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CÓDIGO: PRO-DIR-05
Telecafé Ltda.
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Programa de Gestión Documental
Fecha: 22-Dic-2014
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ÍNDICE
PRESENTACIÓN ................................................................................................
................................
.............................................. 3
1.
OBJETO: ................................................................................................
................................
......................................... 3
2.
ALCANCE: ................................................................................................
................................
...................................... 3
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES................................................................
......................................... 3
4.
ASPECTOS GENERALES ................................................................
.............................................. 8
4.1 NATURALEZA JURIDICA DE TELECAFÉ: ..................................................
................................
8
4.2 POLÌTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................................
............................. 8
4.2.1.
Política de responsabilidad documental. .....................................................
................................
8
4.2.2.
Política de Administración por terceros .......................................................
................................
8
4.2.3.
Política de Clasificación, Transferencia y Retención de Documentos ....... 8
4.2.4.
Política de Acceso a los Documentos de Archivo .......................................
................................
9
4.2.5.
Política de Eficiencia Administrativa
Admini
y Cero papel ......................................
................................
9
4.3.
UNIDAD DE GESTION DOCUMENTAL ..........................................................
................................
9
5.
DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ............... 10
5.1
RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ........... 10
5.2. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ........................... 11
5.2.1. PLANEACIÓN ................................................................................................
................................
................................... 11
5.2.2 PRODUCCIÒN DE DOCUMENTOS ................................................................
................................... 12
5.2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE ................................................................
........................................................ 12
5.2.3.1 CONDICIONES GENERALES
GENERALES: ................................................................
........................................ 12
5.2.3.2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA................................................................
.................................. 13
5.2.3.4. CORRESPONDENCIA DESPACHADA ..........................................................
................................
13
5.2.3.5. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA ...............................................................
............................... 15
5.2.3.5.1. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS: ....................................................
................................
15
5.2.3.5.1.1.REGISTRO
REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES .. 15
5.2.3.5.1.2.DESPACHO DE LAS COMUNICACIONES: ..............................................
................................
16
5.2.3.5.1.3.ACUSE DE RECIBO DE LAS COMUNICACIONES: .................................
................................ 16
5.2.3.5.1.4.SEGUIMIENTO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS: ....................... 17
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5.2.3.5.1.5.ESTANDARES APLICADOS PARA LA DIGITALIZACION:
DIGITALIZACION:...................... 17
5.2.3.5.1.6.CONSULTA Y RECUPERACIÒN DE DOCUMENTOS .............................. 17
5.2.3.5.1.7.OTRAS CONSIDERACIONES: ................................................................
.................................. 17
5.2.4 ORGANIZACIÒN DE DOCUMENTOS ................................................................
................................ 18
5.2.5. TRANSFERENCIA .............................................................................................
............................. 19
5.2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
DO
................................................................
................................... 19
5.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ................................................................
................................ 20
5.2.8. VALORACIÓN ................................................................................................
................................
................................... 34
5.2.8.1 REPROGRAFÌA DE DOCUMENTOS. .............................................................
............................. 35
6.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ......................................................
................................
35
7.
SISTEMA DE CODIFICACIÓN ÁREAS DE TELECAFÉ LTDA – TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL ................................................................
...................................................... 40
8.
ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES ....................... 41
8.1.
FORMATO ACTA .............................................................................................
............................. 42
8.2.
FORMATO CERTIFICADO
ERTIFICADO ................................................................
............................................ 43
8.3.
FORMATO CIRCULAR ................................................................
................................................. 44
8.4.
FORMATO COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Y/O RECIBIDAS,
COMUNICACIONES INTERNAS. ................................................................
................................................ 45
8.5.
FORMATO CONSTACIAS
CONSTACIAS................................................................
............................................. 46
8.6.
FORMATOS
MATOS INFORMES ................................................................
............................................... 47
8.7.
FORMATO MEMORANDO ................................................................
............................................ 48
8.8.
FORMATO SOBRE ................................................................
....................................................... 49
BIBLIOGRAFIA:................................................................................................
................................
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PRESENTACIÓN
ElPrograma
rograma de Gestión Documental (PGD),
(PGD) es un instrumento que se debe aplicar para la
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final de la documentación de Telecafé.
El PGDes
es un importante instructivo que deben conocer todos los empleados de Telecafé;
su aplicación es de carácter obligatorio para toda persona que produzca documentos de
carácter institucional.
1. OBJETO:
Normalizar el Programa de Gestión Documental en concordancia con los principios
archivísticos y disposiciones técnicas emitidas y avaladas por el Archivo General de la
Nación y establecer
stablecer los mecanismos adecuados para las actividades a seguir para la
recepción, radicación, asignación, entrega y trámite de la correspondencia recibida, así
como la radicación y trámite de la Correspondencia que se emite desde TELECAFÉ hasta
la disposición final de la documentación de la Entidad.
2. ALCANCE:
En el marco del programa de Gestión Documental que señala la ley 594 del 2000, la
gestión documental en TELECAFÉ estará encaminada a servir de apoyo efectivo a la
gestión misional de la entidad, mediante la búsqueda de estrategias que generen valor, en
economía, eficiencia y eficacia de las operaciones, así como en la prestación de un mejor
servicio al cliente y en la protección de derechos relacionados con el acceso y protección
de la
a información, conforme con la legislación que rige la materia.
Aplica para todo tipo de correspondencia que se recepciona en Telecafé, la cual proviene
del público externo de la Entidad. Este procedimiento inicia con la recepción de la
correspondencia externa, verificación, radicación y distribución a la respectiva área, firma
de la entrega de la correspondencia, las cuales se archivarán en su respectivo expediente
en los archivos de gestión de cada dependencia;
dependencia el trámite a la(s) respuesta(s) dada (s) al
emisor de la misma y finaliza
aliza cuando se verifica estado, trámite de la misma y disposición
final.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Acta: Es un documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones
celebradas por las comisiones o los comités
comités.
Actos administrativos: Expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de
la función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la
situación de las personas.
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Almacenamiento de Documentos: Ubicación de los documentos en un lugar apropiado,
que permita su conservación y recuperación con el fin de ser consultados posteriormente.
Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para
complementar y aclarar.
Archivo: Instrumento básico de la administración, que conserva y guarda ordenadamente
la información registrada, producida y recibida por la entidad en el desarrollo de sus
actividades.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas product
productoras
oras u otras que las soliciten
su circulación o trámite, se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Archivo Central: Agrupa documentos transferidos por los distintos
distintos archivos de gestión de
la entidad, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son
objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo Histórico o Inactivo:A
Inactivo: él se transfieren desde el archivo central
ntral los documentos
de archivo de conservación permanente. Ley 594 del 2000.
Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Circular: Es toda aquella información de interés general cuyo contenido es importante o
trascendente para la Administración;
Comunicaciones oficiales: Todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad,
Entidad, independientemente del
medio utilizado.
Comunicaciones oficiales enviadas: Son conocidas como oficios. Son las
comunicaciones producidas en las dependencias de las entidades públicas y en las
privadas que cumplen funciones públicas, las cuales son enviadas a entidades públicas o
privadas y a personas naturales o jurídicas.
Comunicaciones oficiales recibidas: Comunicaciones que ingresan en las entidades
públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas. Pueden estar dirigidas a la
entidad o a los servidores, a través de la red de correos o entregadas en la ventanilla
única de radicación.. Entre estas comunicaciones se encuentran oficios, telegramas, fax,
entre otros.
Comunicaciones internas: Son conocidas como memorandos. Son las comunicaciones
comunicacion
que se producen entre las dependencias de la entidad, en desarrollo de sus funciones
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Correspondencia:: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las
entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
trám
para las instituciones.
Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
Clasificación: Preparación e identificación sistemática de las actividades de la entidad,
documentos en categorías de acuerdo con convenciones, métodos y reglas de
procedimientos estructuradas lógicamente, representadas en un sistema de clasificación.
Descripción Archivística: El conjunto de actividades orientados a la producción de
catálogos, índices, inventarios, rótulos y otros, los cuales son instrumentos
instrumentos descriptivos o
de consulta de los documentos.
Destrucción:: Proceso de eliminación o borrado de documentos de manera que no haya
reconstrucción posible.
Disposición Final de Documentos: Hace referencia a la etapa del ciclo vital de los
documentos, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su
eliminación, selecciónpor muestreo y/omicrofilmación.
Distribución de los documentos: Actividades pendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los
documentos al interior o exterior de la entidad.
Documento: Toda información (datos que poseen significado) y su medio de soporte el
cual puede ser papel, disco magnético u óptico, fotografía, videos o una co
combinación de
éstos.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Archivística. Mini/Manual No 4 de la AGN Versión actualizada.
Foliar: Acción de numerar las hojas.
Folio: Hoja
Fondo Documental: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o
parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo
archivo, una institución o persona.
Gestión de documentos: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
técni
tendientes
al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y
recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su consulta, conservación y utilización.
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Identificación Documental
ental:: Primera etapa de la labor archivística que consiste en
indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticasen que se
sustenta la estructura de un fondo.
Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer
resultados de procesos administrativos
Instrumento de Consulta: Término más amplio que abarca cualquier descripción o
medio de referencia, en el proceso de establecimiento del control administrativo o
intelectual sobre la documentación. Este medio de referencia ha de permitir entonces el
control, la localización y la recuperación de la información.
Memorando: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones
organizaciones para tratar
asuntos internos.
Migración: Acto de trasladar los registros de un sistema a otro, mientras que se mantiene
la autenticidad, integridad, confiabilidad y capacidad de uso de los registros.
Ordenación: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto, relacionándolos
unos con otros, de acuerdo con una unidad – orden, establecida de antemano. En el caso
de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas
agrupados dentro de las series.
Preservación: Procesos y operaciones involucradas para asegurar la supervivencia
técnica e intelectual de documentos auténticos a través del tiempo
Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Acuerdo AGN 060 del 30 de octubre del 2001.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación: Acción y efecto de recuperar.
