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Asignatura: Gestión de la información
Trabajo de
investigación:
BPMS
Integrantes:
AREVALO VERGARA GINO ANDRE
20090067
BARBACHAN CALLIRGO OLENKA ALEXANDRA
20101356
CORDOVA DELGADO DIANA JAEL
20102308
RUIZ CALVO ANTHONY KIN
20102695
¿Qué es un BPMS?
 “Business process management suite”
 “Una nueva categoría de software empresarial que
permite a las empresas modelizar, implementar y
ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es
decir, Procesos- de cualquier naturaleza, sea dentro de
un departamento o permeando la entidad en su
conjunto, con extensiones para incluir los clientes,
proveedores y otros agentes como participantes en las
tareas de los procesos.”(AuraPortal)
Áreas aplicables
 Control de calidad
 Compras
 Facturación
 Ventas
 Recursos humanos
 Otros
Funciones de un BPMS
 Asignar actividades: de forma automática y según cualquier criterio,
o según cargas de trabajo.
 Recordar actividades: las cuales son parte de una cola de WorkFlow.
 Permite modificar los procesos on-line: permite modificar cualquier
instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla
y sin necesidad de meter mano informáticamente. Además, a través
de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar
desde cualquier lugar.
 Permite supervisar los procesos: Proveer una vista “on-line” para
supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de
cada actividad, y del desempeño de las personas.
 Se integra fácilmente con otros sistemas (Por ejemplo: ERP)
 Otros
Beneficios de un BPMS
 Ahorra costos
 Incrementa la capacidad de análisis
 Mejora la eficiencia de la organización
 Permite la colaboración interna y externa
 Asegura el cumplimiento de políticas y estándares
 Mejoramiento continuo
 Eliminación de errores
Pasos para trabajar con un BPMS
 Considerando el uso de un BPMS trabajando con
AuraPortal:
 1° Construir el diagrama del modelo del proceso
 2° Definir los valores de los parámetros ( nombres,
roles,ejecutores,etc)
 3° Poner en ejecución el proceso
Antecedentes del BPMS:Workflow
 “El workflow es un software para la automatización de
los procedimientos, o los flujos de trabajo, en los cuales
actividades, documentos, información y datos, son
pasados de un participante a otro, y basados en reglas
de negocio.” (WFMC.org)
Evolución de los BPMS
 Los BPMS nos permiten gestionar procesos en los que interviene personas
(herederos de los workflow), capacidades de modelado, de proceso así como
otras tecnologías y funcionalidades orientadas a la gestión por procesos de
negocio ,su control y monitorización y una notación específica para modelar los
procesos y poder convertir estos modelos en aplicaciones de software
ejecutables.
 La plataforma workflow predecesoras de los actuales BPMS, gestionan una
secuencia de tareas ejecutadas en serie o en paralelo para dos o más
individuos y proveen de soluciones de automatización en procesos basados
principalmente en la gestión documental, controlando el flujo de un documento
de un punto a otro y conservando todos los estados por los que este ha pasado.
Evolución de los BPMS
Los BPMS además de las capacidades de modelado y workflow, permiten :l
 La ejecución y control de los procesos
 La integración con aplicativos interfaces humanas para la ejecución de el ciclo
de vida completo de los procesos.
 Permiten diseñar los procesos de negocios en un entorno gráfico
Diferencias entre Workflow y BMPS
 WorkFlow es el conjunto de actividades realizadas por dos o mas personas de
un equipo de trabajo, siguiendo unas reglas de negocio previamente
establecido con el fin de lograr un resultado exitoso.
BPM, coordina las interacciones, pero además de considerar a las personas,
considera información, máquinas y sistemas. BPM además de ayudar a la
automatización de procesos de negocio, incluye workflow, herramientas de
control y gestión para la eficacia estrategica del conjunto.
 Workflow realiza tareas secuenciales por lo que solo realiza una tarea ala vez
;en cambio, BPMS puede ser considerado como un conjunto de workflows ya
que realiza tareas inbdependientes por lo tanto puede hacer varias tareas en
simultaneo
 En el BPMS se puede realizar simulaciones de todo el proceso en workflow esto
no es posible
Gráfico de Workflow
Soluciones BPMS disponibles en el
mercado peruano
 Diversos proveedores mundiales, pero la mayoría de ellos sin presencia
física en el país.
 Softwares BPM diseñados para dar solución a sectores específicos.
PROVEEDOR
SOFTWARE
AURAPORTAL
AuraPortal Helium
PLAN BPM
Cibernos
BOC GROUP
Adonis 6.0.
Adonis Cloud
SOFTWARE AG
webMethods BPM Platform
INVENSYS SKELTA
Skelta BPM
TIBCO
TIBCO ActiveMatrix BPM 3.0.
IBM BlueWorks Live
IBM BPM Blueprint
IBM
IBM Business Process Manager
IBM Case Manager
IBM Business Monitor
IBM WebSphere Lombardi Edition
METASONIC
Metasonic Suite 5
Metasonic Touch
VITRIA
M3O BPMS
APPIAN
Apian BPM Suite
AUREA
Savvion BPM
Software en estudio
 Proveedor: AuraPortal
 Marca: Aura Portal Helium
 Características principales:
 Basado 100% en tecnología WEB.
 No requiere programación extra, listo para ejecutar.
 Simple, intuitiva y amigable al usuario.
 El costo e implementación del software requieren menos tiempo y personal.
 Estructura modular: resident modules y optional modules.
 Puede trabajarse simultáneamente con SharePoint de Microsoft.
 Multilenguaje y personalización.
 Movilidad, se pueden adaptar diferentes interfaces para tablets, smartphones y PC’s.
