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IV Encuentro de Planeación Estratégica
Armenia, Diciembre 2016
GC-F-004 V.01
ARTICULANDO
LA ESTRATEGIA
Y LA
OPERACIÓN –
DEFINICIÓN
LINEAMIENTOS
PLAN DE
ACCIÓN 2017
GC-F-004 V.01
FORMACIÓN
GC-F--004
GC-F-004 V.01
Ejecución de la Formación
PROBLEMÁTICA
POSIBLE SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Quedó establecido los siguientes
cumplimiento – oferta trrimestralizada:
%
de
Primer trimestre:
60%
Ajustar los porcentajes a la realidad de los Centros Segundo Trimestre:
70%
porque son superiores al 60% en primer trimestre por Tercer Trimestre:
90%
Planeación deficiente de la
la carga de los cupos que pasan.
Cuarto Trimestre:
100%
oferta educativa general;
trimestralización de cupos;
contratación de instructores;
En el FTP:// Dirección de Formación Profesional,
adquisición de materiales de
Estandarizar materiales por programas, con uso de Gestión Materiales de Formación 2017 los
formación
listas maestras, unificación de fichas técnicas por Centros de Formación se encuentran:
redes y repositorio de estudios de mercado.
Programación indicativa
Listas maestras,
Fichas técnicas de producto
GC-F-004 V.01
Ejecución de la Formación
PROLEMÁTICA
POSIBLE SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Deficiencias en el control
de
Sensibilizar la necesidad de actualizar datos a Se definió el perfil de apoyo de administración
actualización de datos del aprendiz
lo largo del proceso y calidad de la educativa y SOFIA PLUS con el fin de garantizar
que impactan en el proceso de
información.
la calidad de la información.
certificación.
Se asignarán los recursos para la contratación
Incluir en el diseño curricular el perfil de
Dificultad al atender población con
del Intérprete de Lengua de Señas (Servicios
instructor interprete de señas para atender
limitaciones auditivas
Personal) de acuerdo a perfil establecido en
población con discapacidad.
lineamientos 2017.
La Dirección de Planeación asignará los recursos
Tramitar con Secretaria de Salud, plan de
No se están garantizando las
para
la
protección
específica
con
vacunación para los programas que lo
vacunas en los programas de Salud
Inmunobiológicos a los programas de la Red de
requieran.
Salud.
GC-F-004 V.01
Articulación con la
Educación Media
PROBLEMÁTICA
POSIBLE SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Etapa productiva:
La dirección de formación establecerá
Precisar criterios para la aplicación de los lineamientos sobre la etapa practica Realización de videoconferencias y estrategias para
las diferentes alternativas de la etapa para el programa de articulación con al la divulgación de buenas prácticas en la ejecución de
la etapa productiva.
productiva en articulación con la educación media.
educación media.
Las direcciones regionales y los centros
Sobre-ejecución en la meta 2016 de de formación deben aplicar los Se continua con Circulares: 3-2015-00052 y 3-2016articulación con la educación media, y lineamientos establecidos por la 00017 de la DFP de No sobre- ejecución de metas en
su efecto en la meta 2017 con cero dirección de formación profesional atención a hallazgos de la Contraloría. Se mantiene
crecimiento
mediante circular 117 del 26 de julio de misma meta del 2016 para el 2017.
2016.
La Dirección de Formación gestionará
Hay dificultades en el pago de ARL por
No adelantar programas de articulación con la
ante el Ministerio de Educación, para
parte de las secretarias de educación,
educación media en 2017 en instituciones educativas
propiciar el cumplimiento de esta
incumpliendo su obligación por
en las cuales los aprendices no cuenten con su
obligación por parte de las secretarias
insuficiencia de presupuesto.
afiliación a ARL para su etapa práctica
de educación.
GC-F-004 V.01
Ampliación de Cobertura
PROBLEMÁTICA
POSIBLE SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
La dirección de formación definirá el
Definirá el cronograma para que la oferta de Ampliación
cronograma para que la oferta de
Los cronogramas de oferta educativa
de cobertura no se cruce con las ofertas regulares de los
Ampliación de cobertura no se cruce con
de ampliación de cobertura se cruza
Centros de Formación. Y ofertar cupos tomando como
las ofertas de los Centros de Formación.
con el cronograma de ingreso regular.
base a los aprendices NO ADMITIDOS de las ofertas de
Tomará como base los aprendices NO
los Centros de Formación.