Registro:: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Registro de documentos: Asignación de datos conforme all Art.2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o Destinataria, Nombre
ó Código de las Dependencia (s) Competente (s); Número de Radicación, Nombre del
Funcionario Responsable del Trámite, Anexos y Tiempos de Res
Respuesta
puesta (si aplica).
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Serie: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
Selección de Documentos: Proceso mediante el cual se determina la conservación
parcial de la documentación, por medio de muestreo.
Sobre: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según
se
los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tablas de Retención Documental:
Documental Son un listado de series con sus correspondientes
tipos documentales asignados a cada Dependencia que compone la estructura
organizacional de Telecafé,
Telecafé, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo de vida de los documentos.
Texto: En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
Tiempo de Retención: Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está
determinada por la valoración
oración derivada del estudio de la documentaciónproducida en las
áreas y se evidencia en número de años.
Tipo Documental: Documentos cuyo contenido y estructura revelan una actividad o
acción, posibilitando su clasificación e inventario Ej: Actas, facturas,
facturas, informes, etc.
Trámite de documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia:<Custodia>
<Custodia> Cambio de custodia, propiedad o responsabilidad con relación
a los registros. <Movimiento>
imiento> Traslado de registros de un lugar a otro.
Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un
libro o un tomo.
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4. ASPECTOS GENERALES
4.1 NATURALEZA JURIDICA DE TELECAFÉ:
TELECAFÉ
Telecafé Ltda., como Canal Regional de Televisión es una sociedad entre entidades
públicas, organizada como Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden nacional,
que presta el servicio de televisión pública en la región colombiana del Eje Cafetero y de
la cual son socios los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda, Infi Manizales,
Infider, la Universidad del Quindío y el Ministerio de las Tecnologías y las
Comunicaciones.
4.2 POLÌTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENT
4.2.1. Política de responsabilidad documental.
Los documentos de archivo de Telecafé no son propiedad privada de los empleados, por
lo tanto la responsabilidad de la administración de los mismos se delega a los líderes de
Procesos del Sistema de Gestión de Calidad y a los Coordinadores de Área.
4.2.2. Política de Administración por terceros
Buscando la adecuada preservación de su memoria institucional, Telecafé ha definido la
contratación del servicio de Outsourcing, para la
la custodia y almacenamiento dela
información digital que se genera en cada uno de los procesos (Copias de Seguridad).
Seguridad) La
información administrada y custodiada por los terceros, es propiedad de Telecafé y debe
ser enmarcada dentro del concepto de archivo total,
total, integrado por la interacción de las
fases de archivo de gestión, central e histórico, dentro de las cuales se contemplan, la
producción, trámite y conservación de documentos.
4.2.3. Política de Clasificación, Transferencia y Retención de Documentos
Conforme a lo dispuesto por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo,
corresponde a los líderes de procesos gestionar y aprobar las modificaciones requeridas a
la Matriz de Clasificación Documental.
Con el fin de prevenir riesgos inherentes a la conservación y seguridad de los
documentos, la administración de Telecafé velará por la correcta aplicación del plan de
transferencias primarias y secundarias, así como el mantenimiento de los programas de
retención
ención de documentos para asegurarse que se cumplen los requisitos
gubernamentales y legales sobre los archivos.
La responsabilidad sobre las actividades relacionadas con la conservación y custodia de
documentos de clientes y proveedores corresponde a la Unidad de Gestión Documental
de Telecafé,, por lo que los funcionarios de las áreas remitentes deberán enviar
oportunamente esta información a través de los mecanismos establecidos en el Programa
de Gestión Documental de Telecafé.
Telecafé
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4.2.4. Política de Acceso a los Documentos de Archivo
El propósito de esta política es el de establecer las directrices destinadas a que se
mantenga la confidencialidad de la información registrada en los documentos producidos
y recibidos por Telecafé.. Los Coordinadores de Área y Líderes de Procesos son los
responsables de definir y revisar las restricciones y criterios de acceso de los documentos
a su cargo, de acuerdo con la legislación vigente.
Los documentos solicitados en ejercicio de auditorías internas y externas y que residan en
formatos electrónicos, digitales (imágenes) o análogos (microfilmados) podrán ser
consultados a través de perfiles de acceso con las atribuciones correspondientes. Si los
documentos no están reproducidos en los medios descritos anteriormente, se controlará
control
su entrega y recepción utilizando el mecanismo de foliación.
4.2.5. Política de Eficiencia Administrativa y Cero papel
En concordancia con la Política de Gestión Ambiental y las estrategias lideradas por el
Programa Gobierno en línea, orientadas a prestar mejores servicios de forma eficiente y
de calidad, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC), TELECAFÉ ha definido la aplicación de los procedimientos de
gestión, conservación y preservación de documentos en
en soporte electrónico y/o digital
dentro del concepto de archivo total, así como la ejecución de planes de trabajo y de
acciones de mejoramiento que estimulen la reducción gradual y sistemática del uso del
papel mediante la sustitución de los flujos docume
documentales
ntales en dichos formatos por soportes
en medios electrónicos, teniendo en cuenta su aplicabilidad conforme a las normas y
disposiciones legales vigentes.
Conforme a lo dispuestopor
por Telecafé mediante Resolución No. 061 expedida el 02 de
mayo de 2012, se designó un líder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, el cual está
bajo la responsabilidad del Secretario General o quien haga sus veces, para coordinar la
realización de lass acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación y
avance de la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012; igualmente, el Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo designó al Líder del Programa de Gestión
Documental coordinar
inar y/o participar activamente en la ejecución de planes de trabajo y
proyectos cuyo alcance u objetivos contribuyan a la implementación de la Política Cero
Papel.
4.3.
UNIDAD DE GESTION DOCUMENTAL
Con el fin de prevenir riesgos inherentes a la conservación y seguridad de los documentos
de archivo de TELECAFÉ y en cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas
emitidas por el Archivo General de la Nación, TELECAFÉ creo la Unidad de Gestión
Documental – UGD a través de la cual se gestiona y administra la correspondencia
externa e interna de las diferentes áreas de la Entidad y procesa de forma centralizada el
manejo y control de los documentos producidos en los diferentes procesos, aplicando
políticas, procedimientos y buenas prácticas que rigen sobre la materia.
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Es la unidad administrativa encargada de recibir, verificar y custodiar todos los
documentos producidos y gestionados en los diferentes procesos de Telecafé, que en
atención a lo estipulado en las Tablas de Retención Documental, deben ser enviados
enviad a
esta unidad.
El responsable de la Unidad de Gestión Documental será el Asistente de Planeación o
quien haga sus veces.
Oficina de Correspondencia: Es la unidad administrativa encargada de recibir, verificar y
distribuir a las diferentes áreas y dependen
dependencias de Telecafé,, todas las comunicaciones
externas y demás documentos remitidos a la Ventanilla única de radicación. Desde esta
oficina también se gestiona
estiona el envío y monitoreo de la correspondencia enviada a
diferentes destinos dentro y fuera de la ciudad, con el apoyo de Proveedores
especializados en mensajería expresa.
La responsable de la Oficina de Correspondencia será la Secretaria de Gerencia o quien
haga sus veces.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
5.1 RESPONSABLES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo es el órgano asesor designado por la
Alta Dirección de Telecafé, responsable de la definición de las políticas y demás aspectos
del Programa de Gestión Documental. Dada la necesidad de ampliar el alcance del
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo en lo referente a las políticas y planes de
trabajo orientados a la administración y seguridad de la información en sus diferentes
soportes, fue unificado con el Comité de Archivo creado mediante Resolución No. 236 de
2003,, dicha unificación fue aprobada mediante Resolución No. 057 emitida el 11 de abril
de 2014.
Direccionamiento: Ess el responsable y Líder del Programa de Gestión Documental.
Documental
Unidad de Gestión Documental:Es
Documental:
responsable de las actividades relacionadas con la
reprografía, conservación, preservación y custodia de los documentos de archivo de
Telecafé transferidos
ransferidos a esta Unidad.
Coordinadores de Área y Líderes de Procesos:Son
on los responsables de la definición
de las restricciones y criterios de acceso, entre otros aspectos, relacionados con la
administración de los documentos producidos y/o generados en cada uno de los procesos
y áreas a su cargo.
La Alta Dirección es la encargada de gestionar los recursos necesarios para la
implementación del Programa de Gestión Documental y a través del proceso de
Direccionamiento se establecen las acciones necesari
necesarias
as para garantizar la disponibilidad
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y adecuado funcionamiento de las herramientas de gestión electrónica de procesos y
documentos.
5.2. PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
5.2.1. PLANEACIÓN
LANEACIÓN
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal a, establece:
“Planeación.. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño
diseñ de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su
registro en el sistema de gestión documental” {…}
encontramos las siguientes actividades en el proceso
Dentro de la Planeación Telecafé, encontramos
de Gestión Documental:
1.Diagnostico Documental..
2.Estructuración del Programa de Gestión Documental: donde se incluyen los
lineamientos necesarios para llevar a cabo las etapas de la gestión documental.
3.Análisise identificación de los requisitos técnicos y administrativos: en la parte
pa
técnica,
deben revisarse
isarse los manuales de procesos
procesos,, procedimientos y funciones, los formatos
regulados, tablas de retención documental y tablas de valoración documental, archivos en
las fases del ciclo vital de los documentos, unidades de correspondencia;
correspondenci en cuanto a los
requisitos administrativos, estos están comprendidos por la integración del Programa de
Gestión Documental con todas las funciones administrativas,los sistemas de información y
demás herramientas informativas.
