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´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
OBJETO: “CONTRATAR LOS SERVICIOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA INTEGRAL
(CONCURRENTE Y DE CUENTAS MÉDICAS, RETROSPECTIVA Y ADMINISTRATIVA-FINANCIERA) A
LOS PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD DE LA EPS´S CONVIDA DEL DEPARTAMENTO DE
CUNDINAMARCA””
La EPS´S Convida, en virtud de las observaciones y solicitudes de aclaraciones presentadas a los Términos
de Condiciones de la Invitación Pública dentro del proceso No. EPS´S CONVIDA–IP-CM-002-2016, considera
en aras de mantener el perfil de transparencia, objetividad y responsabilidad que hasta el momento ha hecho
evidente en el presente proceso, presenta respuesta a las mismas no sin antes agradecer a los interesados
en el proceso elevar sus observaciones las cuales se procede a dar respuesta en el siguiente orden:
1 OBSERVADOR: YOLANDA CACERES
FECHA: 14 de Julio 2016 11:00
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
TEXTO: Correo electrónico
Única Observación
1. Teniendo en cuenta el numeral C Personal del Contratista los AUDITORES ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS con título de ABOGADO y especialización en DERECHO ADMINISTRATIVO se
solicita admitir la Especialización en DERECHO PUBLICO
Respuesta de la Entidad. Su observación es tenida en cuenta, dado que el Derecho administrativo hace
parte del Derecho Público, por lo tanto el ajuste se reflejará en Los términos de condiciones definitivos de la
invitación pública
2 OBSERVADOR: RGC ASESORES Y CONSULTORES EN SALUD S.A. (GERMAN EDUARDO
ROCHA JARAMILLO Gerente Administrativo y Financiero
FECHA: 14 de Julio 2016 14:57
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACIÓN No. 1
1.
Con el fin de conocer el alcance de la auditoria concurrente, es necesario conocer las IPS designadas y el
volumen de pacientes a visitar.
Página
1
Respuesta de La Entidad: Su observación es tenida en cuenta de manera parcial así: Frente a la
identificación de las IPS. La EPS´S Convida ha definido que las IPS contratadas para la prestación de
servicio de salud a la fecha para ser designadas dentro del proceso de auditoría concurrente en su fase inicial
son:
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LA INVITACIÓN PUBLICA
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EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
MUNICIPIO
IPS
Hospital Universitario La Samaritana
Instituto Nacional de Cancerología
BOGOTA
Instituto de Ortopedia Infantil Roosevelt
Hospital Simón Bolívar
Centro de Investigaciones Oncológicas –CIOSAD
ZIPAQUIRÁ
SOACHA
Hospital Universitario La Samaritana – Unidad Funcional Zipaquirá
Procardio Servicios Médicos integrales Ltda
Mario Gaitán Yanguas
GIRARDOT
E.S.E Hospital San Rafael de Girardot – Dumian Medical SAS
FACATATIVA
E.S.E Hospital San Rafael de Facatativá
FUSAGASUGÁ
E.S.E Hospital San Rafael de Fusagasugá
UBATE
E.S.E Salvador de Ubaté
Por lo anterior, es importante resaltar cómo será el manejo previendo la siguiente nota la cual se reflejara
igualmente en los términos de condiciones.
NOTA: Como se menciona en los términos de condiciones de la invitación pública, La EPS´S CONVIDA
podrá modificar las IPS objeto de auditoria de concurrencia de acuerdo a sus necesidades incluyendo o
retirando IPS que consideré, por lo que se debe entender que el prestador garantizará la presencia del auditor
en las IPS definidas por la EPS´S.
En cuanto al volumen de pacientes, no hay un número mínimo ni máximo de pacientes. Lo que se pretende
es que el prestador cumpla con las visitas diarias de auditoria concurrente del 100% de: a) Los pacientes
hospitalizados en la unidad de Cuidados Intensivos (UCI) hasta el egreso de la unidad, b) de los pacientes
hospitalizados en la unidad de Cuidados Intermedio (UCIn) hasta el egreso de la unidad, c) el 100% de los
casos ubicados en observación de urgencias hasta la definición de conducta médica y d) 100% de las
estancias hospitalarias hasta su egreso de acuerdo al censo hospitalario, a partir quinto día de estancia.
OBSERVACIÓN No. 2
2.
En el numeral 4.4.3 Personal Mínimo requerido, para la auditoría de concurrencia, solicitan tres
profesionales en medicina con experiencia en auditoría médica y recobros, por lo tanto, solicitamos
aclaración de la solitud de este perfil si el proceso a realizar difiere de estas funciones
Respuesta de La Entidad: Frente a su observación se aclara a la firma que la entidad ha procurado por
establecer para su desarrollo una Auditoría Integral, y siendo la Auditoría Concurrente (Auditoría in-situ o en
caliente) parte de esa integralidad y por ende su objetivo esta para garantizan la pertinencia de los servicios,
el control de uso y mejoramiento de la calidad de los mismos, en pro de la accesibilidad, oportunidad y
eficiencia del sistema de salud, con la mejor racionalidad técnico-científica, propiciando hacia el futuro
políticas que mejoren las relaciones en equidad entre los diferentes actores del sistema. Así las cosas no
podría la entidad desconocer que la actividad que permite la identificación de los recobros es una función
directa de la auditoria concurrente, por lo tanto la experiencia establecida para el personal mínimo se
mantiene, sin embargo se trae a colación el siguiente pronunciamiento de la Corte en el cual
Así las cosas, la Corte advirtió que dentro de la auditoria concurrente esta la necesidad de corregir los
problemas persistentes en la financiación de los servicios médicos no incluidos y excluidos del catálogo
de beneficios, pero que se requieran con necesidad, que las entidades debía modificar o rediseñar el
procedimiento de recobros para que el mismo funcionara en condiciones de oportunidad y eficiencia.
Sentencia T-760 de 2008
.
Página
2
Por último es importante precisar, que el éxito del proceso de auditoría integral se encuentra ligado de manera
directa a la responsabilidad que les asiste a las entidades recobrantes, en relación a la veracidad, claridad,
consistencia y precisión de la información que se radica en las solicitudes, así como que esta se realice
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dentro de los términos y condiciones que se indican en las normas expedidas por el Ministerio de Salud y
Protección Social, para obtener los mejores resultados en el proceso de reconocimiento y pago de
tecnologías en salud NO POS
OBSERVACIÓN No. 3
3.
Teniendo en cuenta que se contempla que la auditoria concurrente se realice de lunes a domingos
incluidos festivos, solicitamos aclarar si en los días domingos y festivos se cuenta con el apoyo
administrativo de la EPS, para la solicitudes y necesidades que surjan de la concurrencia.
Respuesta de La Entidad: Su observación se considera que no es pertinente, toda vez que la Auditoria es
independiente en la realización de actividades a desarrollar por parte del Contratista, por ello no requiere de
apoyo administrativo de la EPS Convida, sin embargo si la interpretación versa sobre el apoyo administrativo
de la IPS será el Contratista quien concertará con la IPS el lugar, apoyo logístico y administrativo para el
cumplimiento de sus actividades.
OBSERVACIÓN No. 4
4.
Solicitamos se sirvan aclarar el numeral 1 de la Fase II, del modelo integral de auditoría de
cuentas. (Página 55)
Respuesta de La Entidad: Se le aclara al observante que la FASE II como bien señala el texto deberá
replicar el modelo de auditoria en la Red de prestadores de servicios que le sean asignadas, corresponde a la
implementación de la metodología que el CONTRATISTA debe desarrollar para la auditoria de las IPS
designadas, y para lo cual la entidad identificará en los términos de la Invitación definitiva la designación y las
condiciones para más ilustración de los proponentes.
OBSERVACIÓN No. 5
5.
Solicitamos aclarar si Convida EPS´S, proveerá el software para el registro de la auditoria concurrente, o
este debe ser tenido en cuenta por el proponente.
Respuesta de La Entidad: Se le aclara al observante que en acápite de la Metodología especialmente en el
literal h se describe que el contratista debe contar con sus herramientas las cuales deben ser compatibles con
el sistema OASIS de la EPS´S Convida y cual a la letra señala:
“(…)
h. Recurso Tecnológico:
El CONTRATISTA deberá contar con los equipos necesarios para la correcta ejecución del contrato, incluido
el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos. Igualmente el CONTRATISTA debe ofertar y
garantizar como mínimo una infraestructura técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en
cuenta las recomendaciones de la oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura debe ser
compatible con el lenguaje de programación y los sistemas de información OASIS de la EPS´S Convida,
además de permitir el cargue de la información generada durante las diferentes visitas de auditoría (con base
en los formatos, indicadores, hallazgos, planes, etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA
para tal fin.
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“(…)”
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Sin embargo independientemente la auditoria debe registrar en sitio o en sus oficinas dentro del aplicativo
OASIS.
OBSERVACIÓN No. 6
i.
Solicitamos que se evalué el cambio de los indicadores financieros de liquidez y endeudamientos, puesto
que, para este concurso de méritos, fueron modificados sustancialmente con relación a los pliegos de
concursos anteriores, limitando a los oferentes y su concurso para la libre competencia.
Respuesta de La Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no sin
antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de contratación
pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de formulaciones y
relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento operativo de una
empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias.
Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud
financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud
del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida
en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En
consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su
conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.
En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe
hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese
a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice
para no cumplir con los principios de la contratación.
Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para
determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un
proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la
probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en
la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento,
mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.
La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si
el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal
debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a
medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de
que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para
este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla
muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y
su relación con la probabilidad de Riesgo.
Fuente-Agencia Nacional de Contratación
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4
En virtud de lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de
condiciones de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes
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porcentajes los cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad
financiera sólida para ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los
indicadores consignados para este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del
presupuesto, forma de pago la cual es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en
mensualidades y el plazo de ejecución del contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo
que se reconocerá es básicamente honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el
desarrollo de actividad hora/hombre y no la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los
créditos o endeudamientos por su connotación en el mercado.
Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los
recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.
De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento
externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el
mercado demande en un momento determinado.
El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes
recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde
el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta
solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, cinco (5) meses razón
por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada
con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que
en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.
En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una
apreciación subjetiva.
Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la
autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas
en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes
que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades
estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga
verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales
deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)
De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la
Invitación y así mismo, manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las
cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos
OBSERVACIÓN No. 7
7.
Para el proceso de DIGITACION Y DIGITALIZACION, Numeral 3 (página 59), solicitamos aclarar:
a. ¿Cantidad de folios a digitalizar mensual?
b. ¿Cuantos campos de indexación se requieren para el cargue de la información?
c. ¿Cuál es el canal de comunicación para la entrega de las imágenes?
d. ¿Cuál es el tipo de archivo resultante que requieren para el cargue?
e. La propuesta económica debe contener los costos por gestión documental Vs. Auditoria,
por separado.
Página
5
Respuesta de La Entidad: Frente a la observación es importante que los interesados en el proceso
conozcan cual fue el espíritu de esta solicitud, pues como se menciona en el proceso el contratista deberá
transportar fuera de la entidad los documentos para realizar uno de los procesos de auditoria, por lo cual la
entidad consideró oportuno, conveniente y necesario que bajo esta premisa se protegieran los documentos
que por manipulación y transporte puede ser sujetos de riesgo siendo estos facturas y soportes.
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Se analizó que la digitalización de documentos es el mecanismo mas sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las
imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computador personal, en
arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en disco CD-R o DVD que
garantizan su conservación en óptimas condiciones
Teniendo en cuenta que la digitalización es el medio más rápido y productivo de conservar los documentos,
además de que nos brinda muchos beneficios como son la conservación de los documentos, el poco espacio
a la hora de guardar los documentos, la facilidad de ser consultado por quien lo necesite
a.
b.
c.
d.
e.
En cuanto a la calidad de folios depende de la radicación mensual que realicen las IPS
En cuanto a los campos de indexación se requieren para el cargue de la información entre 7 u 8 campos
En cuanto al canal de comunicación para la entrega de las imágenes en medio magnético o base de datos
En cuanto al tipo de archivo resultante que se requieren para el Cargue Factura y soporte (promedio 10 folios)
En cuanto a la propuesta económica el campo de digitalización se encuentra dentro de la oferta económica en
gastos.
Sin embargo es necesario manifestar que el valor de la digitalización se encuentra contemplado dentro del
análisis del valor estimado del contrato presupuesto asignado para el contrato dentro del capítulo de gastos
administrativos.
3 OBSERVADOR: SAC CONSULTING LTDA (NEVER ENRIQUE MEJÌA MATUTE Representante
legal)
FECHA: 14 de Julio 2016 16:07
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACION 1
1.
Con relación al OBJETO DEL CONTRATO, requerimos aclarar en el término retrospectiva, el tiempo desde el cual
se debe realizar la labor.
Respuesta de la Entidad: Frente a su observación la entidad no comprende el alcance de la misma, en
virtud que la auditoria retrospectiva se sobreentiende que corresponde a los meses vencidos, por ende la
facturación comprendería los meses con radicación anterior a la adjudicación de contrato.
OBSERVACIÓN 2
2.
En el punto 1.5 ALCANCE DEL OBJETO en el cual se indica: “(…) auditar todas las atenciones en las IPS
seleccionadas (auditoria concurrente) la evaluación, análisis y mejoramiento de los aspectos técnico
administrativos y financieros que se desprendan, a los usuarios afiliados de la EPS`S CONVIDA”, comedidamente
solicitamos se especifique a que IPS corresponde la auditoria concurrente, bajo que modalidad, muestra
significancia en cuanto a valores, procedimientos, etc.
Para lo anterior con el debido respeto y si es del caso se requiere saber si existe un listado de las IPS a las cuales
se le adelantará dicha auditoria concurrente.
Respuesta de la Entidad: Frente a su observación, le manifestamos que su respuesta esta subsumida en
los cuestionamientos del proponente RGC Asesores y Consultores en Salud S.A.
Frente a la identificación de las IPS, La EPS´S Convida ha definido que las IPS contratadas para la prestación
de servicio de salud a la fecha para ser designadas dentro del proceso de auditoría concurrente en su fase
inicial son:
6
IPS
Página
MUNICIPIO
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Hospital Universitario La Samaritana
Instituto Nacional de Cancerología
BOGOTA
Instituto de Ortopedia Infantil Roosevelt
Hospital Simón Bolívar
Centro de Investigaciones Oncológicas –CIOSAD
ZIPAQUIRÁ
SOACHA
Hospital Universitario La Samaritana – Unidad Funcional Zipaquirá
Procardio Servicios Médicos integrales Ltda
Mario Gaitán Yanguas
GIRARDOT
E.S.E Hospital San Rafael de Girardot – Dumian Medical SAS
FACATATIVA
E.S.E Hospital San Rafael de Facatativá
FUSAGASUGÁ
E.S.E Hospital San Rafael de Fusagasugá
UBATE
E.S.E Salvador de Ubaté
Por lo anterior es importante resaltar cómo será el manejo previendo la siguiente nota la cual se reflejara
igualmente en los términos de condiciones.
NOTA Como se menciona en los términos de las condiciones de la invitación pública, La EPS´S CONVIDA
podrá modificar las IPS objeto de auditoria de concurrencia de acuerdo a sus necesidades incluyendo o
retirando IPS, por lo que se debe entender que el prestador garantizará la presencia del auditor en las IPS
definidas por las EPS´S.
