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APLICACIONES: DIAGNÓSTICO DE LA
INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA
Y ESCUELAS DIGNAS – 2015
manual de usuario
COORDINADOR ESTATAL
INSTITUTO NACIONAL DE LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA
GERENCIA DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN
APLICACIONES: DIAGNÓSTICO DE LA
INFRAESTRUCTURA FÍSICA EDUCATIVA Y
ESCUELAS DIGNAS – 2015
MANUAL DE USUARIO
COORDINADOR ESTATAL
Confidencial
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Índice
Contexto del proceso .................................................................................................... - 4 Proceso de Diagnósticos y Escuelas Dignas ........................................................... - 4 Proceso de Escuelas Dignas ...................................................................................... - 4 Referencias .................................................................................................................. - 7 Convenciones y Estándares ...................................................................................... - 8 Especificaciones Técnicas ............................................................................................. - 9 Hardware ..................................................................................................................... - 9 Software ....................................................................................................................... - 9 Ingreso al Sistema ........................................................................................................ - 10 Método de Acceso .................................................................................................... - 10 Funcionalidad del Sistema .......................................................................................... - 16 Módulo de Escuelas Dignas. .................................................................................... - 16 Audiencia .................................................................................................................... - 20 Flujo de Aprobación ..................................................................................................... - 20 Estructura .................................................................................................................. - 20 Función: Añadir Documentos ................................................................................. - 25 Función: Flujos ........................................................................................................... - 32 Función: Aprobar Documentos .............................................................................. - 34 Función: Rechazar Documentos ............................................................................ - 58 Función: Cerrar Carpeta .......................................................................................... - 63 Función: Consulta de Documentos ........................................................................ - 66 Función: Administración de Archivos ................................................................... - 71 Solución a problemas comunes .............................................................................. - 77 Preguntas Frecuentes ................................................................................................. - 78 Soporte Técnico ............................................................................................................ - 80 Glosario .......................................................................................................................... - 80 Anexos ........................................................................................................................... - 81 Anexo 1.- Tabla de Roles para Flujos de Trabajo ............................................... - 81 -
Figuras
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
Figura
1 Proceso de Diagnósticos y Escuelas Dignas ..............................................
2 Proceso de Escuelas Dignas ..........................................................................
3 Flujo de proceso Captura PTP ......................................................................
4 Flujo de proceso Contrato y Calendario de Ejecución ..............................
5 Flujo de proceso Reporte de Supervisión Quincenal ................................
6 Flujo de proceso Captura de PTD ................................................................
Confidencial
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-3-4-4-5-5-5-
Introducción
El presente documento tiene la finalidad de ayudar al usuario a entender el uso del sistema
“Desarrollo e implementación de las aplicaciones, diagnóstico de la Infraestructura Física
Educativa y Escuelas Dignas”. Este documento está dividido en varias partes en las que se irán
explicando cada uno de los módulos que componen al sistema, así como su funcionamiento y
manejo. Los módulos que contiene el sistema son: Diagnósticos, Escuelas Dignas y
Configuración y están compuestos de las siguientes funciones.
Diagnósticos: Capturar CIT, Capturar Programa de Trabajo, Flujo Operativo (Aprobación),
Flujo Operativo (Autorización), Flujo Operativo (Revisión), Generar Plantilla, Generar Reportes
de Diagnósticos y Seleccionar de planteles.
Escuelas Dignas: Capturar de Calendarios de Ejecución, Capturar Contrato, Capturar PTD,
Capturar PTP, Capturar Reporte de Supervisión Quincenal, Flujo Operativo (Aprobación), Flujo
Operativo (Autorización), Flujo Operativo (Revisión), Generar Plantilla, Generar Reportes de
Escuelas Dignas y Seleccionar planteles.
Configuración: Auto Registro de Participantes Externos, Cargar Criterios de Elegibilidad,
Configurar Catálogos, Configurar CCT’s, Configurar Criterios de Elegibilidad, Configurar
Estructura, Configurar Participantes, Configurar Plantillas, Configurar Programas Entidad
Federativa, Configurar Programa INIFED, Configurar Referencias, Exportar e Importar Datos.
Confidencial
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Contexto del proceso
Proceso de Diagnósticos y Escuelas Dignas
El sistema abarca los procesos de Diagnósticos y Escuelas Dignas:
Figura 1 Proceso de Diagnósticos y Escuelas Dignas
Proceso de Escuelas Dignas
Para la parte de Escuelas Dignas, los principales procesos son:
A.1.2.1 Proyecto Técnico Presupuestado.
A.1.2.2 Contrato y Calendario de Ejecución.
A.1.2.3 Reporte de Supervisión Quincenal.
A.1.2.4 Proyecto Técnico Definitivo.
El proceso de captura del PTP es el primer proceso que se realiza en el sistema, como se
muestra en el siguiente diagrama:
Figura 2 Proceso de Escuelas Dignas
Confidencial
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Proceso A.1.2.1 Proyecto Técnico Presupuestado.
Este proceso consiste en capturar el PTP a partir de una lista de CCT´s válidos y este debe
entrar en un ciclo de revisión, hasta que esté correcta la captura, posteriormente se
imprimirán las plantillas del PTP (Resumen, Detalle y Croquis), se firmarán los documentos y
se subirán al expediente para que finalmente sean aprobados.
Figura 3 Proceso de Captura del PTP
Proceso A.1.2.2 Contrato y Calendario de Ejecución.