4.Valoración de los documentos:
documentos: Para la valoración de los documentos, se deben
clasificar las agrupaciones documentales en:
•Sus
Sus valores primarios (administrativo, técnico, legal, fiscal y contable)
•Sus
Sus valores secundarios (cultural, científico e histórico)
Lo anterior con el fin de establecer la permanencia de los diferentes documentos en las
diferentes etapas del archivo (gestión, central, o histórico), y determinar su disposición
final (eliminación o conservación temporal o definitiva); este sistema genera la Tabla de
Valoración Documental.
5.Clasificación de la Producción Documental:Se elabora el cuadro de Clasificación
documental
ocumental con el que se identifica la clasificación de los tipos de archivo (físico,
magnético, electrónico) con los cuales debe contar Telecafé.. Al mismo tiempo,
tie
se elabora
la Tabla de retención Documental que debe ser presentada al Archivo general de la
Nación para su aprobación antes de ser aplicada, y posteriormente hacer el respectivo
seguimiento y actualización según sea requerido.
requerido
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5.2.2PRODUCCIÒN
PRODUCCIÒN DE DOCUMENTOS
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal b,
b establece:
“Producción.. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite,
trá
proceso en que actúa y los resultados esperados
esperados” {…}
En los procesos de producción documental se contempla el origen, la creación y
normalización de los documentos generados de los procesos y actividades de Telecafé,
para lo cual se tienen en cuenta las siguientes condiciones generales:
Las reglas, actividades y parámetros para la elaboración y presentación de
memorandos y comunicaciones externas oficiales, se encuentran documentadas en el
Programa de Gestión Documental.
Las reglas, actividades y parámetros para la elaboración de los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad, se encuentran documentadas en el Procedimiento
PRO-ECM-03
03 Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
Las directrices para el control de los registros del Sistema
Sistema de Gestión de Calidad, se
encuentran documentadas en el Procedimiento PRO-ECM-05
PRO
05 de Control de Registros.
5.2.3GESTIÓN
.3GESTIÓN Y TRÁMITE
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal c, establece:
“Gestión y trámite.. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a
un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción
(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los
asuntos.” {…}
La Gestión y Trámite de documentos hace referencia a las operaciones de verificación y
control que Telecafé realiza para la admisión y tránsito de los documentos y las
comunicaciones
iones internas y externas a través de los diferentes flujos y canales de
comunicación oficiales, garantizando que lleguen a su destinatario para el cumplimiento
de su función administrativa.
5.2.3.1 CONDICIONES GENERALES:
GENERALES
El término “correspondencia”, además de cartas y mensajes telegráficos, incluye; fax, ee
mail, derechos de petición, revistas, boletines, afiches, informes, contratos, entre otros.
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5.2.3.2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Ventanilla Única de Radicación: Es la encargada de recibir, verificar,
verificar radicar y
distribuir a través de la Oficina de Correspondencia, todas las comunicaciones,
facturas, ofertas técnico económicas de servicios y demás documentos externos
remitidos a Telecafé.
Toda la correspondencia que llega a Telecafé debe pasar por la Oficina de
Correspondencia.
La recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales externas
recibidas (Entradas), está centralizada en la Oficina de Correspondencia.
Diligenciando el formato de calidad “Radicación de Correspondencia Recibida”
Los mensajes de trámite administrativo (oficial) que llegan por e-mail
e mail también deben
pasar por la Oficina de Correspondencia para ser radicados.
El personal de las Áreas al que se pretenda entregar la documentación, debe
abstenerse de tramitarla
tramitarla antes de ser radicada en la Oficina de Correspondencia.
Documentos tales como las actas de inicio y de liquidación que la Entidad envía a los
contratistas externos para que se devuelvan firmadas, dichos documentos si se
reciben por Correspondencia y Archivo
Archivo Central, no serán radicadas.
El responsable de la Oficina de Correspondencia será el encargado de custodiar la
Serie de Consecutivos de las comunicaciones oficiales internas y externas que se
generan en la Entidad.
La única excepción será la entrega de casetes de programas,
s, los cuales serán
entregados directamente al Área de Programación y serán radicados
radicado en el formato
FOR-PG-12 Registro de Programas Recibidos y la entrega de casetes de comerciales,
los cuales serán entregados directamente al Área de Comercial y Mercadeo y serán
radicados en el formato FOR-CM-08
FOR
Registro de Comerciales Recibidos.
5.2.3.4. CORRESPONDENCIA
CORRESPONDE
DESPACHADA
Las respuestas a derechos de petición e informes a organismos de control, tendrán un
manejo prioritario en la oficina de Correspondencia y Archivo.
En Telecafé las dependencias están obligadas a cumplir y aplicar las directrices
establecidas en este documento y aun cuando existan asignados en cada
dependencia para la gestión de las comunicaciones y el archivo de documentos, los
Coordinadores líderes de los procesos de la Entidad son responsables de la ejecución
del presente documento.
Ningún documento debe ser archivado en papel fax
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No se reservarán números de radicación bajo ninguna circunstancia, ni habrá núme
números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en
estricto orden de recepción de los documentos.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar
constancia con la firma del Responsable del Programa de Gestión Documental.
Los únicos autorizados para firmar las comunicaciones oficiales serán: El Gerente, y
los líderes de los diferentes procesos (Direccionamiento, Asesoría y Apoyo Jurídico,
Evaluación, Control y Mejora, Gestión de Recursos, Gesti
Gestión Humana,
Comercialización, Transmisión y Emisión, Producción y Programación,)
La oficina que genera la correspondencia debe preparar los sobres impresos (bien
sean corrientes o de manila), con los datos completos del destinatario, es
responsabilidad de quien elabora la comunicación, la verificación de la dirección.
Todo empleado de Telecafé tendrá acceso a la consulta de archivo en razón de sus
funciones y sobre el área que le corresponda.
En casos específicos como contabilidad, aspectos jurídicos y expedientes
expedientes de personal,
la consulta es privativa de los empleados que atienden estas áreas. Cualquier
conocimiento que otra persona desee tener sobre tales aspectos, deberá conseguirlo
por medio de la persona encargada de dichos documentos.
Cuando se requiera
era retirar de cada dependencia un legajo, (Archivo de Gestión) el
usuario se dirige al Coordinador de cada área para su respectivo préstamo y se
responsabiliza por los documentos.
Cuando se requiera retirar del Archivo Central, el usuario se dirige a la persona
encargada de dicho archivo, y diligencia el Formato de Calidad “Préstamo de
Documentos – Archivo Central”, lo firma y se responsabiliza por los documentos. A la
devolución de este la persona encargada firma el recibido.
Debe cuidarse el volumen ad
adecuado
ecuado por legajo para evitar su deterioro y la
incomodidad que representa consultar un legajo muy voluminoso, estos no deben
exceder los 200 folios.
La marcación de cada legajo se debe realizar de acuerdo a las Tablas de Retención
Documental que se estén implementado en la entidad.
Si un asunto genera muchos documentos, se abre un segundo, tercero o más legajos
con el mismo código e identificación.
Las transferencias documentales desde el Archivo de Gestión al Archivo Central se
llevarán a cabo según se programen en el respectivo Cronograma de Transferencias
Documentales que tenga el canal, diligenciando el Formato Único de Inventario
Documental”, teniendo en cuenta la Tabla de Retención para cada serie documental.
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Para la elaboración de comunicaciones oficiales tanto internas como externas
enviadas, las dependencias deben hacer uso de los formatos correspondientes y
diligenciarlas de acuerdo a los instructivos establecidos
5.2.3.5. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
En Telecafe Ltda., las funciones de unidad de correspondencia están a cargo de la
unidad ventanilla única. Desde dicha unidad se cumplen las fases de recepción,
radicación, distribución y tramite del Programa de Gestión Documental.
La unidad de correspondencia dispondrá de una ventanilla única con las siguientes
funciones:
De forma centralizada recibir, radicar, registrar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresan o salen de la
institución, y vigilar que la labor se cumpla dentro de lla
a debida reserva, de forma
oportuna y en orden consecutivo.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene
acceso en forma física o mediante el sistema de información y a los asuntos de su
competencia.
os, procedimientos y la incorporación de nuevas tecnologías, que
Proponer los métodos,
permitan modernizar y agilizar los procesos en la unidad de correspondencia.
Prestar asesoría en temas de administración de las comunicaciones oficiales a las
oficinas que lo requieran.
Informar
ormar oportunamente a las oficinas competentes, sobre el vencimiento de términos
para dar respuesta a los trámites y solicitudes realizadas por los ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad, y respetando el
derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores que
acudan a fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre
trámites de su requerimiento.
5.2.3.5.1.DESCRIPCIÓN
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
5.2.3.5.1.1.REGISTRO
REGISTRO Y RADICACION DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES
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En la Ventanilla Única de TELECAFE LTDA se recibirán únicamente las comunicaciones
que conciernen a la entidad, en caso de no ser para la entidad se devolverán al respectivo
remitente.
Las comunicaciones recibidas se someterán a un proceso de selección para
determinar si son de carácter personal o institucional, si ameritan su registro y
radicación, también se comprobara si la información recibida está completa, tiene
anexos y si se encuentra
entra en buen estado de conservación. Una vez realizadas las
tareas de verificación se legalizará el recibimiento fijando fecha, hora, firma o sello.
Luego, utilizando el sistema de gestión documental ADMIARCHI se hará el respectivo
registro y distribución a los interesados para su trámite.
La correspondencia o comunicaciones de carácter privado no se abrirán para su
entrega se implementara unas casillas donde se depositaran para que el interesado
acceda a ellas, las demás comunicaciones que lleguen a la entidad en sobre cerrado
se abrirán, seleccionaran, radicaran, y se le dará el trámite correspondiente se
exceptúan las comunicaciones con sellos de confidencialidad, privado, estrictamente
personal o mensajes similares, estas se entregaran directamente al interesado.
Cuando lleguen propuestas de invitaciones a cotizar, estas deberán ser radicadas en
su oficio remisorio con sello, mostrando hora y fecha para su posterior radicación con
el sistema ADMIARCHI.
