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CONTENIDO DEL MANUAL DE EXPOSITOR DE TYREXPO 2016
Objetivo.
n del evento.
Fechas, Horarios Montaje y Desmontaje.
Personal a cargo.
Registro de expositores
n.
Publicidad y Patrocinios.
n
Pagos y cancelaciones.
Responsabilidad y cumplimiento.
Responsabilidad civil y seguros
os, Aduanas y Almacenaje.
ticas internas de Tyrexpo 2016.
Seguridad y mantenimiento.
Observaciones importantes.
I.
NUESTROS OBJETIVOS.
sus empresas, marcas y servicios para los mercados Latinoamericanos, donde el principal objetivo sea lograr
conjuntamente una de las mejores exposiciones del mundo.
II.
N DEL EVENTO.
Parque Viva, Centro Kölbi, La Guácima, República de Costa Rica.
III.
FECHAS DEL EVENTO.
Mie
Jue
Vie
a.m - 6:00 p.m.
10:00 a.m - 6:00 p.m.
a.m - 6:00 p.m.
HORARIOS MONTAJE
a.m - 10:00 p.m.
6:00 a.m - 10:00 p.m.
6:00 a.m - 10:00 p.m.
DESMONTAJE.
p.m - 11:00 p.m.
6:00 a.m - 9:00 p.m.
IV.
PERSONAL A CARGO.
Gerente de Proyecto:
Maybelin Reyes.
Email:
[email protected]
Contactos directos:
[email protected]
Aduanas:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected] /
[email protected]
Tiquetes/ Hoteles:
Vendedores:
Contratistas:
Visitantes:
V.
[email protected] / [email protected]
[email protected]
REGISTRO DE EXPOSITORES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
www.tyrexpoamericas.com
Revise las opciones de stand y ubicaciones que ofrecemos y elija su compra llenando el formulario
despegable.
e en el proceso.
n sea correcta.
identidad personal al correo: [email protected]
ndole que ha sido recibido por la gerencia de la Expo.
n contactando.
GAFETES PARA EXPOSITORES Y VISITANTES.
Centro Kölbi de Parque Viva.
[email protected] con el fin de que le
VI.
N.
En nuestra página web www.tyrexpoamericas.com, usted como expositor podrá seleccionar el espacio de
stand que su empresa desee, una vez reservado en línea, será confirmada su compra por el correo electrónico
asignado: [email protected]
La reservación de su stand contempla la duración de Tyrexpo2016, que incluye los días de montaje y de
desmontaje.
Por lo que el contrato a firmar entre las partes involucradas, únicamente tendrá efectos para Tyrexpo2016, y no
así para las Tyrexpos de años posteriores.
El contrato para Tyrexpo2016, no otorga ningún tipo de derecho ni de expectativa de derecho para otras
Tyrexpos a realizar en años posteriores a la del 2016. Expo CR Eventions S.A, se reserva el derecho de
admisión de expositores y de reservaciones para Tyrexpo2016.
ESPACIOS DE STANDS DISPONIBLES PARA SU COMPRA.
PREFABRICA
DOS
•
Stand 9 m²
ESPACIO
LIBRE
•
•
Stand 18 m²
Stand 27 m²
•
•
•
Stand 30 m²
Stand 40 m²
Stand 60 m²
!
DETALLES DE STANDS PREFABRICADOS. (Precio $ 295 por metro cuadrado (M²).
9 Mts2
$2.655
18 Mts2
$5.310
27 Mts2
$7.965
30 Mts2
$8.850
40 Mts2
$11.800
60 Mts2
$17.700
Esto incluye:
▪
Espacio de piso, stand Pre-fabricado
▪
precinta rotulada con impresión full color, iluminación, electricidad con cable TCJ y toma corriente de dos
salidas, panelera blanca de policarbonato o eco panel, estructura de aluminio con terminado natural,
montaje y desmontaje.
▪
Dos lámparas, una mesa, cuatro sillas, un cesto de basura.
▪
Planta o maseta 60 más, tipo palmera o arbolito.
▪
Conector eléctrico.
▪
Wifi.
▪
Piso alfombrado, Colores de alfombra a ofrecer:
Rojo
Verde
Azul
Gris
DETALLES DE STANDS ESPACIO LIBRE. (Precio $ 250 por metro cuadrado (M²).