Este proceso se ejecuta una vez aprobado el Proyecto Técnico Presupuestado y consiste en
llenar la información del contrato y capturar el calendario de ejecución en semanas,
describiendo cómo se llevaran a cabo las acciones de mejora en el plantel.
Figura 4 Flujo de proceso Contrato y Calendario de Ejecución
Proceso A.1.2.3 Reporte de Supervisión Quincenal.
Este proceso consiste en realizar cada 15 días el reporte de avance de las acciones de mejora
y capturar la información en el sistema.
Figura 5 Flujo de proceso Reporte de Supervisión Quincenal
Confidencial
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Proceso A.1.2.4 Proyecto Técnico Definitivo.
El último paso del proceso es generar el Proyecto Técnico Definitivo o PTD. Este es un proceso
muy parecido al Proyecto Técnico Presupuestado y sirve para confirmar el costo final de las
acciones de mejora. Una vez confirmado y autorizado el PTD, se procede a realizar el pago de
la última ministración e iniciar el proceso de cierre del expediente.
Figura 6 Flujo de proceso Captura de PTD
Procesos de forma manual.
Estos procesos corresponden a aquellas actividades que se generan de forma manual y en
algunos casos tienen apoyo del sistema como son las plantillas, que se generan a través de 4
actividades principales, las cuales no necesariamente aplican en todos los casos:
9
9
9
9
Generación de plantilla (esta actividad no es para todos los procesos)
Firma de documentos
Generación de expediente
Aprobación o Rechazo
Relación de procesos de forma manual:
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x
x
x
x
x
x
Evaluación de la CIT.
Oficio de Aprobación Técnica y Autorización de Conformación del CED
(Comité de Escuelas Dignas).
Acta para Constitución del Comité Escuelas Dignas y Designación de
Representantes.
Convenio de Concertación.
Pagaré Personas Físicas.
Pagaré Personas Morales.
Fianza de Cumplimiento.
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Solicitud de Subsidio.
Oficio de Aprobación de Subsidio.
Oficio de Asignación del Contrato.
Acta de Inicio de Ejecución de la Acción.
Acta de Entrega Recepción.
Notificación de Terminación de la Acción.
Encuesta de Percepción.
Factura Electrónica (Opcional).
Documentos de beneficiarios (persona física).
Acta de Nacimiento.
RFC (Registro Federal de Contribuyentes).
Identificación Oficial.
Declaración Anual.
CURP (Cedula Única de Registro de Población).
Comprobante de Domicilio.
Estados de Cuenta.
Documentos de beneficiarios (persona moral).
Acta Constitutiva.
Poder Notarial.
Identificación del Representante Legal.
RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
Estado de Cuenta.
Comprobante de Domicilio.
Convenio de Concertación.
Oficio de Solicitud de Pago.
Solicitud de Pago (Ministraciones).
Referencias
Título
MANUAL
de
Operación
del
Programa Escuelas
Dignas 2014
REGLAMENTO de la
Ley General de la
Infraestructura
Física Educativa.
Manual Técnico del
Sistema
Confidencial
Nombre
Manual_de_Operación_2014_Escuelas_Dignas
Reglamento_de_la_Ley_de_la_INFE
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Observaciones
Convenciones y Estándares
Convenciones de Formato y Texto
Formato
Viñeta Numérica
Negrita
Menor que (<)
Mayor que (>)
Gráfico del botón
Tipo de Información
Enumeración de pasos.
Resalta Importancia.
Nombres de opciones que puede elegir el usuario, ya sea
haciendo uso del mouse o teclado.
Palabra botón y a su lado Ícono representativo.
Convenciones de Uso del Mouse
Término
Señalar
Hacer clic
Seleccionar
Significado
Colocar el puntero del Mouse, sobre el elemento que
se desea resaltar.
Presionar el botón principal del Mouse
(botón
izquierdo).
Señalar de manera extendida, definiendo un inicio y un
fin.
Convenciones de Uso del Teclado
Término
Teclas de Método Abreviado
Significado
Teclas que se utilizan como método abreviado para
ejecutar un proceso.
Por ejemplo:
F1 para mostrar ayuda.
Tecla Enter
Ejecuta un proceso.
Teclas Direccionales
Desplazamiento hacia la Izquierda, Derecha, Arriba
y Abajo.
Son métodos abreviados del teclado de Windows.
Por ejemplo:
Combinación de Teclas
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x
x
x
CTRL+ESC: abrir el menú Inicio
ALT+TAB: cambiar entre programas abiertos
ALT+F4: salir del programa
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Especificaciones Técnicas
Hardware
Unidad central de proceso (CPU).
Pentium Core 2 o superior.
Disco duro.
250 GB.
DVD/CD-ROM.
Memoria (estaciones de trabajo en entorno de red o
monousuario).
Pantalla/tarjeta de video.
Velocidad de 48x o superior.
NIC.
Otros.
2 Gb o superior.
256 Mb RAM o superior.
Tarjeta de red soportada por la red
instalada 100 Mb/s para un
rendimiento óptimo.
Acceso a Internet.
Software
Sistema Operativo.
Windows 7 o superior.
Navegador.
Internet Explorer 9 o superior, Google Chrome,
Mozilla Firefox.
Lector de PDF.
Adobe Acrobat Reader.
Herramientas de oficina.
Hoja de cálculo, procesador de texto, etc.
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Ingreso al Sistema
Método de Acceso
1.-Escribir la dirección de acceso al sistema en el explorador de internet,
“http://sniinfe.inifed.gob.mx/sitios/inifed/2015/escuelasdignas”, la cual mostrará la pantalla
de inicio al Sistema.
