CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS OBJETIVO DEL MANUAL: Definir los procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que asegure estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución. ALCANCE DEL MANUAL: Aplica a los procedimientos para la adquisición de bienes y servicios en la ciudad de Bogotá. 1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS A continuación se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los actores involucrados en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo. 2.1. APROBACIONES DE GASTO: Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá su concepto y entregará a los autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías, los cuales han sido establecidos en los Estatutos: Resolución No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 006 de Agosto 02 de 2011. 2.2. COMPRAS DE CAJA MENOR: Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a través de la persona designada por el Jefe de Compras y Suministros. NOTA: En los casos excepcionales en los que se requieran tramitar compras superiores al valor anteriormente mencionado, se solicitará la respectiva aprobación de control interno. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes: a) Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o se debe presentar el documento equivalente. b) Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros. c) No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. d) No requerirá evaluación de proveedores. 2.2.1. FLUJOGRAMA: CAJA MENOR DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEPENDENCIA SOLICITANTE No Inicio. Solicitud de autorización de compra por caja menor. Adquisición de producto o servicio. Entrega de factura o soporte. Si Entrega de dinero. Relación de soporte en libro de caja menor. Solicitud de desembolso. Fin. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 2.3. GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS: Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al tipo de bien o servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud. 2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL: Este procedimiento aplica para las compras de bienes y/o servicios que por su objeto no requieren tratamiento especial, como son la adquisición de Ferretería, Papelería, Aseo, Cafetería, Medios Audiovisuales, Equipos de Cómputo, Redes, Comunicación, Elementos Deportivos, Culturales, Elementos de Laboratorio, Dotaciones, Medicamentos, Equipos Médicos, Elementos de Seguridad Industrial y Publicidad Impresa entre otros. 2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir especificaciones técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas económicas en igualdad de condiciones, el proceso inicia con la solicitud de citación a proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro (pedido) en el sistema de información Iceberg. No. 1 2 3 4 5 6 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES: 1. Envía correo electrónico a [email protected], solicitando citación a proveedores especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la USUARIO visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación. SOLICITANTE Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del material que requiere, iniciará su proceso de adquisición con la actividad No. 5: Generación de Suministro (Pedido). PERSONAL DE CITACIÓN A PROVEEDORES: COMPRAS Y 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación. SUMINISTROS REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación. PROVEEDOR 2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras. 3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES: USUARIO 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al SOLICITANTE proveedor sobre el bien y/o servicio que requiere. GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del USUARIO bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de SOLICITANTE Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* Nota: *En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del Jefe de Compras con copia a [email protected] el nombre de la persona que quedará autorizado para firmar. REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del PERSONAL DE director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y COMPRAS Y Envía correo electrónico a [email protected] informando el número SUMINISTROS de suministro (pedido). 3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 7 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 8 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 9 10 11 12 CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 GENERACIÓN DE REQUISICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites: 3.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de producto y genera la salida* de almacén, la cual debe ser firmada a satisfacción de quien recibe. Para ello el usuario deberá presentar el carné que lo acredita como funcionario de la Universidad, además de estar registrado en el formulario de entregas almacén. 3.2 Si no se cuenta con stock del material procede a generar un número de requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición; posteriormente es incluido en el formulario “Registro de pedidos”. 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. Nota: *En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de suministro (pedido). SOLICITUD DE COTIZACIÓN*: 1. Consulta el formulario “Registro de pedidos” o el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el área solicitante. 2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrónico indicando el número de la requisición que puede ser consultada a través del Portal de Proveedores, o envía el registro solicitud de cotización de productos CÓDIGO: R-07-11CP. PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN: 1. Consulta la requisición en el Portal de Proveedores o revisa la información contenida en el Registro Cotización de Productos Código: R-07-11CP enviado por PROVEEDOR correo electrónico. 