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Administración
Una perspectiva global
Harold Koontz
Heinz Weihrich
12a. Edición
El proceso básico de control
• El proceso básico de control implica tres pasos:
– Establecimiento de normas
• Las normas son sencillamente criterios de desempeño
– Medición del desempeño
• La medición del desempeño con base en normas debe realizarse
idealmente con fundamento en la previsión
– Corrección de desviaciones
• Es el punto donde el control puede concebirse como parte del
sistema total de administración y ponerse en relación con las demás
funciones administrativas
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Tipos de normas de puntos críticos
–
–
–
–
–
–
–
–
Normas físicas
Normas de costos
Normas de capital
Normas de ingresos
Normas de programas
Normas intangibles
Metas como normas
Planes estratégicos como puntos de control para el control
estratégico
• Benchmarking
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Normas físicas
– Son medidas no
monetarias comunes en el
nivel operativo, en el cual
se usan materiales, se
emplea fuerza de trabajo,
se prestan servicios y se
producen bienes
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Normas de costos
– Son medidas monetarias
comunes, como las
normas físicas en el nivel
operativo
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Normas de capital
– Tienen que ver con el capital invertido en la empresa
más que con los costos de operación
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Normas de ingresos
– Son resultado de la atribución de valores monetarios
a las ventas
– Pueden incluir normas como ingresos, ventas
promedio
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Normas de programas
– A un administrador se le puede encomendar la
ejecución de:
– Un programa de presupuesto variable
– Un programa para el seguimiento formal del
desarrollo de nuevos productos
– Un programa para la elevación de la calidad de la
fuerza de ventas
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Normas intangibles
– Las normas no formuladas con medidas físicas y
monetarias son más difíciles de establecer
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Metas como normas
– Dada la actual tendencia de las empresas mejor
administradas a establecer toda una red de metas
verificables cualitativas o cuantitativas en todos los
niveles de la administración, las normas intangibles
se hallan en disminución
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Planes estratégicos como puntos de control para
el control estratégico
– El control estratégico comprende la vigilancia
sistemática de puntos de control estratégicos, así
como la modificación de la estrategia de una
organización con base en esta evaluación
Puntos críticos de control, normas y
evaluación comparativa
(benchmarking)
• Benchmarking
– El benchmarking es un método para el establecimiento
de metas y medidas de productividad con base en las
mejores prácticas de la industria
– Los tres tipos de benchmarking:
• Estratégico
• Operativo
• Administrativo
El control como sistema de
retroalimentación
• El control administrativo suele ser considerado como
un sistema de retroalimentación similar al que opera en
el termostato doméstico común
Información en tiempo real y control
• La información en tiempo real consiste en lo que
ocurre en el momento mismo
• En ciertas áreas es posible recopilar información en
tiempo real que permite medir el desempeño
Control con corrección anticipante
• Lo que los administradores necesitan para un
control eficaz es un sistema que les indique con
tiempo emprender acciones correctivas
– El control anticipante en los sistemas humanos
– Sistemas con control anticipante contra sistemas de
retroalimentación
– La corrección anticipante en la administración
– Requisitos del control con corrección anticipante
Control con corrección anticipante
• El control anticipante en los sistemas humanos
– Existen muchos ejemplos de control anticipante en
los sistemas humanos
• Un automovilista
• Un cazador
Control con corrección anticipante
• Sistemas con control anticipante contra sistemas de
retroalimentación
– Los sistemas con corrección anticipante vigilan los insumos de un
proceso para comprobar si responden a lo planeado. De no ser así, se
operan cambios en los insumos, o quizá en el proceso, para obtener los
resultados deseados
Control con corrección anticipante
• La corrección anticipante
en la administración
– El sistema de planeación
de inventario puede dar
