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¿Qué es la factura electrónica?
“La factura electrónica es el documento tributario en formato electrónico que
reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor
legal y además aporta unas condiciones de seguridad no contempladas en la
factura tradicional”.
Este nuevo marco legal y tecnológico está regulado en el Real Decreto
1496/2003 y modificado por el 87/2005. En España es obligatorio su uso en la
facturación emitida a las Administraciones públicas nacionales desde 2008 y a
los Organismos Locales y Comunitarios desde 2010.
Claves de la e-factura
“Una factura pasada a un formato electrónico (.pdf, .doc, .xls, .jpg, etc …) sin
firmar electrónicamente y enviada por e-mail no se ajusta al nuevo marco legal,
por lo tanto no es facturación electrónica”.
Las claves que debe cubrir un sistema de facturación electrónica son:
. Rigor de autenticidad. Hay que firmar electrónicamente la factura para darle
valor jurídico y legal. La firma electrónica garantiza la autenticidad. Un
documento pasado a un formato estándar sin firmar electrónicamente no es
garantía de autenticidad.
. Integridad en el intercambio. El intercambio electrónico debe garantizar la
integridad del envío, la recepción y aceptación del documento. Similar al uso de
sistemas EDI en los que las entidades realizan una intermediación para
intercambian mensajes existiendo un arbitraje en dicho intercambio, acuse de
recibo o aceptación. El envío de correo electrónico del documento no es
garantía de integridad en el intercambio.
. Conservación de los documentos. Si la factura electrónica reemplaza al
documento físico en papel, y tenemos la obligación de conservar dichos
documentos, hay que conservar también conforme a la legalidad los archivos
de facturación electrónica. Ya no se exige imprimir la factura en papel para que
esta sea válida y legal por lo tanto el almacenamiento también debe ser
electrónico.
. Asegurar la legibilidad en formato original y garantizar el acceso
completo a las facturas. De igual forma que hasta ahora ha existido obligación
de conservar el documento en papel en estado legible y archivado de forma
accesible, con la facturación electrónica también deberemos hacer lo mismo en
cuanto a las condiciones de legibilidad y accesibilidad del documento
electrónico.
Ventajas de la e-factura en [email protected]
. Ahorro de costes de emisión y recepción (papel, gastos de envío,
manipulación, etc.)
. Mejora de la eficiencia en la liberación de tareas administrativas
(manipulación, tratamiento, validación, archivo)
. Integración con el ERP. La principal ventaja del proceso electrónico de la
facturación es la eliminación de trabajos manuales de tratamiento y
manipulación del documento (mecanización del envío, inserción y registro en
las bases de datos de facturas recibidas y emitidas).
Muchas soluciones del mercado ofrecen facturación electrónica pero no todas
contemplan una total integración en nuestros ERP. Sin embargo Alf@ si que
cubre esta faceta importante de los beneficios.
Estudio de ahorro en facturación electrónica (Fuente AECOC 2006):
EMISIÓN
Coste Fra. papel
Coste e-factura
Impresión
0.12 €
0.01 €
Envío (sobre, sello)
0.29 €
0.03 €
Tratamiento manual
0.35 €
0.02 €
TOTAL
0.76 €
0.06 €
Ahorro por e-FACTURA emitida: 0.70 €
RECEPCIÓN
Recepción y manipulación
0.07 €
0.01 €
Grabación y tratamiento
(*)
1.83 €
0.05 €
manual
Archivo
0.97 €
0.03 €
TOTAL
2.87 €
0.09 €
Ahorro por e-FACTURA recibida: 2.78 €
(*) Uno de los ahorros más importantes se produce en la grabación y el
tratamiento manual de las facturas recibidas. Esta y otras ventajas se obtienen
mediante la integración con el ERP.
Valor añadido de [email protected] a la facturación electrónica.
. Integración inmediata en los procesos de gestión de [email protected], por ejemplo,
al recepcionar una factura electrónica no solo se cumple con la legalidad sino
que también se asiste a la validación de su contenido y a la grabación
automática y registro en las Bases de Datos de [email protected].
. Seguridad de cumplimiento con las normativas legales actualizadas.
[email protected] cumple con las homologaciones exigidas como herramienta de
soporte de facturación electrónica.
. Soporte para todos los documentos, no solo para factura electrónica sino
también para Pedidos de compra y venta, Albaranes de entrega.
¿Cómo soporta Alf@ la e-factura?
A través de la plataforma ATIDENET de TLR Software. Esta plataforma
establece servicios intercambio de documentos electrónicos y ha homologado
[email protected] para ofrecerlos de forma integrada con sus procesos de tratamiento
de documentos.
Los requisitos necesarios son:
. Alfa ERP Plus actualizado a la versión 5.2
. Contrato de adhesión a la plataforma ATIDENET.
Para mayor información contactar con [email protected]