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Código: P-DE-11
GESTIÓN DE RECURSOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE
Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Gestionar recursos de cooperación internacional no reembolsable para la financiación de proyectos o iniciativas de la entidad acorde con la planeación institucional
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
Director de Gestión General
FLUJOGRAMA
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
INICIO
Solicitar la identificación de demanda
y oferta de cooperación internacional
no reembolsable
1
Solicita mediante comunicación escrita la identificación de demanda y oferta de
cooperación internacional no reembolsable que pueda apoyar la gestión y
resultados esperados en el marco del Plan Estratégico Institucional y Plan de
Acción, indicando los lineamientos para diligenciar el Formato Inventario de
Cooperación Internacional de la Presidencia de la Republica F-DE-40.
Nota: La solicitud se efectúa de forma ordinaria anualmente en el ejercicio de la
formulación de la planeación institucional o extraordinariamente cuando por las
condiciones de la demanda y/o oferta se requiera.
Identificar la demanda y/o oferta de
cooperación internacional no
reembolsable
Director de Gestión
General
Jefe Oficina de
Planeación
Identifica la demanda y/o oferta de cooperación internacional para el desarrollo de
proyectos o iniciativas de la dependencia acorde con el Plan de Acción y
proyectos de inversión (Si aplica), ver procedimiento Formulación y
seguimiento de la planeación institucional P-DE-01 y Procedimiento de
Gestión de Proyectos de Inversión P-DE-07
Diligencia el Formato Inventario de Cooperación Internacional de la
Presidencia de la Republica F-DE-40, el cual se encuentra disponible en la red
Jefes de Dependencias
en la carpeta compartida "Gestión de Cooperación", e informa a la Oficina de
Planeación.
2
3
La Oficina de Planeación verifica la calidad de la información registrada en el
Formato Inventario de Cooperación Internacional de la Presidencia de la
Republica F-DE-40 por parte de las dependencias.
Si la información está incompleta o no es consistente solicita los ajustes a las
dependencias, de lo contrario informa a la Dirección de Gestión General que el
inventario se encuentra validado.
Si
Formato Inventario de
Cooperación
Internacional de la
Presidencia de la
Republica F-DE-40,
diligenciado
Comunicación escrita
informando el regsitro
del formato
Nota 1: A cada dependencia se le asigna una contraseña para diligenciar su
información.
Nota 2: En caso de identificar durante la vigencia posibles solicitudes o iniciativas
de cooperación debe actualizar el Formato Inventario de Cooperación
Internacional de la Presidencia de la Republica F-DE-40 compartido e informar
a la Oficina de Planeación.
Verificar inventario de cooperación
internacional no reembolsable
Solicitud de
necesidades de
recursos de cooperación
internacional
Formato Inventario de
Cooperación
Internacional de la
Presidencia de la
Republica F-DE-40.
Jefe Oficina de
Planeación
Asesores Oficina de
Planeación
¿Requieren
ajustes?
Inventario de
Cooperación
Internacional de la
Presidencia de la
Republica validado
Comunicación
remitiendo la
información
No
4
Gestionar o acordar con el cooperante
los alcances de la cooperación
Elaborar perfil base de proyecto de
cooperación y Documento técnico de
cooperación
5
6
7
De acuerdo con las iniciativas identificadas, realizan los acercamientos con el
Jefes de Dependencias
posible cooperante en coordinación con la Dirección de Gestión General para
Director de Gestión
delimitar el alcance de la cooperación.
General
Asesores Direccción de
Nota: La Dirección de Gestión General, podrá acudir a a la APC para determinar
Gestión General
si es necesario su acompañamiento.
Formula el proyecto de cooperación diligenciando el formato F-DE-41 Perfil base
Comunicación escrita
del proyecto de cooperación internacional no reembolsable y Documento
remitiendo el Formato Ftécnico de Cooperación Internacional F-BS-51. Remite los documentos a la
DE-41 perfil base del
Oficina de Planeación y a la Dirección de Gestión General de acuerdo con las
proyecto de cooperación
fechas definidas en el inventario de cooperación.
