1. No category

Nombre del documento: Procedimiento Código: TecNM/D-AM-PO-003
del SGA para la Comunicación Interna
Revisión: 2
y Externa
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
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4.4.3
1. Propósito
Establecer los lineamientos para la implementación de la comunicación interna y externa de los aspectos
ambientales significativos identificados y registrados en el Sistema de Gestión Ambiental de los Institutos
Tecnológicos descentralizados.
2. Alcance
Aplica a toda comunicación interna entre los diversos niveles y funciones, así como la comunicación de las
partes interesadas externas aplicables al SGA de los Institutos Tecnológicos Descentralizados.
PARTES INTERESAD AS: Individuo o grupo involucrado o afectado en el desempeño ambiental de una
organización. En el SGA de ITD´s de multisitio aplica a: Alumnos (as), padres de familia, contratistas,
proveedores (as), vecinos.
3. Políticas de operación
3.1. Los Institutos Tecnológicos Descentralizados mantendrán la participación e integración en el Sistema de
Gestión Ambiental a través de los medios de Comunicación, para toda la comunidad tecnológica y partes
interesadas, Junta Directiva.
3.2. Los ITD’S comunicarán de manera externa:
3.2.1 los aspectos ambientales significativos.
CONTROL DE EMISIÓN
REVISÓ
Lic. Eva Victoria Trejo
Zúñiga
RD de Multisitios
ELABORÓ
Comité Nacional de Gestión
Ambiental
Firma:
26 de Mayo de 2015
Firma:
26 de Mayo de 2015
AUTORIZÓ
Mtro. David Rafael Trigueros
Cázares
Director de Institutos Tecnológicos
Descentralizados
Firma:
26 de Mayo de 2015
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.
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4.- Diagrama del Procedimiento
Departamento de comunicación o
difusión y/o Figura equivalente
Comité Ambiental
1.- Define los medios
de comunicación
adecuados
2.- Elabora el programa
de difusión
3. Revisa y autoriza
4. Implementa el
programa de difusión.
5.- ¿Se cum
plió el
program a de
difusión?
Sí
Fin
No
Define acciones
Correctivas
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5.- Descripción del Procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
1. Define los medios de
comunicación adecuados
1.1 Define los medios de comunicación disponibles
en cada instituto (Ej. Página web, Intranet, TV,
Radio etc.)
a) Interno
b) Externo
2.1 Realiza el programa de difusión que contenga
aspectos ambientales significativos de acuerdo a
la disponibilidad de recursos de cada ITD (Ver
anexo 1 y 2 de este procedimiento)
Departamento
de
comunicación
o
difusión y/o Figura
equivalente
3.1 Revisa y autoriza el programa de difusión
propuesto.
4.1 Desarrolla las actividades de acuerdo al programa
de difusión autorizado.
Comité de Gestión
Ambiental
Departamento
de
comunicación
o
difusión y/o Figura
equivalente
Departamento
de
comunicación
o
difusión y/o Figura
equivalente
2. Elabora
difusión
programa
de
3. Revisa y autoriza
4. Implementa el programa
de difusión
5. Verifica la eficacia del
program a
6. Comunicación externa
5.1 Verifica el cumplimiento del programa de difusión.
a) Si el programa fue cumplido, termina el
procedim iento.
b) En caso contrario se implementan acciones
correctivas.
6.1 Realiza la gestión de permisos, licencias,
convenios en lo que respecta a la gestión
ambiental.
6.2 Comunica incidentes o accidentes ambientales al
interior del Instituto.
Departamento
de
comunicación
o
difusión y/o Figura
equivalente
Director de ITD; y/o
Abogado
y/o
Subdirector
Administrativo
y/o
RDA
6.3 Comunica accidentes ambientales o situaciones
de emergencia.
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No.
1.
COMUNICACIÓN SOBRE:
INTERNA:
EXTERNA
EXTERNA
Personal docente,
administrativo,
operativo
Alumnos (as),
Vecinos, padres de familia,
proveedores (as),
contratistas.
Política ambiental. La cual está
disponible al público
Aspectos Ambientales
Mediciones de Objetivos y metas
ambientales
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
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Información relacionada con los
aspectos ambientales; por ejemplo
im portancia de reusar el papel bond;
dism inuir generación de RP´s, etc.
La importancia de disminuir el No. de
copias fotostáticas; colocando
comunicados, letreros sobre
agotamiento de recursos naturales
Programas existentes para el
monitoreo de los controles
operacionales
Letreros alusivos en lugares
estratégicos sobre ahorro de agua, de
energía eléctrica;
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
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
Programas de reforestación



