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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PGD
SECRETARIA GENERAL – SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. ¿QUÉ ES EL PGD?
Es el instrumento archivístico que formula y documenta
el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos
encaminados a la gestión de la documentación de
una entidad, con el objeto de facilitar su acceso,
utilización y conservación y/o preservación.
Decreto 1080 del 2015, artículo 2.8.2.5.11. Aprobación del programa de gestión
documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité
de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o
el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y
seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación
con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Decreto 1080 del 2015, artículos 2.8.2.5.10 al 2.8.2.5.13, Desarrolla los artículos. 2, 8, 74 de la
Constitución Política, el titulo V de la Ley 594 de 2000 y la Ley 1712 del 2014, articulo 15,
Decreto 1081 de 2015, artículos 2.1.1.2.1.4, 2.1.1.5.1 y 2.1.1.5.4.1
CONTENIDO
1. ASPECTOS GENERALES
2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
4. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS
5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
6. ACTUALIZACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ANEXOS
Caratula
FECHA DE APROBACIÓN:
RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN:
FECHA DE VIGENCIA:
ACTA 15 DE 2015
RESOLUCIÓN 299 DE 2015 (MAR 05)
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
2014 – 2018
INSTANCIA DE APROBACIÓN:
COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO,
RESOLUCIÓN 0293 DE 2014 DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE
SALUD.
DENOMINACIÓN DE LA AUTORIDAD
ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL:
SECRETARIA GENERAL – SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL
VERSIÓN DEL DOCUMENTO:
VERSIÓN 02
RESPONSABLES DE SU
ELABORACIÓN:
DIANA CAROLINA SÁNCHEZ SEPÚLVEDA,
PROFESIONAL ESPECIALIZADO.
LUIS JORGE MORENO FEO,
PROFESIONAL ESPECIALIZADO.
LINA ISABEL CENTENO DÁVILA,
COORDINADORA GRUPO GESTIÓN DOCUMENTAL.
APORTES
OFICINA DE CONTROL INTERNO
1. Aspectos Generales
1.1
•INTRODUCCIÓN
1.2
•ALCANCE
1.3
1.4
•PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO
•REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
•1.4.1. Normativos.
•1.4.2. Económicos.
•1.4.3. Administrativos.
•1.4.4 Tecnológicos.
2. Procesos De La Gestión Documental: Lineamientos
Planeación
Producción
Gestión y
Trámite
Organización
Transferencias
Valoración
Disposición
de
documentos
Preservación
a largo plazo
3. Fases De Implementación Del Programa De Gestión Documental
3.1
3.2
•ALINEACIÓN CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
•METAS DE CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO
3.3
•RECURSOS ASIGNADOS PARA ALCANZAR LAS METAS Y
LOGRAR LOS OBJETIVOS
3.4
•ARTICULACIÓN CON LOS PROGRAMAS Y SISTEMAS
INSTITUCIONALES ¬
3.5
•APROBACIÓN, APLICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL
3. Fases De Implementación Del Programa De Gestión Documental
 SUBSISTEMA
–
DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
 SUBSISTEMA
DE
CONTROL INTERNO –
 SUBSISTEMA DE LA SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN –
 SUBSISTEMA
TRABAJO –
DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL
 SUBSISTEMA
DE
GESTIÓN AMBIENTAL –
 SUBSISTEMA
-
DE
RESPONSABILIDAD SOCIAL
4. Responsabilidades Y Obligaciones De Los Servidores Públicos Y
Contratistas
 Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos



Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Ac 38
Artículo 16. Obligaciones de los colaboradores a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas. Srios Grales
Artículo 17. Responsabilidad general de los colaboradores del archive. Funcionarios Archivo
 Ley 734 de 2002 – Código Único Disciplinario


Artículo 34. Deberes. Numeral 5) Custodiar y cuidar .
Artículo 35. Prohibiciones. Numeral 13) Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida. Numeral 21)
Dar lugar al acceso o exhibir.
 Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.2.4, Inventarios de documentos.
contratista.
Entrega Servidores públicos y
 Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.3, Establece la Responsabilidad de la gestión de
documento. los servidores y empleados públicos. Contratistas aplicación normas archivísticas
 Acuerdo 042 del 2002, artículo 3, Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad
de los. Jefes de unidades administrativas (Superintendente,
Subdirectores..)
Srio Gral., Delegados, Jefes Oficina, Directores,
5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
ORD PROGRAMA
1
2
3
4
OBSERVACIÓN
NORMALIZACIÓN DE
FORMAS Y FORMULARIOS
ELECTRÓNICOS
Evidencia de ejecución adelantada: Documento requerimientos técnicos
nuevo Sistema de Información. Uno de los productos de este programa
específico es el MRDE. Integración: Oficina de Tecnología de la
Información-Producción de formas, formularios y documentos electrónicos.
