1. No category

MANUAL DE USUARIO
SIAF
MODULO DE CAPTURA
DE INFORMACIÓN
CONTABLE Y
FINANCIERO
FEBRERO DE 2015
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
INDICE
1. INTRODUCCIÓN.
2. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.
3. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN REGIONAL.
3.1. Instalación.
3.2. Convenciones.
4. CONFIGURACIÓN REGIONAL.
5. INICIO Y PRESENTACIÓN.
5.1 Inicio.
5.2. Presentación.
5.2.1. Datos Básicos.
5.2.1.1. Información de la Cooperativa.
5.2.1.2. Parámetros.
5.2.1.3. Fogacoop.
5.2.1.3.1. Plan único de Cuentas.
5.2.1.3.2. Monedas.
5.2.1.3.3. Tipo Informe.
5.2.1.3.4. Consultar Que Reportar.
5.2.1.4. Usuarios.
5.2.1.4.1. Adicionar.
5.2.1.4.2. Cambio de Password.
5.2.1.4.3. Salir.
5.2.2. Importar.
5.2.2.1. Archivos Planos.
5.2.2.2. Configurar Planos
5.2.3. Balance.
5.2.3.1. Captura Datos.
5.2.3.1.1. De la Entidad.
5.2.3.1.1.1. Recuperar.
5.2.3.1.2. Fideicomisos.
5.2.3.2. Ver Ecuaciones.
5.2.4. Formatos.
5.2.4.1. Captura datos.
5.2.4.1.1. Captura Formatos.
5.2.4.2. Consulta.
5.2.4.2.1. Columnas.
5.2.4.2.2. Unidad de Captura.
5.2.4.2.3. Renglón.
5.2.4.2.4. Ver.
5.2.4.2.5. Capturar.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.4.2.6. Cerrar.
5.2.4.3. Parámetros.
5.2.4.3.1. Cargos.
5.2.4.3.2. Categorías.
5.2.4.3.3. Clases de Garantías.
5.2.4.3.4. Clasificación.
5.2.4.3.5. Modalidad.
5.2.4.3.6. Parentesco.
5.2.4.3.7. Tipo de Ahorro.
5.2.4.3.8. Tipo de Identificación.
5.2.4.3.9. Tipos de Inversión.
5.2.5. Reportar.
5.2.5.1. Generar Archivo.
5.2.5.2. Archivos Generados.
5.2.5.3. Rastros.
5.2.6. Mantenimiento.
5.2.6.1. Compactar.
5.2.6.2. Copia de Seguridad.
5.2.6.3. Borrar Datos.
5.2.6.4. Cambio de Ruta.
5.2.6.5. Actualizar Base de datos.
5.2.6.6. Actualizar Identificación.
5.2.6.7. Configuración.
6. CONFIGURACIÓN Y OPERACIÓN.
6.1. Configuración.
6.1.1. Identificación de la Cooperativa.
6.1.2. Definición de los Parámetros.
6.2. Cómo Ingresar Datos al Balance.
6.2.1. Por Captura.
6.2.2. Por Archivo Plano.
6.3. Como Ingresar Datos a los Formatos.
6.3.1. Por Captura.
6.3.2. Por Archivo Plano.
6.3.3. Cómo reportar formatos a Fogacoop.
6.4. Actualizaciones.
6.4.1. Actualizar Bases de Datos.
6.4.2. Actualizar Identificación.
7. FACILIDADES DEL SISTEMA.
7.1. Adicionar renglones a los Formatos.
7.2. Hoja de Trabajo.
7.3. Visualización de Balance y Formatos.
7.4. Ayudas en línea.
7.5. Características de los Archivos Planos.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
7.6. Cargar datos del mismo formato en la misma fecha.
8. ACTUALIZACIONES.
9. RESPALDO DE LA INFORMACIÓN.
10. MENSAJES DE ERROR.
10.1. Durante la Instalación.
10.1.1. Cómo Identificar la versión.
10.1.2. Cómo Actualizar los archivos .DLL.
10.2. Mensajes durante la ejecución de la Aplicación.
11. INFORMES DE VALIDACIÓN.
11.1. Informe sobre Balance.
11.2. Informe sobre los Formatos.
11.3. Archivo de los rechazos.
11.4. Informe de Validación.
11.4.1. Validaciones.
11.4.2. Informe Detalle.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
1
INTRODUCCIÓN
Indice
El fondo de garantías de entidades cooperativas FOGACOOP, nace en 1998
mediante el Decreto 2206 del 29 de octubre del mismo año, cuyo objeto principal
consiste en la protección de la confianza de los depositantes y ahorradores de
las entidades cooperativas inscritas, preservando el equilibrio y la equidad
económica e impidiendo injustificados beneficios económicos o de cualquier
otra naturaleza a los asociados y administradores causantes de perjuicios a las
entidades cooperativas.
El fondo se enmarca en los siguientes principios:
Protección del ahorro: El Fondo actuará siempre en procura de la defensa del
ahorro del público en un sector en que la propensión marginal al ahorro es muy
baja dado el nivel de ingreso de su población objetivo.
Uso óptimo de los recursos: En todas sus decisiones el Fondo garantizará el
uso racional y económico de los recursos con miras a consolidar su
fortalecimiento patrimonial y a propender por el crecimiento continuo de las
reservas y demás recursos que utilice para el ejercicio de sus funciones.
Mínimo costo y relación costo/beneficio: Las decisiones del Fondo se
regirán por el principio del mínimo costo a fin de garantizar una política de
austeridad en la aplicación de las reservas y recursos con que cuenta el Fondo
para proteger la confianza del público ahorrador y a efectos de darle adecuada
protección a su patrimonio. También determinará sus actuaciones, el análisis de
costo/beneficio de los apoyos y demás medidas de salvamento que adopte en
desarrollo de sus funciones.
Baja asunción de riesgos: Entre las diferentes modalidades de salvamento y
los tipos de apoyos financieros por los que pueda optar, el Fondo escogerá
aquel que implique el menor riesgo tanto para las reservas de seguro de
depósito como para el patrimonio del Fondo.
Riesgo moral: El Fondo propenderá por minimizar la indisciplina de mercado
que se suele derivar de la existencia de un seguro para el ahorro tanto en los
depositantes como en los administradores y en todo caso evitará, en la medida
de lo posible, participar en el capital de las instituciones inscritas. Las medidas
de salvamento que instrumente procurarán controlar la formación de subsidios
y de elementos que desconozcan el valor de mercado de los recursos utilizados
en sus operaciones de salvamento.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Las funciones del fondo son las siguientes:
Celebrar los convenios y contratos de que tratan los numerales 12, 13 y
14 del artículo 16º del decreto 2206
Los demás que se autoricen y en general todos los actos y negocios
jurídicos necesarios para desarrollar su objeto.
Realizar inscripciones de cooperativas que expresamente lo soliciten.
Seguimiento Contable y Financiero a las entidades inscritas.
En cumplimiento de sus principios y funciones, el Fondo ha diseñado y creado el
Sistema de Información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos (SIAF), el
cual se convertirá en el medio más eficaz para reportar los estados financieros y
formatos exigidos por el Fondo.
El Sistema de Información de Análisis Financiero y Medición de Riesgos, fue
creado con el ánimo de cambiar la visión sobre el proceso de reporte,
recuperación, validación y análisis, y poder brindar le a las cooperativas una
herramienta ágil y única de remisión de la información contable y financiera al
Fondo.
Dentro de los aspectos más importantes y bondades que ofrece el sistema, se
pueden enumerar las siguientes:
El módulo de captura de información contable y financiera del sistema en
mención es para uso exclusivo de las cooperativas inscritas o en proceso de
inscripción.
La distribución la realiza FOGACOOP de manera gratuita y el uso del programa
no incurre en costo alguno.
Recibe información generada de otros sistemas a través de archivos planos.
El proceso posee un alto grado de automatización.
Fácil operación y administración.
Teniendo en cuenta que el envío de la información a reportar se realiza por
Internet, esto conlleva a la reducción en costos y evitar riesgos de perdida de
información por manipulación de los medios magnéticos.
Disponibilidad las 24 horas al día para la transmisión.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Una de las características más importantes se tiene la encriptación de los datos,
para garantizar la seguridad de estos, evitando robo de información.
El sistema brinda múltiples formas para el ingreso de la información a reportar.