Nota:
x
x
Todas las pantallas mostradas en este manual se han invocado en el
explorador de internet de Microsoft, denominado “Internet Explorer” y
el de Google denominado “Chrome”, sin embargo la funcionalidad debe
de ser igual para los otros exploradores de internet conocidos en el
mercado.
Es recomendable tener guardada, en el explorador de internet, la liga
del acceso al sistema para que posteriormente se acceda de manera
rápida.
2.-Al dar clic en el combo de selección, el sistema despliega dos opciones: <Autenticación de
Windows> (usuarios internos) y <Autenticación de formularios> (usuarios externos).
Seleccionar la opción Autenticación de formularios.
3.-La siguiente pantalla aparecerá y se deberá de introducir el <Nombre de usuario> y su
<Contraseña>:
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Nota:
El <Nombre de usuario> y su <Contraseña> serán entregados por el Administrador del
sistema. Por seguridad recomendamos no compartir esta información con nadie más.
4.-Después de introducir el Nombre de Usuario y la Contraseña, será necesario dar clic en el
botón de <Inicio de sesión>.
Si usted no es un usuario autorizado, se volverá a desplegar la misma pantalla hasta que
introduzca un nombre de usuario y contraseña válidos. Si ya lo intentó varias veces, puede ser
que su nombre de usuario no este autentificado, por lo que tendrá que ponerse en contacto
con el administrador del sistema, para que le proporcione un nombre de usuario y contraseña
correctos.
Nota: Si usted es un usuario autorizado, el sistema mostrará la pantalla Principal del
Sistema.
Se recomienda no guardar contraseña, cuando termine de utilizar el sistema se debe cerrar
sesión y después se debe eliminar el historial. Para poder eliminar el historial se deben seguir
los siguientes pasos:
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Activar el check Eliminar el historial de exploración al salir, dar clic en el botón <Aplicar> y
después en el botón <Aceptar>.
Este procedimiento se realiza una sola vez.
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Pantalla Principal del Sistema.
Esta pantalla inicial mostrará activado el ícono de Entidades Federativas:
Y en la parte baja los íconos de los nombres de todas las Entidades Federativas:
Para iniciar con el proceso de <Captura PTP>, será necesario dar clic a la Entidad Federativa
correspondiente a su usuario.
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Nota: Usted solamente tendrá acceso a la(s) Entidad(es) Federativa(s) que le hayan
configurado a su nombre de usuario, y si intenta el acceso a una entidad diferente, el
Sistema mostrara un mensaje de rechazo “Lo sentimos, este sitio no ha sido compartido
con usted”.
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Funcionalidad del Sistema
Módulo de Escuelas Dignas.
Los procesos correspondientes del sistema son: PTP (Proyecto Técnico Presupuestado),
Contrato y Calendario de Ejecución, Reporte de Supervisión Quincenal, Expedientes, y PTD
(Proyecto Técnico Definitivo),Capturar, Editar, Eliminar y Generar Plantillas.
En el caso de “Expedientes - Flujo de Aprobación” permite controlar los flujos de trabajo que
involucren Altas, Bajas, Consulta, Aprobación, Rechazo y Autorización de documentos, de
manera automatizada con el uso del software denominado Sharepoint. El objetivo final, es
Aprobar las carpetas electrónicas que contengan, los documentos revisados de manera
satisfactoria.
1.- Una vez que usted ha seleccionado su entidad federativa, mostrará la pantalla siguiente:
2.- Para iniciar con el proceso deberá dar clic al botón correspondiente.
3.- Una vez que usted ha dado clic al botón de la opción deseada (en este caso PTP), el
sistema mostrará el siguiente mensaje: “El contenido se bloqueó porque no está firmado
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por ningún certificado de seguridad válido”, para poder acceder a la pantalla “Captura
PTP de Escuelas Dignas”, se tendrán que seguir los pasos de acuerdo a las siguientes pantallas:
Nota: El sistema tendrá el mismo comportamiento para cada uno de los procesos de
Escuelas Dignas.
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Para el caso de la carpeta “Expedientes – Flujo de Aprobación” se da clic en la opción
“FlujoAprobación”.
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El sistema te muestra una ventana de inicio de sesión nuevamente, se deben ingresar el
usuario y contraseña otra vez, y dar clic en Inicio de sesión.
Después se debe ingresar la siguiente URL a la barra del explorador:
http://sniinfe.inifed.gob.mx/sitios/inifed/2015/escuelasdignas/SitePages/Inicio.aspx
Se da clic en el botón Enter y accederá nuevamente a la pantalla de inicio de “Entidades
Federativas”, se tendrán que seguir los pasos anteriores para poder acceder al proceso
requerido.
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Audiencia
La presente sección debe ser leída por los participantes involucrados en el módulo Escuelas
Dignas en sus respectivas funciones y en cualquiera de las modalidades: Alta, Baja,
Modificación, Consulta y Flujos de acuerdo al Mapa Conceptual de Roles y Funciones que se
presenta a continuación:
Figura 4 Mapa Conceptual de Roles y Funciones
Flujo de Aprobación
Estructura
Identificación de la estructura de Flujo de Aprobación.
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Es importante mencionar en este punto la simbología que tendrán los botones que hacen
referencia a las carpetas, donde se alojarán los archivos.
A continuación se muestran algunos ejemplos:
Significa que al dar clic en este icono, habrá otras subcarpetas.