Disponible al público cuando
visitan el ITS

Disponible al público cuando
visitan el ITS


Disponible al público cuando
visitan el ITS
Pláticas sobre la importancia del
cuidado del medio ambiente
Glosario ambiental
Resultados de Auditoría interna
Resultados de seguimiento y m edición
Resultados de revisión por la dirección
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6.- Documentos de referencia.
DOCUMENTO
Norma ISO 14001
Matriz de Aspectos Ambientales
7. Registros
Registros
Programa de Difusión
Tiempo
de
retención
Responsable de
conservarlo
Código de
registro
1 año
Jefe (a) de
Departamento de
Comunicación y
TecNM/D-AM-PO-003-01
Controlador de
Documentos
TecNM /D-AM-PO-003-02
Bitácora de Comunicación Interna y Externa Hasta próxima
modificación
8. Glosario
REUNIONES EN GRUPO: Sobre cualquier aspecto ambiental del Sistema de Gestión Ambiental (SGA), sobre
conocimiento de procedimientos, revisiones gerenciales, objetivos ambientales bien sea específicamente
convocada para comunicar, también es un foro abierto siempre a la información, al debate y a la exposición de
los asistentes.
PUBLICACIONES INTERNAS: Los boletines, folletos son aprovechados como cauce de comunicación de la
información, derivada de la gestión, que interese transmitir.
CIRCULARES INTERNAS: La circular interna, entendida como un escrito o memorando en que la alta
dirección comunica algo a todos los integrantes o a una parte de la institución.
TABLERO DE ANUNCIOS: Son lugares de visualización y lectura de información facilitada por la alta dirección.
Se distribuyen estratégicamente ubicados para colocar información variada, en los que se colocan escritos,
cuadros, gráficos, fotografías, carteles, m antas o similares.
VIDEOS: Producciones audiovisuales desarrolladas para transmitir información aprovechando las posibilidades
de estos medios. La información puede ser generada sobre la naturaleza o las actividades del SGA.
ENCUESTAS: Es un elemento que permite recabar la opinión de los empleados o usuarios sobre algunos
aspectos de la gestión, de sus actividades o procesos e igualmente recibir sugerencias sobre éstos.
BUZÓN DE OBSERVACIONES, QUEJAS Y/O SUGERENCIAS: Utilizado en muchas ocasiones para diversas
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cuestiones en el SGA. Si se usa para recabar quejas, sugerencias y opiniones de empleados y usuarios, se
estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente.
CORREO ELECTRÓNICO: Es uno de los medios de comunicación interno más utilizados en el Instituto.
PÁGINA WEB O INTERNET O INTRANET: Al utilizarse para comunicación interna, da la posibilidad de
accesar a contenidos informativos acerca del SGA, resultados, informes generales, productos o actividades,
etc.
9. Anexos
9.1 Programa de Difusión
TecNM /D-AM-PO-003-01
9.2 Bitácora de Comunicación Interna y Externa
TecNM /D-AM-PO-003-02
10. Cambios de esta versión
Número de
revisión
Fecha de
actualización
Descripción del cambio
2
Mayo, 2015
Revisión general del SGA, cambio de SNEST a TNM y actualización
del Representante de Dirección Nacional y Director de los Institutos
Tecnológicos Descentralizados.
1
Febrero, 2011
0
Junio, 2010
Actualización de Responsables de Verificar y Autorizar los
documentos.
Primera emisión
Anexo 1: Programa de Comunicación Interna
a) Elaborar carteles tipo poster con la política ambiental de la institución, así como actividades a
desarrollar y en la que pueden participar los empleados y/o Alumnos (as) interesados. Los
carteles son colocados en los lugares más visibles de la institución.
b) Subir la información completa del sistema de gestión ambiental al portal electrónico de la institución o a
la intranet.
c) Elaborar trípticos con la información más relevante sobre el sistema de gestión ambiental para entregar
a las siguientes instancias.
Personal directivo y Jefe (a)s de departamento: pláticas con material impreso y audiovisual
adecuado. Personal docente y administrativo: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado.
Alumnos (as) de las diferentes carreras: pláticas con material impreso y audiovisual adecuado.
Anexo 2: Programa de Comunicación Externa
a) Asistir a los diferentes medios de comunicación (prensa escrita, radio, televisión, etc.) con la
información lo más clara posible sobre los objetivos, beneficios y principales actividades
involucradas en el Sistema de Gestión Ambiental de la institución.
b) Difundir en el entorno Institucional la inform ación más importante del Sistema de Gestión Ambiental
(política, objetivos, m etas, principales actividades, beneficios, etc.)
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c) Dar a proveedores (as) y contratistas: pláticas con material impreso y/o audiovisual adecuado.
d) La representante de la dirección y/o personal autorizado por la dirección general realiza trámites del SGA
ante las dependencias. Ejemplo: Trámites de alta ante SEMARNAT, con autorización y conocimiento
previo de la Dirección General.
e) Bitácora – la cual se encuentra a disposición del público con conocimiento del personal de vigilancia
donde los vecinos, Alumnos (as) pueden externar o comunicar sus inquietudes, felicitaciones o quejas
ambientales.
Toda copia en PAPEL es un “Documento No Controlado” a excepción del original.