 Módulos:
 Internet/Extranet Module: plataforma de colaboración que permite un flujo de
trabajo independiente del proceso y la comunicación entre empleados,
colaboradores internos o externos.
 Document Management Module: permite el manejo, indexación y
recuperación de documentos y almacenarlos en el Database, Network Drives o
Hard Drives.
 Content Management: permite la generación y publicación de contenido
directo para el E-commerce. Creación de páginas web con carros de compra y
salidas de pago check-out.
Procesos principales
 Se identifican 5 procesos principales:
1. Modelación
2. Simulación
3. Ejecución
4. Monitoreo
5. Optimización
 Modelación: etapa en donde los procesos son diseñados y
construidos. Para ello se hace uso de la herramienta
AuraPortal Modeler.
 Simulación: puede ser estadística o real.
 La simulación estadística asigna valores ficticios que representan la carga
de trabajo en el proceso y se ejecuta ‘n’ veces para obtener valores
aproximados antes de la ejecución real del proceso
 La simulación real se lleva a cabo en escenarios del tipo ‘what-if’, utiliza
valores reales de trabajo para proveer un panorama más real de lo que
podría ocurrir en la ejecución del proceso.
 Ejecución: es la fase productiva del proceso. Los usuarios usan los procesos
en su trabajo diario. Se utiliza un Task Inbox que permite manejar los
procesos de manera fácil y eficiente.
 Monitoreo: los resultados obtenidos en la etapa de Ejecución son observados y
controlados usando herramientas de análisis. En esta fase se hacen uso de herramientas
incluidas en el AuroPortal como el Dashboard, el BAM (Business Activity Monitoring) y los
KPI’s.
 Optimización: etapa en la que se realizan las modificaciones pertinentes
en los procesos una vez que las áreas de mejora han sido identificadas en
la etapa de Monitoreo.
Costo, Clientes y Requisitos
 Costo: depende del alcance, la cantidad y los tipos de usuarios
(empleados, usuarios externos e invitados). Puede ser:
 Alquilado con pagos mensuales, bimestrales o trimestrales.
 Con instalación directa
 Por medio del Cloud Service.
 Para una empresa pequeña con 25 usuarios y sin módulos adicionales
AURAPORTAL cuesta 15,000 euros.
 Principales clientes: Walmart, General Motors, Toyota, Yamaha, PEMEX,
Carrefour, Arcerlormittal y Frito Lay.
 Requisitos para instalación: requiere un entorno Microsoft que contenga los
siguientes productos: .NET, Visio, SharePoint, ASP.NET, Exchange, SQL Server,
Visual Studio e Internet.
Para más informacion sobre manejo
del software
EJEMPLO DE AURAPORTAL POR PFSGRUPO:
•
https://www.youtube.com/watch?v=s7YymjaFpZg
•
https://www.youtube.com/watch?v=q-NBTbTMADk
•
https://www.youtube.com/watch?v=dK2j6vEoSSk
Caso de aplicación de un BPMS
 Para el presente trabajo se analizara la aplicación GEA-TOYOTA
desarrollada mediante la Suite BPM de AuraPortal la cual permite asegurar
el cumplimiento de obligaciones legales ambientales, utilizando los
recursos humanos estrictamente necesarios. Esta aplicación será
desarrollada para la compañía TOYOTA España.
La problemática
 Toyota España ha establecido entre la Red Oficial de Concesionarios la
implantación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 que ha sido adoptada
por un total de 65 concesionarios, lo que supone más del 80% del total de
concesionarios que Toyota cuenta en España, siendo su objetivo que el 100% de los
concesionarios esté certificado en un futuro próximo.
 El proyecto de certificación de la Red de concesionarios se inició con este objetivo y
una serie de premisas adicionales a cualquier sistema de gestión ambiental:
- Minimizar la carga de trabajo para los concesionarios.
- Disponer de datos consolidados que permitan identificar buenas prácticas y áreas de mejora.
- Garantizar la involucración de Toyota España junto a su Red de concesionarios.
La solución
 AUREN realizó la consultoría para la adecuación de los procesos
ambientales de los distintos concesionarios de la red de TOYOTA ESPAÑA y
el apoyo previo a la certificación. Así mismo, puso a disposición de TOYOTA
ESPAÑA la plataforma AuraPortal BPMS sobre la cual se modelaron y
automatizaron los procesos correspondientes a la norma ISO 140001 y otros
procesos propios de TOYOTA ESPAÑA, construyendo la solución GEATOYOTA.
 El Administrador de Medio Ambiente en Toyota España, recibió formación
sobre la aplicación esto ha permitido que los procesos se puedan
automatizar y la gestión de gran parte del sistema para toda la Red, sea
posible controlarla por parte de uno o dos personas desde las mismas
oficinas centrales de Toyota España.
La solución
 Tanto el personal corporativo de TOYOTA ESPAÑA como los distintos consultores y
auditores internos, responsables de medio ambiente de cada distribuidor y gerentes de
las distintas sociedades involucradas, tienen acceso al sistema, lo que les permite de
forma coordinada y homogeneizada participar en los procesos del sistema, así como
compartir la documentación almacenada en el gestor documental.
 El sistema se complementa con una extensa colección de informes que permiten el
análisis de indicadores de forma global para toda la red, integrado en la solución GEATOYOTA.
 El Director Asuntos Corporativos Toyota España, Karl Van Dijck, dice: “La implantación de
una herramienta informática como GEA-TOYOTA basada en AuraPortal BPMS ha
permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los mismos criterios entre los
distintos concesionarios ubicados por toda la geografía española”.