Significa que al dar clic a este icono habrá archivos o documentos, que se deseen explorar o
añadir.
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Este icono significa que la carpeta se ha aprobado (verde y con la paloma) y cuando esto
sucede, usted ya no podrá modificar ni añadir archivos en esta carpeta, al menos que
su usuario tenga permisos para hacer dicha acción.
Estructura de Carpetas.
Para ver la estructura de una carpeta simplemente de clic en el botón de la carpeta deseada,
Convenio de Colaboración o Expedientes (recuerde que en el caso de la carpeta “Expedientes”
indica que se tiene más subcarpetas).
Al dar clic en el icono <Convenio de Colaboración>, el sistema mostrara la siguiente
pantalla.
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Y al dar clic en <Expedientes> nos mostrara la siguiente pantalla, en la cual ingresaremos la
clave de CT, al ir capturando la clave, nos dará una relación de CCT que contienen…
(Únicamente mostrara la relación, si se ha ingresado con anterioridad esa Clave) y es en ese
momento que podemos identificar nuestra CCT, para poder alojar los documentos
pertenecientes a esa Entidad Federativa.
Capture o seleccione la CCT y de clic en el botón <Buscar>. Deberá de observar una pantalla
similar a la siguiente, donde se aprecia la CCT seleccionada y todas sus subcarpetas listas para
recibir documentos.
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En este ejemplo se observa que hay 4 subcarpetas de “Expedientes” que ya han sido
aprobadas (color verde con una paloma) y 7 subcarpetas que están en proceso.
En caso de no existir la CCT que usted capturó, deberá de ver la siguiente pantalla:
Función: Añadir Documentos
Después de que usted tiene acceso a la pantalla: “Flujo de Trabajo de Escuelas Dignas”, usted
deberá de añadir los documentos en las carpetas correspondientes.
Los archivos propuestos que usted deberá de alojar en cada carpeta se muestran a
continuación, sin embargo la relación final de documentos que deberán de ir en cada carpeta lo
deberá de consultar con la Gerencia del Sistema Nacional de Información (GSNI), se
recomienda que los documentos tengan los nombres según la estructura siguiente:
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CONTENIDO DE DOCUMENTOS EN CADA CARPETA
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Primero se deberá seleccionar y dar clic en la carpeta donde desee añadir un archivo, para éste
ejemplo seleccionaremos la carpeta <GSNI/Expediente CIT INICIAL>
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Se apreciará en la parte superior derecha el nombre de la carpeta donde nos encontramos en
ese momento (en este caso “GSNI/Expediente CIT INICIAL” y en la parte baja los archivos
que se han cargado en esa carpeta (en este caso aún no hay archivos).
Para añadir un documento existen dos formas:
1.- Arrastrar Y Soltar Archivos: Para añadir un documento, en la carpeta deseada, es necesario
tener abierta la ventana que contenga la carpeta donde se desean alojar los documentos y
también tener abierta la ventana del explorador de archivos de Windows, para que de esta
forma usted pueda mover uno o más documentos. Observe esto en las siguientes dos figuras:
Confidencial
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Para cargar documentos en la carpeta deseada, basta con moverlo (s) del explorador de
archivos de Windows a los encabezados de los documentos residentes en la carpeta.
Una vez que usted haya arrastrado y soltado el archivo, éste será cargado en la carpeta y
usted apreciará el documento ya alojado como se muestra a continuación:
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2.-Examinar Carpetas: Para añadir un documento, dar clic en nuevo documento.
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El sistema muestra una nueva pantalla donde tendrá que dar clic en el botón Examinar. (Es
necesario saber la ubicación del archivo).
Se dará clic en el archivo que desea subir al sistema.
El sistema muestra la ubicación del archivo, se dará clic en el botón <Aceptar>.
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El sistema muestra que el documento está almacenado correctamente en la carpeta
seleccionada.
Función: Flujos
Cuando un archivo es alojado en la carpeta deseada, el sistema enviará de manera automática
un correo electrónico al Revisor-1, informándole que tiene una tarea pendiente de revisión.
Al abrir el correo electrónico, este muestra la información sobre esta tarea, dando clic al
nombre del documento, se abrirá la pantalla de Inicio de Sesión, esta pestaña sólo permitirá la
consulta del documento.
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Función: Aprobar Documentos
Existen tres formas de Aprobar documentos:
1.- Vía Correo Electrónico (Solo Para Usuarios Internos):
Para poder ejecutar esta forma, primero se debe realizar una configuración de seguridad, para
que desde el correo electrónico le re-direccione a la pantalla de Tareas del Sistema. Las
siguientes imágenes muestran el procedimiento que se tiene que seguir:
Se dará clic en el botón Inicio > Panel de control > Opciones de Internet > Seguridad >
Sitios de confianza > Sitios > donde dice: “Agregar este sitio web a la zona de” escribir:
inifed.gob.mx > Desactivar el check en “Requerir comprobación del servidor (https:)
para todos los sitios de esta zona > Agregar > Cerrar > Aceptar > Ya dentro del
correo electrónico
dar clic en “Reglas” > Administrar reglas y alertas… > Nueva regla > Mover a una
carpeta los mensajes de una persona > Se muestra una ventana de opciones que lleva
como título “Asistente para reglas”, ahí debe estar activado el check “De personas o de
grupo público” > (En esta parte se tendrán que realizar dos pasos).
