1. No category

CONTRALORÍA GENERAL
1
La Contraloría General es una entidad administrativa que depende del H. Consejo General
Universitario y tiene a su cargo las funciones de vigilancia, fiscalización, supervisión y
control financiero y administrativo del conjunto de las dependencias universitarias. Para el
desahogo de las funciones y atribuciones que se le confieren cuenta con:
• El Contralor General;
• El Secretario;
• El Jefe de la Unidad de Auditoría a la Administración General y Empresas Universitarias;
• El Jefe de la Unidad de Auditoría a Centros Universitarios y al Sistema de Educación
Media Superior;
o Contralores de Centro y Sistemas
• El Jefe de la Unidad Técnica;
• Auditores y personal de apoyo administrativo.
2
ATRIBUCIONES:
1. Revisar la Cuenta Universitaria
2. Practicar AUDITORÍAS: financieras, administrativas, escolares, integrales y de gestión a
las dependencias de la Red Universitaria
3. Fiscalizar los recursos que ejerzan las entidades denominadas Empresas Universitarias,
así como los demás organismos contemplados en la normatividad universitaria
4. Pedir información o auditar cuando se presenten denuncias debidamente fundadas o
que por otras circunstancias se pueda suponer el presunto manejo, aplicación o custodia
irregular de recursos universitarios, o su desvío
5.Vigilar el cumplimiento oportuno de la presentación de las declaraciones patrimoniales
3
6. Verificar que los recursos se administren y ejerzan conforme al Presupuesto
Universitario y sus políticas y normas
7. Verificar que los recursos provenientes de fondos externos, se administren y ejerzan
conforme a las normas, políticas y programas establecidos en los convenios respectivos
8. Investigar, en el ámbito de su competencia, los actos u omisiones que impliquen alguna
irregularidad o conducta ilícita en el ingreso, egreso, manejo, custodia y aplicación de
fondos y recursos universitarios
9. Establecer los lineamientos para la entrega-recepción de las dependencias
universitarias
4
OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS EN MATERIA DE
FISCALIZACIÓN:
• Observar las disposiciones en materia de planeación, programación, presupuestación,
control, supervisión y fiscalización de la Universidad de Guadalajara
• Rendir el Informe de Gestión Financiera
Primero, Enero a Junio se presenta a más tardar el 31 de julio
Segundo, Julio a Diciembre y acumulado del año se presenta el 15 Febrero
• Atender, en forma directa o por conducto de quien designe, al Contralor de la
dependencia respectiva o al personal comisionado por la Contraloría General para la
realización de una auditoría
• Dar facilidades y condiciones al personal que realice visitas, inspecciones y auditorías
5
• Proporcionar en los plazos establecidos la información y documentación requerida por
el Contralor de la dependencia respectiva o el personal comisionado por la Contraloría
General, o en su caso manifestar por escrito las razones que le impidan presentarla
• Revisar el Informe de Resultados y las Observaciones y Recomendaciones que se les
notifique con motivo de una auditoría
• Contestar en el plazo establecido las Observaciones y Recomendaciones, realizando los
comentarios y aclaraciones que considere convenientes, anexando los documentos que
prueben su aseveración
6
• Solventar en su totalidad, en los plazos establecidos por la Contraloría General, las
Observaciones y Recomendaciones que se le hubieren realizado
• En caso de que en la auditoría se le determine la existencia de un adeudo en favor de la
Universidad de Guadalajara o de organismos que le otorgaron recursos deberá cubrirlo en
los plazos que para tal efecto establezca la Contraloría General
• Comparecer ante la Contraloría General en el lugar y fecha en que sea requerido por
ésta
7
AUDITORÍAS PRACTICADAS POR AUTORIDADES FISCALIZADORAS
EXTERNAS:
La Universidad de Guadalajara al igual que cualquier instancia que reciba ingresos
públicos tiene la obligación de rendir cuentas y es sujeto de fiscalización por parte de los
órganos revisores de los Gobiernos Federal y Estatal; conforme a lo establecido en la
normatividad correspondiente
Para evitar observaciones es importante que se aplique cabalmente la norma
correspondiente al tipo y origen del recurso (Federal, Estatal, Autogenerado) que se
ejerce
8
En caso de duda se deben revisar las obligaciones previstas en los convenios respectivos o
hacer las consultas necesarias previo al ejercicio del recurso, así mismo, atender
cabalmente las directrices que al efecto emitan las entidades responsables de la
administración del recurso, entre otras:
• Ejercer los recursos exclusivamente para el concepto de gasto para el que fueron
otorgados
• Ejercer los recursos en el ejercicio fiscal para el que se otorgó presupuestalmente
• Elaborar y remitir oportunamente los informes a que se esté obligado, (informes
trimestrales)
• Publicar en su caso la información en la página de transparencia de la Universidad
• Comprobar los recursos recibidos en tiempo y forma
9
La Contraloría General es el enlace entre la Universidad y las distintas Entidades
Fiscalizadoras Externas (ASF, ASEJ, Despacho, etc.)
Cuando se solicite información para atender los requerimientos que nos realiza el ente
fiscalizador, se deberá atender lo siguiente:




Entregar en tiempo y forma la información solicitada
Entregar únicamente la información requerida
Entregar la información en el formato que se indique
Revisar bajo su responsabilidad que la información que entregan corresponde a lo
realmente solicitado
10
ENTREGA-RECEPCIÓN
Acuerdo Contraloría General No. 01/2016
• Deberán revisar que sea correcta la información del Expediente de Entrega-Recepción
• Tienen un plazo de 30 días hábiles, para realizar la revisión y solicitar aclaraciones
• Revisar detenidamente los activos fijos recibidos, contra lo registrado en el sistema.