En cuanto al volumen de pacientes, no hay un número mínimo ni máximo de pacientes. Lo que se pretende
es que el prestador cumpla con las visitas diarias de auditoria concurrente del 100% de: a) Los pacientes
hospitalizados en la unidad de Cuidados Intensivos (UCI) hasta el egreso de la unidad, b) de los pacientes
hospitalizados en la unidad de Cuidados Intermedio (UCIn) hasta el egreso de la unidad, c) el 100% de los
casos ubicados en observación de urgencias hasta la definición de conducta médica y d) 100% de las
estancias hospitalarias hasta su egreso de acuerdo al censo hospitalario, a partir a partir quinto día de
estancia.
OBSERVACIÓN 3
3.
En el punto 1.7 LUGAR DE EJECUCIÒN DEL CONTRATO, “la ejecución del presente contrato se efectuará en
Bogotá, Departamento de Cundinamarca y cualquier departamento en donde se requiera auditoria concurrente y
retrospectiva en donde se encuentren pacientes de la EPS`S CONVIDA.”
Con relación a este numeral y teniendo en cuenta que la población afiliada a la EPS, corresponde al Departamento
de Cundinamarca, en forma comedida solicitamos que la auditoria concurrente se realice a las IPS del Departamento
de Cundinamarca y con relación a la prestación de servicios en otros Departamentos se limite a la Auditoría de
cuentas médicas y auditoria Administrativa y financiera.
Respuesta de la Entidad: Frente a su observación. La entidad ha dejado claro en la respuesta anterior que
la designación de las IPS en primer momento se señala en el Departamento de Cundinamarca y Bogotá, esto
no es óbice para que la entidad en cualquier momento y de conformidad con la prestación designe una IPS
fuera del Departamento de Cundinamarca, por lo tanto, cualquier IPS adicional a las descritas anteriormente
serán informadas a través del supervisor del contrato.
OBSERVACION 4
4.
Respecto al punto 1.9 PRESUPUESTO OFICIAL Y FUENTE DE FINANCIACION, solicitamos aclarar en cuanto a la
“NOTA: El presente valor está sujeto a una facturación promedio mensual de $36.034.549.822, en el evento en que
dicho valor sea inferior o superior el valor a cobrar por concepto de Auditoria médica retrospectiva”, se entiende
que el valor de facturación promedio es de $36.034.549.822 y si el mismo está por debajo o por encima de dicho
valor, los honorarios por auditoria médica retrospectiva será del 1% + IVA del valor auditado.
Respuesta de la Entidad: Se le aclara al observante que, en todo caso la auditoria medica retrospectiva el valor a reconocer
Página
7
será el 1%+ IVA del valor efectivamente auditado, cifra sobre el cual presentamos un estimativo de $36.034.549.822 mensual y que
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aclaramos puede estar por encima o por debajo del mismo toda vez que como se ha dicho en el sistema de salud la población objeto de
la atención es fluctuante y dinámica y la demanda de servicios no es plenamente conocida y no se puede determinar un número y valor
de atención fija, razón por la cual el presupuesto estimado para el desarrollo de esta actividad contempla los umbrales por encima
OBSERVACION 4
5.
En el punto 1.10 FORMA DE PAGO. “cuatro mensualidades vencidas, previa presentación de la factura y
certificación de cumplimiento por parte del supervisor del contrato”. En cuanto a las mensualidades vencidas, se
exige certificación por parte del supervisor del contrato, sin que se especifique en que tiempo el supervisor deberá
expedir tal certificación, pudiendo quedar indefinido el pago.
Según “NOTA. En todo caso para la auditoria Retrospectiva depende del valor que se desprenda del % auditado o
porque los pagos se ajustarán de acuerdo con el valor efectivamente auditado.”
Sobre lo anterior solicitamos la definición la actividad del supervisor al no contener los tiempos en que éste deba expedir la
certificación.
Respuesta de la Entidad: Frente a su observación se indica que es requisito indispensable para el reconocimiento de pago
del contratista auditor la expedición de certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato, que da
fe del cumplimiento de las obligaciones, cronogramas y planes de trabajo con el que se desarrolló el objeto contratado, el cual debe
hacer el seguimiento control y vigilancia, de conformidad con el manual de contratación de la entidad.
Los tiempos en que debe ser revisado el informe por parte del supervisor instan de conformidad a la entrega oportuna que realice el
contratista, sin embargo, deben estar acorde con las fechas de pago dispuestas en la entidad para pagos es decir con la programación
PAC (Plan mensual de caja)
OBSERVACION 6
6.
Con relación a 4.7.2.1. EXPERIENCIA, se observa que “(…) LA EPS`S CONVIDA requiere que el proponente de
acuerdo con el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de Comercio, acredite
que cuenta con una experiencia para consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la propuesta.
(…)”.
Sobre el particular se solicita que el término de estar inscrito desde hace al menos 10 años en el registro único de
proponentes como consultor, limita ostensiblemente el número de participantes teniendo en cuenta que la gran
mayoría de las empresas son MIPYMES y el término desde el cual se exige la inscripción en RUP, deja por fuera la
experiencia reciente que se puede aportar al proceso, por lo anterior solicitamos revaluar dicha exigencia.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, una vez analizada y revisada se hace necesario que la entidad manifieste
que por un lapsus calami "error o tropiezo involuntario e inconsciente al escribir " en el momento de la estructura de los términos de
condiciones de la invitación, se digito y produjo una duplicidad del requisito así:
Se evidencia que en el numeral 4.7.2 DOCUMENTOS SOBRE LA CAPACIDAD TECNICA Y EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:
1.7.2.1
Clasificación del Registro Único De Proponente.
En este la entidad solo hace la manifestación de la necesidad de requerir el RUP y bajo qué circunstancias
- Ahora bien en el numeral, que procedemos a transcribir se puede observar aún más el error involuntario así:
4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para
que su experiencia redunde en beneficio de la ejecución: (subrayado fuera del texto original)
Página
8
LA EPS´S CONVIDA requiere que el proponente de acuerdo con el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de
Comercio, acredite que cuenta con una experiencia para Consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la propuesta.
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En el caso de los consorcios y/o uniones temporales, el requerimiento antes descrito, será el resultado de la suma de la experiencia de cada uno de los
miembros de la figura asociativa.
En todo caso el incumplimiento de la experiencia probable requerida por la EPS´S CONVIDA para el presente proceso será causal de rechazo
En el Acápite del numeral se establece “4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber
ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para que su experiencia redunde en
beneficio de la ejecución.
Nótese como lo que se quiere por parte de la entidad, es solo la antigüedad mínima del contratista a efectos
de establecer la experiencia, eso no quiere decir que el proponente deba cumplir con una calificación
clasificación por mínimo de 10 años, en el entendido que:
1.
2.
3.
4.
-
La antigüedad de la empresa o del establecimiento de comercio de requerirse solo se refleja en el certificado
de existencia y representación de Cámara y comercio o en su defecto por el registro mercantil y no otro
A la entidad no le es necesario solicitar antigüedad de un Registro Único de Proponentes, toda vez, que lo
único que le es indispensable es que la experiencia se encuentre registrada e inscrita en este documento de
conformidad con el requisito de la experiencia acreditada y no otra, así como los datos que allí se plasman de
requisitos habilitantes.
De otra parte la EPS´S Convida teniendo un régimen de contratación Atípico por el objeto social a desarrollar
cual es la prestación de servicios de salud en su gran mayoría, por ende su régimen contractual es privado, sin
perder los lineamientos o los principios constitucionales de ley y propios de la contratación.
El único requisito en este sentido del RUP es la existencia del documento, su inscripción independientemente
de su fecha de inscripción, solo que esta debe ser armónica y acorde con la experiencia que se requiere, es
decir que su experiencia este implícita dentro del rango para garantizar su verificación.
Ahora bien, luego pasamos la numeral
4.7.2.4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA HABILITANTE DEL PROPONENTE
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil
vigente expedida por la Cámara de Comercio
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de
Cámara De comercio vigente
Nótese como en este numeral claramente se establece el requisito sin solicitar antigüedad alguna del RUP
-
Siguiendo la secuencia de los términos continuamos con:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
Teniendo en cuenta los bienes que se suministrarán en este proyecto, y la magnitud del mismo, la EPS´S CONVIDA considera que la experiencia
específica habilitante del proponente debe ser la siguiente:
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar por cada lote, la cual deberá acreditar con el
registro de matricula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio.
Personas Jurídicas:
Página
9
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar por lote, el cual deberá acreditar mediante
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LA INVITACIÓN PUBLICA
Certificado de Cámara de comercio vigente
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
Nótese: Como en este requisito simplemente se evidencia que el RUP solamente será para la verificación de la
experiencia, pero no se solicita antigüedad de inscripción del RUP de ninguna clase, confirmándose así el espíritu de lo
requerido por la entidad
-
Dentro de los requisitos seguimos con:
CONDICIONES DE EXPERIENCIA:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en
el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto
sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y
FINANCIERA.
Nótese como aquí el requisito solicitado por la entidad, si es claro, solicitando un número de certificaciones de contratos
registrados en el RUP en un término determinado en el tiempo.
1.1
De acuerdo con el numeral NORMAS DE INTERPRETACIÓN
El presente Proyecto de TERMINOS DE CONDICIONES debe ser interpretado armónicamente como un solo cuerpo dispositivo que tiene como fin
máximo el cumplimiento de los fines Estatales previstos en el Artículo 2 de la Constitución Política de Colombia; por tanto sus disposiciones no deben
ser entendidas de manera separada de lo que indica su contexto general. Por ello, se entienden integrados a él los Anexos y formularios que lo
acompañan y Adendas que posteriormente se expidan
Traigo a colación el siguiente texto para darle aún más claridad a la interpretación de esta observación
Criterios para interpretar el pliego de condiciones. «(…) En esa perspectiva, el sentido gramatical o exegético será el que prevalecerá cuando
el tenor literal sea claro; agotada esa vía, es pertinente recurrir al espíritu (criterio histórico) y al significado de las palabras en su contexto
legal, el de uso común y el sentido técnico de las mismas (criterio semántico); con posterioridad, es dable acudir a la hermenéutica por
contexto (criterio sistemático), según el cual es posible ilustrar el sentido de la norma a partir de los elementos fácticos y jurídicos que la
enmarcan, en procura de la búsqueda de correspondencia y armonía; de igual forma, es posible desentrañar la finalidad u objetivos
perseguidos por la disposición (criterio teleológico); otros criterios hermenéuticos –de naturaleza subsidiaria– son los relacionados con la
articulación general del ordenamiento jurídico y la equidad
Así las cosas y luego de esgrimidos los argumentos la entidad procede aclarar en los términos de condiciones definitivos
de la invitación pública su ajuste dentro de los parámetros establecidos en su concepción,
OBSERVACION 7
7.
Respecto al numeral 6.1 ESPECIFICACIONES TÈCNICAS (literal b), solicitamos especificar qué actividades “deberá”
realizar el contratista y a que hace referencia “tiempo de cubrimiento”, “actividades a realizar” y “actividades por
punto de cubrimiento”.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación señala el lietral b de las especificaciones técnicas que la Auditoria
Médica Integral (Concurrente, Retrospectiva, Administrativa y financiera´) así como la respuesta de glosas y
objeciones que incluya los siguientes aspectos deberá:
-
Tiempo de cubrimiento.
Actividades a realizar
Actividades por punto de cubrimiento
Página
10
Que deben realizarse todas las actividades dentro de los tiempos establecidos no solo los plazos contractuales sino los que son propios
de cada una de las actividades de la auditoría integral, verbi gracia tiempos de revisión para objeciones, tiempo de notificación tiempo
de conciliación etc.
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LA INVITACIÓN PUBLICA
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OBSERVACION 8
8.
Se requiere aclaración sobre el hecho que el pago se realice una vez haya generado la auditoria y formulación de glosas
correspondiente al período radicado por las IPS, y que por supuesto como hecho siguiente se realice el proceso de revisión y
posterior conciliación.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se aclara que es necesario seguir el Plan de Trabajo para cumplimiento de
las obligaciones del mes que será presentado por el contratista para su aprobación
OBSERVACION 9
9. Con relación a las FASES Y METODOLOGÌA, solicitamos respetuosamente que el procedimiento de formulación de
objeciones y/o glosas, se realice acorde a la Resolución 3047 de 2008 y el “Manual único de Glosas”, entre otras .
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, es menester informar que cuando se trate de auditoria concurrente se
objeta, retrospectiva se objeta y se glosa y administrativa financiera se objeta y glosa, de todas maneras se ha establecido el
procedimiento de conformidad con la normativa vigente en especial la resolución 3047 de 2008, y la lectura debe interpretarse la frase
(elaboración para concurrente, retrospectiva y administrativa) cada uno con su propio protocolo., de
conformidad con el numeral 8
OBSERVACION 10
10. Con relación a las obligaciones específicas
Obligación Nº 9 y 10. Esta obligación hace referencia a actividades relacionadas con RECOBROS, se solicita se aclare
que sean recobros producto del proceso de auditoría.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, y como bien lo manifiesta el observante las actividades relacionadas con
los recobros son aquellas que salgan del proceso de Auditoria.
Obligación 16,18 y 19. Se solicita excluir lo relacionado con “recobros no pos”, lo cual no guarda relación con el objeto
del contrato ni tiene un valor especifico.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación la entidad le manifiesta que indistintamente la entidad viene siendo sujeta
de acciones de tutela por causas de lo no pos, por ende se está en la obligación de continuar con los recobros, hasta tanto se normalice
la actividad por la Secretaría de Salud del Departamento.
Obligación 22. Se solicita aclarar el texto teniendo en cuenta que se involucran varios aspectos.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se hace necesario manifestarle al proponente que, con el contenido del
texto, lo que se pretende es que al hacer seguimiento con este tipo de herramientas aplicadas por el contratista es lograr la eficiencia y
eficacia de la inversión de los recursos, buscando que las IPS se amolden a los términos de la contratación para la prestación de los
servicios de la población afiliada
Obligación 23. Con relación a esta obligación solicitamos que se aclare que las mismas se sujeten al objeto del contrato.
Página
Obligación 29. Debe aclararse la redacción, teniendo en cuenta que el universo de conductas resulta demasiado amplio,
lo que implicaría poner en movimiento el aparato administrativo y/o judicial de manera innecesaria.
11
Respuesta de la Entidad: Frente a la obligación se acepta la observación y se incluirá la frase de que se
susciten dentro del proceso de auditoría, el cual se reflejará en los términos de condiciones de la invitación
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Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se acepta, en virtud que la información solo versa sobre aspectos que
atenten contra la moralidad en caso de inducir reconocimientos o apropiaciones de recursos de la EPS´S Convida sin justa causa, por
lo cual se hará el ajuste y se reflejará en los términos de condiciones de esta invitación.
OBSERVACION 11
11. METODOLOGIA
En el numeral 9 CONCILIACIONES DE OBJECIONES Y GLOSAS (punto # 2), “se debe realizar conciliación
únicamente con un par regular de la parte auditada”, se solicita que se aclare teniendo en cuenta que los pares
deben ser especialistas y sub-especialistas, por lo cual solicitamos que el par se refiera a auditoría y no a la
especialización clínica como tal.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, se le aclara al proponente que los pares se refiere al proceso de auditoría
y no al especialista o sub-especialista que género la solicitud de un servicio o la medicación correspondiente, por lo anterior se
mantiene lo establecido en el subnumeral 2 del numeral 9 de la metodología.