El módulo de Captura posee las validaciones sobre la información a reportar,
que minimizan la probabilidad de error.
Genera diferentes tipos de archivos que apoyan el proceso de verificación antes
del envío
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
2
REQUERIMIENTOS DEL
SISTEMA
Indice
El módulo de captura del Sistema de Información de Análisis Financiero y
Medición de Riesgos requiere de una configuración mínima de la máquina en
donde se va a realizar la instalación. A continuación se especifican estos
requerimientos.
Para el programa:
Sistema Operacional
Procesador
Espacio en disco
Memoria RAM
Windows 95 o superior
486 o superior (recomendado)
25 Megabytes
16 Megabytes o superior
Para el manual
Microsoft Word 95, superior ó compatibles
Es importante recordar que estos son los mínimos requerimientos técnicos que se
deben tener para su buen funcionamiento. Si se poseen equipos de mejores
características técnicas, el rendimiento y el tiempo de procesamiento van a ser
óptimos.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
3
INSTALACIÓN Y
CONFIGURACIÓN REGIONAL
Indice
3.1 INSTALACION
Una vez se han bajado los archivos de Internet, se debe recordar el directorio
donde se almacenaron.
El proceso de instalación es sencillo y se puede realizar de varias formas. En la
primera se utiliza la opción “Ejecutar“ de la barra de inicio como se muestra en la
siguiente gráfica.
Al darle clic sobre este ítem aparece la siguiente pantalla, en donde se
especificará la ruta o dirección y el programa a ejecutar:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Acepta y ejecuta la instrucción
que aparece en el cuadro Abrir
Se sale de esta opción
Le permite buscar el archivo
de instalación.
La segunda forma es a través del Explorador de Windows con la opción
“Programas” del menú de inicio, seleccionando el directorio donde se encuentra el
archivo de instalación.
Una vez ubicado el directorio se da doble clic sobre el archivo “setup”. Es
importante aclarar que si el sistema está ubicado en otra unidad (C:, D:, F:)se
debe hacer referencia a ella.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Después de esto debe seguir los pasos del instalador del sistema.
Al terminar se habrá creado un subdirectorio SIAF en el directorio Archivos de
programas y un ítem en el menú de programas como se verá en el próximo
capítulo.
El nombre del subdirectorio SIAF es sugerido por el programa (recomendado). No
obstante, en el proceso de instalación puede cambiar el nombre.
3.2 CONVENCIONES
A lo largo del documento encontrará las siguientes convenciones que le ayudarán
al uso correcto del sistema y a seguir la lógica del manual.
“Palabras entre comillas y letra cursiva”, hacen referencia a comandos o
información que están ubicados en otras gráficas o numerales.
El sistema utiliza un formato de fecha “dd/MM/aaaa” donde dd corresponde a
dos posiciones de día, la MM corresponde a dos posiciones del mes y aaaa a
las cuatro dígitos del año.
Con relación al desplazamiento sobre las ventanas de captura de balances y
formatos:
Flecha hacia arriba, se desplaza al registro anterior.
Flecha hacia abajo, se desplaza al registro siguiente.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
La tecla de Inicio lo ubicará en la primera posición de la celda.
La tecla Fin lo ubicará al final del texto contenido en la celda.
La tecla Función 5 (F5), se usa solo en los formatos para incrementar el
número de líneas.
La tecla Función 6 (F6), se usa en balances para que se visualicen las
fórmulas de las celdas que se encuentran protegidas.
La tecla Esc cancela la acción que se esté realizando.
La función Enter acepta o continua con la acción que se esté realizando.
La combinación ALT+m (Alterno + M), selecciona el menú del sistema.
La tecla TAB (Tabulador), se utiliza para pasar de un campo a otro o de una
celda a otra.
La combinación de teclas Shift + TAB (Mayúsculas + Tabulador), se utiliza
para pasar al campo o celda anterior.
La combinación de teclas Ctrl + [+] (Control + signo mas), aumenta el ancho
de la columna en los formatos.
La combinación de teclas Ctrl + [-] (Control + signo menos), disminuye el
ancho de la columna en los formatos.
La combinación de teclas Ctrl + [*] (Control + signo asterisco), aumenta la
visualización de columnas y filas en los formatos.
La combinación de teclas Ctrl + [/] (Control + signo slash), disminuye la
visualización de columnas y filas en los formatos.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
4
CONFIGURACIÓN
REGIONAL
Indice
Antes de iniciar la instalación del Sistema de información de Análisis Financiero y
Medición de Riesgos - Módulo de Captura de Información Contable y Financiero
SIAF, se debe realizar la siguiente configuración regional en su PC.
El buen funcionamiento del Sistema de información de Análisis Financiero y
Medición de Riesgos - Módulo de Captura de Información Contable y Financiero,
requiere una sincronización con el sistema operacional Windows. Para esto es
necesario realizar los siguientes pasos:
Entrar al panel de control de Windows y seleccionar “Configuración Regional”.
Inmediatamente, aparecerá una pantalla como la siguiente:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga click para seleccionar el
idioma. “Español (Colombia)”
Luego haga clic en la carpeta llamada “Números”, enseguida aparecerá una
ventana como la siguiente.
El separador de decimales
debe ser punto (.)
El separador de miles
debe ser coma (,)
El separador de
listas debe ser coma
(,).
Luego haga clic en la carpeta llamada “Moneda”, enseguida aparecerá una
ventana como la siguiente.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Luego de establecer estos parámetros del sistema seguimos con la fecha. Haga
clic en la carpeta “Fecha” y aparecerá una pantalla donde se presentan los
parámetros de la fecha.
El formato de fecha corta debe tener la siguiente distribución dd/MM/aaaa (es
importante escribir las “M” en mayúsculas y el resto en minúsculas).
Para una mayor compresión las “dd” corresponden a las dos posiciones de los
días (01 al 31). Las “MM” corresponden a las dos posiciones del mes (01 al 12).
Las “aaaa” corresponden a las cuatro dígitos del año.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
La fecha debe quedar
dd/MM/aaaa
Salva los cambios
Haga clic para salvar los cambios.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5
INICIO Y
PRESENTACION
Indice
5.1 INICIO
Para iniciar el módulo de captura debemos realizar los siguientes pasos: haga clic
en “Inicio”, “Programas”, “Sistema de Análisis Financiero SIAF”, como lo presenta
esta gráfica.
Inmediatamente aparece por algunos segundos el mensaje de presentación del
sistema.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Después de desplegarse este mensaje, el sistema presenta una ventana donde se
solicita el código de usuario y la palabra clave que le servirá para continuar con la
instalación del programa. Adicionalmente, informa en qué lugar está ubicada la
base de datos y la fecha actual del sistema.
Se digita el código del usuario.
El usuario por defecto es
“admin”
Se digita la palabra clave,
tiene una longitud entre 5 y
11 caracteres. El password
por defecto es 12345678
Fecha y hora
actual
Haga click para confirmar el
ingreso del “Usuario” y el
“Password”.
El sistema informa la ubicación
de base de datos.
Haga click para cambiar la dirección
de la base de datos.
Al oprimir el botón “Aceptar”, el sistema validará el usuario y la palabra clave. Sí
encuentra una inconsistencia en alguno de los dos datos presentará el siguiente
mensaje.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
A este mensaje se le responde oprimiendo la tecla “Enter” o haciendo clic en el
botón “Aceptar”
Luego de verificar el usuario y la clave, ingréselos de nuevo y oprima el botón
“Aceptar”. Sólo tendrá tres oportunidades para el ingreso, luego el sistema termina
la ejecución.
La inconsistencia puede ser producida por la mala ubicación de la base de datos.
Entonces, si está seguro de digitar perfectamente el “Usuario” y el “Password”
oprima el botón “Cancelar”. El sistema le permitirá ubicar correctamente la base de
datos, así:
Haga Click para buscar
la ruta adecuada
Acepta el cambio de la ruta a
la base de datos
Sale del sistema.
En el caso de no existir inconsistencias el sistema continuará como se presenta a
continuación.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2 PRESENTACIÓN
Al iniciar el Módulo de Captura de Información Contable y Financiera aparecerá la
pantalla siguiente.
Datos básicos de la entidad
que hace uso del sistema.