Cuando una comunicación no este firmada ni presente
presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar,
a la oficina de su competencia, donde se determinaran las acciones a seguir.
5.2.3.5.1.2.DESPACHO
DESPACHO DE LAS COMUNICACIONES:
Los documentos para despachar (origen interno) serán entregados por los
funcionarios directamente en la ventanilla único. en la copia y en el original se pegara
el rotulo de radicación.
No se reservaran números de radicación bajo ninguna circunstancia, ni habrá números
repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en
estricto orden de recepción de los documentos por el sistema Admiarchi.
La oficina que genera la correspondencia debe preparar los sobres impresos (bien
sean corrientes o de manila), con los datos completos del destinatario, es
responsabilidad de quien elabora la comunicación, la verificación de la dirección e
imprimirá el reporte de control de entregas
entregas al mensajero mediante el sistema
Admiarchi.
5.2.3.5.1.3.ACUSE
ACUSE DE RECIBO DE LAS COMUNICACIONES:
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Una vez regresadas a la ventanilla por los mensajeros las copias de los documentos
debidamente firmadas o selladas con acuse, estas deberán ser escaneadas y luego
cargadas al sistema en el registro del documento correspondiente.
5.2.3.5.1.4.SEGUIMIENTO
SEGUIMIENTO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS:
Para realizar seguimiento a las comunicaciones recibidas, los funcionarios de
ventanilla única disponen de u
un
n reporte, en dicho reporte se pueden ser los
documentos que aún no tienen asociada una respuesta.
ESTANDARES APLICADOS PARA LA DIGITALIZACION:
5.2.3.5.1.5.ESTANDARES
Con el propósito de que se lleve a cabo la legibilidad de los documentos digitales, así
como su transmisión y consulta en el sistema de gestión documental Admiarchi, en
concordancia con la circular 005 de septiembre de 2012 AGN, se describen los
estándares a aplicar en la digitalización de los documentos por parte de la ventanilla.
5.2.3.5.1.6.CONSULTA
LTA Y RECUPERACIÒN DE DOCUMENTOS
La consulta y recuperación de los documentos es el conjunto de operaciones que
permiten acceder a la información contenida en los documentos de archivo por medio de
los instrumentos de consulta reglamentados en Telecafé, para
para lo cual, se tienen en cuenta
las siguientes consideraciones:
1. La disponibilidad o recuperación de los documentos se asegura por medio de la
correcta identificación y trazabilidad por parte de la persona responsable de su
diligenciamiento, indexación en el aplicativo de Gestión Documental y archivo
durante el desarrollo de los procesos.
2. Los documentos solicitados en ejercicio de auditorías internas y externas que
residan en formatos electrónicos y digitales (imágenes) podrán ser consultados a
través de perfiles de acceso con las atribuciones correspondientes. Si los
documentos no están reproducidos en los medios descritos anteriormente, se
controla su entrega y recepción utilizando el mecanismo de foliación.
3. Los documentos solicitados por funcionarios de Telecafé que se encuentren en el
Archivo Central, deberán diligenciar el formato FOR-ECM-14
FOR
Control préstamo de
documentos entre dependencias.
5.2.3.5.1.7.OTRAS
OTRAS CONSIDERACIONES:
Los
os funcionarios que atienden la ventanilla única no realizaran con el sistema
actividades de asociación de documentos mediante el sistema Admiarchi. Esta
E
labor
debe realizarse por cada uno de los funcionarios que reciben el documento.
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En la ventanilla única
ca no se asociará documentos a expedientes de archivo de gestión.
Estos deberán ser asociados, custodiados y administrados por cada unidad
productora.
Para
ara el funcionamiento de la ventanilla única se requieren los siguientes elementos:
•
•
•
•
•
•
•
Escáner con velocidad superior a 40 páginas por minuto
Impresora para rótulos de 3cm x 6cm
Computador con acceso a cuenta de correo institucional
Sistema Admiarchi para llevar a cabo la radicación, distribución, alistamiento y
seguimiento de los documentos.
Fax
Sello de recibo
Casilleros para el despacho de las comunicaciones
Las comunicaciones personales no serán radicadas en el sistema Admiarchi. Estas
deberán ser recogidas personalmente en la ventanilla por los funcionarios.
La ventanilla única deberá solicitar a los remitentes que hagan llegar los documentos
en medio digital, formato PDF,, cuando estos tengan un alto volumen de folios, como
por ejemplo los informes institucionales. aplicando así la política de cero papel.
En la ventanilla única no se llevaran labores
labores de préstamo de documentos estos
deberán realizarse desde cada unidad en sus archivos de gestión o en el archivo
central si es el caso.
5.2.4 ORGANIZACIÒN DE DOCUMENTOS
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal d,
d establece:
“Organización.. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el
sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y
describirlo adecuadamente”
adecuadamente {…}
La organización de documentos es el conjunto de procesos archivísticos mediante el cual
se establece la clasificación, descripción y ordenación de los documentos generados de
las actividades de Telecafé, de acuerdo con la metodología y demás disposiciones
técnicas emitidas y avaladas por el Archivo General de la Nación.
En tal sentido, durante los procesos de clasificación y organización de documentos se
tienen en cuenta las siguientes consideraciones:
Las actividades relacionadas con la clasificación, conservación y administración de
documentos se encuentran señaladas en el Reglamento Interno de Gestión
Documental PRO-DIR
DIR-06
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En las Tablas de Retención Documental se encuentra el listado de Series,
subseries,
eries, tipos documentales, Áreas y Dependencias productoras, así como el
tiempo de retención, la disposición final y demás aspectos relevantes para la
clasificación y manejo de documentos de archivo de Telecafé.
Telecafé Las Tablas de
Retención y las Matrices de Clasificación
Clasificación Documental son herramientas dinámicas
que permite la adaptación al quehacer diario y por tal motivo son susceptibles a
presentar cambios, modificaciones, ajustes y actualizaciones, que pueden
generarse a partir de la aplicación e implementación de estas herramientas y como
producto de las modificaciones de las políticas, procesos y procedimientos por
parte de Telecafé,, así como de la implementación de nuevas disposiciones
disp
legales
aplicables a la entidad o modificación de las ya existentes. Así las cosas, es
posible que se generen nuevas series, subseries y tipos documentales que no
fueron contemplados en el proceso de elaboración o revisión de las Tablas de
Retención y/o las Matrices de Clasificación Docu
Documental.
mental. Por otra parte, es posible
que la entidad realice reestructuraciones que den origen a la modificación
Procesos o subprocesos y/o la creación de nuevas áreas, supresión o fusión de
otras o reasignación de funciones entre las diferentes áreas, lo cual
cua implica la
creación y/o reasignación de series y subseries documentales.
Los criterios de conformación, organización, rotulación, registro e inventario de
expedientes de archivo se encuentran documentados en el Reglamento Interno de
Gestión Documental de Telecafé PRO-DIR-06
5.2.5. TRANSFERENCIA
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal e,
e establece:
“Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los
documentos durante las fases de archivo, ve
verificando
rificando la estructura, la validación del
formato de generación, la migración, refreshing,, emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de preservación
preservación y los metadatos descriptivos”
descriptivos {…}
A partir de la TRD y la TVD el sistema debe generar un cronograma de transferencias
documentales (primaria, secundaria y disposición final) al cual se le hace seguimiento a
través de un cronograma de transferencias documentales que indiquen la transferencia
transferenci de
expedientes del archivo de gestión al archivo central (primaria) o del central al histórico
(secundaria) o disposición final.
Telecafé debe generar el Formato Único de Inventario Documental para la realizar la
transferencia primaria, secundaria, disp
disposición
osición final y el acta respectiva para las
transferencias secundarias.
5.2.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
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De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal f, establece:
“Disposición
Disposición de documentos
documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de
valoración documental”” {…}
En el caso en el que los documentos no sean transferidos al archivo histórico pasarán a la
etapa de disposición final (eliminación y conservación) cumpliendo con la normativa
vigente para la gestión documental
documental.
5.2.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de
e 2012, literal g, establece:
“Preservación
Preservación a largo plazo.
plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento
almacenamiento” {…}
En la etapa de preservación de los documentos de Telecafé,, encontramos varias
actividades:
Monitoreo y control de condiciones para la protección y conservación de los documentos:
Se definen los lineamientos para la protección y conservación de los do
documentos de
archivo con actividades como: monitoreo de condiciones ambientales, inspección y
mantenimiento de instalaciones, almacenamiento y realmacenamiento, prevención y
atención de desastres, limpieza de áreas y de documentos, saneamiento ambiental,
intervenciones
tervenciones menores de los documentos y preservación de medios y documentos
electrónicos.
Condiciones generales para el almacenamiento y protección de los documentos de
archivo de Telecafé:
1. El procedimiento aplicado por Telecafé para el aseguramiento del debido respaldo
de la información digital (Copias de seguridad), se encuentra documentado en el
Procedimiento PRO
PRO-DIR-04 Copias de Seguridad.
2. El procedimiento para el almacenamiento y protección de documentos de archivo
de Telecafé se encuentra documentado en el Reglamento Interno de Gestión
Documental PRO-DIR
DIR-06
3. Sistema Integrado de Conservación SIC
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SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN TELECAFE LTDA
INTRODUCCIÓN
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
IÓN.
2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN – SIC.
3.. NIVEL DE INTERVENCIÓN.
4. FINALIDAD.
5. RESPONSABILIDAD.
6. ETAPAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC: DISEÑO,
MANTENIMIENTO, DIFUSIÓN Y ADMINISTRACIÓN.
7. OBJETIVO.
8. SISTEMA INTEGRADO
NTEGRADO DE CONSERVACION.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
LEVANTAMIENTO Y VALORACION DEL PANORAMA DE RIESGOS
MEDIDAD PREVENTIVAS
PREPARACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS
REACCION EN CASO DE SINIESTRO
PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN AREAS DE ARCHIVO
INDICADORES DE DETERIORO BIOLOGICO
MONITOREO DE BIOCONTAMINACION, SANEAMIENTO AMBIENTAL,
CONTROL Y ERRADICACION DE PLAGAS EN DEPOSITO DE ARCHIVO.
