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Departamento:
Dirección de Tecnología de la Información y Comunicación
Documento:
Manual de Usuario para Solicitud de Cuantía Doméstica.
N° Documento
004-ARCH-ISW-M-2015
Revisión:
Fecha:
Próxima
Revisión:
1
21/04/2015
21/04/2016
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Dayhana Calderón
Gabriela Matute
Diego Madrid
HISTORIAL DE REVISIONES
No.
Revisión:
Fecha:
Páginas
Revisadas:
Motivo de la revisión:
0
20/02/2015
16
Entregar al ciudadano (Solicitante) que requiere una
Cuantía Doméstica una guía para registrar su
solicitud en el Sistema.
1
21/04/2015
22
Informar al ciudadano (Solicitante) que requiere una
Cuantía Doméstica de las nuevas funcionalidades
que presenta el Sistema.
Control de Distribución
Ubicación del Documento:

Controlada
No Controlada
Dirección de Tecnología de Información y
Comunicaciones.
x
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MANUAL DE USUARIO
Solicitante de Cuantía Doméstica
Este sistema pretende reducir el tiempo en la asignación de Cuantías Domésticas a la persona
que lo requiera a nivel Nacional.
Es importante aclarar que el Sistema dispone de mensajes y comentarios que deben ser
cuidadosamente leídos por el usuario a fin de tomar la acción más conveniente.
Los mensajes que se muestran en “rojo” son aquellos que son críticos o que indican al usuario
la necesidad de llenar alguna información importante.
Los mensajes que se muestran en “azul” son aquellos que son informativos o que indican al
usuario que la acción que tomó se ejecutó con éxito. Ejemplo:
Los comentarios que se muestran en “pantalla” son aquellos que son una guía para el usuario
o describen el registro de información opcional es decir no requerida.
Al momento de retirar su combustible exija su Permiso de Transporte y la Factura, únicos
documentos que lo habilitan para transportar.
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Contenido
HISTORIAL DE REVISIONES ........................................................................... 1
OBTENCIÓN DE USUARIO Y CLAVE .............................................................. 4
SISCOH – INGRESO AL MÓDULO DE CUANTÍAS DOMÉSTICAS ................ 6
¿COMO LLENAR UN FORMULARIO ELECTRÓNICO? ..................................................... 7
PASO 1. Seleccionar Solicitante ........................................................................................ 7
PASO 2. Ingresar Nuevo Formulario de Solicitud ................................................... 9
¿Cómo verificar si mi Formulario de Solicitud fue CALIFICADO como NO
VÁLIDO? ..................................................................................................................................... 17
Notificaciones electrónicas ............................................................................................. 18
¿Cómo ver si mi Formulario de Solicitud fue APROBADO O RECHAZADO?
........................................................................................................................................................ 19
¿Periodos de fechas en los que debo realizar las COMPRAS? ........................ 21
MI CUENTA .................................................................................................................................... 22
Actualizar Datos .................................................................................................................... 22
Cambiar Clave ......................................................................................................................... 22
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OBTENCIÓN DE USUARIO Y CLAVE
PASO 1
Si usted no cuenta con una clave para ingresar al sistema, dar clic en el link “Registrarse”.
PASO 2
En la siguiente pantalla seleccione si desea registrarse con Nº de Cédula o Pasaporte y presione
la lupa
para obtener sus datos del Registro Civil.
Limpiar
Guardar
Buscar
Nueva Clave
Ir al Sistema
Muestra información del Registro Civil
Ingres su correo personal
Ejemplo: [email protected]
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PASO 3
Si seleccionó CÉDULA, usted debe ingresar únicamente sus correos electrónicos. Estos correos
los puede crear en cualquiera de los servicios de correo que existen: Yahoo, Hotmail, Gmail, etc.
Si seleccionó PASAPORTE debe completar toda la información que el Sistema le solicita.
Y finalmente clic en
para guardar la información en el Sistema.