Importar datos desde
archivos planos
Permite labores de
respaldo del sistema
Generación y envío de los
archivos exigidos por Fogacoop
Captura y consulta
de Balances
Importar datos desde
archivos planos
Captura y consulta de
Balances o Formatos
Captura y consulta
de formatos
Generar los archivos de Balance
y formatos para transmitirlos.
Modificación a
los datos básicos
Listado de los últimos
archivos generados
Después de esta breve presentación de las principales opciones del sistema,
entraremos a detallar cada una de las ellas.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.1 Datos Básicos
Esta opción tiene cinco ítems y corresponde a la definición de los datos base o
parámetros que servirá para estructurar la información a reportar.
5.2.1.1 Información de la Cooperativa
A través de este ítem se podrá realizar la configuración inicial la cual la tocaremos
más profundamente en el Capítulo 6 Configuración y Operación.
Este código depende del tipo de
PUC con el cual van a reportar:
1 Financiero; 2 SES
Es un código asignado para
identificar a la cooperativa
Clave secreta con la cual se podrá
garantizar la seguridad de los datos
reportados. Será asignada por el
Fondo e informada al usuario
oportunamente.
La cooperativa debe enviar por correo electrónico a la dirección
[email protected] los datos de la cooperativa tales como: Nit, Razón
social, Sigla, Dirección, Ciudad, Teléfono, Correos electrónicos, Representante
Legal (identificación y nombre), Revisor Fiscal (identificación y nombre). Con esta
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
información Fogacoop genera la “Palabra Clave” y la envía a los correos
electrónicos reportados.
Correo electrónico de la
entidad Cooperativa
Salva los cambios
5.2.1.2 Parámetros
Esta ventana tiene dos funciones primordiales, una es informar sobre los
elementos del entorno sobre el cual trabaja el sistema y la segunda brinda la
posibilidad de modificarlos de acuerdo con sus necesidades.
La ventana siguiente permite configurar tres partes básicas:
E-Mail de FOGACOOP, ([email protected]) e indica a qué correo
deben enviar los archivos generados por el sistema, al Fondo.
se
Definición de los directorios, este módulo es muy importante para el buen
funcionamiento del sistema ya que en él se especifica la ubicación de los
archivos que se utilizan.
Se presentan tres acciones con sus respectivas direcciones:
La primera acción corresponde a “Generar Excel” y nos indica en qué
directorio van a ser depositados los archivos Excel generados por el
sistema, tales como Balance y Formatos.
La segunda acción corresponde a “Enviar a FOGACOOP” y nos indica por
defecto el directorio donde el sistema va a depositar o guardar los archivos
para reportarlos a la dirección de correo E-Mail especificada previamente.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
La tercera corresponde a “Generar y Validar” y nos indica el directorio en
donde el sistema guardará el resultado de las validaciones realizadas a los
archivos procesados.
La tercera parte de esta ventana le informa los prefijos y el cuerpo del nombre
con los que el sistema generará los archivos procesados en él. Por ejemplo.
Los archivos de Balance al ser generados por el sistema aparecerán con el
prefijo BALA y el cuerpo estará constituido con la fecha de corte del mismo
balance.
Estos prefijos son modificables y quedan de libre asignación por parte del
usuario.
Correo electrónico
Acciones
Haga click para
ubicar el directorio
Estructura de los
nombres archivos
Prefijos
Si se ha realizado un cambio
dentro de esta pantalla se
activará y aceptara los
cambios realizados.
Presenta el ejemplo de
nombres con su prefijo
respectivo
Sale de la ventana
5.2.1.3 Fogacoop
Este ítem contiene cuatro opciones de consulta a las bases de datos que utiliza el
sistema.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.1.3.1 Plan Único de Cuentas
Se podrá consultar el plan de cuentas que le corresponde de acuerdo al tipo de
entidad asignado.
Se presenta el código de
la moneda, ver 5.2.1.3.2
Determina si la cuenta
suma o resta
Determina la vigencia
de la cuenta.
5.2.1.3.2 Monedas
Se podrá consultar los tipos de monedas autorizados para la presentación de
estados financieros y formatos.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.1.3.3 Tipo Informe
El tipo de informe agrupa la información a reportar por parte de las cooperativas
teniendo en cuenta una periodicidad. Ejemplo de esta agrupación puede ser
mensual, trimestral, semestral, anual, etc.
5.2.1.3.4 Consultar Que Reportar
Esta ventana permite consultar los formatos que se deben reportar, según el tipo
de informe (numeral 5.2.1.3.3). A continuación se puede apreciar para el tipo de
informe 0 (Informe Trimestral) el Fondo permite reportar los formatos de brecha de
liquidez, posición neta cliente, evaluación de las inversiones y captaciones.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Fecha desde donde inicia la
vigencia del formato
Nombre del formato
Código del tipo de
informe al cual está
asociado. Ver
5.2.1.3.3.
Moneda en la
cual está
expresada la
cuenta
Fecha hasta cuando tiene
vigencia el formato.
5.2.1.4 USUARIOS
Este ítem tiene dos opciones básicas para el control de acceso al sistema, como lo
muestra la gráfica siguiente.
5.2.1.4.1 Adicionar
Esta opción permite crear un nuevo usuario en el sistema. Por defecto trae un
usuario permanente e imborrable denominado “ADMIN”. Bajo este usuario se
crearan nuevos usuarios que puedan realizar diferentes tareas.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Código interno de
identificación
Clave secreta
Salir de la
ventana
Crea un
registro en
blanco
Borra el
registro
actual
Acepta los
cambio
Este
grupo
de
botones
permite
consultar
los
diferentes usuarios
del sistema.
Actualiza los
datos en pantalla
5.2.1.4.2 Cambio de Password
Esta opción le permite cambiar la clave secreta de un usuario existente en el
sistema, reforzando así el nivel de seguridad. Se sugiere cambiarla
periódicamente.
Código de usuario.
Clave actual
Nueva clave
Confirma la
nueva clave
Salva los
cambios
Cierra la ventana
5.2.1.5 Salir
Esta última opción permite salir del sistema
5.2.2 IMPORTAR
La opción importar le permitirá cargar al sistema, los balances y los formatos a
través de archivos planos. Estos pueden venir separados por comas o cualquier
otro caracter o que posean registros de longitud fija.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Aquí seleccionará el
archivo que va cargar.
Aquí configura la forma en
que el archivo será cargado.
5.2.2.1 Archivos Planos
Este ítem le presentará una pantalla que le ayudará a ubicar el archivo que va a
ser cargado.
Aquí selecciona si carga
Balances o Formatos.
Haga click si va a importar el
balance del fideicomiso
Presenta la ventana
una búsqueda para
ubicar el archivo.
Presenta el
registro leído
Sale de la
ventana
Presenta la
cantidad de
registros
cargados
Ver numeral 5.2.2.2
Inicia el proceso de cargue
5.2.2.2 Configurar Archivos
Para cargar archivos con separadores.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Selecciona si configura el
archivo de balances o de
formatos
Haga clic en la
opción “Separador”
cuando el archivo a
cargar está definido
por separadores.
Se selecciona el tipo
de separador
Presenta cada uno
de los campos y el
orden en el cual
deben estar
contenidos en el
archivo plano.
Sale de la
ventana
Si en el archivo plano no está contenida una columna
(por ejemplo la Moneda) se debe señalar en la casilla
“No Aplica” y el sistema asumirá el valor
consignado en la casilla “Valor por Defecto”.
Sí el archivo es de longitud fija...
Se selecciona la línea en la
cual comienzan los datos
Se especifica la
longitud total del
registro que se
cargan al sistema
Nombre del
campo
Descripción
del registro
Contiene el valor por defecto, que
deberá asumir la columna que no
está contenida en el archivo plano.
La posición en la cual
comienza el campo
La cantidad de caracteres
que tiene el campo
Sí se marca, informa al sistema
que esta columna no está
contenida en el archivo a cargar.
Ver ejemplos en el numerales 6.2.2 y 7.5.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.3 BALANCE
Esta tercera opción del menú principal le permite alimentar en forma manual los
estados financieros de la cooperativa digitando la información. De igual manera,
esta opción permite recuperar los archivos cargados por la opción de
“IMPORTAR” o en general le permite recuperar la información del balance
grabado.
5.2.3.1 Captura Datos
5.2.3.1.1 De la Entidad
Correspondiente a la información de la cooperativa
Los saldos que contienen formulas aparecen
en verde oscuro y no son modificables. No
permite entrada de datos.
