TERMINOS DE REFERENCIA Medellín, 3 de noviembre de 2016 Código: FO-P20-S1-05 Versión: 03 51-2016202210 SOLICITUD DE COTIZACIONES DMYC 027 - 2016 DESARROLLO DE MULTIMEDIA CON LA PUBLICACIÓN ANTIOQUIA EN CIFRAS “ANUARIO ESTADISTICO” INTRODUCCIÓN Este documento contiene los términos de referencia, conforme a los cuales se definen reglas claras que permitan la presentación de ofrecimientos similares y la escogencia objetiva, dentro del procedimiento de contratación por solicitud de cotizaciones, previsto en el MANUAL DE CONTRATACION, código MA-P20-01, del Sistema de Gestión de la Calidad de TELEANTIOQUIA. El presente proceso no da lugar a concurso alguno, se trata de una solicitud de cotización que será analizada interiormente por TELEANTIOQUIA en desarrollo de su régimen privado de contratación y que por lo tanto no la obliga a contratar. A este proceso y la contratación respectiva, le son aplicables las disposiciones civiles y comerciales, de acuerdo con lo previsto por el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011. CRONOGRAMA Fecha de publicación y/o remisión Fecha y hora límite para efectuar consultas o presentar observaciones Fecha y hora límite para presentar cotización Evaluación Selección 03/11/2016 04/11/2016 HASTA LAS 12:00 HORAS 10/11/2016 HASTA LAS 15:00 HORAS Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la cotización. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la evaluación. Podrán presentar su cotización todas las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, con sucursal o sede en el Área Metropolitana del Valle de Aburra, cuyo objeto social esté directamente relacionado con el objeto contractual de la presente solicitud de cotizaciones. Cuando los interesados se presenten bajo cualquier forma asociativa, se acepta que una de esas personas sea natural. Teleantioquia garantizará la publicidad de todo el procedimiento y actos asociados al presente proceso, salvo los asuntos sometidos a reserva. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 2 de 14 1 OBJETO La Dirección Sistemas de Indicadores adscrita al Departamento Administrativo de Planeación, tiene como propósito ser una unidad que da soporte para el ejercicio de la planificación, siendo proveedora de información estadística, además de ser un referente de consulta a nivel local, regional y nacional; es su responsabilidad la recolección, el procesamiento y la publicación de información proveniente de diversas fuentes de información, primarias y secundarias, por esta razón cada año publica el Anuario Estadístico de Antioquia, este documento se ha constituido a través de los años en un importante aporte por parte del Departamento Administrativo de Planeación a la comunidad antioqueña, para ello cuenta con la colaboración de las Alcaldías Municipales, entidades e instituciones del orden público y privado quienes suministran información sobre diversas temáticas sociales, económicas, institucionales, ambientales y territoriales del Departamento. Uno de los productos del procesamiento de información estadística que se hace en la Dirección es la publicación de “Antioquia en Cifras”, este documento es una recopilación de los datos estadísticos más relevantes de los municipios de Antioquia. Con el ánimo de entregar al usuario una herramienta que le permita hacer consultas ágiles y amigables, se decidió publicar esta información en un producto digital, tipo multimedia. Por tanto se requiere el diseño, desarrollo, diagramación, edición, grabado en DVD de la multimedia correspondiente al Anuario Estadístico de Antioquia 2016, la cual será publicada en la página de web de la Gobernación y en DVD. 1. 1. - - - ALCANCE DEL OBJETO Que la multimedia del anuario sea amigable, agradable, intuitiva, ágil y de fácil manejo para el usuario. La navegación dentro de dicha multimedia deberá ser rápida bien sea ingresando desde el DVD o el sitio web. Se debe velar por la correcta ortografía en todos los elementos de la multimedia. La aplicación debe ser compatible con la plataforma Joomla de manera que pueda publicarse en el sitio web de la Gobernación, además debe incluirse el marco Wrapper si se requiere. No deberá presentar ninguna restricción que impida el correcto funcionamiento en el sitio web de la Gobernación de Antioquia. El funcionamiento de la aplicación debe ser independiente de la plataforma Joomla de manera que no genere interferencias con el funcionamiento con el sitio web de la Gobernación. El producto final debe estar de acuerdo a la imagen corporativa de la Gobernación de Antioquia. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 3 de 14 - - - - - - - La información a publicar es de 2015, pero los derechos de autor son de 2016. La aplicación debe ser compatible con navegadores más usados: Explorer, Chrome, Firefox, Safari, Opera, entre otros. La aplicación debe funcionar con el mayor número posible de versiones de navegadores, desde el más nuevo hasta el más antiguo sin que esto afecte su desempeño, esto se debe a que en el territorio antioqueño existen lugares donde la tecnología no es la más actualizada. El producto debe ser ejecutable en diversos sistemas operativos (Windows diversas versiones- MacOs, Linux, entre otros). Los datos de la multimedia deben ser iguales a los entregados por la Dirección de Sistemas de Indicadores. El producto final no debe tener animaciones como: videos, luces intermitentes o colores muy llamativos que llamen la atención. La Empresa deberá aceptar cambios en algunos datos durante la ejecución del proyecto, pues es común que se detecten errores en la marcha, y el objetivo principal es lograr una publicación con datos técnicos de calidad. A medida que el producto se vaya consolidando, se deberán entregar periódicamente versiones de prueba a la Dirección Sistemas de Indicadores para que los funcionarios revisen los datos y la navegabilidad de la multimedia con el fin de detectar posibles errores que pueden ser corregidos a tiempo. Toda la información es propiedad de la Gobernación de Antioquia, no puede ser prestada, cedida, vendida, cambiada o usada para otros fines y todos los productos que se realicen a través de este contrato, serán propiedad exclusiva de la Gobernación de Antioquia. Deben hacerse pruebas de funcionamiento en diferentes equipos de la Gobernación y fuera de la institución por parte del proveedor y de la Dirección de Sistemas de Indicares. La aplicación debe estar protegida para evitar modificaciones al contenido de la obra. Además, entregar 400 DVD con la multimedia para distribución en el territorio antioqueño, la cual debe cumplir con las siguientes especificaciones: El empaque (bolsillo) debe ser en un material biodegrable que sea amigable con el ambiente. La caratula debe ser impresa a 4 x 0 tintas, en material esmaltado de 150 gramos. Todos los DVD's acordados para la entrega, deben incluir la totalidad de los archivos de la multimedia, el label y la carpeta de "Utilidades" que contenga Google Chrome, Opera y Mozilla Firefox (Si se requiere). El estuche del DVD debe contener unas instrucciones básicas en un lenguaje sencillo que orienten al usuario sobre cómo lograr un mejor funcionamiento de la multimedia. Dichas instrucciones también deben ofrecerse dentro del DVD en un archivo de texto. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 4 de 14 - Ejemplo: Inserte el DVD “XXXXX”, en su computador. En caso que la reproducción automática del DVD no se ejecute, diríjase a Inicio > Mi PC > Unidad de DVD > explore la carpeta y abra el archivo Index. Seleccione el botón de navegación llamado “XXXXXX”. En la pantalla encontrará a su disposición dos botones de navegación para que elija la opción de su interés. Este paquete incluye el siguiente software en la carpeta de Utilidades Google Chrome Opera v.18 Mozilla Firefox v.25. 2. CONDICIONES COMERCIALES 2.1. PRECIO: Se entienden incluidos la totalidad de costos directos e indirectos, involucrados con el suministro y que el contratista debe realizar para el cumplimiento de sus obligaciones. (Deberá ser presentado en el formato 2, el documento debe entregarse en sobre debidamente sellado). El valor del contrato podrá ser igual a la disponibilidad presupuestal, no obstante, los pagos se realizarán de conformidad con los elementos efectivamente suministrados por el proveedor, no obstante, no necesariamente se ejecutará la totalidad del presupuesto de la orden y de igual manera podrá adicionarse previa disponibilidad presupuestal y justificación escrita del supervisor de la misma. 2.2. PLAZO: El plazo de ejecución de la orden de servicio, se fija hasta el 31 de diciembre de 2016, contados a partir de la elaboración de la orden de compra de bienes y/o servicios. 2.3. PAGO: Será a treinta (30) días calendario, contados a partir de la presentación de la factura o documento equivalente, previa aprobación del ordenador del gasto y del supervisor de la orden de compra de bienes y servicios. 2.4. FACTURACIÓN: Por efectos de cierre contable, TELEANTIOQUIA sólo recibirá facturas por bienes y servicios prestados, hasta el día 25 de cada mes. 2.5. CUENTA BANCARIA: EL CONTRATISTA informará el número de la cuenta, el tipo y el Banco al cual pertenece la misma, para la realización del pago por parte de TELEANTIOQUIA a través de transferencia electrónica. 2.6. DEDUCCIONES: A cada pago se aplicarán las deducciones previstas en las disposiciones legales, tales como impuestos, tasas, contribuciones o participaciones del orden nacional, departamental o municipal que se causen en razón de la suscripción, ejecución y terminación del contrato suscrito y su naturaleza. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 5 de 14 Dichas retenciones podrán variar de conformidad con las disposiciones legales 2.7. TELEANTIOQUIA podrá solicitar las explicaciones que estime indispensables de la cotización, sin que ello permita la modificación sustancial de la misma y cualquier información podrá ser verificada por la entidad. 3. CONTENIDO DE LA COTIZACIÓN La cotización debe corresponder a lo solicitado y constará de los siguientes documentos, que deben estar foliados, completos y en orden indicado a continuación: 3.1.CARTA DE PRESENTACIÓN, FORMATO 1 anexo, firmada por el representante legal de la compañía. Carta de presentación. Ausencia de inhabilidades e incompatibilidades. Formato 1, diligenciado. 3.2. VALOR DE LA COTIZACIÓN. FORMATO 2 anexo, indicando el precio de los servicios cotizados, con discriminación del IVA. En este se entiende incluida la totalidad de costos directos e indirectos, en los cuales deba incurrir el contratista. (Es requisito indispensable la utilización del formato 2 – solo se recibirán propuestas en sobre debidamente sellado). 3.3.EXPERIENCIA ESPECÍFICA: FORMATO 3 anexo, debidamente diligenciado, El interesado que certifique la mayor experiencia específica, recibirá el mayor puntaje asignado y las demás recibirán su calificación en forma decreciente y proporcional a la propuesta superior. Si el proveedor ha suministrado bienes o ha prestado servicios con las mismas características a TELEANTIOQUIA en los últimos 2 años, sólo deberá relacionar las fechas de la compra, para la verificación interna por parte del Canal. 3.4. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL de la compañía y/o registro mercantil por la Cámara de Comercio, expedido dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de límite para presentar la cotización, se debe anexar copia del documento de identidad del Representante Legal. Capacidad jurídica. Certificado de Existencia y Representación y/o registro mercantil expedido por la cámara de comercio. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 6 de 14 3.5. CERTIFICACIÓN DEL PAGO DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL Y PARAFISCALES, para personas jurídicas, expedido por el Representante Legal o Revisor Fiscal, en caso de tenerlo. 3.6.REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO – RUT: Copia del formulario de inscripción en el Registro Único Tributario, RUT, de la persona jurídica o natural proponente, debidamente actualizado conforme a lo estipulado en la Resolución 000139 del 21 de noviembre de 2012 expedida por la DIAN. 4. REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN, se establecen los siguientes A continuación, se definen los requisitos cuyo cumplimiento es obligatorio, con la observación de que habrá lugar al rechazo de la cotización, si no se aportan los correspondientes documentos o si los aportados no cumplen con lo exigido, ya sea en la cotización presentada o en la respuesta al requerimiento efectuado en tal sentido por TELEANTIOQUIA. N° 1 2 REQUISITO Valor de la cotización Experiencia Específica FORMA DE VERIFICACIÓN Formato 2, diligenciado. Formato 3, diligenciado. Los documentos referidos en el numeral 4, no son subsanables 5. EVALUACIÓN TELEANTIOQUIA evaluará las cotizaciones que se reciban oportunamente y que cumplan con los requerimientos del alcance del objeto y los requisitos establecidos en los numerales 3 y 4 de la presente solicitud. Una vez recibidas las cotizaciones por las empresas participantes, y durante el análisis de las mismas, no se permitirá intervención alguna por parte de los participantes o de sus representantes, con el fin complementar o modificar la información proporcionada, a menos que se requieran aclaraciones por parte de TELEANTIOQUIA. Teleantioquia verificará en el Boletín de Responsables Fiscales que expide la Contraloría, General de la República, que el proveedor no se encuentre incluido en dicho boletín y los Antecedentes disciplinarios, de la Procuraduría General de la Nación, de estar reportado como responsable fiscal y/o sancionado disciplinariamente la cotización no será evaluada. Tampoco será evaluada si el establecimiento de comercio se encuentra embargado. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 7 de 14 Si faltan documentos no necesarios para la evaluación y calificación de la cotización o la información suministrada es incompleta o confusa, se le solicitará al interesado fijando un plazo para la entrega o aclaración; si éste no responde o lo hace en forma incompleta o extemporánea, se entiende que desiste de participar en el procedimiento. Se fijan como factores de evaluación y criterios de calificación los siguientes: FACTORES DE EVALUACIÓN Precio Experiencia TOTAL 5.1. CALIFICACIÓN 800 PUNTOS 200 PUNTOS 1.000 PUNTOS PRECIO: MÁXIMO 800 PUNTOS. Se calificará con base en la información suministrada en el Formato 2. La empresa que ofrezca el menor precio, recibirá el mayor puntaje asignado y las demás recibirán su calificación en forma decreciente y proporcional a la propuesta superior, utilizando una regla de tres simple. 