4 OBSERVADOR: VÍCTOR JAVIER PRIETO LOPEZ Coordinador de licitaciones
FECHA: 14 de Julio 2016 16:58
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA:
[email protected]
OBSERVACION
1
OBSERVACIÓN 1
En primer lugar se debe hacer la anotación de que hay una indebida notificación del aviso de convocatoria
puesto que en el SECOP se adjuntó indicando que son los pliegos de condiciones definitivos, cuestión que
induce a error al proponente puesto que el presente proceso se encuentra en pre pliegos de
condiciones.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación no se acepta, una vez revisado se pudo constatar que
no hay indebida notificación, en primer lugar porque la esencia del aviso no es otra que el acto por el cual la
entidad advierte públicamente su interés para dar apertura a un proceso de selección.
De otra parte no se está induciendo a error toda vez que la esencia de los pliegos de condiciones y/o
Términos de condiciones es un término genérico independientemente de la etapa en que se encuentre
teniendo en cuenta que la naturaleza jurídica de los pliegos de condiciones o términos que elabora la
administración pública para la contratación de sus obras, bienes o servicios, está claramente definida en tanto
son el reglamento que disciplina el procedimiento de selección del contratista y delimita el contenido y
alcances del contrato, al punto que este documento regula el contrato estatal en su integridad, estableciendo
una preceptiva jurídica de obligatorio cumplimiento para la administración y el contratista particular no sólo en
la etapa de formación de la voluntad sino también en la de cumplimiento del contrato y hasta su fase final
Por último la terminología que se usa en cada entidad depende así mismo de sus lineamientos internos como
en este caso el manual de contratación dado que somos un régimen especial con contratación del régimen
privada con principios constitucionales, legales y propios de la contratación pública.
OBSERVACIÓN 2
Página
“El acompañamiento requerido por la EPS´S Convida requiere auditar todas las cuentas médicas que se
radiquen en la EPS´S (auditoría retrospectiva) ante el área de cuentas médicas por parte de todos los
12
Se establece dentro del numeral 1.5 el ALCANCE DEL OBJETO, en el cual, en desarrollo del objeto
contractual el contratista deberá:
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prestadores que conforman la red de IPS contratadas, incluyendo la que provee medicamentos y transporte.
Auditar todas las atenciones en las IPS seleccionadas (auditoría concurrente) la evaluación, análisis y
mejoramiento de los aspectos técnicos administrativos y financieros que se desprendan, a los usuarios
afiliados de la EPS´S CONVIDA. Auditar las atenciones en salud correspondientes a promoción y detección
temprana. Generar toda la información estadística y de indicadores que se genera en el proceso de auditoría.
Igualmente debe cumplir con los criterios de supervisión de los contratos que define el Manual de contratación
vigente de la EPS´S Convida.”
Visto lo anterior, se tiene que la tipología contractual se encuadra y asimila dentro de las auditorías,
consultorías, revisorías fiscales, entre otras. Visto lo anterior y siendo contrastado ello con el numeral 4.7.2.1
EXPERIENCIA, se tiene que en este último “LA EPS´S CONVIDA requiere que el proponente de acuerdo con
el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de Comercio, acredite que
cuenta con una experiencia para Consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la
propuesta.”Vislumbrado el objeto contractual con la experiencia requerida se denota una contradicción
palmaria, puesto que el objeto contractual va enfocado a como se mencionó con anterioridad a auditorías,
mientras que la experiencia requerida está enfrascada en la tipología contractual de consultorías, por tanto se
requiere sea modificado dicho punto, tornándose en un sentido amplio de interpretación. Dicha solicitud se
hace extensiva al numeral 4.7.2.3 ORGANIZACIÓN OPERACIONAL COMO CONSULTOR (Co) por los
motivos descritos con anterioridad. Es loable también establecer que en este punto existe una incongruencia
sustancial dentro de los pliegos, pues se comienza solicitando una organización operacional como consultor y
se da un cambio abrupto hacia requerimientos financieros, evidenciándose allí un sinsentido y falta de
congruencia de los requisitos contractuales. Véase lo anteriormente reclamado para su mejor entendimiento:
“La EPS´S CONVIDA en aras de realizar la selección objetiva de la propuesta más favorable establece
que para el presente proceso el proponente deberá acreditar la capacidad de organización con el respectivo
certificado de inscripción, clasificación y calificación expedido por la cámara de comercio - RUP, de la
siguiente forma:
que establece que la capacidad de organización se verificara con los indicadores que miden el rendimiento de
las inversiones y la eficiencia en el uso de los activos del interesado:
a). Rentabilidad del Patrimonio: Que es la resultante de la Utilidad Operacional por el patrimonio.” (Subrayado
fuera de texto)
En lo respectivo al numeral 4.7.2.4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA HABILITANTE DEL PROPONENTE, se debe
manifestar que lo que allí se indica es repetitivo y poco concreto, se repite en dos veces la experiencia
acreditada, en la última vez donde se expresa la EXPERIENCIA ACREDITADA se tiene que es requerido
que “el proponente acredite una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y
registrados en el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir
a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o
AUDITORIA CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y
FINANCIERA.” Dichos requerimientos se encuentran palmariamente alejados de los requerimientos del objeto
contractual, por tanto, se solicita de manera respetuosa, sean modificados por auditorías en salud o revisorías
fiscales en salud, para así dar concreción a los requerimientos de experiencia contractuales y no inducir al
error a los proponentes.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación. Sea lo primero manifestar que cuando se señala
Página
En segundo lugar no existe equivocación alguna en la tipología del contrato ni de los requisitos dado que en la
generalidad la Auditoria hace parte de los contratos de Consultoría descritos para las entidades públicas de
conformidad con el artículo 32 de la Ley 80 de 1993 en especial el numeral el cual indica: 2o. Contrato de
consultoría Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios
necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad
para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
13
Consultor es la generalidad de la clasificación, pues es dado que esta constituye tres grandes géneros o
aspectos los que son CONSULTOR, CONSTRUCTOR, O PROVEEDOR, dentro de la naturaleza solicitada se
encuentra lógicamente en CONSULTOR
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
supervisión. “(…)
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En Tercer Lugar la entidad manifieste que por un lapsus calami "error o tropiezo involuntario e inconsciente al escribir " en el
momento de la estructura de los términos de condiciones de la invitación, se digito y produjo una duplicidad del requisito así:
Se evidencia que en el numeral 4.7.2 DOCUMENTOS SOBRE LA CAPACIDAD TECNICA Y EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:
1.7.2.2
Clasificación del Registro Único De Proponente.
En este la entidad solo hace la manifestación de la necesidad de requerir el RUP y bajo qué circunstancias
- Ahora bien en el numeral, que procedemos a transcribir se puede observar aún más el error involuntario así:
4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para
que su experiencia redunde en beneficio de la ejecución: (subrayado fuera del texto original)
LA EPS´S CONVIDA requiere que el proponente de acuerdo con el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de
Comercio, acredite que cuenta con una experiencia para Consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la propuesta.
En el caso de los consorcios y/o uniones temporales, el requerimiento antes descrito, será el resultado de la suma de la experiencia de cada uno de los
miembros de la figura asociativa.
En todo caso el incumplimiento de la experiencia probable requerida por la EPS´S CONVIDA para el presente proceso será causal de rechazo
En el Acápite del numeral se establece “4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber
ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para que su experiencia redunde en
beneficio de la ejecución.
Nótese como lo que se quiere por parte de la entidad, es solo la antigüedad mínima del contratista a efectos
de establecer la experiencia, eso no quiere decir que el proponente deba cumplir con una calificación
clasificación por mínimo de 10 años, en el entendido que:
1.
2.
3.
4.
-
La antigüedad de la empresa o del establecimiento de comercio de requerirse solo se refleja en el certificado
de existencia y representación de Cámara y comercio o en su defecto por el registro mercantil y no otro
A la entidad no le es necesario solicitar antigüedad de un Registro Único de Proponentes, toda vez, que lo
único que le es indispensable es que la experiencia se encuentre registrada e inscrita en este documento de
conformidad con el requisito de la experiencia acreditada y no otra, así como los datos que allí se plasman de
requisitos habilitantes.
De otra parte la EPS´S Convida teniendo un régimen de contratación Atípico por el objeto social a desarrollar
cual es la prestación de servicios de salud en su gran mayoría, por ende su régimen contractual es privado, sin
perder los lineamientos o los principios constitucionales de ley y propios de la contratación.
El único requisito en este sentido del RUP es la existencia del documento, su inscripción independientemente
de su fecha de inscripción, solo que esta debe ser armónica y acorde con la experiencia que se requiere, es
decir que su experiencia este implícita dentro del rango para garantizar su verificación.
Ahora bien, luego pasamos la numeral
4.7.2.4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA HABILITANTE DEL PROPONENTE
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil
vigente expedida por la Cámara de Comercio
Personas Jurídicas:
Página
Nótese como en este numeral claramente se establece el requisito sin solicitar antigüedad alguna del RUP
14
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de
Cámara De comercio vigente
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-
Siguiendo la secuencia de los términos continuamos con:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
Teniendo en cuenta los bienes que se suministrarán en este proyecto, y la magnitud del mismo, la EPS´S CONVIDA considera que la experiencia
específica habilitante del proponente debe ser la siguiente:
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar por cada lote, la cual deberá acreditar con el
registro de matricula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio.
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar por lote, el cual deberá acreditar mediante
Certificado de Cámara de comercio vigente
Nótese: Como en este requisito simplemente se evidencia que el RUP solamente será para la verificación de la
experiencia, pero no se solicita antigüedad de inscripción del RUP de ninguna clase, confirmándose así el espíritu de lo
requerido por la entidad
-
Dentro de los requisitos seguimos con:
CONDICIONES DE EXPERIENCIA:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en
el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto
sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y
FINANCIERA.
Nótese como aquí el requisito solicitado por la entidad, si es claro, solicitando un número de certificaciones de contratos
registrados en el RUP en un término determinado en el tiempo.
1.2
De acuerdo con el numeral NORMAS DE INTERPRETACIÓN
El presente Proyecto de TERMINOS DE CONDICIONES debe ser interpretado armónicamente como un solo cuerpo dispositivo que tiene como fin
máximo el cumplimiento de los fines Estatales previstos en el Artículo 2 de la Constitución Política de Colombia; por tanto sus disposiciones no deben
ser entendidas de manera separada de lo que indica su contexto general. Por ello, se entienden integrados a él los Anexos y formularios que lo
acompañan y Adendas que posteriormente se expidan
Traigo a colación el siguiente texto para darle aún más claridad a la interpretación de esta observación
Criterios para interpretar el pliego de condiciones. «(…) En esa perspectiva, el sentido gramatical o exegético será el que prevalecerá cuando
el tenor literal sea claro; agotada esa vía, es pertinente recurrir al espíritu (criterio histórico) y al significado de las palabras en su contexto
legal, el de uso común y el sentido técnico de las mismas (criterio semántico); con posterioridad, es dable acudir a la hermenéutica por
contexto (criterio sistemático), según el cual es posible ilustrar el sentido de la norma a partir de los elementos fácticos y jurídicos que la
enmarcan, en procura de la búsqueda de correspondencia y armonía; de igual forma, es posible desentrañar la finalidad u objetivos
perseguidos por la disposición (criterio teleológico); otros criterios hermenéuticos –de naturaleza subsidiaria– son los relacionados con la
articulación general del ordenamiento jurídico y la equidad
Así las cosas y luego de esgrimidos los argumentos la entidad procede aclarar en los términos de condiciones definitivos
de la invitación pública su ajuste dentro de los parámetros establecidos en su concepción,
Página
Dentro del numeral 4.3.2 Indicadores Financieros Obligatorios Proponentes individuales se solicita un índice
de liquidez mayor o igual a 4 puntos, requerimiento que resulta excesivo, desaforado y que va en contravía de
los reales indicadores de las empresas que compiten en el mercado. Este indicador permite medir la
capacidad del proponente para hacer frente a sus deudas a corto plazo, comprometiendo sus activos
corrientes. La interpretación es: por cada peso de deuda se tiene un peso de respaldo en activo corriente.
15
OBSERVACION 3
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Entre mayor sea el resultado, menor el riesgo de que el proponente incumpla sus obligaciones a corto plazo.
Sin embargo, al ser tan alto este indicador se están direccionando los pliegos de condiciones y limitando el
mercado, es por ello que no todas las sociedades que tengan su capital en caja son productivas y eficientes,
mucho de ese capital puede estar invertido, puede que la sociedad sea limitada en desarrollo institucional, por
tanto se requiere que sea reducido el índice de liquidez puesto que la empresa no necesariamente es
eficiente. Un nivel de indicador inferior a 2 puntos es prueba de que la sociedad ha desarrollado un equilibrio
financiero y la sociedad ha adquirido un nivel de endeudamiento equilibrado.
De igual manera se solicita una razón de cobertura de intereses mayor o igual a cuatro puntos, frente a ello se
manifiesta que lo que se busca con la RCI es poder observar que haya equilibrio entre los pesos que la
organización debe pagar con intereses en relación a la utilidad que ese dinero genera, es un comparativo
entre la utilidad y el interés, por tanto, es ilógico que por cada peso que yo me gasto en intereses genere una
relación de 4 en utilidades, puesto que esto desafora el índice de cobertura de interés, siendo para esto
adecuado un margen igual a 2 veces, pues por cada peso pagado en interés genero una utilidad de dos veces
mayor, lo que genera un equilibrio de entre lo que yo pago de interés y utilidad, siendo un margen de
cobertura adecuado al mercado colombiano, teniendo una posibilidad de maniobra exitosa para el
cumplimiento de la racionalidad económica de la sociedad porque la deuda siembre va a estar bajo control,
como tampoco hay riesgo de iliquidez. Siempre que la RCI sea superior a 2 veces el crédito y margen de
deuda está bajo control.
Respuesta de La Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no sin
antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de contratación
pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de formulaciones y
relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento operativo de una
empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias.
Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud
financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud
del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida
en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En
consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su
conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.
En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe
hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese
a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice
para no cumplir con los principios de la contratación.
Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para
determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un
proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la
probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en
la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento,
mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.
Página
16
La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si
el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal
debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a
medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de
que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para
este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla
muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y
su relación con la probabilidad de Riesgo.
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
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Fuente-Agencia Nacional de Contratación
En razón a lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de condiciones
de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes porcentajes los
cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad financiera sólida para
ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los indicadores consignados para
este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del presupuesto, forma de pago la cual
es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en mensualidades y el plazo de ejecución del
contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo que se reconocerá es básicamente
honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el desarrollo de actividad hora/hombre y no
la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los créditos o endeudamientos por su
connotación en el mercado.
Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los
recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.
De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento
externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el
mercado demande en un momento determinado.
El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes
recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde
el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta
solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, cinco (5) meses razón
por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada
con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que
en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.
En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una
apreciación subjetiva.
Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la
autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas
en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes
que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades
estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga
verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales
deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)
Página
5 OBSERVADOR: CONSULTORES INTEGRADOS DIRA S.A.S (HERMER GIOVANNY DIAZ
RAMÍREZ Coordinador)
FECHA: 14 de Julio 2016 19:22
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
17
De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la
Invitación, y así mismo manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las
cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos.