Digite los saldos de
las cuentas a 6
dígitos.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.3.1.1.1 Recuperar
Esta ventana le permitirá recuperar la información a cualquier fecha de corte que
se haya cargado anteriormente y no haya sido borrada.
Fecha de corte
Inicia el proceso de
cargue de la
información
Sale de la
ventana
Para consultar los datos de balance, haga click con el el botón “Aceptar” y para
salir oprima “Cerrar”.
5.2.3.1.2 Fideicomisos
Esta opción le permite ingresar el balance del fideicomiso que la entidad posea al
momento de reportar los estados financieros, si no se posee ningún fideicomiso,
esta información no se diligencia.
Número de cuenta
Se presenta el
contenido de la celda
La celda está
protegida, porque
contiene formulas
Crea un archivo Excel con
la información del balance
Ver 5.2.3.1.1.1
Salva la información
Sale de la ventana
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.3.2 Ver Ecuaciones
Esta opción permite consultar las diferentes validaciones que se realizan en un
formato o balance. La gráfica que a continuación se presenta permite consultar la
forma en que se realizan las validaciones
Presenta el contenido de la
celda
Tipo de informe
sobre el cual
aplica esta
ecuación.
Monedas sobre la cual
aplica la validación
Fórmula que realiza
la validación
Código de
la ecuación
Nombre de la
validación
Sale de la ventana
5.2.4 FORMATOS
La opción de “Formatos” del menú principal permite lo siguiente:
La Captura de datos en forma manual de los diferentes formatos que contienen
información adicional al balance. Dichos formatos se encuentran definidos en
la Circular Externa 0003 y Carta Circular 0003 de 2000 las cuales hacen
referencia a la información que sirve de base para digitar en el programa de
captura. Se aclara que la información definida en estas proformas, sólo se
deben remitir mediante el programa de captura del Sistema de Información de
Análisis
Financiero y Medición de Riesgos, programa que estamos
describiendo en este manual.
Al igual que en la opción de balance, se permite recuperar los archivos
cargados por la opción de “IMPORTAR” o en general le permite recuperar la
información de un formato ya grabado.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Consultar los distintos formatos y en distintas fechas de corte.
Consultar los parámetros que son la base de los datos que intervienen en el
proceso de la generación de los formatos.
5.2.4.1 Captura Datos
Al hacer click sobre esta opción, el sistema presenta previamente una ventana
que lo guiará a definir el tipo de formato que desea editar.
Selecciona el informe
Selecciona
la moneda
Fecha de corte
Despliega un
formato vacío.
El tipo de
formato que
se desea editar
Sale de la ventana
Ver
5.2.4.1.1 Captura Formato
5.2.4.1.1
Esta ventana permite la captura de datos del formato seleccionado, digitando la
información directamente sobre este ó a través de archivo plano previamente
cargado por el ítem de “Importar” del menú principal. (Ver numeral 5.2.2.1.). Para
ello se deben tener en cuenta Las normas impartidas para tal efecto por
Fogacoop.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Un formato es un ordenamiento lógico de los datos en un esquema matricial que
permite capturar y mostrar información contable, financiera y administrativa. Esto
sugiere una relación de cruce entre dos características de los datos.
El formato está conformado por los siguientes elementos:
Celda: intersección entre la columna y el renglón
Renglón: grupo de
celdas ordenadas
horizontalmente
Columna: grupo de celdas
ordenadas verticalmente
Unidad de Captura: es un Conjunto de
columnas y renglones que representan
segmentos al interior del formato
Columnas: Son todas aquellas relaciones verticales
correspondientes a saldos de cuentas, fechas, nombres, etc.
de
la
matriz
Renglones: Son todas las relaciones horizontales de la matriz, las cuales
definen las características de la información reportada.
Celdas: son las intersecciones entre filas y columnas las cuales permiten
capturar valores, fechas y texto.
Unidad de captura: es una agrupación lógica de renglones con un interés
común, las cuales identifican un bloque de información con características
especiales.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Muestra el contenido de la celda
Descripción
de la columna
Código del
renglón
Código de la
unidad de
captura para
ese formato
Celda que representa el
cruce en la columna “Tipo
de entidad” y “< 1 mes “
Descripción
del renglón
Opcionalmente
puede abrir una
hoja de trabajo
Prepara el envío de
información a Fogacoop
Salva los datos
contenidos en
el formato
Recupera datos previamente
cargados o grabados
Genera un archivo
Excel a partir de los
datos actuales
5.2.4.2 Consulta
Esta opción le permite consultar el diseño o estructura de los formatos o proformas
autorizados por el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas, Fogacoop.
Para el envío de información contable.
Aquí seleccionara cualquiera de los formatos que desee analizar solo haciendo
click en el renglón correspondiente.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Número de la circular por el cual
fue reglamentado el formato
Haga click para
seleccionar el formato
En esta ventana se distinguen dos partes importantes, una lista de los formatos y
la otra lo constituye un grupo de botones sobre los cuales ampliaremos su función
a continuación:
5.2.4.2.1 Columnas
Al oprimir el botón “Columnas”, se presentará en la parte inferior de la ventana el
listado de columnas que conforman el formato seleccionado.
Una columna es el conjunto de todas las relaciones verticales del formato. Pueden
existir una o varias columnas.
Así como lo muestra la gráfica siguiente.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
En el momento de digitar datos en los formatos o proformas (ver numeral 5.2.1),
se debe tener en cuenta los contenidos de las columnas, para lo cual en la
circular 0003 de agosto de 2000 se encuéntrala descripción y detalle de cada una
de ellas.
5.2.4.2.2 Unidad de Captura
El objeto de la unidad de captura es el de agrupar lógicamente renglones o filas de
la proforma con un interés común. El formato puede tener uno o varias unidades
de captura. La siguiente gráfica muestra la acción que se realiza al oprimir el botón
“Un. Captura”. Se presentan en la parte inferior de la ventana las secciones o
unidades de captura en las cuales está dividido el formato seleccionado.
Para este caso en particular, el formato presenta dos unidades de captura, que
son:
Ácido: esta unidad de captura permite tener una visión crítica de la actividad de
la cooperativa.
Proyectado: presenta una visión del futuro inmediato de la cooperativa.
5.2.4.2.3 Renglón
Los renglones o filas son el conjunto de todas las relaciones horizontales y su
cruce con las columnas dentro de una unidad de captura, define una información
única para el formato.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Al oprimir el botón “Renglón” se despliega en la parte inferior de la ventana, como
se ve en la gráfica siguiente, una consulta de todos los renglones que conforman
la unidad de captura 1, de la pro forma o formato seleccionado.
5.2.4.2.4 Ver
Al oprimir el botón “Ver” se despliega otra ventana con el formato completo,
mostrando así su apariencia o estructura, ver numeral 5.2.4.1.1.
5.2.4.2.5 Capturar
Al oprimir el botón “Capturar” el sistema despliega la ventana en la cual se
selecciona el formato para capturar datos. Ver numeral 5.2.4.1.
5.2.4.2.6 Cerrar
Sale de la ventana.
5.2.4.3 Parámetros
La tercera opción del submenú de “Formatos” permite básicamente la consulta de
los tipos de datos permitidos en algunas de las columnas de los formatos que se
editen. La gráfica muestra algunos de los tipos de datos o parámetros definidos
para los formatos.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.4.3.1 Cargos
Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de cargos
que deben ser reportados en los formatos de “Privilegiados” y “Parentesco Con
Privilegiados”. Define el cargo que desempeña un directivo dentro de la
cooperativa.
Sale de la ventana
5.2.4.3.2 Categorías
Esta opción despliega una ventana donde se listan las diferentes calificaciones
que se le asignan a los créditos según su tipo de garantía y morosidad.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Sale de la ventana
5.2.4.3.3 Clases de Garantías
Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de
garantías con las cuales se respalda la cartera.
Sale de la ventana
5.2.4.3.4 Clasificación
Esta opción despliega una ventana donde se listan las diferentes clasificaciones
de la cartera de acuerdo con el destino final del crédito.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Sale de la ventana
5.2.4.3.5 Modalidad
Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de
modalidades con los que se pactan las inversiones.
Sale de la ventana
5.2.4.3.6 Parentesco
Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de
parentesco que deben incluirse en el formato de “Parentescos Con Privilegiados”.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Sale de la ventana
5.2.4.3.7 Tipo de Ahorro
Esta opción despliega una ventana donde se listan los tipos de ahorros o
inversión.