5.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA: MÁXIMO 200 PUNTOS. Se calificará con base en la información suministrada en el Formato 3. La empresa que acredite el mayor número de certificados, recibirá el mayor puntaje asignado y las demás recibirán su calificación en forma decreciente y proporcional a la propuesta superior, utilizando una regla de tres simple. 6. SELECCIÓN: Será seleccionada la propuesta que obtenga el mayor puntaje total, siempre que cumpla con las especificaciones señaladas en el numeral 4 y el valor de la misma no supere los recursos presupuestados para la contratación, no obstante, sí se derivan beneficios para la entidad, podrá optarse por uno o más proveedores y distribuir el presupuesto disponible asignando el mayor valor a la cotización que obtuvo el puntaje más alto. TELEANTIOQUIA podrá desarrollar una etapa de ajuste económico o de negociación con el proponente seleccionado, en la cual se le invitará a presentar ajustes a su propuesta en los aspectos que la empresa considere deban ser objeto de ella. La selección será oficializada mediante comunicación de aceptación, lo cual se informará a los demás participantes. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 8 de 14 7. CAUSALES DE RECHAZO Se rechazarán aquellas cotizaciones que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos: a. b. c. d. 8. Cuando se hubiere presentado la cotización de manera extemporánea, es decir, después de la fecha y hora exactas establecidas como límite para la recepción en la oficina indicada en estos términos. Cuando no se presenten los documentos necesarios para la evaluación de la cotización, cuya acreditación asigne puntaje, esto es, aquella con fundamento en la cual se hace la calificación. Cuando no se responda al requerimiento que haga la entidad para subsanar requisitos o documentos de la cotización, dentro del término que se le conceda para ello. Cuando se compruebe que el interesado se encuentra incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, establecidas en la legislación colombiana. NO CONTINUIDAD DEL PROCESO. No se continuará con el proceso cuando se presente una cualquiera de las siguientes circunstancias. a. b. c. Cuando dentro del plazo establecido en el cronograma no se presente ninguna cotización. Cuando las cotizaciones presentadas no cumplan con los requerimientos técnicos o del servicio. Cuando las cotizaciones presentadas estén por encima de los recursos presupuestados para la contratación. 9. NO CONTINUIDAD DEL PROCESO. No se continuará con el proceso cuando se presente cualquiera de las siguientes circunstancias. a. b. c. Cuando dentro del plazo establecido en el cronograma no se presente ninguna cotización. Cuando las cotizaciones presentadas no cumplan con los requerimientos técnicos o del servicio. Cuando las cotizaciones presentadas estén por encima de los recursos presupuestados para la contratación. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 9 de 14 10. PROPIEDAD INTELECTUAL Los derechos patrimoniales de autor sobre la obra o piezas comerciales, que realice el contratista en virtud de la presente orden, corresponden en su totalidad a LA GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA, de conformidad con los artículos 20 de la Ley 23 de 1982, modificado por el artículo 28 de la Ley 1450 de 2011. 11. CONDICIONES CONTRACTUALES Para formalizar la selección se expedirá una Orden de Compra, que, con su respectivo anexo de condiciones en caso de ser necesario, formaliza el acuerdo de voluntades. La Orden de Compra no podrá ser cedida total o parcialmente, sin el previo consentimiento de TELEANTIOQUIA. Los términos de referencia, consignados en el presente documento hacen parte integral de la orden de compra. En las órdenes cuyo contratista sea persona jurídica, se le exigirá presentar la certificación firmada por el Revisor Fiscal o por Representante Legal que dé cuenta del cumplimiento con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, de conformidad con lo consagrado en las Leyes 789 de 2002 y 828 de 2003. Previa a la ejecución del contrato, los contratistas de servicios personales que sean personas naturales, se les exigirá la certificación vigente de ser afiliado cotizante al Sistema de Seguridad Social Integral, lo cual podrá realizar anexando fotocopia de la última autoliquidación a las respectivas entidades o el documento de afiliación. Cuando el contratista sea persona natural, que para la prestación del servicio requiera contratar otras personas naturales, deberá anexar la planilla de autoliquidación de aportes en la cual se encuentren relacionadas todas las personas que participen en la prestación del servicio. Tratándose de contratos de personas naturales independientes y de acuerdo con el artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, el ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto del contrato, sin exceder de 25 smlmv, ni ser inferior a un (1) smlmv. Para el pago, el contratista persona jurídica, anexará a cada factura o documento equivalente, el certificado firmado por el Revisor Fiscal o por Representante Legal que dé cuenta del cumplimiento con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, tratándose de personas naturales se deberá anexar fotocopia de la última autoliquidación. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 10 de 14 12. GARANTÍAS Una vez formalizada la Orden de Compra, el proveedor deberá constituir a favor de la entidad pública TELEANTIOQUIA, en póliza expedida por compañía de seguros o garantía bancaria, la cual debe presentarse para aprobación de la Secretaría General dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de expedición de la orden de compra. AMPAROS Cumplimiento Calidad del servicio Salarios y prestaciones sociales % 20% 15% 20% VIGENCIAS Plazo de la orden y 4 meses más Plazo de la orden y 4 meses más Plazo de la orden y 3 años más 13. PRESENTACIÓN DE LA COTIZACIÓN La propuesta se recibirá en la fecha y horas señaladas en el cronograma, en el Centro Documental de TELEANTIOQUIA, situado en la calle 44 No. 53 A - 11, Torre A, piso 3, del Centro Cívico de Antioquia Plaza de la Libertad, Medellín. Cada hoja que hace parte de la propuesta, debe estar enumerada de manera consecutiva y el formato 2 correspondiente al valor de la cotización, deberá estar en sobre debidamente sellado. Si es enviada por correo certificado, se entenderá por fecha y hora de presentación la que aparezca en el sello de recibo del Centro Documental. No se recibirán cotizaciones por fax o correo electrónico. La presentación de la cotización evidencia que se han estudiado las condiciones y aceptado los términos de referencia. SUPERVISOR: LUISA FERNANDA OSORIO MARULANDA 14. CONSULTAS Las consultas pueden hacerse únicamente por correo electrónico, dentro de la fecha y hora señaladas en el cronograma y deben ser dirigidas a: Beatriz Elena Zapata Vallejo, Profesional de Medios, Teléfono 356 99 00 extensión 4432 Correos: [email protected]; [email protected] Atentamente, ALEJANDRA CÁRDENAS VELÁSQUEZ Director Mercadeo y Comercialización LUISA FERNANDA OSORIO MARULANDA Coordinadora Central de Medios Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 11 de 14 FORMATO 1 CARTA DE PRESENTACIÓN Medellín, _____ de ______________ de 2016 (Día) (Mes) Señores TELEANTIOQUIA Medellín Asunto: Solicitud de cotizaciones DMYC 027 -2016 Apreciados señores: De acuerdo con las condiciones que se estipulan en los términos de referencia y después de haber examinado cuidadosamente el alcance de éstos, presentamos la oferta para el suministro de los servicios requeridos por TELEANTIOQUIA. La información contenida en nuestra propuesta es exacta y veraz, lo cual podrá verificar TELEANTIOQUIA, y que aportaremos las pruebas que ésta considere necesarias para verificar su exactitud. Si ello no es satisfactorio, aceptaremos que la oferta sea eliminada. Declaramos bajo juramento, que se entiende prestado con mi firma, no incurrir la empresa ni sus socios en inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones o incapacidades constitucionales o legales para contratar con la entidad pública TELEANTIOQUIA. Mantendremos válida la oferta durante sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación y procedemos a ampliar su validez si ello fuera requerido. Y de resultar favorecidos, nos comprometemos a presentar oportunamente la documentación requerida para la ejecución de la Orden de Compra correspondiente. Cordialmente, _______________________________________________________ (Firma del representante legal o la persona autorizada para el efecto) Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 12 de 14 Continua Empresa NIT Nombre del representante legal Documento de identidad Dirección Teléfono E-Mail Ciudad Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 13 de 14 FORMATO 2 – VALOR DE LA COTIZACIÓN – DESCRIPCION CANT MEDIDA VALOR UNITARIO VALOR TOTAL 1 $ - 2 $ - 3 $ - 4 $ - 5 $ - 7 $ - 8 $ - 9 $ - 10 $ - 6 $ - Subtotal $ - IVA $ - TOTAL $ - *Si el proponente ofrece alguno de los costos como valor agregado deberá especificar por qué no relaciona el costo del item señalado. Términos de referencias Solicitud de cotización DMYC 027 - 2016 Página 14 de 14 Empresa que cotiza: Formato diligenciado por: Cargo en la empresa: Teléfono Correo electrónico: Ciudad Firma --------------------------------------------------------------------------------------
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