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LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
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OBSERVACION 1
1 - POR MULTAS Y DEMÁS SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO Nos oponemos rotundamente a la
Nota: A los Proponentes que afirmen en la Carta de Presentación o respecto de los cuales se
encuentre acreditado que han sido multados o sancionados por incumplimiento de contratos
estatales, mediante acto administrativo expedido por la entidad pública contratante, que haya
quedado ejecutoriado dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de cierre de este proceso de
selección, se le restarán como máximo 100 puntos del total de su calificación, teniendo en cuenta el
número de contratos en que hayan sido multados o sancionados, de acuerdo con los siguientes
rangos:




Entre 1 y 2 contratos estatales, se les restarán 25 puntos del total de su calificación.
Entre 3 y 4 contratos estatales, se les restarán 50 puntos del total de su calificación.
Entre 5 y 7 contratos estatales, se les restarán 75 puntos del total de su calificación.
En más de 7 contratos estatales, se les restarán 100 puntos del total de su calificación
Teniendo en cuenta que las inhabilidades e incompatibilidades son taxativas de carácter restrictivo y
no se pueden aplicar a juicio de los ordenadores del gasto para establecer una doble valoración a una
actuación que ya se surtió en instancia de la Superintendencia Nacional de Salud, incurriendo en
vulneración al principio de NON BIS IN IDEM, pues como lo manifestó la Corte Constitucional en
repetidos pronunciamientos, se trata de evitar que cualquier persona (sea ésta natural o jurídica) “,
por el mismo hecho, sea sometida a juicios sucesivos o le sean impuestas varias sanciones en el
mismo juicio …) Sentencia C – 870 de 2002.
Se partiría de un prejuicio negativo para todo proponente que presente algún tipo de sanción, lo que
sin lugar a dudas se traduce en un trato diferencial que beneficia entre otros, a proponentes que no
tienen mayor trayectoria y por ende no se ha visto abocado a responder por estas sanciones, entre
otras eventualidades, generando un quebrantamiento a la imparcialidad que debe acompañar a los
procesos de selección, toda vez que castiga dos veces al sancionado por la EPS´S CONVIDA
El Artículo 90 de la ley 1474 DE 2011 tiene establecido las siguientes sanciones en caso de
incumplimientos:
Artículo 90. Inhabilidad por incumplimiento reiterado. Quedará inhabilitado el contratista que incurra
en alguna de las siguientes conductas:
a) Haber sido objeto de imposición de cinco (5) o más multas durante la ejecución de uno o varios
contratos, durante una misma vigencia fiscal con una o varias entidades estatales;
b) Haber sido objeto de declaratorias de incumplimiento contractual en por los menos dos (2)
contratos durante una misma vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales;
c) Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un (1) incumplimiento durante una misma
vigencia fiscal, con una o varias entidades estatales.
La inhabilidad se extenderá por un término de tres (3) años, contados a partir de la inscripción de la
última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes, de acuerdo con la información
remitida por las entidades públicas. La inhabilidad pertinente se hará explícita en el texto del
respectivo certificado.
Parágrafo. La inhabilidad a que se refiere el presente artículo se extenderá a los socios de sociedades
de personas a las cuales se haya declarado esta inhabilidad, así como las sociedades de personas de
las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.
Página
18
Si así lo quiso el legislador no es factible que ningún funcionario público establezca sanciones
adicionales a las ya establecidas por la ley lo que se estaría convirtiendo en un abuso de la función
pública.
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De contera se evidencia una extralimitación en las funciones, conducta que ha sido tipificada en el
código penal, en su artículo 428, así: “El servidor público que abusando de su cargo realice funciones
públicas diversas de las que legalmente le correspondan, incurrirá…”, por lo que pedimos sea retirada
la nota que establece la resta de los puntos al puntaje de evaluación cuando se verifiquen sanciones
impuestas al proponente, por violación directa al principio NOS BIS IN IDEM así como al derecho a la
igualdad previsto en el artículo 13 de la Constitución Política de Colombia y que pondría en desventaja
a quien por una u otra razón ha sido objeto de sanción.
En aras de lograr que la contratación pública esté acompañada de principios de imparcialidad,
objetividad, moralidad, igualdad, entre otros, pedimos respetuosamente se reconsidere la nota objeto
de ésta observación y por tanto sea retirada del proceso de selección que se está adelantando.
Respuesta de La Entidad: Una vez analizada su observación y la nota de sanciones se eliminara de los
términos de condiciones de la invitación, y prevalecerá el contenido del artículo 90 de la Ley 1474 de 2011
2
- EXPERIENCIA INGENIEROS DE SISTEMAS
Es cierta mi interpretación: La experiencia a los ingenieros de sistemas les contara a partir de la fecha
de terminación del pensum académico o fecha de grado
Respuesta de La Entidad: Frente a su observación es el requisito de ingeniero se contará a partir de la
expedición de matrícula de ingeniero de conformidad con el consejo profesional nacional de ingeniería, la
entidad procederá a precisar dichos requisitos.
3- VISITAS CONCURRENTES Y RETROSPECTIVAS DOMINGOS Y FERIADOS EN CUNDINAMARCA Y
VISITAS CONCURRENTE Y RETROSPECTIVAS FUERA DE CUNDINAMARCA
Teniendo en cuenta que los anteriores puntos son un riesgos para el contratista solicitamos que
convida retire estas obligaciones de los pliegos o precise el número los tiempos en las visitas
domingos y feriados por cuanto esto tiene un impacto financiero que incide en la oferta económica y
no se debe dejar a la voluntad del contratante en virtud a que produce un desequilibrio financiero y en
los procesos de planeación debe precisarse de manera detallada el alcance de cada obligación por lo
que se solicita o se precise para efectos de hacer los cálculos económicos
Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación no se acepta Las actividades de concurrencia
están orientadas a servicios de salud que se prestan de manera ininterrumpida y son de alto impacto en el
costo médico (urgencias, hospitalización y UCI), por lo que es indispensable que se tenga seguimiento
permanente y continuo, por ende el contratista deberá precisar en el cronograma y plan de trabajo, así como
concertará con las IPS y el supervisor, la actividad lo anterior dentro de los principios de pertinencia y
oportunidad
4- INCREMENTO DEL PRESUPUESTO
Página
También es importante que precisen como van a pagar los reprocesos como consecuencia de la glosa
que producirán los auditores médicos y administrativos al momento de radicar las facturas ya que se
pueden presentar dos o más devoluciones de facturas a las IPS y en este evento cada actividad de
estas deben ser canceladas a los auditores y por lo tanto deben ser reconocidas como un valor mayor
19
Solicitamos incrementar el presupuesto teniendo en cuenta que en él se están incorporando la
auditoria medica, la contestación de glosas y la conciliación de glosas que son actividades totalmente
independientes de tal forma que el 1% es insuficiente para atender simultáneamente estas tareas. Es
muy importante saber cómo van a remunerar la contestación de glosas y la conciliación de glosas al
momento de recibir el proyecto ya que es factible que al momento de iniciar el proceso se tengan que
contestar glosas o conciliar de periodos anteriores lo cuales no pueden quedar incorporados en la
tarifa del 1%. También es importante que precisen una vez finalizado el contrato de 5 meses cual es la
responsabilidad del contratista en materia de conciliación de glosas y contestación de glosas ya que
en nuestra opinión esta tarea debe reconocerse por aparte tomando como base el valor de hora
auditor médico y no puede quedar incorporado en la tarifa del 1%.
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de la facturación dado que la empresa debe pagarle a los médicos y a las enfermeras por este trabajo
de manera independiente. Los profesionales de la salud no aceptan reprocesos por un mismo salario
o un mismo valor ya que son trabajos independientes una de otra actividad por lo que se deben pagar
de forma independiente por parte de convida.
Adicionalmente solicitamos el incremento del presupuesto teniendo en cuenta la digitalización de
documentos y canal dedicado de 8 mg se invertirán más de 600 millones.
Respuesta de La Entidad: Una vez analizada la observación esta no se acepta por las siguientes razones
sea lo primero manifestar que para la auditoria medica retrospectiva se ha estipulado unos honorarios del 1%
+ IVA del valor efectivamente auditado y sobre el cual se formulan objeciones o glosas, razón por la cual si la
factura es devuelta no entra a un proceso de auditoría y por ende no es objeto de cobro por parte del
contratista.
De otra parte se aclara que además del valor contemplado para la auditoria medica retrospectiva, se
procederá a cancelar la suma de $50.000000 mensuales + IVA para la actividad de auditoria de concurrencia
y la misma suma de $50.000.000 para la actividad de auditoria financiera y administrativa para cual haciendo
la operación matemática resulta la sumatoria del valor estimado del contrato es decir la suma de
2.800.000.000, aclarando además que como el valor de la auditoria medica retrospectiva depende del valor
facturado a la EPS,CONVIDA a estipulado un umbral por encima del estimado en facturación teniendo en
cuenta que el mismo puede fluctuar hacia arriba o hacia abajo.
Frente a la digitalización esta respuesta ya fue dada al observante RGC consultores y esta se eliminará
dentro de la metodología de los términos de condiciones
5- ABOGADO
Solicitamos que dentro de los posgrados sea admitido el posgrado de derecho público, derecho
tributario, derecho contractual, contratación pública, seguridad social y laboral por ser áreas
íntimamente relacionadas con el área de derecho administrativo y derecho administrativo
Respuesta de La Entidad: Su observación se acepta parcialmente y se aceptará posgrado en derecho
público en virtud que el derecho administrativo hace parte de la rama del Derecho Público, se reflejará esta
condición en los términos de condiciones de la invitación
6- DESCUENTOS DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO
Solicitamos de manera precisa que se nos indique cuales son los descuentos a cada una de las
facturas por conceptos de impuestos, estampillas, contribuciones, publicaciones dado a que los
mismos afectan el presupuesto global.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se informa que estos son los impuestos que las EPS´S
Convida tiene en cuenta sin contar los nacionales si hay lugar a ello, a los cuales están sujetos los contratos
de consultoría,
RETENCION DE IVA
OBSERVACION
SI EL PROPONENTE ES GRAN CONTRIBUYENTE
15% DEL VALOR DEL IVA
RETENCION EN LA FUENTE
NO SE LE RETIENE IVA
OBSERVACION
SI EL PROPONENTE ES AUTORETENEDOR O
ENTIDAD DE REGIMEN ESPECIAL NO SE LE
11% BASE GRAVABLE
REALIZA RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION DE ICA
OBSERVACION
9,66/1000 BASE GRAVABLE (0,00966)
ESTAMPILLAS
OBSERVACION
PRODESARROLLO 2%
PRO HOSP UNIV. SAMARITANA 2%
PRO ADULTO MAYOR 2%
ESTAMPILLA PROCULTURA 1%
PROUNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA 0,5%
SOLO SE RETIENE UNA VEZ POR CONTRATO
20
$3.000
Página
PROELECTRIFICACION
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7 – SOFTWARE
Es cierta mi interpretación respecto a “El CONTRATISTA deberá contar con los equipos necesarios
para la correcta ejecución del contrato, incluido el mantenimiento preventivo y correctivo de los
mismos. Igualmente el CONTRATISTA debe ofertar y garantizar como mínimo una infraestructura
técnica, tecnológica y de comunicaciones propia, teniendo en cuenta las recomendaciones de la
oficina de informática y de común acuerdo dicha infraestructura debe ser compatible con el lenguaje
de programación y los sistemas de información OASIS de la EPS´S Convida, además de permitir el
cargue de la información generada durante las diferentes visitas de auditoría (con base en los
formatos, indicadores, hallazgos, planes, etc.), en los aplicativos destinados por la EPS´S CONVIDA
para tal fin.” ¿Que el oferente deberá contar con un sistema de información que sea compatible con el
lenguaje de programación y los sistemas de información OASIS de la EPS´S Convida, si es así cual es
el lenguaje de programación que maneja el sistema de información OASIS (motor de base de datos,
lenguaje de programación, infraestructura cliente servidor, entre otros).?
Respuesta de La Entidad: Una vez analizada su observación es tenida en cuenta en virtud que se requiere
que exista compatibilidad con el sistema de información OASIS, en todo caso debe permitir el registro de la
información en el sistema OASIS, Por lo tanto se eliminara de los términos de condiciones la frase lenguaje
de programación
Así mismo según los pliegos en el numeral 2 “Poner a disposición de la EPS´S CONVIDA las
herramientas informáticas que utilice para el cumplimiento del objeto del contrato, con el fin de hacer
análisis de la gestión realizada en todos los procesos en caso de falla de los aplicativos de la EPS´S
CONVIDA o cuando sea requerida por el supervisor/interventor del contrato. Al igual, estas
herramientas deben permitir la confrontación del medio magnético frente al físico, conforme a los
lineamientos establecidos por la EPS´S CONVIDA.” ¿Da a entender que las herramientas informáticas
son el sistema de información que debe tener el proponente?
Respuesta de La Entidad: Frente a la observación se aclara que la interpretación del texto es en caso de
una contingencia momentánea o temporal y a solicitud del supervisor y concertado entre las partes para no
suspender el proceso de auditoría, en tal circunstancia se debe garantizar que la información debe quedar
registrada luego de la contingencia presentada en el sistema OASIS
OBSERVADOR 6
6 OBSERVADOR: ERNST & YOUNG S.A.S. (Conchita Jaimes)
FECHA: 14 de Julio 2016 20:24
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
-- DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACION 1
Pregunta No 1.
Numeral 1.5 ALCANCE DEL OBJETO, Establece "Auditar todas las atenciones en las IPS seleccionadas
(auditoría concurrente) la evaluación, análisis y mejoramiento de los aspectos técnicos administrativos y
financieros que se desprendan, a los usuarios afiliados de la EPS´S CONVIDA"
 La auditoría concurrente se realizará sobre el 100% de facturas o sobre una muestra representativa de
atenciones en las IPS.
Página
Respuesta de La Entidad Se le aclara al observante que dentro de los estudios previos se da la connotación
de la Auditoria Administrativa y Financiera así: Es la evaluación, análisis y mejoramiento de los aspectos
técnicos, administrativos y financieros que se desprendan de las relaciones contractuales entre la EPS´S e
IPS relacionados con los procesos de prestación de servicios de atención en salud y la utilización de los
servicios por parte de los usuarios, la auditoria administrativa incluye la auditoría de cuentas médicas ,
respondiendo a la evolución sistémica y continua de la facturación de los servicios, con el propósito de
21
 Favor especificar el alcance de la auditoría Administrativa y Financiera:
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identificar y solucionar irregularidades presentadas al momento de codificar, facturar, soportar y cobrar los
servicios prestados por las IPS, verificando que se facture según los manuales tarifarios así como las tarifas
concertadas, cobro de procedimientos oportunos para la población objeto y tecnologías no incluidas en el
POS; así como propender y fortalecer la presentación oportuna de las cuentas y calidad de los RIPS. Se
responde así por la auditoría integral de la cuenta (prefacturas, auditoria de la cuenta según la modalidad de
contratación, glosas, descuentos, recobros, y conciliación de glosas y descuentos).
Ahora bien, como valor fundamental del proceso de auditoria administrativa y financiera, se debe generar
como resultado principal la formulación de planes de mejoramiento para que las IPS contratadas facturen
acorde a lo legalmente establecido en los términos contractuales y que ello conlleve a que los recursos con
que cuenta la EPS sean suficientes y eficientes para asegurar la prestación de los servicios a la población
afiliada a la EPS.´S CONVIDA
OBSERVACION 2
Pregunta No. 2
Numeral 1.7 LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Establece que la ejecución del presente contrato
se efectuará en Bogotá, Departamento de Cundinamarca y cualquier departamento en donde se
requiera auditoria concurrente y retrospectiva en donde se encuentren pacientes de la EPS´S Convida.