Sale de la ventana
5.2.4.3.8 Tipo de Identificación
Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de
identificación de los asociados.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Sale de la ventana
5.2.4.3.9 Tipos de Inversión
Esta opción despliega una ventana donde se listan los diferentes tipos de
inversiones autorizados para el sector.
Sale de la ventana
5.2.5 Reportar
Esta opción le permitirá la generación de los archivos para ser enviados a
Fogacoop, consultar los últimos archivos procesados y reportar el rastro o
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
auditoría realizados en una tarea determinada, para efectos de dar el soporte
técnico a los usuarios del sistema.
5.2.5.1. Generar Archivo
Al hacer Click sobre esta opción aparecerá la siguiente ventana.
Digita la fecha de corte
de la información que
va a enviar
Si marca, define que los formatos
a la fecha de corte sean incluidos
en el mismo envío.
Haga Click, para adicionar
el balance de la entidad
Inicia el proceso de generación
y validaciones de los archivos
procesados
Haga Click, para adicionar
el balance del fideicomiso
Sale de la ventana
Una vez haga clic en el botón “Generar” se inicia el proceso de validación de la
información a reportar. Si el archivo presenta errores este no será generado y
deberá realizar las modificaciones pertinentes. El archivo de errores lo encontrará
en el directorio “Reportes”.
Los archivos que genera el sistema son .ZIP TiddMMaaaa.zip conteniendo los
datos donde, “Ti” corresponde al Tipo de Informe seguido de la fecha de corte y
VALIddMMaaaa.xls conteniendo el resultado de la validación.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.5.2 Archivo Generados
Esta opción le permitirá consultar un listado de los archivos que se han generado
por el proceso anterior. Ver 5.6.1.
5.2.5.3 Rastros
Esta opción le permitirá generar un archivo de rastro alimentado por un módulo
auditor inmerso en el sistema.
Este procedimiento ayudará a encontrar soluciones a los posibles problemas de
manejo que puedan suceder.
Código interno
del usuario
Fecha de inicio para el análisis
Fecha final para el análisis
Sale de la ventana
Inicia el proceso
5.2.6 MANTENIMIENTO
Esta opción le permitirá realizar el mantenimiento al sistema y otras operaciones
de seguridad.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
5.2.6.1 Compactar
Al realizar click sobre esta opción se inicia un proceso de compactación de la base
de datos. En otras palabras, reduce el tamaño de la base de datos y por
consiguiente libera espacio en el disco duro. De igual manera y a través de esta
opción se podrá reparar la base de datos si fuere necesario.
Seleccione la operación
Haga click para
buscar la ruta y el
nuevo nombre de
la base de datos
Aquí podrá definir el nombre
y la ruta de la base de datos
Inicia el proceso
seleccionado
anteriormente
Sale de la ventana
5.2.6.2 Copia de Seguridad
Al realizar click sobre esta opción se inicia un proceso para crear una copia de
respaldo de la base de datos. Es recomendable realizar este procedimiento
periódicamente para tener actualizada esta copia.
Es importante recordar que si se presentan problemas con el computador donde
está instalado el sistema, se podrán recuperar los datos hasta la fecha de la última
copia de seguridad que se llevó a cabo.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Hacer click para examinar el
nombre y ruta del archivo de
respaldo
Sale de la ventana
Ubicación de la copia con
un nombre nemotécnico
preferiblemente
Inicia el respaldo
Para más detalles ver el Capítulo 9.
5.2.6.3 Borrar Datos
Esta opción permite borrar los datos. Antes de utilizarla se recomienda realizar
una copia de seguridad, al igual que cerciorarse de los archivos que se desean
borrar, no correspondan a la información que se está utilizando.
Puede seleccionar alternadamente el tipo de
archivos que desea borrar
Establezca el
rango de fechas
para el borrado
Inicia el
proceso de
borrado
Se puede
seleccionar
uno u ambos
Sale de la ventana
Es recomendable que después de realizar este procedimiento se compacte la
base de datos (Ver numeral 5.2.6.1).
5.2.6.4 Cambio de Ruta
Esta ventana tiene una doble función, informa la versión que tiene instalada de la
base de datos y permite modificar la ubicación de la base de datos.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Versión de la base de datos
Digite la nueva ruta donde se
encuentra la base de datos.
Haga click para la
ruta de la nueva
base de datos
Sale de la ventana
Acepta el cambio
5.2.6.5 Actualizar Base de Datos
Esta opción le permitirá actualizar la información almacenada en la base de datos
con el archivo enviado por Fogacoop en el evento que El Fondo realice una
modificación sobre la base de datos.
Digite la nueva ruta
donde se encuentra la
base de datos.
Inicia el proceso
de actualización
Sale de la
ventana
Haga click para ubicar el
archivo comprimido .Zip de
actualización enviado por
Fogacoop
5.2.6.6 Actualizar Identificación
Esta opción deberá ser utilizada solamente cuando existan inconsistencias en los
datos de identificación de la cooperativa. Se lleva a cabo con ayuda de un archivo
enviado por Fogacoop.
Una vez recibido el archivo enviado por FOGACOOP para la actualización del tipo
de entidad, código de entidad y otros, digite el nombre y la ruta del archivo de
actualización.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga click para ubicar el archivo
enviado por Fogacoop
Sale de la ventana
Digite la nueva ruta
donde se encuentra la
base de datos.
Inicia la actualización de los datos
Para actualizar los datos haga click en el botón “Iniciar”. Para cancelar y salir de la
pantalla oprima el botón “Cerrar”.
5.2.6.7 Configuración
Esta opción le permitirá consultar la configuración actual del sistema. Sí encuentra
alguna divergencia con lo recomendado en el numeral 3.2 y en el Capítulo 4, Otros
Requerimientos, debe seguir los pasos propuestos en este último.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
6
CONFIGURACIÓN Y
OPERACIÓN
Indice
6.1 CONFIGURACION
Para una exitosa configuración del sistema se deben realizar dos cosas, el ingreso
de los datos que identifican a la cooperativa (numeral 5.2.1.1) y la definición de los
directorios donde se deposita la información (numeral 5.2.1.2).
6.1.1 Identificación de la Cooperativa
Es importe recordar que estos datos corresponden a la identificación única de la
Cooperativa, dentro del Módulo de Captura y el sistema en general.
La información contenida en la ventana de “Información de la Cooperativa” debe
permanecer constante y estática. Para el envío de los datos a Fogacoop, no debe
ser modificada, ya que si esto sucede el Fondo rechazará la información remitida.
Una vez digitados los datos solicitados en esta pantalla haga click sobre el rótulo
que se encuentra en la parte superior con el nombre de “Comunicación” y llene
los campos requeridos en ella. A continuación realice un click sobre el botón
“Actualizar”.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Para salvar los
cambios haga
click aquí
Para cancelar los
cambios, haga
click aquí
Enseguida el sistema le realizará algunas preguntas de verificación sobre la
información que acaba de ingresar. Por favor léalas y responda de acuerdo con lo
ingresado.
Recuerde que para modificar los datos de “Identificación” debe volver a realizar el
procedimiento de instalación o si ya tiene datos almacenados comuníquese con
Fogacoop para que se le envíe el archivo de los datos de la cooperativa.
Posteriormente lleve a cabo el proceso descrito en el numeral 5.2.6.6.
6.1.2 Definición de los Parámetros
Esta definición es muy importante para el sistema, porque le comunica en qué
lugar se encuentra la información, donde genera los archivos planos y en Excel.
Igualmente informa en dónde ubica el archivo de las validaciones.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Dirección de Fogacoop para el
envío de balances y formatos.
Hacer click para ubicar
correctamente el directorio
Si ocurre una cambio en la
información, haciendo click
aceptará las modificaciones
Sale de la ventana
Al hacer click en el ícono(
) se despliega una pantalla que le ayudará a
ubicar correctamente el directorio.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
El directorio del sistema
Hacer click en el
subdirectorio reportes
y seleccionar cualquier
archivo que este en ese
directorio.
Acepta la
dirección
Luego de aceptar la dirección aparecerá el contenido del directorio.
Por último se presiona el botón de “Modificar“ en la pantalla de parámetros para
que la aplicación registre la nueva información en el sistema. Le aparecerá un
mensaje confirmando el cambio y al cual debe contestar “Aceptar”. Para salir a la
pantalla anterior, oprima el botón cerrar.