ADMITIDOS de la oferta de los Centros
La
Dirección de Formación dio
Iniciar los procesos de divulgación de
lineamiento para que No se suscriban Las Regionales no pueden iniciar las acciones de
los programas de ampliación de
convenios derivados ni se inicie formación formación hasta tanto NO se cuenten con el registro
cobertura,
sin contar con la
hasta tanto no se tenga la Modificación calificado.
modificación al registro calificado
del registro calificado a los programas.
Es necesario que las regionales realicen La dirección de formación profesional
la verificación de los criterios de calidad solicitará a las direcciones regionales Direcciones Regionales, Centros de Formación o de
a las instituciones que forman parte del cumplir con lo establecido en las normas expertos de las redes de conocimiento, realizarán la
banco de entidades de ampliación de vigentes, sobre la verificación anual de verificación anual de las condiciones de calidad a los
cobertura, de acuerdo con lo condiciones de calidad de las instituciones integrantes del banco regional.
establecido en la normatividad vigente. que forman parte del banco de entidades.
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VIRTUALIDAD
GC-F--004
GC-F-004 V.01
Formación Virtual y a Distancia
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Se debe ampliar el catálogo de
No hay coherencia entre las complementaria virtual para que
Publicación del documento "Familias asignadas a los Centros 2017" el
familias de programas de todos los centros puedan ofertar
cual incluye los ajustes sugeridos por Regionales y Centros de
formación y la red de programas
de
formación
Formación, y así poder ajustar perfiles de contratación para garantizar
conocimiento del centro
complementaria virtual, según la
los instructores (tutores virtuales).
red de conocimiento a la que
pertenezca el centro de formación.
La contratación de instructores Revisar que la contratación sea por
Se proyecta la contratación de instructores por 7 meses inicialmente, y
por 6 meses genera desgaste 7 meses para facilitar una posible
para 9 períodos de programación.
administrativo
adición.
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Formación Virtual y a Distancia
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN PLANTEADA
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Para los aprendices de formación virtual que realicen su
No es claro como hacer seguimiento a
Más viáticos para instructores.
etapa productiva de manera presencial, en una ciudad
la etapa productiva de los aprendices Que lo asuma el centro de la ciudad en diferente a donde se encuentra la ficha inscrita, estos
de titulada virtual
la que se encuentre el aprendiz .
aprendices deben ser asumidos por el Centro de
Formación de dicha ciudad.
Los aprendices de titulada virtual no
reciben bienestar al aprendiz
La formación titulada virtual debe ser
planeada y requiere lineamientos
puntuales para la implementación de
reglamento y bienestar al aprendiz
Los recursos asignados para gastos bienestar aprendices
incluye aprendices tanto formación titulada virtual
como presencial los cuales se asignan desde la Dirección
de Planeación.
GC-F-004 V.01
BIENESTAR AL APRENDIZ
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Bienestar al Aprendiz
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
El proceso de inducción pertenece a ejecución de la
Procesos asignados a Bienestar Asignar los procesos de ejecución de la formación a
Formación, lo debe realizar la Coordinación
que deberían estar en
otras áreas diferentes a bienestar como las pruebas
Académica.
formación
saber pro, inducción, concursos entre otras.
Demás procesos continúan igual.
Realizar cronograma de actividades desde inicio de Se establece cronograma de actividades a realizarse a
Falta cronograma de
vigencia con la concentración de actividades nivel Nacional en el 2017 con los Centros de
actividades en Plan de Acción
identificadas.
Formación.
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Bienestar al Aprendiz
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Asignar presupuesto basado en lo ejecutado vigencia
Presupuesto insuficiente para anterior y no en el presupuesto inicial, y contemple
cubrir actividades de bienestar todo la vigencia. Asignación de recursos para equipo
y servicios personales.
de bienestar por número de aprendices, número de
sedes, jornadas y proyectos especiales
En el aplicativo Plan de Acción de la Dirección de
Planeación se crearon nuevos formatos para
desagregar el presupuesto solicitado para actividades
de bienestar.
Falta de recursos para
Asignación de recursos compra de elementos
elementos devolutivos y de devolutivos y de consumo para desarrollar las
consumo.
actividades de bienestar.
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Bienestar al Aprendiz
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Los recursos para garantizar para la participación en
juegos zonales y nacionales deben ser asumidos por
Los encuentros nacionales y zonales
dirección general, y asignarlos a los Centros Anfitriones.
serán organizados por el grupo de
Hay desgaste administrativo en los traslados Evitar traslados.
Bienestar al aprendiz de la Dirección
para la realización de actividades zonales y
No asignar recursos que tengan esta destinación a los General, y se garantizará el
nacionales de bienestar al aprendiz. Evitar
Centros de Formación.
alojamiento y alimentación de los
traslados entre Centros de Formación
Incluir registro de actividades nacionales en Plan de aprendices participantes durante el
Acción de acuerdo al cronograma de actividades de la evento.
Dirección de Formación.
Más presupuesto para transporte y disponer de
transporte propio. Garantizar transporte a aprendices En el aplicativo Plan de Acción de la
ubicados en zona cerca al centro de formación mediante: Dirección de Planeación se crearon
nuevos formatos alimentación y
apoyo económico o bicicletas o contratar tercero.
transporte y así ingresar en forma
Centros alejados del centro urbano necesitan
detallada la solicitud de recursos
recursos para transporte.
necesarios para cubrir toda la
Abra un módulo en el aplicativo plan de acción destinado vigencia 2017.
para desagregar el presupuesto y solicitar los recursos Asignación sujeta a disponibilidad
que cubran la vigencia.
prespuestal.
GC-F-004 V.01
Bienestar al Aprendiz
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Los recursos asignados para el
presupuesto de actividades de
Módulo en plan de acción que desagregue los
bienestar están globalizados con los
En el aplicativo Plan de Acción de la Dirección de
recursos destinados a Centros de Convivencia
recursos de centro de convivencia y
Planeación se crearon nuevos formatos para solicitud
separadas de las actividades y gastos de
en muchas ocasiones dicho
de recursos para el Centro de Convivencia.
bienestar.
presupuesto genera gastos del 50%
del presupuesto total.
Los centros de formación que
Contratar 1 médico y 1 ambulancia para Los Centros de Formación que tenga centro de
cuentan con centros de convivencia
aprendices y funcionarios que se encuentren convivencia deben garantizar el servicio de
no disponen de un médico y
en el centro de convivencia so pena de emergencia y de enfermería, Dirección de
ambulancia que se encuentre
contravenir la norma.
Planeación asigna los recursos.
reglamentado por normas.
GC-F-004 V.01
CONTRATO DE APRENDIZAJE
GC-F-004 V.01
Contrato de Aprendizaje
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Falta de Inducción aprendiz virtual manejo
Guía rápida -tutorial institucional
de la plataforma SGVA
Se hará tutorial para ser incluido en la
plataforma SGVA y en el Blog institucional
Cuando se realiza el proceso de migración de
las fichas del aplicativo Sofía plus al SGVA, se
evidencia que las fechas se modifican
tomando un día más de etapa lectiva y le
resta un día a la etapa productiva; lo cual Ajustes al aplicativo SGVA
perjudica el proceso de certificación de los
aprendices y genera inconformismo con los
empresarios a la hora del registro de los
contratos de aprendizaje.
Se realizará la revisión y los ajustes
pertinentes en el aplicativo SGVA y notificará
el requerimiento necesario a formación SOFIA Plus
En Formación Dual no hay claridad cuando el
aprendiz es menor edad y debe laborar en Aclarar la norma
etapa productiva por turnos
Elaboración de
documento dirigido a
empresarios para la efectiva asignación de
turnos en contrato de aprendizaje a su
aprendices menores de edad.
Cambio Tarjeta de identidad a Cédula del
Actualización en el SGVA el documento de
Unificar documento de identidad en el SGVA
Aprendiz
identidad de los aprendices.
GC-F-004 V.01
EMPRENDIMIENTO
GC-F--004
GC-F-004 V.01
Emprendimiento
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Definir
hasta
dónde
va
la
responsabilidad de la formación y donde Operarán los Small Business Development Centres (SBDC)
empieza
la
responsabilidad
de Centros de Desarrollo de Pequeñas Empresas - SENA.
No se están gestando proyectos emprendimiento.
Se tendrá una cátedra de emprendimiento SENA para
productivos desde la formación
Coordinar con la dirección de aprendices y emprendedores en general
formación
y
diseño
curricular
competencias de emprendimiento para
la formación.