 Agradecemos indicarnos, cuáles son los departamentos y municipios que se encuentran en el
objeto del alcance del trabajo y cuantos prestadores de salud corresponden a cada departamento y
municipio que estén incluidos en el objeto de la auditoría
 Adicionalmente agradecemos si nos pueden indicar, basados en su experiencia, qué porcentaje de
auditorías se realiza en Bogotá y qué porcentaje fuera de Bogotá por tipo de auditoría.
Respuesta de La Entidad: Se le aclara al observante que Siendo la ubicación de la sede principal en la
ciudad de Bogotá la auditoria medica retrospectiva y auditoria administrativa y financiera se desarrollara en
Bogotá, y la auditoria de concurrencia de acuerdo a la designación descrita en la tabla.
Frente a la identificación de las IPS, La EPS´S Convida ha definido que las IPS contratadas para la
prestación de servicio de salud a la fecha para ser designadas dentro del proceso de auditoría concurrente en
su fase inicial son:
MUNICIPIO
IPS
Hospital Universitario La Samaritana
Instituto Nacional de Cancerología
BOGOTA
Instituto de Ortopedia Infantil Roosevelt
Hospital Simón Bolívar
Centro de Investigaciones Oncológicas –CIOSAD
ZIPAQUIRÁ
SOACHA
Hospital Universitario La Samaritana – Unidad Funcional Zipaquirá
Procardio Servicios Médicos integrales Ltda
Mario Gaitán Yanguas
GIRARDOT
E.S.E Hospital San Rafael de Girardot – Dumian Medical SAS
FACATATIVA
E.S.E Hospital San Rafael de Facatativá
FUSAGASUGÁ
E.S.E Hospital San Rafael de Fusagasugá
UBATE
E.S.E Salvador de Ubaté
Por lo anterior es importante resaltar cómo será el manejo previendo la siguiente nota la cual se reflejara
igualmente en los términos de condiciones.
Página
En cuanto al volumen de pacientes, no hay un número mínimo ni máximo de pacientes. Lo que se pretende
es que el prestador cumpla con las visitas diarias de auditoria concurrente del 100% de: a) Los pacientes
22
NOTA: Como se menciona en los términos de las condiciones de la invitación pública, La EPS´S CONVIDA
podrá modificar las IPS objeto de auditoria de concurrencia de acuerdo a sus necesidades incluyendo o
retirando IPS, por lo que se debe entender que el prestador garantizará la presencia del auditor en las IPS
definidas por las EPS´S.
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hospitalizados en la unidad de Cuidados Intensivos (UCI) hasta el egreso de la unidad, b) de los pacientes
hospitalizados en la unidad de Cuidados Intermedio (UCIn) hasta el egreso de la unidad, c) el 100% de los
casos ubicados en observación de urgencias hasta la definición de conducta médica y d) 100% de las
estancias hospitalarias hasta su egreso de acuerdo al censo hospitalario, a partir a partir quinto día de
estancia.
OBSERVACION 3
Pregunta No. 3
Numeral 1.9 PRESUPUESTO OFICIALY FUENTE DE FINANCIACIÓN El contrato que se suscriba como
resultado del presente proceso de contratación, se celebrará bajo la fórmula de ejecución abierta a
precios fijos sin formula de reajuste, es decir que se adjudicará por el valor ofertado, y adjudicados en
la audiencia”. NOTA: El 1% más IVA del valor auditar + 50.000.000 auditoria concurrente+ 50.000.000
auditoría financiera y administrativa Define que el presente valor está sujeto a una facturación
promedio mensual de $ 36.034.549.822, en el evento en que dicho valor sea inferior o superior el valor
a cobrar por concepto de Auditoria médica retrospectiva.
 Solicitamos amablemente, dar mayor detalle al contenido de la Nota 1.
Respuesta de La Entidad: Se le aclara al observante que la auditoria medica retrospectiva se ha estipulado
unos honorarios del 1% + IVA del valor efectivamente auditado y sobre el cual se formulan objeciones o
glosas, razón por la cual si la factura es devuelta no entra a un proceso de auditoría y por ende no es objeto
de cobro por parte del contratista.
De otra parte se aclara que además del valor contemplado para la auditoria medica retrospectiva, se
procederá a cancelar la suma de $50.000000 mensuales + IVA para la actividad de auditoria de concurrencia
y la misma suma de $50.000.000 para la actividad de auditoría financiera y administrativa para cual haciendo
la operación matemática resulta la sumatoria del valor estimado del contrato es decir la suma de
2.800.000.000,
Así mismo se aclarando además que como el valor de la auditoria medica retrospectiva depende del valor
facturado a la EPS, CONVIDA a estipulado un umbral por encima del estimado en facturación teniendo en
cuenta que el mismo puede fluctuar hacia arriba o hacia abajo, es decir se pagará de conformidad con la
facturación mensual
Frente a la digitalización esta respuesta ya fue dada al observante RGC consultores y esta se eliminará
dentro de la metodología de los términos de condiciones
 Por favor indicarnos cuantas facturas aproximadamente constituyen el valor promedio mensual facturado de
$ 36.034.549.822
Respuesta de La Entidad: Frente a la observación, se aclara que el No. factura depende de la radicación
mes, servicios prestados por las IPS entre otras variables y este es un dato impredecible, sin embargo el
promedio mensual de conformidad con la de la auditoria.
OBSERVACION 4
Pregunta No. 4
Numeral 4.7.2.4 EXPERIENCIA ACREDITADA CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una
experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en el RUP y
suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de
cierre del presente invitación cuyo objeto sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA
CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y FINANCIERA.
Página
financiera debe ir conjuntamente con una de las otras auditorías o puede estar incluida en
23
 Por favor indicarnos si la experiencia certificada relacionada con la auditoría administrativa y
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certificaciones de contratos diferentes
Respuesta de La Entidad: Frente a la observación CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite
una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en el RUP y
suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del
presente invitación cuyo objeto sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA CONCURRENTE
y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y FINANCIERA.
Por ende las certificaciones deben ser independientes tal y como se solicita, lo anterior para abrir el rango de
las actividades dado que el objeto a contratar contempla tres tipos de auditorías.
OBSERVACION 5
Pregunta No. 5
Numeral 4.4.2 - literal f Contar con una plataforma tecnológica que permita generar reportes pertinentes.
 Por favor indicarnos cuáles son los tipos de reportes pertinentes que se tiene previsto elaborar durante la
ejecución del contrato y con qué frecuencia se generarían.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se aclara que de conformidad con la metodología
establecida en el numeral 6.1 Especificaciones Técnicas se evidencian los reportes a que hay lugar de
conformidad con la auditoria y que deben realizarse.
OBSERVACION 6
Pregunta No 6
Numeral 4.4.3 Personal Mínimo requerido, NOTA 4: Establece que el proponente no podrá dejar
desprovisto la auditoria concurrente en las IPS designadas ni en épocas domingos ni festivos.
 Que procedimientos se tienen establecidos para garantizar que las IPS cuenten con la disponibilidad
de personal requerido por la auditoría para los domingos y festivos
Respuesta de la Entidad: frente a la observación, de conformidad con la metodología, y de acuerdo a las
herramientas que debe implementar el Contratista, será este el que concertará con la IPS, las actividades de
acuerdo con modo, tiempo, lugar etc.
OBSERVACION 7
Pregunta No 7
Numeral 6.1 – Literal a. Los diagnósticos requeridos: Establece realizar la Identificación de la
problemática por grados de complejidad de los prestadores, con el fin de obtener un Plan de
Mejoramiento Continuo. Por favor indicarnos:
 Existe una cantidad estimada de diagnósticos requeridos o se generará un único diagnóstico por
entidad al final del proyecto?
 Cuáles son los criterios que están definidos para determinar el grado de complejidad de las
Página
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, se le aclara que los diagnósticos debe ser al inicio para
determinar las condiciones de las IPS y deberán continuar periódicamente para establecer los planes de
mejoramiento los cuales son dinámicos y que apunten a las observaciones o hallazgos con cada una de los
aspectos contractuales de las IPS, este va en concordancia con la obligación No. 22 presentar a la EPS´S
convida o a quien haga sus veces, dentro del mes siguiente a la firma del acta de inicio del contrato y como
mínimo una vez cada mes o dentro de los quince (15) primeros días, o cuando se requiera, un plan de
asistencia técnica relacionado con el cumplimiento de requisitos y el trámite de objeciones, glosas solicitudes
de recobros y de reclamaciones, haciendo especial énfasis en la diferencia y particularidad de los trámites
ordinarios de aquellos extraordinarios que habilite la EPS´S convida dicho plan deberá ejecutarse desde el
24
problemáticas identificadas
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inicio del contrato de acuerdo con los parámetros definidos EPS´S convida y definidos en estos términos de
condiciones de la invitación
OBSERVACION 8
Pregunta No 8
Numeral Literal - b. Procedimiento Identificar riesgos de los procesos operativos de la EPS´S
CONVIDA relacionados con el objeto de este contrato y proponer oportunidades de mejora de los
mismos.  Por favor especificar los procesos definidos por CONVIDA para realizar la identificación de
los riesgos.
 Interpretamos que este párrafo se refiere a oportunidades de mejora en la mitigación del riesgo y no
para mejorar el riesgo. Es correcta esta apreciación?.
Respuesta de la Entidad:
Es precisamente dentro de la propuesta constituyen las estrategias que utilizara el contratista a efectos de
identificar, mitigar y valorar y controlar los riesgos que se generan en el proceso de aseguramiento y
prestación de los servicios de salud de la población afiliada por lo tanto esperamos nosotros como EPS´S
convida dentro de la metodología propuesta observar estos aspectos.
OBSERVACION 9
Pregunta No 9
Numeral 6.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, MODELO INTEGRAL DE AUDITORIA DE CUENTAS, FASE
I, FASE II y FASE III Por favor precisar y aclarar los siguientes temas: Radicación, digitación y cargue
de la información requerida en el aplicativo de la EPS CONVIDA para el soporte de las facturas.
Cuando se menciona que el contratista garantizará la alimentación de los aplicativos corporativos con
la información requerida por éstos, interpretamos que se refiere a garantizar el adecuado
funcionamiento de la plataforma tecnológica integradora y no al registro de la información, el cual
interpretamos es responsabilidad de las IPS. Es correcta nuestra apreciación? Si no es correcta, por
favor indicarnos con mayor claridad cuál es el alcance del contratista en este sentido. De antemano
agradecemos la invitación que nos hacen para participar en este proceso. En espera de sus
respuestas.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, nos permitimos aclarar que la IPS carga los RIPS y la
factura inicial, mientras que el Contratista auditor debe alimentar el aplicativo OASIS como fuente de
información en módulo de auditoria y registrar los hallazgos de su actividad propia de auditoria, así como los
conceptos de pertinacia, glosa, marcación para recobros entre otras que se generen y sean necesarias para
el sistema y que así lo considere el contratista.
7 OBSERVADOR. HEALTH ON LINE SAS (Carlos Alberto Arias Corredor Gerente General)
FECHA: 14 de Julio 2016 21:07
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACION 7
Página
1. Respecto al punto 1.9 PRESUPUESTO OFICIAL Y FUENTE DE FINANCIACIÓN, “NOTA: El 1% más
IVA del valor auditar + 50.000.000 auditoria concurrente+ 50.000.000 auditoría financiera y
25
OBSERVACIÓN 1
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LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
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administrativa” se debe aclarar si este valor es adicional al valor de la oferta, teniendo en cuenta que
el valor de la misma es fijo
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, es importante aclararle al solicitante que el valor del
contrato es el valor que resulta de las variables que se tienen en el mercado y el comportamiento de la
facturación en la entidad, para determinar el estimado de los recursos que se requieren para la ejecución del
mismo, de otra parte la adjudicación del contrato se hará por el valor ofertado que resulte luego de revisar el
Anexo oferta económica, no es ningún valor adicional, sino la forma de pago del valor del contrato la cual fue
evaluada para dar las mejores condiciones de solvencia al ejecutor auditor.
OBSERVACION 2
2. FORMA DE PAGO (En el punto 1.10), “Cuatro mensualidades vencidas, previa presentación de la
factura y certificación de cumplimiento por parte del supervisor del contrato”. En este aspecto
solicitamos se aclaren los tiempos que tendrá el supervisor, para la expedición de la “certificación de
cumplimiento”
Respuesta de la Entidad: Frente a su observación se indica que es requisito indispensable para el reconocimiento de pago
del contratista auditor la expedición de certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato, que da
fe del cumplimiento de las obligaciones, cronogramas y planes de trabajo con el que se desarrolló el objeto contratado, el cual debe
hacer el seguimiento control y vigilancia, de conformidad con el manual de contratación de la entidad.
Los tiempos en que debe ser revisado el informe por parte del supervisor instan de conformidad a la entrega oportuna que realice el
contratista, sin embargo, deben estar acorde con las fechas de pago dispuestas en la entidad para pagos es decir con la programación
PAC (Plan mensual de caja)
OBSERVACION 3
3. La nota 3 del punto 1.10.1. “Los se harán a través de la consignación en la cuenta de ahorros o corriente
que indique el CONTRATISTA, previo los descuentos de Ley.” Aclarar si la nota 3 se refiere a pagos.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, se aclara que efectivamente corresponde a los pagos, ajuste que se
reflejara en los términos de condiciones de la invitación
OBSERVACIÓN 4
4. Dentro de los términos de referencia se señala que EL PROPONENTE debe acreditar, registro único
de proponentes no inferior a 10 años, sobre el particular se solicita en forma comedida que dicha
exigencia se modifique en el sentido que basta con que se acredite la ejecución de contratos en la
experiencia solicitada, en cualquier término de los últimos 10 años. Lo anterior teniendo en cuenta
que dicha exigencia, restringe la oportunidad de un mayor número de participantes y por otro lado no
genera valor alguno a la labor a contratar, dado que la experiencia entre más reciente aporta mayor
valor al proceso.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, una vez analizada y revisada se hace necesario que la entidad manifieste
que por un lapsus calami "error o tropiezo involuntario e inconsciente al escribir " en el momento de la estructura de los términos de
condiciones de la invitación, se digito y produjo una duplicidad del requisito así:
Se evidencia que en el numeral 4.7.2 DOCUMENTOS SOBRE LA CAPACIDAD TECNICA Y EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:
1.
Clasificación del Registro Único De Proponente.
En este la entidad solo hace la manifestación de la necesidad de requerir el RUP y bajo qué circunstancias
Página
4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para
que su experiencia redunde en beneficio de la ejecución: (subrayado fuera del texto original)
26
- Ahora bien en el numeral, que procedemos a transcribir se puede observar aún más el error involuntario así:
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
LA EPS´S CONVIDA requiere que el proponente de acuerdo con el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de
Comercio, acredite que cuenta con una experiencia para Consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la propuesta.
En el caso de los consorcios y/o uniones temporales, el requerimiento antes descrito, será el resultado de la suma de la experiencia de cada uno de los
miembros de la figura asociativa.
En todo caso el incumplimiento de la experiencia probable requerida por la EPS´S CONVIDA para el presente proceso será causal de rechazo
En el Acápite del numeral se establece “4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber
ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para que su experiencia redunde en
beneficio de la ejecución.