PASO 4
El sistema le muestra en pantalla su clave y usuario por unos segundos. Además el Sistema le
enviará un mensaje a sus correos electrónicos con su USUARIO y CLAVE.
OJO: Revisar en la Bandeja de Entrada, Correo No Deseado o SPAM de sus correos
electrónicos.
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SISCOH – INGRESO AL MÓDULO DE CUANTÍAS
DOMÉSTICAS
Ingrese su usuario y su clave en la siguiente pantalla y presione el botón “Aceptar”
Cédula de Identidad
Clave
En la parte derecha se muestra el menú de navegación.
Menú de
opciones.
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¿COMO LLENAR UN FORMULARIO ELECTRÓNICO?
Cierra el Sistema
PASO 1. Seleccionar Solicitante
PASO 1.1
Seleccionar a nombre de qué Persona o Razón Social desea obtener la Cuantía Doméstica, para
ello realizar la búsqueda con su Nº de identificación sea esta cualquiera de las siguientes:
Cédula, RUC o Pasaporte.
Nuevo Solicitante
Guardar
Buscar
OJO: El sistema NO le permite solicitar una cuantía con la Cédula o Pasaporte de otros
Solicitantes que no sea el que se registró en el Sistema.
Buscar
Únicamente le mostrará la información del Cliente que ingresó al sistema:
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PASO 1.2
Complete la información que el Sistema le solicita y clic en
para guardar al Solicitante.
Muestra
información del
Registro Civil
Completar información
En la parte inferior usted puede visualizar los Formularios o/y Autorizaciones que usted ha
obtenido con la identificación (cédula, RUC o Pasaporte) del Solicitante. Si es la primera vez que
va a ingresar un formulario esta tabla se encontrará vacía.
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PASO 2. Ingresar Nuevo Formulario de Solicitud
PASO 2.1
Para llenar un Formulario de Solicitud clic en
para iniciar un nuevo Formulario.
Nuevo
Formulario
También puede iniciar un nuevo Formulario desplazándose en el menú hacia FORMULARIO
Y clic en Nuevo Formulario. Cualquiera de estas dos formas es válido para empezar a llenar el
Formulario.
Nuevo Formulario
PASO 2.2
Seleccione el tipo de Requerimiento de la lista desplegable según sea el caso:
Apellidos Nombres
Cédula de identidad
Primera Vez: Cuando solicita por primera vez una Cuantía para un establecimiento.
Renovación: Cuando una Cuantía activa se encuentra caducada o próxima a caducarse, es
decir termina su tiempo de vigencia y usted requiere renovarla para el mismo
volumen.
Incremento: Cuando una Cuantía activa, caducada o próxima a caducarse y usted requiere
un volumen mayor de combustible.
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Lea cuidadosamente la autorización del servicio, cuando esté de
acuerdo seleccione “He leído y acepto los términos del contrato descritos en el cuadro
anterior” y presiones el botón “NUEVO FORMULARIO”
Aparecerá la siguiente pantalla con información propia del formulario y del Solicitante que
previamente seleccionó.
PASO 2.3
Llenar todas y cada una de las secciones del Formulario. Lea las notas importantes de color
verde.
A) SECCIÓN TIPO DE REQURIMIENTO
Anular formularios grabados
Guardar
Nuevo Formulario
El Sistema genera
esta información
automáticamente
El Sistema muestra
los datos del Cliente
automáticamente
Cuando se escoja tipo de requerimiento Renovación o Incremento, el sistema le pide el tipo de
Autorización Anterior que dispone.
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Manual:
Seleccione esta opción si dispone de una Autorización manual, es decir, física
en papel a la cual requiere aplicar una renovación o incremento.
Electrónica: Seleccione esta opción si dispone de una autorización emitida en este Sistema
Web a la cual requiere aplicar la renovación o el incremento.
Si escogió Autorización electrónica ingrese el número completo de la misma y presione sobre la
“lupa”
para que el Sistema cargue automáticamente la vigencia.