• Revisar y dar seguimiento a la información financiera, así como a las partidas
pendientes por comprobar, que el titular saliente informó en el acta de EntregaRecepción
Si al termino de los 30 días hábiles otorgados en el acta, no se reportan bienes
faltantes o diferencias en la Entrega-Recepción, se dan por aceptados los bienes
entregados
11
SOLICITUD A CONTRALORÍA GENERAL PARA QUE LES RECIBAN
COMPROBACIONES EN DIRECCIÓN DE FINANZAS:
• Cuando por alguna circunstancia especial y eventual alguna dependencia de la Red
Universitaria realizó un gasto o adquisición de bienes, en los cuales se omitió cumplir
con algún requisito fiscal en los documentos que amparan la operación, se podrá
solicitar a la Contraloría General, que conforme a lo establecido en el Procedimiento
del Presupuesto de Ingresos y Egresos 2016 de la Universidad, Núm. 3.1.3, se
autorice-bajo la responsabilidad de quien ejerció el recurso, que se reciban los
documentos comprobatorios del gasto que no reúnan alguno de los requisitos
establecidos en la norma, previa solicitud por escrito del titular de la dependencia y
adjuntando la justificación correspondiente
12
Al respecto es importante que tomen en cuenta lo siguiente:
Cuando se realicen adquisiciones o gastos, se deberá solicitar se les expida el comprobante
fiscal electrónico (PDF) correspondiente con todos los requisitos fiscales y se les
proporcione el archivo XML. En caso de no recibirlo en el momento, se deberá solicitar a
la mayor brevedad por correo electrónico al proveedor, dentro del mes en que se realiza
el gasto
En el caso de consumos en restaurant, cuando así se indique en la factura, se deberá
solicitar el ticket con el detalle del consumo y anexarlo a la factura, ya que éste es exigible
para la comprobación del gasto
13
NO SOLICITAR AUTORIZACIÓN A LA CONTRALORÍA GENERAL
• Cuando el comprobante fiscal (CFDI) de un gasto tenga el domicilio fiscal de Av.
Juárez Núm. 975, no resulta necesario solicitar autorización a la Contraloría General,
ya que dicho domicilio es válido al igual que el número 976. (Circular 11/2015 fecha 04
diciembre 2015, Vicerrectoría Ejecutiva)
• Cuando la solicitud de autorización se refiera a cuestiones de fondo, que no sean de
falta de requisitos fiscales, la Contraloría no está facultada para resolverla, por lo
que deberán en su caso plantearla a la Instancia competente en base a la norma.
(Comisión de Hacienda del CU o del CGU)
14
PUNTOS RELEVANTES A CONSIDERAR
• Dar respuesta en tiempo a las observaciones emitidas por la Contraloría General
• Atender en tiempo y forma lo que se solicite referente a auditorias realizadas por la
Contraloría General, el Despacho externo o Entes fiscalizadores externos (ASF, ASEJ,
etc.)
• Revisar y reportar en tiempo, faltantes u observaciones de los Expedientes de
Entrega recepción
• Presentar Declaraciones de Situación Patrimonial en tiempo
• Cumplir con los plazos señalados en la Normatividad Universitaria en materia de
Comprobaciones
• Informar al personal que ejerce recursos, los requisitos fiscales y la normativa
Universitaria, para que se recaben los comprobantes con dichos requisitos
15
BAJAS DEL PERSONAL
Resulta importante que informen oportunamente (en tiempo y forma) a la
Coordinación General de Recursos Humanos y a la Unidad de nominas de la
Dirección de Finanzas, las bajas del personal, considerando las fechas de corte de
la nómina para que no se emita el pago electrónico o cheque.
Y cuando por alguna razón se emita un cheque improcedente correspondiente a
una quincena posterior, deberán cancelarlo y mandarlo por oficio a la D. Finanzas.
Son observaciones que se han detectado en las auditorias y será responsabilidad y
sanción (PRAS) para el responsable de no enviar los movimientos a tiempo.
16
PRINCIPALES PROBLEMAS O DIFICULTADES PARA
EL DESARROLLO DE NUESTRO TRABAJO
LOS PRINCIPALES ASPECTOS QUE QUEREMOS DESTACAR SON LOS SIGUIENTES:
•Tardanza en la entrega de la documentación que solicitamos para el desarrollo o solventación
de observaciones de las auditorías internas o aquellas que practican autoridades fiscalizadoras
externas.
•Falta de cumplimiento a los procesos de revisión de bienes, derivados de los procesos de
entrega-recepción o tardanza en la verificación, lo que da lugar a que se soliciten de manera
repetitiva ampliaciones de plazo para concluirlas, por lo cual resulta necesario que alguien en
la Dependencia, Centro Universitario o Sistema, supervise y coordine estas actividades.
•Los informes semestrales de Avance de Gestión Financiera en ocasiones se entregan fuera de
los plazos establecidos en la norma, lo que dificulta cumplir las obligaciones establecidas en la
Contabilidad Gubernamental y las disposiciones Estatales.
17
PRINCIPALES PROBLEMAS O DIFICULTADES PARA
EL DESARROLLO DE NUESTRO TRABAJO
•Se nos informa en muchas ocasiones de manera tardía, sobre los cambios de titulares de
dependencias para la integración de los expedientes y el levantamiento de las actas
correspondientes.
•No existe un adecuado control sobre los bienes de activo fijo por parte de los titulares de las
dependencias ya que:
 No elaboran o actualizan los resguardos y no se recaban las firmas de los resguardantes.
 No etiquetan los bienes.
 No realizan verificaciones periódicas de los bienes contra los inventarios del sistema.
18
CONTRALORÍA GENERAL
19