Nótese como lo que se quiere por parte de la entidad, es solo la antigüedad mínima del contratista a efectos
de establecer la experiencia, eso no quiere decir que el proponente deba cumplir con una calificación
clasificación por mínimo de 10 años, en el entendido que:
5. La antigüedad de la empresa o del establecimiento de comercio de requerirse solo se refleja en el
certificado de existencia y representación de Cámara y comercio o en su defecto por el registro
mercantil y no otro
6. A la entidad no le es necesario solicitar antigüedad de un Registro Único de Proponentes, toda vez,
que lo único que le es indispensable es que la experiencia se encuentre registrada e inscrita en este
documento de conformidad con el requisito de la experiencia acreditada y no otra, así como los datos
que allí se plasman de requisitos habilitantes.
7. De otra parte la EPS´S Convida teniendo un régimen de contratación Atípico por el objeto social a
desarrollar cual es la prestación de servicios de salud en su gran mayoría, por ende su régimen
contractual es privado, sin perder los lineamientos o los principios constitucionales de ley y propios
de la contratación.
8. El único requisito en este sentido del RUP es la existencia del documento, su inscripción
independientemente de su fecha de inscripción, solo que esta debe ser armónica y acorde con la
experiencia que se requiere, es decir que su experiencia este implícita dentro del rango para
garantizar su verificación.
-
Ahora bien, luego pasamos la numeral
4.7.2.4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA HABILITANTE DEL PROPONENTE
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil
vigente expedida por la Cámara de Comercio
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de
Cámara De comercio vigente
Nótese como en este numeral claramente se establece el requisito sin solicitar antigüedad alguna del RUP
-
Siguiendo la secuencia de los términos continuamos con:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
Teniendo en cuenta los bienes que se suministrarán en este proyecto, y la magnitud del mismo, la EPS´S CONVIDA considera que la experiencia
específica habilitante del proponente debe ser la siguiente:
Página
27
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar por cada lote, la cual deberá acreditar con el
registro de matricula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio.
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar por lote, el cual deberá acreditar mediante
Certificado de Cámara de comercio vigente
Nótese: Como en este requisito simplemente se evidencia que el RUP solamente será para la verificación de la
experiencia, pero no se solicita antigüedad de inscripción del RUP de ninguna clase, confirmándose así el espíritu de lo
requerido por la entidad
-
Dentro de los requisitos seguimos con:
CONDICIONES DE EXPERIENCIA:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en
el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto
sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y
FINANCIERA.
Nótese como aquí el requisito solicitado por la entidad, si es claro, solicitando un número de certificaciones de contratos
registrados en el RUP en un término determinado en el tiempo.
2.1
De acuerdo con el numeral NORMAS DE INTERPRETACIÓN
El presente Proyecto de TERMINOS DE CONDICIONES debe ser interpretado armónicamente como un solo cuerpo dispositivo que tiene como fin
máximo el cumplimiento de los fines Estatales previstos en el Artículo 2 de la Constitución Política de Colombia; por tanto sus disposiciones no deben
ser entendidas de manera separada de lo que indica su contexto general. Por ello, se entienden integrados a él los Anexos y formularios que lo
acompañan y Adendas que posteriormente se expidan
Traigo a colación el siguiente texto para darle aún más claridad a la interpretación de esta observación
Criterios para interpretar el pliego de condiciones. «(…) En esa perspectiva, el sentido gramatical o exegético será el que prevalecerá cuando
el tenor literal sea claro; agotada esa vía, es pertinente recurrir al espíritu (criterio histórico) y al significado de las palabras en su contexto
legal, el de uso común y el sentido técnico de las mismas (criterio semántico); con posterioridad, es dable acudir a la hermenéutica por
contexto (criterio sistemático), según el cual es posible ilustrar el sentido de la norma a partir de los elementos fácticos y jurídicos que la
enmarcan, en procura de la búsqueda de correspondencia y armonía; de igual forma, es posible desentrañar la finalidad u objetivos
perseguidos por la disposición (criterio teleológico); otros criterios hermenéuticos –de naturaleza subsidiaria– son los relacionados con la
articulación general del ordenamiento jurídico y la equidad
Así las cosas y luego de esgrimidos los argumentos la entidad procede aclarar en los términos de condiciones definitivos
de la invitación pública su ajuste dentro de los parámetros establecidos en su concepción,
OBSERVACION 5
5. Con relación a la Obligación No. 8 de las obligaciones del contratista (numeral 7.3.1), solicitamos
respetuosamente se aclare el término “radio” teniendo en cuenta que las empresas o firmas auditoras
pueden contar con sedes en diferentes puntos de la ciudad, cuyo cambio podría generar sobrecostos
que no aportan a la calidad de la ejecución del contrato.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, se aclara que el término correcto es dentro del perímetro
de la ciudad de Bogotá D.C, en virtud que la sede principal de la EPS´S Convida
OBSERVACION 5
Obligación 20. Esta obligación no guarda relación con el objeto del contrato ni hace parte de la
auditoría.
Página
28
Respuesta Entidad: Frente a su observación la obligación No. 20 Proponer, liderar, realizar las pruebas y
verificar la puesta en producción de las solicitudes de tipo funcional que se requieran para adecuar y optimizar
el funcionamiento del sistema de información OASIS, en coordinación con el Asesor de Informática de la
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
EPS´S Convida, con el fin de garantizar la ejecución del proceso de auditoría.
Se le aclara al observante que si bien no es una obligación directa, si se deriva para realizar las actividades
que se generen de la auditoria, como herramienta de funcionalidad y compatibilidad con sus equipos, para
lograrlo de una forma armónica
Obligación 26 y 32. La redacción no guarda relación ni pertinencia con las obligaciones objeto del
contrato, no es pertinente hacer referencia a “planes de mejora” ni “acciones correctivas”.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, se acepta su sugerencia y la redacción se ajustará y la
cual se reflejará en los términos de condiciones de la invitación la cual quedará así: Suministrar a la
Superintendencia Nacional de Salud y a los organismos de control, a través de la EPS´S Convida, la
información que dichas entidades requieran para desarrollar su labor de seguimiento y control, en virtud de la
información que se genere de la auditoria, así como hacer la entrega de la información que se requieran para
la presentación de los informes que ellas le exijan en ejercicio de sus funciones y prestarles el apoyo
necesario para el cumplimiento de sus funciones; así como, orientar los planes de mejoramiento y acciones
correctivas necesarios para subsanar los hallazgos y observaciones detectados por los organismos de
control, reportando periódicamente al EPS´S Convida los avances alcanzados
Obligación 33. Esta obligación no está incluida económicamente dentro del valor del contrato, por
tanto debe excluirse o cuantificarse.
Respuesta en la Entidad: Frente a la observación se le aclara que la entrega de la información dentro de un
empalme no genera un mayor desgaste económico por que no se hará ninguna labor o actividad de auditoría,
lo que requiere la entidad es que en un mismo lenguaje de auditor se entregue la información y se interlocutar
con el propósito de dar continuidad con la misma.
OBSERVACION 6
6.
Respecto al acápite de metodología y teniendo en cuenta que en el numeral 6 dice: “procedimiento que le
permita asegurar la aplicación de un esquema mental fijo…”, Estas actividades no corresponden a la auditoría
de cuentas médicas ni a la verificación del cumplimiento de la normativa vigente.
Respuesta de la Entidad: Frente a su observación es preciso ajustar el término mental por documental dio
ajuste se verá reflejado en los términos de condiciones de la presente invitación y la cual quedará así:
1. PROCEDIMIENTO DE REVISION: El CONTRATISTA deberá contar con un procedimiento que le permita
asegurar la aplicación de un esquema documental fijo para la revisión ( verificación inicial, identificación de
aspectos importantes, Identificación de puntos de revisión y control ), es decir obtener una visión global del
documento, con el fin de establecer: tipo de servicios a auditar, prioridades técnicas y administrativas que
aplicaran, validar si es un caso de especial atención, según lineamientos de norma, lineamientos del cliente o
de los líderes del proyecto, priorizar aspectos de mayor impacto en la gestión ( costo – efectividad ).
8 OBSERVADOR: FUNDACION PARA LA INVESTIGACION EN
DERMATOLOGIA“FUNINDERMA”. (DAVID ALFREDO CASTILLO MOLINA Representante Legal)
FECHA: 2016 15 de Julio 2016 16:40
OBSERVANTE
8
FORMA DE RECEPCIÓN:
Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACIONES RESPETUOSAS INVITACION PUBLICA IPCM-002-2016
14 de Julio 2016 21:07
Página
1. Con relación a lo enunciado en el 4.7.2.1 referente a inscripción en el Registro Único de
Proponentes es preciso señalar que si bien se convierte en una exigencia sine qua non, se observa
que en el numeral 4.7.2.1 se determina que los participantes requieren el certificado de inscripción,
calificación y clasificación expedido por la cámara de comercio que acredite una experiencia para
29
OBSERVACION 1
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
consultores mínima de 10 años sopena de rechazo de la propuesta.
Sobre lo anterior y con el debido respeto nos permitimos recordarles primero que todo estamos frente
a un proceso de invitación publica, desarrollada por una persona de régimen de contratación privada
y como segundo aspecto que es un requisito que va mucho más allá de las exigencias necesarias
para este tipo de contratos, teniendo en cuenta que la labor a desarrollar requiere de la experticia
reciente por la dinámica de las normas en materia de Auditoria y formulación de Glosas
Por lo anterior y con el debido respeto nos permitimos solicitar que la experiencia se califique sobre
certificaciones registradas en el registro único de proponentes sin que conlleve al término establecido
en los presentes pliegos y que por el contrario los Diez Años (10) máximos sean.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, una vez analizada y revisada se hace necesario que la entidad manifieste
que por un lapsus calami "error o tropiezo involuntario e inconsciente al escribir " en el momento de la estructura de los términos de
condiciones de la invitación, se digito y produjo una duplicidad del requisito así:
Se evidencia que en el numeral 4.7.2 DOCUMENTOS SOBRE LA CAPACIDAD TECNICA Y EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:
1.
Clasificación del Registro Único De Proponente.
En este la entidad solo hace la manifestación de la necesidad de requerir el RUP y bajo qué circunstancias
- Ahora bien en el numeral, que procedemos a transcribir se puede observar aún más el error involuntario así:
4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para
que su experiencia redunde en beneficio de la ejecución: (subrayado fuera del texto original)
LA EPS´S CONVIDA requiere que el proponente de acuerdo con el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de
Comercio, acredite que cuenta con una experiencia para Consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la propuesta.
En el caso de los consorcios y/o uniones temporales, el requerimiento antes descrito, será el resultado de la suma de la experiencia de cada uno de los
miembros de la figura asociativa.
En todo caso el incumplimiento de la experiencia probable requerida por la EPS´S CONVIDA para el presente proceso será causal de rechazo
En el Acápite del numeral se establece “4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber
ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para que su experiencia redunde en
beneficio de la ejecución.
Nótese como lo que se quiere por parte de la entidad, es solo la antigüedad mínima del contratista a efectos
de establecer la experiencia, eso no quiere decir que el proponente deba cumplir con una calificación
clasificación por mínimo de 10 años, en el entendido que:
9. La antigüedad de la empresa o del establecimiento de comercio de requerirse solo se refleja en el
certificado de existencia y representación de Cámara y comercio o en su defecto por el registro
mercantil y no otro
10. A la entidad no le es necesario solicitar antigüedad de un Registro Único de Proponentes, toda vez,
que lo único que le es indispensable es que la experiencia se encuentre registrada e inscrita en este
documento de conformidad con el requisito de la experiencia acreditada y no otra, así como los datos
que allí se plasman de requisitos habilitantes.
11. De otra parte la EPS´S Convida teniendo un régimen de contratación Atípico por el objeto social a
desarrollar cual es la prestación de servicios de salud en su gran mayoría, por ende su régimen
contractual es privado, sin perder los lineamientos o los principios constitucionales de ley y propios
de la contratación.
12. El único requisito en este sentido del RUP es la existencia del documento, su inscripción
independientemente de su fecha de inscripción, solo que esta debe ser armónica y acorde con la
experiencia que se requiere, es decir que su experiencia este implícita dentro del rango para
garantizar su verificación.
30
Ahora bien, luego pasamos la numeral
Página
-
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
4.7.2.4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA HABILITANTE DEL PROPONENTE
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil
vigente expedida por la Cámara de Comercio
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de
Cámara De comercio vigente
Nótese como en este numeral claramente se establece el requisito sin solicitar antigüedad alguna del RUP
-
Siguiendo la secuencia de los términos continuamos con:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
Teniendo en cuenta los bienes que se suministrarán en este proyecto, y la magnitud del mismo, la EPS´S CONVIDA considera que la experiencia
específica habilitante del proponente debe ser la siguiente:
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar por cada lote, la cual deberá acreditar con el
registro de matricula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio.
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar por lote, el cual deberá acreditar mediante
Certificado de Cámara de comercio vigente
Nótese: Como en este requisito simplemente se evidencia que el RUP solamente será para la verificación de la
experiencia, pero no se solicita antigüedad de inscripción del RUP de ninguna clase, confirmándose así el espíritu de lo
requerido por la entidad
-
Dentro de los requisitos seguimos con:
CONDICIONES DE EXPERIENCIA:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en
el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto
sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y
FINANCIERA.
Nótese como aquí el requisito solicitado por la entidad, si es claro, solicitando un número de certificaciones de contratos
registrados en el RUP en un término determinado en el tiempo.
2.2
De acuerdo con el numeral NORMAS DE INTERPRETACIÓN
El presente Proyecto de TERMINOS DE CONDICIONES debe ser interpretado armónicamente como un solo cuerpo dispositivo que tiene como fin
máximo el cumplimiento de los fines Estatales previstos en el Artículo 2 de la Constitución Política de Colombia; por tanto sus disposiciones no deben
ser entendidas de manera separada de lo que indica su contexto general. Por ello, se entienden integrados a él los Anexos y formularios que lo
acompañan y Adendas que posteriormente se expidan
Página
Criterios para interpretar el pliego de condiciones. «(…) En esa perspectiva, el sentido gramatical o exegético será el que prevalecerá cuando
el tenor literal sea claro; agotada esa vía, es pertinente recurrir al espíritu (criterio histórico) y al significado de las palabras en su contexto
legal, el de uso común y el sentido técnico de las mismas (criterio semántico); con posterioridad, es dable acudir a la hermenéutica por
contexto (criterio sistemático), según el cual es posible ilustrar el sentido de la norma a partir de los elementos fácticos y jurídicos que la
31
Traigo a colación el siguiente texto para darle aún más claridad a la interpretación de esta observación
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
enmarcan, en procura de la búsqueda de correspondencia y armonía; de igual forma, es posible desentrañar la finalidad u objetivos
perseguidos por la disposición (criterio teleológico); otros criterios hermenéuticos –de naturaleza subsidiaria– son los relacionados con la
articulación general del ordenamiento jurídico y la equidad
Así las cosas y luego de esgrimidos los argumentos la entidad procede aclarar en los términos de condiciones definitivos
de la invitación pública su ajuste dentro de los parámetros establecidos en su concepción,
OBSERVACION 2
2.
Con relación a la experiencia acreditada respetuosamente solicitamos que sean válidos los contratos que
se encuentren en ejecución y sobre los cuales se les certifique a la empresa cumplimientos parciales de
los mismos.