Jefes de Dependencias
no reembolsable
diligenciado
Documento tecnico de
Nota: Si la cooperación no requiere de la suscripción de un instrumento por parte
Cooperación
del DAPRE, solo se debe elaborar el formato F-DE-41 Perfil base del proyecto
Internacional F-BS-51.
de cooperación internacional no reembolsable
1
F-DE-19 (Versión: 05)
Correos,
comunicaciónes, actas,
listas de asistencia
5 de 5
Código: P-DE-11
GESTIÓN DE RECURSOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE
Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Gestionar recursos de cooperación internacional no reembolsable para la financiación de proyectos o iniciativas de la entidad acorde con la planeación institucional
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
Director de Gestión General
FLUJOGRAMA
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
1
5
Revisar y viabilizar perfil base de
proyecto de cooperación acorde con el
Documento técnico de cooperación
Si requieren ajustes, se solicitan a la dependencia y registra la hoja de ruta en el
inventario de cooperación internacional, continua actividad 5, de lo contrario,
viabiliza el perfil base acorde con Documento técnico de Cooperación
Internacional, remite a la Dirección de Gestión General y registra la hoja de ruta
en el inventario de cooperación internacional, continua actividad 7.
Si
6
¿ Requieren
ajustes?
No
5
Revisa la información registrada por la dependencia en el formato F-DE-41 Perfil
base del proyecto de cooperación internacional no reembolsable y
Documento tecnico de Cooperación Internacional F-BS-51.
Aprobar el perfil base de proyecto de
cooperación y el Documento técnico
de cooperación
Si
¿Requieren
ajustes?
7
Nota 1: Cuando las condiciones contenidas en el proyecto de cooperación o
documento técnico, contemplen asuntos que requieran alguna revisión específica
por parte de las dependencias de la Subdirección de Operaciones, la Oficina de
Planeación podrán solicitar este acompañamiento directamente al Área
correspondiente.
Nota 2: De acuerdo con el alcance y complejidad del proyecto de cooperación la
revisión se prodra realizar de forma conjunta con la Dependencia solicitante, la
Dirección de Gestión General y la Subdirección de Operaciones (Cuando aplique)
Asesores Oficina de
Planeación
Jefe Oficina de
Planeación
Jefe de Área de la
Subdirección de
Operaciones, según
corresponda
Correo electronico
solicitando ajustes
Formato F-DE-40
Inventario de
Cooperación
Internacional DAPRE
diligenciado en la hoja
de ruta Oficina de
Planeación
Perfil base del proyecto
de cooperación no
reembolsable viabilizado
por la Oficina de
Planeación
Revisan el F-DE-41 Perfil base del proyecto de cooperación internacional no
reembolsable y Documento técnico de Cooperación Internacional F-BS-51
para la aprobación del Director de Gestión General.
Si requieren ajustes, los devuelve a la dependencia, registra la hoja de ruta en el
inventario de cooperación internacional, continua actividad 5, de lo contrario, el
Director de Gestión General aprueba y remite para revisión de la Subdirección de
Operaciones,. El asesor de la Dirección de Gestión General, registra la hoja de
ruta en el inventario de cooperación internacional, continua actividad 8.
Nota 1: Si la cooperación no requiere de la suscripción de un instrumento por
parte del DAPRE, solo se requiere la aprobación del formato F-DE-41 Perfil base
del proyecto de cooperación internacional no reembolsable y continua
actividad 13.
No
Nota 2: Cuando las condiciones contenidas en el proyecto de cooperación o
documento técnico, contemplen asuntos que requieran alguna revisión específica
por parte de las dependencias de la Subdirección de Operaciones, la Dirección
de Gestión General podrán solicitar este acompañamiento directamente al Área
correspondiente.