2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos, a través del Portal de Proveedores o la envía por correo electrónico según corresponda. REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES: 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal de Proveedores o por correo electrónico. 2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la PERSONAL DE compra*. COMPRAS Y Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, SUMINISTROS como por ejemplo temas de tecnología. Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos: Sea proveedor único para la compra. Corresponda a una legalización. Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor. GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA: PERSONAL DE 1. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg para el COMPRAS Y proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y deja el documento en SUMINISTROS estado grabado. APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la JEFE DPTO. DE información este completa y correcta. COMPRAS 2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobación por parte del autorizador del gasto. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 13 14 15 16 17 CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA: 1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra, que JEFE DPTO. DE previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobación COMPRAS escrita de los autorizadores de gasto. 2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por correo electrónico al usuario. ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: 1. Informa al proveedor mediante correo electrónico el número de orden de compra PERSONAL DE que le ha sido asignada para su consulta a través del Portal de Proveedores o se COMPRAS Y envía escaneada. SUMINISTROS 2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar seguimiento y asegurar cumplimiento en las entregas. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL: 1. Se comunica con el personal de compras y suministros una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos con remisión, acta de entrega o documento soporte en el PROVEEDOR lugar, fecha y hora pactados. Nota: Para los casos de proyectos integrados, el proveedor se comunica con el usuario solicitante con el fin de finiquitar las últimas indicaciones al proveedor para efectuar la entrega. REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL: 1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, si esta correcto procede a firmar* la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción**.De lo contrario devuelven el producto según sea el caso. 2. El Personal de compras y suministros recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario o por el almacén. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes PERSONAL DE casos. COMPRAS Y 2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo SUMINISTROS especificado en la orden de compra. 2.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta Y/O USUARIO de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario o SOLICITANTE personal del almacén. 3. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte. 4. Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en disponibilidad para ser retirados del almacén en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros. Nota: *El usuario solicitante podrá firmar el recibido a satisfacción si está autorizado de acuerdo al formulario “Entregas Almacén”. **Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante debe recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a satisfacción. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario solicitante. Nota: en los casos que el material es recibido en el almacén el usuario, registrado PERSONAL DE en el formulario de entregas almacén, presenta el carné que lo acredita como ALMACÉN funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la salida. En caso de que el usuario no firme el documento de salida como soporte de recibido, será válida la firma en la solicitud de pedido. Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 correspondiente. 18 19 20 21 TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. PERSONAL DE 2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”. ALMACÉN 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). RECEPCIÓN DE PAGOS: PERSONAL DE 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos COMPRAS recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. JEFE DPTO. DE REVISIÓN DE PAGOS: COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “Listado de pagos”. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: PERSONAL DE 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de COMPRAS pago. 2.3.1.2. FLUJOGRAMA Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS USUARIO AUTORIZADO COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 PROVEEDOR INICIO SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES CITACIÓN A PROVEEDORES REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) NO SI SOLICITUD DE COTIZACIÓN SE LE INFORMA AL USUARIO PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/ O DOCUM ENTO SOPORTE NO SI APROBACIÓN ORDEN DE COMPRA AGENDA Y ENTREGA DEL MATERIAL ENVÍO ORDEN DE COMPRA REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL (ALMACÉN Y/O USUARIO) FIRM A DE ACTA DE ENTREGA O REMISIÓN A SATISFACCIÓN (ALMACÉN Y/O USUARIO) RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL ENTRADA AL ALMACEN. NO SALIDA DE ALMACEN. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO REVISIÓN DE PAGOS SI RECEPCIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN 2.3.2. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO: Este procedimiento aplica para aquellos servicios que solicitan las áreas administrativas y académicas diferentes a las compras de tangibles, tales como: fumigación; mantenimientos de equipo de cómputo, lavado de tanques, tapetes, manteles, servicios de alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas de oxígeno, adquisición y/o Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 renovación de licenciamientos y bases de datos, suscripciones y renovaciones, mantenimiento de elementos e instalaciones de la Universidad, entre otros. 2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):* 1.Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda** Nota: *Habrá excepción para generar suministro en los siguientes casos: USUARIO adquisiciones del campus universitario: alimentos para animales, certificaciones 1 SOLICITANTE entre otros. bonos para rifas de los diferentes eventos. compras esporádicas para lo cual se solicitara un oficio debidamente aprobado. El usuario podrá adjuntar cotización. **En caso de presentarse ausencia del jefe, director o decano, es necesario, que se notifique al correo del jefe de compras con copia a [email protected] el nombre de la persona que quedará autorizado para firmar. REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. PERSONAL DE 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del 2 COMPRAS Y director, jefe o decano registrada en el listado de firmas y envía correo electrónico SUMINISTROS a [email protected] informando el número de suministro (pedido). 3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. GENERACIÓN DE REQUISICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la PERSONAL DE justificación de la solicitud. 3 COMPRAS Y 3. Si todos los datos son correctos procede a generar un número de requisición de SUMINISTROS compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras; posteriormente es incluido en el formulario “Registro de pedidos” 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. SOLICITUD DE COTIZACIÓN: 1. Consulta el formulario “Registro de pedidos” o el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el área PERSONAL DE solicitante. 4 COMPRAS Y 2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante el Registro solicitud SUMINISTROS de Cotización de Productos CÓDIGO: R-07-11CP. 2.1 No solicita cotización porque la suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad. PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN*: 1. Consulta la información contenida en el Registro cotización de productos CÓDIGO: R-07-11CP enviada por correo electrónico. 5 PROVEEDOR 2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos enviándola por correo electrónico. Nota: *No aplica para los casos en que la cotización suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 6 7 8 9 10 11 12 13 14 CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES: 1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor a través del correo electrónico. 2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los proveedores con el fin de elegir el proveedor para la PERSONAL DE compra*. COMPRAS Y Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, SUMINISTROS como por ejemplo temas de proyectos integrados. Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos: Sea proveedor único para la compra. Corresponda a una legalización. Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor. PERSONAL DE GENERACIÓN SOLICITUD DE PAGO: COMPRAS Y 1. Genera la solicitud de pago de acuerdo a la cotización y/o el documento que SUMINISTROS soporte el suministro. APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro de adjudicación y/o documento soporte verificando que la información este completa y correcta. JEFE DPTO. 2. Lleva todas las solicitudes con sus respectivos soportes para su pertinente DE COMPRAS aprobación por parte del autorizador del gasto. 2.1 Si el cuadro de adjudicación y/o documento soporte no es aprobado da la instrucción para que se anule la solicitud de pago y se notifique por correo electrónico al usuario. PERSONAL DE ENVÍO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR: COMPRAS Y 1. Informa al proveedor mediante correo electrónico adjuntando la solicitud de pago SUMINISTROS escaneada. PROVEEDOR PRESTACIÓN DEL SERVICIO: 1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestación del servicio y este a su vez informa al Usuario Solicitante VERIFICACIÓN DE SERVICIO PRESTADO: 1. Verifica que el servicio prestado cumpla con las características solicitadas, de acuerdo a la orden de servicio. USUARIO 1.1. Si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de SOLICITANTE recibido a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al formulario entregas almacén. 1.2. De lo contrario, no firma ningún documento de recibido a satisfacción y no se da por aceptado el servicio. RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Radica en el almacén factura o cuenta de cobro en original y copia, solicitud de PROVEEDOR pago (orden de servicio) adjuntando la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: 1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la solicitud de pago (orden de servicio) y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmada a satisfacción por el usuario. PERSONAL DE 2. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes COMPRAS Y casos: SUMINISTROS 2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la solicitud de pago. 2.2. No se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario. PERSONAL DE TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: COMPRAS Y 1. Realiza el consolidado de los documentos para trámite de pago (Factura o cuenta SUMINISTROS de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte, solicitud de pago, cuadro Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 15 16 CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). 