Buscar
B) SECCIÓN DATOS DE IDENTIFICACIÓN
Cuando se escoja RUC, se muestra la siguiente información adicional para seleccionar el Nº de
Establecimiento que requiere la Cuantía Doméstica clic sobre la “lupa”
.
El Sistema trae la información
del SRI automáticamente
Buscar
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C) SECCIÓN
COMBUSTIBLE
PERSONAS
AUTORIZADAS
PARA
RETIRAR
EL
Registre la información de la/s persona/s autorizada/s por usted para retirar combustible, para
ello presione el botón “Agregar”
Agregar
Si por alguna razón de fuerza mayor desea cambiar estas personas una vez obtenida la
Autorización de Cuantías Domésticas comunicarse con la Regional de la ARCH que emitió la
Autorización y solicitar dicho cambio.
Buscar
Agregar
Repita este paso por cada persona autorizada, para eliminar una persona proceda como se
indica en la siguiente pantalla.
Eliminar
D) SECCIÓN UBICACIÒN DEL DESTINO DEL COMBUSTIBLE.
La siguiente información que debe ingresar es lo referente a la Dirección donde se utilizará el
combustible, usted deberá llenarlo de acuerdo a su necesidad.
Las Actividades: “Mantenimiento Móvil de Maquinaria”, “Construcción/ Vialidad / Obra Civil” y
“Alquiler Maquinaria / Maquinaria Pesada”, fueron creadas con el fin de que el Solicitante pueda
ingresar varios Formularios al mismo tiempo para el MISMO ESTABLECIMIENTO, por las
condiciones en que se desarrollan dichas actividades. Para el resto de actividades puede
ingresar únicamente un solo Formulario por Establecimiento.
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Seleccione
el tipo de
Actividad
Seleccione la información
correspondiente
Ingrese la Dirección exacta
Ingrese la referencia más relevante
NOTA IMPORTANTE: Recuerde que en caso que al ARCH decida realizar una inspección en
cualquier momento, el Solicitante deberá presentar toda la documentación que sustente
lo que declaró en este Formulario.
E) SECCIÓN ESTACIONES DE SERVICIO PARA EL ABASTECIMIENTO.
La siguiente información que debe ingresar es lo referente a la estación de Servicio donde usted
desea comprar el combustible.
Agregar
El sistema le presenta varias formas de búsqueda para seleccionar la Estación de Servicio que
más le convenga para el retiro de Combustible, escoja y presione el botón “Buscar”.
Se mostrará un listado de Estaciones de Servicio, seleccione presionando el botón “Agregar”.
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Buscar
Agregar
Es sistema le permitirá seleccionar un máximo de 2 Estaciones de Servicio para el despacho de
combustible que solicita.
Eliminar
Agregar
F) SECCIÓN MAQUINARIA CON LOS QUE CUENTA PARA REALIZAR SU
ACTIVIDAD.
Ingrese información sobre la maquinaria y/o el equipo que utilizará el Combustible que solicita.
Agregar
Ingrese y/o seleccione la información que solicita el sistema.
Eliminar
Agregar
Buscar
Al ingresar los datos de la Placa el sistema transforma automáticamente a mayúsculas, pulse el
botón “Buscar” el sistema verifica con la ANT (Agencia Nacional de Tránsito) su validez.
Eliminar
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Agregar
Buscar
Horas / Día: Número de horas al día que equipo utiliza el combustible.
Días / Mes: Indica los días al mes que el equipo utiliza combustible.
Galones / Horas: Indica los galones de combustible que consume el equipo por hora de
trabajo.
G) SECCIÓN FRECUENCIA DE RETIRO DEL COMBUSTIBLE.
Ingrese la frecuencia de retiro del Combustible solicitado.
Si en la pantalla de autorización del Servicio usted selección SI en Abastecimiento a
Comunidades, el campo de “Actividad a usar el combustible” se llena automáticamente y
muestra un formulario específico para este tipo de requerimiento.