9 Mts2
$2.250
18 Mts2
$4.500
27 Mts2
$6.750
30 Mts2
$7.500
40 Mts2
$10.000
60 Mts2
$15.000
Esto incluye:
•
Espacio libre y área de alquiler.
•
Electricidad con cable TCJ y toma corriente de dos salidas.
•
Wifi.
“La Expositora” tendrá prioridad sobre la ubicación del stand que haya elegido en línea mediante la plataforma de
www.tyrexpoamericas.com, siempre y cuando este se encuentre disponible. Sin embargo, “El Organizador” se
reserva el derecho de cambiar la ubicación del stand de “La Expositora”, manteniendo la misma condiciones
contratadas con el tipo de stand seleccionado, para colocarla en los Salones Principales de la Feria, previa
comunicación al correo electrónico registrado en el perfil on-line de “La Expositora”, lo anterior en aras de
procurarle una mejor exposición en la Feria a “La Expositora”. En caso de que “La Expositora” no se encuentre
de acuerdo con el traslado de su stand a los Salones Principales de la Feria, podrá solicitar la devolución del
dinero pagado por el stand.
CONTRATISTAS
•
•
•
•
Cada expositor tendrá a su alcance contratistas ofrecidos por el organizador Tyrexpo2016, para
construir su stand, los cuales estarán pre-registrados y aprobados por la gerencia del show.
Los expositores podrán seleccionar alguno de los contratistas ofrecidos por Tyrexpo2016, que se
encuentran en nuestra página web www.tyrexpoamericas.com a más tardar en enero 15, 2016.
Sin perjuicio de lo anterior, el expositor bajo su propio riesgo y responsabilidad, puede elegir libremente
al contratista de su agrado, aunque no sean los propuestos por Tyrexpo2016. Ante esta situación la
gerencia de la expo, deberá pre-aprobar al contratista que vaya a utilizar. Enviado la información
correspondiente al correo: [email protected]
Si el expositor no ha seleccionado al contratista designado en las fechas disponibles asume el riesgo de
atrasar su montaje.
VII.
PUBLICIDAD Y PATROCINIOS.
Nuestra Tyrexpo2016, le ofrece gran variedad de patrocinios para que su empresa y su marca sean expuestas
de manera estratégica en la que todos los usuarios presentes, reconozcan su participación.
Diríjase a nuestra página web: www.tyrexpoamericas.com y elija las opciones que sean de su interés, dentro de
los cuales tenemos: Platinum, Gold, y Silver.
Para información de cada patrocinio, contacte al personal de ventas.
PUBLICIDAD PERMITIDA A LOS EXPOSITORES
▪
▪
▪
Los expositores podrán tener un vehículo en exhibición en el parqueo autorizado; Siempre y cuando de,
el previo aviso a la gerencia de la expo. Los expositores deben informar a la gerencia de la expo por
correo electrónico a [email protected] a más tardar en abril 01 del año 2016. Para poder hacer
los arreglos para la entrada del vehículo.
La cantidad máxima de combustible en el (los) tanque del vehículo en exhibición es de 2 litros.
De no avisar con el tiempo mínimo remitido, el expositor NO podrá presentar su vehículo.
PERSONAL DE IMAGEN PARA LA EXPOSICIÓN. (APLICA PARA TODO TIPO DE STANDS)
La asistente y modelos de su marca podrán pasear por el centro de convenciones distribuyendo material
publicitario y promocional, y las modelos serán proporcionadas por la gerencia de la Tyrexpo, con un costo
adicional para los expositores que no hayan adquirido el patrocinio Platinum y Gold.
Nos reservamos el derecho total de la selección de las modelos de manera exclusiva; Si algún expositor
contrata modelos externas, deberán manejar en sus vestuarios, presencia y comportamiento un perfil respetuoso
y ético en virtud de que la gerencia pretende darle al evento una imagen que NO atente contra la moral y las
buenas costumbres.
VIII. PROHIBICIÓN
Tyrexpo2016 prohíbe la exhibición, venta, promoción y comercialización de llantas, aros o accesorios usados.
Sopena de excluir al expositor del evento una vez constatada la comisión de la prohibición, con la consecuencia
de que no se le restituirá monto alguno que haya sido cancelado lo anterior por concepto de daños y perjuicios.