6.2. Cómo Ingresar Datos al Balance
6.2.1 Por Captura
Si el ingreso de los datos de balance lo hace en forma manual simplemente
ubique la cuenta PUC y digite el saldo correspondiente en la columna “Saldo”. Es
importante aclarar que se transcriben solo las cuentas a seis dígitos porque el
formato automáticamente realiza la sumatoria a las cuentas mayores, si se poseen
subcuentas a seis dígitos. Si no existen cuentas a seis dígitos, se deben digitar la
cuentas a cuatro dígitos.
Estas celdas formuladas se identifican porque aparecen en verde oscuro y están
protegidas contra escritura. Ver numeral 4.2.3.1.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Celda disponible para el
ingreso de información
Salva los datos
digitados
Ver siguiente numeral
Puede generar un archivo tipo
Excel para guardar la
información almacenada en el
sistema
Salir de la ventana
6.2.2 Por Archivo plano
Ingrese por la opción “Importar” del menú principal, luego seleccione “Archivos
Planos” y por último haga click en la carpeta “Balance”. Ver numeral 5.2.2.1
Si tiene a disposición un archivo plano debe realizar un paso anterior a la
presentación del balance.
Ejemplos de archivos planos
Separado por comas
Longitud Fija
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Verificar la fecha de corte
Se le informa al
sistema como
viene configurado
el archivo plano.
Ver numeral
4.2.2.2
Haga click, si la información a
importar corresponde al
balance del fideicomiso
Define la ruta y el nombre
del archivo plano
Inicia el proceso
Sale de la ventana
Antes de iniciar el proceso, confirme la configuración del archivo plano que va a
ser cargado; después de esto oprima el botón de “Inicio”. Para mayor información
ver numeral 5.2.2.2
Haga click aquí para
informar al sistema
la forma cómo debe
ser leído el archivo
plano.
Si el archivo plano
tiene algún separador,
defínalo aquí.
El sistema le informa
cómo debe estar la
información dentro
del archivo plano.
Después de iniciado el proceso de cargue, el sistema presentará los registros que
están siendo leídos en la sección “Información Leída”, luego al terminar presenta
una estadística de los registros cargados y rechazados.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Conteo de registros
cargados y rechazados
A este mensaje se le contesta “Aceptar” y posteriormente “Cerrar” para salir de la
ventana.
En este momento ingrese por la opción “Balance”, “Captura Datos”, luego oprima
el botón “Recuperar”.
Verifique que la
fecha corresponda al
archivo cargado
anteriormente en el
proceso de importar
Enseguida aparece un mensaje, como se ve en la gráfica anterior, que le solicita la
fecha de corte de la información que va a cargar. Importante que la fecha
corresponda con la información cargada anteriormente. Luego de verificar, oprima
el botón “Aceptar”.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
El sistema le confirmará el cargue de los registros a través de un mensaje, como
se presenta en la gráfica anterior, al cual se escoge “Aceptar”. Verifique los datos
cargados. Si le faltan puede ingresarlos manualmente o generar nuevamente el
archivo y volver a cargar los datos.
El proceso genera dos archivos que le ayudarán en el proceso de identificación de
los rechazos realizados por el sistema en el momento del cargue. Un archivo
plano donde se identifican las cuentas rechazadas con un valor diferente a cero
(0).
En el archivo de errores se pueden identificar las cuentas que no fueron cargadas
y en el archivo Excel se encontrará la razón del rechazo.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Datos generales sobre
los datos cargados
6.3 Como Ingresar Datos a los Formatos
6.3.1 Por Captura
Para ingresar datos a los Formatos se debe seleccionar del menú principal la
opción “Formatos”, “Capturar Datos”.
Se selecciona el informe
Fecha de corte de
la información
La moneda legal aplica
para todos los formatos
Sale de la ventana
Presenta el número de
registros almacenados
Presenta el formato
seleccionado
Al hacer click sobre el botón “Nro. Registros Almacenados”, se presenta la
siguiente ventana.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Realiza la consulta
Digite la fecha
de corte que
desea consultar
Se presenta el resultado
de la consulta a la fecha
solicitada
En el cuadro siguiente podemos seleccionar cualquiera de los formatos de informe
trimestral haciendo click en el extremo derecho de los campos.
Haga click para desplegar
la lista de formatos
Después de hacer click en el botón “Capturar Formato” aparece esta ventana en la
cual puede capturar manualmente los datos solicitados, los puede transcribir
directamente sobre la hoja.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
En las normas impartidas por FOGACOOP, la Circular 0003 de agosto de 2000,
encontrará mayor información sobre el contenido de las columnas de los formatos
exigidos.
Presenta el contenido de la
celda donde esté el cursor.
Celdas disponibles
para recibir datos
Identificación
del renglón
6.3.2 Por Archivo Plano
Si posee un archivo plano con la información del formato y previamente realizó el
cargue, solamente deberá oprimir el botón de “Recuperar”, que aparece en la
parte inferior de esta ventana. Enseguida aparecerá un mensaje que le pedirá la
fecha de corte. Es muy importante que esta fecha coincida con la del archivo
plano.
Inicia el proceso de
cargue del formato
La fecha debe
coincidir con la
fecha cargada
anteriormente.
Luego aparecerá la información en el formato de la siguiente manera:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Unidad de
Captura
Salva los
datos
Recupera datos importados.
ver numeral 5.3.2
Valida y genera el archivo de datos
para ser enviado a Fogacoop
Genera archivo de Excel
con los datos capturados
Si no se ha realizado previamente el cargue tendrá que utilizar la opción de
“Importar”, “Archivos Planos” y seleccionar la carpeta “Formatos” (ver numeral
5.2.2.2); inmediatamente aparecerá una ventana como la siguiente:
Verificar fecha de corte
Defina la ruta y
el nombre del
archivo plano.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Es muy importante la fecha de corte con la cual va a cargar los datos desde el
archivo plano, porque esta será la fecha con la cual el sistema desplegará los
datos en captura de formatos.
Igualmente es necesario verificar la configuración del archivo plano que se va a
cargar. Esto lo puede hacer oprimiendo el botón “Ver Configuración que se
encuentra en la parte inferior izquierda de la gráfica anterior. A continuación se
presenta la ventana con la información del archivo plano. Ver numeral 5.2.2.2.
Haga click aquí para
informar al sistema
la forma en la cual
debe ser leído el
archivo plano.
Si el archivo plano
tiene algún separador,
defínalo aquí.
El sistema le informa
cómo debe estar la
información dentro del
archivo plano.
Esta ventana permitirá que los datos sean correctamente leídos por el sistema, por
lo que se debe tener en cuenta lo siguiente:
Debe definir si el archivo plano está separado por algún caracter o es de ancho
fijo.
Si está separado por algún caracter diferente a los especificados en la pantalla,
debe definírsele.
Si el archivo tiene encabezados, debe informarle al sistema en qué línea debe
empezar a cargar, desechando los encabezados.
El formato corresponde al código del formato que se desea cargar. Ver
numeral 5.2.4.2.
Columna, corresponde al código de la columna.
Unidad de Captura, corresponde al código de la unidad de captura. Ver
numeral 5.2.4.2.2.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Renglón, corresponde al código del renglón dentro de la unidad de captura. Ver
5.2.4.2.3.
Saldo, corresponde al valor del renglón en la unidad de captura y la columna
en el informe seleccionado.
6.3.3 Cómo reportar formatos a Fogacoop
Después de cargado el formato con información, (numerales 6.3.1 y 6.3.2) se
presiona el botón “Arch. FOGACOOP”, el cual está ubicado en la parte inferior de
la ventana de captura de formatos.
Haga click para generar los
archivos de formatos que se
enviarán a Fogacoop.
Inmediatamente aparece una ventana donde se puede escoger los formatos que
se van a incluir en el archivo de transmisión de formatos.
Después de seleccionar los
formatos. Haga click para
continuar el proceso de envío
de formatos
Haga click para informar al
sistema que el formato
correspondiente se va a incluir
en el envío. Si está marcado haga
click para informarle al sistema
que este formato no será incluido
en el envío.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Al terminar el proceso de generación de formatos, el sistema despliega un
mensaje que informa la ubicación y el nombre del archivo Excel sobre el cual se
agruparon los formatos.