Respuesta de la Entidad: Frente a la experiencia la Cámara de Comercio solo admite el registro de
experiencia de contratos ya ejecutados, así mismo la experiencia como requisitoa habilitante se debe verificar
mediante este documento, por ende no se acepta la observación
OBSERVACION 3
3.
Con relación al punto 4.4.3, referente a personal mínimo requerido nos permitimos manifestar que para el
tipo de labor que se adelantará, el número de personas es inferior al que efectivamente se debe utilizar
para el cumplimiento de la labor. Ahora bien en el entendido como lo dicen los términos que es personal
mínimo, con el debido respeto solicitamos que se revise el presupuesto asignado para la labor dado que
además del personal necesario, se requiere gastos adicionales tales como: equipos, infraestructura física
especial, logística, tecnología entre otros, con lo cual el presupuesto determinado en el numeral 1.9 de los
presentes términos quedaría insuficiente para la labor a contratar.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se aclara que el presupuesto fue elaborado y estimado
teniendo en cuenta todas las variables que se requieran para el desarrollo de la actividad de auditoria entre
ellos, personal mínimo, personal adicional, gastos operativos, gastos administrativos, entre ellos la
infraestructura tecnológica impuestos entre otros, dejando un margen incluso por encima teniendo en cuenta
que la facturación puede ser en algunos de los periodos a auditar por encima del promedio.
OBSERVACION 4
4. Con relación a la obligación número 29 de que trata el numeral 7.3.1 de los términos referente a
obligaciones específicas del contratista, es importante señalar que el contratista informa a la EPSS CONVIDA
de los hallazgos que se deriven del proceso de auditoría y que esta ultima la que debe informar a la
Superintendencia Nacional de Salud y/o organismo de control e investigación de cualquier irregularidad o
situación anómala que se detecte en dicho proceso; por esta razón, y con el debido respeto solicitamos
dverificados a través de empresas registradas en cámara de comercio.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se acepta parcialmente y se ajustará la redacción no sin
antes precisar que efectivamente el primer canal de información es la EPS´S Convida en su calidad de
Contratante.
Obligación No. 29 Informar oportunamente a la EPS´S Convida, al interventor del contrato, aspectos que
atenten contra la moralidad en caso de inducir reconocimientos o apropiaciones de recursos de la EPS´S
Convida que identifique en el proceso de auditoría objeto del contrato, particularmente aquellas que puedan
generar o inducir reconocimientos o apropiaciones de recursos de la EPS´S Convida.
Página
32
9 OBSERVADOR: SANDRA SEJIN GUERRA
FECHA: 21 de Julio 2016 16:34
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
OBSERVACIÓN N° 1
Documento: Análisis del Sector
Pregunta N° 1:
Qué relación guarda un proyecto para hacer una auditoria de recobros a nivel nacional con el FOSYGA
para servicios que se encuentran fuera del alcance del POS-S, que incluso cuenta con normatividad
propia tanto en formatos y procesos de validación para su radicación, frente a un proceso de auditoria
médica concurrente (Clínica con pacientes en proceso de atención) y de cuentas médicas de
tratamientos que cuentan con cobertura POS-S únicamente con la red prestadora de servicios de la
EPS-S a una escala diametralmente diferente con normatividad de igual manera diferente y procesos
de validación relacionados con la Res.3374 de 2.000 (RIPS) para efectos de proyectar el contrato de
auditoria médica concurrente y de cuentas de la EPS-S Convida?
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación, es importante recordar que para el análisis del sector y
del valor estimado del contrato, existen variables tales como precios del mercado, valor histórico de la
contratación, contratos similares y de hayan realizado otras entidades entre otras, por ello se encuentra en el
estudio previo esta variable con ello no quiere decir que sean iguales a los que realiza la entidad, pues resulta
que no para todas las entidades se realiza la misma auditoria, pero si versa sobre el sistema de auditoria, que
daría un referente al que se pretende desarrollar.
Por lo anterior, resulta que el análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables
utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles
costos asociados con el mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad
contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquéllos. En el caso del
concurso de méritos, no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido
en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero
utilizado en su estructuración.
OBSERVACIÓN N° 2:
Página
33
Documento: Matriz de Riesgos Anexo y expuesto en la página N°22.
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
Pregunta N° 1:
Frente a la clase del riesgo que define como específico, ya que hay solo un riesgo conforme a la matriz, los
estudios previos o de factibilidad no son claros con base en la observación realizada al documento de análisis
del sector, ya que no guardan proporción con el proceso del FOSYGA, por ende los términos tampoco son
claros o suficientes (más adelante expuesto), los cuales ponen en riesgo alto la posible contratación debido
una declaración desierta con enormes posibilidades de rechazo de ofertas o imposibilidad de presentar y
concursar en el proceso para varias empresas calificadas e idóneas que se encuentran disponibles en el
mercado de la auditoria a nivel nacional, por lo que es preciso consultar si la EPS-S puede ajustar de manera
técnica el presente proceso que permita dimensionar de forma correcta las condiciones técnicas para la
presentación de más ofertas?.
Respuesta de Entidad: Frente a la observación no es claro al momento de señalar la observación, toda vez,
que se refiere constantemente al proceso de FOSYGA y no a los términos de la entidad.
De otra parte los términos están estructurados con información clara y referenciada de la norma relacionada,
de procesos de auditoria que se han venido realizando, de las necesidades propias de la entidad y con la
plena convicción que se encuentran dispuestos a todos aquellos que deseen participar y que cumplan los
requisitos allí establecidos.
OBSERVACIÓN N° 3:
Página
34
Documento: Términos de referencia (Pág. 7)
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
Pregunta N° 1: Cuantas facturas radican en promedio los prestadores de servicios de salud (IPS)?.
Respuesta de la Entidad : de acuerdo con la información se encuentra un estimado de:
Pregunta N° 2: Cuantos pacientes en promedio mensual se auditan en proceso de atención o en sitio con los
prestadores de servicios de salud (IPS)?
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación la información debe ser solicitada por la firma auditora
en el momento de las actividades a realizar (censo diario), insumo que debe ser replicado a la EPS´S
Pregunta N° 3:
El párrafo “NOTA: El 1% más IVA del valor auditar + 50.000.000 auditoria concurrente+ 50.000.000 auditoría
financiera y administrativa”, que significa para efecto del cálculo del presupuesto oficial y de la proyección de
los costos de ejecución del contrato?
Respuesta de la Entidad : Frente a la observación esta es la forma de pago contemplada dentro del
proceso de auditoría, para el cálculo del presupuesto se utilizaron otras variables que dan caso a lo que
realmente se determina en proceso de consultoría, de conformidad con el anexo de oferta económica.
Pregunta N° 4: Desde que vigencia y periodo se tiene que realizar la auditoria retrospectiva para efectos de
calcular los costos de ejecución del contrato?
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación se tiene previsto que a partir de la última radicación que
realicen las IPS previo a la adjudicación del proceso.
OBSERVACIÓN N° 4
Página
35
Documento: Términos de referencia (Pág. 12)
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
Pregunta N° 1: Por qué no han publicado las respuestas a las observaciones presentadas, el acto de apertura
y los términos de condiciones definitivos, conforme a lo definido en el cronograma del proceso que define
como fecha el pasado 18 de Julio de 2016?.
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación es importante no solo informar al observante sino sea la
oportunidad de replicar a todos aquellos interesados, si bien la entidad prepara el cronograma a partir de la
etapa de proyecto de términos, siempre existe la posibilidad que en las fechas previstas en el se comiencen a
correr por situaciones tales como la presentación de observaciones a los términos de condiciones ya que
estas no son peticiones sino aclaraciones o sugerencias y los asuntos objeto de observación, así como
pueden ser corregidos por la entidad, también pueden ser descartados en el sentido de mantener
inmodificadas las condiciones objeto de observación, lo que no elimina la necesidad de motivar las
apreciaciones o respuestas de la entidad estatal, dejando sin sentido esta importante etapa en que la entidad
y los interesados concurren a la correcta adecuación de los términos a la ley y a las circunstancias materiales
de cada proceso de selección. Por ende, se debe publicar un documento que contenga las apreciaciones y
respuestas a las observaciones formuladas por los posibles oferentes, estas respuestas deben publicarse
como parte integrante del acto de apertura. Por tanto La entidad debe responder, a más tardar, al momento
de la publicación de los términos de condiciones definitivos.
Por lo anterior, y como quiera que se presentaron sendas observaciones, la entidad debe tomarse el tiempo
que requiera para estructurar el documento que lleva implícita las observaciones y su respuesta, la ampliación
de los plazos no son capricho de la entidad, sino de las circunstancias situaciones que rodean el proceso de
selección.
Pregunta N° 2: En la medida en que no se publicaron los términos definitivos, pero los tiempos corren, el día
21-07-2016 radico mis observaciones por escrito, ya que asumo que lo que se encuentra en la página de
www.contratos.gov.co y la página de convida en el link de contratación 2016 corresponde a los términos
definitivos, toda vez que no se modificaron los pliegos sino presentaron observaciones los posibles oferentes
conforme a la NOTA en negrilla de la página N°13. Experiencia Pág. N° 36.
Página
36
Respuesta de la Entidad: La respuesta a esta observación se encuentra subsumida en la anterior.
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
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OBSERVACION 5
Pregunta N° 3: En la medida en que la experiencia de las empresas como consultores frente a los cambios
profundos realizados en la normatividad en los últimos 5 años, son suficientes para proveer en este tipo
procesos a cualquier entidad del sector, es posible modificar el requisito a 5 años de inscripción en cámara de
comercio para abrir la posibilidad a más firmas para poder ofertar?
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación no se acepta pues precisamente se abrió dentro de los
últimos 10 años para tener más participación de los oferentes, sin embargo y al respecto se hace la aclaración
sobre lapsus calami frente algunos aspectos así:
se hace necesario que la entidad manifieste que por un lapsus calami "error o tropiezo involuntario e inconsciente al escribir " en el
momento de la estructura de los términos de condiciones de la invitación, se digito y produjo una duplicidad del requisito así:
Se evidencia que en el numeral 4.7.2 DOCUMENTOS SOBRE LA CAPACIDAD TECNICA Y EXPERIENCIA DEL PROPONENTE:
1.
Clasificación del Registro Único De Proponente.
En este la entidad solo hace la manifestación de la necesidad de requerir el RUP y bajo qué circunstancias
- Ahora bien en el numeral, que procedemos a transcribir se puede observar aún más el error involuntario así:
4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para
que su experiencia redunde en beneficio de la ejecución: (subrayado fuera del texto original)
LA EPS´S CONVIDA requiere que el proponente de acuerdo con el certificado de inscripción, calificación y clasificación expedido por la Cámara de
Comercio, acredite que cuenta con una experiencia para Consultores de mínimo diez (10) años, so pena del rechazo de la propuesta.
En el caso de los consorcios y/o uniones temporales, el requerimiento antes descrito, será el resultado de la suma de la experiencia de cada uno de los
miembros de la figura asociativa.
En todo caso el incumplimiento de la experiencia probable requerida por la EPS´S CONVIDA para el presente proceso será causal de rechazo
Página
Nótese como lo que se quiere por parte de la entidad, es solo la antigüedad mínima del contratista a efectos
de establecer la experiencia, eso no quiere decir que el proponente deba cumplir con una calificación
clasificación por mínimo de 10 años, en el entendido que:
13. La antigüedad de la empresa o del establecimiento de comercio de requerirse solo se refleja en el
certificado de existencia y representación de Cámara y comercio o en su defecto por el registro
37
En el Acápite del numeral se establece “4.7.2.1 EXPERIENCIA La EPS´S CONVIDA considera que la siguiente deber
ser la antigüedad mínima del contratista que acometa el proyecto, para que su experiencia redunde en
beneficio de la ejecución.
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LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
mercantil y no otro
14. A la entidad no le es necesario solicitar antigüedad de un Registro Único de Proponentes, toda vez,
que lo único que le es indispensable es que la experiencia se encuentre registrada e inscrita en este
documento de conformidad con el requisito de la experiencia acreditada y no otra, así como los datos
que allí se plasman de requisitos habilitantes.
15. De otra parte la EPS´S Convida teniendo un régimen de contratación Atípico por el objeto social a
desarrollar cual es la prestación de servicios de salud en su gran mayoría, por ende su régimen
contractual es privado, sin perder los lineamientos o los principios constitucionales de ley y propios
de la contratación.
16. El único requisito en este sentido del RUP es la existencia del documento, su inscripción
independientemente de su fecha de inscripción, solo que esta debe ser armónica y acorde con la
experiencia que se requiere, es decir que su experiencia este implícita dentro del rango para
garantizar su verificación.
-
Ahora bien, luego pasamos la numeral
4.7.2.4 EXPERIENCIA ESPECÍFICA HABILITANTE DEL PROPONENTE
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada con el objeto a contratar, la cual deberá acreditar con el registro de matrícula mercantil
vigente expedida por la Cámara de Comercio
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar, el cual deberá acreditar mediante Certificado de
Cámara De comercio vigente
Nótese como en este numeral claramente se establece el requisito sin solicitar antigüedad alguna del RUP
-
Siguiendo la secuencia de los términos continuamos con:
EXPERIENCIA ACREDITADA:
Teniendo en cuenta los bienes que se suministrarán en este proyecto, y la magnitud del mismo, la EPS´S CONVIDA considera que la experiencia
específica habilitante del proponente debe ser la siguiente:
La EPS´S CONVIDA realizará la verificación a la experiencia con base en la información que reporten los proponentes en el RUP (Registro Único de
Proponentes o de las certificaciones allegadas con la oferta, teniendo en cuenta que para el presente proceso se tendrán en cuenta exclusivamente los
contratos relacionados en el formato EXPERIENCIA DEL PROPONENTE así:
Personas naturales con establecimiento de comercio:
Deberá demostrar que su actividad económica está relacionada directamente con el objeto a contratar por cada lote, la cual deberá acreditar con el
registro de matricula mercantil vigente expedida por la Cámara de Comercio.
Personas Jurídicas:
Deberá demostrar que su objeto comercial está relacionado o es compatible con el objeto a contratar por lote, el cual deberá acreditar mediante
Certificado de Cámara de comercio vigente
Nótese: Como en este requisito simplemente se evidencia que el RUP solamente será para la verificación de la
experiencia, pero no se solicita antigüedad de inscripción del RUP de ninguna clase, confirmándose así el espíritu de lo
requerido por la entidad
-
Dentro de los requisitos seguimos con:
CONDICIONES DE EXPERIENCIA:
Página
38
EXPERIENCIA ACREDITADA:
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CONVIDA EPS´S requiere que el proponente acredite una experiencia en dos (2) certificaciones de contratos debidamente certificadas y registrados en
el RUP y suscritos, iniciados y ejecutados dentro de los últimos diez (10) años contados a partir a la fecha de cierre del presente invitación cuyo objeto
sea AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS y/o AUDITORIA CONCURRENTE y/o AUDITORIA RETROSPECTIVA Y AUDITORIA ADMINISTRATYIVA Y
FINANCIERA.
Nótese como aquí el requisito solicitado por la entidad, si es claro, solicitando un número de certificaciones de contratos
registrados en el RUP en un término determinado en el tiempo.
2.3
De acuerdo con el numeral NORMAS DE INTERPRETACIÓN
El presente Proyecto de TERMINOS DE CONDICIONES debe ser interpretado armónicamente como un solo cuerpo dispositivo que tiene como fin
máximo el cumplimiento de los fines Estatales previstos en el Artículo 2 de la Constitución Política de Colombia; por tanto sus disposiciones no deben
ser entendidas de manera separada de lo que indica su contexto general. Por ello, se entienden integrados a él los Anexos y formularios que lo
acompañan y Adendas que posteriormente se expidan
Traigo a colación el siguiente texto para darle aún más claridad a la interpretación de esta observación
Criterios para interpretar el pliego de condiciones. «(…) En esa perspectiva, el sentido gramatical o exegético será el que prevalecerá cuando
el tenor literal sea claro; agotada esa vía, es pertinente recurrir al espíritu (criterio histórico) y al significado de las palabras en su contexto
legal, el de uso común y el sentido técnico de las mismas (criterio semántico); con posterioridad, es dable acudir a la hermenéutica por
contexto (criterio sistemático), según el cual es posible ilustrar el sentido de la norma a partir de los elementos fácticos y jurídicos que la
enmarcan, en procura de la búsqueda de correspondencia y armonía; de igual forma, es posible desentrañar la finalidad u objetivos
perseguidos por la disposición (criterio teleológico); otros criterios hermenéuticos –de naturaleza subsidiaria– son los relacionados con la
articulación general del ordenamiento jurídico y la equidad
Así las cosas y luego de esgrimidos los argumentos la entidad procede aclarar en los términos de condiciones definitivos
de la invitación pública su ajuste dentro de los parámetros establecidos en su concepción,
Experiencia acreditada: Página N°37.
Página
39
Pregunta N° 4: Si el referente del presente proceso es un proyecto de la dimensión del FOSYGA, por qué
solo exigen 2 certificaciones de contratos sin monto mínimo para la presente contratación? es decir para el
ejemplo. una empresa con indicadores pequeños pero que el cálculo arroja lo solicitado, con poca experiencia
pero constituida hace 10 años puede participar?, acaso esto garantiza calidad e idoneidad?, por lo anterior
solicito muy amablemente incluir la variable del monto o por lo menos una carga mínima de trabajo y
experiencia adquirida porque no guarda relación con los indicadores financieros exigidos en el RUP para
poder ampliar la presentación de oferentes con experiencia o lo que es peor aún, que empresas sin la
suficiente experiencia oferten para un proceso de estas dimensiones, como lo expresé anteriormente basados
en un referente como el FOSYGA.
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Respuesta de la Entidad: Frente a la observación no se acepta en virtud en primer término que los
requisitos y condiciones se encuentran establecidos de conformidad con la naturaleza del proceso, pues lo
que se requiere no solo es la experiencia del proponente, sino la experiencia del personal mínimo a presentar
pues es a esta a quien va dirigida la calificación, pues allí está la carga de tiempos y movimientos y de
conformidad con la oferta económica a presentar.
OBSERVACION 6
Pregunta N° 5: Solicito muy amablemente aclarar la razonabilidad de los indicadores financieros
exigidos en el presente pliego de condiciones, ya que en las entidades como la SUPERSALUD, lo
normal es para procesos de más de $ 1.000 millones, así:
Por lo anterior, es posible que se aclare este punto en razón al derecho a la libre competencia que
evite el favorecimiento de algún proponente de forma particular?.
Respuesta de la Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no sin
antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de contratación
pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de formulaciones y
relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento operativo de una
empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias.
Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud
financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud
del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida
en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En
consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su
conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.
En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe
hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese
a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice
para no cumplir con los principios de la contratación.
Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para
determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un
proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la
probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
Página
La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si
el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal
debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a
medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de
40
Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en
la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento,
mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para
este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla
muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y
su relación con la probabilidad de Riesgo.
Fuente-Agencia Nacional de Contratación
En razón a lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de condiciones
de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes porcentajes los
cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad financiera sólida para
ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los indicadores consignados para
este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del presupuesto, forma de pago la cual
es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en mensualidades y el plazo de ejecución del
contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo que se reconocerá es básicamente
honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el desarrollo de actividad hora/hombre y no
la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los créditos o endeudamientos por su
connotación en el mercado.
Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los
recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.
De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento
externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el
mercado demande en un momento determinado.
El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes
recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde
el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta
solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, cinco (5) meses razón
por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada
con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que
en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.
En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una
apreciación subjetiva.
Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la
autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas
en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes
que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades
estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga
verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales
deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)
Página
41
De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la
Invitación, y así mismo manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las
cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos.
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LA INVITACIÓN PUBLICA
Observación 7
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
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OBSERVACIÓN N° 5: Estudios previos (Pág. N°29)
Pregunta N° 1:
Solicito muy amablemente que por favor aclaren la diferencia que plantea el estudio previo que define
acreditar la experiencia en por lo menos dos contratos (se pueden más de 2), frente a lo definido en el pliego
de condiciones, el cual define en 2 contratos
Respuesta de la Entidad: Frente a la observación las condiciones y la estructura de los estudios previos
igual obedece al estudio juicioso de la entidad y la entidad confirma que el requisito solicitado es de dos
certificaciones son suficientes para la experiencia del proponente, pues como ya se dijo en otra respuesta lo
que pesa es la experiencia del personal mínimo. Por lo tanto se ajustará los estudios previos (principio de la
autonomía de la voluntad del ente público)
10 OBSERVADOR: SANDRA SEJIN GUERRA (WILSON CORTES ABOGADO ASESOR)
FECHA: 21 de Julio 2016 16:34
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACIÓN 1
Observación N° 1: solicitamos muy respetuosamente, evaluar la posibilidad de tener en consideración,
realizar modificación bajando en el indicador de liquidez ya que en los pliegos se encuentra muy alto y eso
limita a la pluralidad de oferentes.
Respuesta de la Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no
Página
Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud
financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud
del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida
en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En
consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su
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sin antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de
contratación pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de
formulaciones y relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento
operativo de una empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias.
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
EPS´S CONVIDA –IP-CM-002-2016
conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.
En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe
hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese
a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice
para no cumplir con los principios de la contratación.
Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para
determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un
proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la
probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en
la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento,
mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.
La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si
el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal
debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a
medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de
que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para
este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla
muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y
su relación con la probabilidad de Riesgo.
Fuente-Agencia Nacional de Contratación
En razón a lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de condiciones
de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes porcentajes los
cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad financiera sólida para
ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los indicadores consignados para
este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del presupuesto, forma de pago la cual
es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en mensualidades y el plazo de ejecución del
contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo que se reconocerá es básicamente
honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el desarrollo de actividad hora/hombre y no
la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los créditos o endeudamientos por su
connotación en el mercado.
Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los
recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.
De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento
externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el
mercado demande en un momento determinado.
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El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes
recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde
el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
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solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, cinco (5) meses razón
por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada
con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que
en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.
En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una
apreciación subjetiva.
Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la
autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas
en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes
que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades
estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga
verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales
deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)
De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la
Invitación, y así mismo manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las
cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos.
OBSERVACION 2
Observación N° 2 solicitamos muy respetuosamente, evaluar la posibilidad de ampliar la cantidad de
certificaciones requeridas para cumplir con la experiencia a un numero de mínimo tres (3)
certificaciones y máximo cinco (5) certificaciones.
Respuesta de la Entidad: frente la observación no se acepta en virtud que sean 2 certificaciones son
suficientes para cumplir el requisito habilitante, se reitera que el peso por la modalidad de selección es la
carga del personal y su dedicación.
11 OBSERVADOR: HOC AUDITORES Y CONSULTORES SAS (LUIS FELIPE SOTO ALBA)
FECHA: 22 de Julio 2016 11:01
FORMA DE RECEPCIÓN: Correo electrónico
DIRECCIÓN ELECTRÓNICA: [email protected]
OBSERVACION 1
Me dirijo a ustedes con el fin de solicitar la justificación financiera o necesidad de que los índices
financieros solicitados en este proceso sean tan elevados, los factores de habilitación están referidos
a las condiciones del proponente, por lo mismo son habilitantes. Para el común y normal desarrollo
del mercado colombiano estos índices financieros sobrepasan la realidad de la economía
colombiana. Debe existir sin duda una razón legal que valide esta exigencia.
Es importante resaltar y precisar, conforme a los postulados de buena fe y legitima confianza y a la
manera transparente que caracteriza el actuar contractual, que al exigir estas condiciones están
garantizando la pluralidad de participantes.
Página
44
Me llama mucho la atención en este pliego, las exageradas exigencias en las condiciones financieras y
en las condiciones técnicas que dan puntuación y que finalmente corresponden al desarrollo del
trabajo, la exigencia de experiencia del personal este en un año para unos cargos y máximo 3 años,
No hay coherencia, ni igualdad en la aplicación de las reglas.
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Respuesta de la Entidad: Una vez analizada su observación, no se acepta por las siguientes razones no
sin antes manifestar que los procesos y procedimiento, al igual que los lineamientos en materia de
contratación pública y privada en el entendido que los indicadores financieros agrupan una serie de
formulaciones y relaciones que permiten estandarizar e interpretar adecuadamente el comportamiento
operativo de una empresa, de acuerdo a diferentes circunstancias.
Los indicadores de capacidad financiera buscan establecer unas condiciones mínimas que reflejan la salud
financiera de los proponentes a través de su liquidez y endeudamiento. Estas condiciones muestran la aptitud
del proponente para cumplir oportuna y cabalmente el objeto del contrato La capacidad financiera requerida
en un Proceso de Contratación debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza y al valor del contrato. En
consecuencia, la Entidad Estatal debe establecer los requisitos de capacidad financiera con base en su
conocimiento del sector relativo al objeto del Proceso de Contratación y de los posibles oferentes.
En atención a la naturaleza del contrato a suscribir y de su valor, plazo y forma de pago, la entidad debe
hacer uso de los indicadores que considere adecuados respecto al objeto del Proceso de Contratación. Pese
a que se le ha otorgado la prerrogativa a la EPS´S Convida de contratar bajo el régimen privado, no es óbice
para no cumplir con los principios de la contratación.
Por ende las Entidades no deben limitarse a determinar y aplicar de forma mecánica fórmulas financieras para
determinar los indicadores. Deben conocer cada indicador, sus fórmulas de cálculo y su interpretación así:
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente: el cual determina la capacidad que tiene un
proponente para cumplir con sus obligaciones de corto plazo. A mayor índice de liquidez, menor es la
probabilidad de que el proponente incumpla sus obligaciones de corto plazo.
Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total: el cual determina el grado de endeudamiento en
la estructura de financiación (pasivos y patrimonio) del proponente. A mayor índice de endeudamiento,
mayor es la probabilidad del proponente de no poder cumplir con sus pasivos.
La Entidad Estatal debe determinar cada requisito habilitante teniendo en cuenta lo que mide el indicador. Si
el indicador representa una mayor probabilidad de Riesgo a medida que su valor es mayor, la Entidad Estatal
debe fijar como requisito un valor máximo y si el indicador representa una menor probabilidad de Riesgo a
medida que su valor sea mayor. Por ejemplo, a mayor índice de endeudamiento, mayor es la probabilidad de
que el contratista incumpla sus obligaciones, por lo que la Entidad Estatal debe fijar un valor máximo para
este índice, el cual debe ser adecuado y proporcional para el Proceso de Contratación. La siguiente tabla
muestra la interpretación de cada uno de los indicadores de capacidad financiera que debe contener el RUP y
su relación con la probabilidad de Riesgo.
Fuente-Agencia Nacional de Contratación
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En razón a lo anterior, la EPS´S Convida ha establecido de manera razonable en sus términos de
condiciones de la invitación pública un conjunto de indicadores financieros con sus correspondientes
porcentajes los cuales le permiten contar a la entidad con un futuro contratista que tenga la capacidad
financiera sólida para ejecutar en debida forma el contrato, Así mismo es importante resaltar que los
indicadores consignados para este proceso fueron elaborados teniendo en cuenta el objeto, el valor del
presupuesto, forma de pago la cual es contra entrega por las actividades realizadas, divididas en
mensualidades y el plazo de ejecución del contrato. De otra parte la modalidad de selección conlleva a que lo
que se reconocerá es básicamente honorarios del personal solicitado, es decir que la carga básica es el
desarrollo de actividad hora/hombre y no la adquisición o suministro de elementos donde si prevalecen los
créditos o endeudamientos por su connotación en el mercado.
´RESPUESTA A OBSERVACIONES REALIZADAS AL CONTENIDO DE LOS TERMINOS DE CONDICIONES DE
LA INVITACIÓN PUBLICA
INVITACIÓN PÚBLICA CONCURSO DE MERITOS
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Por lo tanto el índice de liquidez, constituye un indicador financiero de gran importancia para medir los
recursos de corto plazo que se requieren para atender las necesidades inmediatas que tiene una empresa.
De esta manera, poder contar con una buena liquidez, asegura no tener que depender de endeudamiento
externo y refleja la eficiencia y el resultado de una gestión productiva, acorde con lo que la situación y el
mercado demande en un momento determinado.
El tipo de trabajo a que se refiere el presente concurso de méritos, demanda tener que contar con suficientes
recursos de capital de trabajo, para operar la labor de auditoría integral en condiciones óptimas, tanto desde
el punto de vista técnico como de servicio, todo ello sin referir las necesidades de personal, que no se cuenta
solo al mínimo requerido sino al adicional que sea necesario a fin de lograr una labor exitosa.
Adicionalmente se debe tener en cuenta que el proceso es de duración corta; es decir, cinco (5) meses razón
por la cual el contratista deberá contar con la suficiente liquidez que le permita afrontar de manera adecuada
con la carga económica de sus operaciones, razón por la cual la EPS CONVIDA solicita en la liquidez el que
en el mercado deben acreditar los posibles contratistas.
En estas condiciones la exigencia del indicador corresponde a un análisis técnico y objetivo y no a una
apreciación subjetiva.
Por último, el Consejo de Estado se ha pronunciado en sendas providencias sobre el principio de la
autonomía de la voluntad es decir de la libertad que tiene las entidades públicas a las exigencias establecidas
en los pliegos de condiciones las cuales deben ir relacionadas con la necesidad del servicio o de los bienes
que se pretenden adquirir (…)” Es necesario precisar que en la contratación realizada por las entidades
estatales rige el principio de la autonomía de la voluntad; ello significa que el ordenamiento jurídico otorga
verdadera libertad para especificar el contenido y determinar las estipulaciones del negocio jurídica, las cuales
deben enmarcarse dentro de las normas civiles y comerciales. (Magistrado Ponente Enrique Gil Botero)
De conformidad con lo anterior, la entidad mantiene lo establecido en los términos de condiciones de la
Invitación, y así mismo manifestar a los interesados que podrán hacer uso de las figuras asociativas de las
cuales señala la Ley para efectos de la contratación y cumplimiento de requisitos.
Frente a a la experiencia del personal mínimo la entidad ha realizado un examen juicio sobre las necesidades
la misma y con ello determinar las condiciones a solicitar.
HASTA AQUÍ LAS RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES.
ORIGINAL FIRMADO
Doris Martínez C
Jefe Oficina Asesora Jurídica
46
ORIGINAL FIRMADO
Carlos Alberto Wilches
Profesional
Subgerencia Técnica
Página
ORIGINAL FIRMADO
Luz Stella Jiménez
Subgerente Administrativa y Financiera