Correo electronico
solicitando ajustes
Asesores Dirección de
Gestión General
Director de Gestión
General
Jefe de Área de la
Subdirección de
Operaciones, según
corresponda
Nota 3: De acuerdo con el alcance y complejidad del proyecto de cooperación la
revisión se prodra realizar de forma conjunta con la Dependencia solicitante, la
Dirección de Gestión General y la Subdirección de Operaciones (Cuando aplique)
F-DE-41 Perfil base del
proyecto de cooperación
internacional no
reembolsable DAPRE
diligenciado en la hoja
de ruta Dirección de
Gestión General
Perfil base del proyecto
de cooperación no
reembolsable y
Documento tecnico de
Cooperación
Internacional con
aprobación del Director
de Gestión General
Nota 4: La Dirección de Gestión General podrá solicitar apoyo a la Agencia
Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia - APC Colombia, para
revisar el formato Documento técnico de Cooperación Internacional F-BS-51.
Remitir solicitud con documentos
soportes para revisión del Área de
Contratos
8
2
F-DE-19 (Versión: 05)
El Subdirector de Operaciones envía al Área de Contratos a través del Sistema de
Correspondencia la solicitud con los documentos soporte (F-DE-41 Perfil base
del proyecto de cooperación internacional no reembolsable y al Documento
técnico de cooperación Internacional F-BS-51) para revisión jurídica,. El asesor
de la Subdirección de Operaciones, registra la hoja de ruta en el inventario de
cooperación internacional.
5 de 5
Comunicación escrita
remitiendo documentos
para la suscripción del
instrumento de
cooperación
Subdirector de
Operaciones
F-DE-41 Perfil base del
proyecto de cooperación
internacional no
reembolsable DAPRE
diligenciado en la hoja
de ruta Subdirección de
Operaciones
Código: P-DE-11
GESTIÓN DE RECURSOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL NO REEMBOLSABLE
Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Gestionar recursos de cooperación internacional no reembolsable para la financiación de proyectos o iniciativas de la entidad acorde con la planeación institucional
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
Director de Gestión General
FLUJOGRAMA
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
2
5
Revisar y/o elaborar el instrumento de
cooperación Internacional No
Reembolsable
A partir de la información contenida en los formatos F-DE-41 Perfil base del
proyecto de cooperación internacional no reembolsable y al Documento
técnico de cooperación internacional F-BS-51, se elabora para suscripción de
las partes (DAPRE - Cooperante) el instrumento de cooperación internacional.
Borrador del instrumento
de cooperación
Internacional No
Reembolsable
Si el cooperante presentó un formato o modelo de instrumento de cooperación, se
revisa para proceder con la suscripción.
9
Si
¿Requiere ajustar o
complementar el
instrumento de
cooperación?
No
Suscribir el Instrumento de
Cooperación Internacional No
Reembolsable
10
Asesores Área de
Contratos
F-DE-41 Perfil base del
Si requiere ajustar o complementar el instrumento de cooperación, lo solicita a la
proyecto de cooperación
dependencia y registra el estado y fecha en el inventario de cooperación
Jefe Área de Contratos
internacional no
internacional, continua actividad 4, de lo contrario, presenta para consideración
reembolsable DAPRE
del Comité de Contratación y registra estado en el inventario de cooperación
diligenciado en la hoja
internacional, continua actividad 10.
de ruta Área de
Contratos
Nota: El Comité de Contratación de acuerdo con la presentación que realice el
Área de Contratos y Área Técnica, recomienda al ordenador del gasto la
suscripción del instrumento, de lo contrario solicitan ajustes.
Revisa el instrumento de cooperación y los soportes y firma el instrumento de
cooperación internacional no reembolsable y remite al Área de Contratos para
coordinar con la dependencia solicitante la remisión al cooperante para su firma.
Una vez firmado por parte del cooperante, el Asesor del Área de Contratos
diligencia la hoja de ruta en el inventario de cooperación internacional.