una idea de lo que
significa la corrección
anticipante para el control
administrativo
Control con corrección anticipante
• Requisitos del control con corrección anticipante
– Realización de un exhaustivo y cuidadoso análisis del sistema
de planeación y control, e identificación de las variables de
insumos más importantes
– Elaboración de un modelo del sistema
– Actualización permanente del modelo
– Recolección regular de datos sobre las variables en los datos
de los insumos reales respecto de los insumos planeados
– Realización de acciones
Control del desempeño general
• Muchos controles generales de la empresa son
financieros
• Cada vez es más común que planeación y control sean
tratados como sistemas interrelacionados
• Existen muchas razones para el control del desempeño
general
• Las medidas financieras también condensan, en calidad
de común denominador, la operación de muchos planes
Control de pérdidas y ganancias
• Naturaleza y propósito de los controles de pérdidas y
ganancias
– Debido a que el estado de pérdidas y ganancias es un
registro de la totalidad de los ingresos y egresos de un
periodo determinado, se trata en realidad de una síntesis de
los resultados de las operaciones de la empresa
• Limitaciones del control y pérdida de ganancias
• Control por medio del rendimiento sobre la inversión
(ROI)
– La técnica de control que mide el éxito tanto absoluto como
relativo de una compañía (o unidad de ésta) calcula la relación
entre las ganancias y la inversión de capital
Control burocrático y de clanes
• El control burocrático se caracteriza por el uso
generalizado de reglas, regulaciones, políticas,
procedimientos y autoridad formal
• El control de clanes se basa en normas, valores
compartidos, conducta esperada y otras variables
culturales
Requisitos para controles eficaces
• Ajuste preciso de los controles a planes y puestos
• Ajuste preciso de los controles a los administradores en
lo individual
• Certeza de que los controles señalan excepciones en
puntos críticos
• Búsqueda de objetividad en los controles
• Garantía de flexibilidad de los controles
• Ajuste del sistema de control a la cultura organizacional
• Economía de los controles
• Establecimiento de controles que inducen acciones
correctivas
Requisitos para controles eficaces
• Ajuste preciso de los controles a planes y
puestos
– Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un
reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les
diseñó
– Los controles también deben reflejar la estructura de
la organización, en la que se señala quién es
responsable de la ejecución de los planes y de las
anomalías en su realización
Requisitos para controles eficaces
• Ajuste preciso de los controles a los
administradores en lo individual
– Los controles también deben ser ajustados a cada
administrador en lo individual
– Nadie confía en algo que no puede comprender
Requisitos para controles eficaces
• Certeza de que los controles señalan
excepciones en puntos críticos
– El control eficaz requiere que los administradores
pongan especial atención en las cosas más
importantes
– Uno de los medios más importantes para ajustar los
controles a la medida de las necesidades de eficiencia
y eficacia es cerciorarse de que se les ha diseñado
para señalar excepciones
Requisitos para controles eficaces
• Garantía de flexibilidad de los controles
– Para que los controles mantengan su eficacia a pesar
de fracasos o cambios inesperados en los planes,
deben ser flexibles
– Los controles deben seguir siendo funcionales ante
la posibilidad de cambios en los planes,
circunstancias imprevistas o rotundos fracasos
Requisitos para controles eficaces
• Ajuste del sistema de control a la cultura
organizacional
– Para ser óptimamente eficaz, todo sistema o técnica
de control debe ajustarse a la cultura de la
organización
Requisitos para controles eficaces
• Economía de los controles
– Los controles deben justificar su costo
– Un sistema adecuado revelará dónde están
ocurriendo fallas y quién es el responsable de ellas, y
garantizará la aplicación de acciones correctivas
Requisitos para controles eficaces
• Establecimiento de controles que inducen
acciones correctivas
– Un sistema adecuado revelará dónde están
ocurriendo fallas y quién es el responsable de ellas, y
garantizará la aplicación de acciones correctivas
– El control sólo se justifica si las desviaciones
respecto de los planes se corrigen por medio de una
planeación, organización, integración de personal y
dirección adecuada