Compromiso: Identificar responsable de construir documento.
Plazo: Mediano plazo
DOCUMENTOS VITALES O
ESENCIALES
Evidencia de ejecución adelantada: Documento requerimientos técnicos
nuevo Sistema de Información. Integración: Oficina de Tecnología de la
Información.
Integración: Oficina de Tecnología de la Información-Contingencias,
Siniestros, continuidad del negocio.
Compromiso: Identificar responsable de construir documento.
Plazo: Mediano plazo
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Evidencia de ejecución adelantada: Documento requerimientos técnicos
nuevo Sistema de Información. Uno de los productos de este programa
específico es el MRDE y las Tablas de Control de Acceso. Integración:
Oficina de Tecnología de la Información-garantiza el Ciclo de Vida de los
documentos electrónicos. Compromiso: Identificar responsable de
consolidar el archivo, realizar los ajustes y exponer al CIDA para
aprobación.
Plazo: Mediano plazo
ARCHIVOS
DESCENTRALIZADOS
Formalizar en un documento, el nuevo modelo de administración del
Archivo unido al proyecto-documento que estaba elaborando Vianney
Garzón el año pasado solicitado por la Dra. Adriana.
Compromiso: Identificar responsable de consolidar el archivo, realizar los
ajustes y exponer al CIDA para aprobación.
Plazo: Corto plazo
5. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
ORD
5
6
PROGRAMA
REPROGRAFÍA
DOCUMENTOS ESPECIALES
OBSERVACIÓN
Capitulo de Microfilmación, Capítulo de Digitalización. Puede incluir
directrices sobre el fotocopiado. Compromiso: identificar responsable(s) de
la elaboración del documento.
Compromiso: Identificar responsable de construir documento.
Plazo: Mediano plazo
Tratamiento de documentos en formatos en medios magnéticos, incluye
mapas.
Compromiso: Identificar responsable de construir documento.
Plazo: Mediano plazo
7
SEGURIDAD DE LA
INFORMACIÓN
Oficina de Tecnología de la Información.
Compromiso: Identificar responsable de construir documento.
Plazo: Mediano plazo
8
PLAN INSTITUCIONAL DE
CAPACITACIÓN
Elaborado, actualizado y ejecutándose.
Plazo: Corto plazo
AUDITORÍA Y CONTROL
Elaborado. Compromiso: Actualizar, publicar y documentar ejecución.
Plazo: Corto plazo
9
6. Actualización Del Programa De Gestión Documental
Publicación:
Pagina web
Supersalud.gov.co
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Aprobación: Comité de
Desarrollo Administrativo
ANEXOS
Normograma de
Gestión
Documental
Tipos de
Información y
Recursos
Tecnológicos
Cronograma de
implementación
del PGD
Diagnóstico
Integral de la
gestión
documental
Mapa de
procesos de la
entidad
ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO GENERAL
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1. DOCUMENTO GENERAL
Revisar y determinara aspectos a mejorar en el
contenido y de Forma
2. NORMOGRÁMA
Actualizar
3. NUEVO MODELO DE ARCHIVO
Ajustar el proceso y procedimientos asociados a
la manera que actualmente se esta
actualizando el archivo
4. CRONOGRAMA PGD
Ajustar
5. DIAGNOSTICO INTEGRAL DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
En el proceso de actualización, incluir los
requerimientos definidos en el formulario FURAG
en la parte relacionada con Gestión
Documental
EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
ACTUALIZACIÓN, ELABORACIÓN Y
APLICACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL - TRD
AUTORIDADES DEL PGD
Representan las
necesidades y
lideran la toma de
decisiones en cuanto
al desarrollo
administrativo
Comité
Institucional de
Desarrollo
Administrativo
Responsables
dependencias
productoras
Diagnóstico estado actual
Recopilación de información para la planeación del Plan
Definición de lineamientos para los procesos GD
Elaboración del documento general
Armonización: Modelo Estándar de Control Interno –MECI,
Sistema de Gestión de la Calidad NTC-GP 1000, Subsistemas.
Presentación y ajustes:
Coordinación y Subdirección Administrativa
Aprobación actualización
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Proyecto de Resolución adopción
SNS Adopción y publicación
Sensibilización y Capacitación
Seguimiento y control aplicación: Control Interno
Informe y acciones de mejora:
actualización del documento
Preguntas 
1. ?Qué es el PGD?
2. ?Por qué existe el PGD y para que sirve el PGD?
3. Pregunta fácil, ?alguno sabe cuántas páginas
tiene el PGD?
4. ?En dónde se puede consultar el PGD?
5. ?Cómo ha aportado ud. al cumplimiento del
PGD?
6. Sabe ud. ?como aportarle al cumplimiento del
PGD?
7. ?El PGD es responsabilidad de quienes?
8. ?Qué elemento recuerda que haya leído del
PGD?