1.- Dar clic en <Aplicar> esta regla después de la llegada del mensaje de Personas o grupo
público (se encuentra en la parte baja de la imagen) > En donde dice: De - > (se debe escribir)
[email protected] > Aceptar >
2.- Regresando a la ventana de opciones, “Asistente para reglas” dar clic en Mover a la
carpeta especificada > Bandeja de entrada > Nueva… > Donde dice “nombre” ingresar:
INIFED > Aceptar > Regresando a el cuadro de opciones “Asistente para reglas” dar clic en
“Siguiente” > Se muestra otra ventana de opciones dar clic en “Siguiente” > Se muestra
otra ventana de opciones, se activan los check “Ejecutar esta regla ahora en los
mensajes” y “Activar esta regla” > Siguiente > En el correo se muestra la carpeta INIFED y
los correos recibidos por el sistema.
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Las siguientes imágenes muestran como configurar el correo electrónico y de esa manera
administrarlos y notificar las tareas.
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Para observar el archivo se deberá dar clic en el link: <Abrir esta tarea…> Para este caso se
aprobará el documento.
Dar clic en 1.- Revise (se muestra el nombre del documento).
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Se muestra la pantalla de autenticación.
Seleccionar autenticación por Windows
Capturar el usuario y contraseña asignado.
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Ventana que muestra el sistema en la que podrá aprobar, rechazar o cancelar una tarea.
Se dará clic en el botón <Aprobar>, de esta manera la tarea está aprobada.
2.- Por Medio de Contenidos del Sitio:
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Acceder hasta la pantalla de Entidades Federativas > Dar clic en <Contenidos del sitio…>
Dar clic en el ícono <Tareas>.
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En la columna “Estado” si el sistema muestra la palabra “No iniciada” significa que aún no ha
comenzado el proceso. En este caso se filtró en la columna “Estado”, el usuario puede utilizar
los filtros para la columna que más le convenga utilizar.
La columna “Resultado” muestra si los documentos están aprobados, rechazados,
cancelados, y en el caso de los vacíos significa que se encuentran en proceso de revisión.
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En la columna “Titulo” Los documentos que muestren un asterisco en color verde significan
que son documentos nuevos.
Para poder aprobar un documento se debe de dar clic sobre los nombres de los archivos de la
columna “Contenido relacionado”.
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Se da clic en el botón <Aprobar >, de esta manera la tarea está aprobada.
3.- Por Medio del Sistema
Existen dos formas de validar:
1.- Validar por un paso
Para poder aprobar este documento se deberá de ingresar al sistema como se indicó al inicio
del manual, ya que te encuentras dentro de la carpeta podrás observar el estatus en el que se
encuentra el documento.
Se dará clic en la liga de la columna estatus "En Curso" del documento a revisar.
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Pantalla que muestra el sistema “ESTADO DEL FLUJO DE TRABAJO: ESTATUS”
Se dará clic en el nombre del documento de la columna “Contenido Relacionado”.
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Para poder APROBAR el documento se deberá dar clic en la liga de la columna “Titulo”, se
abrirá la pantalla de Tareas donde mostrará el estado de la tarea, quien solicita la aprobación,
algunos comentarios (del sistema), fecha de vencimiento y un espacio para ingresar
comentarios con respecto al por qué se Rechaza o bien se Aprueba (Revisor 1).
Dar clic en el nombre del documento de la columna “Titulo”.
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En el caso de que se desee APROBAR el archivo puede colocar algún comentario y se debe dar
clic sobre el botón <Aprobar>.
Al momento de que un archivo es aprobado en la pantalla de "Estado del flujo de trabajo:
Estatus” en la parte Tareas se observa el resultado de la primera revisión (Aprobado),
ejecutada por Revisor 1.
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2.- Validar por dos pasos.
Revisor 1:
Para poder aprobar este documento se deberá de ingresar al sistema como se indicó al inicio
del manual, ya que te encuentras dentro de la carpeta podrás observar el estatus en el que se
encuentra el documento.
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Dar Clic en la liga de la columna Estatus ("En Curso") del documento a revisar.
Se muestra la pantalla "Estado del flujo de trabajo: Estatus”, en esta pantalla se podrá
observar el documento, la lista de tareas y el historial del flujo de trabajo.
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Pantalla que muestra el sistema “ESTADO DEL FLUJO DE TRABAJO: ESTATUS”
En la lista de tareas se deberá dar clic en la liga de la columna contenido relacionado y se abrirá
el documento.
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Para poder APROBAR el documento se deberá dar clic en la liga de la columna “Titulo”, se
abrirá la pantalla de Tareas donde mostrará el estado de la tarea, quien solicita la aprobación,
algunos comentarios (del sistema), fecha de vencimiento y un espacio para ingresar
comentarios con respecto al por qué se Rechaza o bien se Aprueba (Revisor 1 o 2).
Se dará clic en el nombre del documento de la columna “Titulo”.
En el caso de que se desee APROBAR el archivo puede colocar algún comentario y se debe dar
clic sobre el botón <Aprobar>.
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En el momento que un archivo es aprobado, en la pantalla "Estado del flujo de trabajo:
Estatus”>Tareas, se observa el resultado de la primera revisión (Aprobado), Ejecutado por
Revisor 1 y se ha asignado al Revisor 2.
Nota: Una vez que el Revisor 1, haya aprobado, no podrá modificar el resultado
Revisor 2:
Confidencial
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Se utiliza rol de Revisor 2 y se observa Tarea nueva en la columna “Titulo”, En la columna
“Resultado” se observa Aprobado, para el Revisor 1 y vacía para el Revisor 2.
Para comprobar que el Revisor 1 haya APROBADO un documento y el Revisor 2 no pueda
cambiar el resultado, se dará clic sobre el documento que Aprobó el Revisor 1.
Como se puede observar en la imagen el sistema ya no muestra las opciones: <Aprobar>,
<Rechazar>, <Cancelar>, <Solicitar Cambio>, <Reasignar tarea>.
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Para poder APROBAR el archivo correspondiente al Revisor 2 se dará clic sobre el nombre del
documento de la columna “Titulo”.
Al momento de que un archivo es aprobado en la pantalla de "Estado del flujo de trabajo:
Estatus” en la parte Tareas se observa el resultado de la segunda revisión (Aprobado)
ejecutada por Revisor 2.
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Se observa que las tareas fueron aprobadas por el Revisor 1 y Revisor 2.
Función: Rechazar Documentos
Existen tres formas de rechazar documentos:
1.- Vía Correo Electrónico (solo para usuarios Internos).
Regresamos al correo electrónico para la revisión de una tarea, en este caso
Rechazaremos el archivo.
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Se da clic en el botón Rechazar, de esta manera la tarea está rechazada.
2.- Por Medio del Sistema:
Confidencial
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En el caso de que se desee rechazar el archivo puede colocar algún comentario y se debe dar
clic sobre el botón <Rechazar>.
Al ser rechazado el archivo en la carpeta se observa el “Estatus” rechazado así mismo en
pantalla "Estado del Flujo de Trabajo: Estatus”.
En este caso podemos ver un documento en estatus de <Rechazado>, daremos clic sobre él.
Confidencial
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El sistema muestra el documento como rechazado en la columna “Resultado”.
Cuando esto ocurre se enviará al Ejecutor 1, mediante un correo electrónico, indicando el
motivo y por quien fue rechazado. El ejecutor 1 es la persona que subió el documento al
sistema.
Para iniciar la aprobación nuevamente, es necesario eliminar y volver a cargar el archivo o
reemplazarlo, el sistema preguntará si deseas reemplazarlo o bien no cargarlo.
Confidencial
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Se observa la carga del documento nuevamente por medio de “Arrastrar Archivos”.
En este caso se sustituye el archivo, después de sustituir el sistema cambiará el estatus en la
columna de “Rechazado” a “En curso”.
Confidencial
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Función: Cerrar Carpeta
Para poder aprobar la carpeta deben de estar todos los archivos aprobados.
En esta imagen se muestra el Estatus de los documentos en “Aprobado”.
Confidencial
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Se observa en la imagen que debajo de algunas carpetas el sistema muestra un botón que
dice: <Aprobar>, esto se debe a que los documentos que contiene se encuentran todos
aprobados, si desea aprobar la carpeta se debe dar clic sobre dicho botón.
En la imagen se observa dos carpetas aprobadas en color verde y con una paloma.
Una vez que esté aprobada una carpeta el usuario no podrá subir ni eliminar documentos. En
un caso extraordinario deberá de ponerse en contacto con el administrador del sistema.
Confidencial
- 64 -
Se realiza una carga de archivos en una carpeta aprobada.
El sistema muestra un mensaje de error que dice: “Lo sentimos, por algún motivo este
documento no ha podido cargarse”, inténtelo de nuevo más tarde o póngase en contacto
con el administrador.
Confidencial
- 65 -
De igual forma se intentará eliminar un archivo en una carpeta aprobada.
El sistema muestra un mensaje que dice: Lo sentimos, se ha producido un problema. Acceso
denegado. No tiene el permiso necesario para realizar esta acción.
Función: Consulta de Documentos
Entrar al estado correspondiente (de acuerdo a los permisos de usuario) y dar clic en el botón
<Expedientes>.
Confidencial
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El sistema muestra la pantalla de “FLUJO DE TRABAJO DE ESCUELAS DIGNAS” dará clic
sobre la carpeta que desea consultar (Convenio de Colaboración o Expedientes).
Para este caso realizaremos una búsqueda en la carpeta “Expedientes” ya que en esta
carpeta hay carpeta sobre carpeta.
Confidencial
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Para este caso realizaremos una consulta en la carpeta “GAO”, ya que esta carpeta está
aprobada.
Como se puede observar en la imagen el estatus de los documentos se muestra aprobado.
Se dará clic en el estatus del documento que se desea consultar.
Confidencial
- 68 -
Para poder consultar el documento se debe de dar clic en “Contenido relacionado”.
NOTA: Una vez que esté aprobada una carpeta el usuario no podrá subir ni
eliminar documentos. En un caso extraordinario deberá de ponerse en contacto con
el administrador del sistema.
Confidencial
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Se realiza una carga de archivos en una carpeta aprobada.
El sistema muestra un mensaje de error que dice: lo sentimos, por algún motivo este
documento no ha podido cargarse, inténtelo de nuevo más tarde o póngase en contacto con el
administrador.
Confidencial
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De igual forma se intentará eliminar un archivo en una carpeta aprobada.
El sistema muestra un mensaje que dice: “Lo sentimos, se ha producido un problema.
Acceso denegado”. No tiene el permiso necesario para realizar esta acción.
Función: Administración de Archivos
Es importante mencionar en este punto, lo referente a la Administración que se puede hacer
con los archivos cargados en las carpetas.