A este mensaje se le contesta presionando la tecla enter o haciendo click sobre el
botón “Aceptar”. A continuación presenta otro mensaje que informa la ubicación
del archivo para enviar a Fogacoop y el archivo de inconsistencias. Si se
presentan errores en los archivos a reportar, el programa no genera el archivo
encriptado y compacto a enviar, siendo esto que genera el archivo
correspondiente a las inconsistencias o errores encontrados.
A este mensaje se le contesta igual que al anterior. Posteriormente presenta la el
mensaje de finalización del proceso.
Haga click
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
6.4 ACTUALIZACIONES
Esta labor de actualización aplica únicamente a base de datos e identificación. Su
carácter es esporádico y deberá realizarse inmediatamente después de recibir el
archivo enviado por Fogacoop.
Respecto a la actualización del programa, el Fondo enviará la modificación
respectiva por internet, con sus instrucciones para actualizar dicho software.
6.4.1 Actualizar Bases de Datos
Este proceso de actualización se produce por cambios en la normatividad y
comienza con el envío del archivo por parte de Fogacoop. Una vez lo copia en el
microcomputador se debe recordar el directorio donde se depositó.
Al hacer click en esta opción se presenta la siguiente pantalla.
Buscar el archivo enviado por Fogacoop
Inicia la actualización
Dirección del archivo
de actualización
6.4.2 Actualizar Identificación
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
La actualización se produce por inconsistencias en los datos de identificación
(numeral 5.2.6.6). Es otro proceso esporádico y el archivo también es elaborado y
enviado por Fogacoop.
Buscar el archivo
Inicia el proceso
Al terminar la actualización se presenta un mensaje confirmándola y se le contesta
“Aceptar”.
El programa finalizará automáticamente.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
7
FACILIDADES DEL
SISTEMA
Indice
7.1 Adicionar renglones a los formatos
Haga Click para adicionar renglones
al formato que ha seleccionado.
Estos se adicionaran al final la hoja.
En esta pantalla encontramos el botón “Adicionar”, el cual permite adicionar
registros como hojas para el ingreso de información. También digitando la tecla
función F5.
La función de este botón es especialmente útil en formatos de muchos renglones.
Le permite crear una “Hoja 2” para seguir digitando información después que en la
“Hoja Principal” estén llenos sus 16.000 renglones. Puede abrir hasta 10 hojas
adicionales
7.2 Hoja de Trabajo
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Es una herramienta útil para realizar o calcular datos antes de pasarlos a la “Hoja
Principal”. Este traslado de la información se puede realizar de dos maneras: la
primera, digitando en la “Hoja Principal” el valor resultante; la segunda creando un
enlace con la “Hoja de Trabajo”, como se observa en la siguiente gráfica:
7.3 Visualización de Balance y Formato
Para ampliar el tamaño de las letras dentro del formato se utiliza la combinación
de teclas Control y [*] (signo asterisco) y las letras progresivamente van
aumentando el tamaño.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Para reducir el tamaño de la letra y permitir mayor información presentada en el
formato se utiliza la combinación de teclas Control y [/] (signo slash) y las letras
progresivamente van disminuyendo el tamaño.
7.4 Ayudas en línea
Esta ayuda en línea le permitirá recibir información de datos validados sobre
algunas de las columnas del formato. Al hacer click derecho sobre la celda
deseada se presentará una lista de los posibles valores que ella puede recibir; se
selecciona uno de estos haciendo click sobre él y automáticamente el valor
escogido pasará a la celda activa, desapareciendo la lista.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga click derecho para
obtener ayuda sobre los
valores que la celda puede
recibir.
Esta ayuda está disponible para las siguientes columnas en los diferentes
formatos:
Tipo Identificación
Tipo de inversión
Tipo de Ahorro
Modalidad
Clasificación
Categoría
Clase de garantía
Cargo
Parentesco
Meses Cuotas Extraordinarias
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Seleccione los meses en los
cuales se van a realizar las
cuotas extraordinarias.
7.5 Características de los Archivos planos
Los archivos planos que el sistema acepta pueden ser separados por algún
caracter o de longitud fija como se presentaron en el numeral 6.2.2 y deben tener
la siguiente estructura:
Para importar datos al balance el archivo, como mínimo, debe contener las
columnas Cuenta y Valor, la Moneda la puede asumir el sistema.
Ejemplo del archivo plano para el balance
Para importar datos a los formatos, el archivo debe contener las siguientes
columnas y en el siguiente orden:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Código del formato
Columna
Unidad de Captura
Renglón
Valor
Este es un ejemplo del archivo plano para el formato 5 “CR_6 INFORME
INDIVIDUAL DE CARTERA”.
Esta línea no es requerida.
Solo explica el orden en el
cual deben ser reportados
los registros.
Este rango corresponde a un
renglón de información
Es importante destacar la forma en
la cual se deben reportar los meses
de las cuotas extraordinarias. Para
este caso los meses son junio,
marzo, diciembre.
7.6 Cargar datos del mismo formato en la misma fecha
Esta nueva opción permite cargar archivos planos extensos en dos o más fases y
se deben tenerse en cuenta los siguientes pasos:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Preparar los archivos planos
Realizar el primer proceso de importación
Si desea puede depurar este segmento de datos antes de importar el segundo.
Iniciar el proceso para importar el segundo segmento de datos. Aquí el
programa le hace una serie de preguntas a las cuales le debe contestar como
se presenta a continuación:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga Click
Luego se presenta otro mensaje, en el cual le informamos al sistema que no
queremos reemplazar la información.
Haga Click
Se inicia el proceso de cargue de la información adicional.
El paso siguiente es realizar las correcciones que a los rechazos presentados al
importar y validar que se realizó correctamente.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Registros cargados en el
primer paquete de datos.
Registros de segundo
paquete de datos
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
8 ACTUALIZACIONES
Indice
Para realizar correctamente la actualización se deben seguir los siguientes pasos:
Bajar las actualizaciones de la página de Fogacoop (www.fogacoop.gov.co)
Extractar la nueva versión del programa
Ejecutar nuevamente la aplicación SIAF
Llevar a cabo la actualización de la base de datos
En este paso se requiere que la cooperativa ingrese a Internet; busque la dirección
de Fogacoop (www.fogacoop.gov.co); ubique la opción de “Servicios” en el menú
“Trámites y Servicios”.
Opción “Trámites y Servicios”
Haga clic
Haga clic en la opción “SIAF” en el menú del lado izquierda.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
“Servicios”
Haga clic sobre la opción “Programas y Actualizaciones del SIAF ” en la parte
inferior de la página.
Haga clic
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga clic en “Actualización” de la base de datos parcial.
Haga clic
Para llevar a cabo la actualización del Programa o de la Base de datos Parcial, se
recomienda verificar la fecha.
La actualización parcial de la base de datos se recomienda bajar cuando existen
datos en el sistema y lo único que se desea es actualizar.
La actualización total se recomienda en los casos en los cuales la base de datos
se ha degradado o dañado irremediablemente y lo que se desea es volver a
cargar los datos al sistema, inclusive los datos de configuración de la base.
También se han publicado actualizaciones del manual del usuario y ejemplos de
los archivos planos para los formatos que le servirán de guía para la construcción
de la información que se desea importar al sistema.
Al hacer un clic sobre cualquiera de los enlaces que se presentan en la imagen
anterior, presentará una ventana que de descargue así:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga click para
continuar con el
descargue en el
disco
Al “Aceptar” presenta una ventana donde se puede ubicar el archivo en el disco.
Al “Guardar” presenta una ventana donde muestra el proceso de descargue.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Una vez se ha definido el proceso a realizar y se han descargado los archivos
correspondientes, pasamos a realizar la actualización. Ubicamos por “Explorador
de Windows” los archivos en el disco.
El Primer paso es realizar la actualización del programa, Este procedimiento
descomprime el ejecutable actualizado. Haga doble clic
sobre
“Ce3_2000_Programa_SIAF_Actualización.exe”, se presentará la siguiente
ventana.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga click para ubicar el
directorio destino dentro
del disco duro
Se presenta esta ventana, Ubique “C:\archivos de programas\Siaf”
Verifique que la
carpeta quede abierta
Haga click para continuar
Al “Aceptar” devuelve la ruta destino en la cual depositará el programa
actualizado. Luego lo devolverá a la ventana anterior donde debe aparecer la
nueva ruta y luego hacer clic sobre el botón “Unzip”.