2. Diligencia en Excel el formato “pagos presupuesto”. JEFE DPTO. REVISIÓN DE PAGOS: DE COMPRAS 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “pagos presupuesto”. PERSONAL DE RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: COMPRAS Y 1. Hace entrega al área de presupuesto los documentos para su respectivo trámite SUMINISTROS de pago. 2.3.2.2. FLUJOGRAMA USUARIO AUTORIZADO COMPRAS Y SUMINISTROS PROVEEDOR INICIO GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) NO SI SOLICITUD DE COTIZACIÓN PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES GENERACIÓN SOLICITUD DE PAGO APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/ O DOCUMENTO SOPORTE NO ENVÍO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR PRESTACIÓN DEL SERVICIO VERIFICACIÓN DE SERVICIO PRESTADO PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO SI RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO FIRMA DE REMISIÓN Ó ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS NO TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO REVISIÓN DE PAGOS SI RECEPCIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA: Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual entre otros. 2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de Información Iceberg/ módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del material bibliográfico, luego procede a enviar a los correos electrónicos [email protected] , [email protected] el número de los USUARIO suministros y el nombre de los proveedores a los cuales les ha sido asignada la 1 SOLICITANTE compra. El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al correo del Jefe de compras con copia a [email protected] el nombre de la persona que quedara autorizado para firmar. REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean PERSONAL DE los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación 2 COMPRAS Y de la solicitud. SUMINISTROS 3. Si todos los datos son correctos: 3.1 Realiza el ingreso de la información en el formulario “Registro de pedidos” 3 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 4 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 5 PROVEEDOR 6 USUARIO SOLICITANTE Y ALMACÉN 3.2 Si los datos son incorrectos informa por correo electrónico al usuario solicitante, las inconsistencias evidenciadas. ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA: 1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el suministro adjuntando el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material. ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA: 1. Envía por correo electrónico la orden de compra escaneada al proveedor con copia al Departamento de Biblioteca. AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita para realizar la entrega. 2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisión, acta de entrega o documento soporte y factura o cuenta de cobro. REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO: 1. El personal de biblioteca confirma al almacén fecha de entrega del material bibliográfico por parte del proveedor. 2. El usuario solicitante recibe el material bibliográfico en compañía del personal de almacén, verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra. 2.1 si está correcto, firma la remisión, acta de entrega o documento soporte de recibido a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al formulario entregas almacén. 2.2 Devuelve el producto según sea el caso. 3. El personal del almacén recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos. 3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra 3.2. No se encuentre adjunta la Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 7 PERSONAL DE ALMACEN 8 PERSONAL DE ALMACÉN 9 10 11 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS JEFE DPTO. DE COMPRAS PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 remisión, acta de entrega o documento soporte firmado a satisfacción por parte del usuario. 4. El personal de almacén realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte con la respectiva aprobación). RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVISIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “Listado de pagos”. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS BIBLIOTECA COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 PROVEEDOR INICIO GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO) REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) NO SI ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO REVISION Y RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO ( PERSONAL COM PRAS Y BIBLIOTECA). RECEPCION DE DOCUMENTOS. ENTRADA DE ALMACEN. ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA SALIDA DE ALMACÉN TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO NO REVISIÓN DE PAGOS SI RECEPCIÓN DE PAGOS RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN 2.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS: Este procedimiento aplica en la adquisición de adecuaciones para la planta física, oficinas abiertas, entre otros. Las solicitudes de suministro son generadas por el Departamento de Planta Física. 2.3.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES: USUARIO 1. Envía correo electrónico a [email protected], solicitando citación a 1 SOLICITANTE proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación. PERSONAL DE CITACIÓN A PROVEEDORES: 2 COMPRAS Y 1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación. SUMINISTROS Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 3 PROVEEDOR 4 USUARIO SOLICITANTE 5 PROVEEDOR 6 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 7 USUARIO SOLICITANTE/ PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 8 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 9 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 10 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES: 1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo documento de identificación. 2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y en lo posible, un representante del Departamento de Compras. 