Formalizar operativamente el
esquema de ejecución Proyecto de
Cooperación Internacional No
11
F-DE-19 (Versión: 05)
Subdirector de
Operaciones
Asesor Área de
Contratos
Dependeniedo de lo acordado con el cooperante , cuando el proyecto de
cooperación internacional no reembolsable es de tipo monetario y los recursos
son ejecutados directamente por el DAPARE se identifica si la incorporación al
Jefes de Dependencias
presupuesto de la entidad se realiza a un proyecto de inversión existente o
requiere la formulación de uno nuevo, para la creación o modificación del
Funcionarios Oficina de
proyecto en el SUIFP e incorporación de los recursos al presupuesto de inversión
Planeación
de la entidad, ver procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión P-DE07 y procedimiento de Modificaciones Presupuestales P-GF-16,
Jefe Oficina de
Planeación
Cuando el Proyecto de cooperación internacional no reembolsable es ejecutado
directamente por el cooperante o por una organización que el determine, se
aplican los procedimeintos que determine el ejecutor
5 de 5
Instrumento de
cooperación
internacional no
reembolsable firmado
F-DE-41 Perfil base del
proyecto de cooperación
internacional no
reembolsable DAPRE
diligenciado en la hoja
de ruta Área de
Contratos
Proyecto registrado o
actualizado en el SUIFP
Código: P-DE-11
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Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
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RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
Director de Gestión General
FLUJOGRAMA
No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
CONTROL DE REGISTROS
Ejecuta el proyecto de cooperación internacional No reembolsable acorde con lo
pactado en el instrumento de cooperación.
Ejecutar el Proyecto de Cooperación
Internacional No Reembolsable
Reporta dentro de los 15 primeros días de cada mes al Área Financiera los
contratos y los pagos que se realizan con cargo a los convenios de cooperación
internacional en el mes inmediatamente anterior en los formatos establecidos por
la DIAN. Adicionalmente, mensualmente debe reportar al Grupo de Contabilidad
del Área Financiera la ejecución de los convenios de Cooperación con recursos
monetarios y en especie en el Formato F-GF-22 Relación Órdenes de
Desembolso.
Nota 1: La expedición de los certificados de utilidad común requeridos para
lograr la exención de impuestos asociados a su ejecución se solicita al
funcionario delegado por el Director del DAPRE para tal efecto.
Jefes de Dependencias
12
3
Nota 2: Si durante la ejecución del proyecto de cooperación internacional se
identifica la necesidad de modificar las condiciones contenidas en el Instrumento
de Cooperación, el jefe de la dependencia y/o el supervisor designado deberá
justificar la modificación mediante comunicación escrita dirigida al Director de
Gestión General, anexando el formato F-DE-41 Perfil base del proyecto de
cooperación internacional no reembolsable, si aplica. (No es necesario diligenciar
el formato F-BS-51)
Nota 3: Si la modificación no implica un ajuste al perfil del proyecto, el ejfe de la
dependencia y/o supervisor solo debe presentar la comunicación escrita
justificando la modificación y continua actividad 8, (No es neceasrio diligenciar
los formatos F-DE-41 y F-BS-51)
F-DE-19 (Versión: 05)
5 de 5
Productos del proyecto
finalizados
Relación Ordenes de
Desembolso
Solicitud de certificados
de utilidad común
Solicitud de modificación
Código: P-DE-11
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Versión: 02
PROCESOS ASOCIADO:
OBJETIVO:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Gestionar recursos de cooperación internacional no reembolsable para la financiación de proyectos o iniciativas de la entidad acorde con la planeación institucional
RESPONSABLE DEL DOCUMENTO:
FLUJOGRAMA
No.