ESTRATEGIAS DE CONSERVACION.
CONSERVACION EN EL ARCHIVO DE GESTION
CONSERVACION EN EL ARCHIVO CENTRAL.
CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTO
HISTORICO.
PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS.
ESPECIFICACIONES PARA UNIDADES DE CONSERVACION.
Introducción
EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION Con respecto a su fundamentación
normativa, en el ámbito Nacional con el Establecimiento de la Ley General de Archivos
A
Ley 594, 2000- en el Artículo 46del Título XI, se da origen a un requisito importante en los
archivos de las Entidades que conforman en Sistema Nacional de Archivos y es la
siguiente: “los
los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema
Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”
documentos
Decisión que actualmente ha sido ratificada tanto por el Decreto 2609 de 2012 en su
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Artículo 9o “Procesos
Procesos de la Gestión Documental
Documental”” numeral g), establece que la
l
Preservación a Largo Plazo como el Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento y el Decreto 2578
de 2012, "Por
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones
relativas a la administración de los archivos del Estado
Estado"" donde se obliga a las Entidades
que conforman el Sistema Nacional a cumplir lo expuesto en dichas normativas.
Conforme lo expuesto se presenta a continuación la Guía de Aplicación del Sistema
Integrado de Conservación De TELECAFE LTDA, la cual se espera se convierta en un
documento
mento de uso obligatorio en toda la entidad , para su aplicación y seguimiento.
1.ÁMBITO DE APLICACIÓN
Archivo de gestión, archivo central y archivo histórico de TELECAFE LTDA.
2.DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN- SIC
Es el conjunto de estrategias
trategias y acciones de preservación y conservación, acordes con el
sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para
asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, independientemente del tipo de
soporte, garantizando
zando la integridad física y funcional, así como la disponibilidad de toda la
documentación, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión,
hasta su disposición final, es decir en cualquiera de sus etapas de su ciclo vital.
3.NIVEL DE INTERVENCIÓN
Para la intervención de los documentos de archivo existen diferentes niveles de
acercamiento. No obstante, para la ejecución del sistema integrado de conservaciónconservación SIC
al interior de la Entidad se optará por la Preservación (conservación preventiva),
p
entendida como el conjunto de principios políticas, medidas, planes y estrategias de orden
administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de
protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto
objeto documental en todas sus
dimensiones. Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes que ocurra una
alteración o deterioro en el medio físico que impidan el acceso a su contenido.
4.FINALIDAD
La implementación del Sistema Integrado de Conservac
Conservación,
ión, tiene como finalidad
Garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo independiente
Del medio o tecnología con la cual se hayan elaborado, manteniendo sus atributos tales
Como, unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, or
originalidad.
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5.RESPONSABILIDAD
El Sistema Integrado de ConservaciónConservación SIC, será liderado por el AREA DE GESTION
ADMINISTRATIVA Y GERENCIA – a través del responsable de la gestión documental y
archivo. Se obliga su implementación a los niveles directivos, pr
profesionales,
ofesionales, técnicos y
auxiliares, así como a los usuarios, quienes deberán cumplir con las prácticas aquí
expuestas.
6.ETAPAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
CONSERVACIÓN-SIC:
Diseño,mantenimiento,
Diseño,mantenimiento difusión y administración
•
Diseño: Referido a los Programas, objetivos, y responsabilidades de ejecución y
verificación de las actividades, en concordancia con el Programa de Gestión
Documental y demás sistemas organizacionales.
•
Mantenimiento: Relacionado con los requisitos que permitan mantener la
Integridad, autenticidad
enticidad y accesibilidad de los documentos en el Marco del Sistema
Integrado de Conservación y el Plan de Preservación a Largo plazo y en
concordancia con las etapas de la gestión de los documentos.
•
Difusión: Abarca el establecimiento de las acciones para
para la sensibilización interna
y externa en torno al Sistema Integrado de Conservación y el Plan de
Preservación a Largo plazo en pro del aseguramiento de la información.
•
Administración: Hace referencia a los lineamientos que permitan administrar
todas las operaciones técnicas relativas al Sistema Integrado de ConservaciónConservación
SIC y el Plan de Preservación a Largo plazo en concordancia con el Programa de
Gestión Documental.
PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANEJO DE EMERGENCIAS
Las acciones de prevención de desastres y manejo de emergencias, están orientadas a
establecer mecanismos para manejar los factores internos y externos de riesgos que
pueden afectar la documentación antes durante o después que ocurra una emergencia.
Su objetivo es crear nexos entre programas
programas de conservación documental y el personal
tanto encargado de manejo de la documentación como usuarios para el aseguramiento de
la información.
Las acciones que derivan de este apartado, deben ser realizadas a nivel preventivo para
prevenir emergenciass y durante para mitigar daños. El reporte debe realizarse una vez
ocurra la emergencia. Las Acciones a seguir están enmarcadas por el Acuerdo 50/2000
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proferido por el Archivo General de la Nación y las determinadas por la Entidad para el
Manejo de Emergencias.
8. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACION-SIC
CONSERVACION SIC
El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas adelantados en
las entidades por los comités paritarios de salud ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la ley y debe contar con un responsable o coordinador y un comité que
apoyará todas las medidas de reacción y recuperación.
Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de riesgos, seguido de la
evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente a estas situaciones se
establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo de los riesgos inminentes y
el establecimiento de un plan de contingencia que cubra las medidas de reacción
necesarias; tales como:
A. LEVANTAMIENTO Y VALORACION DEL PANORAMA DE
D RIESGOS
Para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan afectar el material
documental, se puede establecer la siguiente clasificación:
Riesgos provenientes del exterior del edificio.
Riesgos provenientes de la estructura del edifi
edificio.
Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los acervos
documentales.
Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una institución o
algún tipo de material.
Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la combinación de peligros
ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y del
material documental. Para evitar lo antes señalado se procederá previamente a:
Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el edificio y
las colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la institución
con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se identifican
como riesgos para la institución.
Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno
circundante. Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el
estado de los materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y
los mecanismos de protección contra incendios.
Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material documental,
estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.
Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico teniendo
en cuenta la existencia de al
algún
gún tipo de seguros, inventarios documentales y de
duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo. Partiendo de la
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importancia del material documental, se deberán establecer prioridades de rescate
en caso de incendio o de inundación, fijados por la valoración de los documentos y
teniendo en cuenta que todos los documentos de un archivo revisten igual
relevancia.
Identificación:
• Condición de seguridad: riesgo público
Descripción: Exposición a situaciones de orden público (atentados, cubrimiento de
noticias, secuestros, labores comerciales, transmisiones.)
Efectos posibles: Golpes, politraumatismos, heridas, fracturas, muerte. Daño de las
instalaciones. Robo de equipos, e información.
•
Condición de seguridad: Riesgo eléctrico.
Descripción: Manejo de equipo eléctrico
Efectos posibles: Quemaduras, electrocución, muerte. Daño de equipos e instalaciones
y perdida de información.
•
Condición de higiene: riesgo Químico.
Descripción:exposición
exposición a material particulado. (Polvos), sustancia químicas.
Efectos posibles:: Cuerpo extraño en ojos, lesiones en cornea, enfermedades
respiratorias.
•
Condición Natural:
Descripción:Exposición
Exposición a situaciones de origen natural
Efectos posibles:Golpes,
Golpes, fracturas, muerte, daños materiales.
• Condición de Seguridad: Riesgo Eléctrico
Descripción: contacto con energías peligrosas.
Efectos posibles: quemaduras, electrocución, muerte. Daño de equipos e instalaciones.
• riesgos bióticos:
Las bacterias, virus, hongos, insectos, animales y plantas, todos ellos puedenPresentarse
pueden
en los archivos como riesgos bióticos. Con frecuencia se da mayorImportancia a los
agentes infecciosos presentes en los soportes documentales,Tales como bacterias y
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virus, olvidándose de peligros que para el archivistaResultan casualmente inimaginables.
inima
Soportes como el papel por susCaracterísticas y composición, se convierten en perfectos
lugares de asentamientoPara microorganismos y animales.
• Microorganismos y hongos
Los microorganismos que causan deterioro en los materiales de archivo son las bacterias
y los hongos. Estos producen enzimas, que les permiten descomponer los materiales
orgánicos en pequeños productos que son nutrientes apropiados para su metabolismo.
Son materiales atractivos la celulosa y el apresto del papel, así como los almidones,
al
gomas, gelatinas, y el Cuero de las encuadernaciones.
• Insectos
¿Por qué un documento constituye algo apetecible para un insecto? En primer lugar,
porque está hecho de papel, que se fabrica con materias fibrosas, principalmente
celulosa, sustancia
a muy común en los vegetales. Numerosos insectos que se alimentan
de plantas y son, por ello, naturalmente atraídos por la celulosa, encuentran en archivos
un magnifico hábitat.
•
Roedores
Los mamíferos roedores son los responsables de la pérdida de un gra
gran número de
colecciones importantes, ya que roen papel, cartón, cueros, pieles y adhesivos de las
encuadernaciones para
Alimentarse o para construir sus nidos.
• Murciélagos
Los murciélagos que habitan en los archivos en ocasiones causan problemas a la salud
salu
de quienes trabajan allí. El excremento de los murciélagos que viven en archivos es
polvoriento dado que consiste de partes de insectos muertos. Este polvo se cuela entre
las rendijas causando alergias y problemas respiratorios. Esto junto con el orín puede
pu
contaminar el ambiente.
B. MEDIDAS PREVENTIVAS
Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en peligro la integridad
de los acervos documentales, se establecerá un plan de contingencia con metas
concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o reducir la mayor cantidad de
aquellos. Es necesario establecer un programa regular de inspección y mantenimiento
como una de las medidas de prevención más eficaces.
Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego como:
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Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios exteriores de
urgencia
Personal de vigilancia
Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos: extinguidores
manuales, sistemas de extinción fijos
Puertas cortafuego.
Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones eléctricas y
asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de abertura desde el
interior.
Es necesario hacer respetar las medidas restrictivas hacia los fumadores,
fumado
aislar los
productos sensibles como películas de nitrato o productos químicos inflamables y evitar
las fotocopias en salas de almacenamiento o en espacios que tengan material inflamable.
La protección contra los efectos del agua incluirá la verificación
verificación constante de los sistemas
hidráulicos como canales, goteras, terrazas, ventanas, etc. Hay que asegurar el
mantenimiento de las canalizaciones y evitar las redes de evacuación o suministro de
agua en las placas de las salas de almacenamiento. Prever un p
pozo
ozo o un sistema de
evacuación de aguas para las salas subterráneas.
Medidas:
Restricción de fumar en espacios cerrados “imagen”
Servicio de vigilancia
Extintor portátil multipropósito
Mantenimiento de redes eléctricas
Señalización de la salida de evacuación
Humidificador
Cronograma de limpieza, monitoreo y saneamiento ambiental.
C. PREPARACION DEL PLAN DE EMERGENCIAS
Este se deberá coordinar en estrecha colaboración con todos los servicios relacionados
con el tema como los bomberos, constructores de la edificación, servicios de
mantenimiento del edificio, servicios de aseguradores, de seguridad y defensa civil y el
comité paritario de salud ocupacional de las entidades entre otros. Los responsables de
los acervos documentales deberán preparar un plan
plan de medidas de emergencia en un
documento escrito. Este reporte deberá ser leído por todo el personal de la entidad y
ubicado en un lugar estratégico de manera que se pueda consultar rápidamente en caso
de emergencia.
Números de teléfonos de seguridad, vigilancia,
v
bomberos y policía
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Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo de
emergencia como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos
donde la electricidad y el agua puedan suspenderse entre otros
Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con prioridad
donde se deben incluir los registros de inventario que son útiles, lista de los
documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales
Orden y detalles de las operaciones de salvamento
sa
Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el
salvamento, bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones
de emergencia
Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para
transporte,
orte, eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.
Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que se
vayan a requerir para facilitar a las divisiones financieras la toma de decisiones.
PREPARACIÓN:
Planos:
Acciones prioritarias:
itarias: registros de inventarios.
Listas de personal para el salvamento:
Listas de recursos externos:
Precios de equipos y servicios:
-
Vigilancia “cooviser”: (6) 8828840
Bomberos: 119
Policía: 112-123-157
157
Bioservicios s.a.s : (6) 8875120
Truly nolen “control de plagas” : (6) 8873838
Corpoinfantil “cajas de archivo”: (6) 8810300
Gestión documental “custodia de archivos físicos” : (6) 8741143 – 8900086
D. REACCION EN CASO DE SINIESTRO
En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pánico.
Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los servicios de
intervención de las emergencias con los que previamente se han establecido planes
conjuntos de trabajo. Se debe contactar rápidamente al responsable del plan de
prevención
ión de desastres quien hará los contactos del comité de apoyo y de los
especialistas, de manejo de emergencia para los consejos técnicos sobre métodos de
acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar de neutralizarlo sin tomar riesgos
adicionales
les con el uso de extinguidores, suspensión de las redes de agua, de electricidad
y de gas entre otros.
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Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la magnitud de los
daños. No hay que desechar ningún documento por muy deteriorado
deteriorado que se encuentre. Si
el ambiente está muy húmedo, por agua de inundación o bomberos, hay que ensayar en
bajar las tasas de humedad relativa para evitar la aparición de microorganismos, pues se
debe tener en cuenta que 24 horas bastan para que una infestación
infestación se desate. Hay que
asegurar una buena circulación de aire y si es posible instalar técnicamente equipos de
des humidificación.
Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para las
operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera
manera sistemática la información necesaria
como fotografía de los documentos y de los locales, inventario del material afectado.
Estos datos serán necesarios para el expediente de la seguranza en el caso de que exista
y en la evaluación del siniestro. Durante las acciones de urgencia hay que asegurarse
bien contra el robo.
Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el almacenamiento
de los materiales de emergencia para suministrar rápidamente aquellos que hagan falta.
Hay que adecuar espacios
spacios para almacenamiento y para adelantar acciones de descarte
documental. Así mismo se hace necesario escoger métodos de tratamiento según las
cualidades y los tipos de documentos a tratar, su valor, el presupuesto y las posibilidades
locales de adelantar
tar dos tipos de acción:
1) Secado de documentos
Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto lo que
prima sobre la encuadernación.
Secado manual: con cuidado, los documentos pueden disponerse abiertos, sobre hojas
de papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede favorecer la
evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado hoja por hoja con
un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica y eficaz, si se dispone
del equipo humano necesario.
Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Sólo los
documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una cuerda y
se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un producto fungicida.
No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo propalcote o
glaseado. Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente tipo liofilización o
también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente hasta el fondo de la
encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo.
Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar ligeramente
pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien para que el agua no
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penetre. Todos los documentos
cumentos frágiles como las fotografías, manuscritos sobre papel y
sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.
Secado asistido mecánicamente: Sistema de des humificación del aire, congelación y
secado manual, congelación y ionización.
2) Desinfección
Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de secado, será
necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos. Igualmente se
desinfectarán los depósitos.
El equipo mínimo con el que se debe contar incluye:
Lonas, cajas plásticas, restregaduras, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de ropa,
esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras, guantes,
overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en rollos,
extensiones eléctricas,
as, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para
congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termo higrómetros, productos
desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.
E. PRINCIPALES LINEAMIENTOS DE BIOSEGURIDAD EN ÁREAS DE ARCHIVO
El personal que manipule la documentación especialmente aquella con biodeterioro, no
debe presentar cuadros clínicos respiratorios como asma o alergias entre otros y
problemas en la piel como dermatitis. Estas enfermedades pueden agravarse en el
desarrollo
o del proceso técnico, comprometiendo la salud del trabajador.
•
•
•
•
•
•
•
El personal debe realizar descansos de 15 minutos, después de dos horas de
trabajo en intervención técnica de documentos.
Utilizar siempre los elementos de protección personal como por ejemplo batas,
guantes, cofias, entre otros, y restringir su uso solamente al área de trabajo.
Mantener los elementos de protección en óptimas condiciones de aseo en un lugar
seguro diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso
Mantener siempre cerrados el
el overol o la bata de trabajo. Lavarse siempre las
manos y la cara con jabón líquido antibacterial, este
procedimiento permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para
disminuir la diseminación de microorganismos infecciosos.
Colocar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotación periódicamente
(semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente: límpido o Decol), aparte
de la ropa de uso personal.
No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosméticos en el área de trabajo, ya
y
que de los microorganismos que se encuentran en el aire pueden permanecer por
mucho tiempo en el aire después de culminar un procedimiento.
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F. INDICADORES DE DETERIORO BIOLÓGICO
La presencia de manchas con coloración rosada, verdosa o puntos negros son
indicadores
cadores de contaminación de hongos y bacterias sobre el soporte de papel de
un documento. De igual manera, el olor desagradable en un documento, ver en un
papel o libro sus puntas carcomidas, o con perforaciones a manera de galerías,
son otros indicadores de presencia de roedores e insectos. Este tipo de
contaminación biológica en documentos, resulta altamente nociva para la salud de
cualquier persona que lo manipule como también, desastrosa para la pérdida de
información contenida en estos.
G. MONITOREO DE BIOCONTAMINACIÓN,
BIOCONTAMINACIÓN, SANEAMIENTO AMBIENTAL,
CONTROL Y ERRADICACIÓN DE PLAGAS EN DEPÓSITOS DE ARCHIVO
•
•
•
•
•
•
•
•
El monitoreo de incontaminación y saneamiento ambiental, la desinsectación y
desratización son acciones que deben ajustarse a los lineamientos de
conservación dados por un conservador, un microbiólogo, un físico y/o químico.
Durante el proceso de saneamiento y desinsectación, las unidades de
almacenamiento (cajas) y área de depósito de archivo deben estar limpios, sin
polvo y organizados según Instructivo de Lim
Limpieza.
De ser posible, las tapas de las unidades de almacenamiento deben quedar
abiertas durante el proceso de saneamiento y desinsectación.
No debe haber presencia de personal ni elementos comestibles en el área a
realizar el saneamiento y la desinsectación.
desinsectaci
Deben permanecer puertas, ventanas y extractores cerrados durante dichos
procesos.
El saneamiento ambiental y monitoreo de incontaminación, la desinsectación y
desratización son acciones que deben realizarse de forma periódica y controlada
mediante la solicitud de un profesional en conservación de documentos del área
de Gestión Documental de la Secretaría y un microbiólogo y químico o físico del
Archivo de Bogotá.
El proceso de saneamiento y desinsectación debe emplear un método y un
producto que no afecte
ecte la conservación de los documentos alterando las
propiedades físicas y químicas de los materiales que componen los diferentes
tipos de soporte documental y los materiales que componen los diferentes tintas
tanto impresas como manuscritas, que no afecte la salud del personal que
manipula la documentación tratada y que permita un amplio espectro de eficacia
dejando un efecto residual en el ambiente y en la documentación garantizando su
eficacia.
Se recomienda emplear la nebulización como método para la a
aplicación
plicación de
productos para el saneamiento y desinsectación en archivos.
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H. ESTRATEGIAS DE CONSERVACION
Se deben tener unas estrategias o programas de conservación que permiten formular
soluciones integrales de conservación con el fin de tener en cuenta ciertos
cier
factores
presentes en dichas estrategias, las cuales consisten en:
•
•
•
Sensibilizar de personal: capacitaciones, actividades lúdicas o manuales
didácticos para los funcionarios, creando conciencia para el cuidado de los
documentos en el préstamo, consulta y reprografía.