3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES: 1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el producto y/o servicio que requiere. PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES: 1. Envía las cotizaciones al correo electrónico del personal designado en el Departamento de Compras. RECEPCIÓN DE COTIZACIONES: 1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el Departamento de Planta Física para la elaboración del cuadro de adjudicación. ELABORACIÓN CUADRO DE ADJUDICACION Y SUMINISTROS 1. Elaboran conjuntamente el cuadro de adjudicación*con las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones. 2. El usuario solicitante genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros 3. Radica la solicitud de suministro (pedido) físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por el Director ** Nota:* Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación en los siguientes casos: Sea proveedor único para la compra. Corresponda a una legalización. Se derive de un proyecto ya iniciado en la Universidad con dicho proveedor. ** En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al correo del Jefe de compras con copia a [email protected] el nombre de la persona que quedara autorizada. REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO): 1. Revisa que la solicitud de suministro se encuentre en estado confirmado. 2. Compara y verifica que el suministro contenga sello presupuestal y la firma del director registrada en el listado de firmas y envía correo electrónico a [email protected] informando el número de suministro (pedido) 3. Si la solicitud de suministro no cuenta con las condiciones anteriormente mencionadas es rechazada y devuelta al usuario solicitante. GENERACION DE REQUISICIÓN 1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras. 2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, responsable y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud. 3. Si todos los datos son correctos procede a generar un número de requisición de compra, el cual es informado por correo electrónico al usuario solicitante y al personal encargado de realizar la adquisición; posteriormente es incluido en el formulario “Registro de pedidos” 4. Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario solicitante y al personal de compras las inconsistencias evidenciadas. GENERACION DE ORDEN DE COMPRA: 1. Consulta el formulario “Registro de pedidos” o el correo electrónico para verificar el número de requisición generado para el suministro radicado por el Departamento de Compras. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 11 JEFE DPTO DE COMPRAS 12 JEFE DPTO. DE COMPRAS 13 PERSONAL DE COMPRAS Y SUMINISTROS 14 PROVEEDOR 15 USUARIO SOLICITANTE 16 PROVEEDOR 17 PERSONAL DEL ALMACEN 18 PERSONAL DE ALMACEN 19 PERSONAL DE ALMACEN CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 2. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg al proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y deja el documento en estado grabado. APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE: 1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la información este completa y correcta. 2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente aprobación por parte del autorizador del gasto. APROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA: 1. Aprueba a través del sistema de información iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado grabado, teniendo como soporte la aprobación escrita de los autorizadores de gasto. 2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por correo electrónico al usuario. ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR: 1. Informa al proveedor mediante el correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada para su consulta a través del Portal de Proveedores o se envía escaneada con copia al Departamento de Planta Física. PROGRAMACIÓN Y ENTREGA DE OBRA CIVIL Y/O MOBILIARIO: 1. Coordina con el Dpto. de planta física las condiciones de entrega de los productos y obra civil. 2. Realiza entrega del producto y /obra civil, de acuerdo a lo establecido en la orden de compra, bajo seguimiento realizado por el Departamento de Planta Física. RECEPCIÓN OBRA CIVIL Y/O PRODUCTO: 1. Revisa que la obra civil y/o producto entregado por el proveedor cumpla con las condiciones y lo establecido en la orden de compra, si está correcto firma a satisfacción la remisión y/o acta de entrega. De lo contrario devuelve el producto o no recibe a satisfacción el servicio según sea el caso. RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Radica en el almacén la factura o cuenta de cobro en original y copia, orden de compra o solicitud de pago (orden de servicio), remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por el usuario. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: 1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos: 1.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra 1.2. No se encuentre adjunta la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario. 2. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión, acta de entrega o documento soporte. SALIDA DE ALMACÉN: 1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión y/o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante. TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO: 1. Genera a través del Sistema de Información Iceberg, número de radicación de pago. 2. Diligencia en Excel el formato “listado de pagos”. 3. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte aprobado). . Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 20 PERSONAL DE COMPRAS 21 JEFE DPTO. DE COMPRAS 22 PERSONAL DE COMPRAS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 RECEPCIÓN DE PAGOS: 1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan las correcciones pertinentes. REVISIÓN DE PAGOS: 1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de “listado de pagos”. RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE: 1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago. NOTAS ACLARATORIAS: Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones. Se requerirá solo de una (1) cotización cuando : La adquisición del producto o servicio no supere la cuantía de $1.500.000. Corresponda a un proveedor y/o producto exclusivo. Para aquellos casos en que se necesite realizar adquisiciones derivadas de proyectos en ejecución. Existan negociaciones de largo plazo. 2.3.4.2.FLUJOGRAMA Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS USUARIO SOLICITANTE PROVEEDOR CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 COMPRAS Y SUMINISTROS INICIO SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES CITACIÓN A PROVEEDORES REUNIÓN O RECORRI DO CON PROVEEDORES REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES PRESENTACIÓN DE COTIZACION ES RECEP CION DE COTIZACION ES. ELABORACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN EN COMP AÑÍA DEL USUARIO GENERACION DE SUMINISTROS. REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO) NO SE LE IN FORMA AL USUARIO SI CONSU LTA DE FORMULARIO REGISTRO DE PEDIDOS Y GENERACION DE ORDEN DE COMP RA APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCU MEN TO SOPORTE NO SI APROBACIÓN DE ORDEN DE COMP RA ENVÍO DE ORDEN DE COMP RA AL PROVEEDOR PROGRAMACIÓN Y ENTREGA DE OBRA RECEP CIÓN DE OBRA NO SI FIRMA REMISIÓN O ACTA DE ENTREGA ENTREGA DE FACTU RA O CUENTA DE COBRO RECEP CIÓN DE DOCU MEN TOS ENTRADA DE ALMACEN. ADQUISICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS SALIDA DE ALMACÉN TRÁMITE DE FACTU RA O CUENTA DE COBRO NO RECEP CIÓN DE PAGOS REVISIÓN DE PAGOS SI RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE FIN Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 2.4. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS: Con el fin de conocer la percepción de los clientes internos del Departamento de Compras, se cuenta con la Encuesta Satisfacción Gestión de Compras la cual está diseñada para medir la calidad y oportunidad del servicio prestado por el personal de compras. La aplicación de la encuesta se realiza semestralmente a las áreas filtro quienes son nuestros principales usuarios, teniendo en cuenta que consolidan las necesidades de la Universidad. El resultado de las mismas es medido a través del indicador de satisfacción del cliente. A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los usuarios y plantear planes de acción frente a las debilidades encontradas en el servicio. 2.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES. No RESPONSABLE 1 PERSONAL DE COMPRAS 2 USUARIO 3 PERSONAL DE COMPRAS 4 JEFE DPTO. DE COMPRAS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ENVÍO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS: 1. Envía el correo electrónico con el link a las áreas filtro para su diligenciamiento. Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el Jefe del Departamento de Compras. DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA: 1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de retroalimentar sobre las oportunidades de mejora para el Departamento de Compras. ANÁLISIS DE DATOS: 1. Realiza tabulación de la información. 2. Analiza los datos. 3. Actualiza el indicador. 4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos. RESULTADO: 1. Analiza el resultado obtenido. 2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las actividades a ejecutar. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 2.4.1.2. FLUJOGRAMA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS PERSONAL DE COMPRAS USUARIO JEFE DE COMPRAS INICIO ENVÍO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA ANÁLISIS DE DATOS REALIZAR TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN ANALIZAR LOS DATOS ACTUALIZAR INDICADOR REPORTAR AL JEFE DE COMPRAS RESULTADOS COMPRAS Y SUMINISTROS RESULTADO ANALIZA RESULTADOS PLANTEA ACCIONES DE MEJORA FIN 2.5. DEFINICIONES: AREAS FILTRO: Son aquellas dependencias administrativas y académicas en las que se centran las solicitudes de compra de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio. COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía ($90.000) que no requieren aprobación del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes procedimientos de adquisición. COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta económica y condiciones comerciales. ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al proveedor indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega. ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la Universidad para aprobar una compra de un bien o servicio. PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos mínimos establecidos por la Universidad La Gran Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias usuarias. SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o bienes intangibles. SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de información Iceberg para solicitar un bien o servicio. USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros (pedidos) en el sistema de información Iceberg. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 2.6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011 Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006. Listado de firmas digitales en PDF Resolución 17118 de Octubre 16 de 2014 Formulario “entregas almacén” 3. CONTROL DE CAMBIOS: No REV. FECHA DESCRIPCIÓN 01/07/2010 Emisión inicial 1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del departamento de compras y suministros. 2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de conocimiento de la compra. Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Física, igualmente se disgregó en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad. Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripción de proveedores y literal 2.7 por inclusión de nuevas líneas de proveedores. Actualizamos publicaciones Cambios los criterios de la evaluación de proveedores 1 22/11/2010 2 01/09/2011 3 24/01/2012 4 01/03/2012 5 22/10/2012 Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros Literal 2.2.1 Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara de comercio y certificación bancaria. Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6. Literal 2.1 Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS Literal 2.1.1 COMPRAS DE CAJA MENOR: Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a través de la secretaria del departamento de Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes: 6 17/06/2013 - No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos. - Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros. Literal 2.1.3 – 2.1.4 se eliminaron porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores. Literal 2.3 Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre: - Adquisición de compras en general - Adquisición de servicios en general - Adquisición para biblioteca - Adquisición de obra civil e inmobiliario - Adquisición publicidad impresa - Adquisición elementos para bienestar universitario - Adquisición para centro de medios audiovisuales Literal 2.6 Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección, evaluación y certificación de proveedores. 7 21/09/2013 8 31/03/2014 9 01/06/2014 10 10/07/2014 11 27/10/2014 Literal 2.3 Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre: - Adquisición de compras en general - Adquisición de servicios en general - Adquisición para biblioteca - Adquisición de obra civil e inmobiliario - Adquisición publicidad impresa - Adquisición elementos para bienestar universitario - Adquisición para centro de medios audiovisuales - Adquisición de material para eventos (nuevo) - Adquisición de material de laboratorios. (nuevo) - Procedimiento de producto no conforme En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de proveedores (Sello de evaluación), se eliminan las palabras Sello de evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores. Se agrega compra de caja menor por eventos. Se realiza cambio en todos los procedimientos Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto. Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el registro de garantías. Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual. COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se añade Habrá eventos que no cumplan con el procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización de la Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes (será opcional el diligenciamiento del registro) En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO HUMANO: se añade hacer firmar el listado de entrega de dotación PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: se modifica (ver documento adjunto) Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del usuario que solicita el elemento, pues él es quien lo va usar y Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS CÓDIGO P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un procedimiento específico. Para las demás compras la verificación estará a cargo del personal de almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales. ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para todas las áreas de la universidad, ya que solo se realizaba a las áreas filtro La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene de la gestión de compras y saber si fueron alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la universidad Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las cuales se solicitan elementos específicos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar. Se cambia las cuantías para aprobación de compras de gasto: Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá y entregará a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías; los cuales han sido establecidos en los estatutos. Resolución No. 17118 del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto 02 de 2011. Compras de caja menor: Se modifica el literal d. no requiere evaluación de proveedores. Compras caja menor por eventos: Eliminación del procedimiento. 12 20/08/2015 Adquisición de compras en general: Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio médico, elementos solicitados por Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios. Adquisición para elementos solicitados por Biblioteca: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable. Adquisición para obra civil y proyectos inmobiliarios: Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos y radicación en el área contable. Producto no conforme: Se traslada para el manual del almacén. Tramites de garantías: Eliminación de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacén. Evaluación de la gestión de compras: Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y SUMINISTROS 13 01/04/2016 01/11/2016 P-07-04CS FECHA 01/11/2016 VERSIÓN 14 Se adiciona NOTA ACLARATORIA: Las solicitudes de cotización y citación se realizan inicialmente con los proveedores que se encuentran registrados en la base de datos, sin embargo, constantemente se revisan portafolios enviados y se invitan a participar de las citaciones y cotizaciones. Se adiciona 1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las especificaciones técnicas o características propias del bien y/o servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el Departamento de Compras en estado confirmado, con sello presupuestal y debidamente firmado por parte del director, jefe o decano según corresponda* 14 CÓDIGO Las solicitudes de papelería y tóner se deben radicar directamente en el almacén o enviar al correo electrónico [email protected], en estado confirmado debidamente firmadas por parte del director, jefe o decano según corresponda*. Se realizan ajuste generales al documento, se suprime introducción. Este documento se encuentra controlado por el Sistema de Gestión de Calidad a través de la intranet, cualquier copia física o electrónica se considera como copia NO CONTROLADA
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