IX.
PAGOS Y CANCELACIONES.
IMPORTANTE: Los expositores recibirán una factura por su espacio reservado dentro de las 48 horas de que
sea aprobada la reservación en línea con los detalles de pago e instrucciones. El contrato y el depósito se deben
recibir en el lapso de 10 días laborables desde la selección del stand. Los stands cuyos contratos y depósitos no
sean recibidos dentro de los 10 días laborables, estarán sujetos a cancelación.
Todas las reservaciones aprobadas de stand recibirán una factura por email con la información de fechas límites
para depósitos y balances.
FORMATO DE PAGOS:
Todos los pagos y depósitos se deben realizar en la cuenta de “Los Organizadores” de la siguiente manera:
•
•
•
•
El 25% del total del valor del stand, se deberá depositar dentro de los 10 días hábiles a partir de la fecha
de la reservación en línea.
El 50% del valor total del stand deberá estar depositado a más tardar el 1 de Octubre de 2015.
El 75% del valor total del stand deberá estar depositado a más tardar el 1 de Diciembre de 2015.
El 100 % del valor total del stand deberá estar depositado a más tardar el 12 de enero de 2016.
Cualquier expositor con balances morosos estarán sujetos a cancelación y penalidades.
Con la realización de cualquier depósito se entienden aceptados el presente contrato y el Manual de Expositor de
Tyrexpo 2016 y por lo tanto sujeto a todas las condiciones impuestas en los mismos.
LOS PAGOS SE PUEDEN HACER:
Transferencia bancaria.
Cheque.
CHEQUE/ DETALLES
Eventions International, LLC
9200 S. Dadeland Blvd.
Suite 508
Miami, FL USA
:
[email protected]
n parcial o total de un espacio reservado.
n parcial o total de un espacio reservado.
n parcial o
total de un espacio reservado.
X.
RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO.
Los expositores asumen la responsabilidad de atrasos causados por sus contratistas al no enviar la
Expo CR Eventions S. A., sus funcionarios y representantes, y a EVENTIONS INTERNATIONAL, LLC,
os, lesiones,
sus funcionarios y representantes, Parque Viva y sus agentes de todas las
reclamos, demandas y gastos.
sujetas a las multas mencionadas en el punto de observaciones importantes.
Es de 6 metros de altura.
de mayor electricidad de
la que se le brindara para su stand.
os).
Se les permite a los expositores tener posters (no permanentes) puestos en las paredes de sus stands,
en las paredes
del stand.
A los expositores con stands pre-
- 27 m ) NO se les permite alterar el
dentro de 24 horas.
No se permiten objetos o muebles fuera de los confines del espacio del stand.
dentro del stand.
XI.
ser cancelada
n, carteles, productos deben ser mantenidos
RESPONSABILIDAD CIVIL Y SEGUROS
puede ser aplicada en cualquier momento antes o durante el evento.
Tyrexpo2016, Expo CReventions S.A, EVENTIONS INTERNATIONAL, LLC, Parque VIVA, la
gerencia de Tyrexpo2016, sus representantes, directores, funcionarios, agentes, empleados y / o funcionarios de
considere inadecuado para la expo o ponga en peligro la seguridad de las operaciones de la expo.
XII.
ENVÍOS, ADUANAS Y ALMACENAJE.
Los expositores podrán utilizar cualquier compañía naviera o aérea de su elección para sus envíos de
mercancías y materiales a Costa Rica, para uso en la expo.
La agencia aduanal que recomienda Tyrexpo2016 es Harbour International.
▪
▪
Para embarques marítimos, el puerto más cercano al centro de convenciones Pedregal es CALDERA,
en la provincia de Puntarenas.
Para embarques aéreos, el aeropuerto más cercano es el JUAN SANTA MARIA, en la provincia de
Alajuela.
Mercadería no reportada (marítima y aérea) en Costa Rica
Toda la mercancía pasará por la aduana de Costa Rica. Si usted trae muestras dentro de su equipaje cuando se
traslada por avión, deberá presentar factura comercial a la aduana en el aeropuerto.
De igual manera, si su empresa envía mercadería adicional (de cualquier clase) que no se reporte en las
facturas, podría correr con el riesgo de retención de la misma o atrasos para exponerlos en la feria.