Aparecerá un mensaje informado que este procedimiento ha extractado un
archivo. Es de aclarar que se debe verificar que este proceso remplace la versión
anterior del programa.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga Click
Después de
descomprimir
el programa,
haga click aquí
para terminar
Ejecute normalmente el Sistema de Análisis Financiero SIAF, realice el paso
presentado en el numeral 4.2.6.5 y 5.4.1, referenciando el archivo
“Ce3_2000_Base_de_Datos_Parcial_Actualización.zip”
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
9
RESPALDO DE LA
INFORMACION
Indice
Para realizar un copia de seguridad de la Base de Datos, en el menú principal
encontrará una opción de “Mantenimiento”, al seleccionarla, aparece un submenú
que contiene una tarea llamada “Copia de Seguridad”, tal como aparece la
siguiente gráfica.
Haga Clic
Luego de hacer clic sobre la tarea, el sistema presenta una nueva ventana donde
se selecciona la ruta destino y el nombre de la copia de seguridad.
Dirección y archivo
origen de los datos
Dirección donde se
depositará la copia.
Procede con la
creación de la copia
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Luego de presionar “Aceptar”, se presenta este mensaje al cual se le responde
“Si”.
Al terminar presenta un mensaje que informa la culminación del la copia de
seguridad.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
10
MENSAJES DE
ERROR
Indice
En este capítulo encontrará una reseña de los mensajes de mensajes de error
más frecuentemente presentados en las cooperativas y su respectiva solución.
10.1 Durante la instalación
Durante el proceso de instalación del sistema pueden surgir estos mensajes:
A este mensaje se responde con el botón “Ignorar”. luego presenta otra ventana
como la siguiente a la cual le responderemos con “Sí“.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga clic
Otro de los mensajes en el proceso de instalación es el siguiente:
Haga click
A este también, le respondemos con el botón “Ignorar”.
Al finalizar la instalación se presenta un mensaje, que igual a los anteriores se le
responde “Ignorar”.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Haga click
Los anteriores mensajes se presentan porque el sistema operacional Windows
utiliza estos archivos para su funcionamiento, por lo tanto no los deja actualizar.
Es importante aclarar que, al ignorar estos mensajes no afecta el funcionamiento
del Módulo de Captura de Formatos Contables y Financieros.
En muy pocas ocasiones se surge durante la instalación un mensaje que hace
referencia al archivo “ssdw3b32.ocx” y durante la ejecución aplicación se presenta
así:
Este mensaje anuncia que los elementos con los cuales fue construido el sistema
no pudieron ser registrados en Windows. Para registrarlos requiere actualizar
cuatro archivos del sistema operacional. A continuación presentamos la lista con
sus versiones mínimas requeridas para permitir el registro de los elementos.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Nombre
Mfc42.dll
Msvcrt.dll
Oleaut32.dll
Olepro32.dll
Versión
6.00.8267.0
6.00.8267.0
2.30.4261
5.0.4261
10.1.1 Cómo identificar la versión
Utilizando el Explorador de Windows, ubique el archivo al cual desee verificarle la
versión; haga Clic derecho Sobre el nombre del archivo; se presentará un menú
en el cual se selecciona la opción “Propiedades”, luego se despliega una ventana
como la siguiente:
Versión actual
del archivo
Haga Clic derecho
Sí la versión es superior a la mínima no se debe remplazar el archivo.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
10.1.2 Cómo Actualizar los archivos .DLL
Para llevar a cabo la actualización de los archivos .DLL se deben seguir los
siguientes pasos:
Depositar los archivos en un lugar de fácil acceso por D.O.S.
Reiniciar el computador en modo D.O.S.
Haga Clic
Estando en modo D.O.S. digite y ejecute el siguiente comando:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Reinicie la máquina nuevamente e instale otra vez el sistema.
10.2 Mensajes durante la ejecución de la aplicación
Uno de los primeros mensajes que pueden aparecer es el siguiente:
Se soluciona al corregir la configuración regional de acuerdo con el Capítulo 4 de
este manual.
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
INFORMES DE
VALIDACION
11
Indice
En este capítulo encontrará
una descripción de los principales informes
generados por Sistema de Análisis Financiero, SIAF. Ver numeral 6.1.2.
11.1 Informe sobre el balance
Siaf genera un informe sobre el balance en momento de importar datos desde un
archivo plano. El nombre del archivo está construido de la siguiente manera:
BALAddmmaaaa.XLS
Prefijo que indica que la
información contenida es
del Balance
Fecha en la cual fue
cargada la información.
La extensión XLS, indica
que es un archivo Excel
En el informe encontrará, las validaciones sobre la coherencia entre la información
importada y las características de la base de datos que la recibe. Adicionalmente,
se controla el signo de los valores que están siendo cargados. En la gráfica
siguiente encontrará la forma en la cual se presentan las inconsistencias.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Descripción
del error
Ubicación de la fila que
presenta la inconsistencia en el
archivo plano de entrada
Ubicación de la fila
rechazada en el
archivo plano de
salida
11.2 Informe sobre los formatos
Al igual que el anterior el informe se genera en momento de importar datos desde
un archivo plano y el nombre del archivo mantiene la misma estructura del balance
y tiene como prefijo FORM.
En el proceso de importar los archivos planos, es recomendable revisar los
numerales 5.2.2.1, 6.3.2 y 7.5, para tener una visión de la estructura de los
mismos, esto reduce el número de rechazos el informe.
Es importante aclarar que no todos los mensajes presentados en el informe son
errores. Los valores vacíos o en cero en sistema los rechaza y no por ello es un
error. Por ejemplo no todas las personas tienen segundo apellido o no todos los
créditos tienen cuotas extraordinarias. Por lo anterior es normal tener valores cero
o vacíos.
Así se presenta el informe de formatos:
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Como se puede apreciar contiene los mismos elementos que el del balance.
11.3 Archivo de los rechazos
En todos los procesos de importar se genera un archivo que contiene una copia de
los registros que fueron rechazados, mantiene la forma del nombre pero su prefijo
es PLAN y la fecha en la cual fue cargada la información.
Como se dijo anteriormente el archivo contiene una copia de los registros que
fueron rechazados durante el proceso de importar, este sirve para validar los
rechazos presentados en los informes anteriormente presentados. A continuación
se puede observar la gráfica del archivo PLAN después del cargue de un balance.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
11.4 Informe de validación
El proceso de validación surge en el momento de generar los archivos a Fogacoop
tanto por la opción de “Reportar” (numeral 5.2.5) del menú principal o el Botón
“Generar” de la Página inicial, cómo por el botón “Arch. FOGACOOP” que se
presenta en la ventana de “Captura de Datos del Formato” (numeral 5.2.4.1.1,
6.3.1 y 6.3.3).
El nombre del archivo de validación tiene como prefijo VALI y la fecha en la cual
se realizó la validación. El informe consta de dos hojas “Validaciones” e “Inf
Detalle”. Estas validaciones verifican los datos en el contexto de la información del
formato y la ausencia de datos obligatorios dentro de un registro. Garantizando así
la integridad de la información
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
11.4.1 Validaciones
La hoja de “Validaciones” contiene los mensajes de inconsistencias presentados
en los formatos y en el balance.
Inconsistencias
presentadas en
los formatos
Inconsistencias
presentadas en el balance
11.4.2 Informe Detalle
Esta hoja presenta detalladamente todas las validaciones que el sistema aplica
sobre los datos del balance y los valores que involucrados. Esta combinación
permite realizar un análisis rápido de las inconsistencias presentadas.
Este informe utiliza un código de colores que ayudan a identificar la gravedad de
las inconsistencias y se definen así:
Rojo: aplica para errores plenamente identificados.
Azul: aplica para inconsistencias que no afectan el resultado final, pero, deberían
corregirse.
Negro: la información esta correcta.
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]
Nombre de la validación
El color rojo indica
que esta descuadrado
Fórmula aplicada
a los datos
Valores que intervienen
en la formula
El color Negro indica
que está correcto
Indice
Carrera 13 No. 32 – 93 Int. 3 - Parque Residencial Baviera - Código Postal: 110311 - Bogotá D.C. – Colombia
Teléfonos: 3202727– Línea gratuita: 018000-919723 - Fax: 3202720
Página Web: www.fogacoop.gov.co - e-mail: [email protected]