11
13
Director de Gestión General
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
CONTROL DE REGISTROS
3
Realizar seguimiento a la ejecución del
Proyecto de Cooperación Internacional
No Reembolsable
Revisar el seguimiento a la ejecución
del Proyecto de Cooperación
Internacional No Reembolsable
14
RESPONSABLE
Si
Verifica el estado de cumplimiento y desarrollo de los compromisos establecidos
y registra el avance cuantitativo y cualitativo (cuando aplique) en el formato F-DE41 Perfil base del proyecto de cooperación internacional no reembolsable
con el fin de determinar el avance en los compromisos establecidos. Se debe
diligenciar los campos (el resultado del indicador/Producto, análisis cuantitativo
del producto/Indicador, se debe seleccionar el Estado de la Actividad y registrar el
avance de la misma).
Correo con el registro de
seguimiento de
cooperación en el
formato F-DE-41 Perfil
Jefes de Dependencias
Cuando el proyecto de cooperación internacional está incorporado a un proyecto
base del proyecto de
de inversión, registra mensualmente su avance en el aplicativo SPI, ver
cooperación
internacional no
procedimiento de Gestión de Proyectos de Inversión P-DE-07.
reembolsable
Cuando el proyecto de cooperaciòn internacional no está incorporado a un
proyecto de inversión, el reporte de seguimiento se realiza trimestralmente en el
formato F-DE-41 Perfil base del proyecto de cooperación internacional no
reembolsable en las columnas de seguimiento.
Revisan los resultados, la calidad, oportunidad y resultado de la información
registrada en el
F-DE-41 Perfil base del proyecto de cooperación
internacional no reembolsable a los proyectos de cooperación internacional no
reembolsable teniendo en cuenta los compromisos establecidos en el proyecto e
instrumento de cooperación.
Si la información registrada en el F-DE-41 Perfil base del proyecto de
cooperación internacional no reembolsable presenta inconsistencias se
devuelve a la dependencia para que realice los ajustes pertinentes, continua
actividad 13; de lo contrario se realiza una retroalimentación relativa a la calidad,
oportunidad y resultados del proyecto a la dependencia ejecutora.
¿Hay
inconsistencias?
No
Asesores Oficina de
Planeación
Jefe Oficina de
Planeación
Correo de solicitud de
ajustes o
retroalimentando la
calidad, oportunidad y
resultados del informe
de seguimiento
Comunicación
remitiendo informe de
seguimiento a la APC
Comunicación escrita
Registró final sobre el resultado del
Proyecto de Cooperación
Internacional No Reembolsable
15
Revisar registró final sobre el resultado
del Proyecto de Cooperación
Internacional No Reembolsable
16
Si
¿Hay
No
La dependencia debe realizar el registro de información final del instrumento de
cooperación en el formato F-DE-41 Perfil base del proyecto de cooperación Jefe de la Dependencia
internacional no reembolsable.
Revisan los resultados, la calidad, oportunidad registrados en el F-DE-41 Perfil
base del proyecto de cooperación internacional no reembolsable a los
proyectos de cooperación internacional no reembolsable teniendo en cuenta los
compromisos establecidos en el proyecto e instrumento de cooperación final.
Si la información registrada en el F-DE-41 Perfil base del proyecto de
cooperación internacional no reembolsable presenta inconsistencias se
devuelve a la dependencia para que realice los ajustes pertinentes, continua
actividad 15; de lo contrario se realiza una retroalimentación relativa a la calidad,
oportunidad y resultados del proyecto a la dependencia ejecutora e informa a la
Dirección de Gestión General.
FIN
F-DE-19 (Versión: 05)
5 de 5
Asesores Oficina de
Planeación
Jefe Oficina de
Planeación
Informe final de
resultado del proyecto
de cooperación
Correo de solicitud de
ajustes o
retroalimentando la
calidad, oportunidad y
resultados del registró
final de F-DE-41 Perfil
base del proyecto de
cooperación
internacional no
reembolsable
Comunicación
remitiendo informe final
de seguimiento a la APC