Desprogramación de instructores
para avales de proyectos Fondo
Se asignarán asesores de emprendimiento de acuerdo a las
Se sugiere dar lineamientos desde la
Emprender,
actividades
no
metas definidas para cada centro SBDC, por lo que los
Dirección General
contempladas en las funciones
instructores no serán desprogramados para esta actividad.
del instructor
Se sugiere incluir dentro del perfil
experiencia emprendedora y experticia Se tendrán asesores de emprendimiento con alto perfil en
técnica
emprendimiento y experticia técnica;
Selección
de
profesionales
Se sugiere realizar análisis históricos de
gestores de unidades de
los sectores en que priman los planes de Se contará con el aplicativo NeoSerra para el monitoreo,
emprendimiento
negocios y con base en ello asignar control y seguimiento de la ejecución de cada SBDC y de cada
expertos técnicos asesores de las asesor.
unidades de emprendimiento.
GC-F-004 V.01
Emprendimiento
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Falta de recursos de viáticos para realizar
La asignación de recursos no debe ser
acompañamiento, seguimiento y entrega de
Los recursos para viáticos se asignarán en cada
únicamente a despachos regionales
materiales de formación a proyectos Fondo
regional.
sino a centros de formación.
Emprender y el Programa SER.
GC-F-004 V.01
SISTEMA NACIONAL DE
FORMACIÓN PARA EL
TRABAJO
GC-F--004
GC-F-004 V.01
Certificación de Competencias
Laborales
PROBLEMÁTICA
POSIBLE SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE ACCIÓN
Las metas de certificación son
asignadas directamente por la
Dirección del Sistema Nacional Las Direcciones Regionales definirán las Las metas se definirán en concertación con las
de Formación para el Trabajo metas mensuales y semanales de los Direcciones Regionales y sus Centros de Formación
desconociendo la realidad de centros respectivos
respectivos
cada Centro de Formación.
El proceso de certificación no
asigna
recursos
para
la
adquisición de materiales de
evaluación para la población
atendida por Demanda Social.
Demora en la contratación del
personal encargado del proceso
de certificación de competencias
laborales
Dirección del Sistema Nacional para el
Se asignarán los recursos para materiales de acuerdo con
Trabajo asigne los recursos necesarios
las metas establecidas para cada Centro de Formación y
para los materiales para la evaluación de
Regional.
competencias laborales
Los equipos de trabajo en los Centros de
Formación, no requieran autorización para
su nueva contratación siendo que ya está
aprobado por el grupo de Certificación en
2015 y 2016.
Se pueden contratar las personas cuyos perfiles hayan
sido aprobados por el Grupo de Certificación en las
vigencias 2015 y 2016, no es necesario solicitar
nuevamente autorización para su contratación en la
vigencia 2017.
GC-F-004 V.01
ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD
GC-F-004 V.01
Aseguramiento de la Calidad –
Formación
PROBLEMÁTICA
SOLUCIÓN
DEFINICIÓN PLAN DE
ACCIÓN
Talento Humano: No se cuenta con el personal administrativo para
que apoye la ejecución de las actividades propias del proceso.
Mejorar la asignación del apoyo administrativo. Falta actualización de
Cronograma de actividades
las personas que realizan el proceso. Dentro de las funciones del
para que instructores de
instructor no se tienen relacionadas las funciones relacionadas con Establecer un rubro presupuestal para el planta apoyen el proceso de
proceso tanto en regional como centro.
aseguramiento y autoevaluación.
autoevaluación
articulado
Actualizar el manual de funciones para
con
la
Dirección
de
el cargo de instructor. Determinar un
Planeación.
Articulación con otros procedimientos: Falta enlace con la APE para perfil para el personal de apoyo. Definir
identificar los egresados. (Revisar actividades, el perfil y la equipo de trabajo, formalizar los roles, Perfiles definidos:
revisar la normatividad para que sea el
dependencia del líder de fidelización.
instructor mismo que el realice el
1. Apoyo de fortalecimiento
proceso. Articular el proceso con el SIGA
de la calidad de la formación
para estandarizar. Mesas de trabajo para
en los Centros de Formación.
Falta de la política frente al egresado.
unificar criterios y seguir construyendo
2. Apoyo de calidad en la
el proceso.
Generar espacios de
Regional
Incumplimiento de las condiciones de registro calificado en las sedes contacto formal con los egresados.
3. Par de aseguramiento de la
fuera de centro, en los municipios no se cumplen estas.
calidad.
Proliferación de los registros calificados asociados al cumplimiento de
metas, en algunos casos sin cumplir los requisitos mínimos
GC-F-004 V.01
GRACIAS
GC-F--004
GC-F-004 V.01