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NORMOGRAMA
VIGENTE que establece
los lineamientos de
Archivo y Gestión
Documental
John Francisco Cuervo
Alonso
Bogotá D.C. Febrero 05 de 2015
Agenda a tratar:
• Objetivos
• Antecedente Normativo Colombiano para la GD
• Hitos Sobre la Regulación de Políticas en GD
• Normatividad Previa a la Ley General de
Archivos
• Desarrollo de la Ley General de Archivos en
Colombia
• Conclusiones
• Reseña bibliográfica
• Preguntas
Objetivos:
• Conocer los antecedentes normativos de la
Gestión Documental en Colombia
• Revisar la regulación sobre Gestión Documental y
Administración de Archivos del Estado Colombia
• Realizar un acercamiento del impacto
generan las ultimas normas expedidas
que
1950
2000
1989
Función Archivística para el
Estado Colombiano
Ley 4 de 1913
Ley 594 Ley
General de
Archivos
2009
2014
Ley 1341
Principios y
conceptos de la
Sociedad de la
Información
Ley 1712 Ley de
Transparencia
Ley 47 de 1920
Ley 45 de 1923
Decreto 2527 de 1950
Decreto 3354 de 1955
Hitos normativos
Decreto
2150
Suprime
Reforma
Trámites
innecesario
A.P.
Ley 527
Ley de
Comercio
Electrónico
Ley 594
Ley
General
de
Archivos
•Decreto
1747
Reglamenta
parcialmente
Ley 527
•Ley 734
Código
Disciplinario
Único .
Acuerdo
060 Manejo
de las
Comunicaci
ones
Oficiales
Acuerdo 042
Organización
de Archivos
de Gestión
Ley 962
Ley Anti
trámites
Ley 795
Estatuto
Orgánico
Sistema
Financiero
Ley 1150
Ley de
contratación
modifica
Ley 80
2008
2007
2005
2003
2002
2001
2000
1999
1995
Evolución Normativa
Ley 1185
modifica
Ley 397
de 1997
Ley de
General
de
Cultura
Ley 1341
Principios y
conceptos
de la
Sociedad de
la
Información
Decretos
Ley 1448
Ley de
Víctimas y
DDHH
Ley 1474
Ley
Anticorr
upción
Leyes
Decreto 2126
Decreto 019 (AT)
A.P.
Decreto 2364
(RFE)
Decreto 2482
(MIPG)
Decreto 2578
(SNA)
Decreto 2609
(PGD)
Decreto 2693
(GEL)
Directiva Presidencial 004
Circulares
Ley 1564
(CGP)
Ley 1581
(PD)
Decreto
1515
Circular
Externa 002
Circular
Externa 005
2015
2014
2013
2012
2011
2009
Evolución Normativa
Ley 1712
Ley de
Transpa
rencia
Resolució
n 8934
Aplicació
n de la
Ley
General
de
Archivos
•Decreto
103
•Decreto
106
Ley 80 de 1989
• Por
la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones
Artículo 2º
a)
Establecer, organizar y dirigir el Sistema
Nacional de Archivos, con el fin de planear y
coordinar la función archivística en toda la Nación,
salvaguardar el patrimonio documental del País y
ponerlo al servicio de la comunidad
Ley 594 de 2000
Las entidades públicas
deberán
elaborar
programas de gestión de
documentos
contemplando el uso de
tecnologías.
Artículo 21
Artículo 26
Obliga
a
la
Administración Pública a
elaborar inventarios de los
documentos, para asegurar
el
control
de
los
documentos
en
sus
diferentes fases.
Gestión
Documental
Conjunto de
actividades
administrativas y
técnicas tendientes a:
Planificación, manejo
y organización de la
documentación:
Producida y Recibida por
las entidades, desde su
origen hasta su destino
final con el objeto de
facilitar su utilización y
conservación.
Sujetos
Obligados
Comprende a la
Administración
Pública en sus
diferentes niveles
nacional,
departamental,
distrital y municipal.
Entidades privadas
que
cumplen
funciones públicas.
Distintas ramas del
poder.
Ley 1341 de 2009
• Por la cual se definen principios y conceptos sobre
la sociedad de la información y la organización de
las tecnologías de la información y las
comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional
de espectro y se dictan otras disposiciones.
Ley 1437 de 2011
• Cuando el procedimiento
administrativo se adelante
utilizando medios
electrónicos, los documentos
deberán ser archivados en
este mismo medio. Podrán
almacenarse por medios
electrónicos, todos los
documentos utilizados en las
actuaciones administrativas.
Artículo 58°.
Archivo electrónico
de documentos.
• Conjunto de documentos
electrónicos correspondientes
a un procedimiento
administrativo, cualquiera
que sea el tipo de
información que contenga.
Artículo 59°.
Expediente
Electrónico.
Ley
1564
2012
Decreto
2482
2012
• Uso de tecnologías de información y de las
comunicaciones.
• Actuaciones de la gestión y trámites de los
proceso judiciales, así como en la formación y
archivo de expedientes.
• Adopción del Modelo Integrado de Planeación y
Gestión
Decreto 2609 de 2012
Ley 1712 de 2014
• Por medio de la cual se crea la ley de
transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras
disposiciones.
• Artículo 12. Adopción de esquemas
publicación. Numeral d) CUADROS
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.
de
DE
LEY ESTATUTARIA 1712 DE
2012 Por medio de la cual se
crea la Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional
LEY
ESTATUTARIA
1581 DE 2012 Por
la cual se dictan
disposiciones
generales para la
protección
de
datos personales.
Tablas de
Control de
Acceso para el
establecimiento
de categorías
adecuadas de
derechos y
restricciones de
acceso y
seguridad
aplicables a los
documentos
Conclusiones:
• El desarrollo normativo del último quinquenio ha
actualizado la función archivística y la gestión
documental.
• Ha dispuesto una base técnica ampliando su
cobertura al tema tecnológico.
• Hace
explicito
su
cumplimiento,
como
herramienta para un Estado mas transparente y
de acceso al ciudadano
• Responsabiliza a las organizaciones como entes
productoras de la información.
Bibliografía y webgrafía recomendadas:
• Archivo General de la Nación, Bogotá. Normatividad
página Web AGN. [Base de datos en línea]. Disponible
en www.archivogeneral.gov.co/normatividad.
• Compendio de Políticas Culturales. Bogotá: Ministerio
de Cultura, [2010].
• GAITAN DIDIER, Claudia. Normatividad de la
Gestión Documental en Colombia. GADIER sistemas
profesionales de información Ltda. Colombia. Bogotá,
2002.
• Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
D.C., BOGOTÁ. Intranet régimen legal de Bogotá.
[Base de datos en línea]. Disponible en
www.secretariageneral.gov.co/régimen legal.
¿Preguntas?
¡Gracias por su atención!
John Francisco Cuervo
Alonso
Bogotá D.C. Febrero 05 de 2015