El sistema le solicita confirme que cumple con los siguientes requisitos y pueden ser verificados
durante las inspecciones que realiza la Agencia con regularidad.
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Otra información puntual que solicita este tipo de Cuantía Doméstica es:
Eliminar
Buscar
Agregar
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¿Cómo verificar si mi Formulario de Solicitud fue CALIFICADO
como NO VÁLIDO?
Al final del formulario se muestran dos pestañas con datos informativos sobre la solicitud y las
inspecciones realizadas.
Validación de la Solicitud: Muestra los motivos por los cuales el Técnico de Hidrocarburos
de la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero, ANULA el Formulario de solicitud.
Si desea volver a intentar obtener una Cuantía Doméstica, debe ingresar un nuevo Formulario
de Solicitud tomando en cuenta las recomendaciones detalladas en esta sección.
Inspecciones: Muestra las inspecciones realizadas por la ARCH para verificar y validar los
datos proporcionados a través del Formulario de solicitud. De encontrar inconformidad con lo
declarado en el Formulario electrónico la ARCH está en la potestad de tomar las acciones
pertinentes sobre la Cuantía Doméstica autorizada.
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Notificaciones electrónicas
Autorización de Cuantía Doméstica (AUTORIZADA O NEGADA): Una vez que
la Agencia de Regulación y Control Hidrocarburífero – ARCH; evalúa su Formulario de solicitud;
a sus direcciones de correo electrónico le llegará una constancia de dicha decisión, conforme
se muestra en la imagen:
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¿Cómo ver si mi Formulario de Solicitud fue APROBADO O
RECHAZADO?
Seleccione en el menú la opción “SOLICITANTE”
Buscar al beneficiario que solicitó la Cuantía Doméstica por su identificación (Cédula, RUC o
Pasaporte).
Buscar
En la parte inferior se muestra el listado de Formularios asociados con la identificación del
Solicitante. El sistema le permite visualizar el FORMULARIO y su respectiva AUTORIZACIÓN.
En caso de existir dicha AUTORIZACIÓN verificar su estado, si se encuentra en estado
AUTORIZADA fue aprobado su Formulario y si se encuentra en estado NEGADA fue rechazado
su Formulario.
Ver Formulario: muestra el detalle completo del Formulario ingresado al sistema, no es posible
editarlo.
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Ver Autorización: muestra el detalle completo de la autorización emitida por la Agencia. Si
su estado es AUTORIZADA el Formulario de solicitud fue aprobado o NEGADA si el formulario
de solicitud fue rechazado.
Esta Autorización puede cambiar a estado SUSPENDIDA o EXTINGUIDA si la ARCH la dio de
baja por petición del Solicitante o por irregularidades detectadas.
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¿Periodos de fechas en los que debo realizar las COMPRAS?
El sistema puede visualizar la planificación de los retiros y la historia de Compras realizadas de
dos formas:
1. A través de la opción “Ver Formulario”: una vez que el sistema muestre el formulario
presionar sobre el botón “Autorización”
2. A través de la opción “Ver Autorización”.
Una vez que el sistema muestra el detalle completo de la autorización emitida por la Agencia, en
la parte inferior se encuentre información Histórica.
Rango de Fechas para Retirar: muestra el detalle completo de los retiros asociados a la
autorización emitida por la Agencia.
Compras: muestra el detalle completo de las compras realizadas por el Solicitante.
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MI CUENTA
Actualizar Datos
El campo a actualizar es el correo electrónico y presione el botón “Modificar” para guardar los
cambios.
El Sistema muestra los datos del
Cliente automáticamente
Ingres su correo personal
Ejemplo: [email protected]
Guardar
Cambiar Clave
Es recomendable actualizar o modificar su clave con frecuencia.
Ingrese su
nueva clave
Guardar
Esta información es confidencial, por lo que se recomienda tomar las precauciones del caso y
toda operación realizada con dicha clave es bajo su responsabilidad.
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