Para ver las opciones que se tienen en la gestión de archivos, es necesario dar clic a los puntos
(…), que están a la derecha del nombre de archivo, con lo cual nos aparecerá la siguiente
pantalla:
Confidencial
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En esta ventana podemos editar, compartir y seguir documentos, si damos clic a los puntos
(…) que están a la derecha de la palabra “SEGUIR” nos mostrará más opciones de
Administración de Archivos, tal como se muestra en la siguiente ventana.
Confidencial
- 72 -
A continuación se muestran algunas explicaciones y ventanas relativas a la opción de
Administración de Archivos.
Editar.
Permite ver el archivo de manera directa, Ejemplo: Si es un archivo de tipo Excel, al seleccionar
<Editar> automáticamente se abrirá el archivo en una hoja de Excel.
Ver Propiedades.
Confidencial
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Flujos de Trabajo.
Confidencial
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Eliminar Documento.
Para eliminar un documento, damos clic a los puntos (…), que están a la derecha del nombre
de archivo, nos aparecerá la pantalla de “Opciones de Administración de Documentos”, se
da clic a los puntos (…) que están a la derecha de la palabra “SEGUIR”, nos mostrará más
opciones de Administración de Archivos, se elige la opción de <Eliminar> Y nos permitirá
eliminar un documento siempre y cuando demos clic en el botón de <Aceptar> para
confirmar el borrado.
Confidencial
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Clasificación.
Al dar clic al nombre de la columna, podemos clasificar todos los documentos existentes, en
base a la columna seleccionada, en este caso observe que la columna: “Nombre” está en color
rojo, debido a que se optó por clasificar por el nombre del documento.
Estado.
Podemos ver el estado del documento, dando clic en la columna de “Estatus”.
A continuación se muestra un ejemplo:
Confidencial
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Solución a problemas comunes
Mensaje de error
Lo sentimos, este sitio no ha
sido compartido con usted.
No se encontraron
expedientes. Intenta una
nueva búsqueda.
Confidencial
Causa
Trató de entrar a una
dirección no permitida para
su rol.
La Clave del Centro de
Trabajo que usted capturó,
no se encuentra en la Base
de Datos.
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Posible solución
Intente con sus direcciones
que le fueron configuradas
Capture una Clave de
Centro de Trabajo Válida.
Preguntas Frecuentes
¿Qué necesito para poder usar el sistema?
Comuníquese con el administrador del sistema para que le proporcione su usuario, contraseña
y los privilegios, para el uso de las funciones correspondientes de acuerdo a su perfil de
usuario.
¿Qué hago si no logro ingresar al sistema, con mi usuario y clave?
Es muy probable que a pesar de que tenga su usuario y clave de acceso, su usuario aún no esté
autorizado para ingresar al sistema. Comuníquese con el Administrador del mismo.
¿Qué debo hacer cuando el sistema me mande un error?
Revisar la lista de errores que en este manual se presentan y seguir las indicaciones en la
acción a tomar. Si con esto el error continúa. Comunicarse con el Administrador del Sistema.
¿Qué software se utiliza en la aplicación?
El software utilizado es SharePoint y éste es capaz de administrar los documentos que se
alojan en el sistema e informar a todos los responsables de las tareas que tienen que ejecutar
(revisar, aprobar o rechazar).
¿El Sistema funciona en cualquier Explorador de Internet?
El sistema funciona en los siguientes exploradores de Internet: Chrome, Internet Explorer y
Safari.
¿Qué es el PTP?
Son las siglas del Proyecto Técnico Presupuestado y consiste en documentos, que describen la
acción y a partir de los cuales se determina el monto del subsidio, en base a la CIT y a los
componentes que comprende el Programa.
¿Qué es una CCT?
Es la clave de centro de trabajo en dónde se encuentra la institución.
¿Cualquier persona puede capturar un PTP?
No, debe ser una persona con rol de ENLACE ESTATAL o COORDINADOR ESTATAL.
¿Quién es el Ejecutor-1?
Es la persona que gestiona los documentos y los sube a los expedientes correspondientes.
¿Quién es el Revisor-1?
Confidencial
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Es la persona que revisa, aprueba o rechaza los documentos alojados en el expediente.
¿Quién es el Revisor-2?
Es la persona que hace una segunda revisión y aprueba o rechaza los documentos alojados en
el expediente.
¿Cómo se informa al Ejecutor-1, que un documento se ha rechazado o se ha
aprobado?
En ambos casos el Sistema enviará un correo al Ejecutor-1.
¿Qué documentos se deben de subir en cada carpeta?
El administrador del sistema le hará saber que documentos van en cada carpeta.
¿Necesito saber la Clave del Centro de Trabajo (CCT) para alojar un documento en la
carpeta “Convenio de Colaboración”?
No, no es necesario. Se alojan archivos relativos a toda la entidad federativa.
¿Necesito saber la Clave del Centro de Trabajo (CCT) para alojar un documento en la
carpeta “Expedientes”?
Si, si es necesario, ya que se alojan archivos relativos al Centro de Trabajo.
¿Quién es el PTD?
Es el Proyecto Técnico Definitivo.
¿Cualquier persona puede capturar un PTD?
No, debe ser una persona de ENLACE ESTATAL o COORDINADOR ESTATAL.
Confidencial
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Soporte Técnico
Nombre
Puesto/Rol
Cesar Arturo Martínez
Guevara
Correo
Electrónico
Administrador del
Sistema
[email protected]
b.mx
Número
de
teléfono
01
(5480470
0)
Ext
471
1
Glosario
Término
Calendario de Ejecución
Carpeta
Clave de concepto
CT
CCT
Contrato
Documento o archivo
Físico real
Financiero real
Descripción
Permite capturar las acciones de mejora,
del programa Escuelas Dignas.
Icono que permite organizar, almacenar y
señalar la ubicación de documentos,
programas, aplicaciones de manera
agrupada y ordenada
Clave de concepto de mejora que vienen
en una hoja de PTP
Centro de Trabajo
Clave de Centro de Trabajo
Instrumento legal que suscribe el CED
(Comité de Escuelas Dignas) con la
Persona física o moral designada para la
realización de la acción.
Documento que se aloja en las carpetas
Porcentaje de avance Físico real que tiene
la obra en el CT.
Importe Financiero real, el cual se calcula
multiplicando el porcentaje Físico real por
el importe total del contrato
INIFED
Instituto Nacional de la Infraestructura
Física Educativa
PTP
Sharepoint
Subcarpeta
Proyecto Técnico Presupuestado
Software de Gestión de Documentos
Es una carpeta contenida en otra carpeta.
Confidencial
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Confidencial
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/GAJ
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/GAO
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/GSNI
CIT FINAL
EXPEDIENTES ESCUELAS DIGNAS
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/GSNI
CIT INICIAL
CONVENIOS DE COLABORACION
CONVENIOS DE COLABORACION/NN
ENTIDAD FEDERATIVA
PROGRAMA ESCUELAS DIGNAS
Ruta
ED-08-14
ED-09-14
ED-11-14
ED-16-14
ED-22-14
ED-18-14
ED-21-14
ED-27-14
Revisor Técnico Administrativo COPED
ED-07-14
ED-10-14
ED-12-14
ED-12bis-14
ED-13-14
ED-13-14
ED-14-14
Revisor Técnico Administrativo COPED
ED-05-14
ED-06-14
ED-19-14
Revisor Técnico Administrativo COPED
ED-04-14
Revisor Técnico Administrativo COPED
ED-04-14
Revisor Técnico Administrativo COPED
ED-25-14
Clave de Documento/Responsable
REVISION UN PASO
REVISION UN PASO
REVISION UN PASO
Tipo de Flujo
Solicitud de Subsidio.
Oficio de Aprobación de Subsidio.
Oficio de Asignación del Contrato.
Acta de Inicio de Ejecución de la Acción.
Acta de Entrega Recepción.
Notificación de Terminación de la Acción.
Encuesta de Percepción.
Factura Electrónica (Opcional)
- 81 -
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
Acta para Constitución del Comité Escuelas Dignas y DeREVISION DOS PASOS
Convenio de Concertación.
REVISION DOS PASOS
Contrato
REVISION DOS PASOS
Calendario de Ejecución de Acción
REVISION DOS PASOS
Pagaré Personas Físicas
REVISION DOS PASOS
Pagaré Personas Morales
REVISION DOS PASOS
Fianza de Cumplimiento.
REVISION DOS PASOS
Rol
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor 1
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Supervisor Técnico Revisor Técnico Administrativo COPED
Supervisor Técnico Revisor Técnico Administrativo COPED
Enlace Estatal
Ejecutor 1
Proyecto Técnico Presupuestado.
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
Oficio de Aprobación Técnica y Autorización de Confor REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
Proyecto Técnico Definitivo.
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
Evaluación de la CIT.
Evaluación de la CIT.
(Replicado n veces, dependiendo del número de
convenios de colaboración existentes)
Listado de Planteles
Descripción
Anexo 1.- Tabla de Roles para Flujos de Trabajo
Anexos
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Jurídico
Revisor Jurídico
Revisor Jurídico
Revisor Jurídico
Revisor Jurídico
Revisor Jurídico
Revisor Jurídico
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
N/A
N/A
N/A
Revisor 2
Confidencial
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED/ Revisor Técnico Administrativo COPED
BENEFICIARIOS/CC PERSONA FISICA
ED-31-14
ED-32-14
ED-33-14
ED-34-14
ED-35-14
ED-36-14
ED-37-14
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED/ Revisor Técnico Administrativo COPED
BENEFICIARIOS/CC PERSONA MORAL
ED-40-14
ED-41-14
ED-42-14
ED-43-14
ED-44-14
ED-45-14
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED/ Revisor Técnico Administrativo COPED
1 MINISTRACION
ED-10-14
ED-26-14
ED-15-14
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED/ Revisor Técnico Administrativo COPED
2 MINISTRACION
ED-26-14
ED-15-14
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED/ Revisor Técnico Administrativo COPED
3 MINISTRACION
ED-26-14
ED-15-14
EXPEDIENTES ESCUELAS
DIGNAS/2014EDXXXXXXXXXX/COPED/ Revisor Técnico Administrativo COPED
REPORTES DE SUPERVISION
ED-17-14
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
Oficio de Solicitud de Pago
Solicitud de Pago (Ministraciones).
Oficio de Solicitud de Pago
Solicitud de Pago (Ministraciones).
Reporte de Supervisión (Quincenal).
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REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS Supervisor Técnico
Convenio de Concertación.
Oficio de Solicitud de Pago
Solicitud de Pago (Ministraciones).
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
Acta Constitutiva
Poder Notarial
Identificación del Representante Legal
RFC
Estado de Cuenta
Comprobante de Domicilio
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
Supervisor Técnico
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
REVISION DOS PASOS
Acta de Nacimiento
RFC
Identificación Oficial
Declaración Anual
CURP
Comprobante de Domicilio
Estados de Cuenta
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Coordinador Estatal
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED
Revisor Técnico Administrativo COPED