANEXO
22
Importación de Datos en SPSS
4.
Anexo
ANEXO I: ¿Cómo abrir/reconocer el archivo TXT/ASCII con los
microdatos?
La imagen de la izquierda es un ejemplo de archivo sin extensión de
archivo asignada. Aún así podemos abrirlo con nuestro ordenador6
asignándole al PC el programa con el que queremos que leerlo7:
c) Clic derecho sobre el archivo y
pulsamos sobre abrir:8
b)
Seleccionamos
notas/aceptar.
el
bloc
de
6
Este Anexo se ha realizado para Win-XP aunque en Win-Vista y sucesivos debería ser similar.
Esta instrucción es válida para abrir archivos de texto, como en el ejemplo, o para abrir el archivo con
cualquier otro programa como SPSS.
8
Es posible que al accionar en abrir abra el archivo directamente (paso c) entonces, lógicamente, ya
habremos finalizado.
7
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
23
Importación de Datos en SPSS
Anexo
c) Una vez realizado el paso anterior el documento debe presentar un aspecto similar
a este:
Imagen C.1
Es decir, columnas y filas, SÓLO NÚMEROS y espacios en blanco, esto es un archivo
de Microdatos, sí nos fijamos se parece a la vista de datos del SPSS con la salvedad
de que las variables no están definidas.
OJO, si el aspecto es similar al de más abajo (Imagen C.2) o muy diferente al anterior
(Imagen C.1) NO hemos abierto un fichero de Microdatos, en ese caso lo cerramos y
probamos con otro:
Imagen C.2
(En este caso hemos abierto un archivo de Sintaxis de SPSS –por error- con el
bloc de notas.)
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
24
Importación de Datos en SPSS
Anexo
Sí quisiéramos abrir un archivo de Sintaxis sin extensión asignada, deberíamos seguir
los mismos pasos de este Anexo 1, pero en el paso B en lugar de “abrir con bloc de
notas” deberíamos “abrir con SPSS”. (Imagen C.3)
Imagen C.3
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
25
Importación de Datos en SPSS
5.
Anexo
ANEXO II: Cómo cambiar la extensión de un archivo.
Sí nuestro archivo no tiene extensión tendrá un icono similar a la imagen Anexo I.1
(entonces puedes seguir los pasos del apartado 3.1 porque cumples el requisito) si
en cambio tiene formato *.txt será similar a la imagen Anexo II.2. En el punto 3.2 de
este documento vemos que para aplicar la sintaxis sobre este archivo de microdatos
no ha de tener formato definido, para ello, vamos a seguir unos pasos para quitar el
formato.
Imagen Anexo II.1
Imagen Anexo II.2
A) Sí nuestro archivo tiene el siguiente aspecto (imagen A.1)9, es decir, junto
al nombre “05_ENI_microdatos” aparece la extensión “.txt”, sólo debemos
hacer clic derecho/ cambiar nombre y borrar “.txt” . Al hacer clic en el
escritorio o pulsar intro nos saldrá un mensaje, que aceptamos(Imagen A.2).
Imagen A.1
Imagen A.2
9
Si no es así pasar al punto B de este Anexo II.
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
26
Importación de Datos en SPSS
Anexo
B) Sí nuestro archivo tiene formato *.txt pero no aparece la extensión (imagen
Anexo II.2, página anterior) tenemos que seguir otros pasos para primero visualizar la
extensión y después eliminarla.
B.1) Primero vamos a hacer que las extensiones de los “archivos conocidos
sean visibles”. Abrimos cualquier carpeta del PC, en este caso mis documentos,
y pulsamos sobre opciones de carpeta. (Imagen B.1)
Imagen B.1
B.2) A continuación (Imagen B.2) Seleccionamos la pestaña “Ver”(1),
después desplazamos la barra (2) hasta que aparezca “Ocultar las extensiones
de archivos para tipos de archivos conocidos” (3) y hacemos clic para quitar la
señal verde “v” (en la imagen ya lo hemos “quitado”). Después damos a aplicar
(4) y, finalmente, aceptar (5).
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
27
Importación de Datos en SPSS
Anexo
B.3. Con el paso anterior ya hemos conseguido que los archivos muestren la
extensión, sí visualizamos nuestro archivo de microdatos veremos que es similar
a la imagen 1 del punto A de este anexo II. Ahora solo tenemos que seguir los
pasos del punto A del anexo II.
Cuando hayamos terminado, repetimos los pasos B.2 para seleccionar “Ocultar
las extensiones de archivos para tipos de archivos conocidos”.
S. Christian Orgaz Alonso, 2009.
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