Limpieza de áreas y documentos: implementar programas de limpieza periódicas
específicamente en áreas de depósito en seco y húmedo una vez al mes.
Monitores y control ambiental y biológico: se debe controlar permanentemente las
condiciones ambientales
mbientales (humedad relativa, temperatura, luz, ventilación y
contaminantes atmosféricos) en áreas de depósito, consulta y procesos
documentales.
La estrategia debe incluir la aplicación de mecanismos de inspección, control y
erradicación de agentes biológicos
biológicos en áreas u documentos, que puedan
producirse debido a condiciones ambientales inadecuadas y deficiente limpieza.
Cuando hablamos de agentes biológicos incluimos: hongos, bacterias, insectos,
roedores y aves entre otros.
Esta estrategia será dirigida al personal que tiene a cargo el mantenimiento y la
custodia de la documentación. Aunque también incluirá al público que la consulta,
de manera que se prevengan hábitos que promuevan la formación o aparición de
deterioro de este tipo (como el ingerir alime
alimentos
ntos dentro de las zonas de depósito o
consulta, y el pasar las páginas remojando el dedo en saliva).
Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:
Evaluar el estado de conservación de la documentación, grados de
deterioro y actividad del agente contaminante.
Aislar el materia contaminado (separarlo físicamente, pero conservando la
armonía de los expedientes y d
del
el inventario, a partir del uso de folios
testigo y referencias cruzadas).
Aplicar medidas de mantenimiento en el caso de existir vegetación (poda
de jardines y arboles).
Instalar elementos de protección contra contaminantes atmosféricos en los
espacios, cono
ono por ejemplo rejillas mallas, anjeos, entre otros.
•
En caso de que haya sido necesario aislar material contaminado, un restaurador
deberá realizar el tratamiento individual con productos y procesos técnicos.
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Un plan programado actualmente nos permite una
una respuesta rápida y eficiente
ante una emergencia minorizando el peligro.
I.
CONSERVACION EN EL ARCHIVO DE GESTION
Es importante conocer que en este archivo se encuentra toda la documentación que está
sometida a consultas administrativas, y se utiliza en las oficinas productoras para dar
soluciones y respuestas a los asuntos iniciados. La conservación comienza con la
importancia de los materiales tales como calidad del archivo, papel preferiblemente libre
de ácido o naturaleza neutra y mismo tintas no acidas insolubles en agua luego de
aplicadas y químicamente estables, así mismo su estructura ( márgenes y normas
técnicas de calidad ), para así evitar problemas en el futuro.
Es importante que se elimine toda clase de objeto metálico dañino como: las
perforaciones
nes de los documentos, ganchos, legajadores clips y grapas entre otros que
pueden ser remplazables por elementos plásticos o que tengan el recubrimiento total.
TRANSFERENCIA ARCHIVO CENTRAL
Para hacer una adecuada transferencia se debe revisar los document
documentos eliminando
ganchos de grapadora y clips metálicos sustituyendo documentos en papel de fax por
copias y revisar que este ordenado el principio de orden original y retirar los duplicados,
folios en blanco y documentos de apoyo
apoyo.
J. CONSERVACION EN EL ARCHIVO CENTRAL
En este archivo se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva con el fin de dar una idea de lo que debe ser un archivo central.
Existen algunos depósitos de ciertas dimensiones teniendo en cuenta:
•
•
•
•
La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.
La adecuación climática.
El crecimiento documental de acuerdo con las reglas archivísticas.
La resistencia estructural de las placas y pisos.
En otros casos la estantería metálica debe cumplir con:
c
•
•
•
•
•
•
Una estantería metálica de tipo convencional fija compacta o rodante.
Altura de 2.20 metros y cada bandeja debe soportar un peso de 100kg/m.
Sistema entrepaños graduables.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10cm del piso.
La estantería no ira recostada sobre los muros, dejando un espacio mínimo de
20cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde a la asignatura topográfica.
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Es importante la limpieza periódica de la estantería para la adecuada manipulación
manip
y
control de los archivos.
K. LA CONSERVACION EN EL ARCHIVO HISTORICO
El archivo histórico debe contar con un espacio adecuado en cuanto a la adecuación y
condiciones ambientales, la documentación deberá contar con sus respectivas carpetas y
cajas ubicadas
cadas sobre la estantería adecuada, es importante implementar programas
propios de limpieza para el espacio en que esta la documentación; esto se deberá realizar
en seco con el personal calificado solo para esta labor. Es importante que se tenga una
buena capacitación sobre el tema para evitar daños.
L. PAUTAS PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS
Es necesario establecer algunas normas a la hora de consultar la documentación para
protegerla.
•
•
•
•
•
•
No mojar los dedos con saliva para pasar las páginas.
Usar los elementos de seguridad industrial (guantes, tapabocas y monógafas).
Los espacios destinados a la consulta deben de estar por fuera de los depósitos.
Controlar el préstamo de los documentos y llevar un estricto control de quien los
consulta.
Lavarse las manos después de consultar.
No consumir alimentos no bebidas en el momento de la consulta, ni en los
espacios destinados para el almacenamiento de la documentación.
M. ESPECIFICACIONES PARA UNIDADES DE CONSERVACION
Las cajas de archivo tienen como finalidad, almacenar unidades
unidades de conservación como
carpetas, conjunto de papeles archivados del mismo tema, legajos o libros.
Son barreras que sirven en caso de presentarse una inundación, goteo o incendio. Son de
fácil manipulación y organización, ya que se encuentran debidamente ordenados sobre
estantes y al encontrarse debidamente identificados permiten una consulta rápida, para
almacenar documentos sueltos, las carpetas que se deben usar deben ser de material
neutro.
5.2.8. VALORACIÓN
De acuerdo con el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, literal h,
h establece:
“Valoración.. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con
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el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su
destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva)”
definitiva) {…}
Condiciones generales para la disposición final de documentos de archivo de Telecafé:
Las actividades relacionadas con la selección y disposición
disposición final de los documentos de
archivo de Telecafé, se encuentran establecidas en el Reglamento Interno de Gestión
Documental PRO-DIR-06
5.2.8.1 REPROGRAFÌA DE DOCUMENTOS.
La reprografía de documentos tiene como finalidad facilitar la difusión, conservación
co
y
acceso de la información contenida en los documentos de archivo garantizando su
preservación.
Con el fin de preservar y evitar el deterioro de la documentación empastada, argollada o
encuadernada, dichos documentos son enviados a un Proveedor especializado para su
argollado, empaste o desempaste.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
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Actividad
(Diagrama de Flujo)
No.
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Descripción de la Actividad Responsable
Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas (Entradas)
INICIO
Inicio del Procedimiento
Se reciben la correspondencia
oficial presentada por los
ciudadanos y/o las entidades, y
se verifica si es competencia de
la Entidad
RECIBIR
CORRESPONDENCIA
OFICIALES
1
ES
COMPETENCIA
DE LA ENTIDAD
NO
2
FIN
SI
Responsable de
Correspondencia
Si es competencia de la Entidad
se verifica el contenido y si
contiene anexos se revisan. Si no
es competencia de la entidad no
se recibe la correspondencia y
finaliza el procedimiento.
Nota: Cuando se radica un
documento que no es
Responsable de
competencia de la Entidad, debe
Correspondencia
anularse el radicado y remitir el
documento a la entidad
competente, siempre y cuando
no sea un derecho de petición,
pues este tendrá el tratamiento
de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento PRO-DIR-02
peticiones, quejas y reclamos
Documento
o Registro
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Actividad
(Diagrama de Flujo)
ES
CORRESPONDE
NCIA PERSONAL
U OTROS
SI
NO
3
FIN
4
REGISTRAR DATOS EN
REGISTRO Y RADICACION DE
COMUNICACIONES OFICIALES
"RCOE "(ADMIARCHI)
RADICAR LA
CORRESPONDENCIA
( SISTEMA ADMIARCHI)
5
DISTRIBUIR LA
CORRESPONDENCIA
6
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Documento
o Registro
Descripción de la Actividad
Responsable
Si la comunicación es
correspondencia personal, no se
radica e informa al destinatario
para que la reciba.
Si es material documental
informativo (afiches, boletines,
revistas, publicaciones
periódicas, entre otras) no se
radica y se entrega al destinatario
con el debido control.
Si la comunicación es anónima,
no se radicará, se remitirán a la
dependencia competente donde
determinarán las acciones a
seguir.
Finaliza el procedimiento.
Si no corresponde a lo citado
anteriormente continuar en la
actividad No. 4
Responsable de
Correspondencia
Se registran los datos básicos de
entrada: No. de radicación, fecha
(día, mes, año), vía (fax o físico),
número de hojas, anexos,
remitente (nombre y ciudad),
asunto, destino
Responsable de
Correspondencia
FOR-DIR-01
Una vez registrados los datos, se
coloca el rotulo o sello de
radicacion a la correspondencia
con el número de radicado, fecha
(día, mes, año), hora, destino.
Se entrega de forma digital al
área correspondiente. Para que
se le de el tramite al documento
Responsable de
Correspondencia
Radicado
Al radicar la comunicación
externa recibida, es distribuida al
área correspondiente por medio
digital mediante el sistema
admiarchi. El que recibe la
correspondencia, debe firmar el
reporte de control de entrega para
dejar constancia de que recibió la
correspondencia
Responsable de
Correspondencia
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Actividad
(Diagrama de Flujo)
REVISAR
CORRESPONDENCIA
7
ES
COMPETENCIA
DEL ÁREA
8
NO
SI
REASIGNAR LA
CORRESPONDENCIA
9
TRÁMITE DE
RESPUESTA O
ARCHIVO
10
FIN
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Descripción de la Actividad
Responsable
Corresponde a quien recibió la
correspondencia, verificar la
competencia
Coordinador de
Área o responsable
que recibió el
documento
Si al recibir la correspondencia se
establece que no es competencia
Coordinador de
del área, se devuelve el
Área o responsable
documento a la ventanilla unica
que recibió el
de correspondencia. Si es
documento
competencia del área continúe
con la actividad 10
Se reasigna la correspondencia al
Área correspondiente. Si la
comunicación requiere respuesta Responsable de
ir al procedimiento de las
Correspondencia
comunicaciones oficiales
externas enviadas.