Agente de aduanas oficial a Tyrexpo2016.
Harbour International., Es la agencia aduanera oficial de TYREXPO2016 y su empresa podrá contar con la
información de ésta visitando www.tyrexpoamericas.com
Notas Importantes de los Trámites aduanales.
Todos los gastos serán pagados por los expositores directamente al agente aduanero.
El embarque debe arribar a Costa Rica por lo menos dos (2) semanas antes de la fecha en que inicia la Expo,
para tener suficiente tiempo para los trámites de Aduana.
Por favor use una compañía profesional para sus envíos a Costa Rica.
TIEMPOS
▪
▪
Los tiempos de transito sobre aquellos embarques, serán los usuales del mercado y dependiendo del
origen y de la modalidad de transporte (aéreo, marítimo consolidado o contenedor completo).
Deben considerarse los tiempos de desalmacenaje, todos los embarques salen con revisión/inspección
por parte de aduanas, por lo que se debe considerar al menos una semana completa para esta acción.
PRECIOS
▪
▪
▪
A-
Para los precios es importante distinguir y recalcar que dependiendo de variables tales como modalidad
de transporte, cantidad de líneas en factura de importación, transportista internacional, etc.;
Los costos y precios pueden variar.
Los escenarios y cargos usuales que verán en toda importación serán:
Embarques Aéreos
Transporte internacional……………………….Según peso/volumen, origen
Manejos de destino de aerolíneas…………...$55.00 + $0.12 p/kg (sobre el peso o el volumen, lo que sea mayor)
Bodegaje almacén fiscal……………………...Pagado a un tercero que lo escoge la aerolínea. No hay tiempo libre.
El valor de la carga incide particularmente en este costo
Entrega local……………………………………Cuadro de fletes internos
Nacionalización………………………………...1.25% sobre valor aduanero / Mínimo $125.00 usd
IVA……………………………………………….13% sobre línea de nacionalización y tramite importación temporal
Previo examen, gastos fijos………………….. $45.00 por embarque
Tramite importación temporal…………………$75.00 por embarque
Garantía cumplimiento bancaria……………....5% mensual / Mínimo $20.00
B-
Embarques Marítimos Consolidados
Transporte internacional…………………… Según peso/volumen, origen
Manejos de destino del consolidador………Aprox desde $95.00 hasta inclusive $175.00
Bodegaje almacén fiscal……………………Pagado a un tercero que lo escoge la aerolínea. No hay tiempo libre.
El valor de la carga incide particularmente en este costo.
Entrega local………………………………....Cuadro de fletes internos
Nacionalización……………………………..1.25% sobre valor aduanero / Mínimo $125.00 usd
IVA…………………………………………… 13% sobre línea de nacionalización y tramite importación temporal
Previo examen, gastos fijos…………………$45.00 por embarque
Tramite importación temporal………………. $75.00 por embarque
Garantía cumplimiento bancaria…………….5% mensual / Mínimo $20.00
C-
Embarques Marítimos Contenedores Completos
Transporte internacional…………………………………….Según origen, tipo de carga
Manejos de destino de la naviera………………………….Al costo. Varía desde $300.00 hasta aprox $650.00 usd
Bodegaje almacén fiscal…………………………………….Pagado a un tercero, se factura al costo
D-
Detalle fletes internos
E-
Peonajes
Parque VIVA.
ALMACENAJE DE MATERIALES
del Parque Viva; desde el 24 abril 2016 al 01 de mayo 2016.
Estar en cajas, pallets o cajones y contar con el etiquetado apropiado, que lo puede solicitar enviando un
correo a [email protected]
CAJAS PARA DEVOLVER A LOS EXPOSITORES AL FINAL DE SHOW.
Parque VIVA, del 24 al 26 de abril, 2016.
pm hasta el 30 de abril de 2016).
XIII.
TICAS INTERNAS TYREXPO2016.
tica, religiosa, moralmente ofensiva, o que
Expo CrEventions S. A., considere perjudicial para los expositores y los visitantes.
.
n escrita.
el nivel del sonido no molesta a su vecino.
n de sonidos muy fuertes en el stand; Es permitido si
Es prohibido el uso de productos inflamables, armas, explosivos altamente peligrosos para los
expositores e invitados.
n costarricense.
otros expositores o invitados.
sito inmoral, ilegal o censurable. Hacia los
Parque Viva.
XIV. SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO.
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Expo CReventions S. A., proporcionará seguridad durante el día y la noche para la exposición,
expositores e invitados.
Expo CReventions S. A, y EVENTIONS INTERNATIONAL, LLC, no asumen responsabilidad alguna por
robo, daños, actos de vandalismo a mercancías del expositor o cualquier otra propiedad que
permanezca en el edificio, stands, módulos, recinto o áreas de estacionamiento.
Expo CReventions S. A., y EVENTIONS INTERNATIONAL, LLC, no se responsabilizan de los daños
corporales que pueda sufrir el personal del expositor, el expositor o visitantes de la expo. El expositor
asume la responsabilidad total por accidentes y salud de sus empleados o de terceros que trabajan
indirecta o directamente para el expositor.
Expo CReventions S. A., y EVENTIONS INTERNATIONAL, LLC, no se responsabilizan de demandas a
causa de por lesión, daños, muerte, a la(s) persona(s) o a la propiedad del expositor, sus empleados,
visitantes y/o invitados en relación con el “Tyrexpo2016” ya sea causada por negligencia de los
(Expositores) o de cualquier otro tipo de causa.
El expositor debe tener la documentación necesaria para demostrar que tienen el derecho legal de
representar al fabricante de los productos expuestos físicamente o en literatura, afiches o catálogos en
la Expo.
Los stands deberán contar con personal durante todas las horas de la expo. Los stands sin personal
estarán sujetos a la pérdida de las credenciales para futuras exhibiciones y pérdida de privilegios según
lo determine Tyrexpo2016.
SEGURO DE RESPONSABILIDAD.
▪
▪
▪
▪
▪
El expositor será responsable de contratar un seguro de responsabilidad civil y un seguro contra todo
riesgo desde la primera fecha de instalación, hasta el último día de desmantelamiento; Para información
de aseguradoras costarricenses, solicite la información a [email protected]
Cualquier accidente se debe reportar inmediatamente a la gerencia de la expo. Hay personal de
respuesta a emergencias disponible en el centro de convenciones Pedregal.
Favor notar que todos los gastos por el uso de los servicios prestados son por cuenta y responsabilidad
del expositor.
El Expositor se compromete a indemnizar, guardar y mantener inmune a Expo CR Eventions S. A. y a
EVENTIONS INTERNATIONAL, LLC, de cualquier pérdida, daños o gastos causados por acción directa
o indirecta a los exhibidores, su propiedad, empleados, contratistas e invitados durante las fechas de la
Expo incluyendo las fechas de montaje, operación y desmontaje .
Cualquier daño o pérdida se debe comunicar inmediatamente por escrito a la policía y al organizador de
la Expo.
LIMPIEZA DEL STAND
Durante los tres días del evento, en el horario de 7:00 pm a 9:00 pm; Habrá personal asignado y debidamente
identificado para asear su stand; Aspirando las alfombras, limpiando las mesas y botes de basura.
Sin costo para el expositor.
Los pasillos y la parte trasera de los stands no se pueden usar para botar basura o como áreas de
almacenamiento.
Se colocarán recipientes debidamente identificados de gran tamaño en áreas fuera del centro de convenciones
para la botar la basura.
XV. OBSERVACIONES IMPORTANTES.
•
•
•
•
•
A los Expositores se les permite entrar al centro de convenciones una hora antes de la apertura cada día
de la Expo.
Tyrexpo Costa Rica 2016, pondrá a su disposición en la zona de comidas, los mejores opciones para
desayunar, almorzar y cenar.
Si el propietario de la marca no está de acuerdo con la letra y/o diseño proporcionado en la facia de su
nombre del stand prefabricado, Tyrexpo2016, apoyara al dueño de la marca siempre y cuando esté de el
preaviso a: [email protected] antes del 31 de marzo del 2016. Dentro del centro de evento
Pedregal, NO se autorizarán los cambios.
Las multas establecidas por atrasos en el montaje de su stand es de $200 la hora. La cual se deberá
cancelar en 24 horas, después de su notificación.
Cualquier expositor que desee llevar a cabo una recepción privada deberá ponerse en contacto a:
[email protected] para obtener detalles de precios y salones de recepción,