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AUTORIDAD DE FISCALIZACIÓN
Y CONTROL SOCIAL DE ELECTRICIDAD
ESTADO PLURINACIONAL
DE BOLIVIA
Unidad de Gestión Estratégica
U.G.E.
MAYO 2016
C.A.P.M
Boletín AE 11
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SIGDOC),
UN INSTRUMENTO PARA FACILITAR LA DOCUMENTACIÓN
DEL ARCHIVO CENTRAL
Debido a la gran cantidad de documentación que
se halla en custodia del Archivo Central de la A.E.,
cuya cantidad supera los 17.000 documentos
(expedientes y trámites) y para mejorar la
accesibilidad a la información y documentación
que se encuentran en este repositorio, el Área de
Archivo y Biblioteca Institucional, dependiente de la
Unidad de Gestión Estratégica, diseño y desarrolló
el Sistema de Gestión Documental (SIGDOC),
a través de la clasificación, ordenamiento y
sistematización de la documentación siguiendo
parámetros internacionales y nacionales de
ordenación archivística, como ser: la International
Standard Archivistical Description (ISAD – G).
El Área de Archivo y Biblioteca Institucional, es la
unidad de servicio, destinada al control, registro,
resguardo y difusión de la documentación que
genera y que se encuentra en custodia del Archivo
Central de la A.E., para este fin, ha sido necesario
elaborar sistemas archivísticos y bibliográficos que
coadyuven con ésta tarea.
Con el apoyo de la Unidad de Tecnologías de la
Información, se desarrolló el Sistema de Gestión
Documental (SIGDOC), que es una base de datos,
establecida para el registro, control, consulta y
préstamo de documentos diseñada a partir de
un conjunto de normas técnicas y de prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos,
recibidos y generados en la institución, facilitando
de esta forma, el acceso a la información
contenida en diferentes soportes: carpetas de
palanca, carpetillas, legajos, discos compactos,
betamax, dvd, vhs, y otros), aplicando principios
de eficiencia, racionalización y economía.
Por: Edson Flores Jemio
siendo un referente de información estratégica
del sector eléctrico boliviano, con un acervo
documental de gran importancia para el control,
la regulación y la investigación académica en
nuestro país.
Una vez concluido el desarrollo y las pruebas,
se capacitó a los funcionarios de la AE, bajo el
siguiente temario:
- Acceso al Sistema de Gestión Documental
(SIGDOC).
- ¿Qué es y cómo funciona el Sistema de Gestión
Documental?
- Funcionamiento y cualidades del Sistema de
Gestión Documental.
- Cómo realizar la consulta y préstamo documental
en línea de los documentos (expedientes y
trámites) que se hallan conservados en el Archivo
Central.
- Cómo evidenciar las consultas aprobadas para
su consiguiente préstamo documental.
- Cómo concluir las solicitudes de préstamo
documental.
- La tipología documental de los expedientes y
trámites existentes en el Archivo Central.
- La estructura funcional y operativa del Sistema
de Gestión Documental (SIGDOC).
- La composición de los campos informáticos que
tiene el programa, para facilitar la consulta de
información y documentación.
- Concepto de Sistema de Archivos, Archivo
Central y Gestión Documental.
- Utilidad y beneficios del Sistema de Gestión
Documental (SIGDOC).
A través de la implementación de este gestor
de documentos, se publicita y transparenta
el Patrimonio Documental de la institución,
constituido por los tres fondos que conforman el
Archivo Central, que son: Fondo ex Dirección
Nacional de Electricidad (1962-1996); Fondo ex
Superintendencia de Electricidad (1996-2009) y
Fondo Autoridad de Fiscalización y Control Social
de Electricidad (2009 a la fecha);
LÍNEA NARANJA GRATUITA 800-10-2407
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AUTORIDAD DE FISCALIZACIÓN
Y CONTROL SOCIAL DE ELECTRICIDAD
C.A.P.M
Boletín AE 11
ESTADO PLURINACIONAL
DE BOLIVIA
Unidad de Gestión Estratégica
U.G.E.
MAYO 2016
El Sistema de Gestión Documental, está constituido
por once campos: Fondo Documental (DINE, SE,
AE), Dirección/Unidad, Título documental, Tipo
de documento, Empresa, Número de documento
(trámite), Solicitante y/o reclamante, Fecha inicial y
Fecha final, es decir, el sistema, permite acceder a
la documentación a través de diferentes entradas,
como ser la empresa: CRE, SETAR, DELAPAZ,
ELFEO, etc., así como también se puede detallar
el título in extenso del documento o el número de
trámite a solicitar, inclusive se puede posibilitar
búsquedas genéricas solamente introduciendo
la fecha de inicio o final, el fondo documental o
palabras clave, acordes a los tipos documentales,
como: recurso de revocatoria, comprobantes de
contabilidad, denuncia, reclamación administrativa
y otros.
De igual forma, se identifica el estado del
documento: disponible, solicitado y concluido,
factor que también agiliza los procesos de
búsqueda y préstamo documental. búsqueda y
préstamo documentario-archivísitico.
En este entendido, el SIGDOC, se constituye en
una herramienta moderna de registro, control,
búsqueda y préstamo documentario-archivísitico.
La AE como entidad pública, en el proceso de
generación de bienes y servicios de valor público
(gestión pública) para los cuales fue creada, se
apoya en cuatro pilares básicos: Administración,
Tecnologías, Transparencia y Legislación, con
los cuales la actividad técnica asegura que sus
productos cumplan con los estándares aceptados
y por tanto con un mejoramiento de la calidad de
vida de los ciudadanos. En cuanto a las actividades
administrativas que apoyan la gestión, una de
ellas es precisamente la recopilación, resguardo,
preservación y conservación de la información
a través de la unidad de archivo, la cual debe
posibilitar que toda la gestión documental (ciclo
vital del documento) de la institución, esté
siempre al alcance de los usuarios, por lo que se
debe entender por gestión documental, como al
conjunto de normas técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de documentos de todo
tipo en una organización, permitir la recuperación
de información, establecer el tiempo que los
documentos deben custodiarse, expurgar los que
ya no sirven y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos, aplicando
principios de racionalización y economía.
Con la aplicación de estos sistemas archivísticos,
la Autoridad de Electricidad, se encuentra
plenamente identificada con las políticas estatales
de accesibilidad a la información, transparencia y
eficiencia.
A través del SIGDOC, cualquier usuario
puede buscar los documentos de su interés y
seleccionarlos para la solicitud de préstamo,
estando el área de Archivo Central y Biblioteca
Institucional, habilitados para aprobar, rechazar
o anular la solicitud, todo este procedimiento es
realizado en línea, acelerando así el tiempo de
obtención del documento, es en este sentido,
confiable, seguro y resguarda la integridad de la
información al limitar la alimentación del sistema a
sólo los administradores del mismo.
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