El coordinador de Área o el
responsables que recibió el
documento debe darle el trámite
a la respuesta si lo requiere y
darle el tramite al documento
Coordinador de
para su inmediata respuesta, en Área o responsable
caso contrario debe archivarlo en
que recibió el
la carpeta del asunto. Si la
documento
comunicación requiere respuesta
ir al procedimiento de las
comunicaciones oficiales
externas enviadas.
Fin del Procedimiento
Documento
o Registro
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Actividad
(Diagrama de Flujo)
Descripción de la
Actividad
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Responsable
Documento
o Registro
Comunicaciones Oficiales Externas Enviadas (Salidas)
INICIO
Inicio del Procedimiento
Una vez recibida la
correspondencia, se verifica
Coordinador de
nuevamente si es
Área o responsable
competencia del área, en
que recibió el
caso contrario se devuelve a
documento
la Oficina de la Secretaria de
Gerencia
VERIFICAR
COMPETENCIA
1
LA
CORRESPONDENCIA
REQUIERE
2
NO
SI
Si la comunicación no
requiere respuesta se archiva
Coordinador de
y finaliza el procedimiento. Área o responsable
Si la comunicación requiere
que recibió el
respuesta continúe con la
documento
actividad No. 3
FIN
PROYECTAR Y SOLICITAR EL
No. DE RADICADO DEL OFICIO
3
Se elabora el oficio con los
anexos respectivos (si
aplica) y se generan los
vistos buenos y las
aprobaciones
correspondientes. Se debe
diligenciar el formato FORDIR-04 consecutivo de
correspondencia enviada el
cual contiene No. de
consecutivo, fecha (día, mes,
año), proceso que remite,
documento solicitado por,
Coordinador de
nombre de la persona o
Área o responsable
entidad destinataria, asunto
que recibió el
y anexos; este consecutivo
documento
debe solicitarse el día en que
la correspondencia va a ser
enviada. El documento debe
elaborarse en original y dos
copias: Original para el
destinatario, una copia para
la serie respectiva del área y
una copia para la
correspondencia central la
cual es manejada desde la
oficina de Secretaria de
Gerencia
FOR-DIR-04
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Actividad
(Diagrama de Flujo)
No.
ENVIAR
EL OFICIO
4
Descripción de la
Actividad
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Responsable
Una vez radicado el oficio y
tenga las firmas
Coordinador de
correspondientes el oficio se
Área o responsable
envía a través de correo
que recibió el
físico, en caso de que sea
documento
enviado a través de correo
electrónico
Documento
o Registro
GUÍA DE
ENVÍO
Fin del Procedimiento
FIN
7. SISTEMA DE CODIFICACIÓN ÁREAS DE TELECAFÉ LTDA – TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO
ABREVIATURA
ÁREA
CODIFICACIÓN
ÁREA
100
GER
GER–100
GER–100PL
GER–100CI
110
120
SG
APP
GER-110SG
GER-120APP
130
ACM
GER-130ACM
140
AAF
GER-140AAF
150
AT
GER-150AT
GERENCIA
PLANEACIÓN
OFICINA ASESOR DE
CONTROL INTERNO
SECRETARIA GENERAL
ÁREA DE PRODUCCIÓN Y
PROGRAMACIÓN
ÁREA COMERCIAL Y DE
MERCADEO
ÁREA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
ÁREA TÉCNICA
Nota: La codificación irá precedida por las iniciales GER (GERENCIA), lo cual
indica que todas las actuaciones administrativas son controladas, reguladas y
avaladas desde la Gerencia de la Entidad, como pilar en la organización.
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8. ASPECTOS GENERALES PARA LA
LAS
S COMUNICACIONES
La correspondencia: Acta, Certificado, Circular, Comunicaciones Enviadas y/o Recibidas,
Constancias, Informes y Memorandos; deberán ir en letra Arial y un tamaño entre 11 y 12
puntos, interlineado sencillo (un espacio), si el oficio tiene más de dos folios debe de ir
numerada a partir de la segunda hoja, no se debe partir párrafo al final de la página para
continuar en la siguiente.
Para la elaboración de las comunicaciones externas se utiliza el estilo bloque extremo
izquierdo, en el cual todas las líneas de las comunicaciones parten del margen izquierdo.
La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra y seca.
MÁRGENES
Superior 3 cm
Inferior 3 cm
Lateral izquierdo 3 cm
Lateral derecho 3 cm
Nota: Teniendo en cuenta que Telecafé está implementando la “Iniciativa de Cero Papel”,
toda la correspondencia o documentos, se imprimirán y fotocopiarán por los dos lados de
la hoja y se conservarán las mismas márgenes simétricas para cada lado.
lado
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8.1.
FORMATO ACTA
1 o 2 interlíneas libres
TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN
1 o 2 interlíneas libres
DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO
2 o 3 interlíneas libres
LUGAR Y FECHA DE LA REUNIÓN
1 interlínea libre
HORA:
1 interlínea libre
LUGAR:
1 interlínea libre
ASISTENTES:
1 interlínea libre
INVITADOS:
1 interlínea libre
AUSENTES: (Si los hay)
2 interlíneas libres
ORDEN DEL DÍA
1…..
2…..
DESARROLLO:
1. Número y tema
2. Número y tema
2 interlíneas libres
CONVOCATORIA (Para nueva reunión)
4 o 5 interlíneas libres
NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS
Cargo
2 interlíneas libres
Anexos: (Opcional)
1 interlínea libre
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.2.
FORMATO CERTIFICADO
2 interlíneas libres
LUGAR Y FECHA
4 o 5 interlineas libres
PERSONA O DEPENDENCIA QUE EXPIDE EL CERTIFICADO
4 o 5 interlineas libres (dependiendo del texto)
CERTIFICA:
2 interlineas libres
TEXTO
1 interlinea libre
Este certificado se expide para…
4 o 5 interlineas libres
Firma:
3 o 4 interlineas libres
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.3.
FORMATO CIRCULAR
1 o 2 Interlíneas libres
CIRCULAR
1 o 2 interlineas libres
CÓDIGO
1 o 2 interlineas libres
CIUDAD Y FECHA
2 o 3 interlineas libres
GRUPO DESTINARIO
2 interlineas libres
ASUNTO:
1 o 2 interlineas libres
Texto con saludo incluido
1 interlinea libre
Texto
1 o 2 interlineas libres
Despedida
4 o 5 interlineas libres
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
2 interlineas libres
Anexos: (Opcional)
Copia: (Opcional)
1 interlinea libre
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.4.
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FORMATO COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Y/O RECIBIDAS,
COMUNICACIONES INTERNAS.
1 interlinea libre
CÓDIGO
1 o 2 interlineas libres
CIUDAD Y FECHA
1 a 3 interlineas libres
DATOS DEL DESTINATARIO
2 interlineas libres
ASUNTO:
1 o 2 interlineas libres
SALUDO:
1 o 2 interlineas libres
TEXTO:
1 interlinea libre entre párrafos
1 o 2 interlineas libres
DESPEDIDA
4 o 5 interlineas libres
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
2 interlineas libres
Anexos: (Opcional)
Copia: (Opcional)
1 interlinea libre
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.5.
FORMATO CONSTACIAS
2 interlíneas libres
LUGAR Y FECHA
4 o 5 interlineas libres
PERSONA O DEPENDENCIA QUE EXPIDE EL CERTIFICADO
4 o 5 interlineas libres (dependiendo del texto)
HACE CONSTAR:
2 interlineas libres
TEXTO
1 interlinea libre
Esta constancia se expide para…
4 o 5 interlineas libres
Firma:
3 o 4 interlineas libres
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.6.
FORMATOS INFORMES
1 interlinea libre
DEPENDENCIA Y CÓDIGO
2 interlíneas libres
TÍTULO DEL INFORME
2 o 3 interlineas libres
LUGAR Y FECHA
2 interlineas libres
ELABORADO POR:
2 o 3 interlineas libres
OBJETIVO (S)
1 interlinea libre
Texto
1 interlinea libre
Numerales
Texto
1 interlinea libre
Texto:
2 interlineas libres
CONCLUSIONES (Recomendaciones, sugerencias propuestas)
4 o 5 interlineas libres
Nombre y firma
Cargo
Anexos: (Opcional)
2 interlineas libres
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.7.
FORMATO MEMORANDO
1 interlinea libre
MEMORANDO
1 o 2 interlineas libres
CÓDIGO
1 o 2 interlineas libres
LUGAR Y FECHA
2 o 3 interlineas libres
PARA:
1 interlinea libre
DE:
1 interlinea libre
ASUNTO:
2 o 3 interlineas libres
Texto con saludo incluido
1 interlinea libre
Texto
1 o 2 interlineas libres
Despedida
4 o 5 interlineas libres
Remitente;
2 interlineas libres
Anexos: (Opcional)
Copia: (Opcional)
1 interlinea libre
Transcriptor: (Elaboró – Proyectó)
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8.8.
FORMATO SOBRE
PERSONA Y ENTIDAD QUE REMITE
Tratamiento o Título
Nombre
Cargo
Organización o Entidad
Dirección y Teléfono
Ciudad
La marcación y distribución del sobre dependerá del tamaño del mismo.
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BIBLIOGRAFIA:
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un
programa de gestión documental. Bogotá D.C.: 2005
ICONTEC. NORMA Técnica Colombiana 185
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. 'Por el cual se reglamenta
el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado"